毒品是指:时间管理 - 褪墨 - Part 12

GTD：培养每周回顾的好习惯

时间管理 August 24th, 2007

Getting Things Done无压高效系统中最重要的方面之一便是每周回顾——有规律的记录和更新你的任务清单和项目清单。当人们讨论GTD时，他们往往集中于“收集”，也就是执行GTD的第一步：让自己心无杂念，找到你习惯的记录方式。其实保持心无杂念是不够的，你还需要有规律的回顾来确定你是否在正确的目标和任务上。最近的每个几星期五里，我坚持了每周都进行回顾，现在我的工作效率和精神状态有了很大的提高。

经常回顾能够保证一切任务都井然有序，也是对你自己安排的工作是符合自己设定的目标的审核；对你的计划进行查漏补缺，确保手头没有未经处理的紧急的电子邮件，保持你的任务清单是在不断更新的和使你维持身心愉悦的状态。在工作和学习中，没有什么感觉能比处于以上几种状态中(的感觉)更好的了。这种状态就是David在书中的指出的高效率和心静如水的状态，而每周回顾则是达到这种状态的关键因素。

• 把每周回顾列入日程表

把每周回顾列入日程表中是第一步。我常在每周五下午做每周回顾，因为这时我会感觉到一周又结束了，应该去总结一下了。有些人习惯于周日晚上作回顾，这样在下周一时则能对总结过的事情印象比较深刻。作好回顾的关键是把它列入日程表，你应该拿出30分钟的时间把你的(回顾)日程安排好，无论是周五或周日都可以，但记得提醒自己按时回顾。

• 细化回顾

回顾并不是什么复杂的事，你要做的就是检查一下这周自己取得的收获，确保所有的事情都还井然有序。我在开始每周回顾前，我都会清空Email收件箱来确定所以的信息都已经被收集了。这里是我的每周回顾的示例：

1. Email：回顾并且清理“待定”和“即将到来”的文件夹。把那些拖了很长时间都没有处理的事情都删去。
2. To-do列表：浏览现在所有的任务清单，删除那些已经不重要的任务，并且重新给下周要完成的工作项目进行安排。
3. 项目: 把每一个项目中的下一步行动都放入任务清单。对项目列表进行更新和整理。
4. 日历: 检查下一周的约会和会议。把(参加约会或会议) 要做的预先准备加入任务清单中。

这就是我的每周回顾，只有简单的四项而已。一旦你养成了每周回顾的习惯，这整个的回顾过程大概只需20分钟。以后，无论是周末休息还是新一周的开始，你都会感觉到一切尽在自己牢牢掌握之中，并且你也随时都能马上开始执行下一步行动。为什么不这周五下午就开始你的每周回顾计划呢？赶快就开始吧。

原文：Getting into the Weekly Review habit – Lifehacker | 翻译：弥缝

如何避免Email堆积：5条可行的规则

个人提升, 时间管理 August 23rd, 2007

华盛顿邮报中有一篇文章说道如今有许多人在被成堆的电子邮件淹没之后，无奈的选择了放弃现在使用的Email邮箱或者删除他们所有的旧邮件。Merlin Mann回应更说明其中的无奈，即便删除所有的邮件也不足以拯救他：

一次性删除全部的邮件或许能免除痛苦，但是这也是暂时的，因为其根本的挑战仍然存在。我需要关注的网络信息数量已经远远超出我能支出的关注数量。更严重的是，我认真回复邮件的能力更是导致问题进一步加剧。这些也就最终导致了我的Email Inbox被一堆一堆未读邮件堆积、覆盖。

如果你也是深受其苦，被这些无穷尽的Email淹没中的一员，你是有选择——你并不需要再宣布自己的Email收件箱已经塞满啦！

这里我提供一些非常实用的Email处理规则，从此以后，不管每天收到多少邮件，它都能帮助你从成堆的邮件中解脱出来。首先，让我们看看在这三条基本原则。

原则1 ：你不需要回复每一封电邮。如果你每天收到多于50 封（甚至100 多封）电子邮件，你是不可能回复得完的。

原则2 ：区分优先级。如果你不能回复每一封邮件，那你就得为自己收到的所有邮件划分优先级，优先给对重要的信件进行回复。而剩下的你仍需要区分优先级，其中等级最低的瞄一瞄即可。

