上海证大集团:计调人员的要求

旅行社计调工作流程B

《计调人员的要求、职责 》
（一）熟练掌握计调部采购的各项常用业务成本
       1、 各景点门票及折扣价
       2、 各类酒店的挂牌价和淡旺平季团队报价,陪同床价格及成团房间数
       3、各餐厅的餐费折扣价
       4、各类型旅游车客运的价格
（二）接听电话
     接听电话时一定要客气，礼貌，音质甜美，音速适中，语言委婉流畅，让客户感到放心，舒服。一定要说：“您好，XXXXX旅行社！”
（三）做出报价
1、接听业务咨询电话，一定要记住对方旅行社的名称，业务联系人，传真，电话，线路要求
         A、人数
         B、线路景点
         C、住宿标准
         D、用车情况
         E、返程情况
         F、大概出发时间
         G、如果有手机，最好留下对方的直接联系方式
（四）发送传真
1、做报价时，一定要迅速，准确，5分钟之内将报价传真给对方。
2、传真给对方发过去了，5分钟之后打电话问询对方是否收到传真件，并询问对方所收到的传真清楚吗？有什么问题的？
3、如果传真准确无误，和对方业务人沟通团队的情况，要了解团队大概的出发日期，人数，做到心中有数，尽量通过和对方沟通早早把团队定下来。
（五）电话沟通
     如果团对定下来了，计调人员一定要细致地阅读对方发来的接待计划，重点是人数、用房数，是否有自然单间，小孩是否占床；抵达大交通的准确时间和抵达地点，核查中发现问题及时通知对方，迅速进行更改。此外，还要看看人员中有否少数民族，或宗教信徒，饮食上有无特殊要求，以便提前通知餐厅；如人数有增减，要及时进行车辆调换。
（六）盖章确认
     要和对方盖章确认，和对方约定结帐方式，以及全陪的联系方式，和本社导游的联系方式。并在传真确认件上注清楚。
（七）做到五定
     计调及时将团队的接待计划早安排好。做到 “5定”(定房、定票、定车、定导游员、定餐)是计调人员的主要任务。尽管事物繁杂缭乱，但计调人员头脑必须时刻清醒，逐项落实。这很像火车货运段的编组站，编不好，就要“穿帮”、“撞车”，甚至“脱节”。俗话说：“好记性不如烂笔头”。要做到耐心周到，还要特别注意两个字。第一个字是“快”，答复对方问题不可超过2小时，能解决的马上解决，解决问题的速度往往代表旅行社的业务水平，一定要争分夺秒，快速行动。第二个字是“准”，即准确无误，一板一眼，说到做到，“不放空炮”，不变化无常。回答对方的询问，要用肯定词语，行还是不行，“行”怎么办？“不行”怎么办？不能模棱两可，似是而非。
（八）讨价还价
    组一个团不容易，往往价格要低、质量要好，计调人员在其中往往发挥很大作用。因此，计调人员要对地接线路多备几套不同的价格方案，以适应不同游客的需求，同时留下取得合理利润的空间。同客户“讨价还价”是计调人员的家常便饭。有多套方案，多种手段，计调就能在“变数”中求得成功，不能固守“一个打法”，方案要多、要细、要全，你才可“兵来将挡，水来土掩”，纵然千变万化，我有一定之规。
（九）催收团款
1、按照传真件上约定的情况及时催收团款。
2、在团队的游览过程中，要多和带团导游联系，知道团队的进度情况。在团走之前必须结清所有团款。
（十）跟踪电话
    团队返回目的地后，及时打服务跟踪电话，做到团团满意，团团心中有数，知道以后操作中应该注意的事项。
（十一）整理备档
    操作完团队之后，将对方社的资料整理、备档（包括团队确认单、派单、导游的交帐单）。
（十二）注意事项
1、计调人员电话24小时开机，要让所有人知道你的电话。
2、具有敬业精神。热爱旅游事业，计调工作应该说其实是很枯燥的，是由无数琐碎的工作环节组成，没有敬业乐业的精神是无法把这份工作做好的。
3、保持认真细致的工作态度。旅游是个一环紧扣一环的活动，而负责将这些环节紧扣在一起的工作便由计调人员去完成。如果没有认真负责的工作态度，票务、用车、接送团队等其中一环没扣好或没扣上，就会出现一招不慎、满盘皆乱的失控局面。
4、精确的预算能力，必须要做到成本控制与团队运作效果相兼顾。也就是说，必须要保证团队有良好的运作效果，在保证团队有良好的运作效果的前提下，能在不同行程安排中编制出一条最经济，能把成本控制得最低的线路。
5、计调人必须要懂得不断学习的重要性，善于学习，肯于钻研，及时掌握不断变化的新动态，新信息，以提高业务水平，肯下工夫学习新的工作方法，不断进行“自我充电”，以求更高、更快、更准、更强。如要掌握宾馆饭店上下浮动的价位；本地新景点、新线路的情况，不能靠“听人家说”，也不能靠电话问，应注重实地考察，只有掌握详细、准确的一手材料，才能沉着应战、对答如流。
6、团走款清。
1、"计调就是为客人安排吃，住，行，游，购，娱的人",2、"计调一词从字义上理解计划调动,代替总经理行使团队散客信息收集,传递,回复工作,编排计划日程表,填写计调结算单据,向有关部门下达操作指令,(含结算),建立并保存业务档案.等",3、"计调，说得苦一点就是买菜、择菜、做菜、收拾案板、打扫卫生的",那么计调就应该拿工资与奖金,给他们下达任务指标就不是很合适,给他们制定提成方案也就不是很合适,因为他们只是按指令行事,不是业务,但有太多的社都给计调下达的有任务指标,也因此给计调有利润分成,还有同行说给组团计调可以发工资加奖金,而地接计调要为争取团而付出努力,所以应该有好的提成方案,那么计调的本质工作到底含业务还是不含?包括结算团款的旅行社的核心工作人员之一。
计调一词从字义上理解计划调动,代替总经理行使团队散客信息收集,传递,回复工作,编排计划日程表,填写计调结算单据,向有关部门下达操作指令,(含结算),建立并保存业务档案
计调要干好多工作的,可以是信息资料员,统计员,值班联络员,订房业务员,内勤业务员.
　　计调是干的事最杂也最累的,比导游都累~~~~~

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