帝王蟹蟹黄怎么做好吃:如何做好大型OA系统的功能设计？

OA（Office Automation）系统是广大企事业单位建设过程必然要经过的里程碑，本系列文拟从项目管理和功能规划两个视角来探讨建设企业级的办公自动化系统的全景 ,分别有“需求分析篇（《如何做好大型OA系统的需求分析？》，http://cio.it168.com/c/2007-09-18/200709181053981.shtml）”、“总体设计篇（《如何做好大型OA系统的总体设计？》，http://cio.it168.com/t/2007-09-20/200709201709247.shtml，）”、“项目管理篇（《 如何做好大型OA系统的项目管理？》，http://cio.it168.com/t/2007-09-26/200709260946515.shtml）”、“功能设计篇”数篇文章。“他山之石,可以攻玉”，如果您也面临着同样的问题，希望这些文章的阐述对你能有所裨益。
1 门户网站子系统

SharePoint Portal Server 2007(简称SPS) 将业务流程中的人员、工作组和知识连接在一起。它将分散的信息统一起来，便于就文档、项目和其他工作进行协作，并根据用户的功能组和组织角色呈现特定应用程序和自定义内容。
通过对SPS的设计实现以下功能。
1.1 企业集成
●创建S省省邮政公司统一的门户网站,为省公司各部门创建部门的站点,为几个大的地市公司创建自己的站点,并归由S省省邮政公司门户统一管理。
●将现有系统集成到一个解决方案中来,用户登录到门户,通过对单点登录的设计开发,实现一次登录后即可直接执行现有系统中,自己权限范围内的所有功能。
●将正在开发的及今后要开发的系统集成到一个解决方案中来,如生产资源管理系统、供应商管理系统等，利用单点登录集成到整个解决方案中。
1.2 管理、组织和发布内容
●通过SharePoint Portal Server 建立电子公告、规章制度、电子刊物、及公共通讯录等资源性质的内容的维护方式，建立相关的区域，来展现这些内容，管理这些内容，从而更便于用户查找和管理。
●通过SharePoint Portal Server 来控制以上内容的特定访问群体，访问的权限，哪些人可以编辑、那些人可以设置栏目、那些人可以见到这些内容等等
● 通过开发可以指定这些内容的访问位置，通过开发一个区域数据浏览的Web Part更好的将内容组织到更方便的位置。

上图为通过开发的区域内容展示web part看到的效果。
1.3连接协作
允许您查找人员、工作组、网站、现有最佳实践方案等，并与人员和工作组协作或者使用网站和使用最佳实践方案。提供基于 Web 的交互式工作组网站，为整个组织提供文档协作。
1.4用户的个人环境
通过SPS为用户建立个人站点,用户可以自己组装个人站点上的内容,让用户非常方便的去了解自己最想知道的内容。
2 业务功能需求描述
S省省邮政公司办公自动化系统主要是建立S省邮政统一门户网站，实现包括企业办公管理、个人信息管理、行政后勤管理、公共信息管理、后台维护管理等功能，达到办公管理自动化的最终目的。

S省省办公自动化系统的功能主要分为以下级大类，见下表：
表1 办公自动化系统的功能列表
 
 
功能类别
 
 
子功能
 
 
企业办公管理子系统
 
 
收文管理
 
 
发文管理
 
 
任务管理
 
 
省公司文档中心
 
 
会议管理
 
 
个人信息管理子系统
 
 
待办事宜
 
 
电子邮件
 
 
日程管理
 
 
名片管理
 
 
个人设置
 
 
信息订阅收藏
 
 
行政后勤管理子系统
 
 
合同审批管理
 
 
行政用车管理
 
 
申请事宜管理
 
 
其他物品管理
 
 
 
