偶看新闻世界食品评鉴大会2017:制作公文的几个小技巧1
来源：百度文库 编辑：偶看新闻 时间：2024/04/29 22:36:43
1.利用“边框和底纹”命令制作发文红线
公文通常分为上行文、下行文和平行文，简单的说上行文即请示、报告等文种，下行文即通知、指示等文种，平行文即函等文种，当然，上、下、平行文的格式也有 所不同。这里我们以上行文为例进行介绍，在上行文公文格式中总少不了发文红线，点击“格式→边框和底纹→显示工具栏”，打开“表格和边框”工具栏。
图4 生成一个只有底线的表格
分别对线型、粗细、颜色、外部框线进行设置，通常将线型设为“横线”、粗细设为“1.5磅”、颜色为“红色”、外部框线设为“下框线”，这样一条合格的发文红线就出呈现出来了。
图5 底线生成后的效果示例
2.利用“双行合一”命令制作公文落款中的单位名称
一般来说，单位里发公文通常都会用正规的行文格式，而在正规的行文格式中总少不了单位落款一项。利用Word里的“双行合一”命令制作公文落款可谓方便、 快捷，在工作中可以有效提高处理速度，大大节省时间。点击“格式→中文版式→双行合一”，出现“双行合一”对话框。
图8 Word中非常实用的“双行合一”功能
输入单位名称（如：中国××××公司××分公司××路营业厅），先输入需要合为一行的文字（中国××××公司），合理调整字符间距，查看预览效果，满意后 点击“确定”。而后输入剩下的文字（××分公司××路营业厅），完成后可利用“Ctrl+[”和“Ctrl+]”快捷键合理调整两部分文字的字号大小，就 会出现满意的公文落款。
图9 应用“双行合一”功能制作的效果
小提示：在 文档编辑中，常常会用到一些符号，而键盘上并没有这些符号的按键，如：公文落款日期中用的标准零（○）等等。调出“符号栏”，可以加快落款中日期的处理速 度。方法是：点击“视图→工具栏→符号栏”，在Word文档的下面就会出现一长条形工具栏，即：“符号栏”里面有很多常用的符号，最主要是方便落款中日期 “○”的输入（注：落款日期中有一处“○”不同于阿拉伯数字中的“0”以及英文字母中的大、小写“O、o”，应注意）。
图10 常用符号栏 3.利用“小技巧”制作公文落款中的粗、细横线
我们知道，作为正规的公文，其落款通常包括发文单位、成文日期、主题词、抄送单位、印制份数、承办单位、承办人和发文日期等几部分组成，而主题词、抄送单位、印制份数、承办单位、承办人和发文日期又分别由三条粗细不等的横线分割开来。
图11 粗、细横线的绘制
如果用下划线或画笔来制作，效果会不佳，最主要的是不符合标准。我们完全可以利用Word中的特殊功能来实现，具体粗横线的制作方法是：在英文输入状态 下，按住Shift键不放，同时按“-”号（减号要连续输入3下），而后按回车键，这样，一条粗横线就自动生成了。同样，细横线的制作方法是：先把输入法 状态由英文切换成中文，连续输入三次“-”号（减号），而后按回车键，一条细横线就会自动生成。
4. 给公文添加页码
经过上面数步之后，一份正规的公文就基本“出炉”了，在完成之前别忘了给公文加上页码，点击“插入→页码”，打开“页码”对话框，选择页码添加的位置为 “页面底端（页脚）”，对齐方式选“居中”，并勾去“首页显示页码”复选框（公文格式规定首页不显示页码），点击“确定”即可。
图12 给页面添加“页码”
到此为止，小张负责的这份上报材料就完成了，领导审阅后非常满意。
图13 公文完成后的最终效果
全文完。