偶看新闻pp滤膜生产厂家:应用写作讲义（电大用）
来源：百度文库 编辑：偶看新闻 时间：2024/04/29 21:24:57
邓旺林
第一章 绪论
应用文的概念和特点
“应用文是人类在社会生活中为处理日常公私事务而使用的文章（？）的总称。”
应用文是机关单位、团体或个人在工作、学习和日常生活中用于处理事务、沟通关系的具有一定惯用格式的书面材料的总称。
这里实际上是要说明，应用文并不都具有文章的面貌。不说“文章”而说“书面材料”，是因为应用文中有不成文者，如简单的电文、会议记录等（“会议记录，用流水账方法实录会议的进程和情况。它真实、全面、自然，但不成文，是有关会议情况的最原始材料”――陈子典等《应用写作教程》修订本 P90 ）
“章程不能写成文章，章程的内容全用条文表达”。（教材P292）
1．实用性
2．真实性——内容真实确凿，不是凭空想象，更不是凭空捏造的。不象小说的情节可以虚构。
3．规范性——写作有一定的格式。
应用文的规范性主要表现在两方面：
（1）文种的规范——办什么事用什么文种（文体的名称），有大体的规定，不能乱来。
（2）结构的规范——每一文种在写法上有大体的结构模式，不能随便变更。
应用文的规范性其实并不限于这些方面，例如行政公文就还有关于用纸、印装的格式规范。
应用文的这种规范性有的是由有关部门明文规定的，有的则是约定俗成的。
4．简明性——指内容上、语言上要尽量简单、明确。
应用文的写作及本教材体例
教材中没有明确概括“应用文的写作要求”，根据教材有关内容，现概括为以下几条：
1．讲求实用
2．内容要真实确凿
3．写作要合乎规范
4．内容、语言要简明
1．要有较高的政策水平
应对“政策”作广义理解：方针、政策、法律法规。
2．知识面要广中有深
3．要有较强的分析判断能力
4．写作基本功要扎实
（1）能正确、准确、流畅地表述自己的思想
（2）能把握全局，合理结构文章
（3）熟悉主要应用文种的写法
a．各行各业通用的公文——行政公文
b．与自己从事的行业有关的常用应用文。
（略，详见教材P8—9）
第二章 行政公文
行政公文概说
行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书。
这里要掌握几点：
１．行政公文的作者主要是行政机关。国家机关：权力机关 、行政机关 、司法机关、军事机关等
２．行政公文是在行政管理过程中所形成的
３．具有法定的效力
４．有规范体式
５．用于处理公务
１．权威性
此指公文的内容，公文中的各种材料（事实、数字、意见、结论等）不能凭个人意志加以改变，不能任意更改、解释、否定。
陈子典、李硕豪主编《应用写作教程》（修订本）对公文“权威性”的解释则为：“公文是制作者根据法定职权制作和发布的，代表了某一政党，或某一国家，或某一机关，或某一单位、团体的意志，在它所管辖的范围内，具有法定的权威性和行政约束力。
２．规范性
此指公文的撰写和处理，从起草到成文、发文、收文等整个办理程序有一套规范化的制度。
陈子典等《应用写作教程》（修订本）：“公文有统一规定的种类、格式和行文规则等，任何机关、单位或团体都不能标新立异、自搞一套”。
注意：第一章中“应用文基本特点”中所说的“规范性”，它只是就应用文写作而言，指应用文写作有一定的规格、范式。
３．工具性
指公文是行政机关在行政管理过程中最经常、最大量使用的一种重要工具。是行政机关用来传达党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章、施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验等的工具。
公文的工具性说明，公文作为一种文体形式，本身并不具备政治性、阶级性，掌握在谁手里，就可以为谁服务。
陈子典等《应用写作教程》（修订本）概括的公文的五大特点的第一点就是“政治性”（其它为“权威性”、“实用性”、“规范性”、“特定性”）：“公文是社会政治活动的产物，是发文者意志的表现，什么性质的政党与国家，就有什么样的公文。在我们国家，公文具有传达贯彻党和国家的方针、政策、处理机关公务的重要职能，它的内容与党和国家的政治、政策密切相关。党政机关制发和使用的公文，在政治上、政策上代表了国家和人民的根本利益，为巩固与发展社会主义事业服务。”
注意：所谓公文没有阶级性、政治性是从公文作为一种文体形式、一种工具来说的；而公文具有政治性则是从具体的公文篇章、从公文的内容方面来说的。其间并无矛盾。
１．指导作用 ２．沟通作用 ３．凭证作用
（一）公文的分类
各种机关有各自不同的职责范围，并依法形成了各自使用的公文种类。高级领导部门与基层单位，行政机关与业务机关，地方政府机关与军事、外交、经济、科技部门，它们所使用的公文除了共同种类之外，还各有不同的侧重种类，各式各样，差异很大，这就带来公文分类学的复杂性，即从不同角度，有不同的分类法。例如：
1．从文体的来源和使用范围分：发文（对外发文、内部文件）、来文。
2．从行文关系（传递方向？）上分：上行文、平行文、下行文。
3．从文件的机密性分：秘密文件（绝密、机密、秘密）、普通文件三种。
就公文阅读办理方面说，绝密文件仅限于被指定的某一级机关或负责人阅读，机密下发的范围与数量要大一些，秘密的范围则更大些，在一定的组织、机关内部阅办，不容对外公开。
4．从文件的传递速度上分：紧急公文（特急、急件）、常规公文。
5．从文件的使用范围（发文范围）分，可分为普发公文、限发公文。
6．从文件的性质、作用分，可分为指挥性公文(命令、决定、指示)、晓喻性公文（公告、通告、通知、通报）、报请性公文(议案、报告、请示)等（广东省人事厅1994年6月编《广东省国家公务员录用考试教材》将“批复、函、会议纪要”单列，未说明属前述哪一类。见该教材P348）