公共信息管理子系统
 
 
电子公告
 
 
规章制度
 
 
电子刊物
 
 
公共通讯录
 
 
电子论坛
 
 
后台维护管理子系统
 
 
系统管理
 
 
部门管理
 
 
人员管理
 
 
权限管理
 
 
表单定义管理
 
 
审批流管理
 
 
决策信息定义管理
 
 
字典定义
 
 
3 企业办公管理子系统
企业办公管理功能是以流程为基础，支持对企业的日常工作的管理，包括收文管理、发文管理、任务管理、文档管理、会议管理、事宜申请等功能。
3.1 收文管理
为用户提供了环境下简单易用的文件传递和文件共享功能，通过使用系统就能够将合适的文件传递给合适的人。同时与先进的消息传递机制相配合，还可以及时将文件到达的信息通知到文件阅读者，从而减少了信息获取的不确定性。
收文管理是指送给本公司（如无特殊说明，“本公司”指省公司、市公司和省公司直属单位）或本公司领导或有关部门阅批的文件（包括正式文件和非正文件）式的处理过程。
收文处理系统可以实现以下功能：
●对所有的来文通过计算机进行签收登记、录入、拟办、批示、办理、传阅、归档。
●对来文进行显示、排序、查询、统计、打印。
●对来文的处理全过程进行自动化管理和记录。
●对要求办理的文件进行全自动跟踪、监督及闭环控制。

