偶看新闻水杨梅别名:office常用技巧
来源：百度文库 编辑：偶看新闻 时间：2024/05/10 12:21:57
用Word编辑论文的小经验
1、两栏文档的页码插入
大家是否注意到，在Word中将文档分成两栏，然后再插入页码时，每页两栏只有一个页码。然而，在实际应用中，我们需要两栏各有一个页码，例如在打试卷、文件等时，一般都是将纸张大小设置成8开纸，然后在文档中分成两栏，我们要求左右两栏各有一个页码，而且页码是连续的，那么用传统的调入页码方法将不能实现。其实，Word可以自动在两栏中都插入页码。
（1） 将文档的栏数设置成一栏。点击菜单“格式”—>“分栏”，在弹出的对话框中如果显示的不是一栏，那么把它设置成一栏。
（2） 接下来进行页面设置。选择“文件”—>“页面设置”，将纸张大小设置成所希望的大小，例如8开纸设置成：宽38cm，高26.5cm，然后把“方向”设置成横向。点击“页边距”标签，将上、下、左、右各自设置好，在将“拼页”选中。
（3） 选择“插入”—>“页码”，在“页码”对话框中设置好页码的“位置”—>“对齐方式”。确认“首页显示页码”被选中。再点击“格式”按钮，设置好“数字格式”和“起始页码”，两次点击“确定”按钮，即可。 2、另有妙用的Ctrl+Z
大家都知道，Ctrl+Z的作用是撤销上一个操作，能使我们在编写文档过程中可以及时取消所进行的误操作，或是恢复到以前的某一步。但你知道吗，Ctrl+Z还有特殊的作用：
先举个例子，在没有改变Word缺省设置的情况下，Word会自主的加入项目编号，比如在空行中输入：“1、Word写论文”，系统会自动加功能其变为项目编号的形式，回车后，在下一行添加了“2、”字样。这时如果按BackSpace健，可以删除第二段中的项目编号，并不能消除第一段中的项目编号形式，也就是说第一行中的“1、”已经变成项目编号了，不可选。这时，Ctrl+Z就发挥作用了。在输入“1、Word写论文”敲回车后，顺手按一下Ctrl+Z，一切都OK了，第一行还是原来的样子，一点都没变。
原因：Word有“自动更正”的功能，可以按照一些约定俗成的规矩将键入的内容自动更正。比如我们输入“1、Word写论文”并敲回车后，Word做了两件事，显示换到下一行，然后将这两行变为自动编号的形式。我们按了一下Ctrl+Z，刚好取消了第二个操作，就像什么事都没发生过一样，“自动更正”的内容可以在“工具”菜单下的“自动更正”选项下更改。
3、将样式传给其他文档
便写论文时，一般都会按照学校或导师的要求，创建几种样式。如果想在其他文档中也使用这几个样式，可以用下面的方法。打开一个包含这些样式的文档，选择“格式”菜单中的“样式”命令，在“样式”对话框中选择“管理器”按钮。在“管理器”对话框中，打开的文档中的一列样式会显示在左边，Normal.dot模板中的样式显示在右边。选择左边的样式，单击“复制”按钮，就将其添加到了右侧的列表中。单击“关闭”按钮。下次就可以从Normal.dot文档中使用这些格式了。
4、巧用Alt键实现图片的精确定位
在Word文档中放置图片，它会自动也一个可见的网格对齐，以确保所有内容整齐的排列。双击该图片并在“版式”选项卡中选择某种环绕方式确定后，会发现位置往往不太如人意。如果需要精确的控制图片的放置位置，可以在按住Alt键的同时拖动对象到某具体位置，这种方式移动图片对象时不是按照网格间距进行移动的，从而达到精确定位图片对象的目的。
5、去除页眉下横线
去掉Word页眉下的那条横线可以用下面四种方法：
（1） 可以将横线颜色设置成“白色”；
（2） 在进行页眉和页脚设置时，设置表格和边框为“无”；
（3） 在进行页眉和页脚设置时，选中段落标记并删除它；
（4） 将“样式”图标栏里面的“页眉”换成“正文”就行了。
6、斜线表头的处理
斜线表头是写论文中经常用到的一种单元格格式，其位置一般在第一行的第一列。设置前要将此单元格用拖动横线和列线的方式将其设置的足够大，并将插入点定位在单元格中。然后执行“表格”菜单中的“绘制斜线表头”命令，当出现对话框后，选择“表头样式”，分别填入行标题、列标题和数据标题等，最后点击“确定”按钮
论文撰写中利用尾注插入参考文献的方法
写论文时，参考文献的引用是一件很麻烦的事，每个杂志要求的文献格式是不一样的，包括在文章中插入的方法和在文章后面排列的格式和顺序等都不同。根据排列顺序，主要分为两种：一是按插入顺序排序，二是按作者的姓名排序。如果是按作者姓名排序，文章内容如果要改动（包括移动、插入或删除），对参考文献在最后的排序影响不大，编号也好改。但如果是按插入顺序排序（国内的绝大部分杂志和国外的许多杂志都是这样的），则文章如有改动，参考文献的增删和重新排序的工作就会变得很烦琐，而且容易出错。有的编辑对这方面的要求很严格，把参考文献的格式作为笔者是否认真的一个重要衡量标准。所以，参考文献是我们写论文时不容忽视的一个环节。
有一个很出名的软件Reference manager是专门用来管理参考文献的，它功能很强大，能对文献进行二次检索、管理，与Word结合还可完成论文中参考文献的插入，相信很多高手都用它解决了参考文献的插入问题。但这个软件不是免费的（D版的不算），而且对于一些不是很高手的人来说，把RM的功能都开发出来也不是件容易的事。我对RM就掌握得不是很好，但我发现其实只要简单地用Word中的插入尾注的功能就能很好地解决按插入顺序排序的论文中参考文献的排序问题。方法如下（以Word2000为例）：
1．光标移到要插入参考文献的地方，菜单中“插入”——“脚注和尾注”。
2．对话框中选择“尾注”，编号方式选“自动编号”，所在位置建议选“节的结尾”。
3．如“自动编号”后不是阿拉伯数字，选右下角的“选项”，在编号格式中选中阿拉伯数字。
4．确定后在该处就插入了一个上标“
5．将文章最后的上标“
6．对着参考文献前面的“
7．在下一个要插入参考文献的地方再次按以上方法插入尾注，就会出现一个“
8．所有文献都引用完后，你会发现在第一篇参考文献前面一条短横线（页面视图里才能看到），如果参考文献跨页了，在跨页的地方还有一条长横线，这些线无法选中，也无法删除。这是尾注的标志，但一般科技论文格式中都不能有这样的线，所以一定要把它们删除。
9．切换到普通视图，菜单中“视图”——“脚注”，这时最下方出现了尾注的编辑栏。
10．在尾注右边的下拉菜单中选择“尾注分隔符”，这时那条短横线出现了，选中它，删除。
11．再在下拉菜单中选择“尾注延续分隔符”，这是那条长横线出现了，选中它，删除。
12．切换回到页面视图，参考文献插入已经完成了。这时，无论文章如何改动，参考文献都会自动地排好序了。如果删除了，后面的参考文献也会自动消失，绝不出错。
13．参考文献越多，这种方法的优势就体现的越大。在写毕业论文的时候，我就是用这个方法分节插入参考文献的，具爽！
以上就是我用Word中的尾注插入参考文献的方法，拿出来与大家交流一下，请高手们不要见笑。
存在一个小问题：
如果同一个参考文献两处被引用，只能在前一个引用的地方插入尾注，不能同时都插入。这样改动文章后，后插入的参考文献的编号不会自动改动。
解决这个问题其实也不难
1,单击要插入对注释的引用的位置。
2,单击“插入”菜单中的“交叉引用”命令。
3,在“引用类型”框中，单击“脚注”或“尾注”。
4,在“引用哪一个脚注”或“引用哪一个尾注”框中，单击要引用的注释。
5,单击“引用内容”框中的“脚注编号”或“尾注编号”选项。
6,单击“插入”按钮，然后单击“关闭”按钮。
不过得注意：Word 插入的新编号实际上是对原引用标记的交叉引用。如果添加、删除或移动了注释，Word 将在打印文档或选定交叉引用编号后按 F9 键时更新交叉引用编号。如果不容易只选定交叉引用编号，请连同周围的文字一起选定，然后按 F9 键。
Word让论文摘要自动化
摘要实际上就是论文正文开始之前的一个内容简介,让阅读者在浏览正文之前对文章有一个初步的了解。
一、启动“自动编写摘要”功能
Word 97/2000/XP/2003均支持此项功能，用Word打开需要编辑的论文后，在“工具”菜单选择“自动编写摘要”即可弹出对话框。如果安装的不是Word的完整版，系统会提示放入Office的安装盘进行此功能项的安装。
二、功能设置简介
Word本身提供了四种不同类型的摘要可供选择。下面分别说明：
1．突出显示要点：选择该项的话，Word将对论文进行分析摘录，将其中的中心句和关键词语用反白形式在原文档中突出显示。
特点：简明扼要，突出重点。
2．在文档顶端插入摘要或摘录文字：由Word自动摘录论文要点，并将摘要自动放置于论文之前，正文部分保持不变。
特点：大部分论文都采用了这种格式，当然小丁也要选择此项了。
3．新建一篇文档并将摘要置于其中：用摘录的关键词句自动生成一篇新文档。
特点：原文档无任何形式的改变。
4．在不退出原文档的情况下隐藏除摘要以外的其它内容：将Word搜索到的关键语句和重点词语单独留下，自动隐藏文档中其它内容。
特点：更适合阅读长篇文档，文章的主要观点一目了然。
三、细节设置
在论文摘要类型完成之后，小丁就需要对论文摘要的细节进行调整了。
在“摘要长度”的选项中可以设置论文摘要的长短；单击下拉箭头有三种选择：按句数、字数和所占的比例。
小贴士：如果论文的每一个点比较集中，摘要文字在文中各段中分布较均匀，百分比可以取小些，如5%左右。如果比较分散，值可以取大些，如15%。
四、摘要的修改
如果你选择的是第一种摘要，经过上述设置，你感觉摘要还不直观，还可以在弹出的“自动编写摘要”的悬浮框上，直接调节左/右小箭头来逐渐减小/增大摘要的比例大小；而且同时你还可以通过单击最左边的图标在“突出显示”和“只显示摘要”的效果切换中进行查看，这是不是很直观啊！设置完成后，单击“确定”退出即可。
