达克宁广告 卡通:word中的一些编辑常识 -

3.2.1  建立和打开文档

在Word下输入的内容称为文档，存到盘上则称为文档文件，扩展名为.doc。用户可以建立新文档或者打开已有的文档，然后向其中输入内容和进行编辑，完成之后应将文档存盘。

1. 建立新文档

操作步骤如下：

第一步：单击文件“菜单”中的“新建”命令，或者直接单击“常用”工具栏的按钮 ，则会弹出“新建”对话框，如下图3.3所示；

图3.3  “新建”对话框

第二步：如果要建立一个新的空白文档，单击“常用”标签下面的“空文档”图标；

第三步：最后，单击“确定”按钮，就可以建立新文档。

2. 打开旧文档

如果要对磁盘上的某个文档进行修改，应该首先打开它，下面给出三种打开方法。

方法一、

第一步：单击“文件”菜单中的“打开”命令，弹出“打开”对话框，。如图3.4所示；

图3.4  “打开”对话框

    第二步：通过该对话框中的“查找范围”下拉列表和“查找范围”下面的列表框选择文件所在驱动器、文件夹以及文件名，在“文件类型”框中指定文件类型，默认为“Word文档”类型；

第三步：单击“确定”按钮，就可以打开指定的文档。

方法二、

第一步：单击“常用”工具栏的按钮  ，会弹出“打开”对话框（如方法一所示）；

    第二步：通过该对话框中的“查找范围”下拉列表和“查找范围”下面的列表框选择文件所在驱动器、文件夹以及文件名，在“文件类型”框中指定文件类型，默认为“Word文档”类型；

第三步：单击“确定”按钮，就可以打开指定的文档。

方法三、

第一步：单击“文件”菜单，在菜单底部列出最近使用过的文档名称；

第二步：单击你所需文档名称，就可以打开该文档。

在Word 2000中如果要想在查看文档时不修改文档，Word允许以只读方式打开文档。只要在“打开”对话框中选中要打开的文档，单击“打开”按钮右边的下三角按钮，从弹出的菜单中选择“以只读方式打开”命令即可。要以副本方式打开文档，选择“以副本方式打开”命令。以副本方式打开时，对副本所做的修改不会影响它的源文档。

在打开或者建立新文档之后，就可以输入文本和插入表格、图片了。文本区的插入点是信息的输入位置。输入文字时，若超过边界则自动换行，无需按回车键；只有在开始新段落、建立空行或短行时才需要按回车键。如果输入有错，就按Backspace或者Delete键来分别删除插入点两边的字符。

1. 插入和改写

Word 2000中有两种键入模式：

·             插入模式：键入的文字从插入点插入到文本中，插入点后面的文字随之向后移动。

·             改写模式：插入点随键入的文字向后移动，并且覆盖掉后面已有的文字。

设定键入模式的方法

·             反复按Ins 键，可在两种模式间切换。

·             用鼠标反复双击状态栏(窗口底部状态栏右侧)上的“改写”两字，可以转换键入模式，当“改写”两字呈黑色时，表示处于改写状态。

·             选择“工具”菜单的“选项”命令，打开“选项”对话框，选定“编辑”标签（图3.5所示）。选定或清除“改写模式”选项，单击确定按钮。

图3.5

2. 输入中英文

输入中文要在中文输入模式下进行。进入中文输入模式的方法是：

第一步：单击屏幕右下角的输入法指示器  ，屏幕上会出现选择输入法的菜单(如图3.6所示)。

    第二步：单击所用输入法，就会出现输入法用户界面。比如选择“全拼输入法”，就会出现 “全拼”输入法用户界面 。

当然输入英文要在英文模式下进行。在输入法用户界面中，从左边数第一个按钮为中英文切换按钮。单击该按钮，可以实现中英文之间的切换。也可以用Ctrl ＋ Space 键实现中英文切换。

图3.6  输入法菜单

输入的文本应以文件形式存到磁盘上。

1. 要存盘的文档是没有存过盘的新文档

第一步：单击“文件”菜单的“保存”或者“另存为”，或者单击“常用”工具栏的按钮  ，将会弹出“另存为”对话框（如下图3.7所示）

图3.7 “另存为”对话框

第二步：通过“保存位置”列表中选择文件将要保存到哪个驱动器、文件夹；

第三步：在“文件名”文本框中输入文件名；在“保存类型”框中指定文件格式为“Word文档”格式。

第四步：单击“保存”按钮，就可以将文档保存。

2. 要存盘的文档是已存过盘的旧文档，且希望以旧文件名存盘时，

则需要执行“文件”菜单的“保存”命令（或者单击  ），这时，新的文件内容就覆盖旧文件内容。

3. 设置密码。

如果所编辑的文档是机密文件，不希望无关人员查看，则可以给文档设置“打开权限密码”；如果所编辑的文档允许别人查看，但禁止修改，可以给文档加一个“修改权限密码”。

（1）设置密码

第一步：单击菜单栏的“工具”。

第二步：单击“选项”命令。

第三步：选择“保存”标签。

第四步：输入“打开权限密码”或“修改权限密码”。

第五步：单击“确定”按钮。

第六步：再次输入相同的密码。

第七步：单击“确定”。

第八步：单击“保存”按钮后，密码生效。

（2）取消密码

第一步：打开文档，输入正确的密码。

第二步：按上述操作打开“选项”对话框。

第三步：删除密码栏中代表密码的“*”号。

第四步：单击“确定”。

第五步：单击“保存”按钮。

1. 选定文本

对文本进行编辑或排版操作之前，应首先选定施加操作的文本，操作仅对选定文本有效。

（1）使用鼠标

若要选定一英文单词，则双击该单词。

若要选定一行，则单击该行的选定栏。

若要选定连续多行，则在选定栏从起始选定行开始拖动鼠标到结尾行。

若要选定一个句子，则按住Ctrl 键，单击该句任一位置。

若要选定一个段落，则双击该段落的选定栏，或者在该段落任一位置三击鼠标。

若要选定多个相邻段落，则在选定栏双击起始段落并拖动鼠标到结尾段落。

若要选定任意数量相邻文本，则从要选定的文本起始位置开始拖动鼠标到要选定的文本结尾。或者，单击要选定内容起始位置，按住Shift 键后，再单击要选定位置的结尾处。

若要选定整个文本，则在选定栏任一位置三击鼠标，或执行“编辑”菜单的“全选”命令。

    若要选定一竖列文本块，则按住Alt 键，然后向下拖动鼠标，拖过的部分被选中。

（2）使用键盘

首先将插入点移至要选定文本的起始位置，然后按住Shift、Ctrl 和方向键确定要选至何处。

    Shift ＋ →             向右选定一个字符。

    Shift ＋ ←             向左选定一个字符。

    Shift ＋ ↑             选定至上一行相应位置。

    Shift ＋ ↓             选定至下一行相应位置。

Shift ＋ Home           选定至行首。

    Shift ＋ End            选定至行尾。

    Shift ＋ PageUp         选定至上屏。

    Shift ＋ PageDown       选定至下屏。

    Ctrl ＋ Shift ＋ ↑     选定至段首。

    Ctrl ＋ Shift ＋ ↓     选定至段尾。

    Ctrl ＋ Shift ＋ Home   选定至整个文本首处。

     Ctrl ＋ Shift ＋ End    选定至整个文本尾处。

（3）取消选定

方法一、若取消部分选定，则单击选定文本之外任一位置；若取消全部选定，则单击选定文本内任意位置。

方法二、按键盘的任何方向键。

2. 移动和复制文本

（1）使用鼠标移动和复制

选定要移动或复制的文本，然后将鼠标移到选定文本之内，鼠标指针变成搬移形状。按住鼠标左键，拖动到新位置，放开鼠标，则将选定文本移到新位置。如果按住Ctrl键后再拖动鼠标，则将选定文本复制到新位置。

（2）使用剪贴板移动和复制

    操作步骤如下：

    第一步：选定要移动或复制的文本后，在选定文本上击右键，弹出“文本快捷”菜单。

    第二步：单击菜单中的“剪切”和“复制”命令（单击“常用”工具栏中的“剪切”和“复制”按钮）。如果要移动文本，则执行剪切操作，将选定文本在剪贴板中作备份，并删除选定文本；如果要复制文本，则执行复制操作，将选定文本在剪贴板作备份。

第三步：移动插入点到所需位置。执行“编辑”菜单或“文本快捷”菜单的“粘贴”命令，或单击“常用”工具栏的“粘贴”按钮，将剪贴板中的内容插入到插入点处，实现文本移动或复制。

3. 删除文本   

①若要删除插入点前面的一个字符，则按Backspace 键。

    ②若要删除插入点后面的一个字符，则按Delete 键。

③若要删除插入点前面的单词，则按Ctrl＋Backspace 组合键。

④若要删除插入点后面的单词，则按Ctrl＋Delete 组合键。

⑤若要删除选定文本，则按Delete 键或执行“编辑”菜单的“清除”命令。

4. 撤消和重复操作

撤消和重复是两个相反的动作。

单击“常用”工具栏的“撤消”按钮 ，或执行“编辑”菜单的“撤消”命令，都可以取消上一步操作。

单击“常用”工具栏的“恢复”按钮 ，或执行“编辑”菜单的“重复”命令，都可以恢复到执行撤消操作前的状态，即取消已做的撤消操作。

“编辑”菜单中的“撤消”命令与用户最近完成的操作有关。如果刚刚删除了文本，则“编辑”菜单上会出现“撤消清除”命令，选择该命令可以恢复刚被删除的文本。

在Word 2000中，不但可以撤消和恢复上一次的操作，还可以撤消和恢复最近进行的多次操作。

5. 查找文本

查找是从文本中找出指定的内容，操作步骤如下：

    第一步：执行“编辑”菜单的“查找”命令，弹出“查找和替换”对话框，如图3.8所示。并打开“查找”选项卡。

图3.8 “查找”对话框

    第二步：在“查找内容”中输入要查找的内容，或者单击列表箭头，从Word保存的最近做过的四个查找内容中选择。

    第三步：单击“搜索范围”框的列表箭头，选择搜索范围。有以下三种搜索范围。

    “向上”从插入点位置开始向前搜索到文本开头。如果已选定了文本，则在选定文本中从后向前搜索。

    “向下”从插入点开始向后搜索到文本末尾。如果已选定了文本，则在选定文本中从前向后搜索。

    “全部”搜索整个文本。

    第四步：单击“查找下一个”按钮，开始查找指定内容出现的第一个位置，找到的内容反显。如果要继续查找指定内容出现的第二个位置，再次单击“查找下一个”按钮，依次类推。

    重复以上各步可查找其它内容。

    单击“取消”按钮退出查找。

    根据需要选择以下复选框：

    “同音”查找出发音相同的所有单词。例如，要查找SUN，可查找到SUN和SON。

    “查找单词的各种形式”查找单词的所有形式（复数、过去时、现在时等）。

    “区分大小写”认为大写和小写字母不同。例如认为WORD与word不同，否则认为相同。

    “区分全半角”认为全角字符与半角字符不同。否则，不考虑全角和半角问题。

    “全字匹配”将查找内容当作一个独立的单词查找。否则，只要在文本中出现所查内容即算找到。

“模式匹配”可以在“查找内容”框中使用操作符和表达式以进行高级搜索。如在“查找内容”文本框内键入“天*学”，表示查找以“天”字开头，以“学”字结尾的任何文本。再如查找内容为“天？学”，表示查找以“天”开头、中间为任一字符、以“学”结尾的文本。

