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用友财务软件教程（三）

             第一节 总账子系统概述

一、总账子系统的主要功能

总账子系统是财务及企业管理系统中一个核心的子系统，它的主要功能包括基本设置、凭证管理、出纳管理、账簿管理、辅助核算管理和月末处理等。

1．基本设置

由用户根据本企业的需要建立账务应用环境，将系统处理变成适合本单位实际需要的专用系统。如设置会计科目、设置外币及汇率、期初余额的录入。凭证类别及结算方式的定义，以及各类辅助核算项目的定义等。

2．凭证管理

通过严密的制单控制保证填制凭证的正确性。提供资金赤字控制、支票按制、预算控制、外币折算误差控制以及查看最新余额等功能，加强对发生业务的及时管理和控制。完成凭证的录入、审核、记账、查询、打印，以及出纳签字、常用凭证定义等。

3．出纳管理

为出纳人员提供一个集成办公环境，加强对现金及银行存款的管理。可完成银行日记账、现金日记账，随时出最新资金日报表、余额调节表以及进行银行对账。

4，账簿管理

强大的查询功能使整个系统实现总账、明细账、凭证联查，并可查询包含未记账凭证的最新数据。可随时提供如下标准账表：

　　（1）总账、余额表。

　　（2）序时账、明细账、多栏账，以及能够同时查询上级科目总账数据及末级科目明细数据的月份综合明细账。

　　（3）日记账、日报表。

4．辅助核算管理

（1）个人往来管理。主要进行个人借款、还款管理工作，及时地控制个人借款，完成清欠工作。提供个人借款明细账、催款单、余额表、账龄分析报告及自动清理核销已清账等功能。

（2）部门核算。主要为了考核部门费用收支的发生情况，及时地反映控制部门费用的支出，对各部门的收支情况加以比较，便于进行部门考核。提供各级部门总账、明细账的查询，并对部门收人与费用进行部门收支分析等功能。

（3）项目管理。用于生产成本、在建工程等业务的核算，以项目为中心为使用者提供各项目的成本、费用、收人、往来等汇总与明细情况以及项目计划执行报告等，也可用于核算科研课题、专项工程、产成品成本、旅游团队、合同、订单等等。提供项目总账。明细账及项目统计表的查询。

（4）往来管理。主要进行客户和供应商往来款项的发生。清欠管理工作，及时掌握往来款项的最新情况。提供往来款的总账、明细账、催款单、往来账清理、账龄分析报告等功能。

6．月末处理

自动完成月末分摊、计提、对应转账、销售成本、汇兑损益、期间损益结转等业务。进行试算平衡、对账、结账、生成月末工作报告。灵活的自定义转账功能、各种取数公式可满足各类业务的转账工作。

　二、总账子系统与其他系统的主要关系

总账子系统与其他系统的主要关系。

 1．总账系统与系统管理

总账系统与系统管理共享基础数据。也就是说，总账系统需要的基础数据既可以在系统管理中统一设置，也可以在总账系统中自行录入，最终都是由各模块共享。

 2．总账系统与应收系统

应收系统向总账系统传递凭证，并能够查询所生成的凭证。对传过来的凭证，可以在总账系统中审核确认，并记账。

　　3．总账系统与应付系统

应付系统向总账系统传递凭证，并能够查询所生成的凭证。对传过来的凭证，可以在总账系统中审核确认，并记账。

 4．总账系统与工资系统

工资系统将工资分摊结果自动生成转账凭证，传递给总账系统，并可以查询凭证。

 5．总账系统与固定资产系统

总账系统接收固定资产系统中增加资产、减少资产以及原值和累计折旧的调整、折旧计提等所产生的记账凭证，同时通过对账保持固定资产账目的平衡，并可查询凭证。

 6．总账系统与成本管理系统

成本管理系统将各种成本费用结转后生成的凭证，传递到总账系统，审核并记   账。

 7．总账系统与存货核算系统

存货核算系统生成的各种单据、凭证，可用于账务处理系统生成总账。并可查询单据、凭证。

 　　8．总账系统和UFO报表 见图3-2 和图3-3

总账系统向UFO报表系统提供相关科目数据，以生成财务系统所需的各种报表。

 9．总账系统与决策支持系统

总账系统向决策支持系统提供财务数据，生成财务报表及其他财务分析表。

10．总账系统与财务分析系统

总账系统向财务分析系统提供财务数据，生成财务报表及其他财务分析表。

第二节 总账子系统初始化

系统初始化就是结合本企业的实际情况，将一个通用的账务核算系统改造为适合本企业核算要求的“专用账务核算系统”，即将手工会计核算体系移植到计算机，这是企业保证会计核算及各种专项辅助核算等工作顺利开展的重要环节之一。初始化处理分两部分实现，即核算体系的建立与期初数据的整理录入。

