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在outlook中“约会”、“事件”和“任务”的概念及论“时间管理

默认分类 2011-01-14 20:48:07 阅读71 评论0   字号：大中小 订阅

在outlook中，关于时间管理的计划事项，有三个基本概念，“约会”、“事件”和“任务”，但在相关资料里并没有明确说明，导致很多人分不清它们之间的区别，以致在实际应用中产生了混乱。
      故此，我在这里简要的说明一下，希望对大家能有所帮助。

一、“约会”、“事件”和“任务”   

在微软网站里提到，“事件”指的是执行时间需要24小时或超过24小时的事项。
   我们对此可以简单的理解，在时间管理中：
   “约会”指的是有明确发生时刻的事项，
   “事件”指的是有确定发生日期的事项，
   “任务”指的是执行时间待定的事项。【此为yanzhe2000@gmail.com原创概念，引用时请注明出处】

举例：

我定在今天12:10-12:40吃中午饭，这个事项就是“约会”；

我这个星期天要洗衣服，但是白天洗还是晚上洗，现在还不能确定，这就是“事件”；

我最近打算买一台新电脑，可能是这个月，也可能是下个月，时间待定，这就是“任务”。

二、“任务”的实施 

在时间管理法中，“任务”的操作实施，就是将“任务”首先分解到“事件”，然后再分解到“约会”，最后去执行的过程。也就是先确定实施日期，再明确执行时刻，最后付诸行动。【此为yanzhe2000@gmail.com原创概念，引用时请注明出处】

再比如对买电脑这个“任务”，我们进行进一步分解：
   1、了解电脑配置资料和行情；

     i  9.10-9.20每天上网查半个小时资料

    ii 9.18、9月20日去电脑城实地考察

2、 筹集资金；

     i 9.20号发工资

3、去商店买电脑。

     i 9.21号买电脑

至此，该“任务”被分解成了“事件”，明确了实施日期。在制定日程表时，再根据具体情况，确定该事件的实际执行时间，于是该“事件”就转换成了“约会”。这样原本无从下手的任务，就有了清晰明确的时间依据，具有了很强的可操作性。

事实上，无论是上至国家的“十二五”规划，下至工厂的生产任务、学校的教学计划，他们的贯彻、实施都遵循的是同样的基本思路。所以希望大家能认真理解掌握这种思维方法，并有意识的应用到自己的工作、学习和生活中去，切实提高做事效率和个人工作水平。     

三、时间管理 

我们每天所面对的各种事务，它的执行对象、实施条件、采用的方法等要素各不相同。但无论什么事务，它都具有一个共同的属性，那就是时间。也就是不管你做什么，都不可避免的要花费时间。所以我们就可以以此为依据，对所有事情进行统一筹划管理，这就是时间管理的理论基础。在此基础之上，我们可以借助技巧、技术和工具更有效的运用时间，完成工作，实现目标，这也就是所谓的“时间管理”（Time Management）。【此为yanzhe2000@gmail.com原创概念，引用时请注明出处】

通常，“时间管理”的流程一般是这样的：

1、将所有信息收集到inbox里
   2、整理inbox里的内容
       i 能明确执行时刻的事项，直接放入日程表的约会中
       ii 能确定执行日期的事项，直接放入日程表的事件中
       iii 对于复杂的和时间待定的事项，设置为任务
           a 对任务进行分解
           b 对分解的步骤进行分析，能明确日期的，放入日程表事件，能明确时刻的，放入日程表约会
   3、每天制定第二天的日程表时，无论有多困难一定要将第二天的所有事件，转化为约会。不要怕安排的不准确，哪怕只是随意设定个时刻，为什么这样，后面会讲。这样你每天起床，面对的都是一个充实、有条理、目标明确的一天，真正做到从容淡定，游刃有余。
   4、每天结束时一定要对日程表进行回顾总结，将实际日程表和制定的日程表进行对比，找出原因，总结经验。

其实”时间管理”的最终目的是制定一个日程表，明确在每一个时刻，需要做的事情和达到的效果。
   因为”时间管理”有着这样一个事实基础，那就是“一个人在同一时间里只能集中精力做好一件事情”【此为yanzhe2000@gmail.com原创概念，引用时请注明出处】。
   因此无论任何事情，我们都要给出一个处理的时间，并列入日程表，然后每天结束时再花一定时间对此进行回顾，找出实际执行时间和制定时间的出入。
   在这里，我再举一个浅显的例子说明一下，
   比如吃中午饭，我们随意定个时间在10:00am，到回顾总结时，我们发现，其实是在12:00到13:00吃的中饭，那么我们第二天的日程表就会把它排到12:00至13:00，
   第三天，我们会发现其实是12:10至13：05吃的中饭，
   接着在下面的日程表里我们会继续调整，这样我们会越来越掌握这个时间规律，安排的日程表也越来越符合实际情况。
   随着经验的不断积累和丰富，我们会逐渐对处理事务的时间规律有了更深入的认识，就会发现自己的日程表会越来越准确，可操作性也越来越高。
   这样我们才能真正成为时间的主人，而不是事务的奴隶。  

四、时间管理的层次   

从时间所从属的主体上看，分为个人时间、小团体时间、大集体时间和社会公众时间；对于管理，则存在个人管理、项目管理、企业管理、社会行政管理等不同层次。

与上述分类相对应的就是个人时间管理、项目时间管理、企业时间管理和社会时间管理等概念，这就构成了时间管理从低到高、从点到面的不同层次。

实际上，在这篇文章里，我们所讲的“时间管理”，都是指“个人时间管理”。

由于项目时间管理等的研究对象相对客观，并且社会价值更为直接，所以研究的非常深入，早已形成了专门学科，具体内容就不再多讲了。

但在这里需要强调的是，无论何种层次的时间管理工作，它的基本概念和基本思路都是相同的，区别只在于规模和工具。因此，掌握和运用好最基础的个人时间管理技术，可以更好的学习和理解更高层次的时间管理知识，从而为提高个人能力、实现自身发展，创造良好条件。

五、时间管理工具

按照时间管理理论，做好时间管理必须借助时间管理工具，通过实践，我感觉到Outlook等软件的各项功能，基本上是基于这个理论指导下设定的，故此利用这些软件工具能很好的完成上述时间管理的工作流程。