原则3 ：你不能整天处理邮件。你不得不承认，你还有其他比查收邮件更重要的事情要做。所以每天只要在特定时间处理邮件。邮件过载时人们就不会感到他们完成了一天的工作。所以让你觉得这一天工作结束了的唯一的方法就是设定时间界限，当这个界限达到了，你就算完成了工作。其他必须做的事情放到明天去。即便在自己以后的工作生涯里，我们也没有把任务清单中的每一项任务都完成，但工作一到5点，我们还是要照样下班回家。

根据这些原则，我创建了一个应用规则系统来对付大量的电邮：

规则1 ：去粗存精。有一些特定的邮件是必须当天处理，而另一些可以被搁置几个星期也都不会有什么问题的。所以，我们可以设置一些过滤器来处理它们（以Gmail做例子，不过绝大多数电子邮件都提供了类似的过滤器或者规则设定）：

• 重要项。在”发件人”域为你所有的重要联系人（合伙人、同事、广告客户、商业伙伴、父母、等等）创建一个过滤器。标记其为”重要”。你也可以设置一个关键词，例如“工作报表”等等，放到标记”重要”的过滤器中。然后把这个关键词放到你的签名中，任何人回复你的邮件都将加上”重要”标记。这些邮件仍然在你的收件箱里，每天你可以检查它们两到三次。
• 报告。我有很多”信息”类型的邮件，这些邮件并不紧急，我也不愿意它们堵塞我的收件箱。为所有这种类型(博客留言提醒、日历提示，等等)的电邮来创建一个过滤器，使用邮件地址来创建它，并给它加上”报告”标签，将其自动存档，直接跳过收件箱。现在这些邮件就不会出现你的收件箱了。而你可以通过标记每天查看一下。
• 其他。其他所有的邮件。创建一个过滤器，将“重要项”以及“报告”放在“不包含”域中，给这些邮件加上“其他”标记，同时自动存档。这样可以避免那些标记为“重要”或者“报告”的邮件被错误的放入“其他”文件夹。现在你的收件箱就应该只会有重要邮件在里面了。

规则2 ：所有的旧邮件都放到“其他”文件夹。这是使你的收件箱清静的唯一方法——而且你还需要长期保持它的清净。即使你有来自重要联系人的邮件，你也需要在回复后将它放入“其他”文件夹，并且存档使它不在收件箱中出现。这样你的收件箱就应该是空的了。下面的规则将告诉你如何保持这种状态。

规则3 ：设置固定的时间处理邮件。你不需要整天开着你的电邮通知程序。学着解脱自己，不要每天检查20多次邮件。在设置的时间，每天检查2-3次。我们暂定为早上10 点，下午1点以及下午4点。如果你有很多邮件，可以再多加早上11点和下午4 点；如果你没有，那就更好了。每天只检查一次。当你感到有无形的力拉你去检查邮件时，也要克制自己。

规则4 ：浏览“其他”并划分优先级。其他邮件让我们感到被邮件淹没的根源。绝大多数人都可以很好的处理重要的邮件以及浏览报告邮件。但是对于其他邮件，我们觉得应该去全部回复，否则自己就会觉得不称职或者会让对方认为我们很傲慢。我们是不可能回复所有邮件的（原则 1），这是不得不接受的事实，即使会使对方对我们产生不好的印象。如下就是如何处理其他邮件的步骤：