经过一番设置后，一篇精美的论文摘要已经新鲜出炉。小丁当然非常满意。需要记住的是，用Word完成论文的自动编写后，还需要你的润色，这样才能使其尽善尽美。
Word 2003 长篇文档排版技巧（一）
简介
市场部经常要出各种分析报告，一写就是洋洋洒洒几十页。文字功底深厚的小王写东西自然不在话下，然而每每困扰他的却是排版的问题，每次都要花大量的时间修改格式、制作目录和页眉页脚。最头疼的是上司看完报告后让他修改，整篇文档的排版弄不好就要重来一遍。制作目录也是出力不讨好的事，尽管小王知道Word中有插入目录的功能，可是尝试了几次就弃之不用了，原因是系统总是提示有错误。现在只能手工输入目录，加班加点数页码居然成了家常便饭。为了让自己有时间下班后享受生活，小王花了半天的时间学习了一下长篇文档的排版技巧，这才发现，这半天的时间，可以让他享受无数个闲暇的傍晚和周末。小王把自己的体会重点总结为两点：
1. 制作长文档前，先要规划好各种设置，尤其是样式设置
2. 不同的篇章部分一定要分节，而不是分页
下面就看看他是怎样用新学的技巧制作一篇几十页的长文档的。
单面打印的简单报告
这份报告要求的格式是：A4纸；要有封面和目录；单面打印；除封面和目录外，每页的页眉是报告的题目；页码一律在页面底端的右侧，封面和目录没有页码，目录之后为第1页。
设置纸张和文档网格
写文章前，不要上来就急于动笔，先要找好合适大小的“纸”，这个“纸”就是Word中的页面设置。
从菜单中选择【文件】|【页面设置】命令，显示“页面设置”对话框，选择【纸张】选项卡，如图1所示。
通常纸张大小都用A4纸，所以可采用默认设置。有时也会用B5纸，只需从“纸张大小”中选择相应类型的纸即可。
很多人习惯先录入内容，最后再设纸张大小。由于默认是A4纸，如果改用B5纸，就有可能使整篇文档的排版不能很好地满足要求。所以，先进行页面设置，可以直观地在录入时看到页面中的内容和排版是否适宜，避免事后的修改。
考虑到阅读报告的领导年龄都比较大，对于密密麻麻的文字阅读起来比较费力，还可以调整一下文字。通常，很多人都采用增大字号的办法。其实，可以在页面设置中调整字与字、行与行之间的间距，即使不增大字号，也能使内容看起来更清晰。
在“页面设置”对话框中选择“文档网格”选项卡，如图2所示。
选中“指定行和字符网格”，在“字符”设置中，默认为“每行39”个字符，可以适当减小，例如改为“每行37”个字符。同样，在“行”设置中，默认为“每页44”行，可以适当减小，例如改为“每页42”行。这样，文字的排列就均匀清晰了。
设置样式
现在，还是不用急于录入文字，需要指定一下文字的样式。通常，很多人都是在录入文字后，用“字体”、“字号”等命令设置文字的格式，用“两端对齐”、“居中”等命令设置段落的对齐，但这样的操作要重复很多次，而且一旦设置的不合理，最后还要一一修改。
熟悉Word技巧的人对于这样的格式修改并不担心，因为他可以用“格式刷”将修改后的格式一一刷到其他需要改变格式的地方。然而，如果有几十个、上百个这样的修改，也得刷上几十次、上百次，岂不是变成白领油漆工了？使用了样式就不必有这样的担心。
样式是什么？简单地说，样式就是格式的集合。通常所说的“格式”往往指单一的格式，例如，“字体”格式、“字号”格式等。每次设置格式，都需要选择某一种格式，如果文字的格式比较复杂，就需要多次进行不同的格式设置。而样式作为格式的集合，它可以包含几乎所有的格式，设置时只需选择一下某个样式，就能把其中包含的各种格式一次性设置到文字和段落上。
样式在设置时也很简单，将各种格式设计好后，起一个名字，就可以变成样式。而通常情况下，我们只需使用Word提供的预设样式就可以了，如果预设的样式不能满足要求，只需略加修改即可。
从菜单选择【格式】|【样式和格式】命令，在右侧的任务窗格中即可设置或应用格式或样式，如图3所示。要注意任务窗格底端的“显示”中的内容，在图3中，“显示”为“有效格式”，则其中的内容即有格式，又有样式。例如，“加粗”为格式，“标题1”为样式，“标题1+居中”为样式和格式的混合格式。对于初学者来说，很容易混淆。为了清晰地理解样式的概念，可在如图3所示的“显示”下拉列表中选择“有效样式”，则显示如图4所示的内容。这时，将只会显示文档中正在使用及默认的样式。
“正文”样式是文档中的默认样式，新建的文档中的文字通常都采用“正文”样式。很多其他的样式都是在“正文”样式的基础上经过格式改变而设置出来的，因此“正文”样式是Word中的最基础的样式，不要轻易修改它，一旦它被改变，将会影响所有基于“正文”样式的其他样式的格式。
“标题1”~“标题9”为标题样式，它们通常用于各级标题段落，与其他样式最为不同的是标题样式具有级别，分别对应级别1~9。这样，就能够通过级别得到文档结构图、大纲和目录。在如图4所示的样式列表中，只显示了“标题1”~“标题3”的3个标题样式，如果标题的级别比较多，可在如图3所示的“显示”下拉列表中选择“所有样式”，即可选择“标题4”~“标题9”样式。
现在，规划一下文章中可能用到的样式。
a. 对于文章中的每一部分或章节的大标题，采用“标题
b. 文章中的说明文字，采用“正文首行缩进
c. 文章中的图和图号说明，采用“注释标题”样式。
规划结束之后，即可录入文字了。
首先，录入文章第一部分的大标题，如图5所示。注意保持光标的位置在当前标题所在的段落中。从菜单选择【格式】|【样式和格式】命令，在任务窗格中单击“标题1”样式，即可快速设置好此标题的格式，如图6所示。
用同样的方法，即可一边录入文字，一边设置该部分文字所用的样式。注意在如图3所示的“显示”下拉列表中选择“所有样式”，即可为文字和段落设置“正文首行缩进2”和“注释标题”样式。当所需样式都被选择过一次之后，可显示“有效样式”，这样不会显示无用的其他样式。文章的部分内容录入和排版之后的效果如图7所示。为了方便对照，图中左侧列出了对应文章段落所用的样式。
在录入和排版过程中，可能会经常在键盘和鼠标之间切换，这样会影响速度。对样式设置快捷键，就能避免频繁使用鼠标，提高录入和排版速度。
将鼠标指针移动到任务窗格中的“标题1”样式右侧，单击下拉箭头，如图8所示，单击【修改】命令。显示“修改样式”对话框，如图9所示。
单击【格式】按钮，选择【快捷键】命令，显示“自定义键盘”对话框，如图10所示。此时在键盘上按下希望设置的快捷键，例如【Ctrl】+【1】，在“请按新快捷键”设置中就会显示快捷键。注意不要在其中输入快捷键，而应该按下快捷键。单击【指定】按钮，快捷键即可生效。
用同样的方法为其他样式指定快捷键。
现在，在文档中录入文字，然后按下某个样式的快捷键，即可快速设置好格式。
文档中的内容采用系统预设的样式后，格式可能不能完全符合实际需要。例如，“标题1”样式的字号太大，而且是左对齐方式，希望采用小一点的字号，并居中对齐。这时可以修改样式。
将鼠标指针移动到任务窗格中的“标题1”样式右侧，单击下拉箭头，如图8所示，单击【修改】命令。显示“修改样式”对话框，如图9所示。选中“自动更新”选项，单击【确定】按钮完成设置。这样，当应用了“标题1”样式的文字和段落的格式发生改变时，就会自动更改“标题1”样式的格式。
选中采用了“标题1”样式的某段文字，例如“一、中国互联网络宏观状况”，然后利用“格式”工具栏设置字号和居中对齐。注意文章中所有采用“标题1”样式的文字和段落都会一起随之改变格式，不用再像以前那样用格式刷一一改变其他位置的文字的格式。
因此，使用样式带来的好处之一是大大提高了格式修改的效率。
查看和修改文章的层次结构
文章比较长，定位会比较麻烦。采用样式之后，由于“标题1”~“标题9”样式具有级别，就能方便地进行层次结构的查看和定位。
从菜单选择【视图】|【文档结构图】命令，可在文档左侧显示文档的层次结构，如图11所示。在其中的标题上单击，即可快速定位到相应位置。再次从菜单选择【视图】|【文档结构图】命令，即可取消文档结构图。
如果文章中有大块区域的内容需要调整位置，以前的做法通常是剪切后再粘贴。当区域移动距离较远时，同样不容易找到位置。
从菜单选择【视图】|【大纲】命令，进入大纲视图。文档顶端会显示“大纲”工具栏，如图12所示。在“大纲”工具栏中选择“显示级别”下拉列表中的某个级别，例如“显示级别3”，则文档中会显示从级别1到级别3的标题，如图13所示。
如果要将“用户职业”部分的内容移动到“用户年龄”之后，可将鼠标指针移动到“用户职业”前的十字标记处，按住鼠标拖动内容至“用户年龄”下方，即可快速调整该部分区域的位置。这样不仅将标题移动了位置，也会将其中的文字内容一起移动。
从菜单选择【视图】|【页面】命令，即可返回到常用的页面视图编辑状态。
对文章的不同部分分节
文章的不同部分通常会另起一页开始，很多人习惯用加入多个空行的方法使新的部分另起一页，这是一种错误的做法，会导致修改时的重复排版，降低工作效率。另一种做法是插入分页符分页，如果希望采用不同的页眉和页脚，这种做法就无法实现了。
正确的做法是插入分节符，将不同的部分分成不同的节，这样就能分别针对不同的节进行设置。定位到第二部分的标题文字前，从菜单选择【插入】|【分隔符】命令，显示“分隔符”对话框，如图14所示。选择“分节符”类型中的“下一页”，并单击【确定】按钮，就会在当前光标位置插入一个不可见的分节符，这个分节符不仅将光标位置后面的内容分为新的一节，还会使该节从新的一页开始，实现既分节，又分页的功能。
用同样的方法对文章的其他部分分节。
