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[转]word讲义下
(2010-11-17 17:06:15)转载 标签： 表格
h4
邮件合并
主文档
艺术字
杂谈
分类： 学习word 讲义 下【转】
标签： 辽宁科技学院 第四节 电子贺卡的编辑与排版
一、图片编辑
1、插入图片
【插入】－【图片】－【来自文件】或【剪贴画】
2、设置图片格式
右键单击图片，选择【设置图片格式】或左键双击。
3、编辑图片
【视图】－【工具栏】－【图片】打开图片工具栏，可以对图片的亮度、对比度、透明度等进行编辑。
二、艺术字编辑
1、插入艺术字
【插入】－【艺术字】，打开“艺术字”库，选择式样，输入文字，选择字体、字号。
2、编辑艺术字
右键单击艺术字，选择【设置艺术字格式】
三、文字效果
选取文字【格式】－【字体】－【文字效果】
四、绘图
绘制折线、作垂线
折线：画一条直线，然后在直线上点右键选择“编辑顶点”，拖动直线中的任意位置即可。
垂线：先任画一直线a，将其复制为直线b，点击绘图工具的“绘图”/“旋转或翻转”/左（右）转“，将直线b旋转90度，再将它和直线a组合，直线a、b即成互相垂直的关系。
五、调整文字方向
【格式】－【文字方向】
六、邮件合并
【工具】－【邮件合并】 邮件合并的三个基本过程
（一） 建立主文档
“主文档”就是前面提到的固定不变的主体内容，比如信封中的落款、信函中的对每个收信人都不变的内容等。使用邮件合并之前先建立主文档，是一个很好的习惯。一方面可以考查预计中的工作是否适合使用邮件合并，另一方面是主文档的建立，为数据源的建立或选择提供了标准和思路。
（二） 准备好数据源
数据源就是前面提到的含有标题行的数据记录表，其中包含着相关的字段和记录内容。数据源表格可以是Word、Excel、Access或Outlook中的联系人记录表。
在实际工作中，数据源通常是现成存在的，比如你要制作大量客户信封，多数情况下，客户信息可能早已被客户经理做成了Excel表格，其中含有制作信封需要的“姓名”、“地址”、“邮编”等字段。在这种情况下，你直接拿过来使用就可以了，而不必重新制作。也就是说，在准备自己建立之前要先考查一下，是否有现成的可用。
如果没有现成的则要根据主文档对数据源的要求建立，根据你的习惯使用Word、Excel、Access都可以，实际工作时，常常使用Excel制作。
（三） 把数据源合并到主文档中
前面两件事情都做好之后，就可以将数据源中的相应字段合并到主文档的固定内容之中了，表格中的记录行数，决定着主文件生成的份数。整个合并操作过程将利用“邮件合并向导”进行，使用非常轻松容易。
第五节 报纸、出版物的编辑与排版
一、表格的编辑
1、绘制表格
（1）插入表格
（2）绘制表格
2、合并、拆分单元格
（1）合并单元格
选中要合并的两个或两个以上的单元格，【表格】－【合并单元格】。
（2）拆分单元格
选中合并后的单元格，【表格】－【拆分单元格】。
3、WORD表格中的公式
单元格的表示方法：如第1、2、3……分别用A、B、C、……表示；第1、2、3、……行分别用1、2、3、……表示。第四列的第三行表示为D3。
如下表的计算（表格/公式或使用快捷键CTRL+SHIFT+F9,输入完成后，单击右键选择“更新域”）
姓名
基本
工资
补贴
应发
交保险
实发工资
张三
1000
100
1100
50
1050
李斯
2000
200
=sum(b3:c3)
100
=d3-e3
1000
1000
2000
4、插入WORD表头斜线
