麻城卫星地图:合知识（1）第四章 商务礼仪 第二节 开会、接待、拜访、赴宴的礼仪

综合知识（1）第四章 商务礼仪 第二节 开会、接待、拜访、赴宴的礼仪  

2011-01-27 15:29:57|  分类： 综合知识1） |  标签：拜访  对方  接待  客人  赴宴  |字号 订阅

来自我的课本：小榄镇第二期全民基础素质教育

小榄镇全民基础素质教育 综合知识（1）第四章 商务礼仪 小榄永年的博客

第二节 开会、接待、拜访、赴宴的礼仪

开会时的礼仪  开会时不能神游太虚，就算会仪的内容再无聊，你也不要与身边的人窃窃私语、走动、打哈欠，或者在纸上胡乱涂写，把曲别针别在一起，或撕碎纸张，卷成小纸球，更不可以神游太虚。

每个人都免不了开会，不管会议重不重要，都是你在他面前体现形象和气质的机会。一个人的素质怎样，往往在开会的时候表露无遗，所以千万要注意与会过程中会出现的一些小细节，以免“因小失大”，破坏你长久以来树立的形象。

仪表及服饰  出席会议穿着要保守些，可以考虑传统的服装，因为没有什么比新奇的外表更容易引起人们的大惊小怪了。选穿一套能使你看上去健康并且具有活力的服装，配上式样简单的罩衫，女士可以将丝巾和手链换成高品质的项链和引人注目的耳环。如果你很丰满，那你就穿得宽松一些。

举止细节  一定要按时到达会场。从时间观念上最能看出一个人的修养。开会时把手机设成震动或者干脆关机。否则一旦手机在会议中响起来,将是对与会人最大的不尊重。会议中别人讲话时,不要与身旁的人窃窃私语、走动、打哈欠等,这些是很失礼的行为。不要胡乱涂抹,或把曲别针别在一起,或撕碎纸张,卷成小纸球等,这都是对他人不尊重的表现。

会中尽量不离开会场，如果必须离开，要轻手轻脚，尽量不影响发言者和其他与会者；如果长时离开或提前退场，应与会议组织者打招呼，说明理由，征得同意后再离开。

参与  在开会过程中，如果有讨论，最好不要保持沉默；不呆若木鸡，这会让人感到你对工作或公司漠不关心。

反驳别人不要打断对方，应等待对方讲完再阐述自己的见解；别人反驳自己时要虚心听取，不要急于争辩。开会虽是一个自我表现的一个好机会，但不要处处与人针锋相对，或令对方难以下台。

轮到你发言时不要摆出双手紧握或双臂交叉胸前的防卫姿势，这些动作只能说明你比较保守。在这种情况下，如果听众不知道你在讲什么也就不奇怪了。发言时不要偏离主题，应该力求简洁，让人听明白重点所在，要言之有物，不要东拉西扯，不知所云。对团体讲话时,不要用“我”而用“我们”。

如何接待来访者  有些女职员把来访的客人区分为该亲切的和不用亲切的，而且表现得很露骨。其实凡是来公司的客人对公司来说都是很重要的，如果很明地怠慢客人，公司形象会因此受到严重损害。

想想看，你有没有因为自己太忙而怠慢了来访的客人呢？你可能以为客人会体谅一下你的繁忙，熟不知，正是由于你的怠慢而影响了公司在客人心中的形象。既然接待来访者的礼仪意义重大，那么你还是赶紧充充电吧。

接待  如果没有秘书或接待人员可引导访客自电梯、大厅或者接待区到你的办公室，在接到客人已经到达的通知时，你就应该亲自到接待区迎接、问候来客，并且带领他到你的办公室。

如果来访的是许多人，事前应准备足够的坐椅，免得临时到处张罗椅子，这样不仅浪费时间，同时也显得诚意不足。如果你暂时无法接见来访者，应按排秘书或其他有关人员礼貌接待客人，切不可让人坐“冷板凳”。

结束  电话约定的人到达时若你正在打电话，应该马上结束，并且告诉通话的对方，等这里的事处理完了，你再回电话给他。绝不能让客人在一旁等着，你却在会谈时还不停地打电话。接待来访者时，由于连续不断的电话而使会谈反复中断，是对来访者的莫大侮辱，也最容易引起来访者的愤慨,所以应尽量由秘书等人接电话。