对于封面和目录，同样可以用分节的方式将它们设在不同的节。在文章的最前面输入文章的大标题和目录，如图15所示，然后分别在“目录”文字前和“一、中国互联网络宏观状况”文字前插入分节符。
如果要取消分节，只需删除分节符即可。分节符是不可打印字符，默认情况下在文档中不显示。在工具栏单击“显示/隐藏编辑标记”按钮 ，即可查看隐藏的编辑标记。在如图16和图17所示中，分别显示了不同节末尾的分节符。
在段落标记和分节符之间单击，按【Delete】键即可删除分节符，并使分节符前后的两节合并为一节。
为不同的节添加不同的页眉
利用“页眉和页脚”设置可以为文章添加页眉。通常文章的封面和目录不需要添加页眉，只有正文开始时才需要添加页眉，因为前面已经对文章进行分节，所以很容易实现这个功能。
设置页眉和页脚时，最好从文章最前面开始，这样不容易混乱。按【Ctrl】+【Home】快捷键快速定位到文档开始处，从菜单选择【视图】|【页眉和页脚】命令，进入“页眉和页脚”编辑状态，如图18所示。
注意在页眉的左上角显示有“页眉 – 第1节 –”的提示文字，表明当前是对第1节设置页眉。由于第1节是封面，不需要设置页眉，因此可在“页眉和页脚”工具栏中单击“显示下一项”按钮 ，显示并设置下一节的页眉。
第2节是目录的页眉，同样不需要填写任何内容，因此继续单击“显示下一项”按钮。
第3节的页眉如图19所示，注意页眉的右上角显示有“与上一节相同”提示，表示第3节的页眉与第2节一样。如果现在在页眉区域输入文字，则此文字将会出现在所有节的页眉中，因此不要急于设置。
在“页眉和页脚”工具栏中有一个“同前”按钮，默认情况下它处于按下状态，单击此按钮，取消“同前”设置，这时页眉右上角的“与上一节相同”提示消失，表明当前节的页眉与前一节不同。
此时再在页眉中输入文字，例如可用整篇文档的大标题“中国互联网络发展状况”作为页眉。后面的其他节无需再设置页眉，因为后面节的页眉默认为“同前”，即与第3节相同。
在“页眉和页脚”工具栏中单击【关闭】按钮，退出页眉编辑状态。
用打印预览可以查看各页页眉的设置情况，其中封面和目录没有页眉，目录之后才会在每页显示页眉。
在指定位置添加页码
通常很多人习惯从菜单选择【插入】|【页码】命令插入页码，这样得到的页码，将会在封面和目录处都添加页码。而现在希望封面和目录没有页码，从目录之后的内容再添加页码，并且页码要从1开始编号。这同样要得益于分节的设置。
按【Ctrl】+【Home】快捷键快速定位到文档开始处，从菜单选择【视图】|【页眉和页脚】命令，进入“页眉和页脚”编辑状态，如图18所示。
在“页眉和页脚”工具栏中单击“在页眉和页脚间切换”按钮，显示页脚区域，如图20所示。
注意在页脚的左上角显示有“页脚 – 第1节 –”的提示文字，表明当前是对第1节设置页脚。由于第1节是封面，不需要在页脚区域添加页码，因此可在“页眉和页脚”工具栏中单击“显示下一项”按钮 ，显示并设置下一节的页脚。
第2节是目录的页脚，同样不需要添加任何内容，因此继续单击“显示下一项”按钮。
第3节的页脚如图21所示，注意页脚的右上角显示有“与上一节相同”提示，表示第3节的页脚与第2节一样。如果现在在页脚区域插入页码，则页码将会出现在所有节的页脚中，因此不要急于插入页码。
在“页眉和页脚”工具栏中有一个“同前”按钮，默认情况下它处于按下状态，单击此按钮，取消“同前”设置，这时页脚右上角的“与上一节相同”提示消失，表明当前节的页脚与前一节不同。
这时再插入页码，就能让页码只出现在当前节及其后的其他节。
从菜单选择【插入】|【页码】命令，显示“页码”对话框，如图22所示。采用默认设置即可。单击【格式】按钮，显示“页码格式”对话框，如图23所示。默认情况下，“页码编排”设置为“续前节”，表示页码接续前面节的编号。如果采用此设置，则会自动计算第1节和第2节的页数，然后在当前的第3节接续前面的页号，这样本节就不是从第1页开始了。因此需要在“页码编排”中设置“起始页码”为“1”，这样就与前面节是否有页码无关了。
第3节之后的其他节无需再设置页码，因为页脚的默认设置为“同前”，而且页码格式默认设置均为“续前节”，将会自动为每一节编排页码。
在“页眉和页脚”工具栏中单击【关闭】按钮，退出页脚编辑状态。
用打印预览可以查看各页页脚的设置情况，其中封面和目录没有页码，目录之后才会在每页显示页码，并且目录之后的页码从1开始编号。
插入目录
最后可以为文档添加目录。要成功添加目录，应该正确采用带有级别的样式，例如“标题1”~“标题9”样式。尽管也有其他的方法可以添加目录，但采用带级别的样式是最方便的一种。
定位到需要插入目录的位置，从菜单选择【插入】|【引用】|【索引和目录】命令，显示“索引和目录”对话框，单击“目录”选项卡，如图24所示。
在“显示级别”中，可指定目录中包含几个级别，从而决定目录的细化程度。这些级别是来自“标题1”~“标题9”样式的，它们分别对应级别1~9。
如果要设置更为精美的目录格式，可在“格式”中选择其他类型。通常用默认的“来自模板”即可。
单击【确定】按钮，即可插入目录。目录是以“域”的方式插入到文档中的（会显示灰色底纹），因此可以进行更新。
当文档中的内容或页码有变化时，可在目录中的任意位置单击右键，选择“更新域”命令，显示“更新目录”对话框，如图25所示。如果只是页码发生改变，可选择“只更新页码”。如果有标题内容的修改或增减，可选择“更新整个目录”。
小结
至此，整篇文档排版完毕。在整个排版过程中，可以注意到样式和分节的重要性。
采用样式，可以实现边录入边快速排版，修改格式时能够使整篇文档中多处用到的某个样式自动更改格式，并且易于进行文档的层次结构的调整和生成目录。
对文档的不同部分进行分节，有利于对不同的节设置不同的页眉和页脚。
有关样式和分节应用，以及页眉页脚的设置，这里介绍的仅仅是最基本的用法。下一篇文章将会看到更为精彩和美妙的应用。
Word 2003 长篇文档排版技巧（二）
简介
小王经过一段时间的学习和摸索，现在已经成为市场部的Word高手，制作报告又快又好，同事们经常向他请教。不料，这却应验了那句话：能者多劳。市场部经理这次又给小王安排了一个重要的任务：制作一个专业的分析报告，要做成杂志的效果，还要正式出版印刷。小王找来很多正式出版的杂志和书刊进行对比，这才发现，杂志和书刊的编排难点很多，主要有以下几个特点：
正反面打印或印刷
如果杂志或书比较厚，每页的左侧会留出一些空白，以便装订后不会遮挡文字。
奇数页总是位于翻开的书的右侧页上，偶数页总是位于左侧页上，如图1所示。
对于书而言，每一章的首页总是位于右侧页（奇数页），如图1所示中的目录和第1章首页。
如果某章的前一页没有内容，会保留空白页，空白页总是位于左侧页（偶数页），如图1所示中的目录左侧的页和第1章首页左侧的页。
奇偶页的页眉可以不同，一般偶数页可显示文章或书名，奇数页显示本章标题，如图1所示。
每一章的首页都没有页眉，如图1所示。
目录和正文部分采用不同的页码格式，（例如目录用罗马数字，正文用阿拉伯数字），并且都从1开始编号。
怎么设计这样的文档呢？抓住以下几个关键就行了：
1. 页面设置决定了页面布局、节的起始位置、奇偶页页眉和首页页眉
2. 分节时，每一节可以从奇数页或偶数页开始，而不一定是从下一页开始
3. 域可以帮助自动填写某些内容（例如目录、页眉文字）
4. 打印设置可以让纸张实现自动化或半自动化的正反面打印
双面打印的复杂报告
这份报告要求的格式将完全按照上述所列的杂志或书的特点进行设计。
预留装订线区域
为了让双面打印的比较厚的文档能够在装订后不会遮挡文字，可以预留出装订线区域。从菜单中选择【文件】|【页面设置】命令，显示“页面设置”对话框，选择【页边距】选项卡，如图2所示。
在“页码范围”中，设置“多页”为“对称页边距”；在“页边距”中，设置“装订线”为“2厘米”，并可预览效果；在“预览”中设置“应用于”为“整篇文档”。
设置节和页眉页脚
文档中已经用【插入】|【分隔符】|【分节符类型】|【下一页】的方式为不同的章分节（参见上一期内容），现在需要将节和页眉页脚进一步设置。在“页面设置”对话框中选择“版式”选项卡，如图3所示。
在“节”中选择“节的起始位置”为“奇数页”，这样可以让每一节都从奇数页开始，从而让每章的首页位于奇数页。
在“页眉和页脚”中选中“奇偶页不同”和“首页不同”，这样可以分别添加奇数页、偶数页和每一节的首页的页眉和页脚，并使其内容不同。
在“预览”中选择“应用于”为“整篇文档”。
如果此时打印预览，会看到在目录前和第1章前等位置出现空白页。这是因为每一节都从奇数页开始的缘故。当上一节的文字在奇数页就结束时，为了让本节从奇数页开始，就会自动加入空白页。特别要注意，这个空白页只有打印预览时才可看到，在编辑状态下无法看到，不要误以为没有加入空白页。
添加不同内容的页眉
在添加页眉时，只要充分理解了分节的作用，就能快速设置出复杂的页眉。设置页眉和页脚时，从文档开始位置设置不容易出错。按【Ctrl】+【Home】快捷键定位到文档开始位置，从菜单选择【视图】|【页眉和页脚】命令，进入页眉和页脚编辑状态，如图4所示。
首先会显示第1节的首页页眉，这是封面的页眉，无需设置。
在“页眉和页脚”工具栏单击“显示下一项”按钮，显示第2节的首页页眉，如图5所示。
第2节的首页页眉右侧显示“与上一节相同”，表示与上一节的首页页眉相同，目录同样无需设置页眉。
在“页眉和页脚”工具栏单击“显示下一项”按钮，显示第3节的首页页眉，如图6所示。
第3节的首页页眉右侧显示“与上一节相同”，表示与上一节的首页页眉相同，每一章的首页同样无需设置页眉。
在“页眉和页脚”工具栏单击“显示下一项”按钮，显示第3节的偶数页页眉，如图7所示。