6. 替换文本

替换文本是把文本中某些内容替换成另外内容，操作步骤如下：

    第一步：执行“编辑”菜单的“替换”命令，或在“查找”对话框中单击“替换”按钮，弹出“替换”对话框(如图3.9所示)；

图3.9 “替换”对话框

    第二步：在“查找内容”文本框中键入要替换的内容；

    第三步：在“替换为”文本框中键入替换内容，或从列表中选择替换内容；

    第四步：设置“搜索范围”；

    第五步：设置格式；

    第六步：设置四个复选框；

    第七步：如果要将所有指定内容用新内容替换，则单击“全部替换”按钮，如果要边查边替换，则单击“查找下一个”按钮，找到后，若需要替换，则单击“替换”按钮；

    第八步：重复以上步骤可继续新的查找与替换；

           单击“取消”按钮结束替换操作。

7. 使用自动更正功能

在输入文本时，如果经常输错某些文本，可使用自动更正功能，让 Word改错。设置自动更正方法如下：

    第一步：执行“工具”菜单的“自动更正”命令，打开“自动更正”对话框(如图3.10所示)，

图3.10 “自动更正”对话框

    第二步：在“键入”文本框中输入错误内容，在“替换为”文本框中输入正确内容。

    第三步：单击“添加”按钮，把新设置的更正词条添加到自动更正词条列表中。

    第四步：根据需要选择以下复选框。

    “键入时自动替换”：根据自动更正中的词条列表自动替换错误。

    “更正连续两个大写字母”：当输入前两个字母均为大写的单词时，只保留第1个为大写，其余改为小写。

“日期大写”将输入的小写星期改为首字母大写。例如，将sunday改成Sunday。

“句首字母大写”：将一个英语句子的第一个字母改为大写。

“更正误按Caps lock 键产生的大小写错误”：改变由于错误地使用了Caps lock 键而造成的键入错误。

   第五步：单击“确定”按钮。

    利用这一方法还可以把经常输入的长文本用短文本代替。使用自动更正的方法是首先输入自动更正词条，然后按空格键，Word则用词条的替换内容代替输入内容。

8. 多窗口编辑

单击“窗口”选择“拆分”命令可以将一个文档窗口拆分为上下2个窗口。对于较大的文档使用此技术进行编辑比较方便。

9. 显示非打印字符

非打印字符是专用的格式化字符，只能显示不能打印，用于显示文档内不可见字符，如段落标记、空格和制表符等。通过单击“常用”工具栏中的“显示/隐藏”按钮 可以显示或者隐藏所有的非打印字符。显示非打印字符可以帮助用户查看是否存在多余的空格，或者是否用空格代替了制表符等。

如果需要指定Word 2000显示或隐藏非打印字符，则执行下列操作：

第一步：单击“工具”菜单的“选项”命令，打开“选项”对话框。

第二步：单击“视图”标签，显示“视图”对话框。

第三步：选择或清除“格式标记”栏中要显示或隐藏的字符。

输入、编辑文档后，要对文档的格式进行设计。文档格式包括字符格式、段落格式和页面格式等。

1. 字符格式

字符是汉字、字母、空格、标点符号和其它符号的总称。Word将字符分成中文、英文、国际通用符号三类。字符格式是指字符的外观，包括字体、大小、间距、字形及颜色等。Word中有默认的字符格式，用户也可以根据需要设计字符格式。

（1）字体  字体是字符的形状。Word中字体分中文字体、英文字体和国际通用字体。中文Windows提供的中文字体有宋体、黑体、楷体、仿宋、隶书和幼圆等，用户除了可以直接使用这些字体以外，也可以使用任何外挂字体。

（2）字体大小  同一字体有多种大小。字体大小有磅和号两种单位。中文Windows提供的中文字体大小按号分为八号、七号、小六、六号、小五、五号、小四、四号、小三、三号、小二、二号、小一、一号和初号。也可以按磅值指定字体大小，磅值从1到1638。表3.1给出磅与号的对应关系。

表3.1  中文字号与磅值对照表

号

初号

小初

一号

小一

二号

小二

三号

小三

四号

小四

五号

小五

六号

小六

七号

八号

磅值

42

36

26

24

22

18

16

15

14

12

10.5

9

7.5

6.5

5.5

5

（3）字形  同一字体有不同的字形。字形有常规、斜体、粗体、粗斜体，默认是常规字形。

（4）字符修饰  文字的修饰功能包括添加下划线、设置颜色、上标、下标、阴影等效果。

2. 使用格式工具栏编排字符格式

图3.11为“格式”工具栏中用于设置字符格式的按钮。图3.12为“其他格式”工具栏。单击“格式”工具栏最右边的按钮，可以打开或关闭“其它格式”工具栏。

图3.11  字符格式按钮

图3.12 “其他格式”工具栏

    使用这两个工具栏对文档进行格式设置，应遵守先选后做的原则。首先选定待编排的文本，然后单击所需按钮，下面说明图3.11和图3.12中标出的下拉列表框和按钮的功能和使用方法。

（1）“字体”框    单击右侧向下箭头，出现字体列表，从中选择所需字体。

(2)“字号”框    用于按中文字号或磅值设置字体大小。单击列表箭头，出现字体大小列表，从中选择一种，或者直接键入磅值。

（3）“粗体”按钮    将字符设置为粗体。

（4）“斜体”按钮    将字符设置为斜体。

（5）“下划线”按钮   给字符加下画线。

（6）“字符边框”按钮   给字符加边框。

（7）“字符底纹”按钮    给字符加底纹。

（8）“字符缩放”按钮   用来放大或缩小字符。单击它，Word自动按事先选定的比例缩放文字宽度，默认比例是200%，也可以单击它的列表箭头，从列出的缩放比例中选择。

（9）“突出显示”按钮    用来改变字符的背景颜色。单击它，则自动按事先选定的背景色显示选定文字，默认色为黑色。也可以单击它的列表箭头，出现颜色列表，从中选择。

（10）“着重号”按钮   用来在字符下方加圆点以示强调。

（11）“双删除线”按钮    用来在字符上加双删除线。

（12）“拼音指南”按钮    可给选定的文本添加拼音。

（13）“合并字符”按钮    可将选定的多个字或字符（最多为6个汉字）组合成为一个字符。

（14）“带圈字符”按钮    可给输入的字符添加圈号。

“格式”工具栏各按钮均为开关按钮。单击某按钮，则字符设置成相应格式；再单击该按钮，则取消相应格式。

3. 使用命令编排字符格式

使用“格式”工具栏可以进行一般格式设置，使用命令可以进行更细致的格式设置，待选定要编排格式的文本后，执行“格式”菜单的“字体”命令，弹出“字体”对话框，如图3.13所示。

图3.13“字体”对话框

“字体”标签用于指定字体、字体大小、字形、颜色等。“字符间距”标签用于指定字符间距、字符位置等，下面分别说明。

（1）“字体”标签

    “字体”标签如图3.13所示。

l         分别在“中文字体”、“英文字体”、“国际通用字体”框中为选定文本中的中文、英文和国际通用符号选择字体。字体名称左侧带有双T字母为True  Type字体；带有打印机图标的字体为打印机字体；不带任何图标的字体为屏幕字体。True  Type字体可以在任何图形打印机上打印，使用该字体可确保屏幕显示的与打印在纸上的一样，即所见即所得。打印机字体供打印机使用。屏幕字体只为屏幕显示使用，打印时需用打印机字体，只有当两种字体完全一样时，才能实现所见即所得。

l         在“字形”列表框中选择字形。

l         在“大小”框中选择字体大小或直接键入磅值，也可以键入以厘米、线、英寸等为单位的字体，这时应键入单位，例如0.8厘米或0.8cm。

l         在“下划线”框内选择下划线类型，若选择“无”，表示不加下划线或取消原有下划线。

l         在“效果”各复选框内可选中或取消以下项目。

“删除线”在字符中部画一条线，表示删除该字符。

“上标”将字符作为上标。

“下标”将字符作为下标。

    “隐藏”将字符隐藏。被隐藏的字符下有虚线，这些字符既不显示也不打印。

    “小型大写字母”将小写字母转换成小的大写字母。

    “全部大写字母”将小写字母转换成大写字母。

l         在“着重号”框中选择着重号种类。若选择“无”，表示无着重号或取消原有着重号。

l         在“颜色”框中选择字符颜色，默认是黑色。若选择“自动”类型，则使用Windows设置的窗口文本颜色，默认也为黑色。

设置完成后，单击“确定”按钮。

（2）“字符间距”标签

   “字符间距”标签如图3.14所示。

图3.14 “字符间距”标签

l         在“字符间距”框中选择字符间距类型，然后，在“磅值”框中指定字距。供选择的字间距类型有以下几种：

   “标准”根据打印机决定字距，这是默认字距类型。

   “加宽”给定字距磅值越大，字符之间离得越远，默认字距为3磅。

   “紧缩”给定字距磅值越大，字符之间离得越近，默认字距为1.75磅。

l         在“位置”框中选择字符位置类型，当选择“提升”或“降低”时，需在“磅值”框内指定升、降具体值，“标准”类型表示字符出现在标准位置上。

l         在“缩放”框内指定字符的横向缩放比例。

设置完毕后，单击“确定”按钮。

（3）“文字效果”标签

“文字效果”标签如图3.15所示

图3.15  “文字效果”标签

在制作演示文档或交互式文档时经常需要加入动态效果，以引人注目。设置动态文字效果时在“动态效果”列表框中有7个选项，单击所需的选项，便可在“预览”区中看到设置的动态效果。单击“确定”按钮即可。

4. 首字下沉

在报纸杂志上经常看到一段文字开头的第一个字被放大并占据2行或3行，其他字符在它的右方。这就是首字下沉的例子。要创建首字下沉，其操作步骤如下：

第一步：将插入点放到要设置首字下沉的段落中。

第二步：选择“格式”菜单的“首字下沉”命令，会出现如图3.16所示的“首字下沉”对话框。

图3.16  “首字下沉”对话框

第三步：在“位置”选项组中选择所需的格式类型：“下沉”或“悬挂”。

第四步：在“字体”下拉列表中指定首字的字体。

第五步：在“下沉行数”文本框中指定首字的高度占多少行。

第六步：在“距正文”文本框中指定首字的高度占多少行。

第七步：单击“确定”按钮，即可按照所需的要求设置段落首字。

5. 复制或删除字符格式

（1）复制字符格式

文本中许多字符的格式都要求一致。使用字符格式复制功能可将某一部分文字的格式复制给其它字符。如果上一步操作是字符格式设置时，使用“编辑”菜单中的“重复”命令（Ctrl +Y ）可以立刻将刚设置的格式复制到所选文本。也可以使用格式刷，其操作步骤如下：

    第一步：选定已编排好字符格式的源文字块；

    第二步：单击“常用”工具栏的“格式刷”按钮 ，鼠标指针变成刷子形状，拖动鼠标选定要复制格式的目标文字块，放开鼠标完成复制；

    第三步：若将选定格式复制到多处文字块上，则双击“格式刷”按钮，拖动鼠标选定第一个要复制格式的目标文字块，放开鼠标，再拖动鼠标选定第二个目标文字块，以此类推；

第四步：再单击“格式刷”按钮或者按Esc 键，可退出字符格式复制状态，鼠标指针恢复成原状。

（2）删除字符格式

只删除格式不删除文本是常用操作，Word2000的格式化命令、按钮和快捷键都有打开和关闭格式的作用。例如选定字符并单击“加粗”按钮，可使字符变成加粗格式；再次选定该字符并单击“加粗”按钮，可取消字符的加粗格式。如果用户对某些文字进行多种格式的设置，要想一次删除设置的所有字符格式，可以先选定这些文本，然后按Ctrl +Shift +Z 键即可。

6. 显示格式信息

若要了解某字符的格式，操作步骤如下：

    第一步：单击“常用”工具栏中的“帮助”按钮，或按Shift ＋ F1 组合键，此时，鼠标指针变成带问号形状；

    第二步：单击要显示格式的字符，该字符的格式信息和所在段落的格式信息被显示出来；

    第三步：重复第二步，可显示其它字符的格式信息；

第四步：再次单击“帮助”按钮或按Esc 键结束格式显示状态。

1. 段落与段落标记

段落是由任意数量的文字、图形、对象和其它项目构成的自然段，以回车键结束。

当输入文本时，按一次回车键便生成一个段落标记，产生一个新段落。在整个文本的结尾处也有一个段落标记。单击“常用”工具栏的“显示／隐藏”按钮 ，可以显示或隐藏段落标记等不可打印的标记字符。