当绘制表格时，可用“表格/绘制斜线表头”命令，WORD中的斜线表头功能是由绘制的直线和文本框组合而成的。首先选中所插入的表头，执行“绘图/取消组合”命令，或者单击鼠标右键，选择“组合”，单击“取消组合”命令，再单击表格的其他处，就可以调整表头中的各个对象了。
5、调整列宽但不影响相邻列的宽度
在调整表格某列宽度的时候，经常遇到影响相邻列宽的情况，其实只要在调整宽度的时候按住SHIFT键就可直接拖动相邻的列而不对其他列调整。
6、删除整个或部分表格
我们经常会遇到整个或部分表格选中，按下“Delete”，删除的只是表格的内容，可表格怎么也无法删除的情况。当需要删除整个或部分表格时，删除方法是：选中整个或部分表格，按下Backspace或shift+Delete键即可。
7、快速将表格一分为二
方法是：将光标定位于分开后为第二个表格的首行上，然后按下Ctrl+Shift+Enter组合键，Word会在表格的中间自动插入一个空行，从而将表格一分为二。
8、Word表格行列互换
在Word中进行表格的行列互换，可以求助于Excel。方法是：将表格复制粘贴到Excel后，选定Excel中的表格，执行“编辑/复制”命令，再单击Excel中的空白区域的单元格，执行“编辑/选择性粘贴”，在对话框中选中“转置”确定。最后再把表格复制回Word即可。
一季度
二季度
三季度
产值
121
152
173
利润
50
30
45
税收
21
14
19
产值
利润
税收
一季度
121
50
21
二季度
152
30
14
三季度
173
45
19
9、删除表格后的空白页
绘制完一整页表格后，就会在表格的后面出现一空白页，如何删除空白页呢？方法是：将光标放在空白页上，选择“格式/段落”命令，把行距设置为固定值，数值调为1即可。
10、“工具计算”按钮的妙用
单击“工具/自定义/命令”选项，在类别下拉框中选择“工具”，在命令下拉框中找到“工具计算”，将它拖到工具栏的任意位置，单击“关闭”。
使用“工具计算”的方法很简单，只要选定要计算的内容，再单击“工具计算” 命令，计算结果便显示在状态栏中，同时该结果被放在剪贴板中，通过粘贴操作可以获得该结果。
11、文字与表格的转换
【表格】－【转换】－【文本转换为表格】或【表格转换为文本】
12、表格的对齐方式
选中表格，右键单击，选择表格属性，设置表格在文档的位置。
13、插入图表
【插入】－【对象】－【microsoft
二、文本框的使用
改变文本框的形状
选择“自选图形”，右键单击，选择“添加文字”这时的自选图形就变成了一个文本框，不仅可以输入文字，还可以和其他文本框进行链接。或者选择绘图工具栏上的自选图形中的基本形状，单击右键选择添加文字
创建文本框的连接
文本框的编辑
1、插入图片、艺术字、表格
2、去掉边框
三、分栏的使用
1.【格式】－【分栏】
2、在弹出的“分栏”对话框中，设置文档的分栏效果。
（1）分栏的种类：有二分栏、三分栏、偏左二分栏、偏右二分栏等。
（2）对选中的部分文字进行分栏排版。
3、分栏后的效果，选择合适的显示比例进行查看。单击“常用”工具栏中的“显示比例”旁的小箭头，在出现的列表中根据需要选择显示比例，而不会改变文字的打印输出效果。
第六节 长篇文档的编辑与排版
一、样式和格式的设置
样式实际上是各种格式的集合。样式分为段落样式和字符样式两种。应用段落样式时，必须把插入点放在段落中或者选定一组段落；应用字符样式时，必须选定文本。Word自带一些默认样式，可以选择所需样式应用与文档中。
1.样式的应用：
（1）选定应用样式的文本，【格式】工具栏—【样式】列表框，单击右侧下拉箭头，选中所需样式单击即可。
（2）将插入点置于要应用样式段落中，【格式】菜单--【样式和格式】命令，屏幕右侧出现任务窗格。选择应用的样式。
