偶看新闻新鲜天麻怎么吃才营养:用好邮件的6条贴士
来源：百度文库 编辑：偶看新闻 时间：2024/05/04 19:58:04
在阅读本文之前，你最好有自己的邮件账号。也许你也有多个账号，把工作和私人事务分开。
大家都知道如何使用邮件，因为邮件已经存在很长时间了。但是如果你发现自己不知道如何使用邮件进行高效的沟通的话，下面这6条贴士也许能帮到你：
1.称谓要恰当
有些人在开始邮件正文之前，连最基本的“你好”都不说一声。跟写信一样，加上称谓能够显示出你的礼貌。
邮件称谓可以这样写：
尊敬的先生/女士
尊敬的Johnson先生
Sue,你好!
你好，Fred!
当然，称谓要恰当。如果你正在给未来的老板写邮件，最好用“尊敬的尊敬的Johnson先生”这种方式。像“Bob，你好！”这种称呼则比较随意。但是，不要以为拘谨的称呼总是对的。如果你给朋友写信，“尊敬的”加上姓氏这种表达看上去非常呆板。
如果不确定如何称呼对方的话，“尊敬的”加上对方的名字这种表达很适合你。
2.开门见山
你的客户不喜欢听你胡扯一翻之后才进入正题。如果你很突然地给别人写邮件，不要在说出你的请求之前扯一大堆关于你人生故事的如何悲惨的话。
开门见山一般情况下是指在称谓后面紧跟着类似下面这种文段：
1).我正在为某出版物写一篇关于终极插件的文章，不知道您是否有空回答下面三个问题？
2).你能够给下列项目提供一份报价吗？
3).我想跟你讨论下稿件校对的问题，周二下午两点您有空吗？
4).昨天会议上你问我拿的东西通过附件发送给你了。
当然，你也可以表达更多的细节。但是，只有把最重要的东西放在最前面，你的邮件才能够更及时的回复。如果你的问题放在很后面的话，收件人很可能没意识到需要回邮件。
3.尽量简短
你的邮件应该保持尽可能的简短。段落也不要太长，那样的话会影响阅读和理解。
如果有要求，你要提供足够的信息，确保客户能够做出决定。使用附件是很好的一种选择，因为附件的文档拥有更流畅的格式，你的客户也能够很容易打印出来。
4.分点说明
如果你有几个问题需要说明，分点列出来效果会很好。因为这样能够使其他人很容易一点一点回答你的问题，特别是那些只需要回答是/否或者几个字的。
例如：
你可以告诉我下面几个问题吗：
1).网站设计需要多少钱？
2).网站设计加上一份三折叠的小册子需要多少钱？
3).你能够在四月底完成第2点吗？
用无序列表的方式把问题列出来也很有效。如果你把所有的问题放在一段，有些很可能会被忽略。
5.重读一遍并使用拼写检查
排版或拼写错误会让你打出一个意思完全相反的单词。如果在你以专业的身份写的邮件中出现拼写错误的话，必然是很尴尬甚至令人产生不快。它甚至会让你整封邮件的意思完全相反，例如，漏了一个“不”，很可能会出问题的。
拼写检查可以让你避免犯下低级错误，但是不要全依靠它，眼睛和脑子也要随时注意。拼写检查系统有许多单词都没有收录。如果你在一台有联想和自动纠错功能的电脑上发邮件，确保重新读一遍你刚才写的内容。
6.利用好签名档
你的邮件有签名档吗？有些人根本不注意这点，而有些人的邮件签名则很有趣。
不管你是因为私人或者工作原因给邮件加上签名，确保它对你及你的客户是有用的。
签名档一般包括：
你网站的链接
包括你的办公地址或者工作电话
你社交网络的地址
你最近的新书、博文或者新产品的宣传链接
加入你的邮件提供商允许，你还可以多加几个适用于不同情况下的签名。（例如一个是跟朋友联系用的，一个是谈生意用的。）