    段落标记不仅标志一个段落的结尾，而且保存着该段落的格式信息。如果删除某段的段落标记，则该段落和下个段落合并为一个段落。

2. 段落格式

    段落格式是段落的外观，包括行距、段落间距、段落的对齐格式、段落缩进、段落换行与分页、制表位、段落修饰等。说明如下：

（1）行间距与段落间距

    行间距是指段落中各行文字之间的距离。段间距是指段落与它前后相邻段落之间的距离。

（2）段落缩进

    在纸上书写文字时，往往在纸的四周留出一空白距离，称为页边距，它是正文与纸张边缘的距离。段落缩进是段落文字的边界相对于左、右页边距的距离，利用缩进，可以使文本中某一段落相对于其它段落偏移一定的距离。段落缩进有以下四种格式：

l         “左缩进”   段落左边界与左页边距保持一定距离。

l         “右缩进”   段落右边界与右页边距保持一定距离。

l         “首行缩进” 段落第一行第一个字符缩进一定距离。习惯上缩进一至二个字。

l         “悬挂缩进” 将段落中第一行以后的各行（除第一行以外）逐一按指定距离右移，使段落左边界形成阶梯形状。

（3）段落对齐

    段落对齐是指段落中的文字按照什么方式排列。有以下5种对齐格式：

l         “左对齐”   将段落每行左端对齐，右端可能参差不齐。

l         “右对齐”   将段落每行右端对齐。

l         “居中对齐” 将段落的每一行放在段落宽度的中心位置，一般用于标题。

l         “两端对齐” 使段落中除最后一行文本外，其他行文本的左右两端分别向左右边界对齐。这是Word默认的对齐格式。

l         “分布对齐” 使段落每行的文字均匀分布在每行中。分布对齐也称分散对齐。

（4）制表位

    Word中的每个段落可以设置和调整制表位。利用制表位可以将文字或数据对齐。

（5）段落格式的其它修饰

可以在段落前加上项目符号或编号，使文章结构清晰，还可以使段落首字下沉，对段落进行分栏编排，为段落添加框线与底纹等。

可以利用工具栏、标尺和命令设置段落格式。设置的段落格式仅对选定的段落起作用。如果没有选定段落，设置的段落格式将对插入点所在的段落起作用。

3. 使用工具栏编排段落格式

“格式”工具栏

上图标出“格式”工具栏中与段落格式相关的工具按钮。它们的功能和使用方法如下：

（1）“两端对齐”按钮   将选定段落设置成两端对齐。

（2）“居中”按钮        设置居中对齐格式。

（3）“右对齐”按钮        设置右对齐格式。

（4）“分散对齐”按钮      设置分布对齐。

（5）“编号”按钮          在选定段落前面自动加上编号或取消编号。

（6）“项目符号”按钮      在选定段落前面加上某种符号或取消符号。

（7）“减小缩进量”按钮    将选定段落的左缩进量减少到前一个制表位位置。

（8）“增加缩迸量”按钮    将选定段落的左缩进量增加到下一个制表位位置。

4. 使用命令编排段落格式

使用工具栏只能粗略地编排段落格式，使用命令可以细致地编排段落格式。

（1）编排段落缩进和间距

    执行“格式”菜单“段落”命令，弹出“段落”对话框，选择“缩进和间距”标签，如图3.17所示。

图3.17  “段落”对话框

    设置步骤如下：

    第一步：设置段落缩进。在“缩进”栏的“左”和“右”文本框内选择或键入缩进量，默认单位是厘米，也可以是英寸（in）、磅（pt）等。例如，设置左缩进为2cm，右缩迸为1英寸。

    第二步：可以在“左”文本框内键入“2”、“2厘米”或“2cm”，在“右”文本框内键入“1英寸”或“1in”。

    第三步：设置首行缩进或悬挂式缩进。在“特殊格式”下拉列表中进行选择。若选择“无”，表示取消已设置的缩进格式；若选择“首行缩进”或“悬挂缩进”，要在“磅值”框内键入或选择缩进量。默认单位是磅。

    第四步：设置段间距。在“间距”栏的“段前”和“段后”框内选择或键入段落之前和段落之后的空白距离。

    第五步：设置行间距。在“行距”框内键入或选择行距类型。

    “单倍行距”   以行内最大字体的高度为行距。这是默认行距。

    “1.5倍行距” 行距为单倍行距的1.5倍。

    “2倍行距”   行距为单倍行距的2倍。

    “最小值”     以可容纳行内最大字体或图形的最小距离为行距。

    “固定值”     行距为固定值，由用户决定，所有行距都相等。

    “多倍行距”   行距为单倍行距的倍数，默认倍数是3。

     说明：使用后三种行距类型还需在“设置值”框内指定具体数值。

    第六步：设置对齐方式。在“对齐方式”框内选择或键入所需的对齐方式，具体有“两端对齐”、“左对齐”、“居中”、“右对齐”、“分布”5种。

（2）换行与分页

    该项内容用于对正文排列做更细致的要求。选择“段落”对话框中的“换行与分页”标签（如图3.18所示），根据需要设置以下复选框。

图3.18  “换行与分页”标签

l         “孤行控制”   段落的最后一行不要打印在页的顶端，段落的第一行不要打印在页的底端。Word将把把上一页的最后一行移到下一页，或把下一页的第一行移到上一页。

l         “段中不分页” 选中该复选框，可以避免在段中分页。这样如果一个段落在一页显示不下，则会自动全部移到下一页。

l         “与下段同页” 选定的段落与它的下个段落打印在同一页中，中间不换页，以防止标题被单独放在一页的底部。

l         “段前分页”   在段落前插入一个分页符，即该段打印在新的页上。

l         “取消行号”   指定是保留原来的行号，还是取消原来行号，以便重新编号。

l       “取消断字”   设置或取消行未自动断字功能。

（3）编排段落体裁

①用“格式”菜单中的“段落”命令

    该项内容用于设置换行规则、字符行间距、文字竖向对齐格式。在“段落”对话框中选择“中文版式”标签，如图3.19所示。

图3.19 “其他”标签

    编排步骤如下:

    第一步：在“换行”框中设置换行规则。

    第二步：在“字符间距”栏中设置字符间距。

第三步：在“文字对齐方式”框中设置每行文字在垂直方向的对齐格式。

②用鼠标托动标尺上的缩进标记

在普通视图和页面视图下，文档窗口中显示一水平标尺。拖动标尺上的缩进标记可调整段落格式。如图所示。

（1）首行缩进标记：控制段落第一行第一个字符的起始位置。拖动它可以设置首行缩进的格式。

（2）悬挂缩进标记：控制除段落第一行外的其余各行起始位置，且不影响第一行。拖动它可实现悬挂缩进。

（3）左缩进标记：控制整个段落的左缩进位置。拖动它可以设置段落的左边界，托动时首行缩进标记和悬挂缩进标记一起拖动。

（4）右缩进标记：控制整个段落的右缩进位置。拖动它可以设置段落的右边界。

    设置步骤如下:

    第一步：选定要设置左右边界的段落。

    第二步：拖动首行缩进标记到所需的位置，设定首行缩进。

    第三步：拖动左缩进标记到所需的位置，设定左边界。

    第四步：拖动右缩进标记到所需的位置，设定右边界。

    第五步：拖动左缩进标记到所需的位置，设定左边界。

（4）编排制表位

①使用标尺设置制表位

在水平标尺左端有一制表位对齐方式按钮，不断单击它可以循环出现：左对齐、居中对齐、右对齐、小数点对齐和竖线等5个制表符，可以单击选中它。

操作步骤如下：

    第一步：将插入点置于要编排制表位的段落。

    第二步：单击水平标尺左端的制表位对齐方式按钮，选定一种制表符。

    第三步：单击水平标尺上要设置制表位的地方。此时在该位置上出现选定的制表符图标。

    第四步：重复第二、三步可以完成制表位设置工作。

    第五步：可以拖动水平标尺上的制表符标并调整其位置。如果拖动的同时按住Alt键，则可以看到精确的位置数据。

    设置好制表符位置后，当按Tab 键时插入点都将移到所设置的下一制表位上。如果想取消制表位的设置，只要往下拖动水平标尺上的制表符图标离开水平标尺即可。

②使用“格式”菜单中的“制表位”命令设置制表位

操作步骤如下：

    第一步：将插入点置于要编排制表位的段落。

    第二步：执行“格式”菜单的“制表位”命令，或者在“段落”对话框中单击“制表位”按钮，或者双击水平标尺上的任意制表位标记，都可打开“制表位”对话框，如图3.20所示。

图3.20 “制表位”对话框

    第三步：在“制表位位置”列表框中列出了段落原有自定义制表位。若要修改选定制表位的位置，则在“制表位位置”文本框内键入新的位置值。若要删除选定制表位，单击“清除”按钮，若要删除所有制表位，则单击“全部删除”按钮。若要增加制表位，直接在“制表位位置”文本框内键入要设置制表位的位置值。

    第四步：单击“对齐方式”栏中某个按钮，可为选中或增加的制表位选择对齐方式。

    第五步：单击“前导字符”栏中的按钮，可为选中或增加的制表位确定要添加的前导字符。可以选择无前导字符，也可以选择点画线、连字号画线或下画线作为前导字符。

    如果增加了新的制表位，需单击“设置”按钮，将新制表位加入到制表位列表框中。

    重复上述步骤，可以增加多个制表位，也可以修改多个制表位。

    如果要改变默认制表位的间距，在“默认制表位”框中键人或选择新的间距，对于没有重新编排制表位的段落，按照“默认制表位”框中指定的间隔设置制表位。

    第六步：单击“确定”按钮退出。

图3.21带前导符的制表位应用示例

（5）编排段落编号和项目符号

在文档中，为了使相关的内容醒目并且有序，经常要用到项目符号列表和编号列表，项目符号列表用于强调一些特别重要的观点或条目；编号列表用于逐步展开一个文档的内容，这种方式常用在书的目录或文档索引格式上。操作步骤如下：

第一步：选定要添加编号或符号的段落。

第二步：执行“格式”菜单的“项目符号和编号”命令，弹出“项目符号和编号”对话框，如图3.22所示。

图3.22 “项目符号和编号”对话框

    第三步：在“项目符号”标签和“编号”标签中各显示6种标准格式，可单击进行选择。如果要自行设计格式，单击“更改”按钮，在更改对话框中设计。

第四步：单击“确定”按钮退出对话框。

（6）编排边框和底纹

有时，为了增加效果，需要对文档中的某段或某几段添加边框和底纹，将它们与文档的其它内容区分开来。操作步骤如下：

第一步：选定要设置边框和底纹的段落。

第二步：执行“格式”菜单的“边框和底纹”命令，弹出“边框和底纹”对话框；若编排边框，选择“边框”标签，如图3.23所示。

图3.23 “边框”标签

第三步：单击“设置”框中某个按钮，选择边框类型，“无”表示删去边框，“方框”表示添加矩形边框，“阴影”表示添加带阴影的边框；“三维”表示添加有三维效果的边框；若在“应用范围”下拉列表中选择“段落”，则“选项”按钮变为可选，单击“选项”按钮，出现“边框和底纹选项”对话框，用户可以在相应的文本框中输入正文与边框之间的距离。

