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第二章　如何做好机关应用文的起草修改审定
 
 
　
第一节的机关应用文写作前的准备
的 写文章之前，都要有所准备，“预则立，不预则废”。没有准备，不可能写出好文章。机关应用文的写作也不例外。
写作前的准备有广义和狭义两方面的内容，广义上讲是长远的准备，狭义上说是动笔之前的准备。从长远准备看，主要是锻炼三种基本功：分析认识问题的基本功，调查研究的基本功，文字表达的基本功。当然这些基本功的掌握，都不是一朝一夕能完成的，必须善于学习，肯于钻研，勤于写作，由小到大，由生到熟，日积月累而成的。从具体的写作过程看，下笔之前主要做好材料的准备，思想观点的准备，构思的准备。机关应用文的文体较多，不同的文体，有不同的要求，但就其共性而言，主要是这几个方面：
材料的准备。这是机关应用文写作的基础。“巧妇难为无米之炊”，没有材料，写作就无从谈起，材料不充分，也不可能写出好文章。“兵马未到，粮草先行”，材料就是粮草，在写作前应把所需要的材料准备好。它包括材料的搜集，材料的核实和材料的选择。尽可能多地占有材料，是写作前准备工作的第一步。正面的、反面的、历史的、现实的、完整的、零碎的材料都要搜集。“韩信将兵，多多益善”。材料搜集得越充分、越全面，从中提炼归纳出的观点就越可靠，越实在，下笔时选择应用材料的余地就越大，写起来就越顺手。这里要注意的一个问题是，有些同志在搜集材料时，对一些零碎的不完整的东西，往往容易忽视。特别是对一些看起来无足轻重的材料，常常轻易放过。写作时，一旦使用这方面的材料，又要重新查找，费时费力。有些材料，在动笔之前看，可能用处不大，但写作过程中，随着思想的深化，对某些问题有了新的认识，很需要这方面的事例去证实，如果手头现成，就可随手拈来。在搜集材料时要十分注意核实，要边搜集边核实，即使是一些已被公认或众口流传的事实，或者某些资料使用过的数字、引语等，也尽可能地核对一下，绝不能大而化之，想当然。特别是一些细节，要尽量搞得清清楚楚，不然一个细节上出毛病，与事实不符，就会造成很大的失误。有些文件，观点很对，主要事例也无懈可击，但一两处次要材料上产生漏洞，就会出现一块臭肉坏一锅汤的问题，使读者怀疑整个文件的真实性。材料齐备以后，还要精心选择。即从与主题有关的大量材料中，筛选出典型的、能充分说明主题的事例，这样，动笔时就不必费时费力地重新查找典型事例。当然，事前选择的典型事例，在行文时，有些可能用不上，有的还要补充，但有准备总比没有准备好。
思想观点的准备。这是和搜集筛选材料同时进行的。它主要是指明确写作的目的性，针对性，文章的主题和中心，多种不同观点的比较和认定等等。首先要弄清写作的具体目的，也就是文件的主旨。比如，在撰写简报前，必须确定它要起什么作用，解决什么问题，在什么范围内应用。是仅仅向领导机关和领导同志反映一种情况，作为上级考虑问题的参考或制定方针政策的依据，还是作为某一方面的典型公之于众，以便统一思想，提高认识，推动工作?是希望解决某个具体问题，还是仅仅提供一点情况?这些都要事先弄明确。因为不同的目的，不同的应用范围，在使用材料、阐述问题方面是大不相同的。只有目的明确了，主题的提炼，材料的使用，才有所遵循，写起来才能不走或少走弯路。如果目的不明确，偏离了写作的主旨，就可能出现成文后推倒重来的后果。有些文件，如调查报告，一开始调查，目的就很明确，但在调查研究到一定程度，起草报告之前，还必须回过头来重新研究一下调查的目的。因为情况是不断变化的，调查前对于调查目的的某些想法，在调查过程中也会有所变化。因此，下笔前，研究一下调查报告的目的性是十分必要的。确定文件主旨的依据之一，是它针对什么问题讲的，即文件的针对性。肯定什么，否定什么，肯定时有哪些理由，否定时依据又是什么，充分不充分，哪些问题是明确的，哪些还不明确，等等，都需要进一步分析研究。只有主题明确，观点鲜明，才能在安排结构、选择材料时取舍有据，详略适当，写起来才更顺手。
思想观点的准备。不仅仅是执笔者自己分析研究，深入思考，还要注意听取多方面的意见。对所写的文件，领导同志有什么指示，参与研究的同志有什么深刻的见解或不同的看法，群众有什么希望和要求，都要认真听取、研究。领导同志一般来说对党的方针政策了解得多一些，透一些，对全局性的问题观察得也比较敏锐。他们的意见应当是更全面、更深刻，动笔前必须了解他们对文件的想法和对一些问题的看法，把握住他们意见的主旨。这里也包括中央有关文件和领导讲话在内。这叫“吃透上头”。干部群众直接接触实际，应当充分听取他们的意见，他们的某些想法、希望和要求，努力摸准他们的思想脉搏，这叫“吃透下头”。吃透这两头，写出的文件就有可能更有针对性，从而也会更有指导意义，更能解决实际问题。一般说来，在政治生活正常的情况下，领导和群众的愿望是共同的，意见也多是一致的；但由于他们的地位不同，看问题的角度不同，也常有不一致的地方。这时候文件的作者就应该运用马列主义、毛泽东思想的武器，认真分析研究，用正确的观点，把两者统一起来。至于起草的同志在讨论中的不同意见，要尽可能取得一致。执笔的同志，要十分注意那些见解较深的意见，吸收讨论中的最佳成果。这样上下结合，集思广益，就可能把文件写得更全面，更深刻，更有思想性，更具有实际意义。