（二）行政公文的种类
12类13种行政公文是国务院办公厅1993年11月21日发布（1987年2月18日发布，1993年11月21日修订），1994年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》（下称原《办法》）中规定的。按国务院2000年8月24日发布（国务院国发[2000]23号），2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》（下称新《办法》）的最新规定则是13种（不分类）。
对照原《办法》有以下变化：
1．文种的增删方面：取消了“指示”，增加了“意见”（《公务员行为规范概论》P118“意见使用较灵活，作上行文使用应按请示处理。作下行文使用文中有明确要求的，下级应遵照执行；无明确要求的，下级应参照执行。作平行文使用，则供对方参考。”）
2．“议案”原居“命令”之下“决定”之上，现移居“报告”之上。
3．部分文种的职能发生变化。如“撤销下级不适当的决定”原属“命令”的职能之一，现划归“决定”；“报告”原用于“向上级汇报工作、反映情况、提出建议”，现划去“向上级提出建议”一项，而增加“答复上级机关的询问”一项。
4．“公告”、“通告”原列为同一类，现分列。即对13种公文不再进行归类。
△ 教材（诸孝正、陈妙云编著的《应用写作》，“广东省自学考试委员会组编本”，广东高等教育出版社1998年4月出版）的分类：上行文：议案、报告、请示；下行文：命令、决定、指示、公告、通告、通报、批复、会议纪要、通知；平行文：函。
按：通知“也可平行”的问题（通知：“主要是下行，也可平行的文种”）。通知的“平行”限于“属地统管”的情况下适用。不相隶属关系中有一种“属地统管关系”。指当地政府与当地政府行政管理体制范围以外的其他机关单位之间的关系。如广州市东山区政府与省委办公厅，如武江区政府与韶关市国土局。由于所属地区的统一社会活动（如户籍管理、征兵、计划生育、社会治安、环境卫生等工作及其他社会活动）等原因，形成这种关系。在这种情况下，当地政府机关可就属地统管的事务用“通知”向当地政府行政管理体制范围外的其他机关单位行文。如1998年7月23日武江区人民政府办公室的《关于武江区实行垃圾处理袋装化的通知》，其主送机关为“武江城区各单位、各市民”。
通知可用于“传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或共同执行的事项”。与发文者有属地统管关系的单位便属这里所说的“有关单位”。如果单独给这种单位发文，则宜采用函行文。
关于“函”“也可以上行与下行”的问题（函：“主要是平行，也可上行与下行的文种”）：上级机关给下级机关用函行文有两种情况：一是用于处理一般性的事务，如向下级机关询问有关问题。（“函是用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准等”，据此，如果上级机关是在使行政管理职能时，不宜以函行文）；二是属于处理非行政管理的事务。如上级机关向下级机关商借房屋、人员等。至于下级机关给上级机关，除了前面说的第二种情况，一般不宜以函行文。
* 批复有时可用于平行关系。如国家计委、财政部1999年4月19日《关于调整职业资格证书工本费标准的批复》（计价字[1999]406号）对劳动和社会保障部的复文：“你部《关于调整职业资格证书价格的函》（劳社部函 [1998] 143号）收悉。经研究，现批复如下：……以上规定自1999年4月20日起执行。”
《北京市实施〈国家行政机关公文处理办法〉的若干规定》（京政办发［1987］162号）第三章（正确使用公文种类）：第十一条 机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，以及向有关主管部门请求批准和有关主管部门向来函机关答复请求批准事项（如区、县、局向计划、规划、财政、税务、劳动、人事、机构编制、物价、外事、基建、科技、进出口贸易等主管部门请求批准有关事项以及上述主管部门对区、县、局的答复），用“函”。第十二条 上级机关对下级机关答复请示事项，用“批复”。第十一条中所述计划等主管部门向来函机关答复请求批准事项，也可用“批复”。
新《办法》）第五章（发文办理）第二十七条：公文送负责人签发前，应当由办公厅（室）进行审核。审核的重点是：是否需要行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。 第二十九条：公文正式印制前，文秘部门应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。
公文的格式指公文规范化的外部形式，包括三大方面：
1． 公文的介质（主要是纸介质）
“介质”（jiè zhì）：一种物质存在于另一种物质内部时，后者就是前者的介质；某些波状运动（如声波、光波等）借以传播的物质叫做这些波状运动的介质。——《现代汉语词典》
与公文纸介质相关的方面：公文各项数据的物质表现形式——油墨；公文纸介质产品形态——开本、规格、印刷、装订等。
1988年国家技术监督局遵照国务院办公厅批示发布了GB/T9704—1988《国家机关公文格式》，试行十年后，国家质量技术监督局于1999年12月正式批准发布了GB/T9704—1999《国家行政机关公文格式》国家标准（下简称“99”新国标）。对公文用纸纸型、幅面尺寸、公文用纸技术指标、装订要求、公文诸要素的字体字号、排布规则等方面作了具体规定。
