设备租赁费发票税率:秘书职业化

卡卡注：我之所以选这篇是有目的的，o(∩_∩)o...哈哈，很多人都对秘书这一职业有误解，认为她们是“打杂”的，要不就是女生只要长的漂亮就能做秘书！！其实，才不是！！好好读读，这本书吧，你会体会到什么是“细节决定成败”！那些有误解的人，就更需要读了。理由？？！！既然你对秘书职业那么不以为是，看看，下面的事件里，哪些，你犯过类似的错误，如果你连秘书都做不好，那么我是不是可以很不客气的说你是“废物”呢？？！！！(*^__^*)嘻嘻……花点时间看一下，会让你更好的做好你现在的工作哦！！

第1节：前言领导们开始喜欢“成熟”(1)

前言领导们开始喜欢“成熟”

自从我的《外企女秘书职场日记》出版以来，有许多读者用各种方式与我交流。前些天，一个在某世界500强企业做总裁助理的读者同我讲了这么一件事：

“那天上午十一点左右，总裁对我说，下午两点他有几个当年一起下乡的朋友要来，让我去通知行政部门的人准备好龙井茶。由于我当时正在给总裁起草文件，便让坐在我旁边新来的小娜去通知行政部门的人准备。小娜打了电话，一开始对方没人接，于是她起身亲自去行政部通知，不久，她就回来了。下午四点客人走后，总裁把我叫进他的办公室臭骂了我一顿，问我为什么不给客人准备龙井茶，只让客人喝普通的纸袋茶。我被训完之后出来问小娜是怎么回事，她说她去行政部时那里没有一个人，她便在负责接待的人的座位上留了一张纸条，我问她：‘既然负责接待的人不在，那你为什么不能自己给客人准备好龙井茶？’她当时脱口而出：‘我是秘书，不是泡茶的！’当时有好几个人在场，她这话不久就传到总裁耳朵里去了。几天后她就被炒鱿鱼了。当时，我心里也很不好受，小娜毕业于北京一所著名的大学，学的是英语专业，大学毕业后又到英国进修过两年，前不久回国，跳槽到我们公司。她说英语比一般的英国人还地道。”这么好的条件被炒鱿鱼了，确实令人扼腕。作为一个秘书，如果你能说一口流利的英语，那么你就具备了一种天然的职业优势。然而，英语优秀并不等于中文也优秀，更不能说明你就是一个优秀的秘书。对于小娜的那位总裁来说，不管是谁泡的茶，只要把客人招待好就行。当负责泡茶的人不在时，作为秘书的你就应该主动去办好这件事。秘书对自己职责范围内的工作视而不见，就是失职，是一种不成熟的表现。

第2节：前言领导们开始喜欢“成熟”(2)

从小娜被炒鱿鱼这件事，我深深地感到领导们选择秘书的标准正在悄悄地改变。也许正是因为会说英语的人越来越多，他们开始更看重英语以外的素质和能力了。与英语水平相比，现在的老总们已经更看重“成熟”了。什么是成熟？对一个秘书来说，“成熟”就是责任感强，工作踏实，具备丰富的经验和社会常识，情绪稳定，等等。总而言之，“成熟”就是“职业化”。从事秘书工作必须具备与之相当的专业能力，但是如果你被领导看做是一个“不成熟”的人，哪怕你专业能力再强，也算不上是个称职的秘书。如果你想要成为一个“成熟”的秘书，那就仔细阅读本书吧！谭一平

2008年5月于北京

第3节：秘书职业化——从取得领导信赖开始(1)

第一部分秘书职业化——从取得领导信赖开始

秘书是一种专门为特殊人群——领导人——服务的职业，取得他们的信赖是做好秘书工作的前提，所以，秘书职业职业化必须从取得领导的信赖开始，否则，你能力再强，长相再漂亮也做不好秘书工作。

打杂：脚踏实地，胸怀全局小琳是北京万通机械股份有限公司总裁办的秘书。由于机械加工行业的利润率越来越低，所以，公司决定开发系列纳米产品，以形成新的利润增长点。这天，公司召开临时董事会，讨论投资纳米产品项目的问题。由于大多数董事过去都是从事机械加工的，对“纳米”没什么了解，所以，尽管技术总监用原子、电子负荷等理论解释了好久，大家仍然感到有些云里雾里。眼看着会议陷入僵局，总裁有些坐不住了，这时，坐在他身后负责会议记录的小琳悄声问他是否可以让自己解释一下什么是纳米。总裁马上点头，于是，小琳用非常通俗的语言解释了什么叫做纳米、纳米产品的功效……会议收到了预期的目的。会议结束时，总裁宣布让小琳负责公司整个纳米项目的协调工作。小琳的表现让总裁和公司的其他董事对她刮目相看，但对小琳来说，这实际上是水到渠成的事。小琳是英语专业的硕士毕业生，半年前来到总裁办工作，平时也只是打杂，如接电话、取文件、写通知等。但是她并不认为自己是大材小用，感到委屈，她认为如果自己连“杂”都打不好，领导是不会把更重要的工作交给自己的。过去她对“纳米”也没多少了解，上个月的一天，总裁让她到四楼的研发部取份材料，说自己刚给技术总监打过电话。技术总监给她的是一份公司开发纳米产品的可行性报告。她习惯性地仔细阅读了自己经手的材料，看完可行性报告之后，她预感到公司有可能要进行这方面的投资，于是，她开始注意收集有关“纳米”的材料。她不仅注意收集信息，而且还充分利用自己工作上的便利条件，在与研发部打交道时，注意跟有关人员“套磁”，如经常开开玩笑说说笑话，向他们请教有关纳米方面的一些问题。见总裁办秘书向自己讨教，工程师们自然诲人不倦。久而久之，小琳不仅积累了丰富的纳米知识，而且还与从事纳米产品前期研发的工程师们建立了良好的关系。这样，当总裁让她负责协调整个项目时，她早已胸有成竹了。

小琳之所以能脱颖而出，是因为她能脚踏实地地工作，不论是端茶倒水，还是取文件送材料，她都扎扎实实地做好。现在有些秘书总认为自己是在打杂，工作没有技术含量，所以，一边抱怨领导不重视自己，一边又对自己的工作敷衍了事。这样，即使领导把一些重要的工作交给他们，他们也往往做不好，最后让领导失望。事实上，领导不会重用那些对工作敷衍塞责的人。

脚踏实地秘书应尽职尽责地做好自己的本职工作。秘书只有脚踏实地地工作，才能积累经验，增长才干。如果一个秘书不踏踏实实做好本职工作，一心只想如何给领导当“参谋”，或者只想如何把秘书当做跳板，在公司里给自己找个肥缺，这样的秘书只会让领导厌恶。当然，如果秘书只知道埋头苦干，缺乏大局意识，在领导看来就是缺少灵气的表现，难以重用，只适合打杂。

胸怀全局秘书在脚踏实地地工作的同时，不能安于现状，还要学会利用自己的职位优势，突破本职工作的束缚，逐步开阔自己的视野，从整个公司运营的角度来观察问题，像上司一样思考问题。例如，仔细阅读和思考自己经手转发的各种文件和资料，留意上司的电话和上司与各方面的谈话，经常关注网上和报纸杂志上有关本行业的新闻和动向，遇到不清楚的问题就向同事请教等。只有这样的秘书才能想上司所想，急上司所急，把一些工作做在前头，上司才会真正把他当成自己的助手。默契：心有灵犀一点通小敏是北京龙辉公司常务副总刘军的秘书。前天她去刘总的办公室送邮件时，刘总正在打电话，见她进去之后，他马上捂住话筒对她说：“你赶紧把黄经理找来！”说完继续打他的电话。于是，小敏马上打电话给黄经理，说刘总有急事找他。当黄经理急急忙忙来到刘总的办公室时，刘总冷冰冰地问他：“你有什么事吗？”原来刘总是南方人，说话王黄不分，他要找的是王经理，却被小敏听成了“黄经理”。结果小敏不仅挨了刘总的训斥，而且还把黄经理给得罪了。

第4节：秘书职业化——从取得领导信赖开始(2)

昨天上午，小敏去刘总办公室送材料，刘总正在看资料。她进去之后，他头也没抬就对她说：“把那份资料给我拿来！”

“哪份资料？”小敏一头雾水，有些莫名其妙。

“哪份资料？”刘总有些诧异，抬起头来盯着她，似乎觉得她问得多余，她没有理由不知道自己要哪份资料。他愣了一下之后便说：“就是关于××公司的资料。”

小敏给刘总当秘书将近半年了，但是直到现在只要一进刘总的办公室，她心里就有些紧张。她不知道自己要怎么样做才能与刘总“合拍”，因此她想调换工作，甚至跳槽。小敏在工作上之所以难与刘总“合拍”，是因为她对刘总缺乏起码的了解。如果秘书对上司缺乏起码的了解，在工作中就很难领会上司的意图；不能领会上司的意图，自然就抓不住自己工作的重点，所以，一些秘书经常费力不讨好，甚至给上司帮倒忙。很多秘书总觉得自己工作被动，就是因为他们不了解自己的上司，在工作中没有提前量；工作一被动，就缺乏乐趣，感觉是在“打杂”。

秘书必须像推销员了解自己的客户那样了解自己的上司。秘书必须充分了解自己的上司，这可以说是从事秘书职业的起码要求。秘书应了解上司的工作内容、权限以及上司的工作习惯，并对上司的性格、价值观、交往的范围和一些家庭私事也有基本的了解。如果秘书十分了解自己的上司，知道上司在想什么和准备做什么，那他的工作就会很主动，工作就会有提前量。工作主动，上司自然就会很高兴，并给予积极评价，因而秘书就能享受自己工作的乐趣，“打杂”就不再是件苦差事了。

第5节：秘书职业化——从取得领导信赖开始(3)

但是秘书与上司双方在地位、年龄、经验和阅历等方面存在着巨大的差异，而且每一个上司也都是有七情六欲的人，他们都有自己的个性和爱好，在工作中有自己的工作习惯和思维方式，所以，秘书要了解上司并不是一件很容易的事。在工作中，如果上司作指示时一是一、二是二，条理清晰，批示明确，秘书理解和执行起来就比较容易，很多上司因为工作繁忙，除了重大问题，很少对秘书作明确而又完整的指示，日常工作中的指示大都是口头和即兴的，因而他们的指示大多是含糊和零碎的，这又增加了秘书理解的难度。当然，有些时候，连上司自己都不知道自己在想些什么，他当然就不可能告诉你他到底在想什么，事实上在一般情况下，上司也不会向秘书作“思想汇报”。

