偶看新闻碧蓝航线萤火虫:总结报告 技巧
来源：百度文库 编辑：偶看新闻 时间：2024/04/27 14:23:07
总结报告 技巧
有人认为，报告交上去就完事了，其实不尽然。从心理学研究和统计的角度讲，一般来说，一件事说了三遍，对方才能听见（listen），而要想让对方听到（hear），需要重复七遍，当然，不是一味的枯燥重复。可见，口头的呈现是多么重要。呈现技巧有三：
第一、重点突出
汇报的内容在于精，不在于多，效果的检验是在汇报结束的时候，如果对方可以立即清晰地说出三个核心词，或用一句话描述一个典型案例，那么，基本上可以讲这个汇报大体是成功的；作为汇报者来讲，需要做好这样的思想准备，如果对方忘记了自己所讲的其他内容，并不遗憾。
想让对方记住所有的内容，等于什么都可能记不住；大而全，填鸭式的汇报是最不推荐的。不少人喜欢做PPT，可以，但一定要知道每页的关键词是什么，尽量概括成一个，可以用红笔圈起来，让对方一目了然。
尤其是给高层领导做汇报，需用以始为终的方法，有点象倒叙，先交代结果，再交待细节；如果他对细节不感兴趣，则不必面面俱到。
在准备呈现之前，以及呈现的时候，需要在头脑里有一个清晰的金字塔结构，这个金字塔的每一层是由内容提纲加所需时间组成的，重要程度由塔尖到塔底；例如，热场一分钟，整体结果三分钟，内容展开十分钟等等。有时候做汇报，时间可能突然缩短，弄得演讲者／汇报者措手不及，其实，如果心存金字塔结构，便可轻松对应。方法有二：其一，纵切法，即从塔尖到塔底，中间划一条线，即每部分内容和时间减少一半；其二，横切法，当时间更有限或不确定时较适合；一层一层从塔尖往塔底讲，即从最重要的开始，这样，可以保证已讲过的比没讲过的重要性高，则不会遗憾，这是很关键的取舍方法。
第二、随机应变
汇报最重要的目的是沟通，而不是把自己准备的所有东西都讲完。我经常看到的现象是，报告者在滔滔不绝地说，一页一页地翻PPT，而被报告者没有什么反应，至多只是偶尔客气地点个头，严重的则是对方眼睛发直，半睁半合，甚至打瞌睡，打哈欠，或环顾左右，而这些似乎演讲者全然无意识。
当以上这些情况发生时，说明汇报者／演讲者的技巧实在需要很大的提高，因为他们没能引起对方的兴趣。迅速的调整方法是语调的突变，甚至直接采取停顿的方式，只有抑扬顿挫和适当的间歇才能令人愉悦，而不会觉得乏味。就像一支交响曲，一定有前奏、渐进、高潮、起伏、回转等等，一定会有休止符，每个乐章之间一定会有必要的停顿，把分散的注意力调整回来，再进入下一个乐章。
有人会觉得停顿很可怕，生怕让人觉得自己忘了词似的。我的建议是，大胆地尝试一下吧，才会发现她的震撼力和魅力。在停顿的当儿，可以让自己喘息一下，不论是肯定自己前面做得不错，庆贺自己完成了最艰难的一段汇报，还是舒缓一下紧张的情绪，给对方一个友好的微笑，得到支持和鼓励，以更大的信心使下面做得更精彩。
当然，最佳的情况是那些尴尬的情况都没有发生，那就需要察言观色的能力很强。自己下面说什么，怎么说，以及所采取的语速语调等等，取决于听众对此段的反应。是该跟对方互动了，问问他（们）有什么想法或建议，还是应该提高嗓音，或是采取丰富甚至略微夸张的肢体语言，以引起对方的注意，抑或来个幽默，拉近彼此的关系，甚至自嘲一下，以缓解紧张的气氛。。。都取决于对现场的观察，准确的判断。做到这些，自然使他人感觉自己智慧超群，魅力无穷，光彩照人，便会获得更多的支持。
第三、赢得未来
在互动的过程中，对方往往会提一些问题，通常来讲，对方的级别越高，问题越挑战。而怎么回答，则体现了汇报者的能力高低。
看到较多的则是解释，很着急澄清责任，语调升高，语速加快，脾气变急，进而语无伦次；他们没有想到，这些对于听者来讲，通常是不会得到好评的；而遗憾的是，不知怎的，不少人都落入这样的误区。
在领导面前，不用表现得自己完美无缺，否则领导的作用往那摆？需要给他们机会来指出自己的不足，然后点头答曰：“明白了，感谢您的指导。”当然，光态度好也不够，需要明确表示下一步计划和完成计划的决心，并征求领导建议，还需要立即当面做记录，以示真诚，取得信任。
汇报完毕之后，尽量在当天写个邮件，表示感谢，交待具体的下一步方案，或者说明上交具体方案的时间，绝不可不了了之。领导交待的事他都会记住，只是愿意不愿意再提而已。
总之，领导通常不介意员工犯错，他介意员工（犯了错而自己）不介意。