搞笑重阳登高:时间管理

时间管理
“我浪费了时间，现在该轮到时间浪费我了。”
（理查德二世）如果董事会主席现在告诉你，有一项特殊的工作需要你来完成，这可以使你直接受他的领导，可以有机会处理战略问题，扩展你的经验，并且还有良好的提升前景，你愿不愿意接受这份工作？答案当然是愿意。但是，如果他让你每周花一天时间来干这项工作，其余四天还要干你目前的工作，你还愿意不愿意接受这项工作？答案当然还是愿意。你会承认，如果将自己的时间组织得更好的话，你只需用目前所花费的时间的４／５就可以完成现在的工作。
为了省出这１／５或更多的时间，你就需要系统考虑如何使用时间。然后你可以采取步聚来更好地组织你自己的时间，并让其他人来帮助你，至少不要阻挠你。
■ 分析
首先要做的事情就是寻找什么地方还有改善时间分配的余地。
你的工作
从你的工作开始——即你必须完成的任务和达到的目标。尽量在任务和目标之间建立起一个优先顺序。
如果你在许多有潜在冲突的领域里负有责任，列出优先顺序就会更困难。一个典型的例子就是，一位行政主管承担着一些职责，其中包括财产管理、办公服务和员工协调等。他做事的优先顺序永远存在着冲突，通常到了晚上，他会哀叹：“我浪费了时间，几乎什么也没完成。”
他用了一整天来把事情思考了一遍，认识到他在进入细节工作前必须有一个更广阔的视野。对他来说，提出相对重要的目标将更有利于确立任务的优先顺序。他很快认识到，作为一名行政主管，他的首要目标就是建立和维护一个运行平稳的体系。完成这项工作以后，他就能够利用预防性维护来减少问题的发生。当危机出现时——这在他的领域中是不可避免的——他就可以集中解决一个问题，而不用再担心其他地方出现问题。
因此，他的第二个目标就是给自己充足的时间来集中处理主要问题，以便能够对其作出快速反应。于是，他将可能发生的问题进行分类，决定哪些是可以放心地委派别人去做，哪些应该由自己亲自处理。这样，当问题出现时，他就有所准备，自己只处理那些严重的问题，因为剩下的可以让行政系统去处理，不必去干涉。
如何花费时间
在对主要的优先顺序时行分类后，你应该更细致地分析你是如何花费时间的。这样你就会发现那些耗费时间的事情，并显示出哪里存在问题以及可能的解决方法。
分析时间的最好办法是记日记。要连续记一个星期，或者两到三个星期更好，因为一个星期可能不具有代表性。将一天划分成每１５分钟一段，记录下每段时间都干了些什么。对每一段时间都总结出其有效性，如果花费得有价值，就记为Ｖ，值得怀疑时就记为Ｄ，如果时间花费得毫无用处，就记为Ｕ，如果你想做出更细致的判断，就在ＶＤＵ三级上再加上加号或减号。例如：
时间任务等级
９∶００—９∶１５处理来信Ｖ
９∶１５—９∶３０处理来信Ｖ
９∶３０—９∶４５讨论行政问题Ｄ
９∶４５—１０∶００讨论行政问题Ｄ
１０∶００—１０∶１５委派任务Ｕ
１０∶１５—１０∶３０委派任务Ｕ
１０∶３０—１０∶４５委派任务Ｕ
１０∶４５—１１∶００委派任务Ｕ在一周结束时按照下面的标题分析你的时间花费。·阅读
·写作
·口述
·打电话
·与人打交道（个人或团体）
·参加会议
·旅行
·其他（说明一下）还要分析每个标题下每个活动的ＶＤＵ等级。
这种分析将提供你所需要的信息，来确定出你管理时间方法上的任何缺点。可以使用本章最后部分的一览表来找出问题和可能的解决方法。
■ 组织好自己的时间
