何俊 生态人类学:信息化建设的建议分析

企业财务管理信息化建设应注意的几个问题

【摘要】中国加入世贸组织以后，国内企业面临着更加严峻的市场考验，财务管理的信息化迫在眉睫。本文总结了企业财务管理信息化系统建设过程中应注意的几个问题，旨在帮助企业推进财务管理信息化建设，提高财务管理水平，增强市场竞争力。
　　
　　企业财务管理信息化系统是企业管理信息化系统的核心，是以经济业务为对象，对企业经营活动进行信息收集、处理、分析和控制的计算机管理信息系统。随着现代企业制度的建立和健全，企业必须及时、准确、完整地掌握以财务信息为核心的管理信息，必须对企业内部的各种资源进行高度集中的管理、控制和配置，必须迅速地对各种财务、管理方案做出科学的、符合企业价值最大化的决策。因此，充分利用以计算机和互联网技术为代表的信息革命成果，建立以预算管理为中心的集团化、网络化、一体化的全面、高效的财务管理信息化系统已迫在眉睫。笔者经过认真的分析、总结，认为要搞好这项工作应该深刻认识并注意以下几个方面的问题。
　　
　　一、领导支持，员工参与
　　
　　企业财务管理信息化系统的建设是“一把手工程”，只有高层领导的重视才有成功实施的前提。因为财务管理信息化系统的建设一般都需要比较大的资金投入，需要企业多部门之间的通力合作，对企业整体管理目标的影响也比较大，而且一般需要对原有的管理体制、管理制度进行较大的改革，是企业管理的一项重大举措，因此企业高层领导必须给予足够的重视。
　　员工积极参与，熟练掌握并严格按规程操作，是充分发挥系统功能的关键。从广义上讲，广大员工尤其是财会人员是企业财务管理系统的重要组成部分，规范操作、熟练掌握是保证系统运行顺畅，实现系统高效率的重要前提。加强培训，提高广大财会人员的素质，使其尽快掌握系统操作技能，主动适应工作方式、管理思想的变化是财务管理信息化建设的主要任务之一。上下一致、齐心协力，这就为顺利实施财务管理信息化创造了一个好的人文环境。
　　
　　二、全面部署，分步实施
　　
　　企业财务管理信息化是不可能一步到位的，这是由会计工作与信息技术的特点决定的。首先会计理论和会计处理方法是随着经济环境的变化而变化的，财务软件只能解决当前存在的问题，无法解决未来未知的问题；其次信息技术在不断地向前飞速发展，网络、计算机、软件每过一段时间就有一次大的发展，因此，在实施财务管理信息化时，如果一味地追求技术上的先进性，一方面成本高，另一方面如果没有先进的管理理论、管理方法、管理工具，也不能充分发挥信息系统应有的功能，形成极大的浪费。所以企业在具体实施过程中，要针对企业目前财务管理信息化的现状，结合实际，充分考虑企业管理变革的承受力，按照分步实施的原则，制定分步实施计划，充分分析、研究业务需求，对项目实施目标做出切合实际的估计，明确阶段性目标，不断巩固、强化应用，不盲目追求高标准和期望一步到位，不能影响正常的生产经营活动秩序，用全面、科学、规范的业务流程、操作规范来巩固实施效果和规范企业基本业务处理行为，确保管理模式符合企业管理需要，逐步实现财务管理信息化的整体目标，保证项目整体实施效果的实现。
　　
　　三、突出重点，以点带面
　　
　　企业财务信息化系统建设工程庞大，涉及企业集团的所有单位、部门和经营管理的方方面面，涵盖财务关联的所有业务和业务流程，触及各个管理层面，必须整体规划。但在规划信息系统时要注意分析实际情况，根据重要性原则首先把握住不同阶段的重点和要点，通过以点带面，以局部带动整体的方式推动整个系统的发展。按照现代管理理论，企业在其发展过程中总会遇到各种各样的问题，只要很好地解决了关键问题，就可以保证企业的良性发展。所以在信息化建设中，应该明确项目实施过程中必须解决的关键环节、关键问题，明确实施的重点目标，集中精力突破关键环节、解决关键问题，带动整个系统的建设进程，完成财务和业务的紧密结合，提高企业在复杂多变的市场环境下的竞争力。
　　
　　四、灵活设计，方便扩展
　　
