宝安机场停车场收费:立卷篇 第十一章 文书立卷的组织与运作

　　第四部分  立卷篇
　　
　　第十一章  文书立卷的组织与运作
　　
　　教  案
　　
　　目的要求：通过本章的学习 , 了解文书立卷的意义、文书立卷的组织机构 及组织方式 , 理解文书立卷的原理与基本原则 , 掌握文书立卷的方 法 , 了解现行机关立卷实践中常用的几种组卷方式。
　　
　　主要内容：
　　
　　第一节文书立卷的意义和组织
　　
　　第二节文书立卷的基本原则
　　
　　第三节文书立卷的原理与方法
　　
　　第四节常用的组卷方式
　　
　　教学重点：考核知识点
　　
　　( 一 ) 文书立卷的意义
　　
　　( 二 ) 文书立卷的组织机构
　　
　　( 三 ) 文书立卷的组织形式
　　
　　( 四 ) 文书立卷的业务指导与监督机构及其工作内容
　　
　　( 五 ) 文书立卷的基本原则
　　
　　( 六 ) 文书立卷的原理
　　
　　( 七 ) 文书立卷的方法
　　
　　( 八 ) 文书立卷常用的组卷方式
　　
　　教学时间：1.5课时
　　
　　第四部分立卷篇
　　
　　第十一章文书立卷的组织与运作
　　
　　本章阐释了文书立卷的意义、组织机构与组织形式及应遵循的 基本原则 , 概述了文书立卷的基本原理、合理组合案卷的方法 , 简 要介绍了在实践中常用的组卷方式。
　　
　　第一节文书立卷的意义和组织
　　
　　文书处理部门将办理完毕、具有查考和保存价值的文件材料 , 按 照它们在形成过程中的联系组成案卷 , 这项工作被称为文书立卷。这 里所谓 " 办理完毕 ", 是指文件在文书处理程序上已经完成 , 而不是 指文件所针对的内容在贯彻执行中已办理完毕。这里所指 " 案卷 ", 是一组经过鉴定、分类、系统化整理与编目的有机联系的文件组合体。
　　
　　当文件形成发出或收到并运转处理完毕之后 , 便进入文书立卷 阶段 : 将经过鉴定并确认具有保存价值的文件 , 按照既定的分类方 案 , 分别纳入各自从属的类别中 , 然后经过系统化的组合整理 , 组 成基本的保管与检索的单位 , 并以编目的方式固定其位置 , 排列上     架进行保管及为机关各项工作提供利用。
　　
　　一、文书立卷的意义
　　
　　文件是各类社会组织之间沟通情况、联系事务、传达意图与完成自身职能的一种工具 , 它直接形成、使用于处理各项事务的活动 中 , 处理事务的过程也就是文件形成的过程。因此 , 机关文件是社 会组织管理活动的真实记录。从一个机关来说 , 它反映了本机关工作的历史面貌 , 从全国来说 , 各机关和其他社会组织的历史记录综 合起来 , 又反映着整个国家工作活动的历史面貌 , 为了今后的工作 查考、科学研究和印证历史 , 需要把它们保存起来。那么 , 如何保 存数量庞大的文件呢 ? 我们知道 , 文件都是随着各种事务的处理活 动一份一份地产生的 , 这些文件之间是相互联系、彼此依存的 , 遵 循文件形成的自然的联系性和特点 , 剔除无保存价值的文件 , 对有 保存价值的文件进行立卷 , 使之成为具有内在联系的文件整体 , 这 样 , 既能反映出各种事件和工作活动的面貌 , 又便于文件和档案的 保管及日后的查考利用。因此 , 文书立卷工作是一项极其重要的、具 有深远意义的工作。
　　
　　第一 , 文书立卷保持了文件之间的历史联系 , 便于日后查找利 用。任何社会组织的各项管理活动都是独立的 , 但这种独立性是相 对的 , 相互之间总是存在着这样或那样的联系 , 从而决定了与管理 活动 " 同步 " 产生的文件之间也就自然而然地记录并反映出这种联 系。就每一份文件来说 , 它有自己特定的使命和作用 , 就同一问题、 同一工作、同一组织的多份文件来说 , 彼此之间又是有密切联系的 , 这种联系或先后相续 , 或层层递进 , 它们共同反映出一个问题、一 项工作、一个组织的全貌。文书立卷恰恰能够极好地维护文件之间自然形成的这种历史联系 , 清楚地显示出活动的全过程 , 便于今后 查找利用文件。反之 , 如果拆散文件之间固有的历史联系 , 不进行 文书立卷 , 文件只是任意地孤立放置 , 凌乱无章 , 这既不能全面反 映出某一问题或某一工作的全貌 , 又不便于文件的查找和利用。我 们无法想象在杂乱的 " 文山 " 中寻找出某一问题、某一工作的文件 , 也无法想象能够提高文件检索的效率、实现文件利用的目的。
　　
　　第二 , 文书立卷有利于保证文件的完整与安全 , 便于文件的保 管。文书立卷要求将应该归档的文件收集齐全。文书部门应该根据 立卷范围的要求 , 认真进行平时收集以及年终查漏补缺 , 尽力使反 映一个问题、 A 项工作的文件材料不遗漏、不散失 , 从而保证文件 能够全面地真实地反映各项工作活动的全貌。文件收集齐全了也就 保持了文件的完整性 ; 文件齐全完整了 , 才能使其鉴定、系统化分 类和编目、统计、利用等环节的工作得以顺利展开。同时 , 文书立卷将文件放入卷皮 ( 或卷盒 ) 进行装订 ( 以 " 卷 " 或 " 件 " 为单 位 ), 使文件不易磨损和丢失 , 有利于维护文件的安全。在管理上 , 以卷或盒为基本单位进行 , 也有利于文件实体的保管。女日前所述 , 单 份孤立的文件无法反映出文件之间的联系 , 也容易丢失 , 给保管文 件带来困难。
　　
　　第三 , 文书立卷有利于文件的积累 , 为档案工作奠定基础。对 于任何一个组织、一个国家来说 , 保存文件也就是保存一个组织、一 个国家的 " 记忆 ", 否则就会失去真实的历史凭证 , 失去知识和经验 的积累 , 因此 , 保存积累文件是社会组织或国家必不可少的。文书 立卷要求对文件进行系统化整理 , 区分不同的保存价值分门别类地 组合成案卷 , 使文件自然积累成一个有机整体。同时 , 文书立卷工 作既是文书工作的结束 , 又是档案工作的开始 , 它是文书与档案工 作的 " 结合部 " 。归档前的文书管理与立卷归档后的档案管理是一个 有机的整体 , 只是管理的阶段和管理的方式不同 o 我国规定 , 文件 一旦处理完毕 , 经立卷后向机关档案馆 ( 室 ) 移交 , 文件就进入了 档案管理阶段。可见 , 文书立卷为档案工作奠定了基础。文书立卷 直接关系到各类社会组织档案工作的建立和健全 , 关系到它们自身 的各项工作对档案的利用 , 也关系到国家各级综合档案馆档案的来 源 , 关系到档案馆馆藏量的不断增长。因此 , 档案部门及档案人员 应主动积极地对文件进行 " 超前控制 ", 关注文件形成、传递、办理、 处置、立卷的整个运动过程 , 以保证立卷的质量 , 不断改善档案质 量的源泉 , 只有这样 , 档案工作的展开才有充分的前提和坚实的基 础。
　　
　　总之 , 文 13 立卷的根本意义就在于将零散、孤立的一份份文件 组成一个有联系、有层次的文件保管系统 , 并通过文件之间的系统 化的联系来显示出文件、档案保管与检索的整体功效。
　　
　　二、文书立卷的组织
　　
　　文书立卷是介于文书工作与档案工作之间的过渡性环节。如何组织好这项工作 ? 由谁来组织 ? 采取什么样的组织形式 ? 由谁来承 担文书立卷的业务指导与监督工作呢 ? 这些问题都直接关系到文书 豆卷的质量和效能 。
　　
　　( 一 ) 文书立卷的组织机构 文书立卷工作是科学管理、妥善积累文件的一项重要业务活动。
　　
　　在我国 , 党和国家的有关条例、决定中都明文规定 : 文书立卷是文 书工作的一项任务 , 应全面实行文书处理部门立卷归档制度 , 即文 书处理部门是文书立卷的组织机构。
　　
　　把文书处理部门作为文书立卷的组织机构即文书处理部门立卷 的制度 , 在党和国家的许多文件中早有规定。 1955 年 1 月 17 日中共 中央批准的《中国共产党中央和省 ( 市 ) 级机关文书处理工作和档 案工作暂行条例》第十七条就明确规定 :" 机关内各单位 ( 或领导人 亲办 ) 完毕的文书材料 , 均应汇交单位文书处理部门或文书工作人 员立卷保存 " 。 1956 年 4 月 16 日 , 国务院也作出了《关于加强国家 档案工作的决定》 , 进一步指示要 " 全面推行文书处理部门立卷 , 从 而建立统一的归档制度 " 。 1956 年 12 月全国政府机关档案工作会议 通过并经国务院批准实施的《国家机关文书立卷工作和档案室工作 暂行通则》明确要求 1957 年在全国全面推行文书处理部门立卷的制 度。此项制度的确立对科学地划分文书工作与档案工作的界限 , 促 进我国文书工作与档案工作的相互协作和共同发展起到了极其重要 的推动作用。
　　
　　在现行各类组织中 , 文件总是不断地产生、传递、处理 , 为了 便于日常各项工作中的查找和利用 , 文件承办人员和管理人员通常 按照预先制定的文件分类表 ( 或立卷类目 ), 对文件进行分类、归类。 对已经办结的某一案件、事项或已闭幕的会议材料等进行平时立卷 ,对一些已履行完文书处理程序的文件或一些针对的内容尚未办理完 毕的文件也要按类归入相应的卷夹 ( 盒、袋 ) 之中 , 以免遗失和损 坏 , 待年终或次年初调整定卷。可见 , 文书立卷工作是文书处理部 门的一件日常工作 , 是文书工作的最后一个环节。
　　
　　所谓文书处理部门 ( 包括业务部门 ) 立卷 , 就是指文件完成其 运转处理程序之后 , 由处理 ( 或承办 ) 文件的部门 , 指定专职或兼 职人员负责文件的立卷工作。这种制度自 50 年代广泛推行以来 , 多 年来的立卷实践活动己充分地证明了它的优越性和科学性 , 主要表 现在以下四方面 :
　　
　　第一 , 文书处理部门立卷可以充分发挥文件的使用价值 , 实现 机关制作文件的目的。现行机关为处理各种事务而形成的文件并非 在本年度结束时都已完成了现时执行效用 , 有的文件正在办理 , 有 的文件尚需在工作中频繁使用 , 如果将文件移交到档案部门立卷 , 将 会给文件使用和处理部门带来借阅文件的诸多不便 , 后续形成的相 关文件也难以保持其间的联系性。由文书处理 ( 或承办 ) 部门负责 立卷 , 可以使文件形成、处理、系统化整理的全过程都受到严格的 控制 , 便于就近使用 , 有利于最大限度地发挥文件的效用 , 从而更 好地服务于制作文件的目的。
　　
　　第二 , 文书处理部门立卷有利于提高立卷工作的效率。文书处 理部门负责机关文件工作的组织与管理 , 谙熟文件的收发过程 , 清 楚文件之间的来龙去脉及在实际工作活动中的效用和功能。因此 , 由 文书处理部门立卷可以更好地维护文件之间的联系 , 区分文件的不 同保存价值。同时 , 文书部门可以根据预先编制的文件分类表等立 卷计划进行平时归卷和立卷工作 , 有利于文件的全面控制和日常使用 , 也避免年终整理文件的混乱与盲从 , 既能提高文书立卷的效率 , 又能促进文件管理的规范化和科学化。
　　
　　第兰 , 文书处理部门立卷可以保证所立案卷的质量。文书处理部门的文书人员和文件的承办人 ( 或专门文件承办人 ) 是文书立卷 的具体执行者、实际操作人 , 他们熟悉机关或部门的管理活动和业 务情况 , 知道如何更有效地保持和维护文件之间的有机联系 , 而档 案人员对文件形成、运转的过程及其功效的熟悉及了解程度远远不 及文书人员 , 有可能因此拆散文间之间的历史联系或错误地划分文 件的保管期限 , 影响案卷的质量。同时 , 由于各类社会组织或部门 实行岗位责任制 , 将立卷工作列入立卷人的职责范围、考核内容中 , 并将其与奖惩挂钩 , 能够激发立卷入的工作热情 , 增强其工作的责 任心 , 从而有助于文件的收集完整齐全 , 分类合理明确 , 编目系统 科学 , 保证整个组织及其内设各机构所形成的案卷的质量。
