大便好细是怎么回事:发票的使用和保管-武汉国税局

发票的使用和保管

发票的开具是实现其使用价值、反映经济业务活动的重要环节，前面所讲的发票的设计、印制、领购都是开具的前置程序。发票的保管，是开具发票的重要保障。
一、开具发票的基本原则
1“都开”的原则。
单位和个人凡是发生销售商品，提供服务以及从事其它经营活动对外发生经营业务收取款项时，收款方应向付款方开具发票，收购单位和扣缴义务人支付款项时，由付款方向收款方开具发票。
这条原则是基于发票作为监控税源、保障国家税收收入的重要工具而确立的。上面提到的“服务”不能狭义理解为营业税税目中的“服务业”，而是指除工业、商业的货物销售行为以外的经营行为，如交通运输、建筑安装、转让无形资产等。但是，考虑到实际工作中的可操作性，向消费者个人零售小额商品或者提供零星服务的（如消费者个人到饭馆进餐等）是否可免予逐笔开具发票，由省、自治区、直辖市税务机关确定。
2“都要”的原则。
就是所有单位和从事生产、经营活动的个人在购买商品、接受服务以及从事其它经营活动支付款项时，应当向收款方取得发票。同时对取得发票的一方提出禁止性规定：不得要求变更品名和金额。
应当说，以上两条原则是相互对应相互促进的，也是相互联系相互依赖的，只有“都开”, 才有“都要”，大家“都要”，就促使经营者“都开”。尤其是增值税专用发票，具有抵扣税款的作用，开具和取得发票双方之间构成了不可分割的链条，上一环节不按规定办，下一环节就不能抵扣税款，形成了互相制约的关系。
二、受理发票的基本规定
《发票管理办法》及《细则》规定，对各种不符合规定的发票，不得作为财务报销凭证，任何单位和个人有权拒收。
发票从印制开始，到领购、开具等环节，最终将成为取得发票一方的财务报销凭证（消费个人持有的除外），这一环节十分重要，也是一道重要的关卡，如果没有这道关卡，非法凭证满天飞，势必造成发票管理秩序的混乱和国家税收大量流失，也为贪污、贩私等提供可乘之机。
这条规定尽管没有明确具体人员的职责，但不言而喻，单位的财会人员或供销业务员、消费者个人，都有权依照《会计法》或本法规赋予的权力，拒绝接受不符合规定的发票。
三、开具发票的规范要求
1开具发票的时限。
开具发票的单位和个人必须在发生经营业务，确认营业收入时开具发票。未发生经营业务一律不准开具发票。同时，《增值税专用发票规定》也确定了发票开立时限问题。这些规定，是同《企业会计准则》的规定精神基本一致的。《准则》第四十五条规定：企业应当合理确认营业收入的实现，并将已实现的收入按时入账。企业应当在发出商品、提供劳务、同时收讫价款或者取得收取价款的凭据时，确认营业收入。长期工程（包括劳务）合同，一般应当根据完成进度法或者完成合同法合理确认营业收入，税务机关在确定开具发票的时限时，应主要考虑：一是增值税、营业税、消费税等流转类税收法规、规章。关于纳税义务发生时间的具体规定；二是财政部颁布的分行业财务制度关于确认销售(营业)收入时间的规定等。
2开具发票的具体规定。
①必须保持开具发票的真实性。发票必须如实开具。未发生经营业务一律不准开具发票。开具发票时，必须做到内容真实，全部联次内容完全一致。
上述规定与《企业会计准则》第十条“会计核算应当以实际发生的经济业务为依据，如实反映财务状况和经营成果”的规定精神是一致的，保持发票内容的真实性，是坚持会计资料的真实性的重要前提条件，也是杜绝利用虚开发票套取现金(外汇)、虚列成本、偷税骗税的重要措施。
②必须保持开具发票的完整性。发票版面上的所有栏目，是为一定的税收和财务核算目的而设置的，如果随意省略不填，一方面不能满足一定的税收要求(如从量计征资源税、消费税)，另一方面也容易产生漏洞，为不法分子违法犯罪提供方便。如某个人承包企业利用加油站开具发票时不填顾客名称的漏洞，将大量私人用的汽油发票拿到企业报销，从而达到各自的目的。