• 浏览。在你一天的第一个邮件处理时段，快速的扫一遍其他邮件，然后决定他们是应该删除还是回复。在Gmail 中，你可以通过使用快捷键来提高效率：“#”来删除，“y”来存档，“o”来打开。把每封邮件扫一遍，然后删掉它或者标记为待回复。
• 区分优先级。哪些邮件是你可以标记为待回复的？可以给你带来利益的、提供给你一个工作机会、或者请求的博客广告代理等等，这些是你需要回复的。有时候这只是一封很有趣的电邮，但你却很乐意回复它，那也给它加个标记吧。但是大多数的其他邮件，你应该只是简单的看看就跳到下一封。
• 模板回复。如果你觉得自己需要回复绝大多数收到的邮件，你可以使用文本扩展程序例如AutoHotKey来设置一些回复模版。我推荐你建立5-10个不同的回复模版，而不是只设置一个。一个回复用来感谢他们积极的反馈，另一个拒绝一个请求，等等。如果你感到你给了太多同样的回复，把回复输入到AutoHotKey中并配上一个键组合。以后，按这几个键，你就可以快速的打开你的回复模版。
• 标记需要进一步处理的。那些你选定的具有较高优先级的，需要回复的信件，你应该加上“待回复”标记，并且去掉“其他”标记，然后继续下一封。当你阅读完所有的邮件后，便再扫一遍“待回复”文件夹，进行快速的回复。

规则5 ：设置一个时间限，迅速处理，完成任务。你应该设置一个15-30分钟的时间限（取决于你邮件的数量），从而避免自己白白在邮件处理上花费了几个小时的宝贵时间。记住，当你处理电邮的时间段一结束，就表明你的任务已经完成了。你可以松一口气，然后把剩下的留到明天。下面是如何快速处理并清空你的收件箱的步骤：

• 首先处理收件箱中重要的电邮，直到清空。快速回复、删除、转发，存档（供以后参考），或者在你的任务清单里写下需要做的任务。不要读完了一封电邮，却还把它留在你的收件箱中。如果一封电邮需要较长的时间回复，而你现在又没空做，标记上”待回复”，稍后再处理。
• 浏览报告和其他邮件。绝大多数报告和其他邮件不需要回复或其他行动。仅仅阅读他们然后或删除，或转发，或存档。给需要回复的邮件标记上”待回复”，稍后去处理。
• 回复。一旦你已经把收件箱里的重要邮件都扫了一遍，而且浏览和标记了报告以及其他邮件，你需要做的只剩下回复了。对于这些，你可能今天做不完。那没什么问题。尽可能快地去处理，剩下的留到明天。这个文件夹不需要清空。当时间限到了后，离开并结束。
• 键盘快捷键。你确实需要记住重要的快捷键。对于Gmail，“r ”代表回复，“f”代表转发，“#”代表删除，“y”代表归档，”o”代表打开。的确，这些是你唯一需要的动作。一旦你可以很好的使用这些键盘快捷键，邮件处理应该是轻而易举的事（ be a breeze）。

原文：How to Avoid Email Bankruptcy: 5 Rules That Work – Leo Babauta | 翻译：广冬方言 | 修改：弥缝

简单做(ZTD)习惯培养4——执行

时间管理 August 21st, 2007

更简单，更具行动力的终极高效系统：Zen To Done(简易做)翻译系列，赶快到褪墨上阅读吧～

• 好习惯：一心一意，每次只执行一件事

执行，作为一切时间管理的核心，同样是ZTD中非常重要的一部分。如果你不执行计划的行动，那其他的所有管理习惯也就是无意义的，你准备的工具、管理系统、计划列表、任务清单等等也就是白费了。所以执行是所以习惯中最最重要的！