会谈时  客人坐下之后你才坐下。来访者是为了同你谈某些事情才来的，要尽量让他的话说完，并且你的一举一动要表示你在认真听他讲。能马上答复或解决的事，不要故意拖延时间；不能一下子答复或解决的事，应告诉对方一个答案，不要随意拍板，不要轻易许诺，要约定一个时间再联系。不同对方观点时要克制恼怒；意见一致时，要抑制热情，不能喜形于色、手舞足蹈。

举止细节  最重要的一点，就是不要对来客有差别等遇。如果平时不注意这种情况，对来客虽然表面上非常的客气，但常会在不经意的谈话中得罪了客人，而自己却仍不自知。尤其是女性往往在说话及态度上表现出自己的想法来。说得好听一点，这样的人是正直而可爱的；但是作为公司的一分子来说，如果有这种态度就不太好了。所以，女职员应该有一个正确的观念，那就是，接待客人是以公司的身份来应对的，并不是以个人身份来接待他 。

结束会谈  如果想结束会见而对方又不知道时，你可以婉言提出如“对不起，等一下我还有一个会议要召开”等等；或者由秘书等人来催你去办理另一件事来告诉对方，你们的谈话到此结束；也可以用起身等身体语言告诉对方就此结束。

送客  等客人离开时，如果没有秘书陪他去乘电梯，或者秘书正忙着做别的事，你应该亲自陪客人到电梯口。如果客人不是自己开车来的，天气又不好，或者访客年纪很大，行动不便，应帮他叫来计程车，或派个人跟他一起出去为他叫车。如果你并非高层职位的员工，那么陪他出去叫车的工作就由你自己来做。

商务拜访的礼仪细节  如果需要等待接见，不要向秘书或接待人员做任何要求，不要随意与他人闲聊来打发时间,更不可以将怨气发在秘书或接待人员身上。你来拜访老板，但他所雇用的员工并没有义务接受你的命令。

在工作中因为出于各种原因，可能要去拜访别人,这时就更需要讲究礼仪，才能使你尽量顺利地完成工作任务。

预约  拜访的时间一般在周二以后比较从容。上午九9点到下午4 点30分是比较好的拜访时间。预约的时间，要把拜访多长时间也大致定下来。一般来说，普通的工作拜访应当提前一周预约，至少也得提前三天。今天预约第二天的拜访是最大的忌讳，这表明你的狂傲和对对方的不尊重。要尽量避免。如果要拜访的人特别重要、要会谈的事特别重要。你还应当更加提前，提前半个月、一个月，以便对方妥善按排。

与对方约好之后，并没有万事大吉。应当在拜访的前一天再确认一下，以防万一。如果对方真有特别的事不能赴约你该怎么办？坦率地告诉对方你感到很遗憾，但你充分理解对方的难处，并希望对方能尽快安排拜访的时间。对方会对你的善解人意而感动，为了弥补，他一定会尽快满足你的要求。

与对方预约时要注意，不能强加于人。特别是初次与对方联系而被婉言谢绝时，不要一而再、再而三地要求,这是缺乏修养和自信的表现。妥善的做法是，先抱歉打扰了对方，再说明自己很理解对方的难处，但要明确表示渴望拜访对方的愿望，希望对方日后有了时间就按排。这样，你会很快得到机会。如果迟到万一你真的因为堵车或是其他什么原因迟到了，一定要打电话通知对方。见面时首先道歉，不必解释，因为一车的解释都不如一句真诚的“对不起”有用。

等候接见  如果需要等待接见应该安静地坐着，不要向秘书或接待人员做任何要求，不要随意与他人闲聊来打发时间。你来拜访老板，但他所雇用的员工并没有义务接受你的命令。即使等候时间过长，也不检明显地抬腕看表或显出不耐烦的表情，更不可以将怨气发在秘书或接待人员身上。如果已经超过约定时间15分钟以上，可询问还需等多久，但不要不停地问，并且口中喋喋不休。实在无法等候可以向秘书说明并另定机会，不可大发雷霆。

到了拜会地点，你要明白自己应该坐在什么位置。一般来说，来客应当坐在下座。下座是离门最近的座位，上座是面对门、离门较远的座位。如果主人一定要请你上座,那就客随主便吧。

谈话 谈话应开门见山，不要海阔天空地浪费时间，求助时不能奴颜婢   膝。

告辞 对对方的举动应该十分敏感，当人家有结束会见的意思时应立刻起身告辞，切忌死赖着不走。尽量在吃饭之前离开，除非约好共同进餐。

如果这次拜访有第三者作介绍，一定不能忘记把拜访的情况告诉他，并对他表示哀心的感谢。这是非常重要的事情，也是一种有修养的体现。

商务赴宴的得体举止 在参加正式的商务宴会时，如果你穿着牛仔裤、旅游鞋，堂而皇之地去赴宴的话，可真会叫人贻笑大方了。

作为职业女性，你肯定会经常收到一些商务宴会的邀请，在宴会上你的一举一动不仅仅关系着自己的形象问题，还会给别人留下你公司或好或坏的印象。因此，对于商务赴宴的礼仪你是有必要补补课的。

