篮球运动员宋涛:机关应用文的导语开头及结尾常用形式

一、导语的概念及写作要求

“导语”这一概念，是从新闻学借来的。是指位于篇首的要点或结论。机关应用文重在务实，因此开头要求“开门见山”，“片言居要”。机关应用文的导语要求：叙述一件事情，先摆要点，后谈经过；讲述一个道理，先摆结论，后说前提。这种结构上的安排，正是机关应用文，特别是行政公文所具有的突出特点。篇幅较长的通知、请示、报告、会议纪要、总结、调查报告等，开头往往都要运用导语的形式。

机关应用文的导语，必须忠实于应用文的主旨，起总摄全文内容的作用和排行第一的地位，使文章开宗明义，使阅者对全文内容一目了然。导语应体现以下三种性质：

（一）准确性  从全文看，导语要准确反应主旨。有时，导语就是主旨。从导语本身看，它要准确地反映现实。导语是逻辑学上的论题。论题是一种特殊的推理形式，即先有结论，再用论据去证明。证明论题要有依据，事实、法令、政策、理论、背景等皆可作为论题的论据。导语应正确、鲜明、准确地揭示生活的原貌，反映事物的本质，在这个前提下，有待于下文的证明。导语准确，才能发挥文旨鲜明醒目的作用。

（二）概括性  导语是对全文内容的高度浓缩提炼。写导语的过程就是居高临下摄取精华的过程。好的导语，应对机关应用文的要点结论概括得恰到好处，既不失之苟简使人不得要领，更不泛泛而谈令人不知所云。必须概括精当，突出主旨。

（三）简洁性  导语要以少量文字概括丰富的内容，以精炼的语言总领全篇的要旨。这就要求文字简洁明快。简洁明快才能醒目，冗长繁杂，拖泥带水，往往误人误事。

二、机关应用文开头的常用形式

由于机关应用文种类多样，作用不一，对象不同，内容多寡悬殊，因此其开头方法不能千篇一律，但也不是无规律可循。归纳起来，常用的写法大致有以下几种：

（一）情况概述式  综合性工作总结及综合性、专题性工作报告，开头常用简明的语言，概述某一时期，某一方面或某一专项工作的基本情况，诸如遵照上级的什么指示和要求，以什么为指导思想，以什么为重点，在什么背景和基础上进行了什么工作，取得了什么成绩和效果，存在什么突出问题等。会议纪要、调查报告的开头，也往往要交待情况。会议纪要一般先要简要介绍会议召开的依据、目的、时间、名称、范围、参加人员、基本议程，主要活动和收效等。调查报告的前言多是简明扼要地介绍调查对象的基本情况和调查内容，以肯定成绩，提出问题。

（二）目的依据式  机关应用文中的决定、通知、布告、公告、通告、计划、规划、工作要点、方案意见等，常用简明的语言，讲清制发本文的目的、依据、指导思想。

开宗明义，需要首先表明公文制作的目的者，可使用表明目的的开头方式。其特点是开头使用介词结构“为了……”、“为……”。例如：

①《关于加强卷烟税收征收管理工作的通知》开头：“为了贯彻国务院对卷烟生产销售加强管理的指示，推动卷烟企业的整顿工作……”

②《中华人民共和国公安部通告》开头：“为确保国际民航班机的运输安全，决定……”

以上两例分别运用“为了…”“为…”两种句式表明目的。句短意深，鲜明有力。

公文制作必须有理有据。所据是文件精神或上级指示者，一般使用“根据”开头式。其明显标志是以“根据、遵照、按照”等词组成介词放在文章开头。例如：

③《关于兼职律师酬金问题的通知》开头：“根据《中华人民共和国律师兼职条例》第十条规定，取得律师资格的人员不能脱离本职的，可以担任兼职律师。”

④《西藏自治区人民政府布告》开头：“遵照党中央国务院指示精神，为减轻人民负担……”