　　在企业管理理论的发展过程中，管理模式日新月异，管理思想层出不穷，管理的改进也带来信息化革命，信息化建设也已经从单一的模块应用发展到整体的资源规划，从解决具体的业务问题发展到资源优化配置，而信息化建设又将推动企业的发展，推动管理的进步和变革。因此，财务管理信息化系统的建设将面临不断的自我调整，自我扩展的挑战。但财务管理信息化建设不可能面面俱到，必须预见到企业的发展和变化，具有可扩展能力，以适应企业未来的变化，适应不断拓展、细分和不断变化的管理要求。
　五、加强控制，安全第一
　　
　　企业财务管理信息化系统是极其复杂的系统工程，必须充分考虑到系统的安全性，在系统建设、运行等不同阶段遵循不同的安全管理目标，对系统建设、规划进行全面调查、分析、研究，对实施方案进行充分验证，对咨询意见进行科学性和合理性论证，充分考虑企业的实际情况，在合适的时间通过合理的方式，循序渐进，逐步改善，保证企业管理体系的完整和安全，确保财务管理业务不间断和数据的高度安全。在系统建设过程中，各单位还必须建立、健全安全管理责任制，制定安全策略，建立操作系统的安全机制，使用安全方式连接客户端与应用服务器，划分管理权限，实行身份认证，形成数据库系统、数据存放的安全机制和网络备份机制。信息安全与信息系统同步规划、同步建设，完善信息安全保障体系，建立对病毒和黑客的防范措施，确保财务管理业务不间断和财务信息高度安全。
　　
　　六、信息集成，资源共享
　　
　　实现财务管理信息化的主要目的在于：实现财务、业务、生产一体化；实现信息流、物流、资金流的高度一致性、同步性和完整性；实现财务预算、财务控制、财务分析的完全动态化。企业财务管理信息化系统的信息集成，不是简单的信息共享即信息互相传递，而是指信息及产生信息的系统之间的互动关系，它更多地表示为动态行动，包含了企业信息的集成、可利用资源的集成。信息集成主要表现为围绕业务来组织数据和进行管理，业务处理范围从财务部门扩充到业务部门，并在业务处理的同时通过与会计核算账户体系对应的方式直接产生财务数据，大大减少了财务部门的核算量，将以前的事后核算、监督转变为事前规划、事中控制、事后分析，有效支持了财务管理由核算型向管理型的转变。从整个公司层面掌握资金、资产、人力、物力的使用，运筹帷幄，充分发挥可利用资源的最大价值，并通过接口方式与营销、生产、工程、人力资源等专业信息系统进行链接，保证了企业信息的同步处理以及处理信息的完整性、及时性，彻底打破了企业财务信息还主要停留在以核算为主，局限于财务部门的应用。信息集成不仅能准确反映各个下属企业财务状况的实时动态，实现集团公司整体资源的优化配置和管理，而且解决了企业横向不能与银行、税务等部门信息共享；纵向不能与客户、供应商及时沟通而形成的“信息孤岛”现象。
　　
　　七、全体动员，全程培训
　　
　　由于企业财务管理信息化涉及整个企业经营管理模式的变革，它把信息技术与财务管理相结合，利用先进技术不断提高管理水平，实现财务与业务一体化，无疑对财务人员的素质和技能提出了较高要求。财务管理人员不仅要懂财务，而且要懂业务。同样，对非财务人员的其他员工也提出了较高要求，他们必须掌握一定的财务管理知识甚至要改变日常工作管理方式。这些都要求大家从思想观念上更新和转变对财务管理的理解和认识，必须在系统建设初期开始建立人员培训制度，并在系统建设的全过程中贯彻落实，以提高财会人员及其他员工的相关业务素质。
　　
　　八、循序渐进，持续优化
　　
　　实施财务管理信息化应该充分考虑现行管理体制的延续，寻找改进管理和管理现状的平衡点，充分认识财务管理信息化系统建设的长期性、持续性，考虑已有资源的延续性，系统的扩展性，切忌大而全。即在财务管理信息化建设过程中，勿将企业正在应用的其他业务系统都拿来“改造”，因为企业管理信息化建设已有相当长的时间，很多单位和部门出于管理需要都建设了一些适合各自专业需要的系统，这些系统管理侧重点各有不同，只需建立财务管理信息化系统与其的接口，就可实现数据共享，满足财务经营管理的需求。因此要着力解决财务管理中最迫切的问题，不要一味求全、求新，不要对现有管理模式进行颠覆性地变革，按照先易后难的原则，对现有管理模式有针对性的改进，在整体目标指导下，不断推进，达到持续优化、提升企业管理水平、最终全面实现企业管理信息化的目标。