ZTD着重于在不分心的情境下，一次只执行一件事。千万不要多线工作，也不要让你的工作突然中断。这里是一些建议，希望你能够真正地执行行动并且完成它们：

1. 重大事件(Big Rocks)：选择一个任务（最好是每日最重要的任务之一），做出决定：是一次全部完成、还是现在抽出一段时间（30分钟）去做它。更详细请参考《放置大石头的艺术：让你的效率翻倍》。
2. 选择好环境：在你开始工作前，消去所有使你分心的事。关闭Email、关上手机、拔掉网线等等，把办公桌上堆积的混乱的东西写清理干净。
3. 记录时间：设置一个计时器（像CoolTimer等等），或者尽可能的集中于你的任务不要松懈，不让自己变得心烦意乱的。
4. 避免干扰：如果你在执行时被干扰了，马上把这些新到的信息或者任务记录到你的笔记本或收集箱中，然后继续原来的任务。重申一遍，千万不要尝试多线工作。
5. 快速调整状态：如果你必需去检查你的Email或者执行其他的任务，那停下来，深呼吸，重新使自己的思绪集中，调整到正确的状态再继续任务。
6. 不可避免的中断：无论如何，有时总会碰到一些我们无法避免和拖延的事情而中断现在的任务。当遇到这个情况时，把现在的任务进度记录下来，把所用的资料也都整理放到一旁。当你弄完那些无法避免的任务后，简单地把所有的资料重新拿出来，然后再看看记录的任务进度，又可以马上开始原来的任务了。
7. 享受休息：深呼吸，舒展一下身子，在工作时也要享受好的休息。身体可是革命的本钱，千万不要亏待了哦～
8. Ahhh：当你完成任务后，表扬你自己！奖励你自己上一会儿网，看一会儿电视——但是不要太长了（10分钟），然后继续你的下一步行动。千万不要让你被奖励冲昏了头脑，忘记了下面的任务。

原文：ZTD Habit 4: Do – Zenhabits | 翻译：弥缝

查看ZTD系列的其他文章：

• 更简单，更具行动力的终极高效系统：Zen To Done(简易做)
• 简单做(ZTD)习惯培养1——收集
• 简单做(ZTD)习惯培养2——处理
• 简单做(ZTD)习惯培养3——计划
• 简单做(ZTD)习惯培养4——执行
• 简单做(ZTD)习惯培养5——信任的系统
• 简单做(ZTD)习惯培养6——管理
• 简单做(ZTD)习惯培养7——回顾
• 简单做(ZTD)习惯培养8——简化
• 简单做(ZTD)习惯培养9——常规
• 简单做(ZTD)习惯培养10——激情
• 如何培养简单做(ZTD)中的十个好习惯
• 简单做(ZTD)的十个好习惯总结

学生版GTD：如何成为一个A学生（下）

学习技巧, 时间管理 August 20th, 2007

阅读褪墨上的《如何成为一个有效率的学习者》系列——不再为自己的学习烦扰！

这篇文章将介绍如何将Getting Things Done运用到学生的学习生活中，使你轻轻松松成为一个A学生。《如何成为一个A学生》共分为上下两部分，这是下部分。在上部分《学生版GTD：如何成为一个A学生(上)》中，弥缝介绍了学生版GTD需要的一些基本工具、收集和处理步骤。而这次弥缝将介绍学生版GTD中的最重要的步骤：回顾。

• 回顾

学生版GTD中，回顾共分三个组成部分：每日回顾、每周回顾和全面回顾。

每日回顾：

至少每天一次，对你的收集箱中的信息进行处理，回顾在日程表上最近已完成和将要来临的任务，列一份下一步行动清单。总的来说，就是把所有的行动任务都进行更新和整理，所以每日回顾是保持整个时间管理系统有效率的关键。

学生生活与参与工作最大的区别在于前者没有固定的学习时间。所以我们可以凭借每日回顾的优点来规划一天中的某些时间段为学习时间。在这些时间段内，你将用来完成自己的作业和其他任务。请根据以下的回顾步骤来判断自己下一个需要完成的行动是什么：

1. 查看你的日程表，看看是否有近期某一天内需要完成的任务，若有则优先对付它；
2. 查看你的下一步行动清单，选择最重要的任务去完成；

请你严肃对待这段学习时间，除了学习外千万不要做任何其他的事情，因为其他非学习时间大可由你任意安排。

现在，你还需要考虑规定多长的学习时间。最简单的一种算法就是把你每天需要完成作业的时间再外加一个让你去完成下一步任务的一小时。记住，学习的时候专心学习，而该休息则好好休息。

当你确定好多长的学习时间后，就该去找出这些学习时间段来：列一张24小时列表，划出你所有清醒的时间，然后依次减去吃饭的、上课的、锻炼身体的、课外活动的时间。那些最后剩下来的多余的便是你可以选择用来学习的时间。在这些剩下的时间中，尽量选择早一些的时间段像早晨，而且尽量不要将你的学习时间都挤压到一起，或者都放到晚上。为什么要避免将时间段放在晚上？第一，晚上学习容易受到打搅；第二，白天更集中注意力和更有效率；第三，晚上你并没有想像中那么多的空闲时间。