　　
　　第四 , 文书处理部门立卷有助于档案工作的顺利开展。档案部 门的主要任务是对已办理完毕的、失去现实执行效用的文件进行管 理 : 分类、鉴定、编目、保管、统计、编研、提供利用等等。如果单位中各部门的文件全都集中到档案部门由档案人员来整理立卷 ,势必使档案部门及其人员的业务重心转移。而由文书处理部门将文 书立卷工作分解到平时文书处理过程中 , 可以避免那种档案部门年 终大规模地进行收集、突击立卷的现象 , 既减轻了档案部门的繁重 负担 , 又有助于提高案卷的质量。这样 , 可以使档案部门用更多的 时间和精力致力于自身的业务建设。可见 , 文书处理部门立卷制度 的实施 , 有利于推动档案工作健康、蓬勃地发展 , 使之更好地履行 为机关各项工作服务的职责。
　　
　　现在 , 文书处理部门立卷已成为一项固定的制度 , 在全国各级 各类社会组织中已广泛贯彻实施 , 尤其在一些大中型组织中已成为 普遍的立卷形式。当然 , 任何一项工作制度和工作方法都有其适用 的对象和范围 , 文书处理部门立卷制度也不例外。由于我国各级各 类社会组织的规模大小、内设机构的层次、人员多少、形成文件的 数量等情况参差不齐、千差万别 , 很难用一把尺子去衡量、裁度。因 此 , 在推行文书处理部门立卷制度时应注意 : 原则性与灵活性有机 结合 , 既要坚持文书处理部门立卷制度 , 同时也要对一些特殊情况 下的机关采取档案室立卷或承办人立卷等方法进行具体分析 , 不要 刻板地、机械地实行 " 一刀切 " 。只要有助于维护文件材料之间的" 天然 " 联系 , 有利于文件的完整安全保管和准确快捷地提供利用 , 就应该予以肯定。
　　
　　( 二 ) 文书立卷的组织形式
　　
　　文书立卷的组织形式 , 是指一个单位的文书部门选择何种方式组织文书立卷工作。文书处理部门立卷制度的确立为文书立卷组织 形式的选择和确定提供了前提和依据。一般来说 , 立卷的组织形式的选择应与文书工作的组织形式相适应 , 即所选择的立卷组织方式 要能掌握文件形成与处理的情况 , 便于及时地归卷和调卷 , 能有助 于节省人力、时间 , 提高机关的工作效率。因此 , 确定立卷的组织 形式时应充分研究本机关的机构设置、业务性质、人员配备、工作 分工、文件形成数量、文书人员业务水平和机关驻地等实际情况 , 统 筹各方权衡利弊 , 最终选择适用于本单位实际的立卷组织形式。文 书工作的组织形式有集中式、分散式、复合式三种 ( 参见第三章第三节的有关内容 ), 与之相适应的文书立卷的组织形式也有三种 , 即 集中立卷形式、分散立卷形式、复合立卷形式。
　　
　　1. 集中立卷形式
　　
　　即在机关办公室集中立卷 , 各部门或承办人将文件承办完毕后都退回办公室 , 由办公室的专职或兼职人员统一整理立卷。这种形 式主要适用于小型机关 , 其内部组织机构部门层次少、文件数量小 , 文书部门 ( 办公室 ) 经管整个机关文件的形成、运转、办理工作 , 因 此文件自然集中在此 , 由办公室负责立卷。这类机关文书部门的文 书人员有时还兼任档案工作 , 使文书处理、文书立卷甚至档案管理 密切结合起来。例如 , 某市人大常委会 , 其内设科室少 , 主要职能 是负责召开本级人大会议及常委会会议 , 因此主要文件是会议文件 , 并由办公室组织会务、形成各种会议文件。平常机关其他科室形成 文件很少。所以它适于采用由办公室集中立卷的形式。
　　
　　2. 分散立卷形式
　　
　　即机关办公室与各组织机构分别承担立卷工作。这种方法适用于大中型机关 , 其内部机构层次较多 , 并能够相对稳定 , 各机构自身形成、处理的文件数量大 , 机关办公厅 ( 室 ) 与各职能 ( 或业 务 ) 部门均独立负责本部门的职权范围所规定的发文与收文处理工 作 , 因此 , 采用各组织机构分散立卷的形式 , 实行文书处理与承办 部门立卷制度。中央、省级国家机关、大中型企事业单位等多采用 此种立卷方式。例如 , ××集团公司下设 15 个部处 ,6 个子公司 , 每 年形成的文件分别由各部处及子公司自行按照立卷范围和类目的要 求进行立卷 , 在规定的归档时间内向总公司档案馆移交案卷。
　　
　　3. 复合立卷形式
　　
　　即集中与分散相结合的立卷形式。这种方式适用于大中型机关 ,内部有两层及两层以上的机构 , 可以根据驻地、业务分工、文件数 量等情况采取集中与分散相结合的立卷形式。对于内部机构比较分 散的机关 , 可将离总部较远的机构作为一个立卷点集中立卷 , 在总 部的各机构各自分散立卷 ; 或者将远离总部的一些机构作为几个立 卷点分散立卷 , 在总部的各机构由办公室统一集中立卷。对于专业 性比较强的机关 , 可以将行政、综合类的文件集中到办公室立卷 ; 业务性、专门性的文件可以分散到各科室、各专门部门进行立卷。例 如 , ××科研所 , 其主要文件是在科研项目的申请、研究、申报验 收等活动中形成的以项目为单位的文件材料 , 其他文件皆属于发布 规章、政策的文件或本单位事务管理类文件 , 因而 , 将前一类科研 项目文件由项目申请人、课题负责人 ( 或者科室 ) 进行收集、立卷 归档 ; 后一类综合性文件集中到办公室统一立卷归档。
　　
　　以上三种立卷的组织形式是现行社会组织中最常用的形式。由 于机关工作的复杂性和特殊性 , 不能排除在某种特定情况下采用其 他部门或人员立卷的形式 , 如机关档案室立卷适用于机构小、文件 少、文件与档案人员 " 一肩挑 " 的机关。还有一些机关的内部机构 有其业务的专门性和特殊性 , 如会计、统计、人事、科研、保卫等 部门均按业务活动形成专门文件 , 均可采用自行立卷的方法。例如 , ××大学形成的科研文件就是由科研项目主持人或负责人来负责文     件的收集整理、立卷归档的。确定文书立卷的组织形式需要注意以下问题 : 1. 不应片面强调集中或分散立卷有的大型机关过分强调集中统一立卷 , 使数量庞大的文件堆积 在一起 , 打乱了各部门文件的 " 天然 " 的业务联系 , 使立卷人无所 适从 , 给分类组合案卷带来困难 , 也使产生和处理文件的部门不便 协作 ; 在层次少、文件数量小的小型机关 , 如过分强调文书处理部 门分散立卷 , 会使其编立的案卷太薄 , 形成 " 两张皮 " 的现象 , 既      浪费人、财、物、时间 , 又不利于文件的上架排列保管。
　　
　　2. 正确选择立卷人
　　
　　文书立卷人一般由下述几种人员担任 : 专职文书处理人员、兼职人员 ( 如秘书兼立卷工作 ) 身兼文书工作与档案工作的人员、承 办人 ( 承担专门文件的立卷工作 ) 。需要明确的是立卷人并不是每一 位经手文件的工作人员 , 但这并不排除各经办人员在移交文件给立 卷人之前对文件稍加整理。机关档案部门和综合办公室应建立起各 部门立卷人员一览表 , 认真组织管理 , 明确各自责任 , 并将其立卷 工作情况纳入考核和奖惩内容 ; 同时 , 主管文书、档案工作的领导 ( 如办公室主任 ) 应将对各部门专兼职立卷人的管理作为自身工作内容之一 , 以便从制度、人员等各方面保证立卷文件材料的齐全完整 , 提高立卷的效率和质量。
　　
　　3. 对承办人立卷问题应根据有关规定执行
　　
　　承办人立卷主要是针对专门文件而言 , 是由专门文件涉及的内容专业性强、业务过程复杂等特点决定的。承办人往往是专业人员 , 熟悉专业 , 了解文件之间的前后联系 , 从头至尾亲手经办 , 方便平 时收集、整理。因此 , 承办人 ( 专业人员 ) 立卷有其可行性和合理 性。例如 , 我国有关文件规定专门文件立卷人 : 法院书记员负责审 判文书的立卷 ; 会计人员负责会计文件的立卷 ; 科研项目主持者负 责该项目文件的立卷 ; 负责施工的总工程师承担基建项目图纸及文 字材料的立卷工作等等。
　　
　　( 三 ) 文书立卷的业务指导与监督机构 《中华人民共和国档案法》第七条规定 :" 机关、团体、企业事
　　
　　业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员 , 负责保管本单位 的档案 , 并对所属机构的档案工作实行监督和指导 " 。明确规定了各 机关档案部门或人员必须对本组织各部门形成的文件材料的收集、 整理和立卷归档进行指导、监督。文书立卷工作是档案工作的开端 , 是文书工作的结束 , 文书工作的好坏直接影响并决定了档案工作的 优劣。因此 , 我国的各级各类档案机构及其人员均负责对所属机构 的文书立卷工作进行业务指导 , 并已形成制度。比如 , 我国各级各 类综合档案局 ( 馆 ) 每年都召开一次例行的文书立卷工作会议 , 以 布置工作、指导立卷。机关档案机构对本机关文书立卷工作进行业务指导与监督的主要内容包括 :
　　
　　第一 , 负责传达贯彻国家有关政策法规、标准中有关文书立卷 的规定、意见等 ; 制定本机关的文书立卷、归档制度 , 并指导、督 促各部门贯彻执行。
　　
　　第二 , 会同文书部门共同制定本机关文书立卷计划 ( 立卷类目、 文件分类表 ), 指导督促各部门依照立卷计划合理地安排文件的平时 分类、归卷及立卷工作。
　　
　　第三 , 负责对本单位的立卷人员进行定期或不定期的业务培训 ;指导并协助各部门做好立卷的组织与管理工作 , 如召开立卷工作会 议、学习文件、布置工作、培训立卷人员等。
　　
　　第四 , 深入各部门指导立卷。每年上半年文书立卷时 , 档案人 员应该主动深入立卷部门 , 现场指导并具体解决立卷中出现的疑难 问题 , 把问题解决在立成完整的案卷之前 , 以免反复拆卷 ; 通过实 际的立卷实践 , 还有助于档案人员与文书人员共同探索、改进立卷 方法 , 提高立卷归档案卷的质量。
　　
　　第五 , 严格检查案卷的质量 , 把住 " 质量关 " 。例如 , 对文件收 集是否齐全 , 是否有破损 , 保管期限划分是否科学 , 案卷题名是否 确切 , 卷内文件数量是否适当等方面都应认真检查 , 及时发现并解 决问题 , 从而为档案工作的顺利展开打下良好的、坚实的基础。
　　
　　第二节文书立卷的基本原则
　　
　　文书立卷的目的 , 是为了把机关在自身工作活动中形成的信息 记录 ( 文件 ) 保存起来 , 以便今后工作和历史研究的查考利用。为 此 , 必须将单份文件组合成有机的整体 , 反映出机关工作活动的面 貌 , 才能达到目的。因此 , 在进行文书立卷时必须坚持下列原则 : 即 遵循文件材料的形成规律和特点 , 保持文件之间的有机联系 , 区别     不同价值 , 便于保管和利用。
　　
　　一、联系原则
　　
　　联系原则 , 是指立卷时要遵循文件材料的自然形成规律和特点 ,维护文件之间的有机联系。主要包括以下内容 :
　　
　　( 一 ) 文件之间存在固有联系
　　