一、核算体系的建立

1．操作员设置

所谓操作员设置，就是将本单位财务人员设置为系统认可的操作员，以便在计算机系统上进行操作分工及权限控制。系统管理员和账套的会计主管通过对系统操作的分工和权限的管理，一方面可避免与业务无关人员对系统的操作；另一方面可以对系统所含的各个子系统的操作进行协调，以保证系统的安全与保密。以系统管理员身份注册，进入系统管理的具体操作详见第二章中“设置操作员及权限”部分。

2．建立核算账套

当用户第一次使用系统时，首先需要建立新的核算账套，以后每个新的会计年度开始时．只需建立新年度的核算账簿即可。新账套的建立参见第二章第一节的相关内容。

账套中的“会计主管”应该是本单位的财务人员，因此要先进行操作员设置，再建立核算账套。

如果存货（或客户、供应商）要分类，那么在进行基础信息设置时，必须先设置存货分类，然后才能设置存货档案，否则可以直接设置存货（或客户、供应商）档案。

账套主管可以通过【账套】下的【修改】功能，根据本单位的实际情况，对允许进行修改的内容进行修改。

3．操作员权限设置

设置好操作员并建立核算账套后，应对每一个操作员赋予一定的权限。该项操作只能由系统管理员和他所指定的账套主管来进行操作，其中，以系统管理员的身份进行操作可以放弃或指定账套主管。操作员权限设置参见第二章第一节相关内容。

4．定义编码方案

为了便于用户进行分级核算、统计和管理，可以对基础数据的编码进行分级设置。因此，在系统初始时，应对系统将要用到的一些目录的编码级次及每级位数进行定义。可分级设置的内容有：科目编码、存货分类编码、地区分类编码、客户分类编码、供应商分类编码、部门编码、成本对象编码、收发类别编码和结算方式编码。

编码级次和各级编码长度的设置将决定用户单位如何编制基础数据的编号，进而构成用户分级核算、统计和管理的基础。

定义编码级次方案，可以在建立账套过程，通过建账向导来定义；也可以在【系统控制台】界面，通过【基础设置】中的【编码方案】 来定义、修改编码方案；还可以通过修改账套参数的方法来修改编码方案。如图3－4所示。

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5．启用账套

启用账套，就是要根据企业的业务特点，对总账系统的一些系统选项进行设置，以便总账系统配置相应的功能或执行相应的控制。当第一次启用总账系统时，系统自动出现图3－5所示对话框，可以进行选项设置。在启用账套或业务变更后，也可以通过该对话框查看或调整账簿的选项。另外，在【总账系统】界面，单击【文件】菜单下的【选项…】，也可以得到选项对话框。

从图3－5可以看到，对话框共有四个页签：

（1）凭证页签。

①制单控制：主要设置在填制凭证时，系统应对哪些操作进行控制。

③外币核算：如果企业有外币业务，则应选择相应的汇率方式。

③凭证控制：主要设置处理凭证时，系统应对哪些操作进行控制。

④往来控制方式：主要设置企业往来核算控制方式。

（2）账簿页签。用来调整各种账簿的输出方式及打印要求等。当希望对查询和打印权限作进一步细化时，可选择“明细账查询权限控制到科目”选项，然后再到系统菜单【设置】下的【明细权限】中去设置明细账科目查询权限。

（3）会计日历页签。可以查看各会计期间的起始日期与结束日期，以及启用会计年度和启用日期。此处仅能查看会计日历的信息，如需修改请到系统管理中进行。修改时要注意以下限制：

①总账系统的启用日期不能在系统的启用日期之前。

②已录入汇率后不能修改总账启用日期。

③总账中已录入期初余额（包括辅助期初）则不能修改总账启用日期。

④总账中已制单的月份不能修改总账的启用日期，其他系统中已制单的月份不能修改总账的启用日期。

⑤第二年进入系统，不能修改总账的启用日期。

（4）其他页签。对系统的其他选项进行设置，但账套信息的修改只能到系统管理中由账套主管进行。

6．定义外币及汇率

汇率管理是专为外币核算服务的。企业有外币业务，要进行外币及汇率的

设置。这里只能录入固定汇率与浮动汇率值，并不决定在制单时使用固定汇率还是浮动汇率，在【账簿选项】中的【汇率方式】的设置决定制单使用固定汇率还是浮动汇率。

如果使用固定汇率，则应在每月月初录入记账汇率（即期初汇率），月末计算汇兑损益时录入调整汇率（即期末汇率）；如果使用浮动汇率，则应每人在此录入当日汇率。

7．建立会计科目

   

建立会计科目是会计核算方法之一，财务系统一般都提供了符合国家会计制度规定的一级会计科目，明细科目的确定要根据各企业情况自行确定，确定原则如下：

第一，会计科目的设置必须满足会计报表编制的要求，凡是报表所用数据，需从系统取数的，必须设立相应科目。

第二，会计科目的设置必须保持科目与科目间的协调性和体系完整性。不能只有下级而无上级；既要设置总账科目，又要设置明细科目，以提供总括和详细的会计核算资料。

第三，会计科目要保持相对稳定，会计年中不能删除；如已经使用，不能增设下一级明细科目。一级科目名称要符合国家标准，明细科目名称要通俗易懂。

第四，设置会计科目要考虑与子系统的衔接。在总账系统中，只有末级会计科目才允许有发生额，才能接收各个子系统转入的数据。因此，要将各个于系统中的核算科目设置为末级科目。