第四步：在“线型”框和“颜色”框中分别选择框线类型和颜色。

第五步：若编排底纹，选择“底纹”标签，如图3.24所示。

图3.24 “底纹”标签

若取消底纹，则选择“无填充色”单选项，若添加底纹，则选择“图案”单选项，然后选择底纹类型和颜色；

第六步：完成设置后，单击“确定”按钮。

页面格式包括纸张大小、页面方向、纸张来源、页边距、页眉和页脚等。

经常使用的纸张有A4、A3、B5和16开等规格；

页面方向有纵向和横向两种。纵向是指纸张长度大于宽度，横向指长度小于宽度。

纸张来源是指手动送纸、送纸盒送纸还是自动。Word默认的纸张大小是A4，页面方向是纵向，纸张来源根据打印机不同而不同。

页边距是指页面中的文本与纸张边缘的距离，它决定页面上整个正文区域的高度和宽度。页面4个方向的页边距分别称为左、右、上、下边距。

页眉是打印在每页上页边距中的说明性信息，一般为文章标题、日期等；页脚是打印在每页下页边距中的说明性信息，一般为书名、页码等。页眉和页脚可以是文字，也可以是图形，或者两者都有。

Word有默认的页面格式，用户也可以根据需要编排页面格式。

1. 设置纸型和页面方向

默认情况下，纸型是标准的A4纸，其宽度是210mm，高度是297mm，页面方向为纵向。通过“页面设置”对话框可以改变纸型和方向，其操作步骤如下：

    第一步：选定要设置纸张大小及页面方向的文本；

    第二步：执行“文件”菜单的“页面设置”命令，弹出“页面设置”对话框；

    第三步：选择“纸型”标签，如图3.25所示；

图3.25“纸张大小”对话框

    第四步：在“纸型”框中指定某种标准纸张尺寸。若自定义纸张大小，可在“宽度”和“高度”框中指定纸张尺寸；

    第五步：在“方向”框中选择页面方向；

    第六步：在“应用于”框中指定使用上述设置的文本范围；

第七步：单击“确定”按钮退出。

2. 设置纸张来源

    操作步骤如下：

    第一步：选定文本或定位插入点后，打开“页面设置”对话框，选择“纸张来源”标签（如图3.26所示）；

图3.26 “纸张来源”对话框

    第二步：分别在对话框中的“首页”和“其他页”两框中为第一页和其余各页指定纸张来源；

    第三步：在“应用于”框中指定设置的应用范围；

第四步：单击“确定”按钮即可。

3. 设置页边距

打开一个新文档时，Word默认的设置为：左右页边距为3.17cm，上下页边距为2.54cm，无装订线。要精确设置页过距可以使用命令或标尺设置页边距。

（1）使用命令设置页边距

    操作步骤如下：

    第一步：选定文本或定位插入点后，打开“页面设置”对话框，选择“页边距”标签，如图3.27所。

图3.27 “页边距”对话框

    第二步：在“上”、“下”、“左”、“右”四个文本框中指定页边距尺寸。

    第三步：如果要在纸张两面打印文件，首先应选择“对称页边距”复选框。这时“左”、“右”文本框变成“内侧”、“外侧”文本框。四个文本框分别对应上页边距、下页边距、内侧页边距和外侧页边距。纸张正反两面同一方向页边距相等。

    第四步：如果要预留装订空间，应在“装订位置”文本框内选择或键入装订预留尺寸，并在“装订位置”框中选择装订位置是在纸张顶部还是在左侧。这时，带有装订线的页边距为原有页边距加上装订预留尺寸。

    第五步：如果页面上需包含页眉和页脚，可在“页眉”和“页脚”框中指定页眉顶端距上页边界的距离和页脚底部距下页边界的距离。

    第六步：在“应用于”框中指定上述设置的应用范围。

    第七步：单击“确定”按钮。

（2）使用标尺设置页边距

标尺上灰色显示和白色显示的交界处表示页边距线。拖动水平标尺上的左页边距线和右页边距线可以快速调整左、右页边距。同样，拖动垂直标尺上的上页边距线和下页边距线可以快速调整上、下页边距。

4. 设置页眉和页脚

在文档中应将每一页都出现的相同内容置于页眉、页脚中。例如，公司信签上的公司名、公司的标志图形、页号和文档作者名等就可以放在页眉或页脚中。无论当前处于哪种显示视图，只要选择了有关页眉、页脚的命令，Word2000就会自动将视图切换到页面视图。

设置页眉和页脚主要包括页眉和页脚的创建、编辑、定位及删除等操作。一般使用“视图”菜单的“页眉和页脚”命令进行设置。

    方法是：执行“视图”菜单的“页眉和页脚”命令，Word自动切换到页面视图方式，并进入如图3.28页眉和页脚编辑窗口。

图3.28  页眉和页脚编辑窗口

“页眉/页脚”工具栏显示在该编辑窗口中。页眉区和页脚区分别由虚线包围，页眉和页脚区中有插入点。可以直接在页眉区输入页眉，在页脚区输入页脚，也可以利用页眉和页脚工具栏编排页眉和页脚。

（1）页眉/页脚工具栏

图4.26中的各按钮功能和使用方法如下:

l         “切换页眉和页脚”按钮

    页眉区和页脚区不能同时出现，每次只出现一个，单击该按钮可进行切换。

l         “前一个页眉/页脚”按钮

    如果已将文本分成多节，单击该按钮，可以显示前一节的页眉或页脚。

l         “下一个页眉和页脚”按钮

    单击该按钮，显示下一节的页眉或页脚。

l         “插入页码”按钮

用于在插入点所在的页眉区或页脚区中插入页码，即在每页写上页码。  

l         “插入日期”按钮

用于在插入点所在页眉区或页脚区中插入计算机设置的日期。

l         “插入时间”按钮

用于在页眉区或页脚区插入计算机设置的时间。

l         “页面设置”按钮

用于弹出“页面设置”对话框，该按钮功能与执行“文件”菜单的“页面设置”命令相同。

l         “显示／隐藏文档正文”按钮

这是开关按钮，用于隐藏或弱亮度显示正文。

l         “关闭”按钮

用于关闭页眉和页脚编辑窗口，并隐藏“页眉/页脚”工具栏。

（2）编排页眉和页脚的字符格式

可以像编排正文的字符格式一样，对页眉和页脚的字符格式进行编排，如编排字体、字体大小、粗体、斜体和下画线等字符格式。在编排之前，首先选定要编排的内容，然后，使用“格式”工具栏或“字体”命令进行编排。

（3）调整页脚和页眉的位置

调整页眉和页脚的位置包括调整水平位置和垂直位置。

页眉和页脚的水平位置有3种。一是置于页眉或页脚区的中间位置；二是在页眉区或页脚区靠右页边距线对齐或靠左页边距线对齐；三是置于页边距线与页边缘之间。

页眉的垂直位置是由页眉到页的上边缘距离决定的，页脚的垂直位置是由页脚到页的下边缘的距离决定的。调整这两个距离，便可调整页眉和页脚的垂直位置。

①调整页眉和页脚水平位置

操作步骤如下：

第一步：进入页眉和页脚编辑窗口；

第二步：通过“页眉页脚”工具栏中的“切换页眉和页脚”按钮、“前一个页眉页脚”按钮、“下一个页眉页脚”按钮找到要调整位置的页眉或页脚；

第三步：单击“格式”工具栏上的对齐按钮，可将页眉或页脚调整为左对齐、右对齐、居中对齐或两端对齐；

第四步：若使页眉或页脚位于左或右页边距线的外侧，例如使页眉或页脚位于左页边距线左侧1厘米，则需要设置负缩进，方法是执行“格式”菜单的“段落”命令，弹出“段落”对话框，选择“缩进和间距”标签，在“缩进”栏下面的“左L”框中键入“-1”；

第五步：调整完毕后，单击“关闭”按钮。退出页眉和页脚编辑窗口。

②调整页眉或页脚垂直位置

操作步骤如下：

第一步：通过“页眉/页脚”工具栏或垂直滚动条找到需调整位置的页眉和页脚；

第二步：单击“页眉和页脚”工具栏中的“页面设置”按钮，弹出“页面设置”对话框，选择“页边距”标签；

第三步：在“距边界”栏下的“页眉”文本框指定页眉顶端与页上边缘的距离，在“页脚”文本框中指定页脚底端与页下边缘的距离。

另外，进入页眉和页脚编辑窗口后，在垂直标尺上显示页眉顶端和底端边界线以及页脚顶端和底端边界线，拖动它们也可以调整页眉和页脚的垂直位置。

（4）删除页眉和页脚

操作步骤如下：

第一步：将插入点移到要删除页眉和页脚的节中；

    第二步：进入页眉和页脚编辑窗口；

    第三步：选择要删除的页眉和页脚，然后按Delete 键；

第四步：单击“页眉页脚”工具栏的“关闭”按钮。

（5）创建奇偶页不同的页眉和页脚

    在Word中，可以给同一节各页插入相同的页眉和页脚，也可以给第一页插入不同于其它页的页眉和页脚，还可以给奇数页和偶数页插入不同的页眉和页脚。例如，在奇数页的页眉插入书名和页码，在偶数页的页眉插入章名和页码。

操作步骤如下：

    第一步：执行“视图”菜单的“页眉和页脚”命令，出现“页眉/页脚”工具栏；

    第二步：单击“页眉/页脚”工具栏的“页面设置”按钮，弹出“页面设置”对话框，选择“版式”标签（图3.29）；

图3.29“版式”标签

    第三步：根据需要选择“奇偶页不同”复选框和“首页不同”复选框；

    第四步：单击“确定”按钮，返回到页眉和页脚编辑窗口；

    第五步：将插入点移到文件第一页的页眉区或页脚区，页眉区和页脚区左上角显示“首页不同”字样。如果希望首页没有页眉或页脚，则不输入任何内容，使页眉区或页脚区为空即可；

    第六步：给偶数页创建页眉或页脚，将插入点移到偶数页的页眉区或页脚区，在页眉区和页脚区左上角分别显示“偶数页页眉”和“偶数页页脚”字样，然后输入页眉或页脚，奇数页的设置方法与此相同；

    第七步：设置完毕后，单击“页眉页脚”工具栏的“关闭”按钮。

应注意，建立奇偶页不同页眉和页脚时，如果不断开节与节之间的页眉和页脚的链接关系，Word将整个文件应用“奇偶页不同”设置。

5. 添加页码

    如果只想在每页中添加页码，则不必处理页眉和页脚，Word提供了一种非常简便的方法，操作方法如下：

    第一步：执行“插入”菜单的“页码”命令，弹出“页码”对话框（如图3.30所示）；

图3.30 页码对话框

第二步：在“位置”框中指定页码放在页面顶端还是页面底端；

第三步：在“对齐方式”框中指定页码放在页面顶端或页面底端的什么位置，可以选择“左”、“居中”、“右”、“内侧”或“外侧”，其中“内侧”和“外侧”位置用于设置位置不同的奇、偶页的页码；

