汉密尔顿抑郁量表 在线:秘书教育注重素质养成

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秘书教育注重素质养成 

作者:钟小安  | 来源:互联网 | 日期:2007-07-26 08:29 | 点击26 次

 
   [摘要]:知识经济社会,知识是重要的资源。秘书的人际品质、智力源泉、知识体系、能力结构是发挥整体效益,实现整合,使知识资本“保值”“增值”的决定性因素。秘书教育应注重素质养成。
   [关键词]:秘书  教育  素质  培养

   秘书学是一门新兴的学科,自20世纪80年代初期普遍开始设立秘书专业以来,秘书专业人才培养形成了以职高为基础、高职为主体、各类函授自考为补充的培养格局,另外,在不少本科院校也设有中文专业秘书方向。比较而言,高职文秘专业培养模式较为规范、成熟,积累了一定的人才培养经验,形成了有自身特色的教学模式,对秘书学科建设起到积极的推动作用,为用人单位培养了大批具有较高理论素养和一定职业技能的文秘人才。这种同高校“批量”培养的人才,与过去由“师傅带徒弟”而培养的人才相比,有其理论上的优势。但学校培养的秘书人才也有明显的不足,即缺乏实践经验锻炼,所学知识与实际工作有差距,教学内容与秘书工作严重脱节,是秘书专业教育人才,从课程体系构建、教学方法、能力培养模式、实习基地的创建、模拟办公场所的设置等方面进行改革,弥补学校教育的局限,使学生成为既有理论知识、创新思维、又是有实践能力、操作技巧的合格秘书人才。
   如何在专业教育中体现以市场需求为向导,拓宽专业口径,使文秘人才的培养切合中小企业工作岗位的要求,克服以往培养模式中弊端,培养“适销对路”的秘书人才,是文秘专业教育要解决的问题,也是高职院校树立人才品牌特色,做大做强文秘专业的关键所在。秘书学是实践性很强的学科,秘书专业教育是一种职业技术教育,所以理论知识要少而精,要以应用为目的,强化应用为教学重点,引进现代科学技术,尤其是现代模拟办公技术,增强学生的实践环节,注重素质养成,把“复合型”秘书人才作为培养目标。

   一、以人为本     人际品质
   各级组织要实现增值,最大限度地减少组织内,充分调动员工的积极性,把成本降到最低限度,有效利用各种资源,使全体员工能“群马奔腾”而“骏马脱颖而出”是关键,培养“骏马”是秘书教育的成败所在,其核心又在人的素质养成。为此,在教学中必须注重加强以下几方面的教育:
   (一)“心理”素质是秘书工作的向导。要求秘书人员既要思维敏捷、头脑灵活、善于及时准确地领会意图,又要严守本分、忠实老实、见微知著、一叶知秋,善于在复杂的环境中把握事物的本质特征。要多接触各方面的情况。及是了解基层群众在想什么,机关干部在想什么,领导同志在想什么,做到胸中有数,超前思维,妥善处理好各方关系
   (二)“人缘”关系是秘书工作的基础。要求秘书妥善处理好人际关系,上下左右各方关系平衡发展,要求秘书人员具备良好的人际交往个性。人际交往个性品质(character)是指一个单一到多维的思考认识和由表及里的内外统一的整合。秘书良好的人际交往个性主要有:
   (1) 价值取向正确,有高尚的人生观、价值观、能坚持正确导向;而不是好走极端、消极厌世、碌碌无为;
   (2) 忠实地按领导批示办事,但又要敢于在原则问题上提出自己的新见解、开拓创新;
   (3) 性格能符合职业要求,具有开拓合群、诚信守信、宽容忍耐、重诺践约等品格魅力;
   (4) 积极向上,参与社会生活竞争,完善自我的意志品质;
   (5) 给挑战自我追求完美的个性气质;
   (6) 懂得交往原则及较强的公关意识,审时度势,能与性格爱好不同的人交往,同时懂得情理并用。有较强的公关意识的秘书才会去做感情投资,才有可能获得好人缘。
  (三)利用“资源”,借力“经营”。秘书要做好助手、当好参谋、做好耳目、督办行政。为此,就要善于借力,把知识性与智能性的无形资产同资本性的有形资产地开发和利用起来,使得整体资本结构不断增值。
   会议圆满结束,已到了送客的最后阶段,工作人员突然得知某住房地毯被污染,宾馆要求主办单位高额赔偿损失,便万分火急地电告求援。因住房的客人已返程,一时无从追究;此事若不处理好,会务组不得撤离,工作人员个个像热锅上的蚂蚁。秘书闻讯后,想起单位某部门对处理污染很有办法。一个求援电话拨出,部门领导答应立即派出专家前往解决问题。污染处理取得了相当好的效果。宾馆经理看了处理后的地毯,表示满意。一件火急火燎的突发事件,竟在秘书的调派下得到迅速解决。秘书善于利用资源,借力经营恰到好处,就能取得事半功倍的效果。知识经济是信息化经济,秘书要借力经营,就要掌握充足的有效信息,通过多渠道,多角度来捕捉获取有效信息,拓宽人力(劳动力与智力)、物力、财力资本的本源渠道,才能有效推动人力资本与结构性资本“保值”、“增值”。为此,要教育学生搞好自身素质建设,要在德、智、才、识多方面加强修炼。
  (四)品德魅力、无穷无尽。“火心要虚,人心要实”,诚实与谦虚的品质之反以被作为起码的规范约定下来,被人所重视,是因为诚实与谦虚是一种高尚的人格,是对自己、他人和社会负责的表现。感召力的强弱很大程度上是人格高尚或是人格卑微的“对应物”。对待他人真心诚意、实实在在,办事说话有根有据、守诺守信、不捕风捉影,把问题摆在明处,不在背后搞小动作,不耍奸藏滑,而光明磊落、踏踏实实,拥有此等胸怀与人相交办事,必能赢得好感,秘书人员往往被推向矛盾的端点与焦点上,应处变不惊,宽容忍让之,乐于助人,关心他人的境遇和需求。秘书是单位的面。古人曰:“爱好者爱返,福来者福往”,人际之间是“互惠”与“互动”的,秘书的社会角色其如此。好人缘、强感召力是智力的基础,而这一基础的奠定则是自己友好人、善意待人、慷慨助人所赢得酬赏。

