新安全生产法课件:PPT基本设置技巧

基本设置技巧

1  快速选定多张幻灯片

在用PowerPoint编辑幻灯片文件的过程中，当文件中幻灯片数目过多时，如何快速选定多张幻灯片？

答：如果要选定的多张幻灯片是不连续的，在按住“Ctrl”键的同时，单击需选定的各张幻灯片。如果要选定的幻灯片是连续的，则在按住“Shift”键的同时，单击连续幻灯片的首、尾页。

2  在“插入”菜单栏中添加“符号”项

有人说可以利用PowerPoint“插入”菜单栏的“符号”选项来添加特殊符号。为什么在我的电脑上找不到呢？

答：这是因为你的电脑上没有安装微软拼音输入法。只要正确地安装该输入法即可。

3  快速插入新幻灯片

除了可以利用“插入”菜单插入新的幻灯片以外，还有什么更简单更快捷的方法吗？

答：可以通过以下两种快捷方式来实现。

（1）选中一张幻灯片，然后按下“Shift+Enter”组合键在其后插入一张新幻灯片。

（2）使用“Ctrl+M”组合键。两种方式的区别在于，前者选中当前幻灯片只能通过单击左边的幻灯片显示栏来实现，而后者无该限制，即使将光标定位在当前幻灯片编辑区也可。

4  让PowerPoint自动保存更新后的幻灯片

请问在PowerPoint中要如何进行设置才能让它自动保存更新后的幻灯片，以避免由于死机或断电等特殊原因造成的文件丢失？

答：只需要单击“工具”菜单栏中的“选项”菜单，在“保存”选项卡下选中“允许快速保存”复选框。同时还可以设置自动保存的时间间隔，以便PowerPoint自动按所设置的时间间隔保存更新后的幻灯片。

5  在幻灯片中添加日期和时间

请问想给幻灯片添加创建的日期或时间，该怎么做呢？如果希望这个日期或时间能随着系统日期或时间变化，又该如何操作呢？

答：只需要首先将插入点移动到需要插入日期或时间的幻灯片的相关位置，然后选择“插入”菜单中的“日期与时间”选项，在弹出的对话框中的“可用格式”列表中选定一种表示方式，最后单击“确定”按钮即可。只要在该对话框中选择“自动更新”复选框的话，就可以让添加的日期和时间随系统自动更新。

6  页眉、页脚中日期、时间的自动更新

请问如何才能让页眉、页脚中的时间和日期随系统自动更新？

答：方法其实很简单。只需要选择“视图”菜单中的“页眉与页脚”选项，在弹出的对话框中选择“幻灯片”选项卡，再选择“日期与时间”复选框，选中“自动更新”单选按钮，如图4-1所示，最后单击“全部应用”按钮即可在每次打开PowerPoint文档时随系统自动更新页眉、页脚的日期和时间。

图4-1  设置日期和时间

7  幻灯片中包含的字数和幻灯片张数的统计

请问要如何操作才能实现对幻灯片中的字数和幻灯片的张数的统计？

答：只需要单击“文件”菜单下的“属性”选项，在弹出的对话框中单击“统计”选项卡，在如图4-2所示的“统计信息”列表中即可查看。

图4-2  查看统计表

8  如何在幻灯片中添加公式

在PowerPoint中添加公式时，许多特殊符号和格式都无法直接输入，请问要如何才能在幻灯片中加入公式？

答：要想在幻灯片中加入既美观又大方的公式，首先要单击“插入”菜单中的“对象”命令，在弹出的对话框的“对象类型”列表中选择“Microsoft 公式3.0”，如图4-3所示，单击“确定”按钮后即可启动“公式编辑器”。

图4-3  选择插入对象类型

在“公式编辑器”窗口中，我们可以利用该工具的强大功能，直接单击工具栏中的各类公式符号，即可非常简单地实现各类公式的输入，如图4-4所示。

图4-4  “公式编辑器”窗口

单击“关闭”按钮返回到幻灯片编辑窗口后，就会发现公式已经插入到该幻灯片中。但是它的大小和位置都不符合要求，还需要对它进行改进。由于PowerPoint将插入的公式作为“图片”来对待，因此想移动公式的位置时，只需要选定该公式，当鼠标箭头变成双十字型的时候，就可以按住鼠标左键调整公式位置。如果要改变公式大小，只要把鼠标指针移到该公式的控点上，当鼠标指针变成双箭头的时候，按住鼠标左键拖动即可。还可以用鼠标右键单击该公式，在弹出的菜单中选择“显示图片工具栏”选项。利用图片工具栏中的各个工具来对该公式进行颜色、格式等其他方面的改进。