留心观察，循序渐进秘书要了解上司和上司的工作，只能循序渐进，慢慢地细心地去观察和了解上司，例如，他每天见了哪些人，打了哪些电话，批了哪些文件；他在约见客人时，先后顺序的安排，谈话时间的长短，说话的口气，关注的问题等。通过这种日常观察，秘书就可以逐步了解上司，知道他内心真正在想些什么，例如，他目前最关心哪些问题，哪些问题最让他头痛，他有哪些项目想急于实现，他正在筹划什么项目或行动。如果秘书能真正了解上司在想些什么，那么他也就基本把握了自己的工作重点，在上司想要材料的时候，你已经准备好了；在他想要见什么人的时候，你已经把对方的电话号码找出来了；在他想要杯咖啡的时候，你也已经把咖啡冲好了……这样，即使上司的指示是含糊的甚至只是一个手势或一个眼神，你也能猜得八九不离十。如果秘书与上司能在工作中配合默契，就能让自己与上司的工作相得益彰。理解：工作以上司为中心小诗是北京旭日化工设备公司总经办的秘书，她的上司是公司负责研发的副总张扬。张总不仅是个工作狂，而且非常霸道。他向小诗交代工作时，总是用一种似乎不耐烦的口吻说话：“打一下这个！”或“复印三份！”从来不会说“请帮我打一下这个。”或“劳驾帮我把这个复印三份”。小诗非常不习惯张总这种封建家长式的工作作风，每次接受工作之后，总会想起老电影里那些大军阀或土匪的形象，因此，她总要在心里骂一句：“我是秘书，又不是你的丫鬟！”她多次提出要求更换上司，但每次都挨办公室主任的严厉批评。昨天下午，张总路过她的办公桌时，将一份文件往她桌上一扔：“复印一份！”她怀着一肚子怨气复印完之后，也把复印件往张总的办公桌上一扔。没料到文件撞翻了桌子上的水杯，闹得满桌子到处淌水……后来，她就被炒鱿鱼了。

第6节：秘书职业化——从取得领导信赖开始(4)

小诗的遭遇确实让人同情，谁让她摊上这么一位军阀型的上司呢？但是作为一个职业秘书，这个结果也可以说是她咎由自取！没有上司就没有秘书这种职业，可以说秘书是为上司而存在的，这一点就决定了秘书的从属地位，因此，现实中只有上司选择秘书的权力，却没有秘书挑选上司的机会。秘书必须以上司为中心，尽可能地适应他们的工作习惯和作风。

企业的领导人都有自己的价值观和工作习惯，这是他们的自由和权力。例如，小诗的上司张总虽然有些“霸道”，但并不是特别“古怪”，他作为企业的领导人，要求自己的秘书帮自己处理一些琐碎的工作是很正常的，只不过是为了提高工作效率或独特的待人接物习惯，有时指示简略一点儿罢了。当然，秘书在执行上司指示的时候，也有权要求上司的指示完整、柔和一点儿，但是如果出于效率或习惯等方面的原因，上司的指示就是简短的甚至是粗鲁的，那秘书也只能适应。

领导人不仅有独特的工作习惯，而且他们身上还有这样或那样的毛病和缺点。只要这些毛病或缺点不影响自己的工作，秘书就应当给予宽容。例如，一些领导就偏爱那些不学无术又专爱溜须拍马的下属，秘书可以看不惯这些，但不能把自己的厌恶表现出来，更不能企图通过自己的“忠告”去改变上司。

如果小诗能理解并适应张总的工作习惯，那么她不仅不会去跟张总“对着干”，作为助手，她在工作上反而有更大的发挥空间，利用自己的优势去弥补张总工作和接人待物方面的不足。

调整心态，适应上司作为职业秘书，如果你还不适应上司的工作习惯或工作方法，那么你要尽快调整自己的心态，而不是埋怨上司或者急急忙忙地去变更上司。天下上司一般“黑”，变更上司也没用，更何况秘书也无权选择上司。要适应上司的工作习惯和作风，秘书就必须改变以“自我”为中心的思维模式。如果你习惯以自我为中心，一遇到问题，你首先就会想到“我”应该如何如何，而不会想到自己现在是个“秘书”，作为“秘书”应该履行什么样的职责。（卡卡说，所有工作时都一样，同理处理）

第7节：秘书职业化——从取得领导信赖开始(5)

理解上司，帮助上司秘书不仅应适应上司的工作习惯，更重要的是能理解上司。例如，像张总这类的领导人，他们动不动就训人，家长式作风严重，但是这种外表盛气凌人的人大多内心脆弱，外强中干。他们大多也都不喜欢自己的家长式作风，只是由于某种原因，造成了他们的自卑，再加上不善于沟通，所以才使他们显得很霸道。他们的粗暴作风只是一种习惯，并不是特别针对自己的秘书，更不是看不起秘书或有意侮辱秘书，所以秘书对他们的“粗暴”就不要计较那么多，更不应该针锋相对。由于这种领导家长式作风严重，他们与同僚的关系一定不会很和谐，因此，秘书如果能与人为善，宽厚待人，得到同事们的信赖，那么大家都愿意在工作上配合他，他就能帮上司改善因家长式作风而搞得一团糟的人际关系，这样，上司会更加信赖他。

向上司学习，放弃批判如果说每个领导人身上有许多这样或那样的毛病和缺点，那么他们身上肯定也会有许多闪光点让你敬佩。例如，如果小诗当初能端正自己的心态，她就会慢慢地发现“霸道”的张总并不是一个很难打交道的人，因为“霸道”的人大多心地善良，为人正直，从不背后整人。如果小诗能从这个角度去看待张总的话，她一定会慢慢地适应张总的工作习惯；如果小诗对张总的霸道多一些耐心和宽容，张总一定也会慢慢改变对小诗的态度。因此，秘书不应该用批判的眼光去看待上司，而应以上司为中心，积极地适应和理解他，并用积极的眼光去寻找上司的优点，这样，你不仅会进步得更快，而且工作中会有更多的乐趣。规范：提高效率，减少误会小李是北京中唐公司总裁办的秘书，他原来专门帮助程总处理日常杂务，由于程总工作调动，小李上个月被安排给张总当专职秘书。按照惯例，每天收到邮件后，小李将写有张总“亲收”等字样的邮件分开，作为私人信件由张总亲自拆封。但没过几天，张总就对小李说，很多信封上写有“亲收”字样的信件大多是广告信函，所以，今后不管信封上写什么，都由小李拆封，先对信件进行“过滤”。有一次，小李将一个冒充张总亲戚的人的电话转给了张总，对方在电话里纠缠了张总好几分钟，这让张总非常不满。他在批评小李时借题发挥：“该你接的电话却转给了我，可不该你拆的信你却自己拆了。”原来张总已经离婚多年的前妻上星期给张总写的信被小李误拆了。小李对接错电话的事挨剋心服口服，但对拆错信被剋的事则觉得自己是无辜的。他想与张总争几句，但最终还是忍住了。小李没有对张总“出尔反尔”的行为据理力争是对的，但是问题并没有解决。对于这种问题没有个既定的“说法”，那今后仍将有可能出现这类“误会”。如果秘书不将这类误会降到最低程度，那么不仅会影响与上司工作的配合，而且会影响上司对自己的信任，从而影响自己的职业发展。那么，如何预防工作误会的出现呢？最好的办法就是将秘书的日常工作尽可能地程序化和规范化。

第8节：秘书职业化——从取得领导信赖开始(6)

所谓“程序化”，就是按一定的步骤进行处理；而“规范化”就是按一定的规定处理。尽可能地将秘书的各种日常工作程序化和标准化，这是由秘书工作的特点决定的。秘书在日常工作中有很多需要当机立断处理的事情，例如，上司正在主持一个会议时，秘书接到上司的一个老朋友打来的电话，对方要求找上司亲自接电话。按有关规定，领导在开会时原则上不得接电话，但是如果秘书机械地拒绝对方，则有可能铸成大错，因为说不定上司想了解某种信息而早就在等对方的电话。遇到这类问题，秘书与上司之间就得有个说法，不然秘书就不好处理，容易造成误会。

作为秘书，不仅需要当机立断的工作多，而且工作内容的变化快，例如，按原订的日程安排，秘书今天下午两点应陪上司去在郊区的车间检查工作，可就在一点半，集团公司×总的秘书来电话，说明天下午×总有急事要出门，希望将原订于明天下午听取汇报的时间改到今天下午三点半。如果改到今天下午三点半，那么原订于今天下午去郊区的车间的时间就得改期……面对这种多米诺骨牌效应，秘书又要重新与各方联系协商，及时调整上司的工作日程；调整之后，又要尽快通知有关部门和人员……因此，秘书的日常工作显得非常“杂”和“乱”。“杂”和“乱”不仅容易影响秘书工作的效率，而且容易造成与上司之间的误会，例如，秘书把上司要接的电话给挂掉了，却把上司不想见的客人给安排了。因此，要治理这种“杂乱”现象，秘书就要尽可能地将各项日常工作程序化，并形成一定的规范。

第9节：秘书职业化——从取得领导信赖开始(7)

多与上司沟通，达成共识，“约法三章”秘书在将各项日常工作程序化和规范化的过程中，应找机会与上司沟通，就双方的“权责”进行划分，例如，什么样的电话秘书可以自行处理，什么样的客人按什么方式接待……只要不违反原则，一般就要尊重上司的工作习惯和意愿。但是双方的“权责”一旦确定下来，就应明确秘书对自己分内的工作有“权”自行处理，上司不能“出尔反尔”。有了一定的规定后，秘书就不需要事事都请示，这样既提高了工作效率，又大大降低上司的误会。不过，秘书要对上司实行“约法三章”得有个前提条件，那就是上司对你的人品和能力非常信任。冷静：给领导创造再次决策的机会小温是北京远方工贸公司的总经理秘书。今天上午十点左右她正在整理档案，老总来电话让她去他的办公室。一进门，老总就说：“小温，我刚才起草了一封给深圳隆源公司钱总的信，你马上把它打印出来，用传真发给他！”

小温接过草稿，信的内容大致是这样的：钱总，你我两家公司打了这么多年的交道了，你怎能做出这种背信弃义的事来呢，我决定断绝我们两家公司的一切往来！

对于本公司与隆源公司之间的关系，小温也知道个大概，因为钱总每次来北京，都是她负责接待的。她觉得钱总的一些做法虽有不妥之处，但老总也没有必要这样大动干戈。于是，她对老总说：“老板，您这么做是不是意气用事？”

见小温说自己是意气用事，老总更是气不打一处来：“你怎么知道我是意气用事？我就是意气用事又怎么了？”

第10节：秘书职业化——从取得领导信赖开始(8)

狗咬吕洞宾，不识好人心！小温在心里嘟囔着，回到办公室马上把老板的信打印出来，用传真发了出去。快下班的时候，老总问小温传真发了没有。当他得知传真上午就发出去了之后，眼里露出了明显的悔意。小温也看出来了，老板对自己也非常不满。老总之所以对小温不满，是因为他觉得小温作为自己的助手，在自己不冷静的时候也跟着不冷静，从而让自己失去了纠正因冲动而作出错误决策的机会。企业的领导人每天都面临着激烈的竞争压力，他们不仅在生意场上会遇到挫折和失败，而且在公司内部也面临许多不顺心的事，因此，他们在工作中失去冷静，感情用事也是正常现象。

秘书发现上司有些意气用事之后，提醒老总，这表现出了一个职业秘书应有的素质，但是秘书不应用“老板，您这么做是不是意气用事？”这种口气跟上司说话，这等于变相顶撞上司，是非常错误的。为了企业的整体利益，勇于谏言，这是忠诚的表现。对于一个秘书来说，没有这种“忠诚”，就不可能成为一个好秘书，但仅有“忠诚”，也不是一个好秘书，因为秘书既不是公司政策的制定者，也不是公司的最后决策人。更为严重的是，上司因不冷静对秘书说了不冷静的话之后，秘书也跟着意气用事。

小温的老总也是普通人，他也有自己的喜怒哀乐，也有控制不住自己情绪的时候。当他火气消下去之后，他一定会反思让小温给钱总发传真的事。通过反思，也许他会觉得自己做对了，也许他会觉得自己过于情绪化。因此，如果小温回到办公室后不急于发传真，而是在快要下班的时候，问问已经心平气静的老总，要不要把传真发给隆源公司的钱总，那就有可能会出现一个皆大欢喜的结果。