第四步：如果首页不打印页码，应清除“首页显示页码”复选框；

第五步：如果要改变页码格式，单击“格式”按钮，弹出“页码格式”对话框，在此指定页码格式，默认页码的格式是1、2、3、……；

第六步：设置后单击“确定”按钮。

图3.31  分栏效果图

如图3.31所示是将文本排成二栏的效果。在普通视图下，文本按单栏显示。只有在页面视图下才能查看分栏效果。

1. 创建分栏

在Word2000中，可以利用“其它格式”工具栏中的“分栏”按钮 来快速建立宽度相同的栏。其操作步骤如下：

第一步：选择“视图”菜单中的“页面”命令，切换到页面视图下。

第二步：将插入点定位在需要进行分栏的节中，或者选定需要进行分栏的正文或节。

第三步：选择“视图”菜单中的“工具栏”命令，从出现的级联菜单中选择“其他格式”命令，以显示“其他格式”工具栏。

第四步：单击“其他格式”工具栏中的“分栏”按钮 ，在该按钮的下方显示出一个含有4个栏的示意窗口，如图3.32所示。

图 3.32   拖动鼠标指针选定栏数

第五步：按住鼠标左键向右拖动选定所需的栏数，鼠标指针所经过的栏被加亮显示，表示要创建的栏数。如所需的栏数多于4栏，应按住鼠标左键继续向右拖动鼠标。

第六步：松开鼠标左键，Word完成分栏。

2. 创建宽度不同的栏

可以利用“分栏”对话框来建立宽度不同的栏，其操作步骤如下：

    第一步：切换到页面视图方式；

    第二步：全部文本分栏执行“编辑”菜单的“全选”命令选定全部文本；部分文本分栏选定部分文本；

    第三步：执行“格式”菜单的“分栏”命令，弹出“分栏”对话框（如图3.33所示）

图3.33 “分栏”对话框

    第四步：在“栏数”文本框中键入或选择栏数；

    第五步：要使各栏宽度不等，应清除“栏宽相等”复选框；

    第六步：在“栏宽”和“间距”文本框中键入或选择各栏的宽度和间距；

    如果要在各栏之间插入纵向分隔线，则选择“分隔线”复选框；

    如果要快速设置分栏格式，可单击“预设”框中的某个按钮，其中第一个按钮用于取消分栏；            

第七步：设置完成后，单击“确定”按钮。

Word允许用“普通”、“页面”、“大纲”、“web版式”、“主控”、“全屏显示”以及“打印预览”视图查看文档。

1. 普通视图

单击“普通视图”按钮 ，或执行“视图”菜单的“普通”命令都可以切换到“普通视图”下。普通视图是Word的默认视图模式。在此模式下，用户可以看到字体、字号、字形及行距等格式，可以进行输入、编辑和排版操作，但没有页眉和页脚的显示，不能看到文档的实际打印效果。

2. 页面视图

单击“页面视图”按钮 ，或者执行“视图”菜单的“页面”命令，都可进入页面视图方式。在此方式下，显示的效果与打印效果相同。可以看到页面边界、图文框、页眉、页脚、脚注等的正确位置，可以对文档进行编辑和排版，可以用鼠标改变图文框的大小和位置，可以在屏幕上直接编辑页眉和页脚。

3. 大纲视图

写文章总要写一个大纲，目的是组织思路和构造文章的结构。在Word中，用户可以创建一个大纲，然后将文本内容填入其中。想看文本内容时，切换到普通视图；想看文本结构时，切换到大纲视图。

4. Web版式视图

Web版式视图是专门用来创作Web页的视图形式。在此视图中，文档的显示就像在Web浏览器中看到的一样。在Web版式视图中，用户可以看到Web文档的背景，而且文档将自动换行以适应窗口的大小。在默认情况下，Web版式视图包括一个可调的查找窗口，称为“文档结构图”，可以显示文档结构的大纲视图。如果一开始没有出现“文档结构图”，到“视图”菜单中将“文档结构图”选中即可。单击文档的任意一个大纲主题，即可显示文档的相应部分。

5. 全屏显示视图

执行“视图”菜单的“全屏显示”命令，便进入全屏幕显示视图。在该视图下，整个屏幕为显示编辑文档所用，工具栏、菜单栏、滚动条、标尺、状态栏等屏幕构件都被隐藏起来，仅保留“全屏”工具按钮，用于退出全屏显示视图。

在该视图下，用户可以输入和编辑文本，也可以通过按键执行命令，例如，按A1t ＋F 键可以将“文件”下拉菜单打开。

如果要退出全屏显示视图，返回到原来的视图状态，可单击“全屏”工具按钮，也可以按A1t ＋V 键打开“视图”菜单，从中选择“全屏显示”命令。

6. 缩放显示文档

在Word中，可以放大显示文档，也可以缩小显示文档。可使用“常用”工具栏的“显示比例”按钮或者执行“视图”菜单的“显示比例”命令进行缩放。

（1）使用工具按钮

单击“常用”工具栏“显示比例”的列表箭头，从下拉列表选择显示比例。下拉列表中显示比例的多少和内容取决于当前处在什么视图方式下。在普通视图或大纲视图方式下，显示比例有10％、25％、50％、75％、100％、150％、200％以及“页宽”。在页面视图下，列出的显示比例还增加了“整页”和“双页”。

（2）使用命令

    执行“视图”菜单的“显示比例”命令，出现“显示比例”对话框，如图3.34所示。

图3.34 “显示比例”对话框

“显示比例”中有六个选项。在普通视图和大纲视图下，“整页”和“多页”不可选，如果该栏给出的三个显示比例中没有所需要的，可以在“百分比”文本框中指定10％～200％之间任一缩放比例。

    “页宽”用于缩小或放大显示内容，以使页面左右边界能在屏幕上显示出来。

    “整页”用于缩小或放大显示的内容，以确保整页完全落在文档窗口之内。如果文档为横向打印，为了看到页面上所有内容，可以选择此项。该选项必须处于页面视图方式或打印预览方式下才可选。

    “多页”用于在屏幕上显示多页文档，利用该选项下面的显示器图标可确定显示的页数。单击显示器目标，便出现网格，可以单击并拖动这个网格确认显示的页数。

选择某种显示比例后，可在“预览”框中看到实际显示效果。

7. 打印预览

（1）预览文档打印效果

其操作步骤如下：

第一步：执行“文件”菜单的“打印预览”命令，或者单击“常用”工具栏的“打印预览”按钮 ，便进入打印预览视图，同时屏幕显示“打印预览”工具栏，如图3.35所示；

图3.35  ＂打印预览＂对话框

     第二步：通过“打印预览”工具栏选择不同的格式预览打印效果；

     第三步：预览完毕后，单击“关闭”按钮。

    （2）“打印预览”工具栏各按钮功能和使用方法

说明如下:

   “打印”按钮       将正在预览的文档打印出未。

      “放大镜”按钮   为了能显示出打印页面的全貌，可将页面中的内容缩小显示，缩小的比例显示在“显示比例”按钮上.为了看清显示内容或者对它修改，需将缩小的显示内容放大。放大方法是单击该按钮后，把鼠标指针移到预览页上，这时鼠标指针变成放大镜形状，在要放大的文本上单击鼠标左键,该位置内容被放大，可通过滚动条查看未显示的内容。在文本上再单击鼠标左键又恢复到原来的显示比例。

     “单页显示”按钮   使窗口中仅显示一页内容。

     “多页显示”按钮   单击它，会出现表示预览页排列结构的网格选择框，用鼠标指针在网格上拖动，以选择一屏显示的页数和各页的排列方式。例如选择的结果是2×3，则在窗口中显示二行，每行显示三页。

    “显示比例”框  指定页面内容的显示比例。

    “标尺”按钮         使水平、垂直标尺在窗口中显示或隐藏。通过水平或垂直标尺可调整页面的页边距及段落缩进。

    “缩至整页”按钮   如果最后一页的内容较少，单击该按钮，可将最后一页内容加入到上一页中。

    “全屏显示”按钮   进入全屏显示状态，将屏幕上的标题栏、菜单栏、状态栏、滚动条隐藏，增大页面显示范围，按Esc键又返回原来的显示状态。

    “关闭”按钮   退出预览状态。

    “帮助”按钮  单击它，鼠标指针变成带问号“？”形状，如果不了解“打印预览”工具栏某按钮的功能，在需要了解的按钮上单击，则出现说明该按钮的信息框，再单击“帮助”按钮，信息框消失，鼠标指针又恢复成原状。

    如果仅打印一份文档，可单击“常用”工具栏或“打印预览”工具栏的“打印”按钮 ，则将正在编辑或预览的文档整个内容打印出来。如果要打印多份文档或打印文档的部分内容，要通过“文件”菜单的“打印”命令实现。

    使用打印命令的操作步骤如下：

第一步：执行“文件”菜单的“打印”命令，出现“打印”对话框，如图3.36所示。

图3.36  “打印”对话框

第二步：在“打印机”栏中的“名称”框中显示了一种打印机型号，如果该型号与使用的打印机型号不符，则单击“名称”框的下拉箭头，从下拉列表中选择所需要的打印机型号。

    第三步：若要设置打印机的某些参数，如打印模式、打印质量、字体等，可单击“选项”按钮，进入“选项”对话框进行设置，完成后再返回“打印”对话框。

第四步：在“页面范围”栏中指定打印的范围。“全部”表示打印整个文档；“当前页”表示打印插入点所在的页；“选定范围”表示打印已选定的文本；“页码范围”表示由用户在“页码范围”的文本框中指定打印的页码。各页号用半角逗号“，”隔开，连字符“一”表示两个页号之间的所有页。例如输入“1，3，6”，则表示打印第1页、第3页和第6页。“1一3，6”表示打印1至3页和第6页。

第五步：在“打印”框中进一步指定从“页面范围”中抽取偶数页、奇数页还是全部页进行打印。例如，要在纸张的两面打印文档，一般应将奇数页和偶数页分别打印，这时，可先选择奇数页，将奇数页打完之后，再将纸张翻过来，选择打印偶数页。

    第六步：在“副本”栏中指定打印份数。如果要打印多份，可直接在“份数”框中输入份数。打印多份时，如果选择了“逐份打印”复选框，则将所指定的打印范围整个打印完后，再打印第二份，免去人工整理页序的麻烦；如果不选择“逐份打印”项，则将第一页按指定的份数打印完后，再打印第二页。

    第七步：在“打印内容”框中指定打印内容。不仅可以打印文件内容（文件中的文本、图形和表格），还可以打印文件的摘要信息、批注、样式、自动图文集词条等相关信息。默认选择是打印文件内容。如果选择打印文件的某个相关信息，则只打印该信息，而不打印文件内容。

    第八步：如果用户的计算机没有连接打印机，此时可选择“打印到文件”复选项，以便将文件的打印结果输出保留到一个磁盘文件中。当选择了“打印到文件”后，将出现“打印到文件”对话框，让用户指定存放打印结果的驱动器、文件夹和文件名，单击“确定”按钮返回“打印”对话框。

第九步：单击“确定”按钮，则开始在打印机上打印文档或者向磁盘输出结果。

Word文档不仅包含文字，还可以插入图片库中的图形文件，或使用绘图工具绘制图形，形成图文并茂的文档。

1. 插入图片

（1）插入剪贴画

在Word2000的剪辑库中包含了大量的剪贴画图片，从人物到动物，从办公室到运动，其内容和形式可谓丰富多彩，存放在Clipart文件夹中。用户可以根据不同的需要方便的将其插入到文档中。其操作步骤如下。