2.创建和修改样式
创建样式：格式—样式和格式—在右边的格式窗格中单击“新样式”出现对话框—单击“格式”—选择“字体”进行设置。可以将新样式添加到模板，选中”添加到模板“复选框，在”名称“中输入刚才设置的名称、（段落、制表位、边框、语言、图文框、编号、快捷键等选项创建同上）
复制、删除和更名样式：
1)格式—样式和格式或；2）显示—自定义—格式设置—样式对话框—管理器对话框—关闭文件—打开文件（打开含有所需样式的文档或模板）--在左边列表框选择所需样式—复制、删除、更名。
注意：word不允许删除它内建的样式，只可以删除其他人创建的自定义样式。
二、Word节的使用
在Word中，“节”是文档的一部分，可以在其中单独设置某些页面格式设置选项。如果需要修改属性，例如行编号、列数、页眉和页脚时，可创建一个新的节，并对这个新的节应用新的页面设置选项。除非插入分节符，否则Microsoft Word会将整个文档视为一个节。分节符是为表示节结束而插入的标记。分节符中保存有节的格式设置元素，如页边距、页面的方向、页眉和页脚以及页码的顺序。分节符在文档中显示为包含有“分节符”字样的双虚线。
插入分节符的方法如下：
1.单击文档中需要插入分节符的位置，单击“插入”菜单栏中的“分隔符”命令，出现一个名为“分隔符”的对话框。分隔符类型：（分隔符并不属于分节符的类型。但它与分节符同在于一个对话框中出现。）
分页符：插入分页符后，光标移到下一页。
分栏符：将文档从插入分栏符的位置另起一栏，主要用在分栏排版中。
换行符：插入换行符后，光标移到下一行。
2.在“分节符类型”下，单击描述所需新分节符开始位置的选项。分节符类型有4种：下一页：插入一个“下一页”分节符后，光标移到下一行。
连续：插入一个“连续” 分节符后，新节与前面一节同处于当前页中。
偶数页：插入一个“偶数页” 分节符后，光标移到最近的偶数页。如果当前是偶数页，就会跳过一个奇数页，移到最近的下一个偶数页。
奇数页：插入一个“奇数页” 分节符后，光标移到最近的奇数页。
（一）把文档页横竖分开
许多人对Word文档的页面设置总是应用于整个文档，却不知道将它应用于插入点之后，更不知道将它应用于某一节。孰不知这样自己给自己制造了诸多麻烦，明明在一篇文档之中就可以使某些页的纸张方向为竖向，另外一些页的纸张方向为横向，只是因为不知道分节的方法，却在实现竖向纸与横向纸并存的文档时使用了两个文档。
其实在Word中的页面设置选项，包括页边距、纸张类型、纸张方向、版式、文档网格设置等都可以有3种应用范围：本节、插入点之后、整篇文档。
1、设置节。插入——分隔符——确定
2、文件——页面设置——横向——应用于“本节”——确定
（二）设置独立节、独立页
通过对文档分节，还可以实现文档中节内单独编页码。方法是：先将文档分节，将光标移到单独编页码的节内，单击“插入”菜单下的“页码”对话框中的“格式” 按钮，在“页码格式”对话框中的“页码编排”选项中选择“起始页码”单选钮，而不选择“续前页”。
三、页眉和页脚
1、【视图】－【页眉和页脚】
2、为部分文档创建不同的页眉或页脚
创建页眉或页脚时，Word自动在整篇文档中使用同样的页眉或页脚。要为部分文档创建不同于其他部分的页眉或页脚，需要对文档进行分节，然后断开当前节和前一节中页眉或页脚间的连接。
⑴ 如果尚未对文档进行分节，需要在要使用不同的页眉或页脚的新节起始处插入一个分节符；
⑵ 单击要为其创建不同页眉或页脚的节；
⑶ 单击“视图”菜单中的“页眉和页脚”命令。出现“页眉和页脚”工具窗口；
⑷ 单击“页眉和页脚”工具栏上的“同前”按钮。