第11节：秘书职业化——从取得领导信赖开始(9)

给上司创造第二次决策的机会作为助手，秘书在发现上司缺乏冷静之后，要更冷静些。首先，你要仔细分析上司失去冷静的原因。这就要求秘书要经常了解上司的工作内容和真实的想法。例如，小温的老总，他作为公司的最高领导人，他肯定有自己看问题的角度和思维方式，经常在权衡各方面的关系和利益。他之所以对隆源公司的钱总怒不可遏，可能是因为他早就与隆源公司积累了许多恩怨，只不过是小温作为秘书不知道罢了。其次，秘书在工作中发现什么问题或有什么新的设想时，应当及时向上司提出来，但是当你提出自己的设想或忠告时，应全面了解各方面的情况。在不明白上司的真正想法之前，秘书仅仅是上司的助手。当你确信上司决策出现了失误之后，那你作为助手就应想方设法给上司创造再次决策的机会。周到：让领导的决策更简捷小柔是北京中福集团的总裁秘书。按昨天下午下班之前订好的日程安排，老总今上午九点半到十点一刻与宏图公司的刘总会谈，确定联合开发新产品的一些原则问题；从十点半到十一点半跟通恒公司的李总见面，解决产品代销过程中的一些问题。十点一刻，通恒公司的李总准时来到公司，小柔请李总在会客室稍等，自己以给客人加水的名义来到老总的办公室，向老总暗示李总已到，可老总对小柔的暗示一点儿反应也没有，还是从足球到汽车，前三百年后五百年地与刘总穷侃，似乎完全忘了另有约会。到十点四十，见李总等得有些不耐烦了，小柔只好又一次来到老总办公室，这次她递给了老总一张纸条。纸条上写着：“老总，李总已到。他有些不耐烦了。现在该怎么办？”老总看了小柔的字条后皱了一下眉头，便置之不理，继续与刘总谈笑风生。小柔只好悻悻地退出老总的办公室，她不明白老总为什么会这样不负责任。

第12节：秘书职业化——从取得领导信赖开始(10)

出现这种局面，当然不能排除老总在这里是有些耍小性子的可能，但是小柔这么请示老总，实际上也是让老总为难。老总在谈兴正浓的时候，他很难在你的纸条上做什么指示，更不方便回答你的“怎么办？”之类的问题。没有一个领导是万能的，否则就没有必要为他们配备秘书了。特别是随着市场竞争日益激烈，现代企业领导人决策的风险也越来越大，而且公司的规模越大他们的决策风险也就越大。因此，秘书要尽可能地为上司创造良好的决策环境。领导人所需的决策环境分为“硬”环境和“软”环境。良好的“硬环境”就是指领导的办公室要做到整洁、舒适和安静，领导人在决策过程中不易受外界的影响和干扰，能保持一个平和的心态，所以，秘书要为他们整理办公室、转接电话、招待客人甚至处理一些私人事务；良好的“软环境”就是指领导在决策过程中要有充分、准确和及时的信息，以保证领导人作出科学而又及时的决策，所以，秘书在上司决策之前要为他收集和整理各种必需的信息。由于公司领导人责任重大，日理万机，因此，秘书不仅要为上司的决策创造良好的环境，而且要尽可能地让上司的决策快捷而又简便。秘书在工作中遇到自己不能做主解决的问题，的确是需要请示的，但是不管上司当时是不是很为难，或者有没有能力解决这些问题，一遇到问题就把它们全盘交给上司，那秘书实际上就是把上司变成了自己的秘书。

如果小柔把字条的内容改为“还要让李总等多久？”那么上司看到后只要在上面写上“5分钟”或“30分钟”就行了，决策简单而又快捷。像小柔这样递给老总一张“怎么办？”的字条，老总就要先停止与客人的谈话，考虑好了再写到纸条上。这不仅让上司一心多用，而且也不方便“指示”。从表面上看，这是一个经验不足的问题，实质上反映了小柔责任心方面的问题。

第13节：秘书职业化——从取得领导信赖开始(11)

少让上司做问答题为了让上司的决策方便快捷，秘书在请示时要尽量让上司少做“怎么办”或“如何做”之类的问答题，而是尽量让上司多做选择题。选择题就是当你把问题汇报给上司后，还要准备提供相应的解决方案，上司只需要对你提出的方案作肯定或否定的选择，或只要在你提出的若干个备选方案中选择其中一个即可。秘书多让上司做选择题，不仅降低了上司的决策难度，履行了自己作为助手的职责，而且自己也在设计选择题的过程中，提高了自己的能力和水平。用心：听话听音，融会贯通小蔓是北京中仪公司的总经理秘书。今天下午她去老总办公室给老总送文件的时候，老总说快到年底了，今年公司业绩不错，特别是今年开发的微电子探测仪销路不错，把国外的同类产品压下去了，董事会非常满意。这同公司的广告策划分不开，所以，想请公司广告部的人吃顿饭，表示一下公司领导的意思，让小蔓具体安排。老总与小蔓把吃饭的具体时间、标准和地点商量之后，老总让她通知广告部。

小蔓刚回到自己的办公桌时，办公室主任就打来电话，让她尽快把老总在公司年终总结大会上的讲话稿写出来。小蔓原想去一趟二楼的广告部，当面通知他们，一看自己手头有一大摊子事，她就用电话通知广告部的经理，说老板在什么时间和地点请客。快下班时，小蔓打电话给销售部经理，让他赶快把年终总结交上来以便汇总，没想到销售部经理说工作都是广告部的人做的，你找他们要吧。原来，小蔓给广告部经理打电话时，销售部经理正在旁边与他商量工作，自然也得知了老总请客的事情。不仅销售部的人知道了，而且下班之前整个公司的人都知道了。老总也知道了这事，对小蔓感到非常失望。好事还没做，坏事就出来了。小蔓当然可以责怪销售部经理的心眼太小，但是她自己做事也欠思考。为什么会出现这种局面，最根本的原因是小蔓没领会老总的真正意图。老总请客，犒劳广告部全体员工，并不是单纯为了吃一顿饭，而是要营造一种气氛，让大家高兴高兴，从而达到精神鼓励的目的。小蔓虽然有些忙，但是不至于抽不出时间亲自到广告部去一趟。小蔓用电话通知广告部经理，即使不被销售部经理听到，你公事公办，气氛也出不来，老总要请客的效果就先打了一半的折扣。

第14节：秘书职业化——从取得领导信赖开始(12)

秘书之所以不能了解上司的真正意图，是因为他在接受上司的指示时没有用心，未听出领导的弦外之音。上司站得高看得远，考虑问题全面而长远，但是他们不会轻易地将自己所有的想法告诉秘书，这就要求秘书在与上司沟通时集中精力，吃透上司指示的精神。秘书是上司通往各部门的桥梁，他需要把上司的指令和意见传达给各部门。如果秘书自己都没有完全理解上司的真正意图，他当然就不能及时、准确、完整地将上司的指示传达给职能部门或客户。一些秘书在接受上司的指示时，总以为上司交办的都是些鸡毛蒜皮的小事，所以他们满不在乎，敷衍了事，到头来经常是成事不足，败事有余，只给上司帮倒忙。

如果小蔓在接受老总准备请客的指示后，在心里琢磨出老总请客的真实意图的话，她就一定会抽时间去广告部，当面告诉大家说老总要犒劳他们。听到老总要请客的消息，大家一定会很高兴，于是她与大家一起说说笑笑，甚至开几个无伤大雅的玩笑，气氛就出来了。老总的饭还没吃，小蔓就已经完成了老总请客的任务。

接受指示时集中注意力秘书要正确理解上司指示的意图，就要做到在接受指示时精神高度集中，最好是养成作记录的习惯。对一些重要的指示，或涉及时间和地点的指示，在上司说完之后将重点重复一遍，以确认无误。

用心琢磨上司指示的真实意图在接受指示之后还应多琢磨，例如，小蔓在接受完老总请客的指示之后，就要多想想：为什么老总单请广告部？老总的真正意图是什么，难道仅仅是为了吃一顿饭……秘书在接受上司的指示时不能拘泥于个别词句，应从总体上把握指示的精神，特别是要注意听出他们的弦外之音。知道了上司指示的真正意图之后，就应用心琢磨用什么方式执行能达到最佳效果。上司一般只看结果，很少看过程，这就给秘书发挥自己的聪明才智提供了极大的空间。解围：给领导预备下台阶的梯子小婕是北京天诚科技发展公司总经理办公室的秘书，这天上午她与同事小妤从外面办完事回来，刚进办公室，办公室主任就大骂小妤：“你这个管档案的是怎么管理的？赶紧把××文件给我找出来！”见小妤想分辩，主任的火气更大了，根本不给她说话的余地：“废物！饭桶！养你这种秘书有什么用！”

第15节：秘书职业化——从取得领导信赖开始(13)

从小到大，小妤什么时候挨过这样的辱骂？她眼泪滂沱地冲进了洗手间。小婕在小妤之前负责过档案管理，所以，她一边找文件，一边问主任：“发生了什么事？”原来，就在十多分钟之前，公司老总来电话，让人马上把上周与西安方面签的几份投资意向书送过去。当时办公室只有主任一个人在，他平时不管文件档案这类具体工作，所以找了一阵也没找到，因此老总在电话里大发雷霆：“你这个主任究竟是怎么当的！连文件放在什么地方都不知道，你一天到晚到底在干什么！”

小婕赶紧把那几份文件找了出来递给主任。主任将文件送完回来后，脸色更加难看了，原来他到老总办公室后，老总的气虽然消了不少，但是仍然把主任数落了一通。当小婕把给他沏的茶递给他时，他没好气地说：“这个水怎么那么烫？你这个秘书是怎么当的？”见主任又把气往自己身上撒，小婕感到莫名其妙。她知道这个时候不能惹主任，便躲得远远的。办公室主任为什么生小婕的气，就是因为他觉得自己需要帮助的时候，小婕在袖手旁观，甚至可以说是置之不理。秘书作为助手，应该随时关注自己上司的工作，以便在他需要自己帮助的时候给予帮助。在现代职场上，每个人都有自己的“老板”，都要面临各种人际关系。当你的上司在处理各种人际关系的时候，也会因经验或能力的不足而面临尴尬的局面，或与客户争吵，或被他的上司批评，或被同级嘲笑……面对各种压力，他们也有控制不住局面需要人帮助的时候。但是在自己的秘书面前，他们又要保持一定的尊严，所以他们很少主动开口要求秘书给自己提供帮助。因此，秘书遇到这种情况，应该自觉地找来梯子让上司下台阶，以尽快让上司摆脱难堪的局面。如果上司遇到困境而你熟视无睹，一副与己无关的样子，那么他自然会找借口发泄对你的怨气。

如果小婕找出老总所需要的文件后，不是交给主任，而是自己送到老总那里去，那么即使主任的脾气再大也不至于再朝小婕发火了，那小婕就主动给了主任一个体面地下台阶的机会。

随时关注上司的需要一个优秀的秘书应当随时关注自己上司的需要，当他发现自己的上司因承受巨大的压力而沉不住气或者大发脾气的时候，他会更加沉着和冷静；他自己不仅能平静正常地继续工作，而且还能想办法缓和气氛，让上司尽快恢复正常工作的状态