1）公文用纸主要技术指标：公文用纸一般使用纸张定量为60—80g/m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85-90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%（按：如果透明度太高，正反两面所印的文字会出现相互洇透），PH值为7.5—9.5
2）公文用纸幅面及版面尺寸：“公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm”，“各裁边误差为±3mm”。
3）公文页边与版心尺寸：公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm, 订口（左白边）为28mm±1mm, 版心尺寸为156mm X 225mm（不含页码）。
4）排版规格与印制装订要求：
（1）排版规格：正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般每面排22行，每行排28个字。
* 公文中横向距离的长度单位为“字”。一个字指一个汉字所占空间。公文中纵向距离的长度单位为“行”。本标准以3号字高度加3号字高度7/8倍的距离为一基准行；公文标题以2号字高度加2号字高度7/8倍的距离为一基准行。
（2）制版要求
双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100%，红色油墨应达到色谱所标Y80%，M80%。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。
（3）装订要求——公文应左侧装订，不掉页。（其余略）
2.公文数据的表现形式——对文字、符号、数字、图表、图形等的书写排印的规定
* 公文中图文的颜色：未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。
* 公文中表格：公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。
* 公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四（可放分送，不放页码）应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。
* 文字从左至右横写、横排。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写、排版）。(第三章 公文格式 第十条第十四项)
* 公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。（第五章 发文办理 第二十五条 草拟公文应当做到 第九项）
3.公文的组成部分（简称“要素”）——由哪些要素组成、各要素的作用、各要素的排列顺序、所处位置及其标识等
（详见中国标准出版社2000年10月第二版 房庆等编著《GB/T9704—1999国家行政机关公文格式国家标准应用指南》P2—3 ）
有人将公文的格式概括为两方面：
1．文面结构（书面格式）：公文的组成部分和项目,排列的顺序和位置,书写或打印的要求。
2．用纸、印装的格式。
下面对照“99”新国标并结合教材Ｐ8—9公文纸样式来谈谈公文的书面格式（《标准》中称“公文中各要素标识规则”）。
《标准》将组成公文的各要素划分为眉首、主体和版记三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。
根据公文“眉首”部分（旧称“文头”部分）的不同，行政公文的格式可分为一般格式（文件式公文的格式）和特定格式（包括信函式、命令格式、会议纪要格式）两大类共四种。
中共中央办公厅1996年5月3日发布的《中国共产党机关公文处理条例》第十条“党的机关公文版头的主要形式及适用范围”提出四种形式（“版头的主要形式”在中共中央办公厅1989年4月25日发布的《中国共产党各级领导机关公文处理条例（试行）》第二十二条中自然数为“发布形式”，且只有三种）
公文的格式中属于排版印制方面的工作带有一定的专业性、技术性，一般由文印部门掌握。语文写作方面的格式（如公文要素的写作）则一般由撰稿人把握。
1．“眉首”部分
1）公文份数序号（文件序号）：位置、书写形式
《国家行政机关公文处理办法》第十条第一项： “涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，绝密、机密级公文还应当标明份数序号。”位于版心左上角顶格第1行（即天头下边缘距公文上页边37mm处下面 第1行），用阿拉伯数码。不少于2位数。
2）秘密等级和保密期限：位置、级别，字体字号
不标保密期限的：用３号黑体，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；要标保密期限的：用３号黑体，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限间用“★”隔开。
3）紧急程度：位置、级别，字体字号
紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。其中：不标秘密等级的：用３号黑体，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；要标注秘密等级的：用３号黑体，顶格标识在版心右上角第2行，两字之间空1字。
