常德市各县委书记简历:在WORD中巧用“自动图文集”输入定型图文

来源:百度文库 编辑:偶看新闻 时间:2024/03/29 04:02:01

办公室文秘人员日常文稿录入及处理中经常会遇到重复录入同一固定图文的情况,如果每次都一字一字、一词一词地录入,既容易出错,又比较繁琐。如果使用了WORD软件中的“自动图文集”功能,则这个问题就迎刃而解了。

一、建立“自动图文集”词条

在文档中选择要建立“自动图文集”词条的内容,可以是词组、字段、句子、段落,也可以图形图标,或者混排,随后在“插入”菜单中点选“自动图文集…”项,弹出对话界面。比如,将入党誓词建立为“自动图文集”词条,其对话界面如图一。界面中“请在此键入‘自动图文集’词条(U)”下方的条框中显示“我志愿加入中国共产党”几个字,这就是系统默认的该词条的名称,此时即可按右侧的“添加”键完成操作。我们也可以把“我志愿加入中国共产党”这一词条名称改为“入党誓词”或是其它,再点对话界面右侧的“添加”键,这样,这条“自动图文集”词条就以我们定义的名称存入了。



 

二、使用“自动图文集”词条

使用“自动图文集”时,可使用“记忆式键入”,在图一的对话界面中选勾“显示‘记忆式键入’建议(S)”项。这样,进行文本录入时,当连续输入的4个字符(两个汉字或以上)与设定的某个“自动图文集”词条名称相匹配时,输入光标上方会出现相应“自动图文集”词条全部内容的提示,这时,只需按回车(Enter)键即可完成此词条内容的文本录入。不选勾“显示‘记忆式键入’建议(S)”项时,把光标移到需要插入“自动图文集”词条内容处,在“插入”菜单中点选“自动图文集…”项,弹出对话界面(参见图一)。在词条列表中找到需要的“自动图文集”词条,再按右侧的“插入”键,该词条内容立即插入到文档中。另外,我们还可以通过按下图右侧的“显示工具栏”键,启用“自动图文集”工具栏。

三、“自动图文集”实际应用举例

“自动图文集”应用很广,本文举三个实例加以说明。

(一)姓名串的快速录入。在办公室的文稿录入中,我们经常会录入领导的姓名。而人名的录入经常只能一个字一个字地录入,这是最头疼的了。领导班子会议纪要中,往往会出现领导班子全体成员姓名,于是,我便将排好序的领导班子成员姓名串建立了“自动图文集”词条,内容是:张其雪、甲XX、乙XX、丙XX、丁XX。每次做会议纪要时,输入“张其”两个字时,光标上方就会提示所设定的领导班子全体成员姓名(图二),只要按回车键即可完成录入。如果建立这一词条时把它命名为“班子成员”,则在输入“班子……”时,光标上方即显示出该词条内容,按回车键即可。


 

(二)固定文字段的快速录入。现实中,我们经常会碰到一些固定的内容需要录入,这些内容往往是不允许我们改变的,如入党誓词、八荣八耻、学校校训、国歌歌词等。比如,我们把入党誓词内容建立为“自动图文集”词条,在文档中录入“我志”两个字时光标上方便会提示入党誓词的内容,由于内容较长,提示中并不全部显示(图三),此时按回车键即可录入入党誓词的全部内容。

 


  (三)文图混排信息的快速录入。一个单位、一个公司,往往都有自己固定的代表公司形象的图标。像图四这样图文混排的公司铭记,应该是经常会用到的。如果我们把这部分内容建立为一个“自动图文集”词条,那么录入时就方便多了。

四、管理“自动图文集”词条

“自动图文集”词条靠我们平时积累,善于管理“自动图文集”词条对我们日常工作是有相当的帮助的。“添加”新词条,是管理“自动图文集”词条的重要工作,我们要随时将有价值的内容建立为“自动图文集”词条。对于那些不需要的词条,我们可随时“删除”。同时,我们还可给“自动图文集”词条更名,在“工具”菜单选“模板和加载项(I)…”,在弹出的对话界面上点“管理器(O)…”键,出现一个“管理器”对话界面,点选“自动图文集”标签(图五)。这里,有两个“自动图文集”词条列表,在其中一个列表中选择需要更名的词条,按中间的“重命名(R)…”键,在弹出的对话框中输入词条新的名称,再按“确定”键。另外,“自动图文集”有时只适用于特定的模板,我们可以通过以上“管理器”界面进行相互间的复制。

 




  快速录入固定图文的方法有许多,比如把经常使用的固定图文存入文件中,使用时通过插入文件来实现,也可以打开存有固定图文的文件,通过“复制”、“粘贴”的方式来录入。我感觉,这些方法都没有使用“自动图文集”来得方便快捷。