一般来说，为了充分体现计算机管理的优势，在企业原有的会计科目基础上，应对以往的一些科目结构进行优化调整，充分发挥总账系统提供的辅助核算功能，深化、强化企业的核算和管理工作。

当企业规模不大，往来业务较少时，可采用和手工方式一样的科目结构及记账方法，即将往来单位、个人、部门、项目通过设置明细科目来进行核算管理：而对于一个往来业务频繁，清欠、清理工作量大，核算要求严格的企业来说，应该采用总账系统提供的辅助核算功能进行管理，即将这些明细科目的上级科目设为末级科目并设为辅助核算科目，并将这些明细科目设为相应的辅助核算目录。一个科目设置了辅助核算后，它所发生的每一笔业务将会登记在总账和辅助明细账上。

例如：当未使用总账系统的辅助核算功能时，科目设置如表3—1

科目编码

科目名称

科目编码

科目名称

113

应收账款

121

材料采购

11301

北京石化公司

12101

甲材料

11302

天津销售分公司

12102

乙材料

……

 

……

 

119

其他应收账款

169

在建工程

11901

差旅费应收款

1690101

A部门

1190101

王坚

1690102

B部门

1190102

李默

……

 

11902

私人借款

521

管理费用

1190201

王坚

52101

办公费

1190202

李默

5210101

A部门

……

 

5210102

B部门

 

 

……

 

 

（1）增加会计科目。在【总账系统】中，单击【系统初始化】下的【会计科目】，进入会计科目界面，单击【增加】按钮，出现会计科目一新增对话框，如图3—6所示：

①科目编码：科目编码必须唯一，且必须按其级次的先后次序建立。科目编码只能由数字、英文字母及减号（－）、正斜杠（＼）表示，其他字符（如＆" ’；空格等）禁止使用。

②科目名称：分为科目中文名称和科目英文名称，可以是汉字、英文字母或数字，可以是减号（－）。正斜杠（＼），但不能输入其他字符。科目中文名称最多可输入10个汉字，科目英文名称最多可输入100个英文字母。

需要注意的是，科目中文名称和英文名称不能同时为空。在中文版中，必须录入中文名称；若是英文版，则必须录入英文名称。

③科目类型：行业性质为企业时，科目类型分为：资产、负债、所有者权益、成本、损益，没有成本类的企业可不设成本类；行业性质为行政单位或事业单位时，按新会计制度科目类型设置。

④账页格式：定义该科目在账簿打印时的默认打印格式。系统提供了金额式、外币金额式、数量金额式、外币数量式四种账页格式供选择。

⑤助记码：用于帮助记忆科目，一般可用科目名称中各个汉字拼音的头一个字母组成，例如，管理费用，其助记码可写为glfy，这样在制单或查账中可使用助记码glfy，系统可自动将助记码转换成科目名称。

③辅助核算：也叫辅助账类。用于说明本科目是否有其他核算要求，系统除完成一般的总账，明细账核算外，并提供部门核算，个人往来核算、客户往来核算、供应商往来核算、项目核算四种专项核算功能供选用。设置辅助核算要考虑以下几点：

第一，一个科目可同时设置两种专项核算，如管理费用既想核算各部门的使用情况，也想了解各项目的使用情况，那么可以同时设置部门核算和项目核算。

第二，个人往来核算不能与其他专项一同设置，客户与供应商核算不能一同设置。辅助账类必须设在未级科目上，但为了查询或出账方便，有些科目也可以在未级和上级设账类。但若只在上级科目设账类，其末级科目没有设该账类，系统将不承认，也就是说当上级科目设有某账类时，其末级科目中必设有该账类，否则只上级设账类，系统将不处理。

第三，在设置辅助核算时请尽量慎重，因为如果科目已有数据，而要对科目的辅助核算进行修改，那么很可能会造成总账与辅助账对账不平。

①其他核算：用于说明本科目是否有其他要求，如银行账、日记账等。一般情况下，现金科目要设为日记账；银行存款科目要设为银行账和日记账。

③科目性质（余额方向）：增加记借方的科目，科目性质为借方；增加记贷方的科目，科目性质为贷方。一般情况下，只能在一级科目设置科目性质，下级科目的科目性质与其一级科目的相同。已有数据的科目不能再修改科目性质。

③外币核算：用于设定该科目是否有外币核算，以及核算的外币名称。一个科目只能核算一种外币，只有有外币核算要求的科目才允许也必须设定外币币名。

④数量核算：用于设定该科目是否有数量核算和数量计量单位。计量单位可以是任何汉字或字符，如公斤、件、吨等。

（2）科目修改。当科目属性有错误时，可以对错误属性进行修改。但是如果某科目已被制过单或已录入期初余额，则不能修改该科目。如要修改该科目必须先删除有该科目的凭证，并将该科目及其下级科目余额清零，再修改，修改完毕后要将余额及凭证补上。已使用的科目不能增加下级。

