分享 公司ERP实施日志-需求篇

一、    业务各流程环节要求

询价、报价

当客户有询价时，在系统中敲入物料后可以显示目前库存情况及已下单尚未入库部分信息（数量、价格），也可以方便链接到该客户以往同型号的销售价格，并可以打印出询价单，与报价单。总金额低于某一额度的的订单系统会提醒需要加收一定额度的服务费。

预算表、销售合同

客户接受报价单后，制作正式预算表，编制合同，报送总经理审批，总经理审批之后，将合同发给客户签字盖章。订单审批完成后每份合同可独立保存并与相关预算表相链接。预算表及合同可方便以excel或word格式导出并存档。

客户支付订金

合同确认后，相关销售支持应催客户尽早支付订金。客户支付订金之后，相关销售支持应配合公司财务部做好收款记录。财务部收到款入账后，能在业务模块中有显示，并将相应的应收款减去。

采购订单

下采购订单给供应商或与供应商签订合同。订单或合同必须经总经理签字确认。采购订单可在预算表之后与销售合同一起制作。可链接到该供应商历史报价。公司为特定客户备货而下的采购订单，需由业务人员提交申请报告，做市场预测、客户需求分析和竞争情况分析，并由有关的销售支持填写“备货订单申请表”，经总经理签批后，才可下订单采购。

向供应商支付预付款或支付全额货款

销售支持根据合同条款填写“付款申请书”，交给财务部会计审核后交总经理签字，然后交给财务部执行。系统能明显标注此付款单是否执行完。

监督供应商备货打包

销售支持根据合同跟踪供应商的生产、备货、打包等过程，如发现有延误，应立即向供应商催促。系统应在供应商承诺交期前定期（例如：一个月）有提醒功能，以便支持及时与供应商确认是否能正常交货。

发货

销售支持填写“发货申请表”，并提供给物流管理，物流管理审核后交给财务部会计审核收款的情况，然后交给总经理审批；审批之后，物流管理按提供的信息将货物发给客户；物流管理发货之后将发货的单据反馈给相关销售支持，并交财务部备案，并出具相关的入库/出库单给财务部。对于付清货款才能发货的，由相关销售支持发“到货及催款通知”给客户，将收款情况反馈给物流管理；收到款项之后才能启动发货流程。销售支持在得知确切起运时间后及时将情况通报客户，并要求客户在收到货物后签署回执单并传真给我司。销售支持都必须及时取得由客户经办人员或主管领导签字的该批货物的收货确认回执。当一个业务员应收款超过一定额度时，公司将暂停为该业务员的业务发货，直至业务员将该数额降下来。

回款

销售支持及财务部配合业务员核对每笔货款的回收情况。销售支持定期在财务部的配合下客户核对应收款的情况，并将核对的情况报给财务部。系统能自动导出应收款明细（excel格式）以便销售支持定期统计应收款账龄及相关数据。

二、    其他要求

1.每单业务 从询价、预算成本、报价、形成订单、收款（付款）、发货（提货）都能层层把关控管，有异常情况的，要求系统有自动并明显的提示；

4.可以按照业务员、产品、销售地区等要求完成接单金额汇总 及 应收款分析（金额、帐龄）；

5.集中管理客户、供应商、物料信息，并有相应的代码、属性分类且共享；

6.几个公司的表单可以在同一系统中操作，出具的表单可以按照不同的公司分别汇总并导出电子档；

7. 财务业务一体化。

物流篇

一、   库存模块

1、          库存分类：可同时体现多种分类方式，如：按库存地、业务员、货物类型、货物状态等。

2、          库存成本：可体现含税不含税，实现关税、运费自动分摊。

3、          出库成本结转：使用预算表号检索出库，出库需体现出库成本（含关税、运费分摊）及销售价格。

4、          同一批打包，必须体现在同一打包单内，以便入库时体现同一批次。

5、          可实现整套型号内外圈的合并与拆分。

6、          调拨处理，借货、还货处理，备货转合同库存处理，并在系统中体现该过程。

二、   查询模块（均可生成EXCEL表格导出）

1、          业务全貌查询，单个合同执行状态查询。

2、          在途库存查询。

3、          期间内及即时库存查询：可实现按库存类型、库存状态、库存地、型号、品牌、预算表号、业务员、供应商、客户等查询。

4、          期间内数据查询：出、入库查询，沉淀查询，批次查询，期初、期末数据查询。

三、   报表模块

1、          周报表：调拨、入库、出库（成本、销售价）、沉淀、在途库存

2、          月报表：调拨、入库、出库（成本、销售价）、沉淀、在途库存

3、          月末盘点表

4、          即时库存表

四、   其他要求

1、          沉淀库存分析及预警功能

2、          库存周转率计算功能

3、          备货控制、预警功能

4、          物流进度跟踪功能

5、          运费统计分析功能

财务篇

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总经理期望

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