厦门夏萱实业有限公司:谈企业工作总结的写作

杨建民

  写工作总结是对以往的工作进行分析、研究、归纳、综合的过程，在企业综合性文字材料中使用率较高，一般来说，企业把工作总结当作本单位领导的工作报告使用，它对于本企业不断提高认识，发扬成绩，吸取经验教训，加强和改进当前工作等具有重要的作用，同时，又可供上级了解情况，发现典型，以便及时指导工作。因此，写好工作总结是文秘人员日常工作不可推卸的一项艰巨任务，也是文秘写作中具有相当难度的大文章。笔者认为，写好总结应着重把握好以下几个方面：
一、全面掌握材料，熟悉企业基本事务
拥有充足的材料是写好总结的前提。材料是为某一写作目的收集、摄取以及写入文章之中的一系列事实或依据，也是一切应用文的写作基础，是文章的血肉。没有丰富的实际材料作为叙述、归纳与评判的基础，总结的内容很难做到准确、全面、客观、公正，写出的文章就不能达到内容充实，而会空洞无物。多数文秘人员为何一写总结就怵头，“不怕飞机大炮，就怕总结报告”，其主要原因就是不清楚、不全面掌握单位情况，对本单位在某一阶段所做的工作、取得的成绩等心中无数。因此，文秘人员要做有心人，平时做好写作准备，处处留心、时时在意，做好日常资料储备、分类、整理汇总等工作，奠定写作基础。平时要多参加会议和重大活动，及时了解上级领导的思想意图和战略行动，掌握第一手资料。
此外，还要不断学习掌握基本的企业管理知识、法律知识等，熟悉本单位的生产及业务、行业政策及动态，留心报刊上的重要信息，紧跟形势，争当内行，这样才能说“内行话”，具有较高的鉴别力，居高屋建瓴之势，写出的文章才能具有较强的针对性和指导性。
二、把握写作特点，做到结构严谨，条理清晰
首先要在已占有大量材料的基础上，进行思维加工，围绕主要工作精心编写提纲，进行“书面设计”，把总结的整体轮廓用文字固定下来，做到心中有数，条理井然。通常遇到的情况是，写总结时间较紧，有的作者认为再写提纲又耽误时间，结果在写作时或丢三落四，或层次不清楚，适得其反。
其次要掌握总结的结构形式，分清层次，让人一目了然。一般地，在开头部分应从全局着眼，简要概括地交待一下基本情况，包括开展工作的时间、背景、条件和主要成效，使读者或听众先有一个总的印象。
如某公司总结开头为：
自2006年7月＊日公司注册成立以来，在＊＊事业部的正确领导下，在社会各界的关心支持和各级相关部门的帮助下，我们一手抓项目跑办工作，一手抓企业内部管理，经过全体员工共同的努力，克服了种种困难，使得各项工作已取得巨大进展。2006年主要工作完成情况如下：
主体是总结的核心部分，一般写主要成绩、措施、经验和教训。可采用贯通式或小标题式，前者把总结内容的叙写一气呵成，可按工作的进展过程顺序介绍，在行文过程中，对每部分内容不予独立划分，只用分段来表示叙写层次；后者根据总结中有关内容的相对独立性，分别拟出小标题，每个小标题分别代表着每部分内容的重点。