第一步：将插人点移到插入位置。

第二步：执行“插入”菜单的“图片”命令中的“剪贴画”命令，可弹出“剪辑库”对话框（如图3.37所示）。

图3.37  “剪辑库”对话框

第三步：用户在此对话框中选择剪贴画类别，对话框中将显示该类别的剪贴画。

第四步：用鼠标单击其中一张剪贴画，会弹出如图所示菜单，其中有4个可选项，自上而下依次是：

l         插入剪辑   单击此按钮，可以将选中的剪贴画插入文档中。

l         预览剪辑   单击该按钮，可以弹出图片的预览窗口，通过对此窗口的操作可以调整剪贴画的显示缩放比例。

l         将剪辑添加到收藏夹或其他类别   单击该按钮，出现如下图所示的对话框，用户可以通过该对话框将选中的剪贴画添加到其他类别中。

l         查找类似剪辑   单击该按钮，出现如下图所示对话框，用户通过该对话框可以在Word2000所提供的剪贴画集中查找类似主题的剪贴画。

第五步：执行“插入剪辑”命令，文档中光标闪动的地方便会出现所选中的剪贴画，此时关闭“插入剪贴画”窗口，剪贴画便成功地插入到文档中了。

（2）插入文件中图片

用户也可以执行“插入”菜单的“图片”命令中的“来自文件”命令，打开“插入图片”对话框（如图3.38所示）

图3.38“插入图片”对话框

    第三步：在“名称”列表框中单击所需图形文件。

第四步：单击对话框右下角“插入”按钮旁边的下三角按钮，会弹出一个下拉列表，其中包括：

l       插入   可将选定的图形文件直接插入到文档中，成为文档的一部分。当图形文件发生变化时，文档不会自动更新。

l       链接文件   可以将图形文件以链接的方式插入文档中。当图形文件发生变化时，文档会自动更新；保存文档时，图形文件仍然保存在原来保存的位置，这样不会增加文档的长度。

l       插入和链接   将图形以链接的方式插入到文档中。当图形文件发生变化时，文档自动更新；保存文档时，图形文件连同文档一同保存，文档长度明显增加。

第五步：单击“插入”按钮，即可插入所需的文件。

2. 编辑图片

“图片”工具栏上各按钮的功能如下：

l         “插入图片”按钮  ：插入来自文件的图片。

l         “图像控制”按钮  ：控制图像的色彩，有“自动”、“灰度”、“黑白”和“水印”四个选项。

l         “增加对比度”按钮  ：增加图片的对比度。

l         “降低对比度”按钮  ：降低图片的对比度。

l         “裁剪”按钮  ：裁剪图片。单击该按钮，鼠标指针变为箭头形光标与按钮图标的组合。将鼠标光标置于图片边框上的八个控点中的任一个，按住鼠标并拖动鼠标，当松开鼠标时，图片被裁剪，要想恢复原图片，可反向使用裁剪操作。

l         “线型”按钮  ：用于设置图片边框的类型。单击该按钮，即会弹出“线型”列表。

l         “文字环绕”按钮  ：用于设置图片的各种文字环绕形式。单击该按钮，即会弹出“文字环绕”。

l         “图片格式”按钮  ：用于设置图片的格式。单击该按钮打开“设置图片格式”对话框。如下图：

l         “图片”标签：在“设置图片格式”对话框里的一页标签。有“裁剪”和“图像控制”两个选项组。“裁剪”选项组的功能是将图片剪掉与键入值大小相当的一部分。“图像控制”选项组可用于更改所选图片对象的颜色、亮度和对比度。

l         “颜色和线条”标签：在“设置图片格式”对话框里的一页标签。“填充”选项组：用于设置图片背景填充色，或半透明。“线条”选项组：用于设置图片边框的颜色。“箭头”选项组：用于设置箭头形状和大小。

l         “大小”标签：有“尺寸和旋转”、“缩放”和“原始尺寸”三个选项组。“原始尺寸”指的是插入剪贴画或来自文件或扫描仪的图片的尺寸。“缩放”选项组中有两个选项。选定“锁定纵横比”时，图片的宽、高比例固定。选中选项时，当前的尺寸和原图的尺寸相关。

l         “位置”标签：在“设置图片格式”对话框里的一页标签。设定图片位置的“度量依据”，即相对页面、页边距或栏的准确位置。“垂直”文本框内的值是图像上边与页面、页边距或段落的上边之间的距离。当选中“锁定标记”选项时，Word会将选定的图片与其定位的文字保持在同一页中，当选中“浮于文字上方”选项时，图片为浮动图片，否则为嵌入式图片。

l         “环绕”标签：“环绕方式”选项组：该选项组提供了“四周型”、“紧密型”等五种文字环绕方式；“环绕位置”选项组：设置文字出现在图片的两边、左边、右边还是图片到页边距边上。“距正文”选项组：用于设置图片四周文字到图片边框之间的距离。

l         “设置透明色”按钮：设置透明色的图片，单击“图片”工具栏上的光标变为笔形。用笔形光标单击图片上想高为透明色的区域。

l         “重设图片”按钮：将图片恢复到原始形状。

3. 缩放和裁剪图片

    利用缩放手柄缩放或裁剪图片，操作步骤如下：

    第一步：单击图片内部选定图片。选中的图片周围出现八个小方块，它们是图片的缩放手柄，用于手动缩放或裁剪图片。

    第二步：拖动上下两边中间的缩放手柄，可缩放图片高度。拖动左右两边中间的缩放手柄，可缩放图片宽度。拖动四角的控点，可同时缩放图片的高度和宽度。

第三步：若要裁剪图片，则需按住Shift 键，然后向图片里面拖动缩放手柄即可；若要把裁剪下去的图形再显示出来，则需按住Shift 键，然后向图片外面拖动缩放手柄即可；若要将裁剪下的图形全部再显示出来，则需按住Ctrl 键，双击图片即可。

4. 给图片加题注

    为图片添加编号和说明的操作步骤如下：

    第一步：单击要添加题注的图片；

第二步：执行“插入”菜单的“题注”命令，弹出“题注”对话框，如图3.39所示。

图3.39＂题注＂对话框

    第三步：在“题注”文本框中选择或键入题注；

    第四步：从“标签”下拉列表中选择题注类型；

    第五步：从“位置”下拉列表中选择题注的位置；

    第六步：单击“编号”按钮，出现“题注自动编号”对话框，在对话框中指定编号格式；

第七步：单击“确定”按钮。

1. 什么是图形对象

利用Word提供的“绘图”工具栏绘制的图形称为图形对象。说明如下:

    （1）一般认为Word文档分为文本层、文本前层和文本后层。图形对象处在文本前层或文本后层，即它附在文本的前面或后面，并没有插入到文本层之中。可以单独对图形对象进行移动、调整大小、编排格式等操作，不影响文本层。

    （2）插入到文档中的图片不是图形对象，它们是直接插入到文本层之中的。若要把它们变成图形对象，应将它们放到文本框中。反过来，也可以把图形对象转换为图片，插入到文本层之中。详细说明见下述“绘图”工具栏的“文本框”按钮和“创建图片”按钮。

    （3）图形对象只有在页面视图下才是可见的。

（4）图形对象的使用方法是，首先利用“绘图”工具栏建立图形对象，然后根据需要调整图形对象的大小并将它移到所需位置。

2. “绘图”工具栏

单击“常用”工具栏上的“绘图”按钮 ，或者单击“视图”菜单的“工具栏”中的“绘图”命令，便会显示出“绘图”工具栏，

同时视图模式自动切换到页面视图方式。

   “绘图”工具栏各按钮的功能和使用方法说明如下。

   “选择图形对象”按钮 ， 单击该按钮后，将视图切换到页面视图，拖动鼠标画出一个方框，方框内的所有图形对象被选定。另一种选定多个图形对象的方法是，按住Shift 键，然后分别单击要选定的图形对象。选定的图形对象被含有缩放手柄的黑框包围。

    “直线”按钮 ，   单击该按钮后，可以在文档中拖动鼠标画出直线。

“箭头”按钮 ，  单击该按钮后，可以在文档中拖动鼠标画出箭头长短，再单击“箭头样式”按钮 ，来选择箭头的样式。

     “矩形”按钮 ，  单击此按钮后，可以在文档中拖动鼠标画出矩形。如果要画正方形，应在拖动鼠标的同时按住Shift 键。如果要给所画矩形加上阴影，则应在选择所画矩形之后，单击“阴影”按钮 ，从中选择所需阴影图形即可；如果要给所画矩形加上三维效果，则应在选择所画矩形之后，单击“三维效果”按钮 ，从中选择所需三维效果图形即可。

“椭圆”按钮 ，  单击该按钮后，可以在文档中拖动鼠标画出椭圆。如果要画圆，应在拖动鼠标的同时按住Shift 键。

    “文本框”按钮 ，单击该按钮，鼠标指针变成“十”形状，拖动鼠标可画了一个方框，称为文本框，文本框的大小随拖动而定，用户可以向文本框中输入文本、图形或表格等内容。被文本框包围的内容是图形对象。文本框不会随输入的内容自动调整大小。如果文本框不能容纳输入的内容，有一部分内容将无法看到，用户可以利用文本框缩放手柄改变文本框的大小以看到全部内容，另外，还可以先建立空白文本框，然后向之输入文本或图片，并且可以对输入的文本进行排版。

    “垂直文本框”按钮 ，单击该按钮后，拖动鼠标可画出一个所需大小的垂直文本框，用户可以向之输入纵向排列的文本。垂直文本框也是图形对象，与文本框具有同样的特性。

“插入艺术字”按钮 ，单击该按钮后，将弹出““艺术字”库”对话框，用户可以从中选择所需艺术字体模式。

    “填充颜色”按钮 ，用于为选定的图形对象选择填充颜色或者设置默认的填充色。

“线条颜色”按钮 ，用于为选定的图形对象选择线条颜色或者设置默认的线条颜色。

“字体颜色”按钮 ，用于为选中字体设置颜色。

“线形”按钮 ，用于为选中线条设置形状（如粗、细等）。

“虚线线形”按钮 ，用于为选中线条设置成为虚线的各种形状。

3. 层管理

每次在文档中创建或插入图形时，图形总是被置于一个位于文字上方的、单独且透明的层中，因此一篇含有图片的文档也就相当于含有多个层的堆栈。有了这样一个概念用户就可以通过改变堆栈中层的叠放次序来指定某个图形的叠放优先级，从而可以改变图形和文字的相对位置。

（1）重新安排图形层的叠放次序：

第一步：选中所要改变层次的图形。

第二步：单击“绘图”工具栏中“绘图”按钮，选择“叠放次序”命令，弹出如图所示的级联菜单。菜单中各命令左方的图标表示叠放的效果。

（2）组合与取消组合

当用户需要将叠放好的多个图形组合成一个图形时，首先选定所有的图形，然后单击“绘图”工具栏中的“绘图”按钮，从弹出的菜单中选择“组合”命令即可。组合前每个图形都有各自的控制点，组合后多个图形组合成一个复杂图形，这时它只有一个图形所应有的8个控制点。

如果用户对所组合的图形并不满意，可以取消组合，重新编排。方法是：在选定图形后，在“绘图”工具栏中单击“绘图”按钮，在弹出菜单中选择“取消组合”命令。

在Word中文本框可以看成是一个存放文字或图片的容器。用文本框可将文本和图形组合在一起，将某些文字排列在其他文字或图形周围，或在文档的边缘打印侧标题和附注，为图形或表格添加题注等。

1. 插入文本框

在文档中插入文本框有3种操作方法，下面逐一介绍。

方法一、操作步骤如下：

第一步：选择“插入”菜单中的“文本框”命令，出现级联菜单，如下图所示。在级联菜单中选择“横排”或“竖排”命令。

第二步：将鼠标指针移到需要插入文本框的起始处，按住鼠标左键并拖动鼠标到需要的位置，松开鼠标左键，这样就可在所选位置插入文本框。在文本框中输入文字。

方法二、操作步骤如下：

第一步：单击“绘图”工具栏中“文本框”按钮。

第二步：同方法1中的第二步。

方法三、操作步骤如下：

第一步：单击“绘图”工具栏中“自选图形”按钮，出现下拉菜单。

第二步：单击下拉菜单中“标注”级联菜单中合适的图形按钮。

第三步：同方法1中的第2步。

2. 使用鼠标调整文本框

文本框上有8个控制点，用户可以通过鼠标来调整文本框的大小。文本框4个角上的控制点用于同时调整文本框的宽度和高度，文本框左右两边中间的控制点用于调整文本框的宽度，文本框上下两边中间的控制点用于调整文本框的高度。

将鼠标指针放在文本框边框控制点以外的区域时，指针变为十字形箭头形状。此时按住鼠标左键不放并拖动鼠标指针，出现一虚线框表示文本框的新位置，拖动到所需位置，松开鼠标左键，即可将文本框调整到新的位置。

3. 使用“图片”工具栏设置文本框

如果屏幕上没有显示“图片”工具栏，用户可以执行“视图”菜单中的“工具栏”命令，在弹出的级联菜单中选择“图片”命令，打开所示的“图片”工具箱。对文本框进行操作时，“图片”工具栏只有“线型”、“文字环绕”和“设置文本框格式”3个按钮生效。其功能同图片设置时相同。