这样的分析通常会暴露出你工作中的缺点，并建立起重要性的优先顺序。你必须合理搭配要完成的任务和拥有的时间，并按照重要性的次序来完成。
一些人发现预先计划某工作是相当困难的。如果他们完成工作的最后期限几乎不足以使其按期完成工作时，他们工作得最好。他们说，在压力下工作使人的精力高度集中。记者的工作就是这样的例子。
但是一般人都在相互冲突的压下工作，
他们不能依靠危机活动来摆脱工作僵局。对于我们大多数人来说，更好的方法是努力减少在超常压力下工作的需要。
至少你应该利用日记来进行长期规划，能够组织你每周的活动并比较详细地计划每天的工作。
使用日记
尝试一下在一周内至少抽出一天不要安排会议，也不要在日常生活中的每一天都安排约会。换句话说，留出一整块空闲时间来进行计划：
思考、阅读、写作和处理意料之外的事情。
每周时间计划表
在每周开始时坐下写日记并计划将如何安排时间。评估每个项目或任务并分出优先等级。留出整块的时间处理信件和拜访别人。如果有可能的话，尽量留出一天自由时间，或者至少半天。
如果把所有东西记在纸上对你有帮助的话，你就画一张简单的每周时间计划表格，并记录你每天上下午和晚上（如果工作的话）准备做的事情。
每天时间计划表
在每天开始时，翻开日记检查一下你今天的计划和任务。参考前一天的时间计划表来找出什么事情是重要的。检查尚未处理的公文和来涵，理清哪些是以前留下的，哪些是刚刚收到的。
然后写下要做的事情：１.会议或面试
２.电话
３.按照优先等级排列的任务Ａ——必须今天做的事情
Ｂ——理想情况下应该今天做，但可能会留到明天
Ｃ——可以以后处理的事情概括地计划出你今天什么时候完成Ａ、Ｂ优先等级的任务，当任务完成时，就将它们勾出。将计划保存以供第二天参考。
你不需要为了这个目的作一个精致的表格，许多成功的时间管理者都用一张空白纸，但下面列出了一个可以使用的简单表格。每天时间组织表日期
会议和约会
委员会/人员地点时间
准备打的电话通话对象内容时间
要做的事情任务（按优先等级排列）优先等级（ＡＢＣ）大致时间表Ａ：今天必须做的事情；Ｂ：理想情况下今天应该做的；Ｃ：可以以后处理的事情。
■ 组织其他人
你的第一任务是合理安排自己的时间，但是其他人可能对你有所帮助，如果你能够指导并鼓励他们。他们包括你的秘书、老板、同事、下属和外部接触者。
你的秘书
秘书可以帮你的忙，将来信筛选，分出哪些是需要立即处理，哪些可以以后再看，在你的指导下安排约会，使不受欢迎的电话打不进来；处理常规的通信；将文件分类排列，形成系统，以便查阅：通过电话替你找人，等等。秘书的作用几乎是无限的。每个有效率的老板都会承认，他很大程度上依赖一个有效率的秘书。
你的老板
你可能会因老板开会过长、不必要的工作间断、琐碎的要求和一般的吹毛求疵等浪费了时间，可能你会对此一筹莫展。但你可以学会如何避免对你自己的员工做同样的事情。
为了你自己，你应该学会礼貌地打断冗长讨论的技巧。通常使用下面的方法是很有用处的。“我希望你认为我们已经清楚地讨论完毕这个问题——我现在准备向下进行。”而且你可以微妙地向老板暗示，如果他让你放手去做，会取得更好的绩效。做到这一点很困难，但值得一试。
你的同事
告诉他们避免不必要地打断你的工作。当他们确实有紧急事情要找你讨论时，不要把他们关在门外而招致怨恨。但是如果这件事可以延缓，就和他们敲定另外一个时间见面。尽量避免在电话上过于殷勤，说话要简明但不要唐突。
你的下属