9  让工具栏工具按钮或菜单栏中的图标亮起来

为了突出个性，希望PowerPoint中的工具栏按钮和菜单栏中的图标能与众不同。请问能更改这些默认的图标吗？如果可以，要怎样做呢？

答：当然可以。在PowerPoint中提供了多种图标供用户更改，同时还可以把自己编辑的新图标作为工具栏上的按钮或菜单栏中的图标。方法如下：

（1）如果要从系统中选择其他图标的话，首先单击“工具”菜单的“自定义”命令，然后选定需要更改图标的工具按钮或菜单选项，用鼠标右键单击打开快捷菜单，选择“更改按钮图标”选项，在列表中选定一个合适的图标即可。也可在弹出“自定义”对话框时，选择“命令”选项卡，单击“更改所选内容”下拉按钮，选择“更改按钮图像”来实现图标的更改。同时，还可以单击“编辑按钮图像”，对所选定的图标的颜色、位置等进行修改。

（2）如果想使更改的图标更漂亮、更个性鲜明的话，也可以首先找到想设置为图标的图像文件，然后用相应的编辑软件打开并适当的编辑它（注意要使它的大小和系统图标一致，同时要保持清晰，系统默认的按钮图像的大小是 16 x 16 像素）。编辑好以后，执行复制操作，将该图像复制到系统剪贴板，然后再执行单击鼠标右键后弹出菜单中的“粘贴按钮图像”命令即可。如果对这个图标不够满意的话，可以利用“复位按钮图像”命令来恢复系统图标设置。

10  给图片加上文字说明

请问要如何才能给幻灯片中的图片加上文字说明呢？如果想把文字说明放在图片中呢？

答：只要在幻灯片中添加了图片，就可以直接单击屏幕左下方的“自选图形”按钮，在弹出的菜单中选择“标注”选项，同时在标注列表中选择一种合适的标注框类型。然后把鼠标移到需添加文字说明的区域，按下鼠标左键拖动出标注框，并在其中输入文字说明。如果需要改变它的大小，可以选中标注框，把鼠标指针移到相应控点上，当它变成双向箭头的时候，按住鼠标左键，拖动该双向箭头即可调整标注框的大小。如果想把文字说明放在图片中，可以把鼠标指针移到标注框上，当它变成双十字箭头的时候，按下鼠标左键，拖动到图片上即可。

11  如何在幻灯片播放时在幻灯片文稿上加入文字

有时候在PowerPoint中播放幻灯片文稿时，想在其中同时加入一些文字。请问要如何设置才能实现呢？

答：只需要在播放演示文稿的同时，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“指针选项”中的“画笔”选项，此时指针会自动的变成一枝画笔的形状，按住鼠标左键，就可以随意书写文字了。如果要结束该项操作，可以直接按“Esc”键退出，幻灯片会继续播放。

12  项目符号也可用图片做

有朋友说，项目符号除了可以用数字、字母来做以外，还可以用图片来做。请问该如何操作呢？

答：方法其实很简单。首先选定需要设置项目符号的文字，然后单击“格式”菜单中的“项目符号和编号”选项，在弹出的“项目符号和编号”对话框中单击“图片”按钮，就会出现“图片项目符号”对话框，如图4-5所示。

图4-5  “图片项目符号”对话框

可以在列表中选择适合的图片来做项目符号。但是如果想用自己喜欢的图片来做项目符号的话，就要单击上图中的“导入”按钮，在“将剪辑添加到管理器”对话框中把该图片导入到图片选择列表中，选定后单击“确定”按钮即可。

13  如何用特殊符号做项目符号

想用一些有意思的特殊符号来做项目符号，请问该怎么做呢？

答：方法其实不难。可以首先选定需要设置项目符号的文字，然后单击鼠标右键，选择快捷菜单中的“项目符号和编号”选项，在弹出的“项目符号和编号”对话框中单击“自定义”按钮，就会出现“符号”对话框，如图4-6所示。

图4-6  “符号”对话框

可以单击“字体”下拉列表选择不同类型的字体，同时在下面的符号列表中选择各类适合的特殊符号。如果希望更改符号的颜色或是大小，还可以在返回的“项目符号和编号”对话框中，直接选择适合的颜色和设置它的大小以达到满意的效果。

14  一次性展开全部菜单

在使用PowerPoint菜单的过程中，发现有时候要想全部展开所有菜单项，必须单击菜单中向下的双箭头，非常麻烦。有什么方法可以避免这类重复操作一次性展开全部菜单吗？