4）发文机关标识
（1）发文机关名称（全称或规范化简称）＋“文件”两字。（一些特定的公文如信函式公文可不加“文件”二字）
（2）平行或下行文：发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm，即留出25mm（约2行）的位置用于标识份数、密级和紧急程度。（发文机关标识位置距上页边为天头37mm+25mm=62mm）
（3）上行文：发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm，即留出80mm-25mm=55mm的空白供上级机关批示文件用。（发文机关标识距上页边为天头37mm+25mm+55mm=117mm）
（4）发文机关标识用小标宋体字，套红印刷；字号不超过22mm×15mm（高×宽）
（5）联合行文时，主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如果联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。
5）发文字号——构成、位置、字体字号、书写形式等
（1）由发文机关代字、年份和序号组成。
（2）在发文机关标识下空2行，用3号仿宋，一般居中排列（如需标识签发人，则发文字号居左空一字）。
（3）机关代字一般由两个层次组成：第一层是发文机关代字，第二层是发文机关主办文件的部门的代字。如“铁财”：“铁”代表铁道部，“财”代表财务部门。有的机关代字还包括其他的层次，如国务院发文的机关代字有“国发”、“国函”，“国”代表国务院，“发”与“函”则代表“文件式”公文和“信函式”公文这两种发文形式。一般说来，通过机关代字能显示出发文机关、主办部门或加上发文形式便可以了。
机关代字 = 发文机关代字 + 发文机关主办文件的部门的代字 + 发文形式
（4）年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“[ ]“括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。
6）签发人——位置、字体字号等
用于上行文，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空一字，签发人姓名居右空一字。“签发人”用3号仿宋，后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
如有多个签发人，主办单位签发人姓名轩于第一行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处于同一行并使红色反线与之相距4mm。
7）红色反线（分隔线） 在发文字号之下4mm处，与版心等宽，套红印刷。
2．主体部分（内文部分）
1）公文标题
公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
一般位于红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称、间距恰当。
标题所占行数不宜太多，在反线之下占4行（包括所空的2行）位置最好。
如果标题所占行数太多，会出现把正文挤出首页的情况时，可将标题上移，不必在反线之下空2行，可空1行甚至不空行。
2）主送机关
主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
（1）在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。
（2）如主送机关过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。如仅差1行就可以不挤出正文时，主送机关在标题下也可不空1行。
有多个主送机关的，要按系统和级别分列，在同一系统内的机关单位之间用顿号表示并列，在不同系统内的机关单位之间用逗号隔开。如“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：”
（3）标识主送机关时应标明主送机关的全称、规范化简称或同类型机关的统称（如“各省、自治区、直辖市人民政府”）
3）公文正文
在主送机关名称之下第1行起标注，每起一自然段均要左空2字。公文中的数字、年份（用阿拉伯数码标识的）不能回行。
4）附件
（1）公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号用阿拉伯数码（如附件：1．××××××），附件名称后不加标点符号（例如不用书名号）。
（2）附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号与名称前后标识应一致。
（3）如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）
5）成文日期
成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。
用汉字将年月日标全；“零”写为“0”。成文日期位置依印章的位置而定。
6）公文生效标识
公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或签署人姓名。
“公文除会议纪要和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章”。(第三章 公文格式 第十条第九项)
