偶看新闻江苏省国税 破坏招商:你的秘书职责到9段了吗？
来源：百度文库 编辑：偶看新闻 时间：2024/04/29 09:52:27
你的秘书职责到9段了吗？
—— 欣冠佳管理培训
昨天，杨总继续给我们讲《执行力的培训》，在讲课过程中，杨总在互动环节给在座的每一位员工出了一道模拟测试题——
题目：总经理要秘书安排会议
模拟内容：总经理要求秘书在某时间安排开一个会议，要求在座的每位员工都把自己当成是总经理的秘书。
测试内容：在这件事下，作为秘书你应该怎么完成这项会议安排任务。要求用笔记录下来，10分钟记录时间。
任务交代下来，很多时候，我们自认为上级下达的任务我们完成了，就可以了，可是很多时候得不到上级的认可呢？ 主要就在于，我们没有把重心放到结果上，而是被“完成任务”迷惑了。其实在大多数情况下，对于我们想要的结果，不是办不到，是因为我们没有执著地办到。
"你要完成任务"！什么是任务？"请给我结果"！什么是结果？所有参会的人员都要通知，然后秘书自己也参加会议来做服务，这是“任务”。但上级想要的结果是什么呢？下面是杨总公布的1-9段的秘书的不同做法。
一段秘书：发通知。用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。
二段秘书：抓落实。发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。
三段秘书：重检查。发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参与，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况， 也让总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。
四段秘书：勤准备。发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议。
五段秘书：细准备。发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是
什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考。
六段秘书：做记录。发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在 会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）。
七段秘书：发记录。会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议
的人员，或者其他人员。
八段秘书：定责任。将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认
后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总 经理。
九段秘书：做流程。把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这给流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系！
从以上九个不同段位的秘书的工作方法我们可以看出，由于对结果的追求程度不同，秘书的工作内容也发生了很大的变化。