表格处理软件Excel基本操作

    Excel是美国微软公司推出的办公自动化系列软件Office中用于电子表格处理的应用软件，目前，Excel在数据处理方面有着广泛的应用。

⑴ Excel的功能

① 创建和编辑电子表格，是Excel的基本功能。

在Excel工作簿文档中，提供了若干张被称为工作表的电子表格。所谓电子表格，即由若干行和若干列构成的二维表格。

在Excel中，可以方便地创建工作表，输入和编辑工作表数据，对数据进行各种运算，对表格进行各种格式化操作。

② 数据图表化，是Excel提供的一个十分实用的功能。

在Excel中，利用工作表中的数据，可以方便地生成各种图表，即用图形直观形象地将工作表中的数据表示出来，这就是数据图表化。

在Excel中，提供了柱形图、条形图、饼形图、折线图等多种图表模板，使用者可根据需要选择使用。创建的图表还可以通过格式化加以美化，从而制作出精美的图表。

③ Excel提供了强大的数据管理的功能。

在Excel中，可以方便地对工作表中的数据进行排序、筛选、分类汇总等操作，从而实现数据的管理与分析，从中获取有用的信息。

⑵ 启动Excel的方法

① 打开“开始”菜单，选择“程序”项，单击其层叠菜单中的“Microsoft Excel”项，即可启动Excel，并打开一个名为“Book1”的空工作簿文档。

② 打开“开始”菜单，单击菜单顶部的“新建Office文档”项，在弹出的“新建Office文档”对话框中，双击“常用”选项卡中的“空工作簿”图标，即可启动Excel，并打开一个名为“Book1”的空工作簿文档。

③ 如果桌面上创建有Excel快捷方式，双击该快捷方式图标，即可启动Excel，并打开一个名为“Book1”的空工作簿文档。

④ 打开“开始”菜单，选择“文档”项，在其子菜单中单击一个已有的Excel文档项，即可启动Excel，并打开该文档。

⑤ 在“我的电脑”窗口或资源管理器窗口中，找到一个Excel文档，双击该文档图标，即可启动Excel，并打开该文档。

⑶ Excel窗口组成

Excel窗口由程序窗口和工作簿文档窗口套叠而成，包括标题栏、菜单栏、“常用”工具栏、“格式”工具栏、编辑栏、工作表编辑区、状态栏等。

① 标题栏

标题栏位于窗口的最上面。

标题栏的最左端是Excel系统控制图标，单击可打开控制菜单，进行程序窗口控制的相关操作。

系统控制图标右侧，是程序名“Microsoft Excel”，程序名右侧，是打开的工作簿文档名，默认创建的空工作簿文档名为“Book1”。

标题栏的右端，是三个程序窗口控制按钮：最小化按钮、最大化/还原按钮、关闭按钮。

双击标题栏可使窗口在最大化和还原之间转换，拖动标题栏可移动窗口。

② 菜单栏

菜单栏位于窗口的上方、标题栏的下面。

Excel窗口有：文件、编辑、视图、插入、格式、工具、数据、窗口、帮助九个菜单项。

菜单栏的右端中工作簿文档窗口的三个控制按钮：最小化按钮、最大化/还原按钮、关闭按钮。

单击“最小化”按钮，可使工作簿文档窗口最小化，缩成一个标题栏。

当工作簿文档窗口处于还原状态时，单击“最大化”按钮，可使工作簿文档窗口最大化，与程序窗口套叠在一起。

当工作簿文档窗口处于最大化状态时，单击“还原”按钮，可使工作簿文档窗口与程序窗口分开（工作簿文档窗口总是位于程序窗口中）。

单击“关闭”按钮，可关闭工作簿文档窗口，但并不会退出Excel。（注：关闭工作簿文档窗口时，如果文档已被修改而未保存，则会提示是否对已修改的文档进行保存）

③ “常用”工具栏和“格式”工具栏

“常用”工具栏和“格式”工具栏通常位于菜单栏的下面。

“常用”工具栏：

“格式”工具栏：

默认情况下，“常用”工具栏和“格式”工具栏显示在同一行。要想将两个工具栏分行显示，可执行“工具”菜单的“自定义”命令，打开“自定义”对话框，在“选项”标签中取消选中“‘常用’工具栏和‘格式’工具栏并排显示”复选框。