在本文档中，这是第一次出现正文中的偶数页页眉的内容。如果文档的前面部分也有偶数页页眉（例如目录比较长时，就有可能在目录节首先出现偶数页页眉），就应该使此处的偶数页页眉与上一节不同。在“页眉和页脚”工具栏单击“同前”按钮，使“与上一节相同”消失。在页眉处输入本文档的大标题（一般是杂志名或书名），并使其左对齐，如图8所示。
在“页眉和页脚”工具栏单击“显示下一项”按钮，显示第3节的奇数页页眉，如图9所示。
在本文档中，这是第一次出现正文中的奇数页页眉的内容。如果文档的前面部分也有奇数页页眉（例如目录比较长时，就有可能在目录节首先出现奇数页页眉），就应该使此处的奇数页页眉与上一节不同。在“页眉和页脚”工具栏单击“同前”按钮，使“与上一节相同”消失。
奇数页的页眉要显示每章的标题，如果按照常用方法，可以录入标题内容，但是，必须在以后的每一节录入不同的标题，比较麻烦。
利用插入域的方法，可以一次性设置好所有奇数页的标题，并使标题自动采用该节的标题。注意到每一章的标题都采用了“标题一”样式，可以用一个域引用“标题一”样式，这样就能自动根据当前节的“标题一”样式显示它所对应的文字内容，无需反复录入。
定位到页眉中，从菜单选择【插入】|【域】命令，显示“域”对话框，如图10所示。
在“域名”中选择“StyleRef”域，并在“样式名”中选择“标题一”样式，表示引用“标题一”样式中的文字。单击【确定】按钮后，即可将本节“标题一”样式对应的文字插入页眉，设置页眉右对齐后，得到如图11所示的效果。
在“页眉和页脚”工具栏连续单击“显示下一项”按钮，显示其他节的首页、偶数页和奇数页页眉，此时都保持默认设置即可，让每个页眉都与上节相同。其中奇数页页眉会根据当前节的“标题一”样式所对应的文字的变化自动改变。
在“页眉和页脚”工具栏单击“关闭”按钮，退出页眉和页脚编辑状态。
去除页眉中多余的水平线
在文档的首页页眉中会注意到，虽然没有文字，却保留了一条水平线。可以去除这条多余的水平线。
按【Ctrl】+【Home】键定位到文档开始位置，在页眉处双击即可快速进入页眉和页脚编辑状态。要成功去除页眉中的水平线，必须先选中页眉中的段落标记，如图12所示。
从菜单选择【格式】|【边框和底纹】命令，显示“边框和底纹”对话框，如图13所示。
在预览中可以看到段落底部添加了一条水平线，页眉中的水平线实际上是用段落的下边框线制作出来的。在左侧的“设置”中选择“无”，即可去除段落边框，从而使页眉中的较呦А
由于是在第1节的首页去除水平线，后续其他节的首页设置均为“与上一节相同”，因此后续节首页的水平线也会消失，不必再进行设置了。
添加不同类型的页码
在杂志和书中，目录和章节可以分别采用不同类型的页码。例如，目录的页码用罗马数字I，II，III，IV等，章节的页码用阿拉伯数字1，2，3等。要实现这样的页码编排，同样要借助分节来实现。
按【Ctrl】+【Home】快捷键定位到文档开始位置，从菜单选择【视图】|【页眉和页脚】命令，进入页眉和页脚编辑状态。在“页眉和页脚”工具栏单击“在页眉和页脚间切换”按钮 ，切换到页脚，显示第1节首页页脚，如图14所示。
第1节是封面，不需要添加页码，在“页眉和页脚”工具栏单击“显示下一项”按钮，显示第2节的首页页脚，如图15所示。
第2节是目录，需要添加罗马数字的页码。在第2节首页页脚的右上方显示“与上一节相同”，表示与第1节首页相同，显然，需要断开和第1节之间的链接。在“页眉和页脚”工具栏单击“链接到前一个”按钮 ，“与上一节相同”提示文字消失。从菜单选择【插入】|【页码】命令，显示“页码”对话框，如图16所示。
选择“对齐方式”为“外侧”，并可以在对话框中预览页码位于外侧的效果。选中“首页显示页码”。有些书籍在每章的首页不显示页码，如果是这种情况，也可以不选中此选项。
单击“格式”按钮，显示“页码格式”对话框，可设置页码的格式和起始编号，如图17所示。
在“数字格式”中选择罗马数字格式“I，II，III，…”，在“页码编排”中选择“起始页码”为“I”。单击【确定】按钮结束设置。注意第2节的页脚提示文字变为“奇数页页脚 -第2节-”，并且没有出现预期的页码，如图18所示。这是由于在如图16所示的对话框中，选择了“首页显示页码”，从而使原来的“首页不同”功能失效，自动转变为奇数页页脚，并且会显示“与上一节相同”。如果切换到页眉，还会看到自动添加了一条水平线，这是因为此节已经变为奇数页页眉，从而与上一节的首页页眉格式不再一样了。可以在完成所有的页码设置后，按照前面“去除页眉中多余的水平线”的方法去除水平线。
重复一遍刚才的操作即可设置好此节的页码：在“页眉和页脚”工具栏单击“链接到前一个”按钮，“与上一节相同”提示文字消失。从菜单选择【插入】|【页码】命令，显示“页码”对话框，如图16所示。此时的页码格式已经自动采用了上次的设置，因此只需单击【确定】按钮即可。现在可以看到罗马数字页码出现在第2节奇数页右侧，如图19所示。
如果目录较长，在目录的第2页会显示偶数页页脚，其中将自动采用罗马数字格式，无需再进行设置。
在“页眉和页脚”工具栏单击“显示下一项”按钮，显示第3节的首页页脚，如图20所示。
第3节的首页页脚会显示“与上一节相同”提示文字。在“页眉和页脚”工具栏单击“链接到前一个”按钮，“与上一节相同”提示文字消失。在“页眉和页脚”工具栏单击“设置页码格式”按钮 ，显示“页码格式”对话框，如图21所示。
在“数字格式”中选择“1，2，3，…”，在“页码编排”中选择“起始页码”为“1”。设置完毕，后面的所有节都会延续页码的设置和编号。
至此，整篇文档的页码格式和编号设置完毕。
最后，按照前面“去除页眉中多余的水平线”的方法去除第2节（目录）页眉中的水平线即可完成所有的设置。
双面打印设置
文档需要双面打印时，可以有多种设置和打印方法。
手动双面打印
从菜单选择【文件】|【打印】命令，显示“打印”对话框，如图22所示。
选中“手动双面打印”，其他设置保持默认值。当开始打印时，打印机会在打印完一面后提示换纸，将纸张背面放入打印机即可打印出背面内容。每张纸都需要手动放入打印机才能打印背面。手动双面打印的方法比较麻烦，适合打印纸张很少的情况。
分别打印奇数页和偶数页
如果先打印所有的奇数页，再在所有奇数页的背面打印偶数页，就能比较快速地完成双面打印。从菜单选择【文件】|【打印】命令，显示“打印”对话框，如图23所示。
在“打印”中选择“奇数页”，并单击【确定】按钮开始打印。打印时，通常会将纸匣中最上面的纸先送入打印机。
打印完毕，会得到按1，3，5……顺序排列的所有奇数页。将这些奇数页重新放入纸匣，一般应将背面未打印的部分朝向正面。注意如果开始打印，第1张送入打印机的纸不是第1页，而是页码最大的纸。还需要注意纸张方向，不要使背面在打印出来后文字颠倒。此外，打印背面时会从奇数页的最后一页开始逆页序打印，需要注意Word文档中最后一页的页号。如果最后一页的页号为偶数，直接将所有的奇数页放入纸匣；如果最后一页的页号为奇数，应取出已打印好的最后一页纸，并将余下的奇数页放入纸匣，否则将会出现偶数页打印错位（例如，最后一页为99页时，如果把所有的奇数页放入纸匣，第98页会打印在第99页背面，正确的应该是打印在第97页背面）。
在“打印”对话框的“打印”中选择“偶数页”，并单击“选项”按钮，显示对话框，如图24所示。
选中“打印选项”中的“逆页序打印”，将会从最后一页开始逆序打印。如果纸匣中最上面的纸已打印的页面是第97页，则背面将会打印第98页，并按照96，94，92…的顺序打印其他页，从而实现双面打印。
分别打印奇数页和偶数页效率较高，但如果出现卡纸等问题，就需要重新打印出现问题的奇数页和偶数页。
全自动双面打印
全自动双面打印需要采用具备双面打印功能的打印机。利用打印机的设置，就能在打印完一张奇数页后，自动将纸重新卷回并打印背面的偶数页。具体用法可参见双面打印机的使用说明。在打印设置中通常采用默认设置即可。
小结
无论多么复杂的排版，只要用好了分节、样式、页面设置和页眉页脚设置，就能轻松快捷地制作出专业水准的文档。
域是提高效率、自动生成文本内容的工具。 Word的打印功能极其强大，可以满足各种打印需求。
Word 2003 排版技巧
一.图表和公式的自动编号
在论文中，图表和公式要求按在章节中出现的顺序分章编号，例如图1－1，表2－1，公式3－4等。在插入或删除图、表、公式时编号的维护就成为一个大问题，比如若在第二章的第一张图（图2－1）前插入一张图，则原来的图2－1变为2－2，2－2变为2－3，…，更糟糕的是，文档中还有很多对这些编号的引用，比如“流程图见图2－
能不能让Word对图表公式自动编号，在编号改变时自动更新文档中的相应引用？答案是肯定的！下面以图的编号为例说明具体的作法。
自动编号可以通过Word的“题注”功能来实现。按论文格式要求，第一章的图编号格式为“图1－×”。将图插入文档中后，选中新插入的图，在“插入”菜单选“题注”，新建一个标签“图1－”，编号格式为阿拉伯数字（如果不是点击“编号”修改），位置为所选项目下方，单击“确定”后Word就插入了一个文本框在图的下方，并插入标签文字和序号，此时可以在序号后键入说明，比如“形态学膨胀运算示例”，还可以移动文本框的位置，改动文字的对齐方式等。再次插入图时题注的添加方法相同，不同的是不用新建标签了，直接选择就可以了。Word会自动按图在文档中出现的顺序进行编号。
在文档中引用这些编号时，比如“如图1－1所示”，分两步做。插入题注之后，选中题注中的文字“图1－
至此我们就实现了图的编号的自动维护，当在第一张图前再插入一张图后，Word会自动把第一张图的题注“图1－