⑸ 修改已有的页眉或页脚，或为该节创建新的页眉或页脚。Word会自动对后续各节中的页眉或页脚进行同样的修改。
⑹ 要为下一节创建不同的页眉或页脚，重复步骤1到步骤5。
3、“域”的使用
很多用户在编辑文档时，需要在文档末尾加入落款，如姓名、通讯地址等资料，我们可以使用Word提供的域功能来完成这一自动化操作。方法是：单击“工具/选项”，在对话框中选择“用户信息”选项卡，输入相应的个人信息后，按下“确定”按钮保存输入结果。这样，在需要插入落款时，可以执行“插入”菜单上的“域”命令，然后在弹出的对话框中的“类别”选项中选择“用户信息”以及相应的选项User Address(用户地址)、Userlnitials（用户姓名缩写）以及User Name(用户姓名),并点击“确定”按钮即可完成自动加入落款。
4、添加/去除页眉中的横线
在页眉插入信息的时候经常会在下面出现一条横线，如果不想在页眉留下任何信息也无法自动去除此横线。这时可以采用下面的方法去掉：1.确认插入点位于页眉；2.选取“格式”选项，选取“边框和底纹”，边框设置选择“无”，“应用于”选择“段落”，确定即可。
第二种方法：在页眉状态下，在【样式】栏里【页眉】换成【正文】选项。
5.在WORD中实现字典式页眉
字典每一页的页眉上除了注明页码外，还注明了该页的第一项和最后一项，在Word中使用域可以实现上述效果。
要将Word中的引用项目都设置成相同样式。
在文档的页眉处的适当位置，分别插入两个“Styleref”域，每个域都要指定所设置项目的样式，并且第二个域要带”\1”开关。当打印文档时，就会显示该页的第一项和最后一项。
思考：1.如何为首页设置不同的页眉页脚？
2.如何为奇数页和偶数页设置不同的页眉页脚？
（视图—页眉页脚---页眉页脚工具栏上的页面设置—版式）
3.怎样在word文档中从第3页开始编页码，而原来的第1、2页没有页码？
(光标放在第2页最后-----插入—--分隔符----下一页-----确定----光标移至第3页----插入----页码----格式----页码格式----起始页码设为1-----确定-----双击第3页页码----选中链接至前一个----将1、2页页码删除。)
4.如何快速插入当前日期？【alt+shift+D】 【alt+shift+T】
5.如何快速改变文本字号？word的【字号】下拉列表中，中文字号为八号到初号，英文字号为5磅到72磅，当打印海报或宣传墙报常用到更大字体。方法：选中要放大的汉字—单击【字号】---在选框中直接输入数值---回车
四、脚注和尾注
（一） 脚注和尾注
1.插入脚注和尾注
【插入】－【引用】--【脚注和尾注】[①]
随时看到脚注或尾注的内容方法：工具—选项—视图—屏幕提示
2.删除脚注和尾注
1）选中删除对象—delete
2)删除所有的脚注和尾注：编辑—替换—查找和替换对话框—高级—特殊字符—脚注标记或尾注标记---确定【替换为】框是空白的---全部替换。（这种方法不能删除自定义的脚注引用标记）
（二）交叉引用
交叉引用是对文档中其他位置的内容的引用。
【插入】－【交叉引用】
如：要了解“页眉和页脚”的使用方法，请参阅【二、Word节的使用
在Word中，“节”是文档的一部分，可以在其中单独设置某些页面格式设置选项。如果需要修改属性，例如行编号、列数、页眉和页脚时，可创建一个新的节，并对这个新的节应用新的页面设置选项。除非插入分节符，否则Microsoft Word会将整个文档视为一个节。分节符是为表示节结束而插入的标记。分节符中保存有节的格式设置元素，如页边距、页面的方向、页眉和页脚以及页码的顺序。分节符在文档中显示为包含有“分节符”字样的双虚线。
插入分节符的方法如下：