思路格局的准备。有了材料，又有了明确的主题思想，就应当考虑这些材料和观点如何围绕主题安排布局，有一个清楚的思路。一篇文章分几个部分，每个部分包括哪些内容，先写什么，后写什么，哪些内容为主，哪些为辅，使用哪些材料，哪些该详，哪些该略，如何突出重点，上下左右如何连接等等都要想好。最好先写个提纲，有了提纲就象盖房子有了草图，有助于动笔写作时掌握全局，避免丢三拉四，前后重复，本末倒置。这样，既可提高写作质量，也可加快写作速度。老舍先生在谈他的写作经验时曾说：“尽管我们只要写二、三千字，也需先写出个提纲，安排好第一段说什么，第二段说什么……有了提纲，心里就有了底，写起来就顺理成章；先麻烦点，后来可省事”。克鲁普斯卡娅在回忆列宁的写作情况时也说：“他在写文章之前，通常是先写好提纲，从这个提纲可以追溯伊里奇的整个思想过程，有许多文章，伊里奇把提纲改了两、三遍”。当然，不同的文体，不同的情况，在写提纲时，也有粗细之分。一些大型的工作报告、总结报告、调查报告、法规条例等，由于文章较长，头绪较多，就应有较详细的纲目。除了大的格局、层次以外，每个层次的主要观点和材料都应列出来。一些小型的文件，比如工作计划等等，提纲可粗一些，有个大架子就行。还有一些要求急、容量小的文件，象简报、通知等等，下笔前有个腹稿也就可以了。提纲如何写，并没有一定之规，可按文章长短、每个人的写作习惯、写作前对观点材料的熟练程度不同来确定。
以上三方面的准备，互相关联，缺一不可，又往往是同时进行的。搜集整理材料、挑选典型过程，也是综合归纳、提炼主题的过程。这些工作做完了，腹稿或者提纲也就有谱了。机关应用文能不能写好，与这三方面准备得充分不充分关系极大。，
　
第二节的机关应用文的起草（回首页）
的 的明确了写作目的，有了一定的素材，确定了主题思想，构思了一个大纲，就可以动手起草了。
在机关工作中，起草文件的任务有一人担负的，也有成立起草小组的。是成立起草小组还是由一人担负，主要取决于文件的重要程度和机关的干部条件。一般来讲，高级领导机关起草大型报告，包括重要调查报告和总结报告等，往往是打团体战，由有关人员组成起草小组。一些小型公文，比如简报、通知等，或者基层单位的文件，则多是由一个同志负责起草。但不论一个人起草还是起草小组起草，在文件的草创时，必须注意以下几个问题。
一是必须坚定不移地按照主题去组织文章。写作提纲就是按主题而设想的思路，一般来说，如果提纲比较成熟，设想的文章脉络比较清楚，写起来也顺当，那就按提纲写下去。但是在写作中经常碰到原先设计的提纲并不完善，有漏洞，或思路不畅，需要调整、充实，甚至推倒重来，这是在写作实践中思想进一步深化的结果。但恰恰是在这个时候，要注意紧扣主题去变动。因为人们的思想一进入落笔的阶段，就更加活跃，有些原先并未重视的材料这时闪现出来，有了新的认识。有些原来若隐若现的观点，这时也明晰起来，需要进一步加强和发挥。思考提纲时并未涉及的以往工作中的某些材料和观点的积累，这时也调动起来，呼唤出来，需要选择、利用。这些情况说明，写作中的主观因素逐步加大，文思常常象喷泉—样涌现出来，这是一个主观和客观、愿望和需要在笔者头脑中相互撞击、产生矛盾的时刻，也是主观意图最容易否定客观事实，笔者的愿望最容易超越客观需要的时刻。应当说，这种状况的出现，对笔者是很可贵的。一些新鲜的观点，深刻的思想，精采的语言，往往也在这个时候流入笔下。这时候就要十分注意把热情和冷静结合起来，象蜘蛛织网那样，按一定的图案，把自然吐出来的丝摆在一定位置，按照原先的写作意图决定取舍。如果不加以疏导、规范，听任思想奔流，就有脱离主题的危险。即使有的并未脱离主题，但由于某一部分写得过细，分量过重，也会产生冲淡主题的效果。法国著名雕塑家罗丹花费整整七年时间创作了巴尔扎克的塑像，但当他的一个学生说，“从来也没有见过这么奇妙而完美的手”时，他却毅然操起身边的斧子，把塑像的双手砍掉了。为此，他解释说：“这双手太突出了！记住：一件真正完美的艺术品，没有任何一部分是比整体更重要的。”艺术作品如此，机关应用文的写作也不例外。作者一定要克服主观随意性，在提纲的变动中，只能使主题深化而不能变更。
脱离主题的问题，在单人起草文件时，还比较容易避免，而在多人共同起草文件时，解决起来就难得多。这里的关键是要经过充分讨论研究，使每一个参与起草者对文件的主旨都十分明确，对提纲中每一部分的作用都有清楚的认识。而且在这个群体中必须确定一人为“总统”，最后由他来统筹安排全文，有了矛盾由他决定取舍。对“总统”来说，除心有主旨以外，还得胸有全局，对各个部分的重点必须清楚明白，这是使文章不脱离主题的关键。这个任务一般都是由水平较高的同志来承担。对于其它同志来说，必须明确自己负责起草的部分在全文中的地位与作用。通常最容易出现的问题是，有些同志写起来总想加大他那一部分的份量，有时甚至随意发挥，把自认为的“新鲜观点”、“深刻见解”、“典型材料”硬塞进去，自觉不自觉地脱离了主题。有的对紧扣主题的思想材料不去下功夫挖掘，而与主题关系不大的，他感兴趣的思想材料却大写特写，其结是次要的掩盖了主要的。这是集体写作中的“分散主义”。
容易脱离主题的另一种情况是执笔人缺乏“主心骨”。在起草过程中听到一点“新精神”，领导的某次讲话，顶头上司的一些议论，或看到中央的某个文件，就想紧跟，把与主题无关的内容硬塞进自己起草的文件中，因而冲淡了主题，这是一种“唯上”不“唯实”，处处跟“风”的思想毛病。对“新精神”应作具体分析，如果它与自己所草拟的文件有关，而且是正确、深刻、贴切的，吸收进来确实能增强文稿的深度和色彩，就应采纳。如果与主题无关，不论哪个文件，都可置之不顾。
二是要尽可能把与主题有关的观点和材料写进去。机关应用文，特别是比较重要的文件，多是集体创作。有的要反复研究，多次修改，才能定稿。因此除一些小型文件外，对初稿并不要求写成完美无缺的成品，而是希望在不脱离主题的前提下，尽可能把所掌握的材料、观点写进去，把各个方面考虑到，并在结构上安排好。修改，最怕内容不充实，缺乏深刻、生动的典型材料，主要部分空洞单调，观点缺乏坚实的依据，没有充分说服力的初稿；而欢迎基础素材丰富，思想观点明确的初稿。因为有了众多的典型材料，又用观点串了起来，修改就容易得多，最起码是有了修改的基础，只要再进一步综合归纳、删繁就简，就可出成品。如果没有充实的内容，还得进一步搜集补充材料，这就要困难得多。有时在搜集材料的过程中，某些思想有了深化，原先起草的初稿还得推倒重来。