第16节：职业素质——职业发展的CPU(1)

第二部分职业素质——职业发展的CPU

素质是人与生俱来的性质和才能，但是，素质也可以通过长期自我内在的修炼逐渐提高。如果素质不能通过自我修炼而提高的话，那就完全否定了我们接受教育和追求上进的价值。提升职业素质就是为了增加自我发展的内在动力。

忠诚：秘书的职业生命小宋是北京海鑫科技发展集团总裁办的秘书，这天下午她给总裁送份刚收到的传真，正准备离开时，总裁让她坐下来聊一会儿天。聊着聊着，总裁突然说：“小宋，近来公司似乎有人在议论吴总生活作风上的事，你主要是负责吴总的工作，知不知道一些这方面的情况？”听总裁这么一问，小宋知道总裁是有所指的。上个星期五下午，公司负责市场的吴总匆匆忙忙地把小宋叫到自己的办公室，拿出一个精致的锦缎盒和一张写有地址的纸条对小宋说，由于广州那边的市场出现了意外情况，他现在必须马上去机场飞往广州，所以委托小宋帮他给朋友送个礼物。第二天下午，根据吴总的纸条，小宋找到了礼物的主人——一位看上去不到30岁的漂亮女士，她接过礼物时高兴得几乎跳了起来：“啊！吴哥连我的生日都还记得，真是太好了，谢谢吴哥！”小宋当时就觉得这事有些怪怪的，所以，她估计总裁问的就是这件事。但是小宋觉得这是吴总的个人隐私，因此，她这样回答总裁：“没什么事呀！”

第17节：职业素质——职业发展的CPU(2)

“真的没什么事？”总裁反问了一句。

“真的。”小宋更加坚定地回答。于是，总裁有些失望地说没什么事了，让小宋回去了。没过几天，人力资源部的人通知小宋从下个星期起到销售部上班，当普通业务员。当时小宋感到五雷轰顶，她问为什么，对方悄悄地告诉她：原来总裁打算让小宋给自己当秘书，但她在上次有意设计的忠诚度测试中没有合格，所以让她转岗。这时，小宋才后悔自己没有说实话，轻易地断送了自己的职业生命，于是提出辞职。小宋错就错在她回答总裁的问题时只想到了是否对得起吴总的那份信任，而忘记了自己作为秘书的职业操守。的确，中国历来有“士为知己者死”的传统美德，对于吴总的这份信任，在一般情况下小宋应替他隐瞒。但是当公司的最高领导人专门抽出时间来过问吴总给人送礼物这件事时，那送礼的事就不再是单纯的个人隐私了，肯定与工作有关。至于这件事与工作是一种什么关系，总裁会怎样处理这件事，那不是需要小宋过问的事情。因此，小宋为吴总“两肋插刀”的做法，只能算是一种个人之间的“义气”，并不是现代职场所需的“忠诚”。从另外一方面来说，总裁主动问起这件事来，就说明总裁不是在捕风捉影，而是有备而来。在这种情况下，即使小宋想把事情瞒过去也是做不到的。所以，小宋身上的这种“义气”不仅对吴总没有任何意义，而且把自己也搭了进去。

对于秘书来说，忠诚就是他的职业生命。特别是对于那些快速成长的高科技公司，或者以服务业为主的公司来说，秘书忠诚度更为重要，因为这种新兴的公司在市场中的核心竞争力，可能就是一项专利，是一个技术诀窍，或者是一个创意，有时甚至只是一条商业机密，就像当年的可口可乐公司一样，只有一个配方。如果秘书为了钱，或者为了泄私愤，那他完全有可能利用职务之便，出卖公司的这种无形资产，而且可以做得人不知、鬼不觉，甚至把老板卖了之后老板还会夸他精明。因此，有人把秘书比作“埋在领导身边的定时炸弹”。如果一个秘书对他服务的领导或公司没有忠诚感，就不能算是一个真正的职业秘书，充其量只是一个勤杂工。

第18节：职业素质——职业发展的CPU(3)

在现代企业中，职业经理人与职业秘书之间的关系，就像一个交响乐团中的乐手与指挥的关系一样，乐手不是为指挥而演奏的，而是按指挥的手势与指挥一起共同为观众而演奏的；秘书不是为上司而工作，而是与上司一起共同为企业而工作的，只不过秘书是根据上司的指令而工作罢了。因此，秘书与上司的关系本质上是一种工作关系，不存在任何人身依附关系。既然秘书与上司只是一种工作关系，那秘书就必须首先忠诚于自己所在的企业，优先考虑公司利益，而不是与上司个人之间的关系。

因此，面对总裁的问话，如果小宋一五一十地把事情的经过对总裁说出来：“上星期五下午，吴总到广州去出差之前，他让我第二天送一包东西给一位女士。那位女士收到东西后说：‘谢谢吴哥送我的生日礼物’。”那她就能得到总裁的信任而不会让她转岗了。当然，在吴总知道小宋“出卖”自己后，也可能会对小宋有想法，小宋是需要考虑这些问题的，但是即使这样，那也是无可奈何的事！

实事求是，如实汇报作为职业秘书必须坚持自己的职业操守，如实向领导汇报自己知道的事情，既不添油加醋，也不掐头去尾。这既是做秘书的天职，也是做人的道德底线。诚实：聪明莫被聪明误小唐是某市电器制造行业上市公司总裁办的秘书。最近，公司为了实现产业升级，正在收购另一家上市的生物制药公司的股份。为了避免两家公司的股票在二级市场上大幅波动，两家签订了严格的保密协议，规定这件事双方只能让少数人知道。这天，负责与对方秘密谈判的公司副总从对方的所在地给总裁秘书小唐打来电话，说谈判已经完成，让小唐赶紧用快件寄3张公司法人代表（总裁）的照片过去，以办理有关手续。这天总裁正好在市政府开会，小唐一时找不到总裁的照片。就在小唐不知怎么办才好时，她看到挂在自己胸前的胸卡，想起半年前公司为了实施CI战略，公司公关部统一为公司每个员工拍照制作胸卡，便估计公关部留有总裁照片。小唐给公关部打电话，对方接电话的正是小唐中学的同学小马。小马是公关部的办事员，公司所有人的照片都是她拍的。她说他们那有总裁的照片，并答应马上给送过来。当小唐刚刚松口气，公关部的胡经理来电话，问小唐要照片干什么用。小唐当然不能告诉他真相，也听不惯他那咄咄逼人的口气，于是顺口说：“是××报社的记者要的。”因为总裁前几天接受了该报记者的专访。

第19节：职业素质——职业发展的CPU(4)

胡经理马上说：“不对呀，我刚才还与某记者通电话，她没有提这事呀！你没说实话！为什么与报社打交道绕过我公关部？你们这是什么意思？”事情朝着这个方向发展，小唐已无法控制事态的发展，于是两人在电话里吵了起来……从表面上看，事情的起因是由小唐无法自圆其说而引起的，只是一个工作方法的问题，但最根本的原因是小唐耍小聪明，为人不诚实，是人品问题。

秘书必须为人诚实，诚实就是要说老实话，办老实事，做老实人。秘书部门是一个企业的神经枢纽，秘书每天要与各方面打交道，需要各方面的配合与支持。秘书要做好本职工作，让大家配合并支持你的工作，就要让上司和同事信赖你。那么，如何让上司和同事信赖你呢？只有诚实。如果大家都信赖你，那你在与他们打交道时，可以省去许多说明和解释，事半功倍；相反，如果大家都信不过你的为人，那你在与他们打交道时，即使你说得再对，他们也不一定听得进去，更不会乐于配合并支持你的工作。因此，诚实与否是做好秘书工作的关键。

面对胡经理想知道照片用途的要求，如果小唐这么答复胡经理：“对不起，我暂时不能说。”那么胡经理对这种婉转而又明确的拒绝方式，不仅能坦然接受，而且也能理解，因为大家都是职场中人，知道什么事该问，什么事不该问。你点到为止，对方就能心领神会。这样，既保持原则，又不伤双方的面子和感情。

诚实就是该说的就说，不该说的坚决不说既然两家公司签订了严格的保密协议，规定这件事双方只能让少数人知道，而胡经理又不在“少数人”之列，那小唐就必须坚持原则，不能把事情的真相告诉他。

第20节：职业素质——职业发展的CPU(5)

学会婉转拒绝的艺术秘书需要诚实，但诚实并不等于毫无城府、实话实说，因此，秘书要学会婉转拒绝的艺术，既保持原则，又不伤对方的面子和感情。如果小唐不会婉转拒绝胡经理的要求，怕伤了他的面子而说出了真相，小唐就违反了秘书的职业操守。这事一旦被总裁知道了，小唐就有可能从此失去他的信任。失去了上司的信任，秘书就很难有发展前途了。谦逊：职业发展的护身符小程是北京海蓝文化发展公司总经理办公室的秘书。小程进公司不久，总经理秘书就出国留学去了。由于小程谦虚、勤奋和聪明，总经理秘书这个空缺就被她填补了。随着职位的变化，同事们开始发现她有些飘飘然了，因为他们从她说话的口气中感受到了她那种无形的优越感。市场部倪经理原来是总经理办公室副经理——小程的顶头上司，这天他打电话找总经理，小程回答说：“总经理出去了，等他一回来我马上就与您联系。”没想到当天下班时，总经理就提醒小程为人要谦虚，注意搞好与各方面的关系。

从总经理办公室出来之后，小程不明白自己在什么时候得罪了哪路神仙，竟然有人给自己上“眼药水”。后来总经理办公室的汤经理告诉小程，说是她得罪了倪经理。原来倪经理听到小程回答“与您联系”后非常郁闷。都是同一个公司的人，为什么还要“联系”？难道你小程就高人一等，总经理只属于你一个人，自己就成了外人！他越想越生气，于是下午找了个机会在总经理那里参了小程一“本”，让她知道自己有几斤几两。应该说，倪经理错怪了小程，因为小程从心里还是尊敬倪经理的。从表面上来看，这的确是说者无意，听者有心，但是小程这种“无意”实际上也是“潜意识”作用的结果，流露出她那种无形的优越感

第21节：职业素质——职业发展的CPU(6)

与其他部门的人相比，秘书的确有一种“近水楼台先得月”的优势，他们可以很容易得到各种信息，听到各种机密，这是由秘书工作本身决定的。例如，这天上午，公司开董事会讨论人事问题，秘书到会议室为与会者添了好几次茶，这样他就自然而然地知道了一些人事变动的事；又例如，总经理明天上午出差，下午让秘书分别通知××××四位部门经理来交代工作，其中他与李经理谈得最长，一直到下班还没有结束，这意味着什么？秘书当然能明白其中的微妙之处。正是由于秘书容易得到这种“上层信息”，往往会引起一些人的羡慕。虽然一般的秘书在公司的正式地位都不是很高，但是总会有人看在上司的分上向秘书献殷勤，因此，一些人也就会慢慢地把自己的尾巴翘起来。特别是由于秘书经常代理上司行使一些职权，所以，一些秘书会自然而然地滋生出一种无形的优越感来，严重的还会飞扬跋扈，谁要是不买自己的账，就想方设法给谁穿小鞋。

秘书身上的无形优越感是做好本职工作的天敌。如果秘书产生了优越感，那就会在无形之中破坏自己与其他部门人之间的关系。秘书部门是一个企业的神经中枢，上传下达，左迎右送，都是秘书的工作。从收集信息到给领导安排工作日程，几乎秘书的每项工作都需要各部门的协助配合。如果秘书缺乏谦逊的品质，那么他工作上不仅得不到各部门的支持，反而会到处有人给他使绊，让他寸步难行，从而加大职业发展的阻力。