表格编号的作法与图相同，唯一不同的是表格的题注在表格上方，且要求左对齐。
公式的编号略有不同，插入公式后，将公式单独放在一个段落，版式为“嵌入式”（Word默认），光标放在公式之后，不要（注意是“不要”）选中公式，在“插入”菜单选“题注”，由于没有选中项目，所以“位置”一项为灰色，新建标签“公式1－”，点击“插入”，Word就将标签文字和自动产生的序号插入到光标所在位置。在文档中引用公式编号的方法与图相同，此处不在赘述。公式的编号要求在右边行末，具体的方法在“制表位的使用”一节详细说明。
这里顺便说一下，交叉引用、书签和题注都是Word的域。域是文档中可能发生变化的内容，Word使用域来进行文档自动化。多个域的联合使用可以实现更复杂的功能，各个域的具体使用方法请参考Word的帮助。
注：
（1）题注中新建标签时，Word会自动在标签文字和序号之间加一个空格，看起来不那么舒服，可以在插入题注后将空格删除，然后再将文字做成书签。
（2）书签名最好用图（表、公式）的说明文字，尽量做到见名知“图”。
（3）图（表、公式）的编号改变时，文档中的引用有时不会自动更新，可以鼠标右击引用文字，在弹出的菜单中选“更新域”。关闭文档再打开Word会更新所有的域。
二.制表位的使用
制表位是指水平标尺上的位置，它指定了文字缩进的距离或一栏文字开始的位置，使用户能够向左、向右或居中对齐文本行；或者将文本与小数字符或竖线字符对齐。用户可以在制表符前自动插入特定字符，如句号或划线等。默认情况下，按一次Tab键，Word将在文档中插入一个制表符，其间隔为0.74厘米。
制表位的类型包括：左对齐，居中对齐，右对齐，小数点对齐和竖线对齐等，这些制表位的使用方法大致相同，这里仅根据论文中公式排版的要求和目录的制作为例说明制表位的使用方法和效果，更详细的说明请参阅Word的帮助文档。
论文里的公式要求单独放在一个段落，公式居中；按章节进行编号，编号用小括号括起来放在右边行末。首先输入公式和编号，公式的版式选择“嵌入式”，编号用小括号括起来。然后把光标放在公式所在的段落里，点击页面左上角的制表位图标，切换到居中制表位，用鼠标在水平标尺上大约中间的位置点一下，这样就放置了一个居中制表位在点击的地方，如果位置不合适还可以用鼠标拖动进行调节。再把左上角的制表位图标切换到右对齐制表位，用放置居中制表位相同的方法放置一个右对齐制表位在行末。
设置好制表位后，把光标放在公式的前面，按一下Tab键，这样就在公式的前面插入了一个制表符，此时公式以居中制表位为中心居中对齐，再把光标移到公式和左括号之间，再按Tab键插入一个制表符，编号就跑到行末了。
用制表位的方法来处理公式的排版，很简单也很方便，不用去敲很多空格去把公式挪到中间，编号推到行末。还有一个好处，若公式或编号的长度发生变化时，Word会自动调节以使公式始终在页面的中间，编号始终在行末，不会因为公式或编号变长而换行。更简单的作法是把公式段落的设置保存为样式，所有的公式段落应用此样式，即简单又方便，而且可以保持所有的公式段落制表位的一致。手工设置制表位，你能保证每次居中制表位的位置都一样吗？！
涉及到制表位还有一个概念：前导符。前导符是填充制表符所产生的空位的符号，一般有实线、虚线、点划线等，在目录中经常见到（就是标题和页码之间的圆点）。制作目录时，敲入标题和页码后，在行末设置一个右对齐制表位。点击“格式︱制表位”，制表位对话框显示了光标所在段落的制表位信息。选择右对齐制表位，前导符选择圆点（Word默认无前导符），确定后在标题和页码之间插入一个制表符，可以看到页码跑到行末了，而且页码和标题之间用圆点进行了填充。当页码或标题长度变化时，Word会自动增加或删除圆点。这里用目录做例子只是想说明前导符的使用方法，其实制作目录还有更好的方法，下文详述。
注：
（1）按一次Tab键插入的是一个制表符，因此不要在文档中用制表符代替空格来产生空白间隔。不然若把这段文字粘贴到其他存在不同制表位的段落，或文档的制表符默认设置变化时，版面就会混乱。
（2）有时候按Tab键后Word会产生一个灰色箭头，这实际上是Word的制表符格式标记，格式标记还有段落标记（拐弯的箭头）、空格（灰色圆点）等。这些格式标记在打印文档时是不会打印出来的，格式标记是否显示以及显示哪些可以在“工具 | 选项”的“视图”选项卡里进行.
三.目录的制作
目录是用来列出文档中的各级标题及标题在文档中相对应的页码。首先介绍Word的一个概念：大纲级别。Word使用层次结构来组织文档，大纲级别就是段落所处层次的级别编号，Word提供9级大纲级别，对一般的文档来说足够使用了。Word的目录提取是基于大纲级别和段落样式的，在Normal模板中已经提供了内置的标题样式，命名为“标题
目录的制作分三步进行。
1) 修改标题样式的格式。通常Word内置的标题样式不符合论文格式要求，需要手动修改。在菜单栏上点“格式︱样式”，列表下拉框中选“所有样式”，点击相应的标题样式，然后点“更改”。可修改的内容包括字体、段落、制表位和编号等，按论文格式的要求分别修改标题1－3的格式。
2) 在各个章节的标题段落应用相应的格式。章的标题使用“标题
3) 提取目录。按论文格式要求，目录放在正文的前面。在正文前插入一新页（在第一章的标题前插入一个分页符），光标移到新页的开始，添加“目录”二字，并设置好格式。新起一段落，菜单栏选“插入︱索引和目录”，点“目录”选项卡，“显示级别”为3级，其他不用改，确定后Word就自动生成目录。若有章节标题不在目录中，肯定是没有使用标题样式或使用不当，不是Word的目录生成有问题，请去相应章节检查。此后若章节标题改变，或页码发生变化，只需更新目录即可。
注：
目录生成后有时目录文字会有灰色的底纹，这是Word的域底纹，打印时是不会打印出来的（如果你愿意浪费一张纸可以试着打印一下目录）。在“工具︱选项”的“视图”选项卡可以设置域底纹的显示方式。
四.参考文献的编号和引用
参考文献的标注本不是一件麻烦的事情，但是对参考文献编号后就成了一件麻烦的事情，产生的问题和图表公式编号的问题是一样的。手工维护这些编号是一件费力而且容易出错的事情，我们的目的是让Word自动维护这些编号。很幸运，它可以做到，方法跟图表公式的作法相似。
光标放在引用参考文献的地方，在菜单栏上选“插入︱脚注和尾注”，弹出的对话框中选择“尾注”，点击“选项”按钮修改编号格式为阿拉伯数字，位置为“文档结尾”，确定后Word就在光标的地方插入了参考文献的编号，并自动跳到文档尾部相应编号处请你键入参考文献的说明，在这里按参考文献著录表的格式添加相应文献。参考文献标注要求用中括号把编号括起来，至今我也没找到让Word自动加中括号的方法，需要手动添加中括号。
在文档中需要多次引用同一文献时，在第一次引用此文献时需要制作尾注，再次引用此文献时点“插入︱交叉引用”，“引用类型”选“尾注”，引用内容为“尾注编号（带格式）”，然后选择相应的文献，插入即可。
不要以为已经搞定了，我们离成功还差一步。论文格式要求参考文献在正文之后，参考文献后还有发表论文情况说明、附录和致谢，而Word的尾注要么在文档的结尾，要么在“节”的结尾，这两种都不符合我们的要求。
解决的方法似乎有点笨拙。首先删除尾注文本中所有的编号（我们不需要它，因为它的格式不对），然后选中所有尾注文本（参考文献说明文本），点“插入︱书签”，命名为“参考文献文本”，添加到书签中。这样就把所有的参考文献文本做成了书签。在正文后新建一页，标题为“参考文献”，并设置好格式。光标移到标题下，选“插入︱交叉引用”，“引用类型”为“书签”，点“参考文献文本”后插入，这样就把参考文献文本复制了一份。选中刚刚插入的文本，按格式要求修改字体字号等，并用项目编号进行自动编号。
到这里，我们离完美还差一点点。打印文档时，尾注页同样会打印出来，而这几页是我们不需要的。当然，可以通过设置打印页码范围的方法不打印最后几页。这里有另外一种方法，如果你想多学一点东西，请接着往下看。
选中所有的尾注文本，点“格式︱字体”，改为“隐藏文字”，切换到普通视图，选择“视图︱脚注”，此时所有的尾注出现在窗口的下端，在“尾注”下拉列表框中选择“尾注分割符”，将默认的横线删除。同样的方法删除“尾注延续分割符”和“尾注延续标记”。删除页眉和页脚（包括分隔线），选择“视图︱页眉和页脚”，首先删除文字，然后点击页眉页脚工具栏的“页面设置”按钮，在弹出的对话框上点“边框”，在“页面边框”选项卡，边框设置为“无”，应用范围为“本节”；“边框”选项卡的边框设置为“无”，应用范围为“段落”。切换到“页脚”，删除页码。选择“工具︱选项”，在“打印”选项卡里确认不打印隐藏文字（Word默认）。
好了，试着打印一下尾注所在的页，是不是白纸？！
五.页眉页脚的制作
首先介绍一个概念：节。这里的“节”不同于论文里的章节，但概念上是相似的。节是一段连续的文档块，同节的页面拥有同样的边距、纸型或方向、打印机纸张来源、页面边框、垂直对齐方式、页眉和页脚、分栏、页码编排、行号及脚注和尾注。如果没有插入分节符，Word默认一个文档只有一个节，所有页面都属于这个节。若想对页面设置不同的页眉页脚，必须将文档分为多个节。
论文里同一章的页面采用章标题作为页眉，不同章的页面页眉不同，这可以通过每一章作为一个节，每节独立设置页眉页脚的方法来实现。