“常用”工具栏上的按钮有：新建、打开、保存、剪切、复制、粘贴、格式刷、撤消、恢复、自动求和、粘贴函数、图表向导等。要增减“常用”工具栏上的按钮，可单击“常用”工具栏最右端的“其他按钮”，打开“添加或删除按钮”列表，选中或取消选中相应的选项。

“格式”工具栏上有：“字体”列表、“字号”列表，加粗、倾斜、下划线、左对齐、居中、右对齐、合并及居中、货币样式、百分比样式、千位分隔样式、增加小数位数、减少小数位数、边框、填充颜色、字体颜色按钮等。要增减“格式”工具栏上的按钮，可单击“格式”工具栏最右端的“其他按钮”，打开“添加或删除按钮”列表，选中或取消选中相应的选项。

在窗口中打开或隐藏工具栏的方法：

打开“视图”菜单，选择“工具栏”，在打开的列表中选中的工具栏显示在窗口中，未被选中的工具栏则被隐藏。右击菜单栏或工具栏也可打开该列表，开启或隐藏工具栏。

④ 编辑栏

编辑栏位于窗口中工作表编辑区的上方。

编辑栏的左端是名称框，用于显示活动单元格地址。

编辑栏的文本框用于显示或编辑活动单元格中的数据或公式。

⑤ 工作表编辑区

工作表编辑区实际上就是工作簿文档窗口。文档窗口只有标题栏，没有菜单栏和工具栏，标题栏上显示的是当前工作簿文档名。当文档窗口最大化时，文档窗口的标题栏与程序窗口的标题栏合二为一，文档名也就随之显示在程序窗口的标题栏上了。

工作表由若干行和若干列组成，行的左侧是行号，用数字1、2、3、……65536标示。列的上方是列标，用字母A、B、C……IV标示。一张工作表中，最大行号数为65536，最大列标为IV。

工作表编辑区的右侧和右下端，是垂直滚动条和水平滚动条，拖动滚动条，可浏览工作表中的数据。

垂直滚动条和水平滚动条的两端，是向上或向下、向左或向右滚动按钮，向上滚动按钮的上方和向右滚动按钮的右端，是窗口拆分框。用鼠标拖动拆分框，可将窗口垂直拆分和水平拆分，以便于编辑较大的表格。

工作表编辑区的左下角标有“Sheet1”、“Sheet2”、“Sheet3”处，即为工作表标签。在一个Excel工作簿文档中，可以包含多个不同类型的工作表，创建工作簿文档时，默认有3张工作表，即Sheet1”、“Sheet2”、“Sheet3”，最多可包含255个工作表。单击工作表标签，可选定该工作表，进行表格编辑和格式化等操作；双击工作表标签，可为工作表命名。

要在工作簿文档中添加新的工作表，可执行“插入”菜单的“工作表”命令。

⑥ 状态栏

状态栏位于窗口的最下方。

状态栏的左端显示当前工作状态及操作的相关信息和提示，中间位置显示自动计算的结果，右端显示功能键的状态。

⑷ 工作簿文档的保存

新创建的工作簿文档，第一次保存时，无论执行“文件”菜单的“保存”命令或“另存为”命令，或单击“常用”工具栏上的“保存”按钮，都将打开“另存为”对话框。

在对话框中，打开“保存位置”列表，选择文件要保存的磁盘驱动器和文件夹。

在对话框中的“文件名”文本框中，输入文件保存的名称。

Excel默认的文件保存类型为“工作簿文档”，即扩展名为.XLS的文件。

设置完毕，单击“保存”按钮，即可将文件保存在指定位置。

对已保存过的工作簿文档，如果进行了修改或数据更新，需要保存时，可执行“文件”菜单的“保存”命令，或单击“常用”工具栏上的“保存”按钮。

如果要将修改后的文档保存为其他类型的文件，则应执行“文件”菜单的“另存为”命令，在“另存为”重新选择“保存类型”后再保存。

⑸ 退出Excel

以下方法均可退出Excel：

① 单击程序窗口的“关闭”按钮。

② 双击窗口左上角的系统图标。

③ 执行“文件”菜单的“退出”命令。

④ 按 Alt + F4 快捷键。