如果小程这么答复倪经理：“总经理现在不在，等他一回来我就给您打电话，您看可以吗？”那倪经理心里就会舒服多了。

第22节：职业素质——职业发展的CPU(7)

警惕自己产生“高人一等”的感觉秘书应该对自己的地位和作用有清醒的认识，从工作内容来看，秘书的确是在企业金字塔顶部的经营层，但大多数秘书的身份则是在企业金字塔的底部，只是一般的工作人员。尽管有人羡慕你的工作，但是你为人最好低调亲和一些，这也可以说是一种自我保护。为了搞好与各方面的关系，秘书无论何时何地都要把自己当做公司的普通一员，绝对不允许自己滋生出“高人一等”的感觉。宽厚：尽可能地积累人脉资源小周是北京海峡经贸公司总经理办公室的秘书，这天下午一上班，她就帮总经理收拾行李，因为总经理要赶下午三点半的飞机到上海出差。这时，财务部有人打电话来向总经理告状，说一家公司故意拖欠近百万元的货款，是市场部和销售部相互闹别扭人为造成的。放下电话，总经理对小周说：“你找个时间把这个问题了解一下。如果不是什么大问题，你就协调一下，把问题解决算了。”总经理走后，小周先给市场部的人打电话，又给销售部的人打了电话，问那家公司的拖欠货款是怎么回事，他们公说公有理，婆说婆有理，但最后小周还是把基本情况摸清楚了。

在小周的眼里，销售部的人平时一个个牛气冲天，很少买总裁办秘书们的账，说自己是××的“小蜜”也是从销售部传出来的，所以，她决定利用这个机会教训一下销售部的人，让他们知道村官也是干部！于是，她接受了市场部的说法，让销售部的人在一个星期内把这100万元要回来。销售部经理说有困难，小周说：“那好，你自己去跟老板解释吧！希望你们不要拿自己的饭碗当玩具！”销售部经理当然知道小周是在狐假虎威，但这事毕竟自己也有责任，所以，他只好忍气吞声地说争取在一周之内把货款要回来。但与此同时，他心里又在琢磨如何让这个小丫头片子知道自己的厉害！于是，像武侠小说里的故事一样，一场新的情仇恩怨又开始了……恩怨相报何时了！小周最终能斗过销售部经理吗？可以肯定，对小周来说，最好的结果也只是两败俱伤。秘书必须为人宽厚，由于部门利益、价值观念等方面的原因，秘书在与各部门打交道时对一些具体问题的看法出现分歧是正常的。秘书部门是个综合协调部门，因此，除非情况紧急，非动用上司赐予的尚方宝剑不可，在协调一般的部门关系和矛盾时，应该尽量采取疏导说明、商量互让的“软”手段解决问题。但由于秘书经常代理领导行使职权，使一些秘书容易产生一种错觉，以为自己和领导一样拥有实权。代理就是代理，代理绝对不是实权。如果秘书一旦产生了自己拥有实权的感觉，处理问题就会追求“痛快”，这样倒是省时省力，但随时有可能让自己陷入四面楚歌的境地。

第23节：职业素质——职业发展的CPU(8)

三思而后行秘书在公司其实只是一名普通的员工，但是在一些人的眼里，秘书的地位是在“一人之下，万人之上”，所以，当你每做一件事的时候，应三思而后行，否则，很容易让人在背后骂你“狗仗人势”。秘书部门是公司内部管理的神经中枢，引一发而动全身，如果你四处树敌，不仅会影响公司的正常运行，更可怕的是有可能让一些同事产生错觉，以为你是代表着某个领导在与另外某领导钩心斗角，让本来就已经很微妙的人际关系更加复杂化。

有容乃大古人常说“有容乃大，无欲则刚”，这里的“容”就是指一个人的胸怀。只有胸怀宽广的人才能成大器，而胸怀宽广的人的一个最大的特征就是有度量，会宽容。秘书应尽可能地多些宽容与忍让。一份宽容与忍让，将来在工作中肯定会有两份回报。因此，秘书不应到处给自己树敌，加大自己的成长阻力。相反，秘书应该利用自己的有利条件与各方面建立长期友好的关系，为自己的职业发展尽可能多地积累人脉资源。

换位思考当秘书在与各部门沟通遇到障碍时，应习惯换位思考，从对方的角度看问题，理解对方。不管双方的分歧如何大，你首先都要在人格上尊重对方，而不是以权势压人，强迫对方接受自己的意见。自信：我的地盘我做主小芸是北京东方化工进出口公司总经理的秘书。下午两点多，江苏联众公司的朱总来电话：“你是小芸吗？我是江苏联众公司的朱涛，我想跟殷总通通话。事情是这样的，我们委托你们公司进口的那套生产设备，现在压在上海港口，卸不下来了。给你们进出口部的人打过几次电话，他们似乎不太积极，所以，我想与殷总通个话，请他给进出口部门的人打个招呼。我们这里的开工典礼都筹备好了，要是设备这个星期运不到，市领导看不到东西，白跑一趟，那我们就没法交代了。”

第24节：职业素质——职业发展的CPU(9)

由于华东地区前几天受台风影响，设备无法卸船，这事昨天公司进出口部的段经理已经向殷总作了汇报。这是无可奈何的事，再急也没用。

“朱总，您别急，殷总刚刚散会，我马上就去找他，您稍等，请别挂电话。”小芸到殷总的办公室向他汇报了朱总的电话内容。

殷总说：“刚才进出口部的人又给我打了电话。你说这个电话我还接吗？”殷总有些犹豫不决，接这个电话吧，也帮不上忙，解决不了问题，解释多了反而有可能产生误会；不接吧，多年的客户，多年的朋友，而且还是老乡。“小芸，还是你帮我处理一下吧。”殷总犹豫了一阵后说。

“好，殷总您放心吧，这事我会处理好的！”小芸非常自信地说。

“那你就看着办吧！”对小芸的自信殷总很满意。在有些人的眼里，秘书不需要什么自信，只要理解和执行就行，因此，在他们的印象中，秘书大多唯唯诺诺，默默无闻，没有什么个性，上司说是一，他们就不会说是二；上司说是马，他们就不会说是鹿。其实，这是一种误解，在实际工作中秘书同样需要自信。

在实际工作中秘书比一般的员工更需要自信，因为这是由秘书工作特点决定的。随着时代的发展，企业之间竞争的加剧，企业领导人身上的责任和压力也越来越大。企业领导身上的责任和压力越大，他们对秘书的期望值自然也就越高。因此，秘书也一样地面临着时代越来越严峻的挑战。如果缺乏自信，秘书就很难经受住这种挑战。秘书工作的内容不仅繁杂而且变化快，突发性事件多，不自信的话就应付不了一些出人意料的局面，从而贻误解决问题的最佳时机。例如，老总约好一个重要的客户下午三点见面，可他在下午两点半的时候没跟任何人打招呼，就一个人开车出去了。客人马上就要到了，秘书应该怎么办，面对这种情况，秘书必须沉着冷静，应对缓急有序；如果秘书没有高度的自信，他就无法收拾这个局面。

第25节：职业素质——职业发展的CPU(10)

自信是在自己的职责范围内做主秘书的自信不是一种刚愎自用，更不是干预上司决策的越位，它是建立在对自己的能力有正确认识的基础之上的。秘书的能力并不是表现在什么都由自己做主，而是清楚地知道自己的职责范围，我的地盘我做主。因此，秘书的自信，大多不是挂在嘴上，而是化作了行动。秘书的自信，从不显在脸上，而是放进心里表现在行动上。一个优秀的秘书，办事谨慎，却从不胆怯；为人宽厚，却绝不懦弱；处世内敛，却永不自卑……忍耐：学板桥“难得糊涂”欧阳蓉是某世界500强亚太地区的总裁助理。这天下午她陪同总裁到北京郊区拜访某大型国企老总刘根生。这事在一个月之前就订好了，下午一点半出发之前欧阳蓉又与对方秘书进行了确认。可下午两点半到达之后，对方前台说“刘总外出办事了。”并用一句“对不起”就把他们打发了。欧阳蓉拼命拨打刘总秘书的手机，可对方已经关机。总裁觉得自己登门拜访就已经是屈尊了，现在又吃闭门羹，他气得脸色发紫，一出对方大门，他就破口大骂欧阳蓉，什么猪脑子、笨蛋等词都从他这个平时很绅士的人嘴里出来了。从小到大，欧阳蓉什么时候受过这种辱骂，她顶了一句：“人家突然变卦，怎么能怪我？”没想到总裁的怒火烧得更旺。回到公司，欧阳蓉就提出了辞职……

欧阳蓉成了替罪羊，她受的委屈确实值得同情。但是受了委屈就马上辞职，说明她的心理承受能力还不是很强。

当秘书的必须有很强的心理承受能力，这是由秘书工作的性质决定的。由于市场竞争越来越激烈，企业内部的管理难度也越来越大，领导人所承受的压力也越来越大，所以他们的情绪也容易波动，出现焦急、不安、失望甚至愤怒等现象。一旦这些负面情绪积累到一定程度，他们就要找个对象把这些情绪发泄出来。当他们需要发泄自己内心的负面情绪时，秘书自然而然成了他们发泄的最佳对象，因为方便，秘书就在自己身边，随便找个借口就可以发泄一通。将秘书当做发泄的对象，不仅方便而且代价很小，甚至可以说是免费的。提高心理素质当秘书就要经得起骂。俗话说，没有金刚钻，别揽瓷器活。如果受不了委屈，那就不适合当秘书。因此，秘书必须加强自己的心理素质。特别是年轻的秘书新人，绝大多数人在家里都是独生子女，娇生惯养。从优裕顺境的家庭中走出来，有相当一部分人喜欢我行我素，很少关注他人的情感，只在乎自己的感受。因此，他们承受挫折的能力很低。当他们独自面对社会时，复杂的人际关系已让他们应接不暇，如果再让他们受点儿委屈，那仿佛就是世界末日的来临。特别是一些女秘书很容易情绪化，稍微受点儿委屈，就当着上司的面泪如泉涌，甚至号啕大哭。对上司来说，他可能会动恻隐之心，当时不会再多说什么，但是从内心来讲，他可能会更看不起这种娇气的作风。

第26节：职业素质——职业发展的CPU(11)

心胸开阔秘书受了委屈之后，最好用清朝郑板桥那句“难得糊涂”的名言安慰自己。一方面，对上司的“辱骂”不要计较太多。因为上司也是人，他们也有喜怒哀乐，他们也有要发泄的时候。他们一般是有教养的，尽管他们在“辱骂”你的时候使用一些粗鲁甚至下流的词汇，那只不过是因为他们太激动，造成他们口不择言，但是这种“辱骂”本身并没有侮辱秘书人格的意思。在另一方面，这种“屈辱”也会很快过去，因为事实终究是事实。即使事情的真相一天两天清楚不了，也总有真相大白的一天。因此，秘书要像竹子那样坚韧，不要因为被风吹弯了就永远挺不起腰；秘书要像江海那样心胸开阔，不要因为飘过几朵云彩心里就留下长久的阴影。机灵：在什么山上唱什么歌小赵是北京春盟公司的总经理秘书。这天一上班，地税局的人又来电话找总经理，让补交近百万元的税款，如果中午十二点之前不给答复，他们就要采取强制措施了。小赵知道，由于三角债的原因，公司已经出现了严重的现金流问题，这些天总经理一直在外面筹措资金，昨晚又在请客借钱。税务局这已是第三次来电话了，小赵心里很着急，在等着总经理快点儿来上班。上午快十点了，总经理才姗姗而来。“老板早上好！”小赵跟总经理打了个招呼，可总经理没有像往常一样笑容可掬地回应小赵，而是沉着脸匆匆进了自己的办公室。