　　文件的形成有其自身的规律和特点。任何社会组织要完成自身 职能都离不开文件 , 而文件的形成和运动不是任意的 , 它总是伴随 着各项管理活动而产生和运动 , 并且是一个逐渐地有机地 " 生长 " 过 程 , 前一份文件引导出下一份文件 , 下一份文件又能推衍出另一份 文件。这样 , 将一份份的文件结合起来考察就可以清楚地显示出某 一项管理活动开始、继续、结束的全部面貌。仅仅从其中某一份文 件孤立地去考察则无法获得管理活动的完整信息。同时 , 作为各项管理活动的 " 副产品 ", 针对同一项工作、同一问题的一组文件总是 具有这样或那样的共同特征 : 或主题相同 , 或作者相同 , 或文种、制 作时间、级别、文件的物质载体、保存价值等各种特征相同或相近 ,这些文件特征也是文书立卷的重要依据。文书立卷时 , 必须按照文 件之间的固有联系和规律及其自身的各种特点 , 才能维护机关活动 的真实的历史面貌 , 才能为机关各项工作提供充分而有力的依据和凭证 , 才能使所立的案卷构成一个彼此联系、相互照应的有机整体 , 充分发挥文件系统的整体功能。
　　
　　( 二 ) 维护文件之间的固有联系
　　
　　立卷时坚持联系原则 , 也就是坚持历史唯物主义观点 , 实事求是地尊重历史事实形成的客观性 , 维护文件之间的固有联系 , 可以 从以下方面去把握 : 按机关工作的管理周期 , 将一项工作或工程、一 个问题、一个人物、一个案件、一次会议等从开始至结束形成的文 件 , 完整而系统地组合成一卷或数卷 , 保持文件之间的整体性和联 系性 ; 按机关工作的规律和联系 , 将工作活动中形成的具有密切联 系的多种文件 : 请示与批复、问文与复文、批转 ( 转发 ) 文件的正 件与附件、发文的定稿与存本等排列并系统组合在一起 , 保持它们 之间的有机联系 ; 而对内容相同载体不同的文件 ( 同一内容的纸质 文件与录音、录像、照片文件等 ) 应进行统一整理、编目 , 分别存 放 , 并可在各种载体文件目录中互注参见号 , 以保持同一内容文件 的有机联系。立卷时坚持联系原则 , 就是按照历史事件的本来面目去收集、整 理文件 , 保持一个机关、一个单位形成的文件之间的联系 , 从而也 就保证了一个机关、一个单位乃至一个国家历史的真实性。人为地 割断文件之间的联系 , 就会前后脱节 , 不能正确反映历史的本来面目 .有可能给机关工作以及日后的科学研究工作带来失误乃至灾难 性的后果。因此 , 在立卷过程中立卷组织形式的选择、立卷方法的采 用与改革创新 , 以及案卷质量标准的制定等 , 都只有遵循联系原则 , 即保持文件之间的固有联系 , 才能更好地服务于文书立卷的目的。 二、保管与利用原则
　　
　　保管与利用原则 , 是指文书立卷的结果一一组成的文件系统必须要便于文件的安全保管 , 便于为现行机关以及今后的科学研究提 供经济高效的利用服务。便于保管与利用是文书立卷的最终目的 , 如 果所立案卷只是将文件随意装订成册 , 那么文书立卷也就失去了存 在的意义。因为在浩如烟海、杂乱无章的文件中很难查找到需要的 某一份或一组文件 , 也就无法真正实现文件的使用价值 ; 不加鉴定 地 " 胡子眉毛一把抓 " 的立卷方法 , 更不便于按照文件的保存价值 进行适宜地保管。因此 , 文书立卷必须坚持便于保管与利用的原则。
　　
　　( 一 ) 区分文件的保存价值
　　
　　按照文件的不同保存价值立卷 , 有利于文件的保管和利用。文书立卷不是将机关所形成的数量庞大的文件全部立卷保存起来 , 而 是必须通过鉴定工作 , 区分文件的保存价值 , 对保存价值大的文件 , 重点整理和保管 ; 对保存价值小的文件 , 根据条件区别对待 ; 对无 保存价值的文件 , 则予以销毁。在具体立卷时 , 应根据文件的重要 程度决定文件的保存价值 ; 不同的保存价值又决定了文件保管期限 的久暂 , 应将保管期限相同的文件组合在一起 , 不同保管期限的文 件分开立卷。这样 , 既能较合理地使用人力、物力、财力和时间 , 确 保所立案卷的质量 , 又能在发生突发事件 ( 如水灾、火灾等 ) 时有 重点、有选择地保护和抢救价值大的文件 , 力求优先保证其安全和 完整。如果不同保存价值的文件混合立卷 , 则难以统一划定保管期 限 , 不利于文件及日后档案的保管利用。
　　
　　( 二 ) 区分文件的密级和物质载体
　　
　　区分文件密级和物质载体 , 是将涉密文件与非密文件、纸质文件与非纸质文件分别按其不同密级和保管技术条件的需要进行整 理、立卷 , 并采用不同的保护措施。不同密级的文件 , 应区分不同 的安全要求 , 以免保管、利用中造成失密泄密 , 给机关和国家带来 损失。不同载体的文件 , 保管、利用条件各异 , 如音像、照片、缩 微胶片、光盘文件等非纸质文件在温度、湿度、设备、技术等诸方 面对保管和利用提出了更高的要求。因此 , 立卷时应注意区分和选 择恰当适宜的方法 , 才能使文件得到良好的保管和高效的利用。
　　
　　( 三 ) 实行 " 文电合一 " 立卷
　　
　　电报 ( 参见第十章第二节的有关内容 ) 与其他类型的文件 ( 如纸质文件 ) 一样都是在工作活动中为处理各种事务而形成的 , 均反 映了一定社会组织的工作活动的真实面貌 , 因此 , 理应与其他文件 统一立卷 , 以确保立卷文件的完整、系统。若分开立卷、保管 , 会 使处理同一问题的电报、文件之间相互脱节 , 给保管、查找和利用 工作带来诸多的不便。
　　
　　( 四 ) 把握卷内文件数量的适宜程度
　　
　　在我国 , 案卷的封皮有硬卷皮、软卷皮 ( 装订后仍需装入卷盒 ) 、卷盒。国家技术监督局规定 , 硬卷皮有 1Omm 、 15mm 、 20mm 三种厚度 , 卷盒有 30mm 、 4Omm 、 50mm 三种厚度规格。组卷时应 参照这些系数考虑案卷的厚薄。案卷数量大、太厚 , 不便装订、翻 阅和复印 ; 案卷数量太少、太薄 , 会增加卷皮比重和填写卷皮时间 , 造成设备 ( 如库房等 ) 利用率低 , 翻用不便。一般来说 , 使用硬卷皮装订的 , 卷内文件数量控制在便于保管和翻阅的程度即可 ; 使用 卷盒的 , 应以绳带扣住卷盒为限。需要明确的是 , 立卷时为了文件 数量适度所出现的归卷文件的分分合合 , 并不违反文书立卷的联系 原则 , 依然保持了文件之间的有机联系。因为就一个案卷来说 , 文 件之间是分离的 , 而就整个机关来说 , 案卷之间是相互联系的 , 文 件依然在更大的类别中保持了它们之间的联系性。
　　
　　在立卷时 , 遵循联系原则和保管与利用原则应彼此兼顾、相互 照应 , 因为坚持联系原则和坚持保管与利用原则从根本上来说是无 法截然分开的 , 二者是相互影响、相互制约的关系。为了保持文件 之间的联系而有碍文件的保管和利用 , 或片面强调保管、利用文件 而打乱文件之间的有机联系的做法皆不足取。应灵活运用立卷原则 , 正确处理好保持文件之间联系和方便文件的保管、利用之间的关系 , 从而更好地实现立卷的目的。
　　
　　第三节文书立卷的原理与方法
　　
　　文书立卷是一项技术性较强的工作 , 要求立卷人员掌握其基本 原理与技术方法 , 从而合理地组织案卷 , 准确及时地完成立卷工作。
　　
　　一、文书立卷的原理 文书立卷工作集科学性、技术性、实践性于一体 , 其基本原理是 : 文件整体 ( 系统 ) 的功效最大、最优。即文件整体 ( 可针对一 个问题、一个机关、一个国家而言 ) 的功效是单份文件之间相互联 系、彼此作用的结果 , 不是单份文件功能的简单相加 , 并且这种有 机的文件整体的功效总是大于单份文件功效之和。
　　
　　人们在处理事务过程中产生的文件是以单体形式一件一件、一 份一份产生的 , 针对有些问题 , 一份文件就能说明事情的经过 , 如 调查报告 ; 而更多的问题则不是一份文件而是通过前推后续地一系 列文件来反映整个处理过程的 , 如上马一个工程 , 往往有请示、模 拟方案、可行性论证报告、批复、阶段执行报告等一系列彼此不可 分散的文件材料。如果单看其中一份文件是无法了解整个工程全貌 的。只有在一份份文件的联系之中 , 而且是自然生长的有机联系之 中 , 才能揭示工程的全貌。单份文件或零散的几份文件都无法实现 这种功效。根据实际工作过程的客观性所决定的文件形成的这种客 观规律性和特点进行文书立卷 , 正是最大限度地发挥文件的整体功 效 , 也是立卷所追求的目标。
　　
　　从文件的物质载体上看 , 由于受一文一事的限制 , 所以大都由 一页或几页纸组成 , 单份文件无法成为一个独立的保管单元 ( 它不 像一册图书那样自身就构成一个最基本的保管和检索单元 ), 既使有 的机关实现了计算机管理文件 , 文件实体的保管依然是以卷或卷盒 为基本保管单位 ( 单份文件无法上架直接排列 ) 。因此 , 将文件组成 有机联系的案卷 ( 或卷盒 ), 有利于文件和档案的安全保管 , 适度的 案卷 ( 卷盒 ) 厚度有助于节省人力、物力和时间。另外 , 人们利用 文件有一个显著的特点 , 即人们认为孤立的、个别的文件往往无法 揭示出一项工作活动的完整面貌 , 常常需要利用一组互有联系的文 件来说明一个特定的问题。这也体现出人们利用检索文件时认识到 一组文件 ( 有关某一问题的文件整体 ) 的功效大于单份文件的功效 之和。文书立卷正是遵循并适应了这种利用检索需求。
　　
　　总之 , 文件自身形成的规律和特点鲜明地表现出具有密切联系 的文件整体 ( 或系统 ) 的功效不是单份文件的功能和效用的简单相加 , 而是大于单份文件功效之和 ; 从人们保管和利用检索文件的需 求看 , 也是在追求文件整体的最大、最优化功效。文书立卷工作就 是要在坚持联系原则和便于保管和利用原则的指导下 , 掌握文件整 体的功效大于单份文件功效之和的立卷原理 , 科学地设计、组织、建 立经济、高效的文件保管与检索系统。
　　
　　二、文书立卷的方法
　　
　　文书立卷的方法 , 就是按照文件的特征和联系将文件组成保管单位 ( 案卷 ) 的办法。文件的特征是文件区别于其他事物的特点 , 它 是从文件的组成结构之中概括出来的为所有文件共有的共同点 , 如 文件标题、收受机关、正文、日期等。文件的联系 , 是不同文件的 内容之间存在的千丝万缕的联系 , 如反映同一项工程、同一个问题、 同一件事物等的文件之间的关联性。文书立卷 , 就是将具有若干共 同点和联系点的文件进行系统化整理并组成案卷的工作。在我国过 去和现在的立卷实践中出现了十进位分类法、门类纲目法、分级立 卷法、 " 六特征 " 立卷法、 " 四分四注意 " 立卷法、 " 三分两同 " 立卷 法、一案一卷法、简单立卷法、分类组合法等多种立卷方法。这些 立卷方法由于立卷时选择的侧重点不同而出现各种叫法 , 然而其实质是同一的 , 即均须把握文件的特征和联系 , 同其所同 , 异其所异 , 进行科学有效的分类组合。
　　
　　分类与组合是文书立卷工作的两项重要内容 , 是前后相承的两个环节。分类是将文件按照一定的特点和联系分成若干类别 ; 组合 则是把每一类或小类的文件按照其特点和联系组成保管单位一一案 卷 ( 或卷盒 ) 。从二者的结果和方法看 , 分类的方法主要是分析 , 但 分中有合 , 组合的方法主要是综合 , 但合中有分 ; 分类的结果是将 具有共同特点的文件集合成一个类 ( 大类或小类 ), 组合的结果是将 具有共同恃征的一些单份文件集合成一个案卷。总之 , 文书立卷的 方法就是对文件进行分类、组合的方法。立卷的合理过程应是先 " 分类 " 后 " 组合 " 的过程 , 即组合案卷应在事先划分好的类别之中 进行。现行各类社会组织实行文书处理部门立卷归档制度 , 制定本 单位文书立卷类目 , 在次年对上一年文件进行整理立卷并归档 , 这 实际上已自然地对自身文件按年代进行了分类 , 之后再按其他特征进行分类组合。可见 , 文书立卷总是按先分类后组合的顺序进行的。