首先介绍页眉的制作方法。在各个章节的文字都排好后，设置第一章的页眉（若连页眉都不知怎么加，请参考Word帮助）。然后跳到第一章的末尾，菜单栏上选“插入︱分隔符”，分节符类型选“下一页”，不要选“连续”（除非你想第二章的标题放在第一章的文字后面而不是另起一页），若是奇偶页排版根据情况选“奇数页”或“偶数页”。这样就在光标所在的地方插入了一个分节符，分节符下面的文字属于另外一节了。光标移到第二章，这时可以看到第二章的页眉和第一章是相同的，鼠标双击页眉Word会弹出页眉页脚工具栏，工具栏上有一个“同前”按钮（图像按钮，不是文字），这个按钮按下表示本节的页眉与前一节相同，我们需要的是各章的页眉互相独立，因此把这个按钮调整为“弹起”状态，然后修改页眉为第二章的标题，完成后关闭工具栏。如法炮制制作其余各章的页眉。
页脚的制作方法相对比较简单。论文页面的页脚只有页码，要求从正文开始进行编号，但是，在正文前还有扉页、授权声明、中英文摘要和目录，这些页面是不需要编页码的，页码从正文第一章开始编号。首先，确认正文的第一章和目录不属于同一节。然后，光标移到第一章，点击“视图︱页眉和页脚”弹出页眉页脚工具栏，切换到页脚，确保“同前”按钮处于弹起状态，插入页码，这样正文前的页面都没有页码，页码从第一章开始编号。
注：
（1）页眉段落默认使用内置样式“页眉”，页脚使用“页脚”样式，页码使用内置字符样式“页码”。如页眉页脚的字体字号不符合要求，修改这些样式并自动更新即可，不用手动修改各章的页眉页脚。
（2）论文里页眉使用章标题，可以采用章标题做成书签，然后在页眉交叉引用的方法来维护两者的一致。
六.其他技巧
分页符(Ctrl+Enter）
顾名思义，分页符是用来分页的，分页符后的文字将另起一页。论文中各章的标题要求新起一页，放在新页的第一行，这时就可以使用分页符。在前一章的最后放置一个分页符，这样不管前一章的版面有什么变化，后一章的标题总是出现在新的一页上。肯定还有人用敲多个回车的方法来把章标题推到新页！这样做的缺点是显而易见的。若前一章的版面发生了变化，比如删掉了一行，这时后一章的标题就跑到前一章的最后一页的末尾；若增加一行，则后一章标题前又多了一个空行。快抛弃这种费力不讨好的作法吧！
换行符(Shift+Enter)
这里又涉及Word的一个概念：段落。段落是独立的信息单位，具有自身的格式特征，如对齐方式、间距和样式。每个段落的结尾处都有段落标记（一个灰色的拐弯箭头）。敲Enter键有两个作用，一是在光标位置插入一个段落标记，表示一个段落的结束；二是另起一行。换行符和敲Enter键不同，它只有第二个作用，没有第一个，即换行符的前一行和后一行仍然属于同一个段落，共享相同的段落格式。
双击图标
以一个例子作为说明。你可能需要在论文里画一个简单的流程图，你先插入了需要的文本框并加入了相应的文字，排好位置，这时你需要用箭头把这些文本框连起来，你用鼠标在绘图工具栏上点了一下箭头图标，然后画了一个箭头，再点一下图标，又画一个箭头，第三次点图标，画了第三个箭头，…有点麻烦是不是？要是可以连续画该多好！事实上可以做到！用鼠标在箭头图标上双击，然后在需要的地方画箭头，看到了吗？当画完一个箭头时，图标依然保持为嵌入状态，表示可以连续作图。当所有箭头都画完后，再在嵌入的图标上点一下，嵌入的图标弹起，Word又回到了文字输入状态。不只箭头图标具有这样的功能，其他许多图标都可以如此。格式刷就是一个。当需要把一段特殊的文字格式多次应用时，双击格式刷，连续刷需要的文字，很方便。
居中和右对齐
你还在用插入空格的方法来把章节标题推到页面中间吗？太土了吧！用格式工具栏上的居中按钮吧。右对齐按钮会从行末开始排列文字。
WORD毕业论文目录生成技巧
一篇word文档，内容有大的章，小的节。如何把章节抽出来生成目录？
WORD →点击需要插入的地方 → 插入菜单 → 索引和目录 → 目录 → 确定
目录通常是长文档不可缺少的部分，有了目录，用户就能很容易地知道文档中有什么内容，如何查找内容等。Word 提供了自动生成目录的功能，使目录的制作变得非常简便，而且在文档发生了改变以后，还可以利用更新目录的功能来适应文档的变化。
Word 一般是利用标题或者大纲级别来创建目录的。因此，在创建目录之前，应确保希望出现在目录中的标题应用了内置的标题样式（标题1 到标题9）。也可以应用包含大纲级别的样式或者自定义的样式。如果文档的结构性能比较好，创建出合格的目录就会变得非常快速简便。
从标题样式创建目录的步骤如下：
（1）把光标移到要拖入目录的位置。
（2）单击【插入】菜单项的【索引和目录】菜单项，并在弹出的【索引和目录】对话框选择【目录】选项卡，如图6-43 所示。
（3）在【格式】列表框中选择目录的风格，选择的结果可以通过【打印预览】框来查看。如果选择【来自模板】，标识使用内置的目录样式（目录1 到目录9）来格式化目录。如果要改变目录的样式，可以单击【更改】按钮，按更改样式的方法修改相应的目录样式。
如果要从文档的不同样式中创建目录，例如，不需要根据【标题 1】到【标题9】的样式来创建目录，而是根据自定义的【样式1】到【样式3】的样式来创建目录，操作步骤如下：
（1）将光标移到要插入目录的位置。
（2）打开如图6-43 所示的对话框，然后单击【选项】按钮，弹出如图6-45 所示的【目录选项】对话框。
（3）在【有效样式】列表框中找到标题使用的样式，然后在【目录级别】文本框中指定标题的级别。如果不想用某一样式，要删除【目录级别】文本框中的数字。例如，用户可以删除标题1、标题2 和标题3 后面的【目录级别】中的数字。
（4）单击【确定】按钮，返回到【索引和目录】对话框。
（5）在【索引和目录】对话框中选择合适的选项后单击【确定】按钮。
图表目录也是一种常用的目录，可以在其中列出图片、图表、图形、幻灯片或其他插图的说明，以及它们出现的页码。在建立图表目录时，用户可以根据图表的题注或者自定义样式的图表标签，并参考页序按照排序级别排列，最后在文档中显示图表目录。
使用题注组织目录的方法如下：
（1）确保文档中要建立图表目录的图片、表格、图形加有题注。
（2）将光标移到要插入图表目录的地方。
（3）单击【插入】菜单中的【索引和目录】菜单项，并在【索引和目录】对话框中选择【图表目录】选项卡，如图6-46 所示。
（4）在【题注标签】下拉列表框中选择要建立目录的题注，如图表、公式、表格等。
（5）在【格式】下拉列表框中选择一种目录格式，其他选项与创建一般目录一样，确定后单击【确定】按钮。
在检查图表目录后，当将鼠标移到目录项目上时，鼠标指针会变为手形，单击鼠标左键接口跳转到相应的位置。
利用题注建立图表目录是很方便的，但有时候，文档中的标签是用户键入的，并不是Word 的题注功能加上的。这时，就需要使用自定义样式建立图表目录，方法如下：
（1）打开如图6-46 所示的【索引和目录】对话框，并选中【图表目录】选项卡。
（2）单击【选项】按钮，弹出如图6-47 所示的【图表目录选项】对话框。
（3）选中【样式】复选框，并在其右边的下拉列表框中选择图表标签使用的样式名后单击【确定】按钮。
（4）在【索引和目录】对话框中选择各选项，然后单击【确定】按钮。
引文目录与其他目录类似，可以根据不同的引文类型，创建不同的引文目录。在创建引文目录之前，应该确保在文档中有相应的引文。创建引文目录的操作步骤如下：
（1）将光标移到要插入引文目录的位置。
（2）单击【插入】菜单中的【索引和目录】菜单项，在弹出的【引文和目录】对话框中选择【引文目录】选项卡，如图6-48 所示。
（3）在【类别】中选择相应的引文类别，注意此种类别应该是引文中已经创建有的引文类型。
（4）创建的引文目录也有相应的内置引文目录样式来套用，如果要更改，可以单击【更改】按钮。
（5）如果引文的页码超过五处，可以选中【使用“各处”】复选框，这样可以避免页码过多反而给用户造成不便。
（6）如果引文过长，可以选择【保留原格式】，以保留原有的引文格式。
（7）选好目录的制表前导符和格式后，单击【确定】按钮即可，插入的引文目录如图6-49 所示。
如果要标记引文，以创建合适的引文目录，可以按如下方法进行：
（1）选择要标记的引文。
（2）打开如图6-48 所示的对话框，单击【标记引文】按钮，弹出如图6-50 所示的【标记引文】对话框。
（3）在【类别】的下拉列表框中选择合适的类型。
（4）单击【标记】按钮即可对当前所选的文字进行标记，如果单击【标记全部】按钮，将对存在于文档中的所选文字进行标记。
（5）如果还要标记其他引文，不要关闭【标记引文】对话框，直接在文档中选取要标记的引文。
（6）返回【标记引文】对话框，选中的引文将出现在【所选引文】下面，然后单击【标记】即可。
（7）如果要修改一个存在的类别，可以单击【类别】按钮，弹出如图6-51 所示的对 话框。
（8）选中要修改的类别，在【替换为】下面的文本框中输入要替换的文字，单击【替换】按钮即可。
（9）完成后单击【确定】按钮，回到【标记引文】对话框。单击【关闭】按钮。
Word 所创建的目录是以文档的内容为依据，如果文档的内容发生了变化，如页码或者标题发生了变化，就要更新目录，使它与文档的内容保持一致。最好不要直接修改目录，因为这样容易引起目录与文档的内容不一致。
在创建了目录后，如果想改变目录的格式或者显示的标题等，可以再执行一次创建目录的操作，重新选择格式和显示级别等选项。执行完操作后，会弹出一个对话框，询问是否要替换原来的目录，选择【是】替换原来的目录即可。
如果只是想更新目录中的数据，以适应文档的变化，而不是要更改目录的格式等项目，可以对着目录单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击【更新域】菜单项即可。用户也可以选择目录后，按下 F9 键更新域。
WORD编排论文实用小技巧
1、快速定位到上次编辑位置