简单地说，表格是由横线和竖线组成的方框排列而成，每个方框称为单元格。用户可在表格中输入文字、数据或图形。一个单元格可以包含多个段落信息，按Enter键另起一个新段落。单元格的高度可随其中文字的多少而自动调整，最高可达一页，增删文字时列宽不受影响。在制作表格时，单元格的边界为虚线，以使用户看清单元格的大小。若要将显示的表格虚线去掉，可执行“表格”菜单的“虚框”命令。打印机不打印单元格的虚线边界，若要打印出带线的表格，需给表格加上实边框。

1. 建立表格

（1）使用工具栏建立表格

    操作步骤如下：

    第一步:将插人点移到要插入表格的位置；

    第二步:单击“常用”工具栏的“插入表格”按钮 ，弹出表格图框，如图3.40所示；

图3.40 单击“插入表格”按钮

第三步:把鼠标移到图框左上角，在图框上拖动鼠标选定表格的行数和列数，拖过的图框反显，释放鼠标后，在插入点位置生成指定行数和列数的一张空表，表格的行、列框线由虚线构成，并且列宽、行高相等。

（2）使用插入表格命令建立表格

    操作步骤如下：

    第一步:将插入点移到要插入表格的位置；

    第二步:执行“表格”的“插入表格”命令，弹出“插入表格”对话框，如图3.41所示；

图3.41 “插入表格”对话框

    第三步:在“列数”和“行数”文本框中键入或选择行数和列数；

第四步:单击“确定”按钮。

2. 向表格输入信息

    表格创建后，便可向表格输入信息。输入方法与输入普通文本大致相同。将插入点移到单元格内，可以直接键入信息，也可以粘贴文本和图形，当信息超过列宽时，自动调整行高，将超出的信息输入到该单元格的下一行，列宽保持不变。

插入点所在的单元格是接收输入的单元格。单击某个单元格，可将插入点移至该单元格。也可使用键盘在表格内移动插入点，按键如下：

(1) Tab            右移一个单元格。

(2) Shift ＋ Tab   左移一个单元格。

(3) A1t ＋ Home    移到当前行的第一个单元格。

(4) A1t ＋ End     移到当前行的最后一个单元格。

(5) A1t ＋ PgUp    移到当前列的最顶部单元格。

(6) A1t ＋ PgDn    移到当前列的最底部单元格。

可以对表格进行编排，如进行单元格的插入、删除、移动、合并和拆分等。编排表格中的内容与编排普通文本的方法相同。编排表格使用“表格”菜单命令。另外，还可利用“自由表格…工具栏快速编排表格。

1. 选定表格

“先选后做”是Word遵循的基本原则，在对表格进行编排前，应先选定操作对象，方法如下：

    （1）选定单元格时，双击单元格，或者将鼠标移到单元格首字符左侧位置（这时，鼠标指针变成向右箭头），单击该单元格；

    （2）选定某行时，将鼠标指针移到行外左侧位置（此时鼠标指针变为向右箭头），单击鼠标，或将插入点移至该行任一单元格，执行“表格”菜单的“选定行命令”；

    （3）选定某列时，将鼠标指针移至某列最顶端的行线上（此时鼠标变成竖直向下箭头），单击鼠标，或将插入点置于该列的任一单元格中，执行“表格”菜单的“选定列”命令；

    （4）选定整个表时，将鼠标指针移至表格外左侧任意位置三击鼠标，或者将插入点移至表格内任一位置，执行“表格”菜单的“选定表格”命令；

（5）选定连续单元格时，按住鼠标左键拖动，拖过的单元格被选中。

2. 使用“自由表格”工具栏编排表格

单击“常用”工具栏的“表格与边框”按钮 ，或者执行“表格”菜单的“绘制表格”命令，弹出“表格与边框”工具栏，如图3.42所示，下面说明各按钮的功能和使用方法。

图3.42  “表格与边框”工具栏

(1)“绘制表格”按钮   用于手工绘制表格。单击该按钮，鼠标指针变成一支画笔，可以在文档中绘制一个方框，然后在方框中绘制表格的行、列或斜线。利用该按钮，也可以给已建立的表格添加行、列或斜线，完成操作后，再单击该按钮，鼠标指针恢复成正常形状。

(2)“擦除”按钮   用于擦除单元格之间的分格线。与“绘制表格”按钮互为逆操作。单击该按钮后，鼠标指针变成橡皮擦，在表格的框线或斜线上拖动鼠标，拖过的线段被红色粗线包围，表示要将它删除，松开鼠标左键，删除被包围线段。如果要使鼠标指针恢复原状，再单击该按钮。

(3)“线型”框 　　它与“边框”工具栏的“线型”框作用相同。用于指定框线的粗细和形状，另外，在利用“绘制表格”按钮绘制表格前，可通过该框选择画笔所画线型。

(4)“底纹颜色”框 　　用于为段落、表格添加底纹或修改原有底纹。

(5)“合并单元格”按钮 　它与“表格”菜单的“合并单元格”命令作用相同。用于将选定的多个单元格合并为一个单元格。例如，将图3.43选定的单元格合并为一个单元格

图 3.43 选定要进行合并的多个单元格

结果如图3.44所示。

图 3.44  合并单元格之后的结果

(6)“拆分单元格”按钮   它与“表格”菜单的“拆分单元格”命令作用相同。选定要拆分的某个单元格后，单击该按钮，弹出“拆分单元格”对话框，在“行数”和“列数”两框中指定要拆分的行列数后，单击“确定”按钮。

(7)“顶端对齐”按钮 　用于使单元格内容沿顶端对齐。该按钮和以下二个按钮都用于调整单元格内容在单元格的垂直位置。

(8)“居中对齐”按钮 　　用于使单元格内容位于单元格中央。

(9)“底端对齐”按钮 　用于使单元格内容沿底端对齐。

(10)“平均分布各行”按钮 　用于调整行间距。单击该按钮，出现行距类型列表，从中选择所需行距。

(11)“平均分布各列”按钮 　用于将选定的数个列宽不等的相邻单元格均分成相等列宽。

(12)“表格自动套用格式”按钮 　系统提供一些表格的格式，用户单击此按钮（或者执行“表格”菜单中的“表格自动套用格式”命令），就可以从中选择自己所需格式。

(13)“删除行”按钮它与“表格”菜单的“删除”命令作用相同，用于将已选定的行删除。

(14)“显示虚框”按钮 　　用于决定是否显示表格虚框。

3. 使用命令编排表格

编排表格的命令排列在“表格”菜单中，其中“插人”、“删除”、“合并单元格”和“拆分单元格”等命令，下面说明该菜单的功能。

（1）“插入”命令

用于行、列或单元格的插入。插入之前要定位插入点或选定插入行（列）数。

①“插入行”命令

将光标置于需要插入的单元格中，单击“表格”菜单里“插入”级联菜单中的“行（在上方）”或“行（在下方）”命令即可。

②“插入列”命令

将光标置于需要插入列的单元格中，单击“表格”菜单里“插入”级联菜单中的“列（在右侧）”或“列（在左侧）”命令即可。

③“插入单元格”命令

    操作步骤如下：

    第一步:在插入位置选定插入单元格的数目；

    第二步:执行“表格”菜单的“插入单元格”或单击“常用”工具栏的“插入单元格”按钮，弹出“插入单元格”对话框；

    第三步:选择“左侧单元格右移”或“活动单元格下移”，以指定插入单元格后原位置单元格的去向；

第四步:单击“确定”按钮。

（2）“删除”命令

对表格的删除操作，有删除单元格、删除行、删除列、删除整个表格和删除表格内容等。

①删除行

选定需要删除的一行或者将光标置于此行的任一单元格中，可以选择以下的3种方式之一进行删除操作：

l         单击“表格”菜单里“删除”级联菜单中的“行”命令。

l         在光标位置所在处右击，在出现的快捷菜单中选择“删除单元格”命令，出现“删除单元格”对话框，再选择“整行删除”命令，单击“确定”按钮。

l         选择“表格”菜单“删除”级联菜单中的“单元格”命令，在出现的对话框中选择其中的“整行删除”命令，再单击“确定”按钮。

②删除列

同“删除行”方法相同。只不过把“行”改为“列”。

③删除单元格

    操作步骤如下：

    第一步：选定要删除的单元格；

    第二步：执行“表格”菜单的“删除单元格”命令，弹出“删除单元格”对话框；

    第三步：如果希望被删除单元格右侧的单元格左移补充删除位置，则选择“右侧单元格左移”，同理，可选择“下方单元格上移”；

    第四步：如果要删除选定单元格所在的整行或整列，则选择“整行删除”或“整列删除”；

    第五步：单击“确定”按钮。

说明：如果仅删除选定单元、行或列的内容，应按De1ete 键，单元格位置仍保留。

（3）调整列宽

    操作步骤如下：

    第一步：选定要调整宽度的列；

第二步：执行“表格”菜单的“表格属性”命令，在弹出的对话框中选择“列”标签，屏幕如图3.45所示：

图3.45“列”标签

    第三步：在框中指定列宽：

第四步：如果要改变其它列的宽度，可单击“上一列”或“下一列”按钮，然后在宽度框中输入列宽值。

第五步：单击“确定”按钮。

另外，利用鼠标也可粗略地调整列宽。方法是，将鼠标指针移到要调整列宽的列框线上，当鼠标指针变成水平的双向箭头时，按下鼠标左键拖动鼠标，可看到有一垂直虚线随鼠标移动，松开鼠标，列框线自动移至虚线处，即修改了列宽。

若仅修改某个或某几个单元格的列宽，可先选定这些单元格，然后拖动这些单元格的列框线。

（4）调整行高

默认情况下，Word可根据单元格的内容自动调整行高。若要人为调整行高，操作步骤如下：

第一步：选定要调整的行。

第二步：打开“表格属性”对话框后，选择“行”标签。如图3.46所示

图3.46“单元格高度和宽度”对话框的“行”标签

第三步：在“行高值是”框中指定行高类型。有以下类型。  

 “自动设置”  为一行或多行中的最高单元格进行调整。

     “最小值”    指定最小行高。如果单元格内容超出指定的最小高度值。Word会自动调节行高以容纳内容。

     “固定值”    指定固定行高。如果单元格内容超出了指定的高度，Word将只打印单元格所能容纳的内容。

第四步：如果要调整上一行或下一行的高度，可单击“上一行”或“下一行”按钮。

第五步：设置“允许跨页断行”复选框。如果不希望表格中某行内的数据被分页符分为两部分，则不选此复选框，那么Word自动将跨越分页符的行全部移至下页表格开始位置。

   第六步：完成设置后，单击“确定”按钮。

（5）为表格添加边框和底纹

使用边框和底纹是为了对创建的表格进行修饰，以便增强其效果。Word2000提供了丰富的边框和底纹样式以供选择。下面具体介绍设置步骤。

①使用表格自动套用格式命令

 操作步骤如下：

    第一步：将插入点放在表格的任一单元格中；

第二步：执行“表格”菜单的“表格自动套用格式”命令，弹出“表格自动套用格式”对话框，如图3.47所示；

图3.47 “表格自动套用格式”对话框

第三步：在“格式”列表框中选择一种表格格式：

    第四步：如果要为表格添加框线，则选择“要应用的格式”框中的“边框”

    第五步：单击“确定”按钮。

②使用边框和底纹命令

第一步：选定需要进行设置的部分单元格或者整个表格。

第二步：单击“格式”菜单中“边框和底纹”命令，或者在选定单元格处右击，在出现的快捷菜单中选择“边框和底纹”命令，出现“边框和底纹”对话框。

第三步：选择“边框”标签，出现如图3.48所示的“边框”选项卡。在“设置”选项组中，可以选择“无”、“方框”和“网络”等，若对边框的格式进行其他设置，此时，选择“自定义”即可。当需要将部分表格的设置扩充到整个表格时，选择“全部”即可。