1.单击文档中需要插入分节符的位置，单击“插入”菜单栏中的“分隔符”命令，出现一个名为“分隔符”的对话框。分隔符类型：（分隔符并不属于分节符的类型。但它与分节符同在于一个对话框中出现。）
分页符：插入分页符后，光标移到下一页。
分栏符：将文档从插入分栏符的位置另起一栏，主要用在分栏排版中。
换行符：插入换行符后，光标移到下一行。
2.在“分节符类型”下，单击描述所需新分节符开始位置的选项。分节符类型有4种：下一页：插入一个“下一页”分节符后，光标移到下一行。
连续：插入一个“连续” 分节符后，新节与前面一节同处于当前页中。
偶数页：插入一个“偶数页” 分节符后，光标移到最近的偶数页。如果当前是偶数页，就会跳过一个奇数页，移到最近的下一个偶数页。
奇数页：插入一个“奇数页” 分节符后，光标移到最近的奇数页。
（一）把文档页横竖分开
许多人对Word文档的页面设置总是应用于整个文档，却不知道将它应用于插入点之后，更不知道将它应用于某一节。孰不知这样自己给自己制造了诸多麻烦，明明在一篇文档之中就可以使某些页的纸张方向为竖向，另外一些页的纸张方向为横向，只是因为不知道分节的方法，却在实现竖向纸与横向纸并存的文档时使用了两个文档。
其实在Word中的页面设置选项，包括页边距、纸张类型、纸张方向、版式、文档网格设置等都可以有3种应用范围：本节、插入点之后、整篇文档。
1、设置节。插入——分隔符——确定
2、文件——页面设置——横向——应用于“本节”——确定
（二）设置独立节、独立页
通过对文档分节，还可以实现文档中节内单独编页码。方法是：先将文档分节，将光标移到单独编页码的节内，单击“插入”菜单下的“页码”对话框中的“格式” 按钮，在“页码格式”对话框中的“页码编排”选项中选择“起始页码”单选钮，而不选择“续前页”。
三、页眉和页脚】
（三）插入批注
1.插入批注：插入—批注
五、自动生成目录
（一）自动生成目录
目录是文档中标题的列表。用户可以通过目录来浏览文档中讨论了哪些主题。如果为Web创建了一篇文档，也可将目录置于Web框架中，这样就可以方便的浏览全文了。
如果为文档建立目录，前提条件是必须事先对文档使用word内置的标题样式或使用大纲级别来格式化标题，另外还必须为文档添加页码。（如果想使用自己的标题格式，则可以应用自定义标题样式。若要用其他的选项来自定义目录，可使用域。例如，可以使用域来省略一部分目录的页码。）
在指定了要包含的标题之后，可以选择一种设计好的目录格式并生成最终的目录。方法是：
1．单击要建立目录的地方，通常是文档的最前面；
2．选择“插入”菜单—引用--“索引和目录”命令打开“索引和目录”对话框；
3．在对话框中选择“目录”选项卡；
4．选中“显示页码”和“页码右对齐”复选框；
5．在“格式”框中选择一种目录格式，在“显示级别”框中键入或者选择一种显示级别。显示级别是指在目录中从最高级开始显示的级别数；
6．若要对其它选项进行设置，单击“选项”按钮进行。在选定了各选项后，单击“确定”按钮。
（二）把目录变成普通文字
用户在插入目录后，如果想做具体的修改是很困难的，因为整个目录是一个域，无法像修改普通文字那样进行编辑，解决的方法是：选中整个目录，按下Ctrl+Shift+F9组合键，即可使整个目录变成普通文本，然后就可以尽情修改了。
（三）更新目录
Word所创建的目录是以文档的内容为依据，如果文档的内容发生了变化，如页码或者标题发生了变化，就要更新目录，使它与文档的内容保持一致。最好不要直接修改目录，因为这样容易引起目录与文档的内容不一致。
创建了目录后，如果想改变目录的格式或者显示的标题等，可以再执行一次创建目录的操作，重新选择格式和显示级别等选项。执行完操作后，会弹出一个对话框，询问是否要替换原来的目录，选择【是】替换原来的目录即可。