有的同志担心素材多了，文稿会哆嗦冗长，因此尽量少写情节，少用事例，这种担心是可以理解的。现在，不少同志写文章一下笔就洋洋洒洒，不顾实际需要，尽力拉长篇幅，因此长而空、长而乱的文稿比比皆是，使人感到厌倦。但如果内容充实，能解决实际问题，即便文章长一点，人们也是爱读的。象全国党代表会议通过的《中共中央关于制定国民经济和社会发展第七个五年计划的建议》，两万三千多字，六大部分，七十条，人们并不嫌长。相反，某些空洞的短文，也并不因为它短，人们就爱看。文章的好坏，不在长短，而在内容。即使是内容充实，也要根据需要能短则短，这一点应当在起草初稿时就十分注意，把那些与主题无关或关系不大的内容排除在外，把一些重复的事例筛选归并。但这并不是说，不允许多写一点从不同侧面说明主题的观点和事例，只要不重复，尽可能从不同角度用事实说明问题，正是机关应用文求之不得的。特别是初稿材料尽量多一些，尽可能从各个不同角度去论证主题，即使文字长一些也无关紧要。如果修改时感觉太长，删掉就是了。
有的只负责起草文件某一部分的同志，担心使用材料多了会超过一定篇幅限度，喧宾夺主。如果随心所欲不顾需要，想什么就写什么，当然是集体写作中所忌讳的。但如果自己负责的一部分，内容丰富，紧扣主题而又互不重复的典型材料较多，那就应当尽可能写下来，应当是越充实越好。如果因为这一部分比较充实有说服力，而喧宾夺主，最好的办法不是象罗丹那样把巴尔扎克塑像的“完美的手“砍掉，而是使其它部分也充实起来，这样就把“喧宾夺主”变成了“众星捧月”，使主题更突出，文件更服人。
有的同志对一些社会上流行过的典型事件和一些背景情况，总以为自己知道别人也一定知道，常常写得很简单，甚至一笔带过，使人看了往往不能立即理解。这是因为对读者的需要不了解。因此，该说的一定要说清楚，说充分，特别是读者不熟悉的背景情况，一定要交代明白。
尽可能把与主题有关的材料写进初稿，并不是说自己所掌握的材料不需要选择，不需要压缩，不需要改进，统统原封不动地编排进文稿中，更不是说只要与主题有关，不问典型与否，不管篇幅多长，都应写进去。而是说，在特定的体例和要求下，在有限的篇幅内，尽可能多用一点典型材料。这样做对修改有好处，即使长一点也是利大于弊。
三是初稿最好一气呵成。每个人的写作习惯不同，有人喜欢字斟句酌，从头到尾一步步写下来，初稿出来就差不多了。有人则比较粗放，一落笔就不愿打住，总是尽快搞出草稿，然后再修改。还有的作者把篇幅较长的文稿分成几部分，哪一部分成熟就写哪一部分，然后凑成一篇。很难说哪一种办法就绝对的好。每个人都可根据自己的习惯和所写文件的特点去做，但就多数情况来说，初稿最好一气呵成。一气呵成既可争取时间，给修改审定在时限上留了余地，又使文章有可能通达顺畅，首尾一气。对起草者来说，一旦草稿完成，就有一种放下重负的轻松感，导致心理的稳定和精神的愉悦，可以进一步激发写作欲望，增强把文件修改得更好的信心。与此相反，如果提起笔来，在某些字句和个别材料上，前思后虑左顾右盼，过多地费功夫推敲斟酌，就有可能截断已经理顺了的文思，让某些完全可以超越的小型障碍绊住了“进军”的步伐，最后拖延了时间，扰乱了文气，因小失大。鲁迅就不赞成“十步九回头”的写法，他在《致叶紫》的信中说：“十步九回头的作文法，是很不对的，这就是在不断的不相信自己——结果一定做不成。以后应该立定格局之后，一直写下去，不管修辞，也不要回头看，……在创作的途中，一面炼字，真要把感兴打断的，我翻译时，倘想不到适当的字，就把这字空起来，仍旧译下去，这字待稍暇时再想。否则，能因为一字，停到大半天。”
有的同志写文件，总希望一次成功，这种想法是好的，对少数写作经验丰富而所写的又是小型的类似《通知》等文件，也不是不能做到的。但是，对多数文件来说，一稿成功的情况是极少的。希望一稿成功就必须字斟句酌，其结果往往不是快而是慢了，也容易出现纰漏。特别是一些大型的重要的文稿，初稿就想很完善是难以做到的，如果一气呵成，即便是粗糙一些甚至有这样那样的不足，只要不离主题，所掌握的材料和观点也写进去了，就可起到失小得大、事半功倍的作用，在全局上就争取了主动。因为初稿的任务并不是提供完美无缺的成品，而是给进一步充实提高打下一个较好的基础。当然作为起草者，不论是单独执笔还是合作草拟，都应全力以赴，以高度负责的精神，尽量把交给自己的任务完成得好一些。
要做到初稿的一气呵成，最重要的是事前的充分酝酿，力争使观点材料烂熟于心，融汇贯通，同时要排除一切干扰，静下心来。如果遇到重大障碍需要翻阅某些资料或找人请教时，也要紧扣问题，不要被资料中某些新奇的但与需要无关的内容迷住，分散了精力。在向一些同志请教时，也要避免东拉西扯，尽可能引导对方和你共同思索解决难题，边议边构思边联句，议完了，这一段也等于写完了。，
第三节的机关应用文的修改(一)（回首页）
的 刀不磨不快，文章不改不好。写文章不易，改文章更难。观点的深化，结构的紧凑，语言的精粹，往往依靠修改。保尔·拉法格在《回忆马克思》一文中说:“马克思决不出版一本没有经他仔细加工和认真琢磨的作品。他不能忍受把未成的东西公之大众的这种思想”。毛泽东同志曾多次批评一些人写文章不做认真修改的草率作风，他说：“文章写好之后，也不多看几遍，象洗脸之后再照照镜子一样，就马马虎虎地发表出来。其结果‘下笔千言，离题万里’，仿佛象个才子，实则到处害人。”鲁迅在《答北斗杂志社问》一文中写到：“写完后至少看两遍，竭力将可有可无的字、句、段删去，毫不可惜。”唐代欧阳修到了晚年还孜孜不倦地修改自己的著作，他妻子和他开玩笑说，你是不是怕先生责怪呢?他回答说“非谓先生嗔，畏后生耳”。宋人朱弁在《曲洧旧闻》中说到欧阳修写文章时说：“读欧公文，疑其随意写出，不假斫削功夫；及见其草，修饰之后，与始落笔，有十不存五六者，乃知文章全藉改窜也”。有的同志在谈写文件的体会时说：“文件是在准备好材料后，想出来的，写出来的，改出来的。”这确是经验之谈。可见修改润色，是写文章的一种必不可少的重要环节。因为无论任何作者，不管他写作经验如何丰富，才思如何敏捷，写作中总有思虑不周、疏漏失误之处。特别是初稿，绝大多数只能说是毛坯，必须进一步精雕细刻才能成章。机关应用文，由于它具有强烈的政治性，实用性，就更应该重视修改这一环节。