该流程可以通过表格定义或图形化的流程定义工具来自定义。
以下是对各个功能的具体描述。
（1）、签收登记与录入
在此涉及的文档包括所有进口文件，分红头文件（有文件号）和白头文件（无文件号）两大类，文件的来源有：OA系统发来的文件、正常邮件、交换来的文件、传真、事务性通知等、远端传送来的文件、处室送公司领导的请示等。每个处室均具有录入功能，仅处理本处接收的文件。按类型（红头文件，白头文件）系统自动编制流水号。
对正式公文分为上级来文和下级来文两种（平级来文按上级来文归类）。来文分急、特急、普通几类。签收后由综合文秘人员根据来文的各种属性（文件标题、文件字号、主题词、收文日期、来文单位、分类代码、密级、收文流水号等）填写来文登记表、存入收文登记簿为查询统计和存档依据。同时将来文以各种方式（扫描、录入等）存入来文文档库，产生来文处理流程台帐。来文处理流程台帐包括以下内容：签收登记栏、签收登记者、签收日期、录入登记栏、录入者、录入日期、拟办登记栏、拟办者、拟办日期、拟办意见、办文期限、设否催办、催办时间、预先提醒期、设否批办、批示领导、批示日期、批示意见、是否传阅、传阅领导、传阅处室、是否传阅完毕、是否办文、办文处室、有否协办、协办处室、办理意见、办理结果、催办次数。
登记、录入模块具有以下功能：
●自动搜索未完成的文档及创建新文档，以醒目的方式显示提醒。
●对于从OA系统发来的文件、系统可自动提取并录入来文的各种属性（文件标题、文件字号、主题词、收文日期、来文单位、分类代码、密级、收文流水号等）。
●对文稿的编辑和浏览，提供编辑文本稿件、编辑多媒体文稿、链接附加文件、提供WORD或WORD PRO编辑工具供选用、在编辑过程中能应用WORD PRO 参考相关文档并剪辑。
●提交拟办，并自动填写来文处理流程台帐。
（2）、拟办
综合文秘专人查看原文、根据阅文或办文需要填写公文处理单、公文传阅单等相关栏位，提交办公室主任审阅。
拟办模块具有以下功能：
●自动搜索待拟办的文档，以醒目的方式显示提醒。
●对文稿的阅读和浏览
●拟办文件，填写公文处理单或公文传阅单。
●提交批示或承办传阅，并自动填写来文处理流程台帐。
（3）、审阅
文件拟办后，由办公室主任对拟办意见进行审阅，办公室主任有权修改拟办意见和拟办结果。审阅完成后，通过综合文秘提交公司领导阅批、承办人承办或下发传阅。
（4）、批示
根据拟办结果，公司领导批示原文，填批办意见栏后返还综合文秘处理。
综合文秘收到领导批示后，查看批示，根据批示结果对来文进行处理分发。
批示模块具有以下功能：
●自动搜索待批示的文档，以醒目的方式显示提醒。
●对文稿的阅读和浏览
●批办文件，填写公文处理单或公文传阅单。
●提交拟办或分发，并自动填写来文处理流程台帐。
（5）、传阅
根据公文传阅单，系统自动分发到接受人，或按一定顺序传阅。
部室领导有权决定是否传阅他人。
分级传阅的功能与省公司办公管理条例相关，由综合文秘传来的公文，仅传到下级处室，由部室领导或室主任决定是否传阅本处室其他人员。
传阅模块具有以下功能：
●自动搜索待传阅的文档，以醒目的方式显示提醒。
●对文稿的阅读和浏览
●填写公文传阅单。
●提交存档，并自动填写来文处理流程台帐。
（6）、承办
●承办处室业务综合代表接到来文后，将办文转送处室领导。
●处室领导根据来文的具体情况，提出具体拟办意见及办理人选，并将办理文件下送承办部室主管。
●承办部室主管接到办文后，根据具体办理意见亲自办理或转交下级承办人办理。
●承办人具体办理，承办人接到来文后，根据领导批示，进行办理，办理完毕，填写办理情况。
承办模块具有以下功能：
●自动搜索待承办的文档，以醒目的方式显示提醒。
●对文稿的阅读和浏览。
●对拟办意见和领导批示的查阅。
●承办文件，填写公文处理单。
●提交归档，并自动填写来文处理流程台帐。
（7）、催办
参见拟办。
（8）、存档
对原文和处理过程进行存档。处理过程存档为处理痕迹（意见、结果，等等）的存档。处理过程结束，将系统处理过程信息与原文共同保存于档案库中。来文数据库文件转移到档案库中，对分发处理公文亦相同。
存档模块具有以下功能：
●自动搜索待归档的文档，以醒目的方式显示提醒。
●对文稿的阅读和浏览。
●提交归档，并自动填写来文处理流程台帐。
（9）、查询和统计
收文系统不仅仅处理文件的接收流程，还具有收文的查询和统计功能，利用此功能，可以查询、统计到某一时期的收文数量，办文效果，办文率等指标。形成报表输出或图表显示。
（10）、流程状态的显示
对文件的状态可以查询。
可以查看文件所有经过的流程的详细记录。
3.2发文管理
执行发文拟稿、核稿、会签、领导签发、发文、归档等流程，流程结束后由归档员归档。发文处理是指以本公司名义发出去的文件的处理过程。对省邮政公司，一般分为公司文、处文、会议纪要、函、非正式文件等，它们具有相似工作流处理过程，用户可根据实际情况设置工作流程，以决定不同行文流向及处理过程。对于市公司，发文流程与省公司的差别不大。
发文处理系统可以实现以下功能：
●要求对所有的发文通过计算机进行拟稿、核稿、会签、复核、签发、成文、盖章、发文、归档。
●可对发文进行显示、排序、查询、统计、打印。
●对发文的处理全过程进行自动化管理、跟踪和记录。
发文处理流程如下图所示。系统可由管理员自定义发文流程并配制具体的环节。

