企业会议是企业决策和沟通和主要方式之一。 一、例会制度 企业内部应形成有规律(固定时间、程序)的三级例会制度。 1、出席人员: · 公司总经理、副总经理或其他高级管理人员 · 与议题有关的中层干部(部门经理、分公司经理) 2、周期: · 每半月一次,或每月一次 · 月末举行 3、会议内容: · 本期工作总结及下期工作安排 · 公司重大问题决策讨论 · 专题研究 4、主持人:总经理。 二、总经理办公会议(碰头会) 1、出席人员: · 公司总经理或副总经理 · 公司各部门经理或分公司负责人 2、周期: · 每周一次 · 周五下午举行 3、会议内容: 各部门本周工作汇报 各部门下周工作安排 各部门间工作协调 三、部门工作会议 1. 出席人员:本部门所有人员。 2. 周期:每周一次数 周一上午举行,为短会 3. 会议内容: 本部门上周工作总结 本部门下周工作安排 公司情况传达 4. 主持人:部门经理。 四、全体员工会议 1. 出席人员:公司(总部)全体人员 2. 周期: 定期:每半年或一年 不定期 3. 会议内容: 公司生产、经营、管理情况通报 讨论职工关心的切身利益问题 讲座、培训、时事等务虚会 与公司前景在关的合理化建议 娱乐、会餐、颁奖 4. 主持人:总经理。 五、其他会议 1. 股东大会。按公司章程规定召开。 2. 董事会会议。按公司章程规定和董事会工作条例召开。 3. 监事会会议。按公司章程规定和监事会工作条例召开。 4. 计划调度会 (1)内容:各类计划制定、讨论、会审、批准、检查、变更及资源调度。 (2)出席人员:各部部长及计划部门人员。 (3)主持人:分管副总经理。 (4)周期:定期。 5、投资决策(审议)会议 (1)内容:专设对项目投资决策进行审议。 (2)出席人员:组成人员及研发经理。 (3)主持人:一般不定期。 6、工作汇报会 (1)内容:下级向上级汇报指定内容。 (2)出席人员:上下级或有关责任人。 (3)主持人:上级主管。 (4)周期:定期或不定期。 7、鉴定、评审、论证会 (1)内容:企业对新产品开发定型、设备选型、技改验收、质量、安全、环 保、标准认证活动。 (2)出席人员:有关上级机关、相关部门、专家教授、项目组成员。 (3)主持人:分管副总经理。 (4)周期:不定期。 8、新闻发布会 (1)内容:企业对外发布产品、质量、认证、上市、购并、诉讼等有关信 息。 (2)出席人员:有关上级机关、传媒、嘉宾、公关及行政人员。 (3)主持人:分管副总经理。 (4)周期:不定期。 9、专题、研讨会 (1)内容:就某一问题研讨,可得出或不得出结论。 (2)出席人员:有关人员。 (3)主持人:相关主管。 (4)周期:不定期或定期。 10、工作午餐会 (1)内容:一边就餐,一边随意讨论有(无)主题的问题。 (2)出席人员:有关人员。 (3)主持人:总经理或副总经理。 (4)周期:不定期或定期。 六、会议场所布置 1. 主持人须坐地主席位置,记录人须坐在主持人右侧。 2. 座次布局: 出席人数 三人 四人 五人 突出领导 ● ○ ○ ● ○ ○ ○ ● ○ ○ ○ ○ 不突出领导 ● ○ ○ ● ○ ○ ○ ● ○ ○ ○ ○ 3. 会议设备准备与调试: 会议横幅 会场路线指向牌 出席者主宾座次铭牌 资料袋(内装铅笔和记录纸) 签到簿 备用桌椅、墨水 电源插头和延长线 麦克风和播放系统 录音、录像工具 茶水、饮料 水果或点心 会议礼品 停车位、贵宾接待室 投影仪、幻灯片和白析或黑板(必要时的翻译或辅助视听设备) 七、会议管理技巧 1. 控制出席人数,与会无关者不参加。 2. 每次会议须明确主题,禁止漫无达际的泛泛而谈。 3. 对重大或有分歧的议题,有关人员在会前单独联络、沟通,而在会议上争执不下时,主持人应及时制止且搁置该问题,会后再议。 4. 会议发言应言简意赅,相对控制每位发言时间。对发言精彩者可适时延时,对发言啰嗦或情绪不稳定者应艺术、巧妙地处理。 5. 会议主持人应提前到会场,举止得当,温文尔雅、讲话声音清晰宏亮,体现领导的气质和感染力。 6. 会议主持人要善于控制会场气氛,对不同发言风格的人员合理安排发言次序,形成一个个生动、活泼、气氛轻松的大小高潮。 7. 会议主持人自身不应过多发言,除注意发言者外,还要观察听众的反应。 8. 对多个议题的会议,每段时间只集中充分地讨论其中一个议项。主持人可在每一议项或每隔一段发言时间作出小结,及时作出决定。 9. 参会者与会技巧: 1. 事先仔细阅读分发的会议资料,如有疑问可咨询主办人; 2. 细心准备自己的发言提纲、突出重点、留有弹性,并根据会议实况调整、补充; 3. 发言或演讲时尽量使用投影、幻灯、录象等设备和图表、报表工具; 4. 发言不要过分激动,要有幽默感,对提问不能敷衍或强词夺理,有些问题可会后切磋; 5. 学会敏锐地倾听各种发言意见,兼收并蓄; 6. 不要做出轻敲铅笔、剪指挖耳等小动作; 7. 正式会议上衣着打扮不能过随便; 8. 视会场气氛可直截了当或委婉地提问; 9. 不急于发言表现自己,不妨让别人先发表意见,然后整合后提出看法或补充遗漏之处; 对每一议题问题的发言或提问,前后不超过两三次,每次一两分钟,一般发言时间控制在10~15分钟内。
(摘自:中国商易经 )