需求 日语:关于计划的若干问题

做计划好难，按时执行更难。干吗要做计划呢？

    我能给出的最好建议就是：两方面都尝试一下，亲自体验一下。虽然最好是制定一个合理的长期计划，比如90天，但你也可以用几天来试验一下。找一天，不要做任何计划，看看会怎样——照你平常的惯例去工作和生活。如果你愿意，你甚至可以把昨天当成这个部分。但在第二天的前夜，留出大约30分钟时间，为第二天制定一些清晰的目标（三个有趣的目标就挺好），然后为这些目标规划细节，列出任务清单。再写下日程表——不单指上班时间，而是指从你醒来到睡觉之间的所有时间。目的是计划出既有挑战性、但你仍可应对的一天来；即让自己跳起来后才能够的着目标。独自安静而专注地做完这个计划，然后根据它尽你所能地度过第二天。

    过后再想想这两天，考虑一下你更喜欢哪天。你可以在这两天结束时分别记录自己的体验，或只需跟着感觉走；为每一天从1到10分打分。思考一下，如果你按照第一天或第二天的方式来过日子，一年后会变成怎么样。注意，这里并没有定义谁对谁错，做出哪种选择，只取决于你的个人价值观。

    你在第二天很可能会体验到的是：事情并不总能按计划进行。这很正常。但即便它没法完美地依计而行，比起第一天来，是否还是会好上许多呢？结果是更好还是更差？是否值得用这30分钟来设定计划？

    如果你不想用一天时间来做，我可以提供一个缩减版。今天留出两段2小时的时间。几点都行，不过最好是你精力正常、受打扰程度一般化的时间段。如果你没法在一天中抽出两段2小时的整块时间，那就把它平均地分配到两天的同一时段中去。在第一个2小时里，按照你平常的惯例行动。那是你自己能控制的。事实上，如果你想把过去的两小时当作这个部分，也是不错的想法。但到了第二个2小时，则先花15分钟来列出接下来的时间里你要完成的事项的细节，然后把剩下的1小时45分钟以至少15分钟为一个间隔，列出时间表来。然后依计行事。看看你更喜欢哪个时间段。

    没错，要按时进行计划很难，但计划本身并不比做计划这个习惯更重要。计划的真正关键在于：用未来的远景塑造你此刻的决定。书面计划的优势在于，只需看看它，就能让你随时温习未来的远景。

计划与可视化的关系是什么？

    我把计划看作可视化的工具，而不是相反。计划让你可以预设未来。而一份书面计划能让你保持该预想的连续性。每个计划，从某种程度上来说，都是不正确的，因为我们并不知道未来会是怎样。而未来纯粹是一种想法——一种幻想——因为你永远也不会存在于未来之中，只能存在于当下。所以计划和可视化并不能创造未来。它们的作用只是影响你的现在。但日复一日都通过使用一个持续的、内在一致的未来图景来制定决策的话，你就开始有了动力，并将最终达成目标。

就算不制定计划，大多数时候我也可以达成自己的目标。做计划好像挺多余的。干吗要那么麻烦呢？

    如果你没有什么真正的大目标，当然也就不需要计划了。不过这样的话，你可以就会低估自己达成目标的能力。例如，假如你有份工作，并定下目标：今年让收入增长10％，然后你觉得只要继续像现在这样努力就可以达成了，那你又何必制定什么详细的书面计划呢？用不着。但这是个很苍白的目标，不是吗？

    现在，如果你设定一个颇具野心的目标——今年内收入增加100％会怎么样？你会发现在目前的工作中自动实现这点几乎是不可能的。现在你得拨开脑中的迷雾，好好想想了。眼下的状况是这样的：你得考虑在接下来的30或90天当中需要做些什么，才能让你在从现在开始的一年后变成你想要的样子。该怎么走第一步，很可能是令人茫然的。的确有办法可以达到这个目标，但具体怎么做却很模糊。这个目标要求你具有预见力，并持续行动；你不可能靠像现在这样被动的随波逐流来达成。