以下是对各个功能的具体描述。
（1）、拟稿
拟稿人编辑发文原文、填写发文头纸中拟文单位、拟稿人、文件密级、文件字号、分类代码、主送单位、抄送单位、文件标题、起草日期、发文份数、主题词等，存入发文登记簿中作为查询统计和存档依据。
设置发文处理流程台帐，发文处理流程台帐有以下内容：拟稿处室，拟稿人，拟稿日期，核稿人、核稿日期、核稿意见、会签处室、会签意见、会签日期、复核人、复核意见、复核日期、签发人、签发意见、签发日期、成文日期、盖章人、盖章日期、分发人、分发日期、发文完成标志。对文件字号，由系统自动生成。
拟稿人确定核稿人、会签处室，系统存入发文数据库，并自动提交给核稿人。
系统默认拟稿人的直接上级领导（负责）人为核稿人，处文由部室主管核稿，公司文由部室领导核稿。
拟稿模块具有以下功能：
●自动搜索待拟稿的文档，以醒目的方式显示提醒。
●对文稿编辑、拟定和浏览。提供编辑文本稿件、编辑多媒体文稿、链接附加文件、对已经拟定的文稿浏览、提供WORD或WORD PRO编辑工具供选用，在编辑过程中能应用WORD PRO 参考相关文档（包括政策法规数据库，领导讲话数据库，文档数据库等）并剪辑。
●编辑发文头纸。
●提交核稿，并自动填写发文处理流程台帐。
（2）、核稿
核稿人核稿，填修改意见、签名。由核稿人确定签发人，并可增加批阅流程中会签处室。
核稿模块具有以下功能：
●自动搜索待核稿的文档，以醒目的方式显示提醒。
●对文稿的编辑和浏览。提供编辑文本稿件、编辑多媒体文稿、链接附加文件、对已经拟定的文稿浏览、提供WORD或WORD PRO编辑工具供选用，在编辑过程中能应用WORD PRO 参考相关文档（包括政策法规数据库，领导讲话数据库，文档数据库等）并剪辑。
●填写发文头纸。
●提交会签，并自动填写发文处理流程台帐。
（3）、会签
如果需要会签，根据批阅流程中会签部门，系统并发送到相关会签处室领导会签，填写修改意见，自动记录会签过程、日期。
会签模块具有以下功能：
●自动搜索待会签的文档，以醒目的方式显示提醒。
●对文稿的编辑修改和浏览。提供编辑文本稿件、编辑多媒体文稿、链接附加文件、对已经拟定的文稿浏览、提供WORD或WORD PRO编辑工具供选用，在编辑过程中能应用WORD PRO 参考相关文档（包括政策法规数据库，领导讲话数据库，文档数据库等）并剪辑。
●填写发文头纸。
●提交下一个会签或提交复核，并自动填写发文处理流程台帐。
备注如下：
●在部室领导或部室主管不能会签情况下，部室领导或部室主管可预先授权其他人具有相应的权力以代理部室领导或部室主管的职能，保证工作流畅通。
●由部室领导或部室主管决定由部室领导或部室主管本人会签，或由本处室人员会签；对处室会签人员，部室领导或部室主管可设定会签意见是否返回部室领导或部室主管同意，或直接返回上一级。若直接返回，按办公自动化条例，责任人规定为部室领导或部室主管。
●根据批阅流程中会签顺序，系统自动设置此会签处室与使用笔颜色的对应关系，可直接在原文上批示，此功能由系统维护功能模块实现。
（4）、返还
会签后，将结果全部送给拟稿人，确认会签意见，由其完成全文的整理，并根据情况，可选择是否重新进入会签工作流。或直接进入复核。会签意见文稿（文本）全部保留，经整理后给全文另存为一个版本。
（5）、复核
会签结果送复核人，系统默认综合文秘主管为复核人。公司文由复核人确定签发的领导。处文的签发在核稿时确定。
复核模块具有以下功能：
●自动搜索待复核的文档，以醒目的方式显示提醒。