如果只是想更新目录中的数据，以适应文档的变化，而不是要更改目录的格式等项目，可以对着目录单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击【更新域】菜单项即可。用户也可以选择目录后，按下F9键更新域。
第七节 文档的打印
选择【文件】－【打印】或单击工具栏上的“打印机”按钮。
开始---设置----打印机或控制面板-----打印机
一、分节文件打印的技巧
Word文档经过分节后，如果编制了重复页码，打印时问题就出现了。例如，前两节均有编号为“3”-“10”的页码，当需要仅仅打印第二节的3-10页时就会遇到难题，因为在“打印”对话框中的“页码范围”框中输入“3-10”，打印的只会是第一节的内容。对一个已经分节的Word文件，如果只需打印某节或其中几节的某些页面，应采用“P页码S节号”的格式填入“页码范围”内。例如：S2---表示打印第二节的所有页面。【字母P、S大小通用，分别是Page和Section的第一个字母】P2S2，P5S2---表示打印第二节的第二页和第五页。S2，S4---打印第二节和第四节的所有页面。P4S2-P5S3---从第二节的第四页打印到第三节的第五页。打印同一节内的某几页，代码可以简化，如打印第3节的2-4页，可以键入“P2S3-P4S3”，也可以简化为“P2S3-P4”。
二、使用Word字体隐藏功能制作模板
在Word的使用中，有时候我们需要制作打印用的专用模板，比如在下面的表格中我们可以看到粗体的部分是不需要打印的，只要打印那些正常文字到已经为它们准备好的“联系表”空白样表内，因为这些黑色文字是要经常变化的，所以不能把它们都作为模板内容，只能空下来不填，但是每次输入要打印内容的时候，会因为不知道哪个空白单元格，应该填写哪个相应内容，这样我们会觉得无所侍从，经常要拿来样稿再一个一个的按照要求填写十分麻烦，如何使这些文字只显示，而不让它们打印出来呢？为了制作这个模板我们可以使用隐藏文字的方法隐藏文字的方法：选中要隐藏的文字，如“高级管理人员联络表”，然后，单击“格式→字体”，将隐藏”复选框打上钩，然后单击“确定”按钮。其它的粗体文字只要选中后按照上述方法执行即可，或者使用格式刷来刷一下就可以了！
隐藏文字后，怎样设置能看得见它们呢？方法如下：单击“工具→选项→视图→非打印字符”，选中“隐藏文字”复选框，这样我们就可以看到哪些被隐藏的字符了！
三、节约纸张
在使用Word编辑打印文字资料时，常常需要将编辑出的文字资料打印在纸张的正反面上，其中还要留下装订线的位置。使用针式打印机可以通过移动纸张的位置来实现上面打印的效果，但在使用喷墨打印机时，由于纸张放置的位置时固定的，人工操作不容易使两边对齐，打印出的效果就不好。只要合理的利用Word的排版设置，使用喷墨或激光打印机实现纸张的双面打印也是非常容易的，下面以使用激光打印机实现文字资料的双面打印的具体设置过程。
页面设置
一篇文档排版完毕后，单击“文件”菜单栏，选择“页面设置”命令，进入页面设置窗口。首先设定纸张大小，如这里选择A4纸。在“文档网络”设置页面中，选择每一页打印的行数和每行要打印的字数。在“页边距”设置页面中决定能否进行双面打印，在这里主要对页边距的上、下、内侧、外侧、装订线等值进行设置，在这里我们设置该页面的内侧、外侧值都为20毫米，同时设置装订线的值为10毫米，选择对称页边距，单击“确定”后双面打印的页面设置就完毕了。
1. 一般常用的操作方法是：打开一个文件后，选择“打印”对话框底部的“打印”下拉列表框中的“打印奇数页”或“打印偶数页”，来实现双面打印。