    现在，想象一下上面的场景……要是在15小时的努力之后，你就可以制定出一个步骤详细的计划，让自己知道究竟要做些什么，才能让下一年度的收入增长100％，听起来又如何？它很清楚地告诉你，本周必须以着手什么事物来作为开头。而且这计划对你很有意义——它不容易达成，但很明显，如果你依照它行事，很可能就能达到你的目标。那15个小时是不是非常值得的投资呢？

    另一方面，如果你尝试让收入增加100％，但没有什么计划，只是努力去做最好的决策，事情又会如何发展呢？最有可能的是，你会犹豫不决，感到自己的决策靠不住。这样一来你就会拖着不干了。你是要在公司里获得较大的提升呢，还是换份新工作？或是辞职开始经营自己的事业？抑或是保留现有工作，但开辟一份兼职的业务？当个兼职顾问？你永远都不会对这些选择有十足的把握，除非你能在脑海中预见每种选择将把你引向何方。

    想法上的模糊会导致行动上的犹豫。清晰的想法则让人能够大胆而持续地行动。而真正有野心的目标通常都需要大胆而持续的行动。

    因此，如果你觉得自己确实无需计划，很可能是因为你没有制定具有挑战性的目标，也没有发掘自己的潜能。如果你有，那很好，但你为什么又在看这篇文章呢？何不做点更有野心的事，比如一年内让你的收入翻两倍……或写本书去出版……或在一个你从未去过的国度中待上一个月……或戒烟、减肥50磅……什么都行，只要是真正激起你的热情的。

    好消息是，对于许多目标，已经有了能让你达成它们的现成计划。比如，如果你想跑马拉松，就可以依照现成的半年训练计划进行——只需每天按它说的做，你就能逐渐培养出所需的耐力，在比赛那天，你至少可以跑完26.2英里。这并不是说现成的计划就会比你自己制定的计划更容易执行，但使用他人的计划的确能为你省下不少时间。

我曾经试过去制定书面计划，但那些计划从来不起作用。所以我几乎放弃了整个概念。我完蛋了吗？

    你没完蛋。计划是相当、相当难做的。它是一种技能，就像其它技能一样，需要用大量的耐心和实践来学习。如果你坐下来制定了一个计划，但却不起作用，也别把这个挫折当作抱怨计划本身的理由。只需这么想：你只是得继续培养在计划和/或执行方面的技能。要想学会制定一个具有挑战性的目标、制定达成它的计划、然后一直执行它，直至成功，这种技能有时需要花费一生的时间来掌握。

你究竟是怎么制定计划的呢？用什么工具？

    在过去多年中，我尝试过许多不同的计划和“生活管理”工具，因此对其中一些有不少见解。我肯定有很多人跟我意见不同，但没关系。这只不过是涉及到我自己的经历的看法。

微软的Outlook——废物一个。这个软件的广告词应该是：老祖宗的杰作，老前辈的福音。”(原文By Golgafrinchans, for Golgafrinchans ，Golgafrinchan一词指的应该是科幻小说《银河系漫游指南》中作者虚构的现代人类的祖先，作者用在这里表示讽刺——Nicole ）。我知道有些人很喜欢这个软件。我不是其中一员。Outlook最大的问题就是死板。你不得不依照某种已经设定好了的模版来做计划和行程安排。我勉强忍受了它一周。如果你们不知道Golgafrinchan是什么玩意儿，那我不得不遗憾地说，你们可能也是其中一员。

Franklin Planner——废物一个，不管是纸质的还是软件的。问题还是太死板。你必须遵循它的现实模型。对于某些项目而言，这个模型棒极了；但对其它项目而言却糟糕透顶。

OPA Life Planner——彻底的废物。这个基于安东尼·罗宾斯的“结果－目标－行动”模型的软件中的程序缺陷比火星历险记（一款游戏——Nicole）里的还多。它最终被RPM（rapid planning method）取代了，RPM也有纸质的版本。但最大的问题还是缺乏灵活性。你必须遵循一个特定的模版。