●对文稿编辑修改和浏览。提供编辑文本稿件、编辑多媒体文稿、链接附加文件、对文稿浏览、提供WORD或WORD PRO编辑工具供选用，在编辑过程中能应用WORD PRO 参考相关文档（包括政策法规数据库，领导讲话数据库，文档数据库等）并剪辑。
●填写发文头纸。
●提交签发，并自动填写发文处理流程台帐。
（6）、签发
送上级领导填写修改意见，如无异议，则签字认可，同意签发；如不同意，或驳回给拟稿人，流程结束；也可以退回给拟稿人做重大修改，重新进入会签程序。
签发模块具有以下功能：
●自动搜索待签发的文档，以醒目的方式显示提醒。
●对文稿的编辑修改和浏览。提供编辑文本稿件、编辑多媒体文稿、链接附加文件、对文稿浏览、提供WORD或WORD PRO编辑工具供选用，在编辑过程中用应用WORD PRO 能参考相关文档（包括政策法规数据库，领导讲话数据库，文档数据库等）并剪辑。
●填写发文头纸。
●提交成文，并自动填写发文处理流程台帐。
（7）、成文
由成文人参照核稿、会签、复核、签发的意见整理成文。成文后，处文由相应处室盖章。公司文由保密室盖章。
成文模块具有以下功能：
●自动搜索待成文的文档，以醒目的方式显示提醒。
●对文稿的编辑、整理和浏览。提供编辑文本稿件、编辑多媒体文稿、链接附加文件、文稿浏览、提供WORD或WORD PRO编辑工具供选用，在编辑过程中能应用WORD PRO 参考相关文档（包括政策法规数据库，领导讲话数据库，文档数据库等）并剪辑。
●形成正文。
●填写发文头纸。
●提交盖章，并自动填写发文处理流程台帐。
（8）、发文盖章
形成正文后，首先交由办公室打印、盖章，联网的单位按分发地址表连同发文回执单一同自动发送出去，未联网单位由办公室将文件封发出去（发文系统应提供标准化的分送表，与电子邮箱的分送表共用）。并负责打印两份归档。系统自动接受发文回执，供以后查询统计用。
盖章分发模块具有以下功能：
●自动搜索待盖章分发的文档，以醒目的方式显示提醒。
●打印正文，以备送档案馆留存或发给没有电子办公系统的单位。
●盖章处理，包括盖实际公章和电子公章。
●分发及发文回执的接收。
●填写发文头纸。
●提交存档，并自动填写发文处理流程台帐。
（9）、存档
以上步骤完成后，发文过程以及产生的一切文稿，连同发文的实际文件一同存档。
（10）、查询和统计
发文系统不仅仅处理文件的发文处理流程，还具有发文的查询和统计功能，利用此功能，可以查询、统计到某一时期的发文数量，发文类别等指标。
（11）、流程状态的显示
对文件的状态可以查询。
可以查看文件所有经过的流程的详细记录。
（12）、发文回执单的回收和查询统计
电子文件封发的同时，要同时送出一份发文回执单，相关单位接收文件成功后，自动发回发文的回执，以备查看文件传送的情况。
实现对实际会议的从召集、准备、召开、记录等一系列现实操作的模拟管理。同时实现会议记录归档的功能。会议管理系统实现对所有会议的管理，主要对计划会议和日常会议进行管理,实现会议安排的起草、审批、会议通知、会议纪要和出勤记录进行管理。可由管理员自定义流程并配制具体的环节。管理内容包括会议室基本资料，即名称、地址、面积、容纳人数、设备状况（、电脑、电话、网线等），状态等等，用户可以通过会议审批流程完成会议室的申请、审批、预定及准备等工作，会议审批内容包括：主题、时间、与会人员、人数、所需设施、预计时间、重要程度等等内容。同时用户还可以查询会议室的使用情况及申请状况。并能对会议室的使用情况做统计分析。流程如下图所示。