图 3.48  “边框”选项卡

第四步：在线型的设置中，可以选择“单线”、“点线”、“虚线”、“双线”和“三线”等不同形式的边框。

第五步：对于水平线的形状，Word2000还专门提供了多种设置方式。单击“横线”按钮会出现“水平线”对话框，如图3.49所示。在此对话框内进行合适的选择即可。

图3.49  “水平线”对话框

第六步：若要设置颜色，单击“颜色”下拉列表框右边的下三角按钮，即可选择合适的颜色。

第七步：使用“预览”项旁边的小按钮进行表格的单边边框设置。

第八步：进行边框的综合设置后，单击“确定”按钮，即完成表格边框的设置。

（6）拆分表格

操作步骤如下：

第一步：将光标置于表格内需要拆分的单元格中。

第二步：选择“表格”菜单中的“拆分单元格”命令，或者在光标所在处单击鼠标右键，在出现的快捷菜单中，选择其中的“拆分单元格”命令，打开如图3.50所示的“拆分单元格”对话框。

图3.50  “拆分单元格”对话框

第三步：在“列数”和“行数”文本框中分别输入需要拆分的列数和行数。

第四步：单击“确定”按钮，所选的单元格就会按照要求进行拆分。

（7）合并单元格

将拆分的单元格重新合并为一个单元格，操作步骤如下：

第一步：选中需要合并的单元格（将鼠标置于表格的相应位置，移动鼠标，当其指针变成一个竖条状时，按下鼠标左键，并拖动鼠标）。

第二步：选择“表格”菜单中的“合并单元格”命令，即可将所选的几个单元格合并成一个单元格。

与Word97相比，Word2000中的表格计算（如表格中的加、减、乘、除等运算）与表格的排序处理更加完善。下面分别对表格中的运算和表格排序加以介绍。

1. 表格的计算

使用Word表格中的“公式”对话框进行求和运算，其具体操作步骤如下：

第一步：将光标置于要存放求和结果的单元格中。

第二步：执行“表格”菜单中的“公式”命令，出现“公式”对话框，如图3.51所示。在“公式”对话框中输入等号，单击“粘贴函数”下拉按钮，从列表中选择SUM（求和函数），然后在括号里输入要进行计算的单元格范围。也可在“公式”栏中直接输入要求和的各项目的位置，如“=b1+b2”，其计算结果是相同的。

图  3.51  公式“对话框”

第三步：单击“确定”按钮，则在光标所在处就会出现求和的结果。

依照上述方法，可以在公式栏中输入减法、乘法或除法公式，来计算相应的值。

2. 表格排序

对表格进行排序，其具体操作步骤如下：

第一步：将光标置于需要排序的表格中。

第二步：执行“表格”菜单中的“排序”命令，打开“排序”对话框。如图3.52所示。

图  3.52  “排序”对话框

第三步：在“排序依据”下拉列表中列出第一行中每个单元格的内容。

第四步：在“类型”下拉列表中选择“数字”，并选择“递增”或“递减”方式。

第五步：单击“确定”按钮，即可将表格按照要求排序。

3. 表格的修饰

创建完成一个表格后，在不同的情况下，往往还需要对表格进行一些特殊的操作以满足特殊的要求。例如，表格的形式不能太单一化，表格中某些行和列需要有特殊的宽度和高度，表格不要分成两页显示，表格周围的文字位置要靠右排放等。

为了使表格形式丰富多样，可以使用Word中提供的“表格自动套用格式”功能。要应用“表格自动套用格式”功能，其具体操作步骤如下：

第一步：创建表格，将光标置于表格中或者选定该表格。

第二步：选择“表格”菜单中的“表格自动套用格式”命令，出现“表格自动套用格式”对话框，如图3.53所示。在此对话框中进行适当的设置。此外，所套用的格式还为标题行、首列、末行和末列等提供特殊的内部格式。

图 3.53  “表格自动套用格式”对话框

第三步：单击“确定”按钮。

1. 将表格转变成普通文本

    操作步骤如下：

    第一步：选定要转换的表格；

    第二步：执行“表格”菜单的“转换”下的“将表格转换成文本”命令，弹出“将表格转换成文本”对话框，如图 3.54所示；

图 3.54“将表格转换成文本”对话框

    第三步：在“文本分隔符”选项框中选择分隔不同单元格内容的文本分隔符；

    第四步：单击“确定”按钮。

文本分隔符有多种。如果选择“段落标记”，则转换后使每个单元格内容成为独立的文本段落。如果选择“制表符”、“逗号”分隔符，则以选择的分隔符分隔每行各单元格内容，且每行成为一个段落。如果要由用户指定分隔符，选择“其它字符”后，在旁边的文本框键入所需的分隔符。

2. 将文本转换成表格

    要转换为表格的文本必须满足下述要求：在输入或编辑文本过程中，必须保证要转换为表格的各列间只含有一个分隔符，分隔符可以是逗号、空格、制表符、段落标记或其它符号。每行文本输入完毕，必须按回车键。符合上述要求的文本可以转换为表格，操作步骤如下：

    第一步：选定要转换的文本；

第二步：执行“表格”菜单的“转换”下的“将文本转换成表格”命令，弹出对话框，如图3.55所示；

图3.55 “将文本转换成表格”对话框

    第三步：在“列数”框中键入或选择要转换成表格的列数；

    第四步：在“分隔文字的位置”选项框中选择原文本使用的分隔符，以便将该分隔符转换成表格列框线；

    第五步：单击“确定”

在Word97的基础上，Word2000增添了许多更为强大的网络功能。因为在Office 2000中集成了Microsoft  Internet  Explorer5.0，所以它就具有了网络浏览器的许多功能。在使用Word2000时，用户既可以实现与其他文档或网页的超级链接，也可以在Internet上传递文档。

Web工具栏是Word2000进行网络操作的基础。在“视图”菜单中选择“工具栏”命令，然后在弹出的级联菜单中单击Web选项，便会出现Web工具栏，如图3.56所示。

图3.56  Web工具栏

第一行的按钮从左到右依次为：“返回”、“向前”、“停止当前跳转”、“刷新当前页”、“开始页”、“搜索Web”、“收藏夹”、“前往”和“只显示‘Web’工具栏”。在第二行就是“地址”栏。

其中单击“前往”按钮，打开下拉菜单，选择“设置‘开始页’”命令，出现如图3.57所示对话框。根据自己的需要并依提示单击“是”或“否”按钮，就可指定起始页，Web起始页是指打开Web浏览器时的首页，上面包括了一些超级链接。通过此链接可以直接转到其他网页上。

图3.57  “设置‘开始页’”对话框

在Word中可以记录10个最近被浏览过的文档，这样，用户就可以很方便地再次浏览它们。如果要浏览前一个文档，只需单击Web工具栏上的“返回”按钮。如果浏览后一个文档，只需单击Web工具栏上的“向前”按钮。在Web工具栏的“地址”栏的列表中会记录下刚刚打开过的文档地址，只需在下拉列表中直接点选刚打开过的文档地址即可打开该文档。如果在打开文档期间对网页进行了修改，那么此时如果需要更新网页，只需单击Web工具栏上的“刷新”按钮就可以了。

收藏夹是用来保存常用Internet上的网页或文档地址的快捷方式。用户可以方便地向收藏夹中添加网页或文档的地址，也可以通过收藏夹方便的打开经常访问的文档或网页。

超级链接在网络中是一个非常基本的概念，通过超级链接可以轻易实现同一个文档或网页中的跳转，也可以在不同的文档或网页间跳转。跳转的目标位置可以是在本地计算机上，也可以是在Internet上。

在Word 2000的文档中，超级链接通常以带下划线的蓝色字体显示，单击后就可实现跳转。

1. 建立跳转到其他文档或网页的超级链接

欲建立一个跳转到其他文档或网页的超级链接，具体操作步骤如下：

第一步：选择文本或图像以作为超级链接存在的载体。

第二步：单击“插入”菜单中的“超级链接”命令，打开如图3.58所示对话框。

图 3.58 “插入超级链接”对话框

第三步：要链接到已有的文档或Web页，就在“链接到”项目列表框内单击“原有文件或Web页”按钮。

第四步：在“要显示的文字”文本框内输入要作为超级链接载体的文字。

第五步：如果想使超级链接链接在鼠标指向某处时能有相关的提示信息，单击“屏幕提示”按钮，在出现如图3.59所示的对话框中，输入想要提示的内容后单击“确定”按钮结束。

图3.59  “设置超级链接屏幕提示”对话框

第六步：指定超级链接的跳转的目标有以下几种方式：

l         在“请键入文件名称或Web页名称”文本框中输入目标文档或网页的路径。

l         如果要跳转到的目标为一个文件，单击“文件”按钮，打开如图3.60所示对话框。在此选定一个本地磁盘或网络上的文件，然后单击“确定”按钮结束。

图 3.60  “链接到文件”对话框

l         如果要跳转到的目标为一个网页，单击“Web页”按钮启动Internet Explorer5.0。在此窗口打开一个网页。然后将窗口最小化或者直接切换到Word窗口。可以看到刚打开的网页名称已经被自动添加到了“插入超级链接”对话框中的“请键入文件名称或Web页名称”的文本框中。

l         如果要跳转到的目标是一个文档或网页中的书签，首先应将此文档或网页的名称添加到“请键入文件名称或Web页名称”文本框中，然后单击“书签”按钮，打开如图3.61所示对话框。在此对话框中选择所要跳转的书签，单击“确定”按钮。

图 3.61  选择所要跳转的书签

l         如果要跳转到的目标是最近访问过的网页，可以单击“插入链接”按钮，然后在右边列出的网页中选择。

第七步：单击“确定”按钮后，文档或网页中就会插入一个超级链接，用带下划线的蓝色字体表示

2. 建立跳转到电子邮件地址的超级链接

要建立一个跳转到电子邮件地址的超级链接，其具体步骤如下：

第一步：选择作为超级链接载体的文本或图像。

第二步：在“插入超级链接”对话框中，单击“链接到”项目列表框中的“电子邮件地址”按钮，则对话框变成如图3.62所示。

图 3.62  单击“电子邮件地址”按钮后的“插入超级链接”对话框

第三步：在“电子邮件地址”文本框内输入一个电子邮件地址，也可以在“最近用过的电子邮件地址”列表框中选择一个。

第四步：在“主题”文本框中输入电子邮件的主题。

第五步：在“要显示的文字”文本框内输入要作为超级链接载体的文字，若要添加屏幕提示，单击“屏幕提示”按钮，在打开的对话框内输入提示内容。

第六步：单击“确定”按钮结束。

Word 2000可以将Word用作电子邮件编辑器，并可以实现通过电子邮件进行Word协作。Word电子邮件将HTML作为邮件格式，因此拥有兼容HTML的电子邮件阅读程序的任何人都可以看到具有完全保真度的邮件。与HTML兼容的电子邮件阅读程序包括Microsoft Outlook、Outlook Express、Eudora、若干Lotus客户端和若干Netscape客户端等。

当然，这些功能的实现必须建立在用户计算机有正常的网络功能基础上。

1. 直接将文件作为电子邮件发送

如果要直接将文件作为电子邮件发送，可以单击“常用”工具栏中的“电子邮件”按钮  ，或者选择“文件”菜单中的“发送”命令，从出现的级联菜单中选择“邮件收件人”命令，出现如图3.63所示的画面。Word 2000允许用户在其电子邮件中创建个性化的信纸，即用户可以设置背景图形和颜色、字体颜色和样式，甚至可以应用“主题”文本框来自定义电子邮件。

图 3.63  直接将文件作为电子邮件发送

在“收信人”文本框中输入收信人的电子邮件地址，在“主题”文本框中输入该邮件的主题，然后单击“发送副本”按钮。

如果收信人安装了Outlook和Word 2000,受到邮件后就能立刻显示内容。

2. 将文件作为电子邮件的附件发送

如果要将文件作为电子邮件的附件发送，可以选择“文件”菜单中的“发送”命令，

从出现的级联菜单中选择“邮件收件人（以附件形式）”命令，出现如图3.64所示的画面。将文件以附件方式发出，收件人可以用Word 2000将其打开。