Palm或其它的PDA——Golgafrinchan的天堂。尽管自打我几年前第一次购买Palm IIIxe（现在它躺在橱子里）之后，这种技术已经有了长足的发展，但大多数手持式的计划软件根本不值一提。小得可怜的屏幕、毫无灵活性、单调的界面（纸笔用起来都比它们快）让这成了最糟糕的选择。我喜欢天马行空地思考，而这玩意儿却像个小笼子。

纸和笔——我一直以来最推崇的工具之一。便宜、快速、随手可得、灵活得不得了。试试在PDA上画张脑图，或是同时在那微型的屏幕上查看你的时间表、任务表和季度计划。你可以展开许多纸张，并迅速地一张张浏览过去——页面大得很！软件一直在努力模仿纸张的灵活性，但对某些事情而言，使用纸张始终能够完成得更快更好。当然纸张的主要缺陷就是，要修改或更新的话就会很麻烦，而且我保证你能想出其它使用纸张的不便之处。

普通的文字编辑软件——还行。它没有纸张那么灵活，但仍比复杂的计划工具灵活得多。你可以使用任何自己喜欢的模版，换模版时也用不着连软件一起换掉。你可以在不同的计划上使用不同的模版——自上而下、自下而上——全看你自己。

Action Outline ——这是我最喜欢的一款软件，用来做高层次的计划。我每天都用它。从表面上看，它并不像是计划工具。这个程序运行起来有点像IE和word的结合体。在屏幕左侧，有个可以展开的目录结构，屏幕右侧则是一个普通的文字编辑窗口。因此 ，这个程序的功能就是让你创建文本（写下你想写的任何内容）并把它们组织成分级结构。然后你便可以随心所欲地扩充或删减该结构的组成部分，可以从高处俯瞰整个计划，或深入钻研某个细节。这个程序最让我心仪的地方在于，它让你能够管理整个分级结构，但又不强迫你去使用任何既定的计划模版。你可以仅仅把它当作一个文本编辑器，在一个单独的文件中敲进你的整个计划；也可以采用灵活的大纲格式，而不必用文本编辑这个部分。你也可以两者兼用。所以每次我尝试不同的计划方法时，这个软件总能适应。我用它来制定过生活中的90天计划、写过一本书的大纲，以及起草演讲稿。最重要的是，这个程序速度很快，从一个计划的这部分转换到那部分的速度飞快。我推荐你先下载免费版来看看你是否喜欢。网上还有许多其它的大纲程序，但这是我的个人最爱。

你用哪种个人文档来管理时间，又是怎么用的呢？

日历——首先我有本纸质的日历，一个月一页。我每年花5—10美元买一本放在办公室里。一本纸质的日历对我来说很不错，因为我的日程表并不会被各种预先计划好的约会排满，因此我的工作很少是必须在某时或某天完成的。不过，如果我有许多有时限的任务的话，可能就会用些更复杂的工具了。我并不用这个日历来安排日程，只是用来记录某天将会发生的某些事情。例如，我可以看到我在下周三有个Toastmasters聚会，周四要跟我的财务顾问碰头，周六要参加一场演讲比赛。这就是我一周的约见事项。

价值观清单和使命声明——如你所见，我在这个网站的“关于”页面底部保留着我的价值观清单，还有我的个人使命声明。每当我要做出真正长久的决定时，就会参照这些内容。我也把它们记在了Action Outline里，因此只要一按快捷键就能随时看到。

目标清单——我有一张记录长期目标的清单（指的是那些要持续90天以上的事情）。有些至少要花上10年才能完成。这些目标全都分门别类了（健康、社交、事业、财务，等等）。这个清单也保存在Action Outline里了。我至少每周回顾一次，并且每一两周就会更新一次。