（3）科目查询。准确而迅速地将指针定位在用户所要查询的科目上，方便地查询或修改科目的各种属性。

（4）科目删除。对于不再使用的科目，可以将其从科目库中删除掉。但是已有余额的科目不能删除，不能删除非未级科目。

（5）指定科目。指定会计科目是指定出纳的专管科目。只有指定科目后，才能执行出纳签字，从而实现现金、银行管理的保密性，才能查看现金、银行存款日记账。

8．建立辅助核算

   将科目设置了辅助核算还是不够的，还应将从科目中去掉的明细科目设置

为辅助核算的目录。不同的辅助核算，应设置不同的核算目录，如部门目录、个人目录、项目目录、客户目录。供应商目录。

（1）部门目录设置。按照已经定义好的部门编码级次原则输入部门编号及其信息。最多可分5级，编码总长12位，部门档案包含部门编码、名称、负责人、部门属性等信息。在【总账系统】界面，单击【系统初始化】下的【部门目录】，出现【部门档案】界面。单击【增加】按钮，在相应编辑区域输入

部门档案的各项信息，然后单击【保存】工具钮，所增加的部门即在左侧空白区中显示，如图3—7所示：

　

注意：部门编号必须符合部门编码级次原则。

（2）个人目录设置。主要用于记录本单位使用系统的职员列表，包括职员编号、名称、所属部门及职员属性等。职员编号必须唯一，职员编号和职员名称必须输入。

（3）项目目录设置。一个单位项目核算的种类可能多种多样，比如说，在建工程、对外投资、技术改造、融资成本、在产品成本、课题、合同订单……，为此应允许企业定义多个种类的项目核算。可以将具有相同特性的一类目定义成一个项目大类，一个项目大类可以核算多个项目，为了便于管理，还可以对这些项目进行分类管理。例如，可以按以下步骤定义项目：

①设置科目：为对部分成本费用和收人按项目核算、管理，在会计科目设置功能中先设置相关的项目核算科目，然后再定义项目目录。如对生产成本科目设置项目核算的辅助账类。

②定义项目大类：即项目核算的分类类别。在项目目录定义功能中，增加项目大类，如增加生产成本项目大类。项目大类名称是该类项目的总称，而不是会计科目名称。如果使用了存货核算系统，可以在此选择存货中已定义好的存货目录作为项目目录。

③指定核算科目：即具体指定需按此类项目核算的科目。一个项目大类可以指定多个科目，一个科目只能指定一个项目大类。在项目目录定义功能中指定。如将直接材料、直接工资和制造费用指定为生产成本项目大类的科目。

④定义项目分类：为了便于统计，可将同一项目大类下的项目进一步划分。如生产成本项目大类进一步划分明细项目为自行开发项目和委托开发项目。

⑤定义项目栏目：是将各个项目大类中的具体项目输入系统。具体输入的内容又取决于项目栏目中所定义的栏目名称或数据。

（4）客户档案设置。当往来客户较多时，可以对客户进行分类，以便对客户进行分类统计和汇总。在桌面中单击【系统初始化】下的【客户分类】，屏幕显示图3－8所示【客户分类】界面。客户分类编码必须唯一，客户分类的分类编码必须与“编码原则” 中设定的编码级次结构相同。

如果需要进行往来管理，那么，必须将企业中客户的详细信息录入客户档案中。建立客户档案直接关系到对客户数据的统计、汇总和查询等分类处理。设置充客户分类，就可在最末级客户分类下增加客户目录。在桌面中单击【系统初始化】下的【客户档案】，选择最末级分类，单击【增加】，屏幕显示图3－9所示【客户档案卡片】界面。客户档案中“基本”信息中客户编码、名称、简称必须输入，其余可输可不输；“联系”信息包括地址、邮政编码。E-mail地址。电话、传真、呼机等；“信用”信息包括应收余额、信用等级、信用额度、付款条件等；“其他”信息包括分管部门、专营业务员、停用日期、使用频度等。

（5）供应商档案设置。建立供应商档案主要是为企业的采购管理、库存管理、应付账款管理服务的。在填制采购入库单、采购发票和进行采购结算、应付款结算和有关供货单位统计时都会用到供货单位档案，因此必须先设立供应商档案，以便减少工作差错。

系统提供了对供货客户档案的设置和管理功能。若在“账簿选项”中将供应商往来款项设为由应付系统核算，那么对供应商档案的设置和管理也可在应付系统中进行，同时应付系统所生成的凭证将自动传输给总账系统，若在“账簿选项” 中将供应商往来款项设为由总账系统核算，在总账系统制作的凭证，应付款的查询仍可在应付系统中进行。其操作原理与客户目录设置相同。