例③所据是文件精神，例④是上级指示精神，放在开头处就增强了文件的说服力。

以某种精神或指导思想作为公文依据的，有的不用上述句式，而是运用简明扼要的语言概括其指导思想，属于计划类的公文，开头还往往要讲明总的奋斗目标和努力方向。如某市科委工作计划开头写道：“党的十一届三中全会提出：进一步贯彻执行对内搞活经济、对外实行开放的方针，加快以城市为重点的整个经济体制改革的前进步伐。这一新的形势，对科技行政管理工作提出了新的课题、新的要求。为此，我们必须进一步贯彻执行‘经济建设必须依靠科学技术，科学技术必须面向经济建设’的方针，端正认识，解放思想，锐意改革，力争全市的科技行政管理工作有一个新的突破，新的发展，新的面貌，新的成果。为实现上述总的要求，在加强日常工作的基础上，今年重点抓以下六项工作……”既交代了制定计划的依据，也阐明了指导思想和努力方向。

（三）交代原由式  这种方式是把制作公文的因由或用叙述，或用议论，或用夹叙夹议的表达方式，在文前陈述清楚。一般写命令、指示、通知、请示、布告、通告、通报等公文时，常采用这种写法。例如：

⑤1987年《国务院办公厅关于制止加价抢购和提级收购烟叶的通知》开头着重交代了制发此文的原因：“今年烤烟收购开始以来，有些烟叶产区为了多得烟叶税收，擅自加价抢购和提级收购烟叶，影响了国家正常的收购秩序。这种状况如继续下去，不仅今年会给国家造成很大的经济损失，而且会对今后烤烟和卷烟的生产带来严重影响，必须坚决制止。为此，特作如下通知……”

⑥《关于成立特别检察厅和特别法庭检查、审判林彪、江青反革命集团主犯的决定》的开头：“鉴于林彪、江青反革命集团案是特别重大的案件，根据最高人民法院和最高人民检察院的建议，……”

例⑤用先叙后议的方法交代了烟叶收购中的严重问题及影响后果，由此突出了制发此通知的必要性。例⑥则用议论的方法强调突出了“特别重大的案件”，为后文“决定”提供了有力的依据。

交代原由式一般冠以“由于”、“因为”、“鉴于”等表示原因的介词结构，也有的直接陈述原因，没有明显的标志。

（四）阐明观点式  讲话稿、调查报告一般采用这种写法。即把全文的中心观点及结论性的意见置于开头，然后再讲内容、事项和具体问题。例如：

⑦邓小平同志关于“精简军队，提高战斗力”的讲话，开宗明义：“军队的问题，最近我和一些同志谈过，主要有四个问题：第一是‘消肿’，第二是改革体制，第三是训练，第四是加强政治思想工作。”观点明确，提纲挈领，成为全文论述的纲。

⑧《人民日报》刊登的《科技要加强面向乡镇企业——上海郊区的调查》，把全文的结论置于开头：“当前迫切的任务是科技要加快向乡镇企业转移，用先进技术把乡镇企业武装起来，以进一步发挥它的优势。这是科技工作一项重要的战略转移。”

（五）问题解答式  即用对问题一问一答的方式来写开头。这种方法如运用得当，能立即引起阅者的兴趣。如：

⑨《人民日报》刊登的《沉下去，干实事——绛县转变干部作风的调查》一文，开头即用这种写法：“四五年前，绛县还是山西运城地区的一个贫困山区县，可是，去年这个县人均收入达415元，比1980年翻了两番多，跃居全地区13个县、市之首。为什么在短时间内会发生如此显著的变化呢？一个重要原因，就是这个县干部转变了作风，深入了群众。”调查报告、经验总结、通报等都可运用此法。

（六）表明态度式  主要是批转、转发（包括印发、颁发等）性的通知及简报、通报的按语开头，常采用这种写法。以批转性通知为例，其开头一般往往采用下面的格式来表明批转机关的态度：“×××（批转文件的机关名称）同意（或原则同意）×××（被批转文件的制文机关名称）《关于××××××》（被批转文件的标题），现转发给你们，请按此执行（或参照执行，研究执行等）”。

（七）引文开头式  公布、转发、批转或批复有关文件，一般把文种名称（文号或来文日期）放在文件开头，例如：

⑩《国务院关于将轻工业部烟草专卖局改为国家烟草专卖局的批复》：“你部（83）轻办字94号文收悉，现将……”