每周回顾：

每周回顾是一次重新整理思绪的机会，再处理一遍所有的信息，将大脑清空。同样的，每周回顾让你回顾自己的下一步行动列表和进一步整理它们。总的来说，每周回顾让你将自己的系统中未完善的部分加工补全、回顾上周的任务完成情况、设定下一步目标、为下一周设定最重要的事情和对下一周要开始的任务进行了解。

你需要规定好每周回顾的时间，这最好是星期天的早晨。为什么？第一，如果你星期六一整天都在学习和完成任务，而星期六白天就已经进行了每周回顾，那回顾就漏掉了一些；第二，当你回顾发现仍然有未完成的任务时，可以通过星期天这最后一天完成它，防止拖延到下一周去。

学期回顾：

在每个新学期开始时，回顾上一个学期取得的成绩和是否达到遇到的目标，为新的学期设定目标和一些重要的任务。

• 学生版GTD总结

对于一个学生来说，学业压力确实挺重的，特别是当有一堆的作业同时挤到一起时更让人喘不过气来。这也常常导致很多学生在游戏或锻炼时产生内疚感：“我是不是要去学习了呢？”，也使得自己的自由时间与学习时间产生碰撞，最后玩也没玩好，学习也没学习成，让自己白费力气。

学生版GTD就是教你如何学习与休息。你一起床，看看今日任务清单就可以知道今天要做什么，而每天睡觉前又为明天写任务清单，如此反复从而让你生活有序，让你在学习时间内可以认认真真的学习，该休息的时间内能安安心心的休息。你是否觉得开学那几周总是最轻松爽快的呢？没大堆的作业和烦人的考试担忧。现在，使用学生版GTD也可以在其他时候也能学得轻松、玩得开心了！

简单做(ZTD)习惯培养3——计划

时间管理 August 14th, 2007

更简单，更具行动力的终极高效系统：Zen To Done(简易做)翻译系列，赶快到褪墨上阅读吧～

• 好习惯：设定每天，每周的最重要的事(MIT)

每周，列下你需要完成的重大事件，把他们排进日程表。每天，列出1-3个最重要的事(MITs)。记住一定要保证你有很好的完成这些最重要的事。

这是ZTD中最简单也是最重要的一个习惯。它为你的每一天和每一周都设定了目标，因为与其去盲目的去完成那长长的任务清单，你总是在完成那些最重要最有用的事情！当然，你还是要去完成其余的事情的。但是完成最重要的任务，会使你知道自己总在做真正想做的事——那些当你回顾的时候，会感到自豪的事，而不会操劳一天后却发现自己一无所成。 以下是一些如何运用这个好习惯的小技巧：

1. 重大事件(Big Rocks)：在每周开始的时候（星期天或星期一），坐下来看看你的任务清单。想想这周你最想要完成什么？刚开始的时候尽量将数目限制在4-6件，待到熟练了且你觉得自己能完成更多的时候，再添加多的任务。不要忘了要确保这些重大事件中包含至少一项与你年度目标有关的任务。更详细请参考《放置大石头的艺术：让你的效率翻倍》。
2. 安排日程：将本周重大事件放在你的周程计划中。每天放置只一个或两个，否则你会忙不过来。并且分出1-2小时的时间去完成它们，尽量把时间安排得越早越好。放置好这些重大事件后，你就可以计划其它的不是那么重要的事情了。
3. 最重要的任务：每天早上，马上决定今日最重要的任务。这和你的重大事件很相似，每日选择1-3个最重要的任务，而这其中可能包括一个你已经安排了的重大事件和其它几个最重要的任务。同样的，尽量将它们安排在尽可能早的时段。如果安排的太晚，你常常会被其他的任务干扰，而导致任务失败。
4. 完成它们：前面说的这些无非就是为了搞定这些最重要的任务。每天早上做的第一件事就是完成第一件最重要的任务，远离干扰，把所有精力都放在任务上直到完成它为止。做完之后可以简单的奖赏自己。然后去完成第二件最重要的任务!
5. 回顾：如果你完成了最重要的任务，那一定感觉这一天特别棒。所以要记得回顾你所完成的，顺便表扬自己一下～