9．明细权限设置

   当需要对操作员的操作权限做进一步细化，如希望制单权限控制到科目。

凭证审核权控制到操作员、明细账查询控制到科目等。首先应在“账簿选项”中将上述选项作选中标记，再到“明细权限” 功能中进行设置。

在桌面中单击【系统初始化】下的【明细权限】，系统提供了明细账科目权限设置、凭证审核权限设置和制单科目权限设置。

在月份综合明细账中，可查询所有科目，并不受此权限的限制。

10．结算方式定义

该功能用来建立和管理企业在经营活动中所涉及到的结算方式。它与财务

结算方式一致，如现金结算、支票结算等。结算方式最多可以分为2级。结算方式编码级次的设定在建账的编码部分中进行。【结算方式】界面如图3－10所示。

（1）结算方式编码。用以标识某结算方式。必须按照结算方式编码级次的先后顺序来进行录入，录入值必须唯一。一般结算方式编码可以用数字0－9或字符A－Z表示。

（2）结算方式名称。根据企业的实际情况，必须录入所用结算方式的名称，录入值必须唯一。

（3）票据管理标志。即是否使用支票登记簿，以辅助银行出纳对银行结算的管理。可根据实际情况，通过单击复选框来选择某结算方式下的票据是否要进行票据管理。

11．凭证类别设置

许多企业为了便于管理或登账方便，一般对记账凭证进行分类编制，但各

企业的分类方法不尽相同，可以按照本单位的需要对凭证进行分类。系统提供了五种常用分类方式供选择：包括记账凭证，收款、付款。转账凭证，现金、银行、转账凭证，现金收款、现金付款、银行收款。银行付款，转账凭证，自定义凭证类别。

在桌面中单击【系统初始化】下的【凭证类别】。选择所需类别，进而进入凭证类别设置界面，如图3－11所示【凭证类别】，在此可对凭证类别进行增加、修改。删除等操作。

　

某些类别的凭证在制单时对科目有一定限制，在这里，系统有五种限制类型供选择：

（1）借方必有。制单时，此类凭证借方至少有一个限制科目有发生。

（2）贷方必有。制单时，此类凭证贷方至少有一个限制科目有发生。

（3）凭证必有。制单时，此类凭证无论借方还是贷方至少有一个限制科目有发生。

（4）凭证必无。制单时，此类凭证无论借方还是贷方不可有一个限制科目有发生。

（5）无限制。制单时，此类凭证可使用所有合法的科目。

限制科目由用户输入，可以是任意级次的科目，科目之间用逗号分割，数量不限，也可参照输入，但不能重复录入。

在开始用计算机灵人凭证之前应进行凭证类别的设置：已使用的凭证类别不能删除，也不能修改类别字；若限制科目为非末级科目，则在制单时，其所有下级科目都将受到同样的限制。

12．自定义项设置

在账务系统中，各企业所使用的各类原始单据（如发票、凭证。出入库单

等）和常用基础信息（如客户、供应商和存货）中的项目可能会因为企业自身的原因出现一些差异，为满足企业的不同要求，系统为各类原始单据和基础信息设置了自定义项和自由项，以便设置一些系统没有提供、但又需要的特殊项目，这样在使用时就能够灵活自由地录入一些辅助信息。

在桌面中单击【系统初始化】下的【自定义项】，屏幕显示【自定义项设置】界面。系统预先定义好了最多可设置的自定义项和自由项。就自定义项而言，是针对单据、客户、供应商和存货；而自由项只针对存货而言。一个自定义项目只能定义一个属性，但一个自由项可以定义多个属性

13．常用凭证及常用摘要定义

（1）常用凭证定义。在单位里，会计业务都有其规范性，因而在日常填制凭证的过程中，经常会有许多凭证完全相同或部分相同，如果将这些常用的凭证存储起来，在填制会计凭证时可随时调用，必将大大提高业务处理的效率。确切地说，“常用凭证”提供的是常用会计凭证的模板，在调用常用凭证后，仍可做修改，使其符合当时会计业务需要。

常用凭证可以利用【总账系统】中【凭证】菜单下的【常用凭证】定义，也可以通过【填制凭证】桌面中【制单】菜单下的【生成常用凭证】项生成。

定义常用凭证时既要定义凭证主要信息，也要定义凭证分录内容。

（2）常用摘要定义。在日常填制凭证的过程中，因为业务的重复性发生，经常会有许多摘要完全相同或大部分相同，如果将这些常用摘要存储起来，在填制会计凭证时可随时调用，必将大大提高业务处理效率。

常用摘要定义编号、摘要内容、相关科目，调用常用摘要可以直接输入摘要编号或参照输入，这些信息（数据）可任意设定并在调用后可以修改补充。

二、期初余额的整理录入

在开始使用总账系统时，应将经过整理的手工账目的期初余额录入计算机，假如是年中启用总账，而又希望查询结果，全面反映今年的业务情况，则应先将各账户此时的余额和年初到此时的借贷方累计发生额计算清楚。例如，某企业2000年4月开始启用总账系统，那么，应将该企业2000年3月末各科目的期末余额及l、3月的累计发生额计算出来，准备作为启用系统的期初数据录入到总账系统中，系统将自动计算年初余额；若企业是在年初建账，或不反映启用日期以前的发生额，则期初余额就是年初数。若科目有辅助核算，还应整理各辅助项目的期初余额，以便在期初余额中录入。