一看总经理的脸色就知道总经理昨晚“攻关”无果而终，那几千元的招待费又打水漂了（因为是小赵负责订的包间）。是不是马上将税务局催税的电话内容向总经理报告，小赵迟疑了一会儿之后，拿起包括税务局来电记录在内的文件夹来到了总经理办公室。她没有像往常那样给总经理冲杯速溶咖啡，而是打开书柜，找出准备招待某银行行长的碧螺春，沏了一杯递给总经理。

第27节：职业素质——职业发展的CPU(12)

“老板，你来得这么晚，是不是昨晚在家看‘超女’看得太晚了？”小赵开玩笑说。

“我现在哪还有心情看‘超女’？现在跳楼的心都有了！”总经理苦笑着。接着他又问：“小赵，‘超女’到底是什么玩意儿，怎么有那么多人喜欢看？”

见总经理的脸色已是阴转多云，于是小赵娓娓而谈，说“超女”如何如何精彩，自己如何成为“玉米”。听着听着，总经理说自己今晚回家也要看“超女”。十几分钟就这么过去了，总经理的脸色又开始艳阳高照。这时，总经理看到了小赵手中的红色文件夹，问小赵有没有什么事，于是小赵将文件夹递给了总经理。总经理一看就笑着说：“你还真机灵！”什么是机灵？机灵就是反应快，一旦发现时机不合适就马上改变战术，在合适的时间办合适的事，将原则性与灵活性融为一体。遇到税务局催税这样的急事，小赵见到总经理后本应马上汇报，但当她发现总经理心情不好时就马上改变了主意。如果马上汇报，那对总经理的心情是雪上加霜，这不仅解决不了问题，反而会使事情变得更糟，所以，她找到一个轻松的话题，先改变总经理的心情。只有在总经理心情舒畅之后才能面对问题，找到解决问题的办法。

秘书工作繁杂，一个最大特点就是突发性事件多，很多客观因素无法控制。一旦出现新的情况，就要求秘书按新出现的情况采取新的对策。如果秘书不机灵，按部就班，墨守成规，那就有可能造成失误。如果小赵一见总经理就马上汇报税务局催款的事，那不仅有可能会被总经理骂个狗血喷头，而且也会使总经理的情绪更加恶劣，从而很难冷静下来面对现实的问题。

注意察言观色秘书要做到机灵，首先就是要敏感，能细心观察周围每一个细小的变化，特别是在与别人打交道时，要能识别对方肢体语言上的所有变化。正如每个人都有自己独特的个性一样，每一个人在与他人交往时也都有自己独特的习惯。秘书首先要学会识别上司的肢体语言，熟悉他与人交往时的一些习惯动作，如果能根据他的这些习惯动作来打交道的话，那你的工作就事半功倍。一些秘书有这么个坏毛病，与别人一见面，自己就滔滔不绝，不管对方情绪如何，想不想跟你说话。如果对方情绪不好，现在不想跟你说话，那么你说得越多，对方对你就越反感。因此，秘书要注意养成这么一种习惯，那就是不要一见面就谈工作，而是先问候或闲聊两句，在这个过程中观察对方的气色，再顺着对方的心情确定用什么方式进行沟通。

提高随机应变能力秘书随机应变能力的提高，最根本还是有赖于工作经验的积累。为什么人们总把老秘书比做老姜，说姜是老的辣，就是说老秘书经验丰富，见多识广，一旦有新情况，他就能根据自己的经验，不慌不忙地采取相应的对策，做到在什么山上唱什么歌。

第28节：职业态度——成就职业价值的基石(1)

第三部分职业态度——成就职业价值的基石

职业态度是你对自己职业价值的认识。从事秘书工作既不需要深厚的理论造诣，也不需要掌握高难度的平衡技巧，做好秘书工作的关键在于你如何看待自己的“打杂”，职业态度决定秘书工作质量的优劣。

热情：做好本职工作的动力小马是北京海湾广告公司的总裁秘书。这些天总裁在上海出差，总裁办主任安排她这几天在前台值班，顶替去参加培训的前台小娜。这天上午，小马正在接待两个外国客人，一个打扮有些土气的客人进来了。

第29节：职业态度——成就职业价值的基石(2)

来客说：“我找马菲。”

“我就是马菲。”小马一边帮外国客人登记，一边头也不抬地问来客：“您找我有什么事吗？”

见小马用这种态度对待自己，客人二话不说就离开了。小马心里觉得有点儿奇怪，但当时也没有多想。几天之后总裁出差回来了。他质问小马为什么用那样的态度对待自己的客人，小马一开始有些莫名其妙。原来那天那个声称“我找马菲”的客人是总裁的中学同学，来北京办事，想请总裁帮忙，因为总裁在外地出差，所以总裁便让他找自己的秘书，但由于当时在出差，事情特别多，他忘了和马菲打招呼。总裁的同学见马菲用那样一种态度对待自己，以为是总裁在敷衍自己，所以头也不回就走了。

虽然误会得到了澄清，但总裁仍旧耿耿于怀，没多久就把小马调到行政部当普通员工。小马觉得老板心胸狭窄爱记仇，不久便辞职了。应该说，总裁在这件事情上处理得有些欠大度，但主要责任还是在小马自己身上。秘书在接人待物的过程中，实际上是在充当公司和上司的形象代言人的角色，所以，秘书必须做到热情而又有礼貌。面对找你的客人（也包括用电话找你的客人），你用这么一种口吻问对方“找我有什么事吗？”就会让对方感受到一种你从骨子里渗出来的冷漠，只不过是你在表面上还显得彬彬有礼罢了。还有一些秘书喜欢问客人“你预约了吗？”这种说法跟“找我有什么事吗”一样，是种冷漠的表现。客人既然上门了，你再问预约没预约就已经没有任何意义了，客人没有预约不请自来，那是他们没有礼貌，但你不能用“你预约了吗？”这种方式回敬他，表面上，你是很礼貌地问对方预约了没有，实际上你是告诉客人，我知道你没有预约，你不请自来，让我讨厌。作为秘书，不管客人有没有预约，你都得无条件地热情接待，不能因为他们没有预约而怠慢他们。

第30节：职业态度——成就职业价值的基石(3)

一些秘书之所以会出现这种只有礼貌没有热情的冷漠态度，是因为他们身上那种无形的优越感在作祟。秘书在公司里的位置有些特别，一方面，一些秘书由于工作能力强，又善解人意，受到上司的欣赏，所以，他们的地位在无形之中上升了；另一方面，由于秘书能经常优先得到公司内部机密，甚至是最高机密，让一些部门的人也会因此对他们另眼相看，因此，他们在不知不觉中会产生一种优越感。如果在秘书身上产生了这种优越感，那么他就很可能会用睥睨一切的目光看待别人，摆出一副事不关己的样子，总让别人觉得自己是在求他或打扰他。

为人冷漠的秘书是不可能做好本职工作的，它不仅让客人不舒服，而且也让公司内部的同事不舒服。如果你脸上总是露出一副戴着假面具一样的表情，即使再有能力，也一样会影响团结，破坏大家的情绪，没有人会愿意配合你的工作。秘书身上的冷漠就像麻风病一样，你不愿意理人家，人家更不愿理你，而且离你越远越好。

遇到那些没有预约而又点名找你的客人，秘书最好这么接待对方：“您好！我是××，请问您找我是什么事？”或者“您好！我是××，请问我能帮你什么忙？”这样，既让对方感受到了你的礼貌，也感受到了你的热情。

热爱本职工作秘书在工作中必须做到热情，只有热情才能有亲和力。你与人为善，助人为乐，在保持自己心身愉快的同时，让你周围的人也感到愉快，使他们愿意并喜欢与你一起工作。这样，你在帮助别人的同时，也会得到别人工作和情谊上的回报。秘书对工作要有热情，就必须热爱这份工作，了解自己的工作对企业、上司和自己的意义。只有这样，才能找到永不枯竭的动力源泉。主动：无须扬鞭自奋蹄小郑是北京海众公司的总经理秘书。这天下午她上班不久，区石化公司的余总打电话来找洪总。洪总正在区政府汇报工作，作为洪总的秘书，小郑知道余总是洪总研究生班的同学，他与洪总的私交不错。见小郑一时联系不上洪总，余总就对小郑说，他们导师的夫人昨晚突然去世了，他想约洪总明早一起去看看导师。“你们老板回来后，请你马上告诉他，让他给我回个话。”因为关系很熟，所以余总说话也比较随便：“另外，看导师的时候，多少得送点儿钱，表示一下心意。我俩最好送的一样多，所以，你问一问你们老板，看他打算送多少，到时候告诉我。”

第31节：职业态度——成就职业价值的基石(4)

洪总到下午七点多才回到办公室，小郑马上把余总的意思向洪总作了汇报。

“你说送多少钱比较合适？明天还要带些什么东西去？”不知是突如其来的噩耗让洪总不知所措，还是洪总对这种世态人情没有什么了解，他这样反问小郑。

小郑从没有想过这些问题，所以只好摇头。当然，她也看到了洪总眼里对自己的不满。洪总之所以对小郑不满，当然是因为小郑在工作上缺乏主动性。的确，吊唁师母是洪总的私事，所以送多少钱和带什么东西去看老师，小郑都可以不闻不问。但是这种“私事”如果处理得不好，它同样会影响洪总的工作，因此，作为洪总的助手，小郑就应将这种事情当做自己分内的工作来处理。当然，像小郑这样的秘书并不一定就是缺乏主动性，而是她们对自己的职责范围不是很了解，不知道哪些该自己做，哪些不该自己做。秘书是帮助上司处理日常杂务的助手，有些上司清楚自己的工作量，会将自己认为是“杂务”的工作交给秘书去处理，但许多上司还是保持在基层的工作习惯，把各种杂务都揽在自己的身上，如果秘书要去协助他们，他们反而不习惯，所以一些秘书也不敢“轻举妄动”。

如果小郑把协助洪总做好唁念的准备工作当作自己分内的事，那她就会利用洪总回来之前这一段时间做些相应的准备工作。虽然吊唁的时候送多少钱并没有一定的标准，但在社会上它有相应的潜规则，送多了人家可能认为你是摆谱，显示自己财大气粗，显得俗气；送少了，人家又可能认为你寡情薄义。因此，如果小郑不知道这种送礼的行情，那么她就应向公司里的其他同事请教；如果公司的人不了解，那么可以问自己的亲戚朋友……如果小郑及时主动地把各项准备工作都做好了，那么洪总自然会对她满意。

第32节：职业态度——成就职业价值的基石(5)

　树立“管家婆”心态秘书应该有一种“管家婆”心态，习惯自己去找事做。秘书部门是个不管部，经常要面对一些临时性和突发性的工作，上司不可能对它们都及时作出指示。事实上，由于上司自己工作繁忙，他也不可能对每一项日常工作都一一给秘书作指示，因此，秘书应该充分发挥主观能动性，积极完成自己职责范围内的工作。

