阳泉晋剧院大清唱:民营企业档案实用知识技能60问之四

来源：百度文库编辑：偶看新闻时间：2024/04/28 20:59:10

民营企业档案实用知识技能60问之四

31、照片档案如何整理与编目？
照片档案的整理应遵循有利于保持档案的有机联系，有利于保管，便于提供利用的整理原则。照片档案可在全宗内按保管期限——年度——问题进行分类，然后给每张照片编照片号，最后按序排列入册。照片档案分类应保持前后一致，不能随意变动。照片号是固定和和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码，由全宗号、保管期限简称或代码、册号、张号组成。照片号格式：全宗号——保管期限——册号——张号，对于反映同一事件的一组照片可以编组联号。底片在全宗内编流水号，格式为全宗号－底片号，并用铁笔在底片乳剂面片边处横排刻上底片号，同时在底片袋的右上方标明底片号。一张照片应有一个说明，一组联系密切的照片应加总说明。文字说明的内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者（摄制者）等六要素。整理完后，编制照片档案册内目录（式样如下图）使位置固定下来。

照片档案册内目录式样
照片号题    名拍摄时间页号底片号备注


32、音像档案如何整理与编目？
音像文件材料应与相应的纸质文件一样及时整理归档。录音带、录像带的整理以自然盒为一卷，每盒（盘、张）的外套上要贴有标签，注明主要内容、形成时间、带长（分钟）、编号、型号和保管期限等内容。整理完成后需编制音像档案案卷目录（式样如下图）。归档的音像文件应由形成部门编制归档说明。

音像档案案卷目录
序号题    名形成时间录制长度备注


33、电子文件有哪些特点？
随着企业信息化的不断推进，电子公文、电子邮件、电子数据库、数码音频、视频、图像、图形等电子文件在企业中开始普遍形成，由此而产生了大量具有档案保存价值的电子文件。电子文件是数字化信息技术的产物，电子文件是在计算机中产生和处理，其信息形态是数字化的。电子文件与纸质文件一样，有保存价值的须归档，形成电子档案，以长远保存民营企业的电子记忆。电子文件与纸质文件比较，有很大区别，主要表现在：（1）电子文件对设备的依赖性。电子文件的形成和各种处理均是在计算机等设备的支持下完成的，离开计算机等设备，电子文件既看不见也摸不着；（2）电子文件的非直读性；（3）电子文件的可转换性，电子文件信息可以从一个载体转换到另一个载体，其内容信息却不发生任何变化；（4）电子文件资源共享的方便快捷与信息的不安全性。
34、电子文件如何整理？
电子文件的整理，是指按照一定的原则和方法，将收集积累的电子文件分门别类进行整理，为归档做好准备的工作。归档的电子文件由形成部门负责整理、编辑，并按要求写入光盘，档案部门予以协助、指导。产品研制或工程设计过程形成的电子文件应以产品型号、研究课题或建设项目为单位按电子文件类别分别保管，其中由多个零部件组成的复杂产品，按总体、分系统、单项排列；建设项目按设计、施工、结构、维护管理等顺序排列。文本文件按文件及目录、软件说明等属类进行文件的整理，近年来，随着数码相机技术的不断发展，有些单位开始使用数码相机进行照片的拍摄，形成数码照片。对于数码照片可以通过光盘刻录进行保存、检索。具体做法：先建立一个照片类目文件夹，然后将所摄的具有保存价值的数码照片按类目保存到计算机，并给每张照片附上文字说明，再刻录成光盘。对数码照片也可以安装档案管理软件进行整理、编目、检索。
35、电子文件如何归档？
电子文件的归档管理目前实行“双套制”。即具有永久保存价值的文件或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等，归档时，应同时保存文件的电子版本和纸质版本或缩微品。
电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。所谓背景信息和元数据分别指：背景信息，指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息；元数据，指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式，编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件等数据。
电子文件归档还应注意收集以下有关文件：
（1）支持性文件，指能够生成运行文本、数据、图形等文件和各种命令及设备运行所需的操作系统。
（2）数据文件，指各种数据材料。由于数据在不断变化、更新，应对原始数据隔一段时间定期拷贝，并将拷贝文件归档。
（3）与电子文件有关的各种纸质文件，主要有产生电子文件所使用的设备的安装与使用说明、操作手册等；以及电子文件形成过程中产生的一些纸质文件，如设计任务书、操作手册、元代码表等。
逻辑归档可实时进行，物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。逻辑归档，指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。物理归档，指把电子文件下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。电子文件归档方式可以采取实时的逻辑归档和定期的物理归档。物理归档应当复制一式三套，一套用于封存保管，一套用于提供利用，一套用于异地保存。一个归档年度的电子文件应集中拷贝到一个或多个载体中。
归档电子文件存储载体或装具上应贴有标签，标签上应注明：全宗号、归档年度、类别号盘号、保管期限、密级、套别（封存保管、提供利用、异地保存）等内容。
文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，档案部门应将归档电子文件进行脱机保存，脱机保存的载体为：一次性写光盘、磁带。不允许用软磁盘、U盘等移动设备作为归档电子文件长期保存的载体。
36、通用电子文件格式主要有哪些？
归档的电子文件数据格式应易于识读、迁移。
通用电子文件格式主要有：
电子文件类型推荐数据格式
文本 PDF、XML、TXT、RTF
图像、照片 TIFF、JPEG、PDF
音频 MP3、WAV
视频 MPEG、AVI