公文生效标识有以下两种情况：
（1）单一发文机关的：在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文日期，印章用红色。 当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。
（2）联合行文的：
当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式（中套或下套），以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。两个机关联合行文的，在落款处一般不署发文机关名称。
当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可有简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文日期。
* 特殊情况说明：当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
7 ）附注
附注是对某些问题的说明。一般是对公文的发放范围（印发传达范围）、使用时需注意的事项（例如是否可以翻印、公开转载等等）加以说明，如“此件发至县团级”、“此件可见报”等，而不是对公文的内容作出解释或注释。对公文的注释或解释一般在公文正文中采取句内括号或句外括号的方式解决。
“请示“应当在附注处注明联系人的姓名和电话。(第三章 公文格式 第十条第九项)
公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。
3．版记（文尾部分 ）
1）主题词——用于揭示公文内容，便于计算机检索和管理公文所用的规范化词。公文
主题词的标注要注意几点：
A．选词：要从规定的公文主题词表中选择。如国务院办公厅秘书局曾专门制发《国务院公文主题词表》并规定“凡国务院办公厅印发的和各地区、各部门报送国务院办公厅的文件，均按该词表标引主题词”。公文主题词表分为三个层次：第一层是对主题词区域的分类如“综合经济”、“财政、金融”类等；第二层是类别词，即对主题词的具体分类，如“工交、能源、邮电”类中的“工业”、“交通”、“能源”和“邮电”等。第三层是类属词。第二层和第三层统称为主题词，用于文件的标引。（详见国务院办公厅秘书局于1994年4月23日《关于印发〈国务院公文主题词表〉的通知》）
B．组合方式：类别词+类属词（反映公文内容的类属词+反映文件形式的类属词）。（“反映文件形式的类属词”实即“文种”，分列在《国务院公文主题词表》“秘书、行政”类“文秘工作”中）。如《国务院关于加强水土保持工作的通知》的主题词“农业 水土保持 通知”。
C．数量：按国务院办公厅秘书局1994年4月4日修订的《国务院公文主题词表》中“标引方法”中规定“一份文件的标引，最多不超过5个主题词。”
D．书面形式：“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。
2）抄送机关
公文如有抄送机关，在主题词下1行；左右各空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。
3）印发机关和印发日期
位于抄送机关之下（无抄送机关时在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。
4）版记中的反线 版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。
5）版记的位置 版记应置于公文最后一面（封四），版记的最后一个要素置于最后一行。
* 页码：用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白和空白页以后的页不标识页码。
1．信函式
信函式公文格式是针对非普发性公文所采取的一种格式。“用于处理日常事务的平等文或下行文”，主要是用于答复、解释或说明某件具体事项。这种公文的效用与通常形式的公文并无两样。其发文字号的编号通常用“××函”的形式。
（1）发文机关标识：发文机关名称（应用全称）后无“文件”两字。套红印刷。
（2）发文机关名称上边缘距上页边为30mm。（在“文件式”中，平行文与下行文发文机关标识位置距上页边为天头37mm+25mm=62mm，上行文发文机关标识距上页边为天头37mm+25mm+55mm=117mm）
（3）发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一长文武线（上细下粗），两条线均长170mm，套红印刷。
（4）每行居中排28个字。首页不显示页码。
（5）发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识。发文字号下空1行标识公文标题。
（6）如需标识秘密等级或紧急程度，可置于武文线下1行版心左边缘顶格标识。
（7）其他各要素的标识方法均同“文件式”的公文格式。
2．命令格式
（1）命令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。命令以“××××××命令（令）”的形式出现，而不是以“××××××文件”的形式出现。
（2）命令标识上边缘距版心上边缘20mm，下边缘空2行居中标识令号；令号下空2行标识正文；正文下1行右空4字标识签发人签名章（红色），签名章左空2字标识签发人职务。