答：可以单击“工具”菜单栏的“自定义”选项，在弹出的“自定义”对话框中单击“选项”选项卡，选定“始终显示整个菜单”复选框，再单击“关闭”按钮即可。

15  如何将有文字说明的图片保存为图片格式

想将PowerPoint中带有文字说明的图片保存为图片格式，以便下次调用该图片时无需再次添加文字说明。请问该怎么做呢？

答：首先选定图片所在的幻灯片，把图片以外的其他无须保存为图片格式的所有文字或对象都清除；然后选定该图片，并把它的大小调整到和整个幻灯片编辑区一致。单击“文件”菜单栏的“另存为”选项，在弹出的对话框中输入新的文件名，并且把“保存类型”设置为“JPEG文件交换格式”或“GIF可转换的图形格式”，就能实现把有文字说明的图片保存为图片格式这一操作了。

16  快速为多张幻灯片着色

当多张幻灯片的着色方案都相同的时候，有什么快捷方法能够把同一方案运用于多张幻灯片吗？如果是不同文档中的幻灯片，可以把某一文件中的着色方案运用到另一文件中吗？

答：当然可以。首先选中已经着色的一张幻灯片，然后用鼠标左键双击工具栏上的“格式刷”按钮，当鼠标指针右边出先一把刷子的时候，单击需要运用同一着色方案的各张幻灯片即可。如果想把某一文件中的着色方案运用于另一文件，可以在打开两个文档之后单击“窗口”菜单栏的“全部重排”选项，然后像在同一文件中一样，利用格式刷操作即可。

17  巧给插入图片减肥

为了使PowerPoint幻灯片更生动、更好看，我们常常需要在幻灯片中插入图片，可是这样往往导致文件太大，请问有什么方法可以缩减图片文件的大小吗？

答：可单击“视图”菜单栏中的“工具栏”选项，在其下拉列表中选择“图片”。然后在弹出的图片工具栏上选择“压缩图片”按钮，就会出现如下“压缩图片”对话框，如图4-7所示。

图4-7  “压缩图片”对话框

如果希望压缩的图片尽可能的小，可以选定“删除图片的剪裁区域”复选框。还可以设置该压缩是运用于“选中的图片”还是“文档中的所有图片”。同时也可以根据需要来更改图片的分辨率，以达到最佳的效果。

18  让幻灯片的切换生动起来

希望幻灯片在播放时能够设置一些特殊效果，让幻灯片的播放更生动、活泼，请问该怎么做才能实现呢？

答：可以通过设置不同的切换效果、切换的速度，以及切换时的各种不同的声音，来让幻灯片的播放达到最佳效果。具体操作如下：首先用鼠标右键单击要设置切换效果的幻灯片，在弹出的快捷菜单中选择“幻灯片切换”选项，此时在幻灯片编辑区域的右边就会出现幻灯片切换设置选项框。可以在“应用于所选幻灯片”下拉列表框中设置幻灯片的切换效果；在“速度”下拉列表框中设置幻灯片切换的快慢；在“声音”下拉列表框中选择适合的声音，如果希望添加其他的声音文件，还可以选择列表中的“其他声音”来导入其他声音文件，如图4-8所示。如果想要幻灯片自动播放，还可以在“换片方式”选项中设置每隔多少时间自动切换,同时还可以随时单击“播放”或“幻灯片放映”按钮预览切换效果。如果想把该切换设置运用于所有的幻灯片，可以单击“应用于所有幻灯片”按钮。

图4-8  切换幻灯片

19  快速实现动作按钮的统一设置

在PowerPoint幻灯片设置过程中，我们常常给幻灯片添加动作按钮。可是为了美观实用，我们又需要对同一幻灯片中的所有动作按钮做统一设置，非常麻烦。请问有什么快捷方法吗？

答：当然有。只需要选中已设置好的动作按钮，单击鼠标右键，选择“复制”选项，然后单击要设置同样动作按钮的其他幻灯片，选择“粘贴”选项，这样不仅在其他的幻灯片中设置了相同的动作按钮，这些按钮的位置也是完全相同的。如果同一幻灯片上的动作按钮较多，可以按住“Ctrl”键全部选定以后，再做上述“复制”、“粘贴”操作。