　　
　　( 一 ) 文件分类
　　
　　文件分类 , 即将应立卷归档的文件在收集齐全完整的基础上 , 划分为若干类别 , 文件分类是文书立卷的第一步 , 案卷的组合总是在 一定类别范围中将文件组成最基本的保管单位一一案卷 , 不是一个 类别的文件不能组合成一个案卷。一般情况下 , 文件分类按如下几 方面进行 :
　　
　　1. 分年度
　　
　　即根据文件形成和处理的年度将其划分成若干类别 , 以每年 1 月 1 日至 12 月 31 日为一自然年度。
　　
　　按年度分类 , 可以客观如实地反映出机关各年度工作的特点和 逐年的变化发展情况 , 有利于现行机关及其他机关的利用。每一机 关每一年度在履行自身职能和从事其他工作活动所形成的文件总是 密切相关、难以分离的 , 机关在安排、计划、实施、总结各项工作 方面基本上是按年度进行的。因此 , 国家规定现行机关的文书处理 工作按年度为单位进行 , 文件以年度为单位立卷归档的制度是与机 关工作的运行周期相吻合的。实际上 , 只要现行机关认真执行文书 处理部门立卷制度 , 无积压未整理立卷的其他年度的文件 , 那么 , 每 年的文件分类工作就仅仅是在一个年度的文件中进行了。
　　
　　年度分类 , 要求根据文件的准确日期将其归入相应的年度 , 不 同年度的文件一般不得放在一起立卷 , 但跨年度的情况应酌情处理。 针对跨年度文件的具体情况 , 一般采取的处理方法分别是 :
　　
　　(1) 跨年度的请示与批复 , 应放在复文年度立卷 ; 没有复文的 ,应放在请示年度立卷。
　　
　　(2) 跨年度的规划 , 应放在规划内容所针对的第一年立卷。
　　
　　(3) 跨年度的总结、决算、报表等 , 应放在它们所针对的最后一年立卷。
　　
　　(4) 本年度作下一年度的计划、预算、统计表等 , 应放在它们 所针对的年度立卷。本年度作上一年度的总结、决算、报表等 , 应 放入上年度立卷。
　　
　　(5) 有两个内容的跨年度文件 ( 如涵盖本年度工作总结及下年度工作计划的文件 ), 应视其内容的侧重点 , 将其归入主要内容所针 对的年度立卷。
　　
　　(6) 跨年度的会议文件 , 应放在会议开幕年立卷。
　　
　　(7) 跨年度的基建等工程文件 , 应放在工程竣工的年度立卷。科 研项目文件 , 应归入最后验收完毕的年度立卷。
　　
　　(8) 跨年度转发七级文件或批转下级文件 , 应放在本机关转发、批转的年度立卷。
　　
　　(9) 跨年度的非诉讼案件应放入结案年度立卷。
　　
　　(10) 规范类文件应放入公布或批准生效的年度立卷。
　　
　　(11) 跨年度的来往文书 , 以收文日期为准归入收文年度立卷。 (12) 回顾、纪念性的文件应放在定稿或发表年度立卷。此外 , 机关工作除了使用自然年度外 , 有时还使用专门年度。所谓专门年度 , 即根据工作和生产的特殊需要规定的一种专门起止日期 , 以此作为一个工作年度。例如 , 学校一般是以上年 9 月 1 日至 次年的 8 月 31 日为一个 " 教学年度 " 。其他部门也有自己的专门年 度 , 如粮食部门的 " 粮食年度 ", 兵役部门的 " 兵役年度 ", 财会部 门的 " 会计年度 " 等等。一般情况下 , 大多数社会组织以使用自然 年度为主 , 必要时辅以专门年度 , 纯粹使用专门年度的机关极少。混 合使用年度 , 通常是在专门业务部门按专门年度进行工作 , 其他部 门仍按自然年度进行。例如 , 学校教学工作按教学年度安排 , 会计 工作按会计年度进行 , 其他行政、科研工作依照自然年度进行。根 据《高等学校档案工作规范》 , 应将两种年度的文件按相应的文件 ( 如 1995 年度和 19951996 学年 ,1996 年度和 1996 → 1997 学年 ) 有规律地交叉设类、整理、排列 , 既可以客观地反映本机关活动的 真实历史面貌 , 又方便文件及档案的保管和查找利用。
　　
　　2. 分组织机构
　　
　　就是将文件按其处理 ( 包括收文和发文处理 ) 部门或承办部门分开进行整理立卷 , 即按机关的内部组织机构进行分类立卷。任何单位的内设组织机构都有自身的工作职能、职权和职责 , 而 且这些职权、职能、职责必定是相互排斥 , 不能重复的。这样每一 机构履行职能、职权的过程中形成的文件自然而然彼此独立地成为某一方面工作的真实记录。例如 , 机关的人事部门就分管本单位人 员的调进调出、奖励惩罚、工资福利等方面的工作 , 自然 , 形成的 文件也是这方面的 , 并且是其他部门所没有的独立的一类文件。可 见 , 机关内部的组织机构对机关文件从内容方面已作出了大体的分 类。因而 , 按照单位内设组织机构分类 , 也能够保持文件之间内容 上的主要联系 , 有利于满足利用者按专题查找、利用文件材料的需求。
　　
　　组织机构分类 , 一般按机关内设的第一层组织机构设置类别 , 需 要时也可以分到第二层组织机构。按组织机构分类时 , 各个类的次 序应根据正式文件或习惯上的顺序排列 , 通常将领导性、综合性的 组织机构排列在前 , 被领导的专业职能部门排列在后。例如 , 按照 党政档案统一管理的原则 , 机关习惯上按党委各部门、行政各部门、 工会、团委的顺序予以排列。
　　
　　按组织机构分类时 , 首先要将文件按党务、政务、工会、团委 分开整理 , 单独分类 , 不能混在一起 , 比如 , 不能将组织部门与人 事部门的文件混杂立卷 ; 然后 , 党政工团各部类再继续按组织机构 划分。这种分类的结果使一个机关的党政工团的文件与各行政业务 部门的文件分开 , 综合办公部门 ( 办公室 ) 的文件与业务部门 ( 会 计、审计等部门 ) 的文件分开 , 每一组织机构内的文件根据不同的 标准又可进行分类。可见 , 按组织机构划分出的每一个类别分别构 成了反映整个机关历史面貌的不可分割的有机组成部分之一。
　　
　　由于单位内设组织机构之间工作的联系性、协作性 , 往往出现 涉及几个机构的文件。为了避免或减少对同一单位内涉及几个机构 的文件进行重复立卷 , 对这些跨机构形成的文件如何分类、由谁来 分类立卷应当统一作出明确的规定。处理这类文件立卷归属的原则 是由文书处理或承办 ( 或主办 ) 部门立卷 , 即以谁的名义发文就归 谁组卷 , 是哪个部门承办 ( 或主办 ) 就由哪个承办 ( 或主办 ) 部门 立卷。一般的具体做法是 :
　　
　　(1) 经党委或党组起草或讨论决定 , 以政府 ( 行政 ) 名义发布 的方针政策、规章、制度等文件 , 划归机关行政办公厅 ( 室 ) 立卷 ( 党政合一的办公室应将其归入行政类 ) 。
　　
　　(2) 业务部门起草而以机关名义发文的 , 一般应归入机关的综 合办公部门 ( 如办公室等 ) 。例如 , 人事处起草的有关青年职工下基 层锻炼的文件 , 以机关的名义下发 , 就应将其归入机关办公室立卷。 确有必要 , 也可归入起草机构。
　　
　　(3) 本机关两个或两个以上机构联合办理的文件 , 一般应归入 主办单位 , 如难辨主次的 , 可归入最后承办部门立卷。联合发文的 定稿归主办单位 , 协办单位如需要 , 可保存一份副本备查。
　　
　　(4) 以机关名义召开的多个机构组织的综合性会议形成的文件 , 由综合办公室立卷 ; 以机关名义召开的专业性会议 , 由与会议内容 对口的专业部门立卷 , 如以财政局名义召开的外汇资金管理会议应 由其外汇资金管理处 ( 科 ) 负责立卷。
　　
　　(5) 各部门参加上级机关召开的会议带回的文件 , 全局性的由 综合办公室立卷 , 业务性的由业务部门立卷。
　　
　　(6) 机关领导人身兼本机关或外机关的两个或两个以上的不同 职务形成的文件 , 应按其不同身份形成的不同业务内容分机关分部 门立卷。如某税务局领导人既是党委书记、又是局长 , 从事两个职 务范围内的工作所形成的文件必须分开立卷。
　　
　　3. 分问题 即按照文件内容所反映的问题来划分文件类别。习惯上也称 " 事由分类 " 。问题分类 , 可以使内容性质相同的文件相对集中 , 适当地避免
　　
　　或减少围绕同类问题形成的文件的分散现象 , 并能较好地保持同类 问题文件之间某一方面内容的联系性 , 鲜明地展现出一个机关主要 的工作活动轮廓 , 便于利用者从某一问题、某一事件或人物等专题 角度查找、利用文件。按问题分类往往难以准确掌握划分的尺度。人们认识水平及看 问题的角度总是存在着个人差别和一定的局限性 , 因此对同一问题 的认识不同 , 所设置的类目的宽度和深度也就会掺入个人主观因素 致使分类不易准确 , 从而导致利用者的预想与立卷人实际的分类之 间的不一致 , 给查找利用文件带来困难。所以 , 分类时要慎用问题 分类法 , 尤其不要轻易打乱组织机构而采取先按问题分类的方法 , 只有在不可能或不适于按组织机构分类 , 或者在每个组织机构大类之 中文件数量相当多的情况下才采用问题分类的方法。在我国一些大 中型机关 , 其内设组织机构较多且相对稳定 , 一般按组织机构问题的分类方法进行文件的分类。
　　
　　适宜采用问题分类的 , 往往是一些内设机构较简单、变化较大 或者各机构工作分工不很明确、文件数量较少的机关。例如 , 我国 的乡级人民政府是最基层的政府机构 , 主要任务是根据上级指示结 合本乡实际去贯彻执行政策 , 管理本乡的各种事务 ( 主要是农业发 展 ), 其内设机构一般只有一个层次 , 同一项工作往往通力合作去办 , 没有截然的分工 ; 另外 , 除了上级来文之外 , 自己形成的文件较少 , 因此 , 乡级政府文件多按问题分类 , 使同类文件相对集中 , 一般划分为综合类、财政类、文教类等。
　　
　　4. 分保管期限
　　
　　即分析文件的保存价值 , 按照不同的保存价值将其划分为具有不同保管期限的类别。其依据是国家档案局制发的《文书档案保管 期限表》。各单位可以根据自身工作的实际 , 参照上述国家档案局编 制的通用保管期限表的原则规定、框架、内容等制订出本机关的文
　　
　　书档案保管期限表。文书档案保管期限表 , 通常由顺序号、条款、保管期限、附注及总的 " 说明 " 等部分组成 . 其中条款和保管期限是主要项日。
　　
　　条款 , 是一组同类型文件的名称或标题。它要求反映出同一组 文件的来源、内容和形式 , 可以指出具体作者、问题和文种 ( 如 " 本机关工作活动的工作总结、报告 ";" 本单位职代会的会议纪要、 通知、总结、讲话 " 等 ), 也可以概括出文件的各种类型 ( 如 " 部属 各院校文件 " 、 " 领导性文件 " 、 " 统计报表 " 等 ) 。条款中文件的来源、 内容和形式可以全部表达出来 , 也可以只表达一种 , 这应当视保管 期限表的适用范围、文件特点及价值而定 O 每一条款应代表一组有 内在联系的保存价值相同的文件。条款内容的概括不宜过粗或过细 , 应以便于使用为基准。条款的表述要求文字简练、准确 , 合乎语法 逻辑规则。