   二、智力火花, 创新动力
   知识经济是创新经济,高智力经济。教学时要着重讲清。秘书为领导辅佐决策,必须多谋善断,去伪存真、去粗取精,为领导提供全面快速、深入仔细的信息;务必使决策目标明确,决断科学,主观与客观相符,具有时代价值,优化决策,得到最佳行动方案。现代社会错综复杂,秘书要“众人皆醉我独醒”,在这剪不断、理还乱的社会中保持清醒头脑,就要有一种敏锐的观察力、注意力、敏捷的思辨力、较强的综合分析能力和丰富的想象力。知识经济,网络社会,给人感觉上虚无缥缈,而当在网上快速便捷购物时,又是实在可行的。想要获得财富、走向成功,就必须有较强的观察力、思辨力和记忆力,捕捉新知识化为新动力。
   当今,全球化、网络化、信息化、秘书的学习范围拓宽了,应获得的知识面扩大了,要懂得、记忆的东西也与日俱增了。时代要求高智商秘书,时代又将造就高智商秘书。知识经济泡沫在减少,含金量不断在上升;人力资源的发现——培养——抛弃的循环过程也将会更快、更强。时代要求我们不断更新知识,获取更多的新智力资本,并使用不断快速增值;否则,就会因陈旧落后而被淘汰出局。没有高智商又何谈高效参谋咨询、辅佐决策,促使整合资本“保值”、“增值”,怎能收获好效益?在繁忙的工作中,在众多信息或外界环境的干扰下,我们的注意力分配或集中转移可能引起不同的感应或对事物的认识有较大的差别。要正常工作,必须明确方向,并注意力的投向。既要警惕无意注意对计划或目标产生的负面影响,又要适度调节有意注意产生的疲劳乏味情绪,理性对待差异对注意的制约作用,对一些不良信息注意指向力求避让,把精力放在关键点上。
   领导决策正确主要靠的是思维、思考。决策的方法和目标都必须服从于创新;决断更是高智力认真研究论证的结晶,秘书的重要职责就是辅佐决策。高智力思维创新,最忌讳的是按别人的思维去思考、人云亦云。而要有独立意识和创新意识,教学中就必须着重讲授独特思维方式。如:
   1、逆向思维,即从正反两个方面看待分析同一事物;
   2、发散思维,即从某研究对象出发,由一点联想到多点进行的全方位思考,具有非线性,非逻辑性特征,从而产生非此即彼、由表及里的开发思维;
   3、乐观思维,即着眼于事物好的发展态势、方向去思考解决问题的方法;
   4、关联思维,从事物相关联系的角度分析解决问题的方法。
   学生掌握这些思维方式并在以后实际工作事务中常用之,则可能对问题的解决会获得意想不到的成效。智力靠的是不断思考探索有经验的获取、分析、归类、整理的总结不断学习进取。只有如此、智力才会有火花,才能成为创新的原动力。