用WPS编辑文件时有一个特点，就是当你下次打开一WPS文件时，光标会自动定位到你上一次存盘时的位置。不过，Word却没有直接提供这个功能，但是，当我们在打开Word文件后，如果按下Shift+F5键您就会发现光标已经快速定位到你上一次编辑的位置了。
提示：其实Shift+F5的作用是定位到Word最后三次编辑的位置，即Word会记录下一篇文档最近三次编辑文字的位置，可以重复按下Shift+F5键，并在三次编辑位置之间循环，当然按一下Shift+F5就会定位到上一次编辑时的位置了。
2、连续使用格式刷
Word中提供了快速多次复制格式的方法，双击格式刷，你可以将选定格式复制到多个位置，再次单击格式刷或按下Esc键即可关闭格式刷。
提示：在WORD中，不仅格式刷，还有绘图功能（线、箭头、框等）都能采用双击图标而连续使用。
3、快速打印多页表格标题
选中表格的主题行，选择“表格”菜单下的“标题行重复”复选框，当你预览或打印文件时，你就会发现每一页的表格都有标题了，当然使用这个技巧的前提是表格必须是自动分页的。
4、快速取消自动编号
虽然Word中的自动编号功能较强大，但有时不想用它时，我们可以通过下面的方法来快速取消自动编号：
(1)当Word为其自动加上编号时，您只要按下Ctrl+Z键反悔操作，此时自动编号会消失，而且再次键入数字时，该功能就会被禁止了；
(2)选择“工具”→“自动更正选项”命令，在打开的“自动更正”对话框中，单击“键入时自动套用格式”选项卡，然后取消选择“自动编号列表”复选框，最后单击“确定”按钮完成即可。
5、快速去除Word页眉下横线
快速去除Word页眉下的那条横线可以用下面的四种方法：一是可以将横线颜色设置成“白色”；二是在进入页眉和页脚时，设置表格和边框为“无”；第三种方法是进入页眉编辑，然后选中段落标记并删除它；最后一种方法是将“样式”图标栏里面的“页眉”换成“正文”就行了。
6、 编辑数学公式建议使用 MathType5.0
其实Word集成的公式编辑器是它的3.0版。安装MathType后，word会增加一个菜单项，其功能一目了然。一定要使用 MathType 的自动编号和引用功能。这样首先可以有一个良好的对齐，还可以自动更新编号。word 正文中插入公式的一个常见问题是把上下行距都撑大了，很不美观，这部分可以通过固定行距来修正。
7、合理选择视图
（1）使用“大纲视图”写文章的提纲，调整章节顺序比较方便
（2）使用“文档结构图”让你方便的定位章节，编辑文章比较方便。
（3）WORD的最佳作业模式：文档结构图+页面视图
8、无尾注的参考文献的排序（可参照：）
（1）将预排序的参考文献全选，复制
（2）新建文档，粘贴，全选，表格菜单下拉后转换中选“将文本转换成表格”
（3）表格菜单中选排序
（4）再次将表格转换成文本，全选，复制，回原文档粘贴
9、巧用自动更正
写论文时，常常用到英文大小写转换，十分不便。使用自动更正可以轻易解决这个问题。
（1）菜单“工具”栏点击“自动更正选项”。
（2）选中“键入时自动替换”
（3）在“替换”栏内键入全部为小写的英文，如“cdna”
（4）在“替换为”栏内键入正确的大小写的英文， 如“cDNA”。
（5）确定，如此可以非常方便地始终使用小写英文，word自动将其转换成正确格式。
PPT制作技巧集合
解决课件中的菜单问题
为了让课件的界面不是那么单调，我们有时在PowerPoint中设置超链接来打造菜单，可是很多老师制作的菜单都会遇到以下的问题：老师们制作的菜单在幻灯片播放过程中，如果点击相应链接可以实现菜单功能。但如果无意中点击链接以外的区域时，PowerPoint会自动播放下一张幻灯片，使得精心设计的菜单形同虚设。也就是说，此时菜单根本就没有发挥应有的作用。这是为什么呢，其实原因很简单，PowerPoint在默认情况下，幻灯片的切换方式是单击鼠标时换页。
解决办法：找到了症结，问题的解决就轻而易举了。在编辑状态下，点击菜单所在的幻灯片，然后单击“幻灯片放映→幻灯片切换”，打开“幻灯片切换”窗口，去掉“单击鼠标时”前面的“√”号即可。下面的时间选项使用默认设置即不设置时间。这样，这张幻灯片只有在点击菜单栏相应的链接时才会切换。要注意的是，[返回]按钮所在的幻灯片也应采用相同的设置，以避免点击[返回]按钮以外的区域时不能返回到主菜单。
在播放幻灯片的过程中进行画图的方法
首先使用鼠标左键或者右键单击屏幕右下角的图标（或者按下ctrl＋P组合键），然后单击画笔，鼠标变为一只画笔，再在需要进行画图的第一点单击鼠标左键，然后拖动鼠标依次到第二点、第三点…….…….进行单击即可进行画图。如果需要擦掉刚画的图形，按下E（擦除）键即可（如果此时先切换到别的windows应用程序，然后再切换回来，则刚画的图形会自动消失）
利用热字超文本链接功能实现跳转，提高交互性功能
大多数老师开始制作的PowerPoint软件，几乎都没有热键，因而也就没有交互性，幻灯片只能按原来的固定次序逐张放映，这使老师上课时就显得很被动。其实热字方式是通常进行人机对话的另一种常用的形式，精巧的设置可使你的软件具有专业水准。在PowerPoint中利用热字超文本链接功能实现跳转，其交互性功能也是相当不错的，设计起来也不困难。
⑴热键可以是PowerPoint里本身为你准备的"动作按钮"（菜单栏上的"幻灯片放映"--"动作按钮"）中的各种按钮，如电影、声音、信息、开始、结束、帮助等，也可以自己设计任意形状、任意色彩图案、任意字符，只要自认为满意就行，例如："主菜单"、"返回"、"背景介绍"、"作家作品"、"迁移阅读"等。
⑵选定该热键（单击该键，使其周围出现带点的处理框，此框意味着可以对该框内容进行编辑处理），从"幻灯片放映"中选择"动作设置"，打开对话框，这时你可选择"单击鼠标"或"鼠标移动"两种方式来控制热键动作，一般为了上课便于控制，多选用前者。
⑶在同一对话框中点击"超级链接到"，再打开它下面的下拉菜单。可以选择任意一张幻灯片、一段影片或声音，作为该热键的链接对象，这个对象可以是本PowerPoint文件里的幻灯片，也可以是其他文件(如word、Excel)或光碟里面的字符、动画、影片。
⑷点击"播放声音"。同样，在下拉菜单中PowerPoint也准备了多种声音配合"动作"，若均不满意，可在菜单最后点击"其他声音"，这时你可从光碟等各种文件中截取你需要的声音。如果还不满意，还可自己配音（具体操作，可参照下面"你也可以直接为课件配音"）。
⑸点击"单击时突出显示"以增强画面的效果。
⑹最后单击"确定"，关闭对话框，你就完成了一个交互式动作的热键设置。
重复⑴-⑹，设置多处交互式热键，你就可以在文件前后、文件内外任意前进后退、跳跃、重复演播、挥洒自如了。
制作特效字幕
大家在看电影时，知道有些电影字幕是从画面中的下部慢慢地出来，然后在画面的上部消失。其实我们可以利用PowerPoint强大的演示功能，制作出这样一张幻灯片。其制作过程如下：
⑴在"新建"幻灯片中选择"空白"格式的幻灯片，单击"确定"。
⑵在"插入"菜单上选择"图片"中的"来自文件"选项，选择已设计好背景图片的文件名，单击"插入"按钮。这时选择好的背景图片就出现在幻灯片上了。
⑶调整好图片的大小，选定图片框，在"编辑"菜单中选择"复制"，以备后面反复调用这幅图片。
⑷用图片上的"裁剪"工具保留图片下部约1／5的部分，将保留的图片移出幻灯片外，以方便后面的操作。
⑸单击"编辑"菜单，选择"粘贴"，以下操作同第4条，保留约3／5的上部图片。
⑹单击"编辑"菜单，选择"粘贴"，在屏幕下面的"绘图"菜单中选择"叠放次序"，单击"置于底层"。此时，灯片上有了三幅图片：完整的背景图、上部图片和下部图片。
⑺首先将完整的背景图在幻灯片上放好，然后将上部图片和下部图片在背景图片上拼放好，注意要看上去就好像是一幅图似的。
⑻单击"插入"菜单，选择"文本框"中的"文本框"，在文本框中输入要演示的文本。
⑼先将文本框在"叠放次序"中"置于底层"，然后再将文本框"上移一层"。
⑽决定文本框的动画样式。单击"幻灯片放映"，选择"自定义动画"，在动画效果中选择"从下部缓慢移入"，单击"确定"。
⑾在放置文本框时，要注意将文本框的框底线放在背景图片的上部，如文本内容较长，尽管从幻灯片的上部伸出，多长都没有关系。
⑿现在就可以按一下"幻灯片放映"的快捷键，看一看刚才制作的字幕如何，可以的话，就设置文本的字型、字号、颜色及动画的循环放映和配音等内容，这样，一张仿电影字幕的幻灯片就制成了。
实现字幕上下移动动画
相信大家一定看到过电影上出现的字幕上下移动的效果的吧！呵呵，今天我可要用PowerPoint XP，也来实现一个这样的效果的哟，实现起来也是非常轻松的。
1、打开PowerPoint XP编辑界面，执行“文件”/“新建”命令，来新建一个幻灯片文件；
2、在这个文件中，执行插入文本框命令，在空白幻灯片中添加一个文本框，并在文本框中输入文本；
3、用鼠标选中该文本框，然后将它拖动到幻灯片居中的位置处，同时用鼠标调整文本框的大小，让它的显示宽度略小于幻灯片的宽度；
4、此外，将鼠标放置到文本框的上边框上，并拖动它到幻灯片的上半部位置处，同样的方法拖动下边框到幻灯片的下边框处，大小根据滚动显示的文字多少决定；
5、再用鼠标选定这个文本框，然后单击界面中“添加效果”右侧的“”按钮，从随后弹出的菜单中执行“进入”/“其他效果”命令，在打开的效果选择界面中，大家可以选择“华丽型”设置栏处的“字幕式”选项，单击“确定”按钮后，就能完成字幕上下移动效果的设计。
直接播放Flash动画
1、运行PowerPoint XP程序，并在操作界面中执行“文件”/“新建”命令，来新建一文件；