　　
　　保管期限 , 是根据各类文件客观存在的保存价值确定的。国家档案局《关于机关档案保管期限的规定》将应归档文件的保管期限 定为三种 :1) 永久 , 即凡是反映机关主要职能活动和基本历史面貌 的 , 对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的文件材料皆 应永久保管。 2) 长期 , 即反映本机关一般工作活动 , 在较长时间内 对本机关工作有查考利用价值的文件材料应予长期保管 , 年限一般 为 16 年 ~50 年左右。 3) 短期 , 在较短时间内对本机关有参考利用 价值的文件材料应予短期保管 , 年限一般为 15 年以下。
　　
　　附注 , 又称备注 , 是在条款之下对条款及其保管期限所作的必 要的注解或说明。例如 , 对 " 税收会计报表 " 一款保管期限的注释 为 " 其中 , 电报报告保管一年。所属税务机关报送的保管三年 " 。顺序号 , 即在系统排列的各条款之前所编的统一顺序号 , 以固 定条款在分类表中的位置 , 同时 , 它还可以作为文件鉴定工作人员 使用此表时的条款代号。总的 " 说明 ", 即对制订保管期限表的根据、结构、适用范围、 保管期限的计算方法以及其他问题的说明和阐述。它有利于文件鉴 定工作人员使用此表时了解情况。
　　
　　以上介绍的几种分类方法 , 并非在分类过程中必须全部使用。具 体运用中 , 可根据各立卷单位的特点和文件的形成特点 , 全面分析、 灵活选择并合理运用适当的分类方法。为了使文件的分类科学、合 理 , 在分门别类时应特别注意 :
　　
　　第一 , 遵循文件的自然形成规律和内在联系 , 从文件整体联系 出发客观地予以分类。文件是在各类社会组织履行职责、实现其职 能的过程中同步产生的 , 是以单份形式一份份自然形成的。这些逐 渐形成的文件集合客观地反映了各类组织的工作活动的历史全貌 , 其真实性、原始性是其他文献所无法取代的。同时 , 在大多数情况 下 , 单份文件只有逐渐积累而成多份文件时 , 才能反映出一个完整 事物的各个侧面。对于其中某些文件来说 , 离开它所反映的事物整 体 , 就会失去重要的保存价值 , 但如果把它放在一组有密切联系的 文件中考察 , 就可能发现它是一个不可忽视的重要组成部分。如果 纯粹主观地、随意地、人为地割断文件之间的历史联系 , 也就破坏 了机关完整的历史面貌 , 因此 , 必须坚持遵循文件材料的自然形成规律和文件自身特点 , 从实际情况出发 , 实事求是地进行文件分类。
　　
　　第二 , 文件分类体系应严密、简明 , 符合分类原则。即同一分 类层次应该使用同一个分类标准 , 不允许同时使用几种标准。例如 , 对某机关全部文件进行分类 , 选定用 " 组织机构 " 作为分类标准 , 就 应在这一层次上对全部文件按此标准进行分类 , 如果同时使用组织 机构和问题两个分类标准 , 就会出现各类文件相互重叠、包含与交 叉 , 致使有的文件可归入几个类 , 有的却无类可归。因此 , 同位类 之间应相互排斥 , 互不交叉。即同位类 ( 同一层次的类别 ) 之间要 有明显的区别 , 各类名 ( 类别名称 , 如 " 人事类 " 等 ) 要是各自独 立的概念 , 在语义上不能相互交叉或包含 , 应使各个下位类概念的 外延之和等于上位类的外延。例如 , 同一类列中 , 已有 " 文教类 " 就 不能再设 " 教育类 ", 因为前者包含后者 ; 已有 " 劳人类 " 就不能再 设 " 人事类气因为二者之间有交叉或重叠的情况出现。
　　
　　第三 , 交叉性文件的合理归类。在实际工作中经常有这样的情 况 : 一份文件既可归入此类 , 又可归入彼类 , 而且归入其中哪一类 都有理由。对这种两可性的交叉性文件应该深入地分析其内容和特 征 , 分清其主次及与所属类别之间内在联系的紧密程度 , 作出合乎 实际的归类处理。例如 , 上级有关本单位某位干部的 " 任免通知 ", 既可归入组织部的干部管理类 , 也可归入人事处的干部任免类 , 因 为在干部管理问题上组织部与人事处都有这方面的职能 , 这就要具 体分析 : 如果在本机关 , 干部的考察、培养、考核等一向以人事处 为主 , 组织部协助 , 那么这份 " 任免通知 " 应归入人事处。关于交 叉性文件的归属 , 有的单位在其文件分类表等文件中有明确的划定 ; 没有明确划定的单位在文件分类时要注意具体问题的主次 , 绝不能 望文 " 归类 " 。
　　
　　第四 , 文件分类的 " 跨度 " 适当。即分类时文件的横向类目与 纵向层次要掌握适度 , 不宜过宽或过窄。每一个层次上横向展开多 少个类目 , 纵向上设多少个层次没有统一的数量上的硬性规定 , 通 常是以终端类目适合组成一个案卷为限。例如 , 某机关按组织机构 横向划分为 15 个类曰 : 办公室、组织部、宣传部……团委 , 在上述 每一个类日内又可按问题、时间、保管期限等继续划分至各类文件数量适合组卷的厚度。应避免过分单薄或过分瞬肿 , 否则就会对保 持文件之间的有机联系和保持案卷内容的单一性产生不利的影响。
　　
　　第五 , 分类方法的结合使用。上述各分类方法的使用往往不是单纯一种方法一分到底 , 并非在每一个层次上都只能使用一种方法 , 而是常常结合起来使用 , 可以在不同的层次上使用不同的分类标准 , 如第一层按年代分类 , 第二层按问题 ( 或组织机构 ) 分类等。常见 的结合使用的复式分类方法有 : 年度一一组织机构一一问题、年度 一一问题一一问题、年度一一问题一一保管期限等 , 各机关可以结 合自身的职能、工作内容、内部机构设置和分工、文件的数量、文 种以及利用者的检索方式、角度和习惯等情况综合考虑 , 选择适宜 的方法。特别要明确的是 , 几种方法的 " 结合使用 " 必须是纵向层 次之间的结合 , 必须遵循文件分类标准同一层次的唯一性要求予即 分类的第一层采用一种分类方法 , 各类下属的第二层再采用另一种 分类方法。在第一层分类或在某一类下面继续分类时 , 不能同时并 列采用两种或两种以上的方法。但在同一层的各类下面继续分类时 , 允许各类采用互不相同的分类方法划分其属类。例如 , 某机关第一 层按内设组织机构划分为 : 办公室、组织部、宣传部、人事部等 , 各 类又可以根据不同的标准继续划分 , 例如办公室类可按工作内容 ( 问题 ) 划分为会议类、档案管理类、文件管理类等 ; 组织部文件不 多 , 可按文件的保管期限划分为永久类、长期类等 , 这样 , 像剥笋 一样层层划分至合适的数量。
　　
　　( 二 ) 文件组合
　　
　　即文件组卷 , 指将 " 同类 " 文件中的各单份文件按其共同特征和主要联系 , 组合成一个个案卷 , 使文件整体分类的结果以保管实 体的形式固定下来。文件组卷是文书立卷的第二步。
　　
　　文件组卷应把握文件的共同特征和主要联系。所谓特征 , 是可 以作为事物特点的征象、标志等 , 是一事物区别于他事物的独特之 处。要正确进行文件组卷 , 就需认真分析每份文件相区别的不同特 点 ( 个性 ), 同时研究、寻求文件之间的共性 , 进行合理组卷。
　　
　　文件的特征是从文件结构中概括出来的 , 它们体现了文件在这 些方面所特有的联系及形成规律 , 按照这些特征组合案卷恰好可以体现文件之间的联系性。此外 , 利用者查找利用文件往往都是按问 题 ( 什么内容 ) 、作者 ( 文件制作者 , 即谁发的文 ) 、时间 ( 什么时 候发的文 ) 、文号 ( 多少号发文 ) 等等线索来查找 , 为了满足利用者 的需求也必须按照这些线索来组合案卷。因此 , 把握文件的共同特 征 , 分析文件的主要联系 , 并将其作为分类组合案卷的客观依据 , 这 不仅有利于维护文件之间的历史联系 , 而且便于文件的查找利用。
　　
　　文件的特征通常包括作者、问题、时间、名称、通讯者、地区 等特征 , 这些都是最基本的、能够说明文件面貌、一般文件都具有 的共同点。文件组卷 , 就是文件共同点的结合。
　　
　　1. 按作者特征组卷
　　
　　按作者特征组卷 , 即将同一作者制发的文件组合成案卷。所谓作者 , 是指制发文件的社会组织及其内部机构和领导人。按此特征 组卷是较常用的一种组卷方法。按作者特征组卷 , 可以将同一作者工作活动的文件相对集中 , 便 于反映作者的工作全貌 , 使利用者易于了解文件的来源 , 确定文件 的重要程度和保存价值。例如 ," ××钢铁公司关于奖励劳动模范、 先进工作者及惩处违纪人员的决定、通知、调查材料 " 的案卷 , 就 是将作者 " ××钢铁公司 " 所有的有关奖惩的文件集中立卷 , 反映 文件作者这一方面的工作内容。又如某大学所立案卷 " ××省教育 厅关于干部职工录用、转正、调资、离退休、职务聘任等问题的规 定、办法、通知 ", 以 " ××省教育厅 " 为立卷特征 , 反映出某大学 与××省教育厅之间的工作联系 , 揭示出这类文件的来源。在实际 工作中 , 有时采用将收文按隶属关系分别立卷的方法 , 实际上也是 按作者类型立卷 , 即将上级机关、平级机关、下级机关的来文分别 立卷。例如 ," ××局属各部处室 1996 年工作总结 " 卷 , 即集中了 本机关各下属机构的工作总结。
　　
　　2. 按问题特征组卷
　　
　　按问题特征组卷 , 即将反映同一事件、案件、人物、问题、业务活动和同一工作性质的文件集中组卷。这里所指的 " 问题 " 是文 件内容所反映的主题 , 包括事件、案件、人物的处理、具体问题的 发生和解决、某项业务工作活动的开展等内容。按问题特征立卷 , 可以系统地反映出某一问题或某一方面工作的具体情况和全貌 , 便于 人们按文件的主题特点进行检索。
　　
　　在现行各类社会组织中 , 文件组卷大多数情况下是按问题特征 或按问题特征结合其他特征组合案卷。这是因为社会组织所开展的 每一项工作都是为了解决一定的现实问题 , 在解决问题的过程中随 之 " 同步 " 产生了一系列先后相承、密切相关的文件 , 这些以单份 形式运行、逐渐积累起来的文件的集合 , 共同全面地反映了解决问 题的全过程 , 因此 , 按问题特征组卷正好能够反映事物发生发展的 过程 , 体现其自身所固有的联系性和特点 , 符合利用者按问题检索 文件的需求。以下案卷都是按问题特征组卷的 :有关××机床厂第七届职代会的文件材料同一事件 有关张××挪用巨额公款的调查、处理材料一一同一案件 有关财务税收大检查的文件材料一一同一业务 有关审计工作的文件材料一一同一性质文件组卷应适当把握 " 问题 " 的大小。由于对 " 问题 " 的理解
　　
　　一 , 同一主题可以划分为宽窄不同的问题 , 例如 ," 职称评聘工 作 " 这一主题 , 可以 " 职称评聘 " 为一大 " 问题 ", 也可以分解为 " 初级职称评聘 " 、 " 中级职称评聘 " 、 " 高级职称评聘 " 三个相对小一 些的 " 问题 " 。一般来说 , 同类性质或同一主题的文件 , 可以根据文 件数量的多少或重要程度等将其归纳或分解 , 即将 " 小问题 " 概括 为 " 大问题 " 合并组卷 ; 或者进行分解 , 把 " 大问题 " 根据一定的 标准分解成若干 " 小问题 ", 各具体问题分别组成案卷 , 并通过案卷 连续相邻的排列保持案卷与案卷的联系 ( 实质上也保证了文件之间 的联系 ) 。上例中 , 如果有关 " 职称评聘 " 的文件数量不多 , 可以在 此 " 大问题 " 下集中同类文件组卷 ; 如果内容层次多 , 数量大 , 可 以按初级、中级、高级职称评聘三个 " 小问题 " 来分别组卷。