③保持开具发票的真实性、完整性的措施。
a购货单位的填写规范。
购货单位的填写要写全称，不要写简称，更不要不写购货单位。如购货单位是××市保险公司，购货单位栏就写上“××市保险公司”，而不要写成“市保险公司”或“保险公司”. 因为随着时间的推移，一旦该发票有问题，就会使人不知道是什么市的保险公司或者是哪个县、市等地的保险公司，造成由于购货单位填写的不规范而产生差错。
b日期的填写规范。
发票的日期是记载购销业务实际发生的时间，必须准确。不得昨日销货今天开票，或者今天销货后日开票，混淆销售时间。必须在销售行为发生的当天开出，不得提前或错后。
c货物名称或服务项目的填写规范。
货物名称或服务项目的填写，事实上要准确，是什么商品就写什么商品，是提供的什么劳务服务就写什么劳务服务，决不可按大类笼统地填写。如购货单位买墨水、纸张、胶水、各种笔等，决不可图省力省事笼统地写成文化用品。如所购货物确实多而又杂，一张发票按栏次逐项目填写确有困难填写不下时，可将购买的几项主要商品（指付出金额较大）的具体名称写上，其它零星物品写成文化用品开具一张发票。在填写货物名称时必须准确无误，不得买甲商品开成乙商品，变非法为合法。不得把A服务项目开成B服务项目，隐瞒事实真相，以假乱真。
d规格、单位、数量、单价的填写规范。
发票的规格、单位、数量、单价，是与销售商品即货物名称或服务项目相配套的，其填写的规格（型号）是所销货物的具体规格（型号）；单位则是所销货物或服务项目的计量单位，是箱则写箱，是件则写件，数量是指销售该商品计量单位的数量，单位与数量必须相符；单价则是每一件商品单位价格或每个服务项目的收费标准。这四项内容是反映所销商品和服务项目具体面貌的，必须齐全地填写清楚，不得遗漏。只有这些项目填写清楚，才能便利票货核对入库，款项付出清楚，才有利于加强财务审查和税务机关进行税收监督。
e大小写金额的填写规范。
大小写金额数目要符合规范，正确填写，大写金额不得乱造简化字。
大写金额数字一律用正楷字填写，如壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、圆、角、分、零、整等易于辨认不易涂改的字样；但不得用一、二（两）、三、四、五、六、七、八、九、十、毛、另（或0）等字样代替，不得任意自造简化字。
大写金额数字到元或角为止的，在“元”或“角”字之后应写“整”或“正”字；大写金额数字有分的，分字后面下写“整”字。
大写金额数字前未印有人民币字样的，应加填“人民币”三字，“人民币”与金额数字之间不得留有空白。
阿拉伯数字应字迹清晰，不得连笔写。阿拉伯金额数字前面应写人民币符号“￥" 。人民币符号“￥”与阿拉伯金额数字之间不得留有空白。凡阿拉伯数字前写有人民币符号“￥”的，数字后不再写“元”字。
所有以元为单位的阿拉伯数字，除表示单价等情况外，一律填写到角分，无角分的，角位和分位可写“00" ，或符号“-" ，有角无分的，分位应写“0" ，不得用符合“-”代替。
阿拉伯金额数字中间有“0”时，汉字大写金额要写“零”字，如￥10150，汉字大写金额应写成人民币壹佰零壹圆伍角整。阿拉伯金额数字中间有几个“0”时。汉字大写金额中可以只写一个“零”字，如1004.56，汉字大写金额应写成人民币壹仟零肆圆伍角陆分。阿拉伯金额数字元位是“0" ，但角位不是“0”时，汉字大写金额可只写一个“零”字，也可不写“零”字，如￥1320.56，汉字大写金额应写成人民币壹仟叁佰贰拾圆零伍角陆分，或人民币壹仟叁佰贰拾圆伍角陆分，又如￥1000.56，汉字大写金额应写成人民币壹仟圆零伍角陆分，或人民币壹仟圆伍角陆分。但是，如果发票大写金额栏已印明万、仟、佰、拾等字样的，出现“0”时，仍应一一填上“零”字。