如果你系统地决定什么工作可以委派给下属，你就可以节约出大量时间。如果你部置得很清楚，而且详细说明你希望他们何时汇报以及如何汇报，你就可以节约更多的时间。
“开门”政策从理论上讲是很好的。但在实践中却浪费了大量时间。当你忙于更重要的工作时，要学会对那些想见你的下属说“不”。但总要给他们一个可以约见的时间，并遵守这一时间。
花费时间泛泛地与下属谈论他们的工作和其他兴趣可能是值得的，只要这有助于增进双方的相互理解和尊敬。在你的时间表中考虑这一点，并准备在机会出现时，将业务讨论扩展到更广阔的领域。但不要做得过份。
外部接触
同样的规则适用于外部接触。没有事先约定时不要见他们。让你的秘书回绝不需要的电话。事先计划一下你预期的会见并合理安排时间。
■ 浪费时间的形式及可比的解决方案一览表
问题可能的解决方案任务１.工作堆积如山·设立优先等级；
·设立最后期限；
·作出现实的时间估计——大多数人进行了低估——比你最初的猜测增加２０％。２.同一时间想作太多的事·设立优先等级；
·每一时间只做一件事；
·学会对自己和别人说“不”；３.介入太多的细节·把更多的工作委派给下属。４.拖延不喜欢的任务·尽量快些做不喜欢的任务——以后会感觉很好的。５.没有足够的时间去思考·保留整块时间——一天或一周的一部分——用来思考。不要做文件工作，不要打断。问题可能的解决方案人６.不断有人进办公室打断工作·让秘书把不受欢迎的来访者挡在外面；
·提前约定并让人们遵守约会时间；
·保留整块时间不被别人打扰。７.不断有电话打进，打断你的工作·让秘书先接电话，如果合适的话，就把电话转给别人；
·肯定地回复，你会在以后方便时间回话。８.太多的时间用在谈话上·在你与某人会见时，提前决定想要达到什么目标，在谈话中自始自终保持最低程度的幽默；
·谈话中尽量切中主题——否则会很容易跑题；
·学会如何快速结束会见，同时又不显得太唐突。文件工作９.收到的文件泛滥成灾·让秘书把文件分成３个文件夹：现在处理，以后处理、信息；
·取消无用的信息循环；
·当你真正需要时，只要手写的备忘录和报告；
·鼓励人们清晰简洁地陈述信息和报告；
·要概述而不是整个报告；
·参加一个速读课程。问题可能的解决方案１０.太多的信件/备忘录需要写·更多地使用电话；
·避免逐个打印收到的通知；
·练习在你收到的备忘录上简单地写“是１不是１讨论”；
·然后返还给送来的人。11.文件堆积如山·来了就处理；
·每天上班后头半个小时用来处理紧急信件；
·在每天快下班时留出一段时间阅读不太紧急的文件；
·每天至少要完成办公桌上９０％的文件。１２.丢失或错放文件·自己安排或让秘书组织，把有关当前项目的文件单独放在随手可得的文件夹里；
·不要把未处理的文件放得过久——每天清理一遍；
·确保秘书对每天的通信有一个最后登记；
·保持桌面整洁。会议１３.太多的时间花费在会议上如果你负责召开会议，不必要时避免定期召开会议，审查你召开的所有会议，尽量精简。
·如果你的存在并不必要或别人更适合，就不要参加委员会。
问题可能的解决方案·作为会议主席，应规定会议时间的最高时限，并以身作则，去掉闲扯和重复。允许讨论但坚持要有进步，制定符合逻辑的议程并遵守。
·作为会议成员，不要闲扯，不要为谈话而谈话，不要浪费时间列举出很多点或吹嘘自己。旅行１４.太多时间花费在旅行上·使用电话或邮寄；
·派其他人去；
·每次计划外出都问问自己：“我的旅行真有必要吗？”
·计划用最快的方式旅行——飞机、火车或汽车。