期初余额的录入分两部分：即总账期初余额录入和辅助账期初余额录入。

1．总账期初余额录入

期初余额录入是将手工会计资料录入到计算机中的过程之一。在桌面中单击【系统初始化】下的【录入期初余额】，在【期初余额录入】界面的“期初余额”栏中，直接输入数据，数据输入完毕，单击【刷新】按钮，系统自动生成上级科目的余额如图3－12所示。

余额和累计发生额的录入要从最末级科目开始，上级科目的余额和累计发生数据由系统自动计算。如果某科目为数量、外币核算，应录入期初数量、外币余额，而且必须先录入本币余额，再录入数量外币余额。若期初余额有外币、数量余额，则必须有本币余额。红字余额用负号输入。

2．辅助账期初余额录入

在录入期初余额时，若某科目涉及辅助核算，则系统会自动为该科目开设辅助账页。相应地，在输入期初余额时，该科目总账的期初余额是由辅助账的期初明细汇总而来，即不能直接输入总账期初数。

期初余额试算不平衡，将不能记账，但可以填制凭证；已经记过账，则不能再录入、修改期初余额，也不能执行“结转上年余额”的功能。

若使用了应收、应付系统，并且在“选项”中将客户往来或供应商往来由应收。应付系统核算，那么，应该到应收、应付系统中录入合客户、供应商账类的科目的明细期初余额，在这里，只能录入这些科目的总余额。若这些科目还有其他辅助核算，如部门核算或项目核算，则只能录入这些科目下各部门总余额或各项目的总余额。如某科目为客户往来科目，该科目的期初余额，将不能在期初明细录入窗中录入，而是直接在期初余额中录入即可。又如某科目为部门客户核算科目，则进入期初明细录入窗后，只能录入各部门的余额。至于各客户及供应商的余额，可到应收、应付系统中去录入。

第三节 总账子系统日常业务处理

初始化设置完成后，可以开始进行日常账务处理了。日常业务包括填制凭证、修改凭证。审核凭证、凭证汇总、记账等。

一、填制凭证

记账凭证是登记账簿的依据，是总账系统的唯一数据源，填制凭证也是最基础和频繁的工作。计算机处理账务后，电子账簿的准确与完整依赖于记账凭证，因而要确保记账凭证输入的准确完整。在实际工作中，可直接在计算机上根据审核无误准予报销的原始凭证填制记账凭证（即前台处理），也可以先由人工制单而后集中输入（即后台处理）。企业采用哪种方式应根据本单位实际情况，一般来说业务量不多、基础较好和使用网络版的企业可采用前台处理方式，而在第一年使用或人机并行阶段，则比较适合采用后台处理方式。

（一）填制凭证方法

记账凭证的内容一般包括两部分：一是凭证头部分，包括凭证类别、凭证编号、凭证日期和附件张数等；二是凭证正文部分，包括摘要、会计分录和金额等。如果输入会计科目有辅助核算要求，则应输入辅助核算内容；如果一个科目同时兼有多种辅助核算，则同时要求输入各种辅助核算的有关内容。

单击桌面中的【填制凭证】，屏幕显示凭证画面如图3－13 所示。单击【增加】按钮或按 F5键，增加一张新凭证，光标定位在凭证类别上。

1．凭证头内容

（1）凭证类别。可以输入凭证类别字，也可以参照输入。

（2）凭证编号。一般情况下，由系统分类按月自动编制，即每类凭证每月都从0001号开始。对于网络用户，如果是几个人同时制单，系统先提示一个参考凭证号，真正的凭证编号只有在凭证保存时才给出；如果只有一个人制中或使用单用户版制单时凭证号即是正在填制的凭证的编号。系统同时也自动管理凭证页号，系统规定每页凭证有五条记录，当某号凭证不只一页，系统将自动在凭证号后标上分单号，如收－000l号0002／0003表示为收款凭证第0001号凭证共有三张分单，当前光标所在分录在第二张分单上。如果在启用账套时或在“账簿选项” 中，设置凭证编号方式为“手工编号”，则用户可在此处手工录入凭证编号。