2、依次在菜单栏中单击“视图”/“工具栏”/“控件工具箱”命令，打开“控件工具箱”面板窗口；
3、用鼠标单击该窗口中的“其他控件”按钮，来打开PowerPoint XP安装的ActiveX控件清单；
4、选择其中的“Shockwave Flash Object”命令，随后鼠标形状就变成了“十”字形，再将鼠标指针移动到幻灯片上画出一个大小合适的矩形区域，以便在其中播放Flash动画；
5、用鼠标右键单击前面的矩形区域，从随后打开的快捷菜单中，执行“属性”命令；
6、然后在弹出的“属性”窗口中，选择其中的“自定义”；
7、单击“自定义”行右边的按钮，在随后打开的“属性页”对话框，在这里的“Movie URL”设置栏中你可以输入Flash动画文件的完整路径，输入时要注意动画文件的后面要加上扩展名.swf，设置好后单击“OK”按钮返回到主操作界面；
8、执行菜单栏中的“幻灯片放映”/“观看放映”命令，你就能使用PowerPoint XP播放Flash了；
9、要是感觉到Flash动画尺寸不合适的话，你可以返回到编辑状态，然后用鼠标选中Flash动画，当四周会出现控制点时，你可以使用鼠标来调整动画的大小和位置，直到自己满意为止；
自定义播放Flash动画
1、运行PowerPoint XP程序，选好合适的模板，执行“文件”/“新建”命令，来新建一个幻灯片文件；
2、在菜单栏中单击“插入”，从弹出的下拉菜单中执行“对象”命令，在随后出现的对话框中，你必须选中“由文件创建”这个选项；
3、在随后出现的界面中，单击“浏览”按钮，在打开的文件选择对话框中，将需要播放的Flash动画文件选中，再单击“确定”按钮返回到主界面；
4、当编辑区域中出现一个SWF文件图标后，你可以先用鼠标选中它，然后移动鼠标来调整动画的大小和位置，以适应幻灯片模板；
5、在菜单栏中单击“幻灯片放映”菜单，在打开的下拉菜单中执行“自定义动画”命令，这样程序就能打开一个动画播放参数设置对话框；
6、在这里，你可以在“检查动画幻灯片对象”界面中选中SWF对象；
7、再用鼠标将当前窗口切换到“多媒体设置”界面，用鼠标单击“对象动作”中的下拉菜单，从弹出的下拉列表中选择其中的“激活内容”选项，并单击“确定”按钮返回到主编辑区域；
8、执行“幻灯片放映”菜单下面的“幻灯片切换”命令，在随后出现的设置窗口中，保留其它参数不变，你只需要将“换页方式”设置项下面的“每隔”选项修改一下；
9、返回到主界面后，执行幻灯片预览命令后，你就会发现程序会自动打开一个提示小面板，你直接单击“是”按钮，就能播放Flash动画文件了。
PowerPoint插入视频的三种方法
为了能更好地帮助大家合理地在PowerPoint课件中插入和播放视频文件，本文特向大家介绍PowerPoint中插入和处理视频的三种方法。
直接播放视频
这种播放方法是将事先准备好的视频文件作为电影文件直接插入到幻灯片中，该方法是最简单、最直观的一种方法，使用这种方法将视频文件插入到幻灯片中后，PowerPoint只提供简单的[暂停]和[继续播放]控制，而没有其他更多的操作按钮供选择。因此这种方法特别适合PowerPoint初学者，以下是具体的操作步骤：
1.运行PowerPoint程序，打开需要插入视频文件的幻灯片。
2.将鼠标移动到菜单栏中，单击其中的“插入”选项，从打开的下拉菜单中执行“插入影片文件”命令。
3.在随后弹出的文件选择对话框中，将事先准备好的视频文件选中，并单击[添加]按钮，这样就能将视频文件插入到幻灯片中了。
4.用鼠标选中视频文件，并将它移动到合适的位置，然后根据屏幕的提示直接点选[播放]按钮来播放视频，或者选中自动播放方式。
5.在播放过程中，可以将鼠标移动到视频窗口中，单击一下，视频就能暂停播放。如果想继续播放，再用鼠标单击一下即可。
插入控件播放视频
这种方法就是将视频文件作为控件插入到幻灯片中的，然后通过修改控件属性，达到播放视频的目的。使用这种方法，有多种可供选择的操作按钮，播放进程可以完全自己控制，更加方便、灵活。该方法更适合PowerPoint课件中图片、文字、视频在同一页面的情况。
1.运行PowerPoint程序，打开需要插入视频文件的幻灯片。
2.将鼠标移动到菜单栏，单击其中的“视图”选项，从打开的下拉菜单中选中“控件工具箱”，再从下级菜单中选中[其他控件]按钮。
3.在随后打开的控件选项界面中，选择“Windows Media Player”选项，再将鼠标移动到PowerPoint的编辑区域中，画出一个合适大小的矩形区域，随后该区域就会自动变为Windows Media Player的播放界面。
4.用鼠标选中该播放界面，然后单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择“属性”命令，打开该媒体播放界面的“属性”窗口。
5.在“属性”窗口中，在“File Name”设置项处正确输入需要插入到幻灯片中视频文件的详细路径及文件名。这样在打开幻灯片时，就能通过[播放]控制按钮来播放指定的视频了。
6.为了让插入的视频文件更好地与幻灯片组织在一起，还可以修改“属性”设置界面中控制栏、播放滑块条以及视频属性栏的位置。
7.在播放过程中，可以通过媒体播放器中的[播放]、[停止]、[暂停]和[调节音量]等按钮对视频进行控制。
插入对象播放视频
这种方法是将视频文件作为对象插入到幻灯片中的，与以上两种方法不同的是，它可以随心所欲地选择实际需要播放的视频片段，然后再播放。实现步骤为：
1.打开需要插入视频文件的幻灯片，单击“插入/对象”命令，打开“插入对象”对话框。
2.选中“新建”选项后，再在对应的“对象类型”设置栏处选中“视频剪辑”选项，单击[确定]按钮。
3. PowerPoint自动切换到视频属性设置状态，执行“插入剪辑/Windows视频”命令，将事先准备好的视频文件插入到幻灯片中。
4.执行“编辑/选项”命令，打开选项设置框，在其中设置视频是否需要循环播放，或者是播放结束后是否要倒退等，单击[确定]返回到视频属性设置界面。
5.点选工具栏中的视频[入点]按钮和[出点]按钮，重新设置视频文件的播放起始点和结束点，从而达到随心所欲地选择需要播放视频片段的目的。
6.用鼠标左键单击设置界面的空白区域，就可以退出视频设置的界面，从而返回到幻灯片的编辑状态。还可以使用预览命令，检查视频的编辑效果。
PowerPoint课件的打包与解包
课件的打包与解包
课件制作完成后，往往不是在同一台计算机上放映，如果仅仅将制作好的课件复制到另一台计算机上，而该机又未安装PowerPoint应用程序，或者课件中使用的链接文件或TrueType字体在该机上不存在，则无法保证课件的正常播放。因此，一般在制作课件的计算机上将课件打包成安装文件，然后在播放课件的计算机上另行安装。
课件的打包
在PowerPoint中，打开准备打包的课件，然后单击"文件"菜单中的"打包"命令，出现"打包"向导对话框
在"打包"向导对话框中单击"下一步"按钮，选择需要打包的课件。可以有三种不同的选择：如果只选中"当前演示文稿"复选框，表示将当前打开的课件打包；如果只选中"其他演示文稿"复选框，并选择需要打包的文件，则可将所选择的文件单独打包；如果两个复选框同时选中，表示将当前课件和其他课件打在同一个包中。
根据提示，即可完成打包操作。打包完成后，将生成两个文件：Pngsetup.exe和pres0.ppz。
课件的解包
运行打包生成的文件Pngsetup.exe，在"打包"对话框的"目标文件夹"内输入解包后文件的存放目录，然后单击"确定"。按提示操作即可完成课件的解包
用播放器放映课件
用PowerPoint制作的课件，除了能在PowerPoint中放映外，还可以通过PowerPoint播放器进行播放，这就为课件的传播带来了方便。
PowerPoint播放器位于Office安装光盘的Office文件夹中，文件名为PPVIEW32.EXE。如果课件打包时将播放器一同打包，经解包后在目标目录中即存在PPVIEW32.EXE文件。
(1)运行课件解包目录中的PPVIEW32.EXE文件。
(2)选择所要放的课件，然后单击"Show"按钮，即开始放。
(3)在课件放映过程中，按Esc键即可终止放映；单击"Exit"按钮，即可退出PowerPoint播放器。
PowerPoint中超链接常用技巧
PowerPoint中，我们经常要用到超链接，常见的问题有如下几种：
更改链接文字的颜色
如果你厌烦了PowerPoint中默认的链接文字颜色和单击后链接的文字颜色，可通过“格式”菜单中的“幻灯片配色方案”，从弹出的“配色方案”对话框中选中“自定义”选项卡，然后就可以进行相应的设置了。
去掉链接文字的下划线
如果想去掉链接文字的下划线，可通过向幻灯片中插入一个新的文本框（不要使用幻灯片版式中自带的文本框)，输入文字标题后，选中整个文本框再设置该文本框的超链接，这样就看不到链接文字的下划线了。
出现链接提示信息
如果希望在幻灯片中添加链接提示信息效果，只须在链接对话框中单击“屏幕提示”按钮，输入相应的提示信息即可。
链接可执行文件出现病毒提示的问题
有时我们需要在幻灯片演示过程中链接到某一可执行程序，即使将“宏”的安全性设置为“低”，链接时系统都会出现“该文件可能会携带病毒”的提示。怎样关闭这一提示信息呢？其实只须选中链接标题，使用“幻灯片放映”菜单中的“动作设置”，选择需要运行的可执行文件就可以了。
小提示：在PowerPoint2000中用该方法打开可执行文件不需要设定“宏”的安全级别，但在PowerPoint2002中需将“宏”的安全性设为“低”才不会出现该提示信息