　　
　　按问题特征组卷的特点是 " 问题 " 越大 , 案卷所包含的文件的 内容越宽泛 ;" 问题 " 越小 , 案卷所包含的文件的内容越具体。立卷 时应力争把 " 问题 " 分解得适中、具体、精确 , 过于笼统或过分琐 碎都不便于保管、查找和利用。
　　
　　3. 按时间特征组卷
　　
　　按时间特征组卷 , 就是将属于同一年度或同一时期的文件组合成案卷。所谓时间特征 , 即文件形成的时间或文件内容所针对的时 间。即时间特征包含文件形成时间、文件内容针对时间两种特征。在 现行各类社会组织中 , 文书立卷大多按自然年度 (1 月 1 日一 -12 月
　　
　　31 日 ) 进行 , 基本上能体现出文件的 " 形成时间 " 与 " 文件内容针 对时间 " 的一致性。但是 , 实际工作中也会出现文件的 " 形成时 间 " 与 " 内容针对时间 " 不一致的现象 , 例如 ,1994 年完成的 1993年的工作总结、 1994 年形成的 1995 年的工作计划、 1995 年编制的 1994 年的财务决算等等 , 这类文件在立卷时往往不是看其形成文件 的时间 , 而是看文件内容所针对的时间 , 因为在这种情况下按照文 件内容所针对的时间立卷才能更好地发挥案卷的作用。如上例中的 " 五作总结 " 不是归入文件形成的 1994 年 , 而是归入内容针对的 1993 年。
　　
　　按时期组卷是指按文件形成时间划分的若干阶段立卷 , 会议纪 要、会议记录、简报、统计报表等类型的文件材料适于按时间段 ( 时期 ) 组卷。在现行各类社会组织 , 文件均是在年度内进行分类组 卷 ( 无积存文件 , →个自然年度结束即行对其文件进行整理 ), 因此 , " 年度 " 就不再作为时间特征 , 不能起组合案卷的作用 , 可以在 " 年 " 内寻求更加具体的 " 月 " 、 " 季度 " 等时间特征来组卷。例如 , "1993 年 1 月 6 月行政办公会议记录 " 、 " ××工厂 1995 年第一、第 二季度会计报表 " 等即是按这种方式组卷的。
　　
　　按时间特征组卷 , 可以反映出一个机关 ( 部门 ) 在不同时期的 工作特点和发展状况 , 有利于保持具有同一时间特征的文件之间的 联系 , 可以使利用者从 " 纵向 ( 即历史 ) 的联系 " 中去认识、把握       机关工作活动的发生、发展及其影响 , 便于以时间为线索检索文件。
　　
　　4. 按名称特征组卷
　　
　　按名称特征组卷 , 就是将名称相同或性质作用相同、相近的文 件集中组卷。文件的名称 , 即文种 , 概括地揭示出文件的性质与制 发目的和要求。在我国 , 国家以法规的形式规定了通用文种 , 如命 令、指示、请示、批复、报告等 , 还有适用于一些专门领域里的合同、协议书、会计报表、条例、办法、国书、照会等专用文种。有 关文种的内容详见第二章第二节。
　　
　　按文件名称特征组卷 , 可以反映出机关的不同工作活动方式 , 便 于区分文件的不同价值。一般情况下 , 会议记录、计划、报告、总 结、命令、指示、决议和合同、统计报表等都可以按名称特征立卷。 同时 , 按名称特征立卷在文件不多时还可以灵活运用 , 即将名称相 近、保存价值相近的文件合并立卷 , 如决议与决定 ; 条例、规定、办 法与章程等 ; 指示、意见和指示性的通知 ; 计划、安排、工作要点 与规划 ; 报告、总结、汇报与工作情况等。例如 ," ×××有关文书、 档案工作的规定、办法等 " 、 " ××××关于 1998 年教育科研工作的 计划、工作要点等 " 。
　　
　　使用文件名称特征立卷时 , 要注意 " 名 " 与 " 实 " 不相符的现 象 , 即有的文件虽然名称相同 , 但其性质本质上是不同的。例如 , 同 是 " 通知 "," 任免通知 " 与 " 会议通知 " 性质不同 ," 任免通知 " 与 " 决定 " 的效用相近 ," 会议通知 " 只是一般事务性的通知 ; 前者对 发文和收文单位 ( 或被任免人个人 ) 来说都应永久保存 , 而后者作 短期保存即可。所以立卷时不能只根据文件上标明的文件名称判断 文件的价值 , 还应注意 " 一名多用 " 的现象 , 具体分析文件的内容、 性质和保存价值 , 更准确地表现出文件之间的类型特征 , 以满足人 们从文件名称角度利用查找文件的需求。
　　
　　5. 按通讯者特征组卷
　　
　　按通讯者特征立卷 , 就是将本机关与某一机关之间就一定问题进行工作联系而形成的来往文书集中整理立卷。所谓 " 通讯者 ", 是 指因处理工作问题而产生往复文件的双方机关。
　　
　　按通讯者特征组卷实质上仍是按作者特征组卷 , 只不过是将作 者限定在两个发文机关之间 , 这种方法有利于将两个机关的问复性 质的文件有机地组合在一个或多个案卷中 , 同时 , 这种组卷方法常 常与文件名称中的一个特殊表达形式 " 来往文书 " 同时使用。如 , " ××工业局与××教育局关于职工培训 l| 、技术交流问题的来往文 书 " 、 " ××大学与××部队关于学生军训问题的来往文书 " 等。应 该注意的是 , 不能将本机关与某一机关相互来往的全部文件按此方法组卷。按通讯者特征组卷主要针对具有问复性质的一个或几个具 体问题 , 由问文与复文组成案卷。
　　
　　6. 按地区特征组卷
　　
　　按地区特征组卷 , 就是将内容涉及同一地区的文件组成案卷。地区特征 , 又称地理特征 , 是指文件内容所涉及的地区 , 如可以把一 个省、一个市、一个县等的文件立成一卷。这种方法一般多用于上 级机关针对下属机关的来文、调查统计材料和某些专门文件的立 卷。按地区特征组卷 , 便于反映该地区的工作情况或有关该地区问 题的处理情况。例如 ," 成都市粮棉增产计划、总结 " 这一组文件的 主要特征是地区特征 ( 成都市 ), 文件内容针对的范围限于成都市 ,而不是其他地区或单位。此外应注意不能将地区特征与作者特征相 混淆 , 二者有时是一致的 , 如上例中 , 文件的作者所在地区与文件 内容所针对的地区皆为成都市 ; 但有时二者又是不相一致的 , 如 " 国务院关于长江流域各省市共同发展经济的规划、方案、论证报告 等 ", 作者是 " 国务院 ", 而内容所针对的地区是 " 长江流域各省 市 " 。除上述立卷特征之外 , 文件的组卷还可以根据人物、文件载体 等其他特征进行 , 例如对一些著名学者、社会活动者、著名家族等 可以按人头或家族为单位收集材料组织案卷。在实际工作中选用哪 种方法 , 是作者还是问题特征 , 是时间还是地区特征 , 都要具体研 究本机关文件的结构与成分 , 选择最能够保持、维护文件之间有机 联系 , 便于保管查找利用的组卷方法。
　　
　　由于文书组卷工作是一项技术性较强的工作 , 对同一组文件的 认识不同 , 采用的方法不同 , 组成的案卷在保持联系、方便利用和 保管方面也就会产生不同的效果。因此 , 有必要掌握组卷工作中的 一些方法和技术 , 尤其应注意 :
　　
　　第一 , 组卷方法的结合使用。与分类方法的结合使用一样 , 组 卷的方法也应相互结合使用。灵活地运用卷内文件的多种共同特征 组卷 , 有助于使文件之间联系紧密 , 特点突出 , 成分单纯 , 便于查 找。文件的一个特征只反映文件在一个方面具有的共同点和联系 性 , 几个特点结合使用 , 卷内文件就有几个方面的共同点和联系。一 般来说 , 结合的特征越多 , 文件之间联系的紧密性、专指性就越强 , 成分越单一。如 :
　　
　　例 1: ××县财政局关于教育行政经费分配、使用的报表作者问题互有
　　
　　例 2: ××大学 1998 年新生来源情况统计表
　　
　　作者有可问题万有一
　　
　　例 1 是作者一一问题→一名称三个特征的结合 , 例 2 是四个特 征的结合。通常还运用问题一一时间一一名称、通讯者一一问题 -一名称、地区→一时间一一问题等多种结合方式 , 其中作者 -一问题 一一名称等几种特征相结合的方式是最常用的 , 其主要操作程序为 : 将己分类文件属同一作者集中 , 同一作者之下将其形成的同一问题 集中 , 同一问题之中再按文件名称重要程度排序。这种结合方式有 利于抓住文件的主要联系 ( 作者、问题、名称等是文件必备的数据 项目 ), 合乎人们检索文件的习惯做法。
　　
　　第二 , 分析卷内文件之间联系的紧密程度 , 合理组卷。对密不 可分的联系紧密的文件应将其组合在一起 , 联系相对松散的可酌情 考虑分开或者集中组卷。针对同一问题、同一案件、同一会议、同 一性质的文件不宜分散立卷 , 但如果这类文件数量大可按保存价值 分卷组合。力求避免那种绝对 " 以问题为主 " 或一味 " 分级别立 卷 " 现象的发生。所谓片面强调 " 以问题为主 " 即绝对按问题立卷 的做法是指不管文件的作者是谁 , 实行 " 一竿子插到底 "( 凡自身形 成的或上级、下级来文 , 只要有关同一问题都组合在一起 ) 。所谓刻 板地 " 分级别立卷 " 是指对文件作者 " 一刀切 ", 凡是上级来文或下 级来文都应组合在一起 , 不管这些来文对本机关的价值程度如何 ( 如请示与批复也机械地拆开分级立卷 ) 。上述两种做法都是不正确 的 , 人为地拆开联系紧密的一组文件不但破坏了文件之间的自然联 系 , 违背了文件自然形成的客观规律 , 而且给文件的管理和查用带 来很大的困扰。
　　
　　第三 , 适当照顾文件的不同保存价值。按保存价值立卷是文件保管和利用的需要 , 同时也是文件自身在机关活动中不同作用的体 现。文件重要程度不同 , 其保存价值亦不不同 , 即使同一份文件对 不同的机关来说其保存价值也不会相同。例如 , ×省教育厅关于高 校专业设置的一份 " 决定 ", 对发文机关×省教育厅来说反映了它的 主要业务 , 应作 " 永久 " 保存 , 而接受文件的××大学将此份文件 作为工作依据 , 则作 " 长期 " 保存。
　　
　　第四 , 组卷应与分类、编目等环节相配合 , 以提高立卷的整体 功效。立卷工作包括分类、组卷、编目等环节 , 每一环节应尽量不 " 单打一 " 。分类时应对立卷有一定的考虑 , 有计划地将有联系的文 件划在一起 , 为立卷奠定基础 ; 组卷时又要考虑分类 , 对分类中存 在的问题进行修正、调整 , 对案卷标题、文件排列加以兼顾 ; 编目 时可再次审定案卷标题、保管期限等。各环节的相互融合 , 彼此关 照 , 可以避免孤立地处理每一个环节时都去查阅文件的重复劳动 , 以 减少工作时间 , 提高工作效率。
　　
　　第四节   常用的组卷方式
　　
　　随着文书立卷实践的不断深入 , 目前文书立卷的方法在传统的 " 一案一卷 " 、 " 按六个特征组卷 " 的基础上不断演化、革新 , 又派生       出许多新的立卷方法。下面简要介绍几种常用的方法。
　　
　　一、 " 六特征 " 组卷法
　　
