旅行的意义暖暖:机关应用文的语言特点及基本要求（上）

写好文章，不能不讲究语言的运用，而要写好机关应用文，就不能不了解并掌握其语言特点和基本要求。

机关应用文属于公文语体范畴。所谓语体，是指人们在使用语言进行交际时，根据不同环境、不同对象所形成的习惯用语、常用句式和一系列的语言特点。语体分为书面语体和口头语体。书面语体又可分为公文语体、文学语体、科技语体、政论语体等。每一种语体都有自己的特点。例如文学语体具有鲜明的形象性，往往用丰富的修辞手段，以形感人，以情动人。而公文语体则要求“简而得要”，显示出平实、明快、庄重的语言风格。其语体特点主要表现在以下几方面：一、准确的运用专用词语，形成了常用的专业性和事务性词汇

公文语体中，经常运用大量专用词语。它们一般都较多地受到古汉语的影响，某些文言词语经过长期运用，已经形成现代公文的专用词语。例如用我（部）、本（局）、该（处）、贵（公司）等表示称谓；用“业经”、“兹经”表示经办；用“收悉”、“近接”等表示引述来文；用“照办”、“可行”、“不可”等表示态度；用“当否”、“妥否”、“是否可行”表示征询；用“请批示”、“请核准”、“请回复”表示期复；用“为此”、“据此”表示综合过渡；用“特此报告”、“为要”、“为荷”结尾等。这些专用的事务性词语，约定俗成，各司其职，成为公文语体的一个重要组成部份。既可反映公文的行文关系和工作程序，又使公文显得庄重典雅、简洁明快。例如某厂的一份函件写道：“二季度在即，我厂缺显象管两万支，望速拨付，以应急需。可否，盼速函复。”如改成白话：“二季度快要到了，我们厂还缺两万支显象管，希望尽快调拨给我们，好用来满足紧急需要，可以不可以，等待着你们迅速来信答复。”两者比较，文字表达的优劣高下，显而易见。

此外，公文语体中，政治、经济、军事、外交等不同领域，又都形成一整套与其专业内容相适应的专用术语。如财政方面的专业术语有预算、决算、收入、支出、平衡、税收、税率、赤字等等。专业术语成为公文语言特点的一个显著标志，因此，熟悉本职业务，掌握专业术语，是从事公文写作的前提。二、大量运用介词结构，形成严密的句式

现代汉语中，由介词和表示时间、处所、目的、原因、根据、对象的后置语组成的词组叫介词结构。公文中常用“自……起”表示时间；用“从”、“在”表示处所；用“由于”、“为了”表示目的；用“根据”、“本着”、“依照”表示依据；用“对”、“将”表示对象、关联；用“关于”、“对于”表示范围、提示等。例如：

根据××文件精神，鉴于该厂亏损的实际情况，同意对该厂今年应纳××税××万元予以免征。

为了明确会计人员的职责权限，充分调动他们的积极性，特制定本条例。

现将财政部《关于严格执行会议费规定的通知》转发给你们，请遵照执行。

在中华人民共和国境内居住满一年的个人，从中国境内和境外取得的所得，都按照本法的规定缴纳个人所得税。

介词结构的使用，使语言表达得明确、严密而富有逻辑性。

三、写作章法的程式化

文无定法，但公文章法却有相对固定的程式。公文一般是“先论后说”。所谓“先论”，是指要把公文的篇旨、段旨写在前面，也就是先提出全文要点，全段要点，使人一目了然。而不是一揽子往下叙说，篇旨合一，“篇终旨显”。公文“提要”的写法，中央早已做为正式程式规定下来：“一切较长的电文，均应开门见山，首先提出要点，即于发端处，先用极简要的文句说明全文的目的或结论（新闻学上称为“导语”，亦即中国古人所谓“立片言以居要，乃一篇之警策”），唤起阅者注意，使阅者脑子里先得一个总概念，不得不继续看下去，然后再做必要的解释。长的电文分为几段时，每段亦应采取此法。”（1951年2月《中共中央关于纠正电报、报告、指示、决定等文字缺点的指示》）

例如：“目前，各省、市、自治区人民政府正在积极采取措施，贯彻执行今年1月8日《国务院关于坚决稳定市场物价的通知》，努力稳定市场物价。为了使各部门同各地方协同动作，更好地贯彻执行《通知》的各项规定，特做如下通知……”国务院办公厅《关于稳定市场物价的几个问题的通知》首先将行文目的标于文首，使人一目了然，便于贯彻执行。

一篇公文有几层意思或多项要求时，往往分层分段叙说，每层每段亦用“段首领句”（段旨提要）、“立片言以居要”，使主旨鲜明，条分缕析。

四、平实质朴、通俗得体的语言风格

机关应用文是为解决工作中的实际问题而写的，它不是用形象的描绘去感染读者，因此它的语言应符合实用性的特点。

首先是平实质朴。即朴朴实实地反映事物的本来面目，不允许有“燕山雪花大如席”、“白发三千丈”之类的艺术夸张，不用渲染、烘托等艺术手法。同样是写事件，《水浒》中写鲁智深拳打镇关西，“挥动醋钵大小的拳头”，一拳打得郑屠“鼻子歪在半边”，又一拳打得他“乌珠迸出”，第三拳打得他“挺在地上”，拳拳描绘，层层深入，形象生动，如在眼前。而机关应用文写事件，则是平铺直叙，高度概括，不绕弯子，不描绘渲染。

为了把抽象的道理阐述得浅显易懂，增加文章的生动性，机关应用文也可以适当运用比喻、排比等修辞手法。例如某省财政厅年终总结中恰到好处地运用了这样一个比喻：“通过学习，解放了思想，逐步改变了旧的习惯做法，从政策上、制度上、资金（下转第44页）（上承第68页）上，采取了一些‘放水养鱼，养鸡下蛋’的措施”。“放水养鱼，养鸡下蛋”比喻扩大再生产，开辟财源，增加收入，生动形象，比“采取了一些放宽的措施”，更为具体，更有表现力。但是滥用比喻、堆砌词藻、生搬硬套，因词害义的做法则是不足取的。

其次是通俗得体。机关应用文既要庄重典雅，又要浅显易懂，避免使用生僻晦涩的字句。即使是专业性较强的公文，也要避免堆砌专业术语。要做到得体，除不能使用社会上流行的俗言俚语外，还要从内容上考虑用语的分寸，和所写文章的体例相符。如颁布政策规定应庄重严肃；批评错误要有理有力；提出希望要平和委婉；对上级行文要谦恭有礼；对下级批复、指示要明确、严谨，毫不含混，避免模棱两可。