（3）制单日期。即填制凭证的日期。系统自动取进入账务前输入的业务日期为记账凭证填制的日期，如果日期不对，可进行修改或参照输入。

（4）附单据数。即输入原始单据张数。

（5）凭证自定义项。凭证自定义项是由用户自定义的凭证补充信息。用户根据需要自行定义和输入，系统对这些信息不进行校验，只进行保存。

2．凭证内容

（1）摘要。输入本笔分录的业务说明，要求简洁明了，不能为空。

（2）科目。必须输入末级科目。科目可以输入科目编码、中文科目名称、英文科目名称或助记码。

（3）辅助信息。当科目具有辅助核算时，系统提示输入相应的辅助信息。如果需要对所有录入的辅助项进行修改时，可双击所要修改的项，系统显示辅助信息录入窗，可进行修改。

对于要进行数量核算的科目，屏幕提示用户输入“数量”、“单价”。系统根据数量×单价自动计算出金额，并将金额先放在借方，如果方向不符，可按空格键调整金额方向。

对于进行外币核算的科目，系统自动将凭证格式改为外币式，如果系统有其他辅助核算，则先输入其他辅助核算后，再输入外币信息。

当科目为银行科目，则屏幕提示输入“结算方式”、“票号”及“发生日期”。其中，“结算方式”输入银行往来结算方式，“票号”应输入结算号或支票号，“票据日期”应输入该笔业务发生的日期，“票据日期”主要用于银行对账。

对于要使用“支票登记簿” 的企业，若希望在制单时同时进行支票登记，则应在“账簿选项”中设置“支票控制”选项，那么在制单时，如果所输的结算方式应使用支票登记簿．在输入支票号后，系统则会自动勾销支票登记簿中未报销的支票，并将报销日期填上制单日期，所以在支票领用时，最好在支票登记簿中予以登记，以便系统能自动勾销未报的支票。若支票登记簿中未登记该支票，系统将显示支票录入窗供用户将该支票内容登记到支票登记簿中，同时填上报销日期。

（4） 金额。即该笔分录的借方或贷方本币发生额，金额不能为零，但可以是红字，红字金额以负数形式输入。

凭证内容录入完毕，按【保存】按钮或F6键保存这张凭证，按【放弃】按钮放弃当前增加的凭证。

如果使用了应收系统来管理所有客户往来业务，那么所有与客户发生的业务，都应在应收系统中生成相应的凭证，而不能在“填制凭证” 功能中制单。如果使用了应付系统来管理所有供应商往来业务，那么所有与供应商发生的业务，都应在应付系统中生成相应的凭证。

（二）填制凭证的其他功能

1．生成和调用常用凭证

（1）可以将某张凭证作为常用凭证存人常用凭证库中，以后可按所存代号调用这张常用凭证。

（2）在填制一张与“常用凭证”相类似或完全相同的凭证时，可调用此常用凭证，这样会加快凭证的录入速度。调用方法为：在制单时通过【制单】菜单下的【调用常用凭证】功能，从中选择要调用的常用凭证即可调出指定常用凭证。若调出的常用凭证与业务有出人或缺少部分信息，可直接将其修改成所需的凭证。

2．修改凭证

在填制凭证中，通过按【首页】、【上页】、【下页】、【末页】按钮翻页查找或按【查询】按钮输入查询条件，找到要修改的凭证，将光标移到需修改的地方进行修改即可。可修改内容包括摘要、科目、辅助项、金额及方向、增删分录等。有些项目的修改受到【账簿选项】中设置的限制，若某笔涉及银行科目的分录已录入支票信息，并对该支票做过报销处理，修改该分录，将不影响

“支票登记簿”中的内容。修改完毕后，按【保存】按钮保存当前修改，按【放弃】按钮放弃当前凭证的修改。

外部系统传过来的凭证不能在总账系统中进行修改，只能在生成该凭证的系统中进行修改。

3．作废／恢复凭证

当某张凭证不想要或出现不便修改的错误时，可将其作废。

进入填制凭证后，找到要作废的凭证。单击【制单】菜单下的【作废／恢复】，凭证上显示“作废”字样，表示已将该凭证作废，作废凭证仍保留凭证内容及凭证编号。作废凭证不能修改，不能审核。在记账时，不对作废凭证作数据处理，相当于一张空凭证。在账簿查询时，也查不到作废凭证的数据。

若当前凭证已作废，还可单击【制单】菜单下的【作废／恢复】，取消作废标志，并将当前凭证恢复为有效凭证。

4．整理凭证

凭证整理就是删除所有作废凭证，并对未记账凭证重新编号。若本月已有凭证记账，那么，本月最后一张已记账凭证之前的凭证将不能作凭证整理，只能对其后面的未记账凭证作凭证整理。若想作凭证整理，应先利用“恢复记账前状态” 功能中恢复本月月初的记账前状态，再作凭证整理。

5．制作红字冲销凭证

冲销某张已记账凭证，通过【制单】菜单下的【冲销凭证】制作红字冲销凭证。输入制单月份，然后回答将冲销哪个月的哪类多少号凭证，则系统自动制作一张红字冲销凭证。通过红字冲销法增加的凭证，应视同正常凭证进行保存管理。

6．查看凭证有关信息

总账系统的填制凭证功能不仅是各账簿数据的输入口，同时也提供了强大的信息查询功能，以便随时了解经济业务发生的情况，保证填制凭证的正确性。通过【填制凭证】界面中的【查询】功能，可以查询符合条件的凭证信息；通过【查看】菜单可以查看到当前科目最新余额、外部系统制单信息、联查明细账等。