2.另一种更灵活的双面打印方法是：打开“打印”对话框，选中“人工双面打印”，确定后就会出现一个“请将出纸器中已打印好的一面的纸取出并将其放回到送纸器中，然后‘确定’按键，继续打印”的对话框并开始打印奇数页，打完后将原先已打印好的纸反过来重新放到打印机上，然后按下该对话框的“确定”按键，Word就会自动再打印偶数页，这样只用一次打印命令就可以了。
四、怎样在一张纸上打印两个页码
我们打印公文、试卷资料时常常希望做成对折的两个页面，最后把它们装订起来，可采用下列方法来解决：
文字内容录入完毕后，单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，弹出“页面设置”的对话框。
在“页边距”选项卡选中“拼页”，最后按“确定”按钮。
用“插入”菜单中的“插入页码”命令插入页码。
五、更改纸张大小无需重新排版
Word默认的纸张大小是A4纸，但当你用A4纸排好了一篇文档，却因为手边一时没有A4纸而想用其他纸型，则可能出现排版问题。
在Word中有一项功能可以不重新排版而更改纸张大小，通过“文件/打印”对话框在按纸型缩放下拉框中选择、所需纸型即可。
六、将多页缩放成一页并进行正反打印
如果你有一篇很长的文档，在电脑上看，太不方便，打印出来又太浪费纸张，这时，可以采用缩放功能将几页的文章打印在一张纸上。打开文档，选择菜单“文件/打印”在右下角的缩放处选择你希望的每页版数（如2版），为获得双面打印的效果，页码则需要进行人工控制。第一次，在页码范围中输入1-2，5-6，9-10等，打印完成后，将纸张重新装入打印机，再次进行缩放打印这次页码范围中输入3-4，7-8，11-12等。
七、报纸的打印
将文字打在Word中，编辑完以后，取个临时性的名字（比如说china.doc）存好。然后打开Excel空工作簿，估计用户需打印的实际大小，比如5×5，即25张A4纸，在行号上拖动鼠标选中5行，单击“格式”，选择“行”，单击“行高”命令，输入行高的最大值409；在列号上选中5列，同理设置“列宽”值为50，使行与列相匹配，这组数字是针对A4纸的长宽比设置的。
缩小显示比例以便在屏幕中全部显示出来，拖动鼠标选中所需部分，单击“文件”菜单栏，选择“打印区域”，单击“设置打印区域”命令，单击“视图”菜单栏，单击“分页预览”，便可看到带页码的分割视图了。
单击“插入”菜单栏，选择“对象”，单击“由文件创建”命令，然后单击“浏览”找到刚才存好的Word文档，单击“确定”，Word文档便出现在Excel工作簿中了。将文档拖至打印范围内，选中文档，单击鼠标右键，单击“图片对象”选择“document转换”，将“输出类型”定为“Microsoft Word图片”，然后将“图片”拖至适当的大小（如不进行转换，Word文档改变大小后格式也将跟着改变）。选中“图片”，单击鼠标右键，选择“设置图片格式”，单击“颜色与线条”命令，将填充颜色设为无填充色，将线条颜色设为无线条色
双击“图片”还可以对“图片”内容进行编辑修改，因为它还是Word格式。再单击“打印预览”，选择“设置”，点“工作表”，勾上“网格线”和“行号列标”，便可以看到每一页的实际情形了，而且每一页都有行列的标号，张贴的时候就不会贴错了。
如果预览的效果不十分理想，没关系，只要在“打印预览”的“设置”中对“页面”的“缩放比例”稍作调整就可以了，同时将页边距及页眉页脚都设为0，因为行列的标号处已足够用户粘贴了，不过用户须将纸张大小设得比较精确才行。用户还可以利用Word的强大功能加上插图、花边和艺术字，如果用彩色打印机打印，那效果当然就别提了，当然用户也可以如法炮制来打印横幅和标语。