   三、知识资本“固定”资产
   唐代谏官魏征曾说:“求木之长者,必固其根本;欲流之流者,必浚其泉源。”秘书理所当然应有良好的智力结构,才能完成其本职工作。这就要求教学中,注重以博深的知识作基石,使得智能资本与知识资本并驾齐驱,同时增值。
   秘书工作必须是快节奏、高效率,若没有基础知识,将是纸上谈兵。秘书必备的专业知识以用与之相关联的交叉性、边缘性科学知识,是必不可少的辅助资源。如秘书不懂法,难以完成有法可依的使命,甚至导致已方的合法权益受到侵害而束手无策。正如:《经济参考》刊登的消息:“广州市人大常委会重点检查了该市工、商、外贸和区街系统的五十八家企业,发现这些企业在经济交往中签订的经济合同,多数没有按经济合同规定办理,造成了严惩的经济损失。东山区检查小组检查了4400份合同,其中符合经济合同法规定的只有6份,工商局五金交电站共检查了700份合同,没有一份符合合同法规定的完整条款。由于不按经济合同法签订合同,使合同失去了法律的约束力,给国家和企业造成了很大的经济损失。广州市百货采购站一年发生经济合同纠纷案达3200多宗,拒付金额达1000元。市建筑公司一年工程费用收入两亿元,但由于一些工程项目在签订合同条款不明等原因,使210万元工程费用无法收回,此外,社会上的一些不法分子也利用不合法的经济合同进行诈骗活动。这年该市查处的利用经济合同进行违法活动的案件达80多宗。”上述事例,控根究源,既有领导以言代法、以情代法和管理不善的因素,又有企业秘书拟制合同时,缺乏经济学和法学等基础知识,并缺乏自然科学和现代科学技术知识,没有担负督促、检查之职,致使损失惨重等因素。
   知识经济社会,依法治国已付诸实施,秘书更应该掌握经济理论和法学等方面的知识,来维护公私财产不受侵犯,保障我们的合法权益,面对纷繁复杂的社会,我们难道还有什么理由不拓展知识面,成为学识深广,视野开阔的“通才”吗?
   当今“时间就是金钱,效率就是生命”,良好的专业知识是秘书工作得以胜利完成的必备利器。要挖文山、填会海,就必须顺应潮流写“短文”讲“短话”,使自己撰写的文章、讲出的话切中目标,合乎文法,逻辑严密,妙语生辉,节短音长,字半意倍,事半功倍。为此,必须教育学生掌握办文办事的精专知识。正如一位新当选的乡长在施政演讲时说:数九寒天的,把大家从各村请来,为我们投票,我心中很不过意。我只讲三句话:一、当官不为民作主,不如回家卖红薯;二、为政清廉,不贪不占;三、不讲大话、空话、假话、多办实事。完了。”掌声雷动,经久不息。从头到尾仅80余字,字字珠机,掷地有声。作为秘书撰写演讲稿是必做的也是常做的事,要获得如此效果,必先利其器,掌握好要领,故学好专业知识时不我待。

   四、智能开发     生命之线
   智能是秘书综合素质的集中体现,是秘书生存、发展、“赢利”的生命线。知识结构影响秘书智力结构,也决定着能力的作用大小;但仅仅是一本“死”词典的秘书也是无法给工作带来效益的。因此,调动丰富的知识积累,充分挖掘整合智慧,潜能,与时俱进,开拓创新,快速高效完成秘书本职工作是知识经济时代的总要求。秘书职责是参谋咨询、沟通协调、辅佐决策、管理事务,检查督办、为领导工作服务,综合处理机关事务,促进管理机构发挥整体效益。智能靠知识基石才能支撑起摩天大厦,能力是知识运用的外在表现。
   学校教育应该以有效性作为讲授与评价秘书工作的唯一标准,使学生的智能得以开发,懂得秘书参谋协调、辅佐决策就是要收集、筛选、分类、加工、综合处理以及传递、反馈、储存信息,同时,通过调查研究提供分析、有研究、有见地的高层次、系统性信息和调查报告,写出可行性研究方案。如1988年5月,江泽民同志由上海市市长改任市委书记,走马上任的第一件事就是作了长达一个多月的思想政治工作系统调查。江泽民同志先让秘书人员根据他拟订的指导思想和调查课题,排出表格式的调查日程。他审定了日程表后,便带着秘书人员严格照章办事,一天不漏的先后调查研究全市9个系统57个基层单位。经过调查研究,掌握了大量第一手资料之后,江泽民同志主持起草了《中共上海市委关于当前加强和改进思想政治工作的几点意见》,秘书人员根据江泽民同志的具体指示和市委常委讨论的意见,很快写出了文件初稿。之后,秘书根据江泽民同志的指示,与其一道,调查、收集、筛选了调查信息和市委的讨论信息,并把信息合理地分类综合,加工整理,进行分析研究,写出了大家都认可的调查报告供施政决策单位参考。又经过市委多次讨论,并征求了党内外同志的意见,文件才修改定稿。文件切合实际,贯穿着辩证法,体现了两点论,受到各方面的好评。
   秘书能力体现在其工作的全过程,并作用于其全过程,因而,知识资本的“保值”“增值”目标能否得以实现很大程度寄希望于秘书的能力作用。
   知识经济社会,知识成了重要的资源配置要素,个事业单位的“谋士”、领导管理的得力助手——秘书在此环节中扮演着越来越重要的角色,是实现知识资本利润最大化的关键因素之一;而秘书的“以人为本”思想观念,良好人际交往品质,高效利用资源,借力经营的方略,优秀品德魅力的施展,高智力资源的起用,知识资本的雄厚,能力的强弱都是牵引、维系、谋取实现个事业综合的知识资本“保值”“增值”的决定性因素,也是知识经济时期秘书的必备素质。我们的学校秘书教育应该以次为本。