开具发票时，必须大小写金额填齐，不得只填小写金额，不填大写金额。
f“开票人”的填写规范。
开票必须认真填写其姓名或盖私章，不能不填或只填姓或名，或只填工号，这是分清责任的重要的一环。
g开票的字迹，要书写清楚，容易辨认，汉字要写得端正清晰，切忌潦草，不得使用未经国家公布的简化字。
h发票一般由收款方填开。
发票要由依法领购发票的业户自己的经手人填开，不要“主随客便”，让顾客自行填写，更不能不顾成交事实按顾客的非法要求填写,不得买小开大，给对方经济“实惠”，借此手段拉生意。
i开具发票时必须加盖业户财务印章或发票专用章。
j不重复开具发票。
取得发票联的一方如丢失发票联，可向开具发票方申请出具曾于年月日开具发票，说明购货单位名称，购货或服务的单位数量、单价、规格、大小写金额、发票字轨号码等的书面证明，一律不重复开具发票，以免双方重复报账。
四、移送空白发票的区域管理
发票限于领购单位和个人在本省、自治区、直辖市内开具，任何单位和个人未经批准，不得跨规定的使用范围携带、邮寄、运输空白发票。
省级税务机关可以规定跨市、县开具发票的办法，凡符合规定的就可以跨市（县）携带使用。
五、红字发票管理
只有发生销货退回办妥一定手续后，方可填开红字发票；发生销货折让应注销原发票后才重新开具发票，不开具红字发票。
 (1）一笔买卖，全部退货，又能取回原发票注明“作废”，可以重新按实际销售额重新开具发票的，也不开具红字发票。
 (2）只有在销货退回无法取回原发票注明“作废”的，在取得对方的有效证明，开票方确已将货物验收入库时，方可开具红字发票。
对增值税一般纳税人在销售货物并向购买方开具专用发票后，如发生退货或销售折让，应视不同情况分别按以下规定办理：
购买方在未付货款并且未作账务处理的情况下，须将原发票联和税款抵扣联主动退还销售方。销售方收到后，应在该发票联和税款抵扣联及有关的存根联、记账联上注明“作废”字样，作为扣减当期销项税额。属于销售折让的，销售方应按折让后的货款重开专用发票。
在购买方已付货款，或者货款未付但已作账务处理，发票联及抵扣联无法退还的情况下，购买方必须取得当地主管税务机关开具的进货退出或索取折让证明单（以下简称证明单）送交销售方，作为销售方开具红字专用发票的合法依据。销售方在未收到证明单以前，不得开具红字专用发票，收到证明单后，根据退回货物的数量、价款或折让金额向购买方开具红字专用发票。红字专用发票的存根联、记账联作为销售方扣减当期销项税额的凭证，其发票联、税款抵扣联作为购买方扣减进项税额的凭证。
购买方收到红字专用发票后，应将红字专用发票所注明的增值税额从当期进项税额中扣减。如不扣减，造成不纳税或少纳税的，属于偷税行为。
税务机关在税收检查中，已发现多起利用手续不全的红字发票，套取现金，虚列成本偷税的案件，这应引起税务人员的高度重视。县以上税务机关如认为必要，也可公布规定，凡开具红字发票必须由主管税务机关审查批准。
六、发票开具的基本制度
 (1）建立发票登记簿和定期向税务机关报告发票使用情况制度。税务机关应按规定，统一设计、印制发票登记簿和用票业户发票领、用、存报告表，以确保这一制度执行的规范性和统一性。
 (2）专人管票制度。税务机关应参照海关培训出口企业报关员的办法，对业户推荐的管票员进行严格培训和考核，考试合格的发给管票员资格证。此项制度应与核发发票领购簿制度结合起来，避免工作重复交叉。