（3）命令（令）只有令号而不加公文字号，令号与正文间无红线反线，这与“文件式”公文不同。命令（令）不分主送、抄送，而用“分送”这一特定形式。
（3）联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称。
（4）在签发人签名章下空1行右空2字标识成文日期。
其他要素从本标准相关要素说明。
（上空20 mm）
××××××命令（令）
（空2行）
（令号）
（空2行）
（正文）
××××（空2格）×××× （右空4格）
年 月 日 （右空2格）
3．会议纪要格式
（1）会议纪要标识由“××××××会议纪要”组成。其标识位置同一般文件式中发文机关标识（即“××××××文件”）的位置（即距版心上边缘25mm），用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。
（2）会议纪要不加盖印章。其他要素从本标准相关要素说明。
（3）用作公文种类的会议纪要可用文件式或信函式公文形式来发，并在标题中显示。
★讨论：教材所谓“一般下行文加‘文件’二字，上行文和平行文只印发文机关名称”（见P23“公文样式”），此说不妥。如广东省人民政府文件就可用于“向国务院请示，报告工作”，广东省人民政府函件则可用于“对各市政府、省府直属单位重要请示的批复”。
１．要重视体现政策
２．要坚持实事求是
３．要力求单纯明确
４．要遵守写作规范（格式、结构层次序数的书写，数字的书写，标点符号的运用、书写等等。）
５．要注意行文关系（教材中讲了四条）。
《国家行政机关公文处理办法》（国发[2000]23号 国务院2000年8月24日发布）第十四条：“行文关系根据隶属关系和职权范围确定”
★ 补充讲授内容
1．按行政组织的功能和作用划分
（1）领导（决策）机关 （2）职能机关——专业职能部门
（3）辅助机关——综合职能部门 （4）咨询参谋机关 （5）派出机关
根据我国的具体情况，行政组织的主要类型有：
1．领导机关，即各级政府机关，在我国指国务院和各级人民政府（至县一级）。这类机关，从法律地位看，它是各级权力机关即人民代表大会选举产生；从职权范围看，其职能活动具有全面性和全局性，它在所辖行政区域内全面行使宪法和法律规定的行政职权，有权对除国家权力机关、审判机关和检察机关以外的其他各种国家机构和社会组织、公民个人的活动，依法进行管理。
2．业务机关。即各级政府领导下的分管专业行政事务的职能部门。在我国指国务院所属的各部委，地方政府机构中分管业务的厅、局、科等。这一类型的行政组织是各级人民政府的组成部分；其行政首长由各级人民政府行政首长提名后经由相应一级的人民代表大会决定后任命产生。为本级人民政府的组成人员，这类行政组织的职能活动具有专业性和局部性特点。
3．直属机构。也是各级政府领导下的职能部门。它与业务机关不同的是：其行政首长的任免由相应一级的人民政府和行政首长决定。同时，一般也不是该级政府的组成人员；从“级别”上看，这类行政组织略低于业务机关；但又高于业务机关下设的各部门部位。如我国国务院所属的国家国土局、国家工商行政管理局、海关总署、中国民用航空局、国务院宗教事务局等。
4．派出机构。为加强统一领导，一级人民政府在所辖行政区域内授权委派而设置的政府代表机构。其职责是代表该级政府对下级部门进行领导、检查和监督，起承上启下作用。如省人民政府下设的行政公署、县人民政府下设的区公所、城市中区人民政府下设的街道办事处等。
业务机关与直属机关均属教材所称职能机关。
5．办公机构[即《农业行政管理》（农业系统干部培训教材，中华人民共和国农业部人事劳动司编，中国农业出版社1997年8月版）所称辅助机构]。为协助行政首长进行领导工作而设置的办事机构。这类行政组织，根据某职责内容和活动方向，可划分为两个小类：
（1）为协助行政首长对本机关内各部门的活动加以综合和协调，并负责处理机关内部日常办公事务的机构。如国务院及各级政府下设的办公厅、室等。其职能活动，在方向上通常只指向该机关内部事务，且具有综合性、事务性的特点。从级别上看，它们与机关内部其他各部门相当。
（2）协助行政首长处理专门或特别事务的办公机构。如国务院侨务办公室、国务院港澳办公室、国务院特区办公室等。一般地，这类办公机构可根据行政首长的授权，就该机构的专门业务范围的各有关事项，单独或会同其他部门对外发布通知或下达指示等，其职权范围通常由行政首长确定。
——唐代望（广东省行政管理学会副会长）等《简明行政学》（中国人事出版社1991年版P102-103）
按照机构的工作性质、内容和作用的不同，可以把我国的各级政府机构划分为领导机关、职能部门、办事机构、派出机构和驻外机构。领导机关是政府的行政首脑机关（一般权限机构、决策机构，即各级人民政府）；职能部门是政府中分管某一方面行政事务的执行机构（专业权限机关）；办事机构是指为政府首长或职能部门实现行政目标而设置的辅助性机关，它们只承担本政府的综合性工作，或协助首长办理某些专门事项，并不承担某个方面的业务管理工作，对各职能部门也无直接指挥和监督的权力，诸如国务院办公厅、国务院的外事、侨务办公室、港澳办公室以及各级地方人民政府的类似机构等便属此类；派出机构是指一级政府根据政务管理的需要，在所辖区域内设立的代表政府行使某些职权的代表机构；驻外机构指的是我国政府外派到其他国家、代表我国行使某些对外职权的机构。
——游国经、张尚仁主编《政府职能、结构与动作》（人民日报出版社1996年1月第一版）P130
政府机构 名称是其管理范围、规格等级和工作性质等方面综合体的文字符号，要求表达明确，能反映出行政系统的整体性和层次性，一般由域名、矢名和标名（规格）三个单元组成。如“广东省人事局”，“广东省”为域名，“人事”为矢名，“局”为标名。