20  如何把Excel工作表或图表插入到幻灯片中

我们有时候需要在幻灯片中插入Execl工作表或图表，该怎么做呢？

答：首先选定需要插入Execl工作表或图表的幻灯片，并且把插入点移到合适的位置，然后单击“插入”菜单栏中的“对象”命令。如果要新建一个Execl工作表或图表，可以单击“插入对象”对话框的“新建”单选按钮，并且在右边的选择列表中选择插入“Microsoft Excel工作表”或“Microsoft Excel 图表”，如图4-9所示，单击“确定”按钮后就会插入新建的工作表或图表。

图4-9  插入工作表

如果希望插入的是已经编辑好的工作表或图表，则要选择“根据文件创建”项，然后单击“浏览”按钮导入相应的工作表或图表，如图4-10所示。

图4-10  插入编辑好的工作表

21  让模板别具一格

在使用PowerPoint编辑幻灯片时，系统提供了很多种模板供我们使用。但是有时候，为了别具一格，希望把自己设计的一些幻灯片样式保存为模板，该怎么做呢？

答：只需要在保存的时候，单击“文件”菜单栏的“另存为”选项，在“另存为”对话框中把保存类型设置为“演示文稿设计模板”即可把该页幻灯片保存为模板供下次调用。

22  如何在每张幻灯片上
使用不同的模板

在用PowerPoint设计幻灯片时常常用到模板，但是不知道该怎样才能在每张幻灯片上使用不同的模板。请问该怎么做呢？

答：在PowerPoint XP中实现该功能比较简单。首先用鼠标右键单击需要应用模板的幻灯片，在弹出的快捷菜单中选择“幻灯片设计”选项后，幻灯片编辑区的右边就会出现幻灯片设计选项框。单击“设计模板”，把鼠标在模板列表中合适的模板上停留一会儿，在右边出现下拉按钮时单击该按钮，选择“应用于选定幻灯片”项。重复该操作，即可在每张幻灯片上使用不同的模板。

23  如何把多个演示文稿合并

在实际应用PowerPoint XP的过程中，有时候需要把多个幻灯片演示文稿合并，并且希望它们分别保持原有的风格。请问可以吗？如果可以，该怎么操作呢？

答：当然可以。首先打开需要合并的某一个演示文稿，然后单击“工具”菜单栏的“比较并合并演示文稿”选项，在弹出的对话框中选择要与之合并的另一个演示文稿并单击“合并”按钮，接着按提示单击“继续”按钮，操作完成后即可实现两个文稿的合并。

24  如何设置超链接

有人说在PowerPoint中，使用超链接功能不仅可以在不同的幻灯片之间自由切换，还可以在幻灯片与其他程序或文件之间随意地转换。请问要如何才能设置超链接呢？

答：常用的方法有三种：

（1）直接利用工具栏上的“插入超链接”按钮。首先选定需要插入超链接的文字或图像，也可把光标移动到要插入超链接的相应位置。然后单击工具栏上的“插入超链接”按钮，在弹出的“插入超链接”对话框中选择要插入链接的文档、Web页或电子邮件地址，如图4-11所示，再单击“确定”按钮即可。

需要注意的是，如果选定的是文字或图像等幻灯片中已有的对象，那么设置超链接后没有什么特殊标志。只有在幻灯片播放时，把鼠标移到相应的对象上，鼠标指针会变成一只“手”型，单击该对象即可启动超链接。如果没有选定任何对象，只是把光标移到幻灯片相应的位置，那么可以在“插入超链接”对话框的“要显示的文字”后给链接命名，以便幻灯片上出现相关的带下划线的提示，当鼠标指针移到该提示上时，同样会变成一只“手”型，单击便可打开超链接。

图4-11  插入超链接

（2）也可以利用“动作设置”来实现。首先选中需要设置超链接的图像或文字，单击“幻灯片放映”菜单栏的“动作设置”选项。根据需要单击“单击鼠标”或“鼠标移过”选项卡。选择“超链接到”单选按钮，并在下拉列表中选择要链接到的内容。如果要链接的内容不在该下拉列表中，可以单击“其他文件”来导入相应的链接内容，如图4-12所示，设置完毕单击“确定”按钮即可。

（3）除了上述两种方法以外，还可以利用“动作按钮”来设置超链接。方法如下：单击“幻灯片放映”菜单的“动作按钮”选项，在列表中任选一个适合的动作按钮。把鼠标移到幻灯片编辑区域，指针就会变成一个黑“十”字型，在需要添加超链接的位置按住鼠标左键拖动，绘出一个动作按钮。同时在弹出的如图4-12的“动作设置”对话框中，按方法（2）操作即可。

图4-12  利用“动作设置”