应邀  接到邀请后，别让主人久等你的回音。在请柬回函里，马上告诉他去或不去，若你无法接受邀请，也可让对方早作安排。

取消约会  若你在答应对方之后又必须取消午餐或晚餐约会，应亲自用电话向主人道歉、解释。你也可以打电话给主人，邀请他在两星期内吃饭，这是你的责任，别再等他邀请你。

着装  注意你去的餐厅是否有服装规定。如果你要去的地方必须穿正式的套装或套裙，事前要向对方打听清楚（有些地方有严格规定，不充许穿牛仔裤、运动装者进入）。赴宴时服装有一点要警调，那就是作为女士不能穿裤子也不能穿短裙，以大方得体的过膝裙子为宜。

赴宴  不用早到，准时就行。你等主人，如同主人等你一样,都是不礼貌的。如果还有其他客人，则见了面要点头问候，不管你认识不认识都要一事同仁。

座次  若是一群人到达餐桌，别急着随便挑个座位就坐下来，应等主人安排就座。入席时，应根据请柬上注明的桌号和座位就坐。不过如非大型宴会，请柬上一般无此说明。在这种情况下，应自己找适当的座位坐下。请注意，正对门口的座位是上座，背对门口的座位是下座，如同桌中有老者，应待老者坐下后再就坐。就坐时，切勿拖拉坐椅，而应轻轻挪动，以免地板发出声音。

入座后  不应把手提包放在餐厅的桌子上。应放在脚上或椅子下。若担心里面的东西被偷，可以放在椅子靠背的前面，坐好紧靠着它。脚不宜伸向两边，以免碰到邻座。不要将臂肘放在桌上，也不要用手托腮或两手交叉在脑后。这时可与同桌者交谈，但不宜谈及过于敏感的问题，可让话题围绕此次宴会。

用餐时  别把餐巾铺在脚上。你的主人到场时，餐具应完全整齐干净（你的主人若第一个到场，他也应该如此）。别把纸张、档案和工具放在餐厅桌子上，它会破坏旁边用餐者的情绪，且使服务生为你服务时极为困难。

在小型午餐或晚餐会上，应该等主人开动，你才开始，除非他或她示意你菜上了就开始用。作为被邀请来的客人，别为自己的事招呼服务生，应由主人来处理与服务生之间的事。你应该告诉主人你需要什么，他即会处理。不要抱怨餐厅或服务，食品不好你不必硬要赞美什么什么都别说就可以了。

饮酒  在餐前应该只喝一杯饮料或一杯酒（不是~杯饮料再加一杯酒），否则主人可能认为你有酗酒方面的问题。生活中的每件事都有它的意义，一个女人只喝一杯不含酒精的饮料，显示女人对自己负责。

谈公事  不宜由你决定何时谈手边的业务，该由你的主人带头谈起公事，不过要经过十分钟的聊天或用餐半小时之后才开始。聊天可以使彼此不拘形式地相互了解，而彼此间的关系也变得更好、更轻松。如果一坐下来，就对主人提起你对某些事的看法，你不是在表现你的知识和聪明，你是在告诉他，你太积极、鲁莽，而且没有耐心。

在商业餐会的餐桌上补妆可绝对不行。纯粹社交性的晚餐，女性没有涂口红会很难看，在餐会结束，没有人注意你在做什么时，可以迅速对着手提包里的镜子补上口红。如果在你的附近有一面镜子（挂在墙上，或整根屋柱是镜子），记得不要对着镜子梳扰头发、查看口红，甚至拉拉文胸的肩带等等，在餐厅里被人看见这种私人的事，实在不礼貌。

宴会尚未结束而自己已吃好，不可中途离席。当主人起身离席后，客人才可依次离席，离开前应向主人道谢。做客之后。要写一封谢函,以答谢对方的好意。

对方爽约还有一种情况，就是你被主人放了鸽子，这时若你在餐厅等了20分钟，而主人还没到场，应打电话给他的办公室；如果他们也不知道他在那里，最多等40分钟，然后留个字条给领班，即可离去。如果你空等一场，你应该得到一封道歉函。            

思考与实践；你的商业合作伙伴要来你处拜访，你打算如何接待他