具体过程如下：
（1）、会议计划
提供计划会议的汇总、审批功能，各处室每年初指定一个时间上报会议计划，发送到综合文秘，由综合文秘进行汇总，提请公司领导审批，审批后返回各处室作为一年召开计划会议的依据，审批后的会议计划作为全年计划会议的初始资料，供以后开会统计、比较用。
（2）、提出议题议程
会议主办单位负责起草会议安排，确定会议议题、议程、内容、参加人员、类别（计划内，计划外，日常会议）等，通过领导日程安排系统的参考来确定会议的时间，保证有关领导参加会议并根据情况确定会议地点。
（3）、会议地点安排
由会议主办单位负责落实会议地点，计划（含计划外）会议由主办单位自行确定会议地点，日常会议要预定会议室，填写会议室使用单。系统提供会议室自动安排功能。对已安排好的会议室，综合文秘有权作调整。
（4）、会议审批
填好会议安排后，计划会议提交办公室审批。计划外会议提交相关领导审批。日常会议不用审批。会议安排以电子邮件方式通知与会人员。若未通过审批，则驳回结束。
（5）、发会议通知
会议安排以电子邮件方式或短信方式通知与会人员。
（6）、回复
与会人员接到会议通知后，即可回复会议主办单位参加与否。
（7）、会议记录
会议举行时，由大会秘书记录签到，统计会议出勤情况，由专人录入会议纪要和决议。
（8）、校对
会议纪要整理校对。
（9）、归档
将会议过程记录文件归档。
（10）、查询和统计
提供对会议情况的查询和统计功能。
（11）、会议决议执行情况汇报
4 个人信息管理子系统
个人信息管理以个人秘书为指导思想，建立一个相对独立的工作环境。用户可通过此模块完成个人日常信息的管理、协助进行办公事宜，其中主要包括待办工作、电子邮件、日程安排、名片管理、个人设置、信息订阅等模块。系统提供处理事务的统一入口，每个用户只看到自己的待办事宜，处理事宜时进入对应的处理界面。用户通过这些模块可完成与个人有关的待办事务，提高处理公务的效率，建立自己的个性化办公界面。
4.1待办事宜
通过系统自带的强大工作流引擎，并按照用户定义的模式，每位网上工作者只需打开其待办工作即可查看并办理所有需其处理的公文，显示当前急需处理的审批、会签、签发、批示、办理等事宜，并提供文件办理功能，待办事宜显示在主页的显要位置。真正实现并创建轻松而又有序的协同工作环境。
用户登录系统后可以查看各种事务的应该办理的情况、已办情况、代办情况等，选择具体的事宜并进入处理页面后，可以填写对应流程的表单内容，并发送给流程所设置的下一环节的处理人员。也可以回退给发送者，暂时保存处理结果，查看目前处理状况。事务处理过程中能上传、下载附件。对于超过处理时限尚未进行处理的待办事宜进行特殊显示，以提高用户的注意力。
●已办事宜：用户登录系统后可以通过已办事宜查看已经处理过的事务，了解目前的状况及最新的进度，如果下一环节的处理人员尚未进行下一步的处理，用户可以回收当前已经处理过的事宜。
●拟办事宜：用户前次起草并暂时保存的事宜（各种流程），在登录系统后，可以从拟办事宜中重新打开，编辑并发送给下一环节的处理人员。拟办事宜如果不需要再进行处理，可以直接删除。