 (3）专人开具制度。一切用票单位和个人，都应该指定专人开具发票。企业单位应由财会部门负责人开具发票，个体户应该由户主开具发票，税务所应当由发票管理员开具发票。
 (4）集中开具制度。商业零售企业的特点是业务频繁、数额零星，销售对象大多为消费者个人，对于销售者来说，大多采取实物负责制，经营额与开票额没有必然联系；对于购货者来说，一般也无需发票报销记账。因此如果每个柜台都配置发票，一是由于偶尔使用，容易产生疏忽，随意弃置柜台，造成发票的遗失被盗；二是由于柜台营业员多、素质参差不齐，容易产生擅自代开、赠送、买卖发票等行为。因此，为了避免上述问题的发生，商业零售企业一般应实行集中开票，即由企业设立专门的开票者开具发票，柜台不配备发票，只配有《购物证明单》，如购买者索要发票，凭《购物证明单》向开票点补开发票。
 (5）税务机关开具发票制度。基层税务机关应设立门市开票点。开票一般为以下四种对象开具发票：一是未领取营业执照的临时性经营者；二是不符合印制、领购发票条件的企业、单位和个体工商户；三是使用限额发票的个体户业务成交额超过限额，需要开具超限额发票者；四是外省（或外市、县）持有关税收证明到本地区经营的业户（如施工企业）；五是对增值税小规模纳税人代开增值税专用发票。
七、发票的保管
1发票保管的基本要求
 (1）空白发票的保管。
空白发票是指用票单位和个人向税务机关申请印制或者购买而未使用的发票。空白发票的保管，是发票保管最重要的环节，也是整个发票管理工作的一个重要方面。如果保管不善，发生遗失、被盗等现象，不但会扰乱正常的发票管理秩序，而且必将冲击经济管理秩序，给国家和企业带来损失。因此，空白发票的管理，必须建立严格的保管制度。
①税务机关要视具体条件全面实行发票的集中保管制度。由税务机关统一印制的各类通用发票和带有企业名头的发票，有条件的都可由税务机关集中保管。税务机关要设立专门的库房和橱柜，分类、分户、分柜存放企业的发票。企业领回的空白发票以一个月或一季的用量为宜，需用时，再向税务机关领购。税务机关要设立发票管理总账和明细分类账，对所有集中保管的发票都登记入账，做到账账相符，账表相符，账票相符。
②企业领回的空白发票，也要设立专柜进行保管。对税务机关没有条件实行发票集中保管的，订购、领购发票的企业，还应视具体情况，设立专库（柜）保管发票，确保发票安全，做到防盗、防失、防潮。
③税务机关以及用票单位和个人都要指定专人保管空白发票。领发空白发票，一律由发票管理员统一办理，其他人员不得替代，并要建立严格的发票领发制度。凡领发发票，首选必须由领用人提出申请，经发票管理员同意，注明领发发票的种类、数量、号码等，并须由领用人员签章。
④印刷厂和使用发票的单位以及税务机关的发票专用仓库，其设计、施工和日常安全管理，应照1990年4月公安部颁布的《仓库防火安全管理规则》执行。
 (2）作废发票的保管。
作废发票多种多样，对不同的作废发票，应当分别采取不同的管理办法。
①开具发票过程中出现的作废发票的管理。对由于开票人员工作失误或其他原因开错的发票，应当在发票上加盖“作废”戳记，新开具发票，不得在开错的发票上涂改。开错的“作废”发票必须全部联次妥善保管，粘贴在原发票存根上，不得私自销毁，以备查核。
②政策调整或变化造成作废发票的管理。税务机关实行发票统一换版或政策变化以后，一般规定一个过渡期，在过渡期内，新旧发票可以同时使用，到期后，旧版发票全部作废，由税务机关组织全面清理和收缴。此类发票应当在税务机关收缴完毕以后，指定专人集中保管，并登记清册，经经办人员和负责人签字后，统一销毁。
 (3）发票存根的保管。
用票单位和个人已使用过的发票的存根，也应妥善保管。发票存根一般保管期为5年，在保管期限内，任何单位和个人都不得私自销毁。