机关应用文的修改，主要是改立意、改观点、改材料、改结构、改语言。
一是立意要明确。就是说，文稿要说明和解决的问题是否清楚。如果中心不突出，目的不明确，提出解决问题而没有措施，让人看了不得要领，那就说明这个文稿还远不成熟，还需要进一步研究，动较大的手术。这方面常见的毛病是：
(1)文稿缺乏针对性。有的材料比较丰富，但缺乏分析研究，提炼概括，没有形成明确的贯穿全文的主题思想。其原因除缺乏写作经验外，主要是对文稿要着重解决什么问题没有形成明确的概念。
(2)主次不分。什么问题都想解决，结果在有限的篇幅内，什么都不突出或说不充分。这就应当根据不同要求，不同体裁特点，删节次要部分，留下主要部分。当然，经过大刀阔斧删改后，主题也就突出了。
(3)基础材料不足。主题思想不是从大量情况中概括出来的，而是作者根据道听途说或一鳞半爪的情况得出的结论。有的甚至是作者主观想象然后找了一些例证。有的则是材料不典型，缺乏说服力。这一类文稿，必须在材料的增、删、换和详略剪裁上下功夫，务必使材料充分表现主题而又扎实可靠，必要时应重新组织撰写。
(4)缺乏科学的分析。对具体事例分析不够，该详写的没有详写，该简略的没有简略，往往是事例自成体系，看起来很完整，但没有紧扣要论证的观点，没有以观点为中心使用材料，所以观点不突出，不鲜明，特别是对某些有争议的观点，作者主张什么，反对什么，必须有针对性地加以论证。如果只提出问题，不分析不解决问题，或者论述没有说服力，没有解决问题的办法措施，读者就会对文稿的基本观点产生怀疑。这就需要站在更高的角度上，对表达主题的观点和材料进行深入开掘。要十分注意，这种深入开掘，是有根据的分析提高，而不是任意拔高。
二是观点要正确。就是说在基本理论上站得住，符合客观实际，没有片面性。思想观点是文稿的灵魂，观点站不住脚，整个文稿就失去了它存在的意义。因此要以极大的注意力反复推敲，自觉地设置对立面，务必做到持之有故，言之成理，立论有据，辩驳不倒。
(1)要注意文稿的基本观点，特别是表达主题思想的观点，是否符合马列主义的基本原则，有没有违背辩证唯物主义的地方，象工作报告、工作总结、调查报告一类，对其基本观点更要严格把关，切忌片面性、绝对化，强调了一面，否定了另一面。比如，在总结工作时，讲成绩，常常容易肯定一切，说得尽善尽美。在批评别人时，又常夸大其词，把人家说得一无是处，否定一切。提倡民主时，往往忽视集中，甚至否定了党的领导。强调自由时，又否定了纪律，否定了四项基本原则。当前，在有关经济体制改革的文件中，经常出现提倡搞活经济时，忽视宏观控制；论述市场调节时，又全盘否定计划的必要性；不顾时间、地点、条件，一讲搞活就要求彻底放开；在强调思想政治工作时，往往说成精神万能；而讲物质鼓励时，又变成钱能通神，等等。特别是结论性观点，既要明确又要全面，要掌握好分寸，尽可能做到恰如其分。
(2)还要注意文稿的基本精神和各项措施，同党和国家的基本方针、政策、法令一致，同上级机关、平行机关、本部门的规定没有矛盾。如有违背党和国家的方针、政策、法令的必须改过来，否则和中央在政治上保持一致就是空话。至于和上级机关、平行机关、本部门的规定不一致，除专门否定或发展这些规定的文件外，也要使之一致起来，否则，会给工作造成矛盾，带来混乱。这方面特别要注意的是法规性文件。在现实生活中，两个规定互相打架的事是常常可以见到的。特别是不同部门之间，一要“放”，一要“收”，弄得有关方面无所适从。其原因，除了部门之间利害不一致外，就是文稿撰写者事先对情况了解不够，和有关单位没有通气、协调。违反法律甚至违反宪法的文件、告示也时有所见。比如，选举法规定，政府部门的某些负责人有的要人民代表大会或它的常委会批准，而我们有些单位，在有关干部的任免时，只写党内决定，而不写尚须人大常委会批准，甚至匆匆宣布，造成不良影响。《合同法》规定，违反国家利益或社会公共利益的经济合同无效。而不少经济合同的条款中出现只对合同双方有利，但却损害国家或集体利益的内容，如类似买卖或变相买卖属于国有的土地等。《刑法》第一百三十一条规定：“保护公民的人身权利、民主权利和其它权利，不受任何人、任何机关非法侵犯”。《合同法》规定：“订立经济合同，必须遵守国家的法律”。但有一份承包集体山林的合同，却写了“不准人畜进山，电枪打人概不负责”的条款，结果发生了电枪打死人的事件，承包山林者犯了过失伤害致人死亡罪，被判了徒刑。
(3)文稿本身的观点要始终如一，不能有自相矛盾的地方。如果一份文件本身的观点就很混乱，甚至“自打嘴巴”，印发后就根本无法执行，还会给工作造成混乱。这方面常见的情况是，两个矛盾的观点在同一份文稿中都被肯定；某个论点前面肯定，后面又被否定；要肯定的观点材料不充分，没有足以服人的例证和论述，而与此相对立的观点却写得十分生动具体，事实上压倒了正面的内容，客观上形成反宾为主的局面，造成了对该肯定观点的否定。还有证明观点的事例之间有矛盾，统计口径不一致，前面用工农业总产值，后面用社会总产值，前面讲全市，后面又变成某个区等等。