原文：ZTD Habit 3: Plan – Zenhabits | 翻译：河流 & 弥缝

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• 简单做(ZTD)习惯培养2——处理
• 简单做(ZTD)习惯培养3——计划
• 简单做(ZTD)习惯培养4——执行
• 简单做(ZTD)习惯培养5——信任的系统
• 简单做(ZTD)习惯培养6——管理
• 简单做(ZTD)习惯培养7——回顾
• 简单做(ZTD)习惯培养8——简化
• 简单做(ZTD)习惯培养9——常规
• 简单做(ZTD)习惯培养10——激情
• 如何培养简单做(ZTD)中的十个好习惯
• 简单做(ZTD)的十个好习惯总结

学生版GTD：如何成为一个A学生（上）

学习技巧, 时间管理 August 13th, 2007

阅读褪墨上的《如何成为一个有效率的学习者》系列——不再为自己的学习烦扰！

这篇文章将介绍如何将Getting Things Done运用到学生的学习生活中，使你轻轻松松成为一个A学生。《如何成为一个A学生》共分为上下两部分，这是上部分，将介绍学生版GTD中的工具、收集和处理三个步骤。

• 学生专用版Getting Things Done

在这里，弥缝先介绍一下什么是Getting Things Done(尽管去做)：GTD是一套非常实用且高效的时间管理系统。它的核心是让你实现无压工作和有效率、有成果的完成所有的任务。请阅读褪墨上的《什么是GTD》和《GTD中的关键词》进行进一步了解、或者下载GTD中文电子版的《尽管去做——无压工作的艺术》和阅读褪墨上已经介绍的更多GTD技巧。

学生版的GTD是专门针对学生进行优化后的高效时间管理系统。你不需要完全了解GTD就可以明白下面将要介绍的方法，但是全面的了解GTD可以让你更好的融会贯通，提高效率。

• 需要的一些基本工具

1. 三个收集箱(inbox)：一个Email收件箱、一个书桌内收集箱、一本随身携带的笔记本；
2. 一份日程表：网络版的如Google Calendar或者桌面版的Outlook皆可；
3. 下一步行动列表：参考阅读《为什么下一步行动这么重要》；
4. 项目列表；
5. 一个大的文件夹；

• 收集

像GTD一样，当新的原料(Stuff)进入时，要立刻将它们收集到三个收集箱的其中一个。原料，指的是任何可能需要你去完成的信息。它包括了几乎所有的信息：如差事（要还的书）、即将来临的期限（准备下周的数学考试）或者随意的想法（建立一个英语学习小组）等等。原料并不对学校作业、个人生活事情进行区分，只要是能进入你脑海中的信息，你就要迅速将它们都记录到任何一个收集箱中，从而保证脑袋中没有能够使你分心的事情。

Email收件箱其实已经在收集你电子邮件中收到的信息。你的物理收集箱将用来收集信息像邮件、资讯报告、重要文件等等。而你的笔记本可以用来记录任何突然蹦出来的小点子或者接收的信息（上课时老师通知下周要考试、朋友告诉你原本的小组活动换时间了等等）。

• 处理

学生版GTD中，对你已收集的信息进行处理的方法也大致和GTD相同。不过还是有一些不同，比如说一些处理的步骤（委派他人、较复杂的难事等等与学生没什么关系的）。具体的来说，你需要一个一个的处理每一条信息，并且根据下面几个步骤来处理：

1. 确定这条信息是否需要你参与行动。如果不是，则将它清理出去；如果这些信息是有用的资料，那就将它们存档到文件夹中。
2. 如果你需要参与行动，那么马上确定你要完成的任务。如果这个任务需要多个行动才能完成，就先规划这些行动，然后将它们记录到项目列表中。如果这个任务能够在两分钟内完成，那现在就马上完成它后再继续处理下一条信息。
3. 如果这个任务需要在规定的某一天或者在某一日期前完成，就把它们记录到日历上面。
4. 把单个要完成的任务放到你的下一步行动列表中。