用于全文检索的文件类型：TXT
37、归档电子文件如何保管？
（1）载体的物理保护
归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：归档载体应作防写处理；避免擦、划、触摸记录涂层；单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压；存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离；环境温度选定范围：17℃－20℃；相对湿度选定范围：35－45%。
（2）信息的安全维护
采用备份和镜像技术，防止文件信息的丢失。制作备份是指为电子文件制作一份或几份拷贝，将拷贝保留在一个安全的地方，以防原件因载体损坏或设备故障等原因而丢失信息。镜像技术是对实时要求极为严格的动态数据库文件所采取的安全备份措施。它实际上是为某一动态系统建立完全对等的孪生系统，两个系统同时执行完全相同的工作，若其中一个系统出现故障，另一系统仍可继续工作，以防止文件信息的丢失。
加密防范对策，如采取网络设备认证、数据安全保证、操作安全保证、身份识别方法等措施，满足企业对电子文件信息系统的安全和保密要求。
杀毒主要用杀毒软件，这是一项技术性的工作，应组织专业人员建立起完善有效的防治体系。
安装补丁程序，作以弥补程序缺陷。程序缺陷可能引起信息泄密或破坏。病毒木马会寻找程序的安全漏洞，因发现后传播极快，更应及时修正，否则后果难料。
38、怎样建立全宗卷？
全宗是一个立档单位全部档案的总称。全宗卷是档案部门在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。
（1）档案部门应对企业每个全宗档案建立全宗卷。
（2）全宗卷的主要内容有：档案收集工作中形成的接收、移交目录、记录、说明；档案整理过程中形成的分类、档号编制方案、说明；档案鉴定工作中形成的档案鉴定小组人员名单、保管期限表、鉴定意见、销毁档案的请示与批复、销毁清册；档案保管工作中形成的安全记录、重点档案的保护措施、受损档案的抢救与修复情况；档案统计工作中形成的反映档案收进、移出情况、档案利用情况、室藏档案基本情况等管理台账；档案利用工作中形成的全宗指南（介绍）、利用权限说明、档案利用典型实例等；档案信息化工作中形成的软件说明、操作手册、数字档案馆（室）和档案数字化情况说明等。
39、如何做好档案保管工作？
企业应采取有效措施对档案进行安全保管。保管工作应以预防为主，防治结合，确保档案完整与安全。
（1）档案入库前应除尘、去污、消毒、去酸。
（2）对一些不利于档案保管的纸制材料和字迹，应以复印或加膜等方式保护。对一些不利于档案保护的包装物应去除。
（3）档案卷皮、卷盒应采用无酸材料制成，并符合国家标准。
（4）重要档案应考虑异地备份保存。
（5）底图应平放或卷放在底图柜中，不宜折叠。
（6）磁带、录音带、录像带等磁性材料应存放在防磁柜中或远离磁场有安全的距离。
（7）光盘、底片应存放于专用的装具内。
（8）及时补救或修复受损的档案。
40、如何做好档案库房管理工作？
（1）库房管理要采取“八防”(防火、防盗、防光、防有害气体、防潮、防高温、防尘、防虫)等措施。
（2）库房应保持卫生清洁。坚持温湿度登记,温、湿度应符合各类载体的保管要求。
（3）定期检查库房设备运转情况，及时排查隐患。
（4）每二年一次清理核对全部库藏档案,做到账物相符。库藏档案发生变化时应记录说明。

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