有的文稿内容本身没有矛盾，但由于某些话或例证在当时的环境条件下，会产生副作用，也要注意改过来，否则主观意图和客观效果会背道而驰。比如，有的文件为了说明一九八五年上半年的大好经济形势，举了利用外资和技术引进的例子，说明半年使用外汇超过前六年的总和。这个事实没有出入，意图也是好的，但结果却给人造成外汇储备大幅度下降的印象。引起一些人不必要的顾虑。
三是材料要可靠。也就是说文稿的情节、事例是否符合实际。审查情节、事例是否真实，首先是看例证和情节的“来路”是否清楚，是撰写者亲自调查的?还是从别的文件上摘引的?如果是从文件资料抄来的，要看是正式文件还是一般资料。正式文件一般说来内容都是经过反复核定的，但一般资料则不能轻信，最好再核实一下。其次看情节、例证是否符合生活逻辑。经常出现的问题是：有的情节与时间不协调，比如，让六十年代的青年上山下乡时高喊“振兴中华”的口号，说五十年代某领导干部就强调发展第三产业等。有的是人物的行动与他的思想状况不一致。比如说某市蔬菜供应紧张，一些个体户自动降价销售，鸡蛋供不应求时，农民自觉地为城市居民着想，主动用卡车往城内送蛋等。笼统地把个体户和农民的觉悟说得那么高，显然是不符合实际的。再次是看人名、地名、单位名称是否确凿无疑，特别是文件中要肯定或否定的单位和个人，不仅要注意情节是否可靠，还要从总体上分析，肯定或否定这些单位是否妥当，要尽量避免知其一不知其二，只见局部不见全体的毛病。
在情节事例上修改的原则是，把那些基本可靠但不完善的情节事例加以调整补充，把凡是没有把握而又限于时间和条件难以核实的，宁可更换或删掉，也不要“凑合”，敷衍塞责。否则一旦成文，会造成不良后果。某些文件因事实有误或事例使用不当而打官司、扯皮的事时有所见，既影响了团结，也浪费了双方的时间、精力，给工作造成不应有的损失。
四是结构要顺畅。也就是说文稿的形式、结构要合格、合理、清楚。逻辑结构是文章的形体，必须严密顺畅。机关应用文在这方面的要求更为严格，必须条理清楚，因果和转折紧凑合理，使全文浑然一体，无懈可击。而不同的文体又有不同的格式，不能任意改动，如果在逻辑结构上出现漏洞，或者在格式上张冠李戴，不仅会给读者带来理解上的障碍，认识上的混乱，甚至还可能使整个文稿失败。
首先要看文稿是否“合格”。有些同志头脑中没有格式的概念，常常出现格式不完善、次序颠倒或张冠李戴的情况。比如写《请示》常常和《报告》混淆。《报告》是陈述性文件，不要求上级答复。《请示》则是请求性文件，是要求上级回答的。但有些《请示》常常标明“请示报告”，其实“报告”两字是不必要的。《请示》结尾应写“以上意见是否妥当，请批示”、“请示”、“请批准”，“请批转”等，但有的则写成“请审阅”、“请审查”等。相反，有的《报告》却把“请审阅”等写成“请指示”、“请批准”等。又如《通知》和《通报》，前者是把一些事项告诉有关人员知道，一般要求照办，有一定约束力，后者只是起倡导、警戒、启发和沟通情况的作用。有的同志常常把批评错误倾向的通报和督促检查工作的通知混淆起来，使人产生误解。
其次要看文稿是否层次清楚，条理分明，是否紧扣主题思想，符合人们的思维习惯，段落之间是否相互照应，形成有机的联系。一般来讲，在内容的先后次序安排上，最好使用开门见山，一针见血的方法，把最重要的核心的问题放在前面，尽可能避免使用倒叙、插叙等手法。需要分段的文稿，应围绕主题，有层次地安排好段落，使之文气相接。如有脱节之处，一定要给以弥补，用几句过渡语或转折话使之相连。颠倒之处，也要给以调整。
再次是看引申发挥之处，是否必要。的确，许多新鲜观点常常是引申发挥出来的。但一定要注意，引申发挥是为了说明和深化主题，要适可而止。如果游离于主题之外，随心所欲地发挥，就成了文章的累赘。尽管有的地方可能有新鲜观点，也要下决心割爱。有的同志喜欢引申发挥，总以为自己的见解新鲜深刻，总想多说几句，结果往往模糊甚至掩盖了主题。这也是导致文稿失败的常见毛病。
五是语言要精确。语言精确，是机关应用文的生命。在对机关应用文语言进行修改时，应当注意做到这样几点：
(1)要得当。当前，机关应用文在语言方面不得当、不准确的毛病是：①概念含混不清。比如，把“免职”写成“解职”，前者不含贬意，后者却是对不称职或者犯错误者使用的。把“遇险”说成“遇难”，把“转业军人”，说成“复员军人”，等等。又如，“某检查评比小组深入到某区四百三十一个机关、单位、工厂、学校，检查文明礼貌月的活动”。其中，“单位”这个概念是“机关”、“工厂”、“学校”的属概念，不能并列，混淆种概念和属概念。应改为“深入到某区机关、工厂、学校等四百三十一个单位”。②判断不恰当。比如把“北京站发生爆炸事件”说成“北京站爆炸事件”。又如，“不扫除本村的文盲绝不嫁人”，这种提法就不恰当。老年和弱智文盲是不可能扫掉的，难道就永远不嫁人?《水浒》中对武松杀死西门庆，定罪就很讲究，是“仇杀”还是“斗杀”?如果是“仇杀”就应偿命，但他是为民除害，最后定“斗杀”，只给充军四年的处罚。③缺乏逻辑性。比如一份《决定》中，先写了“新的《奖励暂行办法》公布施行以后，大大调动了职工的生产积极性，体现了按劳分配，多劳多得的原则。但也有不少同志提出不同意见，思想一时不能统一。特决定此办法暂停执行”。办法既然很好，而且“大大调动了职工的生产积极性”，只因少数人提出不同意见就停止执行，是毫无道理的。一份《调查报告》对某人在“文化大革命”中表现的结论里有一句“参加打砸抢事件，打伤一人”，而在叙述事件过程时却说，伤者是在自卫时，从楼梯上掉下来受伤的，并不是被人“打伤”的。这是论据和论点不一致。还有“十七岁的×××是省人大代表”，而宪法规定公民在满十八岁才有选举权和被选举权，“市总工会决定开除其党籍”，党籍怎么能由工会开除?“正式举办政工研究班的几十名连队指导员、教导员、政委们”，而连队是不设教导员和政委的，“某某到检察院当副院长不久”，中华人民共和国检察院组织法规定：“各级人民检察院设检察长一人，副检察长和检察员若干人”，并没有院长的职务。