　　" 六特征 " 组卷法是指按文件的作者、问题、时间、 -名称、通讯 者、地区六个共同特征组卷的方法。文件的六个特征是从文件诸多 特征中概括出来的基本的共同特征 , 根据这六个特征组合文件的方 法已被多年的立卷实践证明是一种较成熟的科学方法。
　　
　　从 20 世纪 50 年代开始 , 我国在全国推行这种方法 , 党和国家 都作了明文规定。 1959 年 1 月 17 日中共中央批准的《中国共产党和 省 ( 市 ) 级机关文书处理工作和档案工作暂行条例》第二十一条规 定 "HU-- 应在保持文件联系的原则下 , 按照文件的名称、问题、作 者等特征进行立卷 " 。 1957 年国务院批准的《国家机关文书立卷工作 和档案室工作暂行通则》第八条规定 " 立卷应该……灵活运用文件的名称、问题、时间、地区、收发文机关、作者等特征进行 " 。几十 年来 , 这一方法广泛地运用于各级各类的机关立卷工作中 , 成为立 卷的最基本最普及的一种方法。尽管后来又出现了多种方法 , 但是 这些方法都是对 " 六特征 " 组卷法的演绎 , 是从不同的角度对此方 法的变换或改进 , 如 " 一案一卷 " 、 " 分级立卷 " 、 " 以问题为主 , 结 合其他特征立卷法 " 等等。
　　
　　如前所述 ," 六特征 " 组卷法应灵活地结合运用。一个机关的文 件应进行通盘考虑、全面布局 , 尽可能做到前后一致 , 互相衔接 , 使 同一机关或部门的立卷方法有一定的规律性和稳定性 , 避免使同一 类型的文件按不同的特征立卷。例如 , 不能将下级报送的统计表一 部分按时间特征立卷另一部分又按问题特征立卷 , 或者今年按文件 名称特征立卷明年又按时间特征立卷。这样做就单个案卷看无疑是 保持了某种联系 , 但就一个类别、一个机关的文件来说则失去了某 种特点和规律 , 给查找利用造成极大的困难。
　　
　　每一特征的立卷事项及 " 六特征 " 的结合运用参见本章第三节
　　
　　" 文件组卷 " 。
　　
　　二、立小卷法
　　
　　立小卷法是指将文件按 " 事 " 或 " 件 " 组合 , 装订成软卷的方法。它是针对立 " 大卷 " 的传统做法而言的。主要有以下两种形式 :
　　
　　( 一 ) 按 " 事 " 形成小卷
　　
　　即将处理一项具体工作形成的文件材料单独装订成卷。按我国文书工作的行文规则的要求 , 多数文种要求 " 一事一文 "( 或称 " 一 文一事勺 , 而且有时完成某一项工作只形成一份文件。也有时是一 事数文 , 如请示与批复 , 问函与复函等共同构成完成某一项事务的 记录。将上述围绕某一项具体工作形成的文件视为一卷 , 便形成了 小卷。小卷使用软卷皮、细线装订。如果是一事一文的小卷 , 可省 略填写软卷皮封二的卷内文件目录 , 只填写封一项目即可。如果是 一事数文的小卷 , 则应填写软卷皮封二的卷内文件目录 , 以便查找 卷内文件 , 同时填写封一各项目。一事一文的小卷不编页码 , 一事 数文的小卷内应编统一大流水页码。编立成的小卷应放入卷盒中保 存 , 内容或性质相同或相近的小卷可以合并装入一个卷盒中 , 以减少软卷皮的磨损 , 又便于保管、利用。
　　
　　以 " 事 " 立小卷采用软卷皮装订成薄卷的方法 , 不受页数的约 束 , 一页、两页、五页、十页……没有定制 , 与传统所言 " 大卷 " 要 尽量使文件保持 10mm~20mm 的厚度要求相比 , 灵活性大 , 可以鲜 明地突出 " 一事 ", 避免了立 " 大卷 " 时为美观整齐或因厚度限制而 人为地将联系松散的几个问题的文件拼凑在一个案卷中的情况。
　　
　　以 " 事 " 为单位立小卷的方法 , 其主要优点在于 :1) 方便组卷。 由于这种方法是 " 一事一卷 ", 减少了文件分类、排列、数量等多方 面的困扰 , 可以待某一工作、问题处理完毕就组卷 , 不再需要年终 时集中立卷。 2) 便于查找利用。小卷内容单一 , 案卷标题能准确地 揭示文件内容 , 便于查找文件 ; 由于小卷薄 , 又是软卷皮 , 复制文 件时可以不拆卷。 3) 便于保密。小卷内容单一 , 提供利用时不涉及 其他文件 , 解决传统 " 大卷 " 查一份文件必须提供整卷从而容易造 成泄密的问题。
　　
　　注意 : 按 " 事 " 为单位立小卷中所言的 " 事 ", 是指一个具体的 事项 , 一个具体的问题。立卷时 , 应注意把握 " 事 " 的大小程度 , 适       当组卷。
　　
　　( 二 ) 以 " 件 " 为单位装入卷盒
　　
　　这种做法是指以件 ( 单位或组件 ) 为单位整理归档材料。所谓单件是指某一事由产生的单份文件 ; 所谓组件是指围绕同一事由产 生的一组密不可分的文件。这里已不存在 " 案卷 " 的概念 , 实际上 就是拟单件或组件为单位对文件材料进行分类、排列 , 加盖档号章 , 装入卷盒。该方法的优点在于 :1) 便于业务人员平时归档 , 改变年底集中 立卷的方式 ; 简便的整理方法 , 使档案部门易于讲授、指导 , 办理 人员也易于掌握。 2) 利用者只能看到所需文件 , 无从接触其他文件 ,以免失密泄密。 3) 在检索中取消案卷级限制 , 能更好地适应文件、 档案的计算机管理 , 减少案卷级项目数据录入工作量和数据总量 , 能 快速实现文件级检索。 4) 取消卷皮 , 直接装盒 , 可以减少于工劳动 和物力、时间的损耗 , 大幅度提高文书工作、档案工作的效率 , 减 少对文件原件的磨损。
　　
　　三、分类组合法
　　
　　分类组合法 , 即认为文书立卷是文件分类组合的过程。具体做
　　
　　法是 : 根据机关业务职能与文件的形成规律 , 首先编制一个机关文 件分类的方案 , 将需要立卷的文件划分成若干大类 , 再根据每类文 件的特点 , 各选不同的标准 , 在大类之下再设若干属类、小类 , 直 到将文件分到适宜的数量再加以组合成案卷。
　　
　　分类组合法的实质就是对文件进行系统化整理 , 将零散的单份 文件按着一定的规律与联系组合成若干个基本单元 ( 案卷 ), 并经过 系统的排列 , 共同构成一个具有整体联系的检索与保管系统。这种 方法不仅有利于文件的安全保管 , 而且更有利于反映机关工作活动 的历史面貌 , 保持文件之间的有机联系 , 方便检索与提供利用。
　　
　　分类组合法 , 首先着眼于建立一个文件分类系统。即将许多杂 乱无序的文件 , 按照既定的分类标准 , 同其所同 , 异其所异 , 在分 解的同时 , 组合成若干个具有某种共同联系的大类 ; 然后再依据下 一层次的划分标准 , 再分解并重新组合成更小的类别 , 如果有必要 可继续分类组合……这样在分类标准的切割与粘合的双重作用下 , 使无序的文件 , 建立起联系。也就是在这样的不断分解与组合的同 步过程中 , 排斥了文件之间的次要联系 , 并与那些具有某种决定性 联系的文件结合在→起 , 从而共同构成了一个有序的整体。
　　
　　分类组合法强调文件的系统化整理是一个先分类后组合的过 程。要求建立一个宏观的、稳定的分类系统 , 因为没有自主而下的 系统分类 , 单凭自下而上的组合堆砌 , 决不会形成一个良好的文件 保管与检索系统 , 反而会出现交叉重叠、杂乱无章的弊病。先分类 后组合 , 可以使文件根据文件分类表自然归入各自的类目里面去 , 根 据共同的属性 , 自然而然地与相关的文件联系在一起。当需要组合 成案卷时 , 在特定类别的小范围里调整即可。这样能使卷内文件具 有最佳的联系并保证案卷内容的单一性。
　　
　　文件分类的依据是文件的特征。文件的分类是根据文件自身的 特征作为分类的标准 , 在分类系统的不同层次上 , 根据需要 , 按照 文件的不同特征来选取不同的分类依据。由于各机关的类型、规模 和职能不同 , 产生文件的种类与数量以及利用文件的角度也往往各不相同 , 因此 , 文件分类系统内各子类所采用的分类依据可以是多 样的。
　　
　　分类组合的结果是将文件形成一个个保管与检索单元一一案 卷。案卷是文书立卷的特有形式 , 它具有保管和检索的双重作用。在 传统的办公环境中 , 孤立的单份文件无法作为一个保管单位 , 文件 移入档案馆 , 把每份文件作为一个检索单元 , 在于工检索中亦过于 庞大和困难。把一组有密切联系的文件装订成案卷 , 从物质外形上 对文件实体加以固定 , 便于文件上架排列 , 减少文件散失和磨损 , 有 利于文件的安全保管 , 同时 , 也便于满足人们利用文件的习惯需求 ( 人们总是需要利用一组互有联系的文件来说明问题 ) 。
　　
　　文件分类组合法通过文件在整体上的分类、排列、编目等系统 化过程 , 能够充分发挥文件系统的整体功能。同时 , 也是机关文件 立卷工作规范化的一条途径。文件分类表的设立 , 避免了文件立卷 中的主观随意性和盲目性 , 不仅有利于提高案卷质量 , 而且也可为 以后的档案编目、保管、检索与统计等工作环节奠定良好的基础。
　　
　　四、 " 四分四注意 " 立卷法
　　
　　" 四分四注意 " 立卷法 , 即分年度 , 注意文件内容的针对时间 ;分级别 , 注意上下级文件之间的联系 ; 分问题 , 注意问题联系的准 确性 , 结合运用文件的其他特征 ; 分保管期限 , 注意保持问题的完 整性。" 分年度 , 注意文件内容针对的时间 ", 就是根据文件材料的形 成年度和文件材料的内容所针对的年度来确定文件应归入的立卷年 度。这一要求是为了解决文件材料固有的时间上的联系性问题。文 件形成年度与文件内容所针对的年度一般是一致的 , 如××公司 1998 年 7 月 15 日制发的《××公司关于 1998 年上半年产品销售情 况的报告》。但有时文件形成年度与文件内容所针对的年度是不一致 的 , 如 1993 年形成的《××公司 1992 年度工作总生的 , 就应该将其 归入 1992 年度进行立卷。因此 , 在整理积存文件或跨年度文件时应 注意文件材料内容针对的时间 , 灵活处理好文件的归属。
　　
　　" 分级别 , 注意上下级文件的联系 ", 就是应区分文件材料产生 机关的级别 , 以便突出本机关工作活动产生的文件 , 合理地解决本机关与外机关文件材料的关系 , 维护本机关产生的文件材料的齐全、 完整。 " 分级别 ", 就是把本机关产生的文件同外机关发送的来文中 与本机关无密切关系的文件 , 按上级机关、平级机关、下级机关、本 机关分开立卷 ;" 注意上下级文件材料之间的联系 ", 是指应注意外 机关来文与本机关联系的紧密程度 , 关系紧密、不可分割的外机关 来文应与本机关文件一起立卷 , 不要机械地 " →刀切 " 。例如 , 应将 上级机关的普发性文件或与本机关业务联系不大的规定、办法及任 免其他机关干部等文件放在上级文件中一起立卷 ; 而上级机关针对 本机关制发的批复、批示、通报、决定、通知等文件 , 与本机关联 系紧密 , 不可分割 , 应将它们作为本机关文件的有机组成部分统一 整理立卷。
　　