5后台维护管理子系统
系统维护涉及代码数据库的维护、系统的维护、系统日志数据库、部门管理、用户管理、用户权限控制、表单定义、决策信息定义、字典定义等功能。
6 管理功能
6.1系统管理
●各数据库基础数据的维护
系统主要对收文、发文、信访、会议管理、档案管理、电子公告、个人办公等数据库的基础数据进行维护。诸如文件字号代码、来文单位代码、员工代码、处室代码等各种代码的维护。
●数据的清除。
●系统安全性维护。
●系统管理员操作日志
对系统使用的情况进行跟踪记录。如用户名、使用的数据库名、使用日期、使用时间等。管理和维护系统日志。日志分为两种：系统日志和运行日志
6.2 人员管理
包括人员名称、所属部门、性别、职务、电话、EMAIL等人员基本资料的添加、修改、删除，及调整部门等等功能。
6.3 权限管理
权限管理分为两部分，功能的权限和业务权限。
功能权限指系统的功能执行的权限分配，如：谁可以执行车辆的基础资料维护，谁可以查询请假的统计情况等等。
业务权限指业务过程中处理范围，由流程设置过程来指定，如张三可以使用请假流程A，李四可以使用请假流程B，流程A中的审批环节A由部门主管来审批等等权限由流程制定过程来设置。
6.4 表单定义管理
使用表单自定义工具来进行表单设计。表单定义包括内容，内容的类型、规则、布公司、验证条件等资料。
●表单内容：有哪些属性，如合同表单内容有：编号、标题、客户、内容摘要、合同日期等等。
●表单类型：对应内容的类型，如编号为字符，标题为字符，合同日期为日期类型。类型分为：字符、数字、日期、字典等。
●表单规则：对应内容附带的规则，如编号可以设置自动编号规则，日期的初值为今天的日期。客户从客户表中关联并选取过来的。等等全部是规则。
●布公司：输入界面的设计、排版。
●验证：设置输入内容时验证条件，如客户名称输入时不能超过100个字符等等。
6.5 审批流管理
一般的工作流开发有两种模式，既定的流程设置及自定义、拖放式及图形化的流程设置。
（1）、按既定的工作流程处理模式
该模式事先设计好业务流程，业务发起后按照既定的处理环节进行处理。该模式的实现一般采用“共享库+邮件”，即所谓的“群件模式”。该模式的最大特点既有共享协作，又可以实现自动流转即采用所谓的PUSH技术。该模式还可以实现串行的流转和并行流转。随着经济和信息技术的发展，人类步入知识经济时代，该流转模式已逐不适应现代办公模式的需要。
该模式的缺陷是：
●流程处理环节处理方式单一，即使是并行处理，也只能实现异步处理（即某个时刻只能有一个处理者）。
●流程处理过程中，由于某一环节的处理的正确性不能保证，因为“人非圣贤，孰能无过”，在处理者作出处理决策时，由于知识的有限性和掌握信息的程度不够，可能会作出错误的处理决策，在该模式下出错后只能收回或转到管理员通过调整状态重新流转，这就大大降低了流转的效率。
●很难实现流程的动态组合，该模式在处理相对固定的流程时，还可以胜任，但在处理非固定流程或较复杂流程（固定+半固定+完全自由+分支）时，就显得力不从心了。
（2）、自定义、拖放式及图形化的流程设置
●设计思想
流程环节多人协同（共享）处理：在流程中某一处理环节可多人进行异步或同步处理，既体现系统的自动流转特性，又具有实时协同工作的特点。
流程可视化动态特性：流程处理过程中可动态增加流程或终止流程。
流程处理的并发性：流程处理过程中，可以将一份文挡（或文件夹）同时提交几个处理环节进行处理；各个环节处理结果可以进行合并，并自动流转到下一环节。
共享文件夹：流程处理过程中，提交的可以是一份文档，也可以是一个文件夹，流程处理过程中，具有权限的人可向文件夹添加文档。
具有知识管理特性：在流程处理过程中，可动态查阅有关的资料和信息，动态图形化监控流程的处理情况。
本系统提供流程定义工具，方便用户去设置和调整流程规则，用户可以起草流程、增加流程环节，设置流程的起草人员，定义每个环节的处理人员，定义流程流转路径，流转的条件等。
用户登录系统后可以发起自己有权限启动的流程，如张三做为市场部的一名销售经理，有权限发起一个合同审批的流程，选择合同审批的流程并进入流程事务处理页面后，可以填写对应流程的表单内容，并发送给流程所设置的下一环节的处理人员。也可
以暂时保存申请内容，以便在下次从拟办事宜中选择并继续处理。
如图所示为参考的车辆使用申请流程的处理表单界面。

●环节可以分为普通环节、分流、合流环节
普通环节是指事务处理到当前环节时有且只有一个主办可以处理并指定去向的条件。
普通环节可以指定多个阅知人员（协办）。
分流、合流环节：是一个控制环节，经过分流的控制可以让下一步同时交个不同环节不同的处理人员进行处理。
分流、合流一定是成对出现的，分流合流也可以进行嵌套。
●指定处理人员时，可以指定具体人员、部门、环节主办、主管、条件人员等。
●可以通过两种方式及他们的组合来指定流转路径。
在环节上定义处理动作，并在路径上指定当动作为A时，下一处理环节为环节A，当动作为B时下一处理环节为环节B。
定义路径条件，可以根据上一环节的状态属性（部门、人员、表单内容等）的值来组合条件，作为当前路径的逻辑判断依据。
如：发送人的部门为“部门A” 并且 发送人职务为“职务B”。只有满足此条件的实例才能正常发送到下一环节。
●系统可以指定流程状态：启动和停止。
启动流程必须验证流程的有效性。无效流程不能启动。

6.6 决策信息定义管理
设置各种信息查询的条件及对所设置的条件进行命名。以便快速查询。
6.7字典定义
定义各种数据字典。例如：请假类别，合同类型等。