(2)要得体。文稿的内容、语气和它的制作部门的地位要相称，用语要和作者的身份、读者对象、所要达到的目的，以及客观环境和谐一致，恰到好处。说什么，不说什么，说到什么程度，用什么词汇都要认真考究。报喜祝捷要热烈欢快，颁布政令应严肃庄重，批驳错误要有理有力，提出请求应平和委婉等。比如，请示性公文，用语要谦恭、讲究礼貌，结尾用“望”、“请”，“给以指示”等，表示下级对上级的尊重，不能用“必须”、“如何”等很硬很大的口气。《指示》要庄重周密，不能用乞求的口气。《命令》要斩钉截铁，毫不含混，不能出现依违两可的毛病等。同样是查煤气表的《通知》，一份很得体，把查表日期、时间安排写得很具体，希望住户到时候家中留人。而另一份则是：“请注意，本月二十五日至三十一日家中留人查煤气表。否则，一切后果由个人负责”，成了一纸“通喋”，使人看了很不愉快。《海报》应该写得通俗、明白、实在、吸引人，有一份《海报》却写：“我团精采中外佳作，广集古今绝唱，高雅通俗，兼荣并貌……力求以各种风格和表演形势给大家以美的陶冶”，调门甚高，口气甚大，可惜使人看了莫名其妙，什么是“兼荣并貌?”什么是表演艺术“形势”?这是自己出自己的洋相，只能起相反的效果。
(3)要通俗。公文要明白易懂，使人容易接受，这就必须提倡朴实的文风。这方面常见的毛病是：①好用半文不白的词句。比如一份报告中有这么一段话：“反对报虚者得喜，报实者得忧，制止做表面文章，这话言之亦久矣，但在某些单位，说之者只管说，做之者只管做，彼此相安无事，何也?言而无‘法’，缺乏具体措施、办法使其然也。”我们并不一概反对使用之、乎、者、也一类的古词古语，用得适当、妥帖也可使文章增色。但上面这段话，道理虽然不错，但读起来很别扭，之乎者也用得十分勉强，象一个穿西装的人，戴了一顶瓜皮小帽，很不协调。②赶时髦，好使用一些所谓“现代化”的词语。比如，有个材料说，他们那里开展思想政治工作采取了“立体交叉式谈心活动”，什么是“立体交叉”呢?其实就是我们常讲的上下级或同级之间广泛开展谈心活动。还有什么“要树立整分合观念”，什么叫“整分合”，就是整体规划下的合理分工。本来用通俗朴实的话就能说明白，但却硬去追求所谓“新词语”，结果却是舍明求暗，舍清就浊，反而把人家闹糊涂了。唐朝诗人杜牧曾说“苟意不先立，止以文彩辞句绕前捧后，是言愈多而理愈乱”，“意全胜者，辞愈朴而文愈高；意不胜者，辞愈华而文愈鄙”。老舍也讲过“字没有高低贵贱之分，全靠用的恰当与否”。这些都是经验之谈。③滥用修饰语。修饰语用好了可以状物、写景、抒情、达意，可使文章更有层次，更加准确。但如果象滥发纸币一样，就会贬值，甚至发生相反的作用。“文化大革命”中用“最最最”表达廉价感情，就很使人厌烦，早巳被人们唾弃。现在一些广告上的所谓“誉满全球”之类夸张词语，也成了相声的材料。还经常见到一种现象，凡是领导讲话都说成是“重要讲话”或“重要指示”。有些固然是重要的，但相当多的同志是即席表态，并无深刻的思想见解或强烈的针对性，实在并不那么“重要”。还有为了表扬某人就说他“从不考虑自己”、“从不说违心话”。其实一句违心话不说的人，世间是没有的。面对垂危病人，有哪个正常人会说“你快死了”?不考虑自己的人更是不存在的，能公而忘私，个人利益服从国家和集体利益就很好了。
(4)要讲究提法。文件中的提法很有考究。提法的变化往往代表一种思想、观点、政策的变化。比如，我们过去只讲计划经济，以后又讲“计划经济为主，市场调节为辅”，现在的提法是“有计划的商品经济”，它都反映了理论和政策的变化。必须注意这些变化。机关应用文的提法，一定要和党中央在政治上保持一致，凡是与中央文件不一致的提法，要按照中央文件改过来。如果看不到中央文件，要参考中央报刊的提法。
(5)要规范。机关应用文中的专用名词、时间、数字都要规范化。专用名词在文稿中第一次出现时一般地讲要用全名，比如“北京人艺”要写“北京人民艺术剧院”、“市人大常委”也应写“北京市人民代表大会常务委员会”等。要特别注意有些专用名词不能随便简略。比如“党的十一届三中全会”，不应简化为“三中全会”，因为“三中全会”九届、十届，十二届、十三届都有，以后十四届也可能还有。时间长了，特别是存档的文件，不写全称就给后人带来麻烦。还有“打击严重经济犯罪办公室”，在文件中不能简略为“打办”，因为过去还有过“打击投机倒把办公室”、“打狗办公室”等，一简略就搞乱了。在一份文件中这样写：“会议期间组织大家看了‘两户’、‘一体’的典型”，“卫生院的手术室能进行兰、疝、甲切除”，“孕妇做人流、引、刮需要到县医院去”等，这里“两户”、“一体”究竟是指什么?“兰、疝、甲”和“人流、引、刮”又是指什么，不作农村工作和医务工作的人恐怕一下子是弄不明白的。有的专用名词的简略在口头上可用，如“中央体制改革委员会”，有的叫“中央体改委”，有的叫“中改委”等，但见诸文字就要写全名。有些目前流行的专用名词口头讲也不妥当，如“微机”，到底是微型电动机，还是微型电子计算机?还是微型电视机?还有什么“三眼女牛”、“五眼男牛”，据说是指皮鞋，就更怪诞了。还要注意把某些按规定不能用的词改过来，如“苏联十月革命”改为“俄国十月革命”，因为“十月革命”时，苏联还未建立。“满清”要改为“清朝”，“礼拜”应改为“星期”等。
时间的表述上要用具体的日期，不要用“今年”、“明年”、“今天”、“明天”、“本月”、“上月”等，因为过了一段时期，所谓“今天”、“今年”就不明确了。还要注意写完整，比如一九八五年，不能写成八五年，是“一七八五年”还是“一八八五年”?因为文件要长期保存，目前能理解的，若干年后就可能带来麻烦。数字要前后一致，不能在同一篇文稿中一会儿用阿拉伯数字“450元”，一会儿用中国字码“四百五十元”。基数、序数、分数、倍数、确数、概数不能混用，特别要注意增减数字时，在增加、提高、上升等后面要区别“到”和“了”。“到”是原数和增加数之和，“了”则仅仅是增加数。计算超产数字时，不能用“完成了×年的任务”、“跨进了二OOO年”等提法。因为按现有的定额推算若干年后的任务是不科学的。