①税务机关对发票存根的保管。税务机关应当配备专柜，设置专账保管发票存根。对税务机关本身开具的发票存根，要分年限和种类进行保管；税务机关代用票单位和个人保管的发票存根要分年限、分行业、分经济性质、分户进行保管。
②用票单位和个人对发票存根的保管。用票单位和个人对已使用须自己保存的发票的存根，要分期、分别发票种类设立专柜进行保管。并按照税务机关的要求，及时报送发票存根。
 (4）丢失发票的处理。
对丢失发票的处理，应注意以下问题：
①作废声明规范化。翻开报纸，不难发现不少业户遗失发票的作废声明很不规范：一是没有说清丢失发票的全称；二是只讲发票号码，讲字轨，等于把不该作废的同号码发票“作废”了；三是没有讲明发票的金额位数。为了防止出现以上现象，县以上税务机关应监印统一格式的遗失声明，让业户“对号入座”，填清楚有关重要事项；与有关新闻单位协商，对不使用规范格式的作废声明稿件和情况通报一律不予受理。
②建立必要的登记备案和情况通报制度。业户作废声明刊登或播出后，应将有关资料报送发票监制部门、专管员备查，并分类登记在案，供鉴定真伪发票时参考。丢失数量较多的大额商品销售发票，还要抄送有关税务（含进出口税收主管部门）及工商、公安等部门。
2发票的缴销和销毁
发票缴销是指用票单位和个人按照规定向税务机关上缴已使用或者未使用的发票；发票缴销是指由税务机关统一将自己或业户已使用或者未使用的发票进行销毁。发票缴销与发票销毁既有联系又有区别，发票销毁首先必须缴销；但缴销的发票不一定都要销毁。
 (1）发票的缴销。
①发票缴销的类型：
a用票单位和个人已使用的发票存根保管期满后，可向主管税务机关申请缴销；
b用票单位和个人发生合并、联营、分设、迁移、停业、歇业等事项时应当在申报办理变更税务登记、注销税务登记的同时，对原来印制、购买的发票向各税务机关申请缴销；
c税务机关在统一实行发票换版、更换发票监制章等事项时，原来的发票使用期满以后，用票单位和个人应当将其登记造册、集中送税务机关缴销；
d用票单位和个人有严重违反税务管理和发票管理行为的由税务机关将其发票予以收缴。
②发票缴销的手续和程序：
a首先由用票单位和个人根据发票管理规定，说明缴销的依据和理由，从而编制详细的发票缴销清册，列清印制购领发票的年限、种类、号码、已使用发票和未使用发票情况，缴销发票的类别(比如是发票存根还是未使用发票）、种类、号码等，经财务负责人或分管厂长、经理等签章后，加盖用票单位公章，连同发票一并报送主管税务机关。
b主管税务机关在接到用票单位和个人报送的缴销发票申请报告及其要求缴销的发票后，应认真审查，分户分类登记，对符合规定者予以接受。发现问题应及时追查，依法处理。
c对依法应当缴销的发票，用票单位和个人即不能擅自销毁，也不能弃之不管、不报不缴，更不能违章使用或私自转让买卖。主管税务机关应监督用票单位和个人及时按规定缴销发票，以保障发票管理工作有秩序的进行。
 (2）发票的销毁。
①用票单位和个人使用的发票存根，在其保管期满，依法缴销以后，凡未发现问题的，主管税务机关应及时予以销毁。
②用票单位和个人由于发生合并、分设、联营、迁移、停业、歇业等行为缴销的空白发票，如发票冠以原企业单位名称或加盖原企业单位公章或财务专用章、发票专用章，而原企业已不存在的，应予销毁；但对其购买使用的通用发票，又未盖任何章戳，可以继续使用的，税务机关视具体情况在收缴后另行保管，并登记冲减原用票单位和个人购买发票的记录。
③由于发票换版和更换发票监制章，原发票（指空白发票）在使用期满后统一作废，由税务机关在组织清理后，分户登记，集中销毁。
④对涉及重大税务案件和经济案件的，在用票单位和个人缴销发票后，可作专门保管，适当延长保管期，暂不销毁，