（1）查询外部系统制单信息。若当前凭证为外部系统生成的凭证，可将鼠标移到记账凭证的标题处，按下鼠标左键，系统显示当前凭证来自哪个子系统，凭证反映的业务类型与业务号。

（2）联查明细账。当光标在凭证分录上时，单击【查看】菜单下的【联查明细账】，系统将显示该笔业务发生科目的明细账。

（3）联查原始单据。若当前凭证是由外部系统制单生成，单击【查看】菜单下的【联查原始单据】，将显示生成这张凭证的原始单据。

（4）分单：若当前凭证有多张分单，单击【查看】菜单下的【查找分单】，输入分单页号，可查看到该张分单。

二、审核凭证

审核是指具有审核权限的操作员按照会计制度规定，对制单员填制的记账凭证进行合法性检查。会计核算涉及国家、企业和个人的切身经济利益，而记账凭证的准确性是进行正确核算的基础，因此无论是直接在计算机上根据已审核的原始凭证编制记账凭证，还是直接将手工编制并审核的凭证输入系统（因为又经过了手工的操作处理），都需要经过他人的审核后，才能作为正式凭证进行记账处理。

为确保登记到账簿的每一笔经济业务的准确性和可靠性，制单员填制的每一张凭证都必须经过审核员的审核。审核凭证主要包括出纳签字和审核凭证两方面工作，根据会计制度规定，审核与制单不能为同一人。

1．出纳签字

出纳凭证由于涉及企业现金的收入与支出，应加强对出纳凭证的管理。出纳人员可通过出纳签字功能对制单员填制的带有现金银行科目的凭证进行检查核对，主要核对出纳凭证的出纳科目的金额是否正确，审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后再核对。

出纳签字之前首先要更换操作员，即单击【总账系统】中【文件】菜单下的【重新注册】命令。然后单击【总账系统】中【审核凭证】下的【出纳签字】。输入出纳凭证的条件后，屏幕显示凭证一览表；选择一张待签字凭证，出纳人员在确认该张凭证正确后，单击【签字】按钮，凭证下方的“出纳”处自动签上出纳人姓名，见图3－14。可单击【首张】、【上张】、【下张】、【末张】按钮翻页连续签字。若想对已签字的凭证取消签字，可单击【取消】按钮取消签字。也可通过【签字】菜单下的【成批签字】或【成批取消签字】，将当前范围内的所有凭证签字或取消签字。

是否要对出纳凭证进行出纳签字管理，取决于“账簿选项”中的设置。凭证一经签字，就不能被修改、删除，只有被取消签字后才可以进行修改或删除。取消签字只能由出纳人自己进行。

2．审核凭证

审核凭证是审核员按照财会制度，对制单员填制的记账凭证进行检查核对，主要审核记账凭证是否与原始凭证相符，会计分录是否正确等、审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后再审核，只有具有审核权的人才能进行审核操作。

凭证审核同出纳签字。需先重新注册更换操作员，然后通过【总账系统】中的【审核凭证】对待审核凭证进行审核；单击【审核】菜单下的【成批审核凭证】或【成批取消审核】，系统将自动对待审核凭证或已审核凭证进行成批

审核或成批取消审核。

凭证一经审核，就不能被修改、删除，只有被取消审核签字后才对以进行修改或删除，取消审核签字只能由审核人自己进行；采用手工：制单的用户，在凭单上审核完后还须对录入机器中的凭证进行审核；作废凭证不能被审核，也个能被标错，已标错的凭证不能被审核，若想审核，需先取消标错后才能审核。

三、凭证汇总

凭证汇总是按条件对记账凭证进行汇总并生成一张凭证汇总表。进行汇总的凭证可以是已记账凭证，也可以是未记账凭证，因此财务人员可在凭证未全部记账前，随时查看企业目前的经营状况及其他财务信息。

单击【总账系统】中【审核凭证】下的【科目汇总】。在凭证汇总表中可联查具有辅助核算科目的专项明细情况。

四、记账

记账凭证经审核签字后，即可用来登记总账和明细账、日记账、部门账、往来账、项目账以及备查账等。记账一般采用向导方式，使记账过程更加明确，记账工作由计算机自动进行数据处理，不用人工干预。

单击【总账系统】中【记账】，进入【记账】向导，在向导的指引下，输入记账范围、查看记账报告、开始记账。待系统提示记账完毕时，单击【确定】，完成记账工作。每月系统允许多次记账。

记账过程不得中断，一旦断电或其他原因造成中断后，系统将自动调用“恢复记账前状态”恢复数据，然后再重新记账。

以下情况将不允许记账：

（1）在第一次记账时，若期初余额试算不平衡，系统将不允许记账。

（2）所选范围内的不平衡凭证，不允许记账。

（3）所选范围内的未审核凭证，不允许记账。

（4）上月未结账，本月不允许记账。