Word小技巧
1.文章统计信息：想知道文章总共保存了几次？使用了多久？有多少字？多少行？多少段？在文件——属性中，点击“统计”选项卡，即可看到上面说的信息了。
2. 删除空行：对于文章中的空行，手工删除是一件很麻烦的事情，其实想一下空行的特点，也就是多个“段落标记”连在一起，那么我们用Word的替换功能就可实现删除文章中的空行。打开“编辑”菜单中的“替换”对话框，把光标定位在“查找内容”输入框中，按下“高级”按钮，选择“特殊字符”中的“段落标记”两次，在输入框中会显示为“＾p＾p”，在“替换为”输入框中用上面的方法插入一个“段落标记”，即“＾p”，然后按下“全部替换”按键，可删除单行的空行，对于多行空行，可进行重复替换，直到删除全部的空行为止。
3. 抢救Word文件有妙招
你是否遇到过这样的事情：用Word工作了很长时间，写了许多文字，但是文件还没有来得及存盘，却突然遇到停电或死机，操作方法：
①首先按菜单“工具”，再按“选项”；
②接着找出Word自动记录文件的位置：按一下“文件位置”标签，点选“自动恢复文件”，再按一下“更改”按钮。
③利用快捷键的技巧，将文件位置给复制起来：拖曳选取“文件夹名称”，按下组合键Ctrl+C(复制)，再点击一下“取消”按钮回到Word下。
注意：如果你的Word不太稳定，常让你做无用功，干脆把这个文件夹另外指定一个名称，往后找起来会更方便。
④打开资源管理器，寻找这个文件夹的位置，按一下组合键Ctrl+V(粘贴)。
⑤Word会自动把来不及存盘的文件“寄放”在这里，如果此处有一个以上的文件，你可以从日期上判定哪一个才你是想要的文件。从“修改日期”这里可以看出文件的存盘日期。在文件上连按两下鼠标左键，就能直接打开了。
4.快速找到上次修改的位置
一篇十几页或者上百页的文章进行编辑或较对时总要经过很多次修改，可是每次打开Word文档，想要从上次修改结束的位置接着修改时，总要找很久。使用快捷的方式，那就是“Shift+F5”快捷键，即在刚打开上次修改过的文档时，按下“Shift键”的同时，按下“F5”键，输入光标会迅速跳到上次结束修改工作的位置，你很快就可以开始继续你的修改工作。
专家点评：
Microsoft Word 可以记录键入或编辑文字的最后三个位置。在保存了文档之后，仍可用此功能回到以前进行编辑的位置。
5.如何使用word提供的主题
利用主题，可以得到现成的文档形式。方法：打开文档---格式---主题----选择一种主题----确定
6.插入图示
Word 中可以插入组织结构图、循环图、射线图和目标图等，为文档添加了使用图示对文字说明的功能。比如组织结构图一般用于说明层次关系，多数情况下用于说明人事结构和公司结构。
方法：光标定位在插入点---插入---图示---选择图示类型---确定----添加文字----插入形状---选择一种样式，插入一个新位置，输入内容----单击【自动套用格式】按钮 ----出现对话框，选一种样式【斜面】---确定
提示：选择【组织结构图】工具栏上的【版式】和【选择】下拉菜单还可选择和更改图形版式。
练习：循环图的使用。
7.对于长篇文档，可以隐藏图片以加快屏幕滚动
8.让图片如影随形
修改带图片的文档时，其中的图片会上下漂移，重新调整很麻烦，可以让图片随文字一起移动，方法：右击图片---设置图片格式—版式---高级------选项区域的【对象随文字移动】---确定
9.自动调整表格列宽已适应文字宽度
将鼠标指针放在表格列的分隔线上双击，可以使左边一列的列宽自动适应单元格内文字的总宽度。
[①] 单击【插入】－【脚注和尾注】选择编号格式、编号方式、确定起始编号等，同时还可以对脚注和尾注进行转换。