⑾《国务院发布<国务院工作人员守则>的通知》开头：“《国务院工作人员守则》已经1982年7月7日国务院常务会议讨论通过，现发你们……”

例⑩类前边冠有“你（单位）”、“现将”字样，例⑾则开门见山就写文件名称。

此外，机关应用文中还有用时间、慰问、祝贺等作为开头的。

机关应用文的制作和其它文章一样，没有固定的模式，开头方式也是灵活多变的，上述多种开头方式不过归纳了常用形式，仅供参考。一件公文大凡离不开依据、目的、原因、态度、事件、时间等要素；在开头处究竟突出哪个要素，要根据情况而定。在制作公文时，首先分析所掌握的素材，哪一部份是需要强调的，怎样安排才能有最好的效果。全文结构有了合理的安排，开头方式也就自然形成了。

三、公文结尾的常用形式及要求

公文结尾往往是主体内容的延续或深化，表明撰写者的态度、愿望和要求，使主旨更加显豁；从表现形式看，体现了公文语体约定俗成、相对固定、简洁明快的显著特点，因此公文的结尾也至关重要。

公文尾语按其内容和行文关系大体可分为以下几种：

1.指令性尾语：如“此令”、“请即遵照执行”、“希照此办理”、“请认真贯彻执行”等。此类多用于命令、指示和指示性通知等下行文。

2.知照性尾语：如“特此布告”、“特此布告周知”、“此布”、“现予公告”等，用于布告、公告和通告等下行文。

3.呈告性尾语：如“特此报告”、“以上报告如有不妥之处，请指正”、“以上报告，请审阅”、“以上各点，请审查”等。此类用于以汇报工作、反映情况为主的呈报性报告。

4.期准性尾语：如“请核准”、“以上意见如可行，请批准试行”、“以上报告如无不妥，请批转有关单位执行”等。此类多用于请求上级批准或批准后转有关单位执行的请示、呈转性报告等上行文。

5.期复性尾语：如“当否（是否可行、可否、是否同意、是否妥当）、请指示（批示、回复、复示）”，或请平行单位予以答复：“请速研究并予函复为盼”，“希见复为荷”等。多用于请示，呈转性报告等上行文或函等平行文。

6.期请性尾语：如“希接洽为荷”、“即请查照”、“拟请协助为盼”、“请核查”。以协商的语气请求对方存查、办理某事或协助办理某事，多用于通知、函等平行文。

7.回复性尾语：如“特此回复（函复、函达）”、“此复”，告知对方已复所问、所求。多用于批复、复函等下行文或平行文。

运用公文尾语，要注意以下两个问题：

第一，要得体。结尾用语要适合公文语体要求，体现公文主旨，符合撰文者身份。同是指令性尾语，“请遵照执行”与“请参照执行”，尽管都是要求下级执行，但具体要求不完全相同。前者要求下级机关按有关指示去做，有明显的指令性，而后者是要求参考。比照执行，其指令性不如前者那样明显。因此结尾用语要据公文内容、收文单位具体情况，准确选用。又如下级机关向上级写请示，一般用期请性尾语，“当否，请批示”，显得谦敬有礼，得体恰当。如果写成“要求从速批准”，给上级下命令，就有失分寸，不得体了。无论是上行文还是下行文，尾语都应语气谦和，即使对下级行文，也应用“请”、“希”、“望”等礼貌用语，庄重平和，反映上下级平等和相互尊重的关系。

第二，要实用、灵活。作为公文结构之一的尾语，应内容实在，与主体内容紧密相连，前后一致。表达明确具体，不要画蛇添足。有人误把书信结尾的致敬、祝愿用语写于公文末尾，如请示、报告后用“此致敬礼”等，显得不伦不类。

公文结尾是否用尾语，运用什么尾语，要根据主旨表达的需要灵活掌握，不要生搬硬套。如有些公文主体部份，主旨已明，自然收尾，不再作结；有的公文不用惯用尾语，而用结论式、号召式、指导式的结尾，体现了文章“定体则无，大体须有”的特点。而指示、呈报性报告，联系工作的函等，则必须有尾语，否则难以表达主旨。