熟悉上司的工作习惯和工作内容秘书要先熟悉上司的工作习惯和工作内容，知道哪些杂务自己能做，哪些“杂务”不能做。当然，这种主动性的分寸不容易把握，许多秘书在工作中积极过了头，有时让上司感到很被动。因此，秘书在平时就要细心观察上司的工作习惯，了解上司的喜好。保持强烈的上进心一个秘书是否能充分发挥自己的主观能动性，实际上反映出他是否有强烈的上进心。作为秘书，必须有强烈的上进心，因为企业的生存环境越来越复杂，企业领导人所承受的压力越来越大，因而他们对秘书的期望值越来越高。如果没有上进心，不注意自我积累和提升，那秘书的能力就会离上司的要求越来越远。认真：细节决定优劣小郎是北京天行健集团公司总裁办的秘书。为了提高效率，公司准备进行机构改革，先要召开一个中层以上干部的动员大会，总裁办主任让小郎起草会议通知。因为会议内容简单，小郎很快就将拟好的会议通知交给总裁办主任审阅。当主任看到“精减机构”这个词时，向小郎提出来，应改为“精简机构”。小郎不以为然地说：“这有什么呀，这年头有谁还会有功夫去抠这样的字眼儿，意思差不多就行了！”见小郎满不在乎的样子，主任严肃地说：“精简机构，是使机构‘精’，使机构‘简’，就如同精简内容是使内容‘精’，使内容‘简’一样；如果将‘简’改为‘减’，意思就全变了。”

第33节：职业态度——成就职业价值的基石(6)

“好，我改！”小郎将草稿拿过来之后，自言自语地嘟囔了一句：“世界上怎么还有这样死心眼的人？”他没想到自己的这句话竟被主任听到了。不久，他被调离了总裁办。他后悔自己不该骂主任是“死心眼”。

其实，总裁办主任并不是一个心胸狭窄的人，不是因为小郎骂了自己一句“死心眼”就报复他，而是觉得小郎这种满不在乎的态度不适合当秘书，因为当秘书必须有一种对工作严肃认真的态度。秘书的工作是为领导处理一些日常性的杂务，而他们的领导大多都是企业的高层领导人，他们肩负着企业发展的重担，他们的每一项工作都意义重大，很多决策甚至直接关系到企业的生死存亡。办公室对于他们来说就是战场，因此，当他们身先士卒、冲锋陷阵与敌人展开肉搏的时候，他们不会允许自己手下的士兵仍在嘻嘻哈哈、松松垮垮，因此，秘书必须有认真的工作态度。如果秘书在协助他们处理日常工作时马马虎虎，不仅会影响他们的决策质量，而且有可能给企业的发展造成危害。因此，秘书的工作必须精益求精，一丝不苟。这可以说是每个秘书对自己最起码的要求，尽管要真正做到这一点是很困难的。

一些秘书之所以对自己的工作缺乏严肃认真的态度，不注意细节，敷衍塞责，主要是因为他们对自己工作的意义认识不足，以为自己仅仅是在“打杂”，例如，一些秘书在给客人沏茶时，他们认为不管茶水温度是70℃还是80℃，并不影响客人的饮用；又例如，上司让他复印文件，复印出来的文件要么是上下不对称，要么就是页码混乱，但他们认为只要看得清楚就行。值得注意的是，现在有些女孩子之所以选择秘书作为职业，主要是因为受到了一些电视和小说的影响，以为做秘书轻松、浪漫，所以，她们在上班的时候经常出现注意力不集中的现象，例如，打电话时嘴里嚼着口香糖，手里玩着铅笔，做事马马虎虎、粗枝大叶。

第34节：职业态度——成就职业价值的基石(7)

端正态度，注意细节秘书的日常工作都是些小事，要做好秘书工作并不难，从给客人端茶倒水，到给上司安排日程和文件存档，既不需要懂得深奥复杂的理论，也不需要掌握高难度动作的技巧，它只要求秘书有一个严肃认真的工作态度。如果你在日常工作中不注意细节，对工作总是采取应付态度，不拘小节，没有一点儿精益求精的意识，那你的上司、同事和客人对你工作态度和能力的“评分”就会越来越低，最后有可能炒你的鱿鱼。自律：做自己的老板小韩是北京海天文化发展公司的总裁秘书。总裁星期一下午出差，要星期六才回来，到下星期一早晨才上班。总裁出差了，总裁办公室门窗紧闭，难染灰尘，尽管如此，小韩仍然每天一上班就去总裁办公室打扫卫生，特别是要擦拭总裁的办公桌。小韩每天早晨都去打扫总裁的办公室，这不仅让总裁办的一些同事不理解，甚至让有的同事不满：“小韩，总裁出差了，你打扫他的办公室还有什么意义？他要下星期一才上班，你下星期一早晨再打扫不就行了，为什么要那么死心眼，你不会利用擦办公桌这段时间去做别的事情？”面对同事们的不理解和不满，小韩没作解释，她觉得这是自己的责任，笑笑之后继续干自己的活。什么是责任感？责任感就是自觉做好自己分内的工作。作为秘书必须具备小韩这样一种责任感。只有具备了这样一种责任感，才能算是真正的职业秘书。当你把做好分内的工作作为自己的责任之后，你就会把这种责任当做一种价值尺度，随时用它约束自己的行为，不在乎有没有外在的监督。因此，这种责任感是对自己负责的表现，是尊重自己的感情和价值观的表现。可以说，这是一种真正的老板心态，自己做自己的主人。

第35节：职业态度——成就职业价值的基石(8)

一些同事对小韩的指责似乎有几分道理，因为小韩完全可以在总裁上班之前一次性地打扫，这样既不影响总裁工作，又可以节省时间去做一些别的工作。从表面上看，这是一种灵活的表现，是一种聪明，其实，这是一种缺乏自律精神的表现。按公司岗位职责的要求，秘书必须每天为总裁办公室打扫卫生。既然岗位责任制要求秘书每天打扫总裁的办公室，那就是说这是秘书分内的工作，因为总裁不在，缺乏监督，你就制造“我可以利用这段时间做另外的工作”这类借口欺骗自己，那实际上就是一种缺乏自律精神的行为。如果一个秘书缺乏自律精神，滥用公司和上司对自己的信任，一旦这种信任枯竭，那秘书的职业生命也就会随之枯萎。很多秘书虽然智商不低，但是由于缺乏主人翁精神，对自己的工作缺乏一种“分内”的认同感，只要有机会，她们就会把自己分内工作推给别人，所以，他们在职场上的成就反而不如像小韩这样一些看上去有些“死心眼”的人。

树立主人翁精神，培养责任感骏马自知前程远，无须扬鞭自奋蹄！作为秘书，你既然是怀抱远大理想进入了公司，希望自己在事业上有所成就，那你就应该从进入公司的第一天起，开始树立主人翁精神，培养自己的责任感。事实上，承担责任并不只是一种精神负担，你在承担责任的过程中，可以让自己的职业素养不断提高，在更高的层次上体验着秘书工作所带来的快乐和幸福。上进：没有最好，只有更好小路是北京九州科技发展公司总经理办公室的秘书。今天是她在前台值班，由于没什么客人，小路便在网上看起小说来了，以至于办公室主任路过她还没有发觉。看着小路沉醉的样子，主任敲了一下前台，问小路为什么上班的时候上网看小说，小路说没什么事做，闲着也是闲着。主任看到她面前有个来客登记簿，就说可以利用这段时间整理来客登记簿。小路说就这么点儿事，自己早就整理好了。主任说：“你可以精益求精呀。秘书工作没有最好，只有更好！”小路开玩笑说：“这是广告词，谁都会说。”见小路不服气，主任让她打开来客登记文件夹。在输入电脑的来访客人资料中，都是按客人姓氏排列的。主任说：“这种排列方式就有改进的必要，应该按客人所在公司名称的笔画顺序排列。这些来访的客人，是代表他们所在的公司来我们公司洽谈业务的。他们个人有可能会在将来的某一天离开他们现在所在的公司，但是他们的公司名则有可能是我们公司永久的客户，所以我们的重点是应该记住他们的公司名称，因此，在整理来客名录时，应该以客人所在公司的笔画来排列顺序。不仅可以改变排列方式，而且还应增加相应的信息，如注册资金、业务范围、与本公司的关系往来等。例如，昨天第一个来访的客人是北京天顺科贸公司的副总经理雷鸣。将来只要一看到雷鸣这个名字，首先应该想到的是北京天顺科贸公司。天顺科贸公司是1999年注册成立的，注册资金1000万元，主要业务是代理销售我们公司的产品，平均每年的销售额在5000万元左右，他们的董事长兼总经理叫肖坚，是我们老板在云南西双版纳下乡时的战友……所以，不要小看自己的每一项工作，只要你有心，它就有提升质量的空间。”听主任这么一说，小路才知道秘书工作“没有最好，只有更好”并不是套用的一句广告词。古人说“物极必反”，意思是任何事物都有个极限，如果超过了这个极限，事物就会发生本质的变化，走向自己的反面。像小路这样的秘书在刚从事秘书工作时，大多都会努力工作，积累经验，使自己的工作越来越熟练。但是在他们能应付日常性的工作之后，有些人就会以为自己是船到码头车到站了，开始安于现状，把“熟练”变成了“随便”。例如，给上司起草文件，只要文字通顺就行；给上司整理办公桌，只要不脏不乱就行……秘书一旦对自己的工作开始“随便”，那他的惰性就会膨胀，变成对工作的敷衍塞责。不仅在工作上如此，而且在处理人际关系时也会变得很“随便”。刚从事秘书工作的时候，大多数人对上司和老同事都会很谦虚很有礼貌，随着相互熟悉和了解，他们就有可能像在学校一样把他们当成同学，对他们不仅没有了应有的谦虚和礼貌，而且会经常以少卖少，在他们面前撒娇。

第36节：职业态度——成就职业价值的基石(9)

一些秘书之所以缺乏上进心，安于现状，大多是因为他们自我设限造成的。由于自我设限，他们对自己的要求不高，不想过问自己工作以外的事情，平时工作得过且过，只要工作中不出什么大的纰漏就行。久而久之，他们在工作中渐渐缺乏主动性，刚进公司时的那种工作激情也就消失了。其实，秘书工作的“熟练”都是相对的，只要你不安于现状，就连给客人泡一杯茶，给上司复印一份资料这样的工作，都有提高工作质量的空间。世界上从来都是没有最好，只有更好。如果在秘书身上滋生了惰性，那就会离上司的要求越来越远，甚至断送自己的职业前途。

树立问题意识为了追求更高的效率，秘书无论是在处理日常性的工作中，还是在应付一些偶然性的事件时，都应在头脑里这样多问问自己：“事情为什么会出现这种情况？”，“用这种方法处理就一定完善吗？”不仅如此，还要有一些富于创造性的幻想：“如果换一种方法处理，事情的结果又会怎么样呢？”“除了这种方法，就没有其他更好的方法处理了吗？”对于秘书来说，如果对一些偶然性事件多加留意，就能从中悟出一些规律性的东西来。