规格也就是机构的级别。政府机构主要分三部分：工作部门、直属机构、归口管理机构。工作部门统一称“委、厅、局”，省、市、县分别确定为正厅、处、科级；直属机构一律称“局”，省、市、县分别确定为副厅、处、科级；归口管理机构亦称“局”，级别为“处、科、股”级。
——唐代望（广东省行政管理学会副会长）等《简明行政学》（中国人事出版社1991年版P124）
2．按行使职权的区域范围分（有人称按管辖范围分）
（1）中央国家行政机关：国务院及其所属各部门。
（2）地方国家行政机关、包括：①省、直辖市、自治区人民政府及其所属各部门；②自治州、县、自治县、市、市辖区人民政府及其所属各部门（直辖市和较大的市分为区、县。自治州分为县、自治县、市）；③乡、民族乡、镇人民政府；④特别行政区的人民政府及其所属各部门。 （城市的居民委员会、农村的村民委员会属基层群众自治性组织）
3．依管理的业务性质分（详见应松年等编著《行政管理学》p55—58）：
（1）一般行政机关（普通行政机关）——包括在全国范围或地方范围对国家事务进行综合管理的机关.如国务院、地方各级人民政府。
（2）特殊行政机关（专业行政机关）——指各级人民政府领导下的业务机构。它们负责组织与管理某一专业部门的具体化事务。贯彻执行一般行政机关的决定或规定，直接领导该专业部门的行政工作。如国务院各部、委、各厅、局等，均属专业行政机关。
4．依设置的久暂分——常设行政机关、临时性行政机关
政府是行政组织，正人正事，提供公共产品，为人民群众造福。
企业是经济组织，提供物质产品，以最少的投入获得最大的利润，为社会创造物质财富。
事业单位是服务组织，提供精神产品，保障社会生产、生活正常进行，为社会造就高素质的人才、高品位的精神食粮。
社会组织属于群众组织，主要提供私人物品，沟通上下左右关系，上为政府献策，下为群众排扰解难。
政府应把能够营利的产品交给企业生产，能自立一事业单位让它独立发展，把群众能办的事给社会组织办。政府通过政策、法规、财政税收等手段，管理和调控企事业单位和社会组织而不能包办代替。
——唐代望《建立与国际接轨的行政管理体制》（《南方日报》2000年6月19日 B2）
企、事业单位属于社会组织范畴，行政组织则属于国家机构范畴。企、事业单位围绕着实现个别的或特殊的利益，即本单位的利益展开其功能活动，行政组织则谋求实现国家或整个社会的利益。因此，政府的职能不是直接从事经营活动及其它各种事业活动，而是对整个国家的经济活动和社会生活的其它方面，用法规、政策的方式实行宏观管理。企业单位强调经济效益，实行经济核算制，自负盈亏。主要靠自己的收入维持经费开支，扩大再生产，为国家创造财富，积累资本。┅┅事业单位主要是为国家创造或改善生产的外部条件，增进社会福利，满足人民对文化、教育、卫生等需要。┅┅按照经费来源事业单位分三类：一是经费自收自支的，享受企业的各项自主权，实行企业化管理；二是则国家实行定额补助的，政府在管理上要适当放活；三是国家全额拨款的，实行基金制，严格控制。今后政府对于各种事业单位的关系，主要是通过制定法规和政策的方式，引导、扶持和规范其发展。
——广东省人事厅1994年6月编《广东省国家公务员录用考试教材》P284
企业单位：从事商品生产、运输、贸易等经济活动或从事各种服务性活动的经济单位，实行独立的经济核算。
事业单位：不从事物质生产的部门或单位，他们在进行活动时所需经费大部分由国库或主管单位支出，如文化教育、科研、卫生等部门。
按生产资料所有制的性质来划分企事业单位，有国家经营或管理的企事业单位；有集体经营或管理的企事业单位；有国家和集体联合经营或管理的企事业单位；还有私营的企事业单位，中外合资的企事业单位。按管理隶属关系分，企事业单位有中央管理的和各级地方管理的企事业单位。地方领导和管理的企事业单位构成我国企事业组织的主体。
有两类事业单位：一、不具有行政职能的，如学校、医院、科研所以及企业化管理的事业单位；二、具有部分行政职能或受行政机关委托承担某些行政职能的事业单位，如各级政府部门所属的机关服务中心，学会、协会、研究会等社团组织，管理干部学院及其他培训机构，均不列入公务员系列。——游国经、张尚仁主编《政府职能、结构与运作》，人民日报出版社1996年1月版，P3
１．同一组织系统上下级间的隶属关系（领导与被领导的关系）
①块块领导（地方领导）关系 如：
党委→同级人大常委（政府、政协、群众团体）的党组 乡（镇）政府→财政所
②条条领导（垂直领导）关系 如：
县（区）工商局（税务局）→乡（镇）工商所（税务所）， 广州海关→韶关海关
③条块结合领导（双重领导）关系
党委+上级纪委→党委的同级纪委 县（区）公安局+乡（镇）政府→公安派出所
党委+上级工会（共青团、妇联）→党委的同级工会、共青团、妇联
按宪法规定，乡（镇）政府是一级政权，必须相应建立一级财政。┅┅乡（镇）财政机构是乡（镇）政府的职能机构，行政领导以乡（镇）人民政府为主，业务上接受县（市）财政局的指导和监督。┅┅（1）由中央或省直管的单位，如银行、邮电等，应以条条管理为主；税务所作为县税务局的派出机构以县税务局领导为主；工商所暂维持现状，待中央有正式通知再定。（2）县政法机关的派出单位如公安派出所、人民法庭，实行条条块块双重领导。中心人民法庭的党组织，由驻在地乡（镇）党委领导。（3）与乡（镇）关系密切的单位，如财政所、房管所等，应以块块管理为主，条条为辅。——1986。5。29中共广东省委、广东省人民政府《关于撤区建乡（镇）完善农村基层政权建设的通知》（粤发[1986]28号）