在全文修改后，回过头来再研究一下标题是否准确、醒目。句子是否通顺，并尽可能删掉可有可无的字、词、句，搞一次最后的“精兵简政”，然后把文件的时间订正一下。
机关应用文的修改还要注意方法，方法对头就可能更进一步，提高文件的质量，加快成文的进度，通常行之有效的方法主要是：，

的 第三节的机关应用文的修改(二)（回首页）
一、请有关同志提意见。初稿写成后，请有关同志提意见，看来容易，其实并不简单。有的同志总以为自己的文章好，一旦脱稿便爱之甚深，自己修改特别是大删大改，总是下不了手，而请别人去看、去评论，又顾虑重重。其实，正因为自己下不了手才更应请人去评论。一个人的思想总有局限，对问题也不可能考虑得那么周到。即便是思想水平较高，文字能力较强的人，或者是集体写作，也不可能把文章写得那么十全十美，毫无修正、提高的余地。特别是重要的、大型的文件，更应广泛征求意见，才能写得比较完善。唐代大诗人白居易曾说：“凡人为文，私于自是，不忍于割截，或失于繁多，其间妍媸，益又自惑，必待交友有公鉴无姑息者，讨论而削夺之，然后繁简当否得其中矣。”(《与元九书》)毛泽东同志在《党委会的工作方法》一文中说：“有些文件起草出来压下暂时不发，就是因为其中还有些问题没有弄清楚，需要先征求下级的意见。”事实上，一些重要文件起草后征求各方面意见，然后修改定稿，是我们党的传统，也是党内民主的一种表现。党的十一届三中全会以来，这个传统更加发扬光大。近几年来，凡是党内的重要文件，都是请各方面广泛讨论，征求意见，然后修改定稿的。十一届四中全会所作的《关于建国以来党的若干历史问题的决议》的成文，就是几下几上而制定的。一九八五年党的代表会议上通过的《中共中央关于制定国民经济和社会发展第七个五年计划的建议》也是广泛征求有关部门的意见，先后修改了七稿。又在党的十二届四中全会和党代表大会上进行—厂讨论，形成了最终的第八稿，如果把第八稿和尚未在较大范围内征求意见的第五稿比较，就可以看出，思想的深度，内容完善程度，文字的准确精炼，都有极大的提高。大文件如此，小文件只要时间允许，也应照此办理。对多数文件来说，征求有关方面的意见，应作为写作的一个必不可少的环节。
二、初稿写成后，如果有时间，不必急于修改，可以先放一放，一方面征求意见，另一方面作者也冷静冷静，看看有关的参考材料。因为人们写文章时总是处于兴奋状态，思想一钻进某一些问题，很难出得来。一些主观片面的东西，当时不易发现，一旦冷静下来，就能够客观地去分析研究问题。这样，文件可以修改得更全面深刻。这也可以叫写文章的“冷处理”。鲁迅先生指导青年写作时也很强调这个方法，在《致叶紫》的文章中曾说：“等到成后，搁它几天，然后再来复看，删去若干，改换几字。”
三、有些文章，初稿写成后，还可自吟自诵。有时写的时候认为通顺易懂，一旦念了一遍，就会发现许多问题。有的是思路不畅，文气不顺；有的是思考不周，忽视了应当表述的思想内容；有的则是语句不通。只有认真加以修改，才能取得比较满意的结果。老舍先生曾说过：“文章写完之后，可以念给别人听听。念一念，那些不恰当的字句，不顺口的地方，就显露出来了，才可以一一修改。文章叫人念着舒服顺口，要花很多心思和功夫。”这确实是经验之谈。，

第四节的机关应用文的审定（回首页）
的 机关应用文经过认真修改，撰写者和有关方面已经大体满意，应当说写作的任务已经基本完成，但不能说文件已经最后形成。形成文件还有一个程序，就是审查定稿。文稿只有经有关领导审定签字同意后，才能付印、发送。这是保证文件质量的最后一关。这一关把得好，不仅可以进一步避免文件的差错，有时还是文件质量的一次再提高。
对审定者来说。如何才能把好这最后一关呢?首先应有对党对人民高度负责的精神，一丝不苟地加以审核，不放过任何细微末节，尽量努力做到万无一失。这对于领导同志来说，应当是不成问题的。但光有认真负责的态度还不行，还必须掌握审核的方法。机关应用文的审定，从内容上讲，主要是把好三关。
一是政治关。要再一次推敲文件中的思想观点是否符合马克思主义的基本原理，是否符合党的方针和基本政策。因为领导同志一般来说比作者站得更高，看得更全面、更深入，了解的情况也更多一些。应该从更高的角度上去发现问题，纠正偏颇。特别是对一些政治问题的提法，一定要和党中央保持一致，把一些不符合党的路线、方针、政策的观点和提法纠正过来。
二是事实关。对一些情节、事例要重新审核一次。凡是有疑问的，都要请作者核对，绝不能马虎，过分相信自己的部下。要特别注意表扬或批评某个单位、某个人的内容，凡有含糊之处，能核实就核实，不能核实就删去。
三是文字关。审核者主要是在文字的准确上下功夫。有些文字上的偏颇，往往是思想上的毛病。审核者审查文字主要不是从语言、逻辑等技术上着眼，而是从思想政治上着眼。当然有一定文字能力的同志，也可以随手把语言文字技术上的毛病改过来。
从方法上讲，一是要认真阅读思考全文。有的审核者对文章的起草、修改一目了然，甚至参与了讨论修改，对文稿的内容比较清楚。有的领导同志没有经历这个过程，审核时，常常遇到对某些内容不理解、吃不透的情况，这就需要先把文稿多看几遍，把内容吃透而后定稿。在实际工作中，有的领导同志因为事情较多，工作较忙，又要在有限的时间内完成审稿的任务，因此，常常对全文还未融汇贯通，就边看边改。有的内容，本来后面已经写了，由于看得不仔细，又在前面加上一段，结果是劳而无功，看到后边还得把前面增加的内容删去。