　　" 分问题 , 注意问题的准确联系 , 结合运用文件的其他特征 ", 就 是以问题特征为主 , 结合其他文件特征如作者、名称、时间等 , 使 立成的案卷全面地反映出文件材料之间的固有联系。按问题分类 , 是 文书立卷最常用的方法 , 可以从以下角度选择问题 :1) 从机关的职 能任务、业务分工来选择确定问题 , 特别要注意其中主要职能活动 , 如粮食部门的主要职能是粮食的收购供销 , 应与本部门其他的粮食 科研、加工、饲料、行政管理等工作分问题立卷。 2) 遵循问题的伸 缩性规律。机关文件随工作活动的轻重总是有主有从 , 有多有少。立 卷时应具体分析 , 灵活掌握问题的大小。文件多时 , 可以将一个大 问题分解为几个小的具体问题 ; 文件少时 , 又可以把几个具体的问 题概括为一个大问题。 3) 根据机关内部工作性质的相近性选择问题。 在小型机关 , 工作分工不明显 , 遇事几个相关部门通力合作完成 , 其 文件就无法按部门立卷 , 往往采取集中式立卷 , 将工作性质相近的 部门产生的文件概括在一个大问题下立卷 , 但切忌强拉硬拽 , 生搬 硬套。由于问题特征是文件最基本的重要特征 , 抓住这个主要特征 , 结合其他各种特征 , 能够更准确地把握文件之间的联系 , 真实地展 现文件所反映的机关工作活动的全貌。
　　
　　" 分保管期限 , 注意保持问题的完整性 ", 即划定文件的保管期限时应密切注意同一问题文件的完整性。划分文件保管期限时总是 以文件对现行机关的现实凭证价值和对日后历史研究的参考价值为依据的 , 这是文件自身所固有的原始记录性和联系性所决定的。一 般情况下 , 机关文件完整程度越高 , 保管期限划分越严 , 反之 , 则 应适当延长残存的不完整文件的保管期限 , 从宽处理这些文件。例 如 , 通常年报比季报重要、季报比月报重要 , 应分别判定其价值分 别立卷。但是 , 如果没有年报 , 季报就显得重要 ; 没有年报和季报 , 月报也就更重要 , 其保存价值相对较高。
　　
　　以上的 " 四分四注意 " 立卷法中的每一 " 分 " 和每一 " 注意 ", 都是不可忽视的 , 它们之间是相互联系、互为因果的有序有机整体 , 不能主观地、随心所欲地改变四个要素的逻辑结构形式 , 前一要素 是后一要素的前提 , 分问题是在分年度、分级别的前提下进行的 , 分 保管期限又是在分年度、分级别、分问题的前提下进行的。立卷中 既要把握住每一 " 分 " 及相对应的每一 " 注意 " 之间的紧密联系 , 又 要把握 " 四分四注意 " 整体之间的联系 , 充分发挥每一要素、要素 与要素之间的作用。这种立卷方法可以突出本机关工作中产生的文 件 , 能够自然地保持文件与档案在价值问题上的一致性 , 从而为档 案工作打下良好的基础。
　　
　　五、文件类型立卷法
　　
　　文件类型立卷法 , 即将各机关的文件根据其内容、形式等特点划分为综合性文件、专题性文件、计划统计报表及名册、简报和期 刊、信访文件、会议文件、录音录像文件等多种类型 , 每一种类型 之下再根据每类文件的不同特点 , 继续进行分类组卷。
　　
　　一个机关有什么样的文件类型是由机关自身职能和工作性质所 决定的。例如 , 各级人大及其常委会以会议形式解决各级行政区内 的重大事务 , 故会议文件最多 ; 统计局以客观数据说明问题 , 故统 计表册文件最多 ; 各级政府的办公厅 ( 室 ) 是综合办事机构 , 是左 右协调、上下沟通的中枢部门 , 故其综合性文件居多 ; 各级电视大 学以电视声音、图像直观教学法通过电视网进行远程教学 , 故其录 音录像文件最多。机关进行文书立卷时应认真分析本机关工作的内 容和特点 , 从而确定其文件的类型 , 然后 , 针对每一类型文件再选 择分类组合的共同特点。机关一旦选定了各类型文件的分类组合方 法 , 应尽量保持其稳定性和持续性 , 以便查找利用。例如 , ××市依据的 , 这是文件自身所固有的原始记录性和联系性所决定的。一 般情况下 , 机关文件完整程度越高 , 保管期限划分越严 , 反之 , 则 应适当延长残存的不完整文件的保管期限 , 从宽处理这些文件。例 如 , 通常年报比季报重要、季报比月报重要 , 应分别判定其价值分 别立卷。但是 , 如果没有年报 , 季报就显得重要 ; 没有年报和季报 , 月报也就更重要 , 其保存价值相对较高。
　　
　　以上的 " 四分四注意 " 立卷法中的每一 " 分 " 和每一 " 注意 ", 都是不可忽视的 , 它们之间是相互联系、互为因果的有序有机整体 , 不能主观地、随心所欲地改变四个要素的逻辑结构形式 , 前一要素 是后一要素的前提 , 分问题是在分年度、分级别的前提下进行的 , 分 保管期限又是在分年度、分级别、分问题的前提下进行的。立卷中 既要把握住每一 " 分 " 及相对应的每一 " 注意 " 之间的紧密联系 , 又 要把握 " 四分四注意 " 整体之间的联系 , 充分发挥每一要素、要素 与要素之间的作用。这种立卷方法可以突出本机关工作中产生的文 件 , 能够自然地保持文件与档案在价值问题上的一致性 , 从而为档 案工作打下良好的基础。
　　
　　五、文件类型立卷法
　　
　　文件类型立卷法 , 即将各机关的文件根据其内容、形式等特点划分为综合性文件、专题性文件、计划统计报表及名册、简报和期 刊、信访文件、会议文件、录音录像文件等多种类型 , 每一种类型 之下再根据每类文件的不同特点 , 继续进行分类组卷。
　　
　　一个机关有什么样的文件类型是由机关自身职能和工作性质所 决定的。例如 , 各级人大及其常委会以会议形式解决各级行政区内 的重大事务 , 故会议文件最多 ; 统计局以客观数据说明问题 , 故统 计表册文件最多 ; 各级政府的办公厅 ( 室 ) 是综合办事机构 , 是左 右协调、上下沟通的中枢部门 , 故其综合性文件居多 ; 各级电视大 学以电视声音、图像直观教学法通过电视网进行远程教学 , 故其录 音录像文件最多。机关进行文书立卷时应认真分析本机关工作的内 容和特点 , 从而确定其文件的类型 , 然后 , 针对每一类型文件再选 择分类组合的共同特点。机关一旦选定了各类型文件的分类组合方 法 , 应尽量保持其稳定性和持续性 , 以便查找利用。例如 , ××市人民代表大会常务委员会 , 根据宪法规定以会议形式集体讨论本市 各方面的重大事项来行使权力。因此 , 每年形成的会议文件是其主 体 , 此外还有本机关的干部管理、工资福利以及外机关的来文等文 件材料。在立卷时可以将全部文件划分为会议文件和其他综合类文 件。会议文件按照会议召开时间的先后顺序分类组卷 , 每次会议文 件分类时应注意照顾其保管期限 ( 文件的重要程度 ) 。其他综合类文件 , 先按问题分类 , 各类问题之下再按时间排列 , 然后组织案卷。× 市人大常委会的工作年复一年 , 这种类型一一时间 -一问题分类组 合案卷的方法稳定下来 , 有利于维护文件与文件、案卷与案卷、各 类文件之间的一定联系 , 便于查找利用。
　　
　　六、专门文件立卷法
　　
　　专门文件 , 是指产生于某些特定专业领域的文件。专门文件有比较稳定、规范的文种和格式 , 有适应专业活动所需要的处理形式 和运转规律 , 有符合不同专业领域特点的比较稳定的管理方法。专 门文件产生的主要领域通常是科研部门、审计部门、工商行政管理 部门、公证部门、保险部门、纪检部门、司法部门、新闻出版部门、 会计部门等等。专门文件材料的处理程序体现了鲜明的专业性质 , 通 常由专业人员专司其职 , 即文件自始至终都由专业人员 ( 承办人 ) 或 一个小团体 ( 如课题组、专案组等 ) 经手办理 , 并由这些专门人员、 小团体负责人 ( 或者负责人指定的专人 ) 负责文件的收集整理立卷 工作。
　　
　　专门文件种类繁多 , 由于受各类专业实践的限制 , 使之具有共 性又有各自的特点 , 因此不可能对它们采用统一的立卷方法。从 20 世纪 80 年代开始 , 我国有关的专业主管部门与国家档案行政管理部 门相互携手 , 密切配合 , 共同领导 , 针对各种类型的专门文件制定 了不同的立卷归档的办法 , 例如《科学技术研究档案管理暂行规 定》、《审计文件材料立卷归档工作试行程序》、《高校档案管理暂行 办法》、《公证文书立卷归档办法》、《中国人民保险公司业务档案管 理细则 ( 试行 ) 》等等。在这些文件中对各类专门文件立卷工作的组 织领导、立卷组织形式及其操作步骤、立卷人、归档范围、归档时 间、案卷整理规范、移交案卷手续等内容 , 均作了详细明确的规定 ,有的文件中甚至连各类专门案卷中归档文件的文种、每份文件在卷 中的排列顺序等都一一列出 , 具有较强的可操作性。 专门文件的组卷方法很多 , 综合起来大致可以分为三种类型 :
　　
　　第一 , 按文件所针对的对象立卷 , 即将针对同一具体对象的专门文件 , 按所针对的人物或事物立卷。诉讼文件、土地管理文件、艺 术文件、出版物文件、房地产文件、工商企业登记文件以及经济合 同文件、部分公证文件、干部管理文件、人事文件等 , 都是分别按 " 一人一卷 "( 或 " 一人数卷 ") 、 " 一案一卷 "( 或 " 一案数卷 ") 、 " 同 一艺术作品一卷 " 、 " 一书一卷 "( 期刊可以 " 几期一卷 ") 、 " 一户一 卷 " 等方法组卷。例如 , 人事文件的立卷 , 就是以 " 个人 " 为单位 , 按照有关规定和方法组成专卷和专册 , 包括各种履历表、登记表、自传、鉴定考核表、学位及毕业证书 , 工资、离退休、党团组织关系 , 奖惩情况等方面的材料。如果个人材料多 , 一卷装不下的可以 " 一 人多卷 ( 册或盒 )", 并将这些有关 " 一个人 " 的材料编一个案卷号。 一个号 , 可以赋予一卷 , 也可不只一卷。如案卷号为 2, 共有三卷 , 可分别编为 2 、 21 、 22, 并互注参见号以便同一人的材料保持联系性。
　　
　　第二 , 按问题立卷 , 即按文件内容性质及其所涉及的问题组卷。 经济合同文件、公证文件、教学文件、基建文件、司法文件等即是 按其涉及的某类性质的合同、公证的事项、教学内容、基建工程项 目、案件等问题进行组卷。例如 , 人民法院的诉讼文书的立卷工作由书记员负责从立案到结案的全过程 , 一个案件使用一个案卷号 , 方 法是按刑事、民事、经济等类别把案件分开 , 然后按立案年度、审 级 ( 审判的级别 ) 分开和一案一号的原则立卷 , 一个案件的材料要 放在一起 , 编一个号 , 但不一定是立一个卷。一个案件就是一个问 题。
　　
　　第三 , 按文件的形式及名称组卷 , 主要适用于会计文件、统计 文件、审计文件等的立卷。这类文件往往以表格、簿册的形式出现 , 以其外形实体作为案卷 ( 或册 ) 的基础。例如 , 会计文件的立卷 , 原 则上应当保持原卷册的封装。应把一本凭证作为一个保管单位。一 本账簿一个保管单位 , 对死页账 , 维持原状 , 填好账簿启用表及封 面卡片即可 ; 对活页账 , 填好启用表、页码等装订成册。年度报表 ,按年报、季报、月报整理立卷。 本一卷 " 、 " 一表 ( 数表 ) 一卷 " 。
　　
　　总之 , 随着社会的不断进步 , 各项专门事业的蓬勃发展 , 致使 专门文件的数量、类型都在不断地增长。对这些类型繁多的专门文 件 , 同一专门文件中的不同类型的文件 , 应研究其联系和特点 , 选 择并确定适宜与恰当的立卷方法 , 以保持文件之间的固有联系 , 方 便各项工作的查找利用。
　　
　　各类专门文件的立卷范围、保管期限、操作程序、编号方法等 具体要求可参见有关的专门文件的立卷归档规定、办法。
　　
　　
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