无论采用什么结构形式，都应做到层次分明，有条不紊，具有较强的逻辑性，符合人们的认识规律，这样才能深入人心。要先吃透材料，通过筛选、分析，找出材料与材料之间的内在联系，并进行思维加工，将零散的、感性的材料，通过归纳、分析，使其上升到系统、理性的高度，确立观点，再通过采取“合并同类项”的方式，分门别类地整理材料，把它们有机地贯穿起来，层层相连，环环相扣。忌干干巴巴罗列材料，毫无章法，文章就形不成一个有机的整体。需要强调的是，要提炼主题，做到围绕主题选材料，并恰如其分地表现主题，佐证观点。
经验、教训部分也要予以充分重视。任何工作都有可供探索的经验，“失败是成功之母”，教训也是反面的经验。需要注意的是，在写作时对工作中存在的问题和教训要着重从主观上分析透彻，忌舍本逐末，强调客观，这就失去了意义。
例文：
一、加大项目跑办力度，积极做好各项准备工作
组织完成了《项目申请报告》(2版)的编制工作。此报告由＊＊委托中国＊＊设计院进行编制。为尽早完成报告，公司组织精兵强将赴＊＊近距离沟通，具体参与报告修改，并实地参观、考察＊＊有限公司，结合有关专家意见和建议，形成申请报告第＊＊版。新版申请报告的完成为各项前期工作的完成扫除了技术障碍，并于＊月＊日形成最终版，作为上报核准的基础文件。
环境影响报告书的编制工作顺利进行。由于＊＊，＊＊。为确保重新编制项目环境影响报告书的质量，一次性通过评审，公司与中国环境科学研究院联系，并签署合同，由＊＊为我公司重新编制项目环境影响报告书。合同约定报告书编制完成时间为2007年＊月＊日。现正在催办报告书编制进度，争取在今年＊月下旬提前完成。
项目的土地、铁路专用线审批等工作已经全面展开。其中土地预审工作已按流程在元旦前通过＊＊＊＊，将于今年＊＊月下旬提交部务会审核，有望顺利通过；铁路专用线工作也已经完成了可行性研究报告的编制工作。＊＊月中旬，我公司顺利通过＊＊局组织的可研审查会。目前，我们正积极组织有关材料，准备报＊＊。
二、加强企业内部管理，推动重点工作的顺利进行
（一）做好基础管理工作，完善企业内部管理制度
1?郾企业运行步入规范，公司组织架构确定。
我们参照国内行业内先进的岗位编制设置模型，结合本企业工艺设计路线和设备配置设计情况，完成了公司建设期岗位编制的设计工作以及各部门的工作职责的定位和职责编写工作，进一步明确了各部门的职责和权力，理顺了部门之间和部门内部之间各岗的工作关系。
为了保障职工合法权益，我公司积极与劳动监督管理部门联系，建立并实行全员劳动合同制度；根据事业部有关“薪酬设计方案指导意见和补充意见”，比照行业和当地的薪资水平，结合本公司的实际情况，完成了公司的《薪酬设计方案》和《员工工资水平测算表》，并且认真实施；通过积极与劳动部门协调，完成了去年公司员工的“四险一金”登记、审核、申报、缴费工作。
2?郾扎实推进绩效管理工作，提高工作质量。通过多种形式培训、沟通，不断提高对绩效管理的认知，并且以公司项目建设期的成本、工期、质量、安全为核心理念，以KPI为构成要素，从部门到岗位建立起覆盖全员的分层次分类别的业绩评价体系。今后，我们要增强紧迫感，将此项工作引向深入，逐级落实到位。
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最后写今后工作的努力方向或设想部分，应引起注意的是，要针对工作中存在的问题、不足，提出切实有效的改进措施，表明决心，鼓舞斗志，更好的发挥主动性、积极性，确定以后工作的努力方向和奋斗目标。
例文：
2006年我们取得的这些成绩与大家的辛勤工作是分不开的，大家来自五湖四海，为了项目建设的顺利进行，抛家舍业，加班加点。正是因为有了大家的无私奉献、积极进取、团结协作，才会有＊＊项目今天的成绩。但是，我们在看到这些成绩的同时，还应该看到项目进行过程中存在的一些问题这些问题需要我们在今后的工作中有所改进：
1?郾在工程设计中存在着设计院多、总院位置不突出现象。目前有五个设计院在进行工程设计，相互条件提供主次不明确。
2?郾由于项目前期核准要件尚未落实，因此，项目建设存在一定的风险。
3?郾团队建设需要进一步加强，要通过行之有效的培训，进一步统一认识，扎实推进，稳步提升队伍的整体素质。
4?郾关于铁路专用线选址问题。
三、做到内容主次分明，抓住工作重点
工作总结要做到重点突出，分清主次，既要避免以点代面、挂一漏万，又要防止面面俱到、事无巨细，平均使用笔墨，否则，就会淹没重点，使人看后如过眼云烟，难留印象。一些企业的工作总结常犯的毛病往往就是详略失当、主次不分，该详的未详，该略的未略，有的写了十件事，一件事也没说明白，造成面面俱到却又处处浮光掠影。这里，关键是掌握详略的原则，即重要的详写，次要的一笔带过，本单位所取得的新成就、新进展、新经验和新工作等一般都要详写——说明起因、措施、成效和问题等。至于哪些事情该详写，还须围绕主题，用辩证法的观点去分析、判断，要经过纵横比较再做决断。
从全文看，成绩和措施部分要详写，其它部分要略写。如例文中提到的第一部分项目跑办工作较第二部分内部管理工作要简略的多，较好的分清了主次和重点，在具体写作中，要引起注意。今后工作的努力方向部分应做到简明扼要，有较强的针对性。
四、求实、求新、求精，在实践中不断提高写作质量
工作总结首先要做到实事求是，如实反映情况，不必求其“形象逼真，栩栩如生”。一要内容真实，实事求是，要有什么写什么，不能只报喜不报忧，更不能片面，前后矛盾，作者要有强烈的责任心、使命感和求真务实的作风，如果只是应付工作，是不可能写好总结的。二要内容充实，材料丰富，忌空洞无物，不得要领，泛泛而淡，贯用虚话、套话、空话。三是文风朴实，语言平实，直陈其事，用语朴实凝重，忌“大体上、大概、可能”等。
其次求新——新颖、独特，做到形式新、内容新、经验新。写总结也要善于创新，从相似中求不是，给人以新鲜感，体现本企业的实质工作。切忌贪图省事，改改数据、换换名词，那样就如千人一面，使人厌倦，影响表达效果。在行文时还要做到语言新，平时加强学习，用鲜活生动的语言进行表达。关键还要做到经验新，要从本单位实际出发，写出本单位最突出、最新鲜、最能反映事物本质的特点来，写出本单位新鲜实用的经验，用以指导以后的实践，使本单位超越自我，实现新的发展。写经验忌就事论事，宜就事论理，争取在主题、内容上创新。如本文提到的绩效管理内容，对新建企业是新鲜的、也是广为关注的，对今后工作也具有借鉴意义。还要注意的是，求新不是刻意标新立异，违背总结的写作要求。
再就是求精，既要做到语言精炼，又要准确、严密，避免重复■嗦，力求文约事丰，不拖沓冗长。为了确保其高质量，在成文之后还要进行讨论、修改，找出存在的问题，又针对性地加以完善，进行精细深加工，才能写出精品来。通过我们实践证明，这也是最有效的方法。
总结的目的是要从对过去的回顾中汲取经验教训以指导今后的工作，在写作中必须端正思想，增强责任感，养成勤于思考、善于思考的习惯。“冰冻三尺非一日之寒，滴水石穿非一日之功”，通过在实践中不断总结经验教训，增长才干，既形成理论联系实际的工作作风，又提高写作水平。总之，我们要真正使总结中得出的科学结论有较强的指导性、推动企业各项工作有条不紊的开展。

（作者单位：中粮生化能源（衡水）有限公司