二是遇到和自己观点不太一致的地方，要冷静思考。要把原稿的观点和自己的想法反复对比，看看是原稿的毛病还是自己的偏见，不要一见不同观点就火冒三丈，提笔去改，这样往往容易把正确的观点改错。一般来说领导同志水平应当高些看问题可能深刻些，但并不能说领导一定比文稿的作者强，更不能说各方面都强。特别是经过多次讨论、反复修改的稿子，其中的观点都是认真推敲的，如果自己不同意，可以和作者探讨。但这种探讨应该是平等的，交换意见式的，而不是把自己的观点强加于人。
三是对于改动的地方，最好再返回去征求作者的意见，让他们再审查一下，看看改得是否妥当。因为作者对文稿是经过深思熟虑的，改得对的地方作者也许可以从中受到启发，在文字或内容上作进一步的加工，使之更加完善。如果改得不大妥当，作者还可返回来商洽，避免改错。这样做不仅是对作者的再提高，也是对作者的尊重，使领导与被领导之间关系更融洽，下级对上级也更信赖。
审定文稿还有一个任务，就是在审定之后，要思考一下:这个文件发出后，效果如何?时机成熟不成熟?会不会产生副作用?如果时机不成熟，就应该放一放，等待条件成熟再签发。如果会产生副作用，就要考虑文件的重新修改。如果副作用是不可避免的，应考虑文件发出后采取什么相应措施加以弥补或消除。作为一个领导者，这些问题都要经过周密思考，才能避免失误。
的第五节的机关应用文的校对（回首页）
的 校对是保证文件不出差错的重要环节之一。在高、中级机关，特别是党政领导机关，机关应用文形成过程中的校对环节是十分重要的。多数单位在印制部门设有专职校对人员，有严格的校对制度。比如对一般文件必须做到“一校一读”，即先由两人对照原稿唱校一遍，然后再由一人细读一次。有些重要文件则规定“两校一读”，甚至“两校两读”。但不少基层单位和相当一部分大、中型企业则往往忽视这个环节，错字别字、错误标点、甚至丢行掉句、段落倒错的文件，时有所见。究其原因，除了文件起草、定稿者的疏忽外，就校对来说，主要有三个问题：
一是制度不完善，没有制定严格的校对责任制。有些机关的文件印制部门，虽然有专职校对，但没有提出对校对工作的明确要求；没有设专职校对的一些中、下级机关，多数也没有制定这方面的规章，常常是“谁有空谁校对”。少数单位的一些打印文件甚至不校对就发放。
二是校对者的责任心不强，不是遂段、逐句、逐字地和原稿相对照，而是顺着校对稿浏览一遍，自以为通顺了就“放行“。特别是一些起草文件的同志本人校对时，以为文件是自己亲手起草的，不必象专职校对人员那样逐段逐句核对，更不愿找别人同自己一起唱校。因此，不仅底稿中原有的错误没有得到纠正，在印刷中出现的新问题，也因为马虎而没有发现、纠正。
三是不了解校对工作的基本要求，不掌握校对的基本技能。这种情况在一些基层单位是比较普遍的。
那么，搞好校对需要掌握哪些基本原则和技能呢?
一、校对必须以原稿为准。原稿是经过起草、修改、审定多种环节才定下来的，一般说差错是极少的。校对的主要任务是纠正印刷过程中出现的新的差错。而原稿中的差错，校对者是不能负责的。因此，校样和原稿对照时，把不符合原稿的地方纠正过来，就算完成了校对任务。从原则上讲，校对者无权修改原稿，如果对原稿任意删改，就超出了他的职责范围，是不允许的。这也是校对的一条纪律。但是在校对过程中，一些工作熟练，思想和文字水平都比较高的校对者，常常可以发现原稿中的毛病。遇到这种情况，应当怎样对待呢?属于技术性问题，比如明显的错别字和错误的标点符号，应当随手改过来，这不仅是允许的，而且是必要的。有的错别字如果自己一时拿不准，要查字典，然后报告起草者。属于不正确的思想观点或不符合实际的事例，校对者发现后，不应随便改动，而应及时转告文件的起草者或审定者，由他们决定是否改动。这不叫“越权”，而是对工作高度负责的表现。
二、要掌握校对的符号及用法。校对有一整套专用符号。由于过去使用的符号较乱，国家出版局专门发文，把校对符号加以标准化，制定了《中华人民共和国专业标准校对符号及其用法》，从一九八二年起试行，共有二十二类符号，见本书第69－72页。
这二十二类符号，同样适用于机关应用文的校对工作，必须严格遵循。如果用好了，即可提高工作效率，又可避免校对工作的差错。
3．不注意文件的整齐美观。对校样的字与字、行与行的距离不加过问，对过宽或过紧的距离不去纠正，文件印制后，给人很不舒适的感觉。机关应用文是比较严肃的文体，应当更加注重这方面的问题。
三、校对要尽可能纠正文件印制中各方面的技术性问题。除文件正文要认真校对外，还要注意：
1．标题的位置、字体的大小和排列是否适中、醒目、美观。目前许多文件的标题特别是小标题，或挤在一行，左右顶头，或并成两行和三行的“豆腐块”，都很不美观，一定要推敲一下如何排列为好。
2．文件的格式、编号，主、抄送单位和发文日期是否准确。如果这些方面出了差错，就会给文件的传递和保存、查阅带来许多麻烦，有的甚至造成政治事故，必须认真审核，校对。
3．用印和签字手续是否符合要求。有些基层单位发文该用印的往往不用，应签字的也不签字，这就失去了它的法定可靠性。有个别文件该用政府部门印的，却用了党组织的印，应主管负责人签字的，却让不符合签字条件的人代签。对这些问题，校对的同志都要注意，提请有关同志及时改正。一般情况下，校对完正文后，最好作一次全面的复查，然后付印。
当然，不同的部门，不同性质的文件，校对的程序有所不同。有些文件只要一校，有的则必须二校、三校。有的是专职校对负全责，校对后要签字才能付印；有的则是文件起草部门或起草者负责校对，有审定者签字即可付印，等等。不论哪一类程序，校对者都必须以高度的责任心对待这项工作，努力做到使文件尽可能不出差错。
 
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