创造性地工作秘书工作主要是给上司安排工作日程、收集信息、接待客人、不折不扣地执行上司的各种业务指令，因此，在一些秘书看来，秘书工作很难与“创造”一词联系在一起。的确，秘书工作带有很大的被动性和繁杂性。在很多时候，秘书对那些千头万绪的琐碎工作连应付都应付不过来，还要创造性地工作，谈何容易！但是事实上，秘书创造性地工作是非常必要的，因为只有创造性地工作，秘书的工作水平才能一步一个台阶往上升，为上司节省更多的时间、搜集更多的信息、提出更多的合理化建议；反之，如果秘书总是按部就班，不求创新，那就如同逆水行舟，不进则退。那么，秘书怎样才能创造性地工作呢？其实，就创造本身而言，秘书工作并没有什么特殊的地方，和其他工作一样，只要你明白了自己工作的目的，在工作过程中，不停地在头脑中解这样一个一元一次方程“除了用这种方法处理，就没有其他更好的方法了吗？”创造性就会自然而然地在这种求解的过程中发挥出来。世上的事从来都是如此，功夫不负有心人。例如，秘书经常协助上司处理各种文件，在看各个部门送上来的请示报告或汇报材料时，秘书就要在心里琢磨，这些报告的内容是否应更充实一些，或者应写得更为简便一些。

第37节：职业态度——成就职业价值的基石(10)

及时建议由于这种日积月累，秘书往往会对某些问题产生独到的见解，因此，秘书要及时向上司或有关职能部门提出建议。也正是因为如此，秘书要从平时起就注意搞好包括上司在内的各个方面的关系，得到他们的信任，一方面是为了掌握更多的信息，另一方面也是为了使自己的建议能被各方面接受，产生积极的作用。求精：提高“打杂”的附加值小琼是天津万维软件公司的总裁秘书。万维公司这几年从无到有，年营业额接近10亿元人民币。这天上午，总裁正在召集各分公司负责人开营销会议，公司财务总监许总给小琼打来电话：“小琼，你好！我是财务部的许杰。”

“许总，您好！”

“大老板(指公司总裁)这几天能抽得出时间来吗？北京星河证券公司的罗总想过来拜访他，一起吃顿饭。”

“老板开完会后，我问一下老板的意思，回头给您电话。您看可以吗？”

“谢谢！”对方放下电话。

总裁散会后，小琼马上把财务部许总的意思告诉总裁。总裁想了一会儿后反问小琼：“你看我有必要见这个罗总吗？”

小琼没想到总裁会这样问自己，她不知如何回答是好，不过，她看到总裁显得很失望。按理说，小琼已完整地转达了许总的意思，工作中不存在任何瑕疵，总裁没有道理对小琼失望。见不见那个罗总，已经属于总裁自己的工作范畴，小琼能提出自己的建议固然很好，提不出来也没什么，因为小琼毕竟只是个秘书。那么，在这件事情上总裁为什么会对小琼失望呢。如果单纯从转接电话这个角度来看，小琼的确没有失职的地方，但如果从辅佐总裁工作的助手这个角度来看，那么小琼做得远远不够，因为她在这里只起一个传声筒的作用。由于星河证券公司的罗总是财务总监介绍过来的，因此小琼就应该知道总裁对这个星河证券公司不是很熟悉，所以，总裁在作“见不见这个罗总”的决策之前缺乏相应的依据，他可能会这样想：“见面吧，可能只是一种无聊的应酬，除了浪费时间，没有什么实际意义；不见吧，也可能失去一个难得的商业机会。”小琼是总裁的秘书，有责任为上司的决策提供及时、充足和准备的信息。

第38节：职业态度——成就职业价值的基石(11)

如果小琼在接许总的电话时，想到了总裁在作“见不见罗总”这个决策时缺乏相应的信息依据，她就会预先收集星河证券公司和罗总的相关信息，例如，在接许总的电话时问清星河证券公司的背景和来访的意图，也可以去网上找星河证券公司的相关资料，这样，在总裁征询自己意见的时候，就可以把自己提前收集到的相关信息提供给总裁。总裁有了这些信息，自然能及时作出决策。而小琼收集的这些信息就是她给这个电话增加的“附加值”，小琼也因此而不再是只起一个传声筒的作用。

秘书工作在企业运行的过程中是不可或缺的，但大部分秘书工作又显得平凡和琐碎，因此，秘书在为上司处理日常工作时，应尽可能地给它们增加“附加值”。其实，不只接电话可以增加“附加值”，所有的秘书工作都可以增加“附加值”，即使给客人沏一杯茶，在将茶水递给客人时对客人微笑，让客人感到亲切，对本公司更有好感，这也是秘书创造的“附加值”。

用心做事，精益求精虽然秘书的主要工作是“打杂”，但是如果你热爱自己的工作，对自己做的每一项杂务都抱着精益求精的态度，那你就能给自己的每一份工作增加“附加值”。对于企业来说，产品的附加值就是利润。对于秘书来说，工作的附加值就是提高自己的竞争力。如果你给自己做的每一项工作都增加“附加值”，那上司自然就会对你刮目相看。相反，如果你认为秘书工作只是“打杂”，那么上司有可能让你永远“打杂”。缜密：不怕一万，只怕万一小祝是北京东方集团总经理的秘书。18号晚上总经理要去山东泰安与当地有关政府领导就投资项目进行洽谈，而18号中午他还要在燕京饭店宴请一个从西北来的重要客户，所以，小祝在17号下午下班之前与总经理商量如何安排18号的日程：由于总经理要在下午七点之前到达在泰安的办事处，所以必须在下午两点半之前从北京上火车，因为从北京到泰安的快车大约需要4个小时，再加上从泰安火车站到办事处约半个小时，宴请西北的客户预计花一个半小时，再加上从燕京饭店到北京站和提前上车需要一个小时，那么，只需要在上午十二点开始进餐就行。根据这种反推法，小祝安排司机上午十一点半从公司送总经理到燕京饭店，并订了下午两点半的火车票，通知泰安办事处的人下午六点半接站。

第39节：职业态度——成就职业价值的基石(12)

但是在18号，意想不到的事发生了：总经理与客人吃饭时，一聊天就把时间给忘了，快两点半才从饭店出来。他一看手表，要赶原订的火车是来不及了，于是他问在饭店外等候的司机，去泰安的下一趟火车最早是几点，司机说不清楚，总经理有些不耐烦，让司机马上打电话问小祝。没过一分钟，小祝就用短信将今下午从北京站始发路过泰安的所有火车的开车时间发了过来。因为小祝预计到了这种情况可能出现，所以提前做好了准备。当时总经理很惊讶，但也非常满意，由衷地感叹：“这个小祝真不简单！”在秘书的日常工作中，出现像小祝面对的这种意外情况并不多，也许你准备好几十次列车时刻表，只有一两次能用得上。那么，秘书为什么要做这么多无用功呢？这是秘书工作性质本身要求的。秘书是为领导服务的，而领导大多身负重任，如果秘书准备不周到，或意外情况的发生后措手不及，让领导的工作出现失误，就有可能牵一发而动全身，给上司甚至给企业造成无可挽回的损失。秘书在日常工作中突发性事件很多，为了应对那些无法预料的事件发生，秘书就要做些“无用功”，将有可能出现的各种意外状况都考虑进去，不怕一万，就怕万一。如果秘书办事缜密，总能留有余地，那结果往往会出乎你自己的意料，上司和同事就会对你有另一种看法：你是一个办事稳重，可以值得信赖的秘书！

做事缜密，不存“侥幸”秘书在工作中必须缜密周到，养成做事留有余地的习惯。对上司的一些重要活动的安排，每次都要像放电影一样在自己脑子里过了一遍，看是否还有什么疏忽遗漏的地方。优秀的秘书就跟优秀的棋手一样，在走第一步的时候，要能看到第二步，想到第三步。一些年轻的秘书总被人说成是“嘴上无毛办事不牢”，除了他们年轻缺乏经验之外，主要是批评他们对自己工作的重要性不足，总认为以前没有发生过意外，这次也不会发生意外，有严重的侥幸心理。侥幸心理是一种极其不负责的工作态度，对秘书来说是相当危险的。吃一堑，长一智当然，秘书的这种缜密不是天生的，大多数人都吃过“没想到”的苦头，所以，要养成办事缜密的习惯，重要的是学会总结经验和教训，特别是从教训中找出差距，吃一堑，长一智。耐心：自己给自己创造机会小梁是北京慧聪科技发展公司总经理的秘书。她虽是名牌大学毕业的高材生，可工作3年多了，在业务上仍然没什么长进，一天到晚没有多少事可做。很多朋友羡慕她工作轻松，但她却因为找不到机会、看不见希望而于心不甘。这天上午老总在开会，她又没什么事，只好像往常一样在网上浏览新闻和八卦消息，以消磨时间。十一点多，老总开完会出来，对小梁说自己下星期一去上海出差，让她把上海两个客户的合同找出来。

第40节：职业态度——成就职业价值的基石(13)

“您坐飞机去吗？”小梁问。

“是的，准备坐星期一下午三点多的飞机。”老总说。

“那我帮您订机票吧！”小梁主动地说。

“不用了，我这里有订票处的电话，回头你帮我下楼去取一下就行了。”老总说。于是，小梁只好怏怏地回到自己的办公室帮老总找出那两份合同。老总在家她都感到无所事事，老总出差之后她会更无聊。想到这里，她暗叹一口气，把两份合同找出来之后，继续上网打发时间。小梁的问题出在什么地方？当然，小梁完全可以把责任推给老总。实事求是地说，出现这种局面老总是负有责任的，他不会利用秘书，习惯性地事无巨细大包大揽，是他让小梁整天无所事事。但是把责任推给了老总，小梁的问题就解决了吗？没有，小梁应该意识到，老总这种大包大揽的工作方式，固然有他工作习惯的问题，但是在更深层次上反映了他对小梁能力或人品的不放心。所以，小梁的根本问题在于她仅有主动积极的精神，却还缺乏勇气去争取机会以表现自己的能力。

在现实中，还有许许多多的领导像小梁的老总一样属于“婆婆妈妈”型。他们在给秘书交代工作时，不管什么事情，都要从头到尾说一遍，似乎只有这样，才觉得放心。一开始，你可能觉得自己很省心，但久而久之，这种做法会让你感到厌烦：“你说得这么全面，还不如你自己做好了！”更重要的是，你会觉得给这种上司当秘书，自己只是挂了个名，对自己的成长没有一点儿好处。

当上司说自己有订票处的电话后，如果小梁大胆坚持帮上司订票，那老总再“顽固”，他也很难拒绝小梁的“主动”，即使他再三拒绝小梁帮助他订票，那小梁还可以帮他做出差的其他准备工作，例如，帮他查询上海的天气情况，把上海客户的其他资料一起找出来，把每个客户的资料分别用大信封装好……小梁主动坚持给老总“打杂”，一方面让老总看到自己的能力，另一方面让老总从这种主动中看到自己的上进心。只有这样，老总才会慢慢了解小梁并信任她。

逐步让上司学会“放权”对于这种“婆婆妈妈”型的上司，秘书一定要有耐心，要逐步让上司学会“放权”。例如，当上司让你发传真，在嘱咐你如何发时，你可以这样说：“老板，您去忙吧，传真我会发。”当上司让你起草会议通知，叮嘱你如何写时，你可以这么说“老板，这个通知我会写，下班之前一定交给您！”但是当你要求上司“放权”之前，你一定要把上司所担心的各种问题都想到，并作好相应的对策。只有这样，上司才会真正放心。如果你连续几次都没让上司失望，那上司就会逐渐信赖你：“这事你就自己看着办吧！”秘书可以等待上司赐予你机会，但是如果你主动去创造机会，那你就会进步得更快！