偶看新闻鹿鼎之神龙教主txt下载:对秘书部门运转机制的探讨-精彩文章-中国秘书科学联盟，河南现代秘书研究院
来源：百度文库 编辑：偶看新闻 时间：2024/04/29 10:57:19
对秘书部门运转机制的探讨
常崇宜
一、秘书部门运转的目标与要求
秘书部门的基本功能是为领导工作服务，具体讲有事务性（含技术性）服务与智谋性服务，即辅助领导制定最优决策并具体加以贯彻实施，以保证领导机构的正常运转。由此决定了工作上力争优质、高效、低成本是其追求的目标。
二、秘书部门工作运转的特点
（一）围核性。这是由董信泰首先提出的。即秘书部门的一切工作主要是为本级领导服务、是围绕领导工作的运转而运转的。这是由秘书部门工作的本质属性——近身直接辅助领导的辅助性所决定的。秘书部门决不应离开本级领导这个中心去自行运转。
（二）交叉性。秘书部门是领导机关各职能部门中的一个既不专管相对独立的行政业务，又与本级各职能部门在工作上互有交叉的部门。这是由秘书部门位居领导机关中枢地位和领导工作具有全面性的特点所决定的。因此，秘书部门在开展各项工作的时候，要注意既不超越自身职责而侵犯别的职能部门的职权，又要注重调动和依靠别的职能部门来配合自己的工作。如果不注意这种交叉性，就容易出现几种倾向：或者把部门界限划得过于分明，许多事情都亲自动手，导致部门之间的协作配合名存实亡；或者自视比别的部门高出半截，动辄以领导名义指手画脚，影响与别的部门的关系。
（三）全面性。领导工作的全面性决定了为之服务的秘书工作也具有全面性。因此，秘书部门必须时时刻刻考虑领导工作的全局，而不能仅从办公厅室的角度考虑问题。所谓综合性、超脱性等，也是从这种全面性引伸出来的。
（四）特殊性。指不同部类（公务秘书与民间秘书）、不同行业、不同单位的秘书部门如医院、银行等在工作运转上存在着不同的个性特点。
三、秘书部门运转的“四个优化”
(一)优化结构，发挥整体功能。秘书部门人少事多的现象越来越严重，片面地要求扩大编制、增加人员，既不可能也未必就能解决问题。唯一正确的选择是优化结构，发挥整体功能，追求1+1＞2的效果。
古希腊哲学家亚里士多德在公元前300多年就提出了优化组合能产生“整体功能大于部分功能之和”的论断。恩格斯也曾引述拿破仑的话，肯定了整体功能的意义。拿破仑曾在回忆录中写道：两个马木留克■兵绝对能打败三个法国兵，100个法国兵与100个马木留克兵则势均力敌……而1000个法国兵总会打败1000个马木留克兵。显然，这一方面是个“合力”问题，一个人10次也举不起一吨重的东西，10个人却能一次举起一吨重的东西来；另一方面也是个系统优化问题，拿破仑的政府军队显然在内部建制、武器装备、人员训练、后勤支援、战略策划以及情报工作上比马木留克兵占据优势，人一多整体功能就发挥出来了。
秘书部门要发挥整体功能就必须注意增强服务意识和整体意识。从系统科学的角度讲，就是大秘书部门内的各个小系统要实现有机结合，协同运作；通俗地说，就是秘书部门人员要自觉增强群体意识，力求形成“一盘棋”的工作格局。在此前提下，就可以靠协调统一整体功能，靠参谋强化整体功能，靠督查加大整体功能，靠后勤保障整体功能。■当然，秘书部门整体功能的发挥还与秘书人员的素质水平、结构组成密切相关，如人员的年龄、性别、文化程度、专业知识、技能特长等方面的组合都应做到科学合理。
（二）优化目标，明确工作重点。秘书部门的工作很多很杂，但从理论上与机制上讲，只有抓住重点才能提高效率。有的秘书部门的领导人身兼几十种职务，终日忙于会议、会见、会谈、会餐、讲话、致词、祝贺，这样分散精力是难以带动部属完成主要职责的。
（三）优化环境，力争主动服务。包括社会环境、人际环境与物质环境等，这里只谈物质环境问题。“工欲善其事，必先利其器”，这是古人总结出的真理。秘书部门一是要积极向领导反映，争取改善环境；二是要自己努力创造条件，比如边远地区搞办公自动化比较困难，但少几次用公款吃喝应酬节约的费用也就够了。最近中央提出了西部大开发的号召，西部党政机关的秘书部门担负着咨询、参谋、献策等新的重任，不尽快改善办公环境，就难以抓住机遇高效完成任务。
（四）优化制度，严格规范操作。秘书部门的工作要上层次上水平，就必须实现“三化”，即规范化、制度化、科学化。“三化”反映了秘书工作的一条重要规律。建立与健全规章制度并严格执行，就可以减少失误，提高服务质量与效率