项目清单——我还有一张记录了所有项目的清单，保存在Action Outline里。我把大的目标分解成可衡量和可达成的个人项目。例如，如果有个目标是挣多少多少钱，那在项目中定义的就是我要通过做什么来挣到这些钱。项目按优先级排序，我通常会在每个项目标题下方添加笔记，记着用头脑风暴想出一些点子。所以，如果我突然想出了某个没动工的项目的点子，便可以很快地把它们记在上面，再回到手头的工作中去。

90天计划——这是记录了我必须在接下来的90天内完成的事项的计划，正如我在以前关于计划的文章中谈到的。同样保存在Action Outline里。我每天回顾，并每周更新。每个季度我会重写一份。

30天目标和计划——这个短期目标和计划文档包含了我在未来30天内要做的事项，保存在Action Outline中。我至少每周回顾和更新一遍。建立该文档的目的是把30天当作一个合理的间隔，从90天计划中分解出来。通常我会来回地修改这个文档和90天计划。

30天日程表——现在，我把30天目标和计划分解为周计划和日计划。当我做出一份30天日程表时，我只会预先计划1－2周。于是我便把30天计划分解成了更明了的个人行动阶梯。然后决定分别在哪天完成哪些行动。在这里我不用日历。我只在Action Outline上列出一张直线清单，这样修改起来既简单又迅速（点击并拖动任务就行了），同时也能看到接下来多日的日程表。我也会把纸质日历上的约会加入到30天日程表中去。我发现这种日程安排的方法是迄今为止试过的方法当中最有效的。同时我也把它们加入到Action Outline中去，这样只要一按键盘就能随时增/删项目了。纸质日历主要是用于安排30天以上的长期日程的；我不用纸质日历来做短期日程安排。短期安排包括了每天要完成的任务，它不能再分割成更小的部分了。我每天都更新这个文档。

每日任务清单和日程——要结束一天时，我会浏览之前的文档，看看第二天要做什么，然后把这些任务的清单——包括所有以目标为导向的任务——写进我的工作日志中（一本用线圈装订的笔记本），我也会添上在过去24小时中出现的任何任务，比如回电话。这个清单包括了个人、业务及约会等各种事项。在我建立了第二天的任务清单后，便开始按时间做日程安排。我喜欢一气干上两个小时，所以基本上就是把一天分成好几个两小时，中间用来休息或是吃饭。然后把任务清单中的任务分配到这些时间块中去。现在，我就知道明天会是什么样子，也知道会有什么成果。通常我会花上10－15分钟来建立任务清单，并把它们分配到第二天的日程表中去。同时，我也常常编辑30天计划。某一天会完全照计划进行是很少见的——机率只有20％。通常我会比计划完成得多些或少些。但没关系，有计划总比没计划完成得更多。

收件箱——这是我桌上的一个塑料托盘。进到我办公室的任何纸张首先都得放在里面，包括邮件、名片、会议笔记等等。每隔几天，我就会把收件箱里的所有信息纳入到我的系统中去，把它们变成目标、项目、行动，或是作为参考。就在我写这些文字时，我的收件箱里正装着上次Toastmasters聚会的项目清单、周四我参加的3个小时的微生物学/健康演讲的笔记，以及一篇我想浏览一下寻找点子的业务文章。

发件箱——这是放在收件箱下方的塑料托盘。里面放着的是要离开我办公室的东西，比如要寄出去的邮件。它通常是空着的。

档案柜——在我伸手可及之处放着一个有4个抽屉的档案柜，我用它来存放所有可能要用作参考的物品。进入我办公室的物件通过收件箱后，通常要么被放进这里，或扔进垃圾桶、或进入发件箱。

    希望上述内容能让你对我管理时间的方法有个直观的认识。我喜欢这个独特的系统，并发觉它的效果很稳定，我也一直在改进它。由于大多数信息都保存在Action Outline中，我便可以通过快捷键打开这些文档。时间不会浪费在打开程序上，因为这个程序一直在系统托盘里运行着，里面的文档随时供我浏览，比word文档快多了。而且只需鼠标轻点，就能在不同的文档间切换。我一天可能平均要打开Action Outline十几次。

更多信息，请访问我的博客：Nicole俱佳日