城市的税务分局应由市税务局直接领导，农村税务所应按经济区设置，作为县税务局的派出机构，干部由县（市）税务局统一管理。——1987。4。8《国务院关于严肃税收法纪加强税收工作的决定》（国发[1987]29号）
工商行政管理部门是综合性的经济行政执法部门，担负着对整个社会经济活动的监督、管理和协调的繁重任务。┅┅根据国办发[1988]21号文件精神，我省基层工商行政管理机构，必须是市、县工商行政管理局的派出单位。为此，各省辖市的区工商局，要改为设工商分局，人、财、物和业务工作统由市工商局直接领导；乡（镇）工商行政管理所属县工商局派出单位，人、财、物和业务工作等统由县工商局直接领导，不得将其下放给乡（镇）政府。——1988。6。3《广东省人民政府批转省工商关于工商行政管理工作改革意见的通知》（粤府[1988]91号）
地方各级审计机关，依照法律规定独立行使审计监督，对本级人民政府和上一级审计机关负责。——1982年《宪法》第109条。
地方各级行政监察机关受上级行政监察机关和所在人民政府双重领导。地方各级行政监察机关主要领导干部的任免必须征得上级行政监察机关的同意。——《韶关日报》1988。5。11第二版《国家行政监察机关的性质及领导体制》。
“工会、共青团、妇联是党领导的工人阶级、先进青年、各族各界妇女的群众组织”。“工会、共青团、妇联受同级党委和它们上级组织的双重领导，以同级党委领导为主”。—— 1989。12。21《中共中央关于加强和改善党对工会、共青团、妇联工作领导的通知》（摘要）。
韶关海关隶属于广州海关，受韶关市委、市府的监督指导。┅┅韶关外经委是韶关海关的联系单位。┅┅海关业务管辖的地区范围是不受行政区划的限制。——《进出“关”物件有何规定——韶关海关负责人答记者问》（《韶关日报》1988。5。11第一版）
五、省属交通运输、工业企业下放后，部分管理机构作相应调整 （一）省航运总公司和省航政局合并，成立省航务管理局（副厅级，对外暂保留省航政局名称）是省交通厅属下管理全省水路运输和水上安全监督的机构，原省航运总公司所属航运生活服务公司、门诊部、幼儿园、航运设计院（含航运科研所）为省航务管理避下属单位；珠江航运公司（港澳航运公司）、香港珠江船务有限公司、澳门粤通船务有限公司、航运物资供应公司、航运电信服务公司、航运开发公司行政上受省航务管理局管理，经济上独立核算，自负盈亏。┅┅（三）省属在各市（地）的航政分局（所）与当地的交通局（交委、交办、交通处）的水运管理部门合并为航务管理局（处），对外暂挂航政分局牌子，为市（地副局级单位，由省航务管理局与所在市（地）交通主管部门双重领导，以市（地）为主（北江航政分局归韶关市）。┅┅（七）省航道管理机构建制不变，但现属广州市航运总公司、深圳市航运总公司和珠海市交通局管理的广州、深圳、珠海航道所，分别与航运分开，其机构名称不变，党政关系归当地交通主管部门领导，业务和人、财、物由省航道局统一管理。——1987。10。7《广东省人民政府批转省交通厅关于省属交通企业下放方案的通知》（粤府[1987]119号）
２．上级业务主管部门对下级业务部门的业务指导关系（指导与被指导的关系）
也称“业务指导关系”。上级机关的业务部门与下级机关对口的业务部门之间的关系。就行政机关而言，某些行政部门由本级人民政府领导，上级人民政府的主管业务部门对其仅有业务上的指导而不是领导的，称业务指导关系。这种关系适用于业务上独立性较大，基本上按地方特点进行，不必直接组织与指挥的部门。可以地方领导为主，上级行政业务部门，仅在业务上作些指导。如：
县（市、区）财政局→乡（镇）财政所，国家体委→省级体委，国家科委→省级科委
其他系统也有这种关系。群众团体其上一级组织与下一级组织间也是这种关系。如：
省委组织部→市（地级市）委组织部，省人大常委（政协）→地级市人大常委（政协）
省工会（团委、妇联）→地级市工会（团委、妇联）
省、自治区、直辖市的人民政府的各工作部门受人民政府统一领导，并且依照法律或者行政法规的规定受国务院主管部门的业务指导或者领导。自治州、县、自治县、市、市辖区的人民政府的各工作部门受人民政府统一领导，并且依照法律或者行政法规的规定受上级人民政府主管部门的业务指导或者领导。——《中华人民共和国地方各级人民代表大会和地方各级人民政府组织法》（95年修正）第六十六条
乡（镇）财政机构，统称乡（镇）财政所，是乡（镇）人民政府的职能部门，行政属乡（镇）人民政府领导，业务上接受市、县财政局的指导和监督。——1986。12。25广东省人民政府《关于颁布〈广东省乡（镇）财政管理实施办法〉的通知》（粤府[1986]163号）
３．平行协作关系（同一组织系统间）或横向协作关系（不同组织系统间不相隶属关系）
（1）平行协作关系：省政府各厅局间，韶关市所属各县、市政府之间，市委各部委间
（2）横向协作关系：韶关市政府与和平县政府，县工商局与省财政厅，广东省委办公厅与广西北海市政府，广州军区与东莞市委
韶关口岸现设有商检局、动植物检疫所、海关等三个口岸监督检查检验单位，三个单位的工作互相支持，密切配合，但无隶属关系。┅┅韶关口岸办是口岸的协调单位。——《进出“关”物件有何规定——韶关海关负责人答记者问》（《韶关日报》1988。5。11第一版）
４．监督与被监督关系
各级人大及人大常委会→同级一府两院（人民政府、法院、检察院）[一府两院要定期或不定期向本级人大常委会汇报工作，政府日常工作形成的上报下发文件，一般应同时抄报本级人大常委会以便接受监督、咨询。行文接近于第一种形式，但又有不同。]
“从法律地位上讲，我国行政组织与国家权力机关之间的关系是从属关系；我国行政组织和国家司法机关之间的关系则是平行或并立关系。”——广东省人事厅1994年6月编《广东省国家公务员录用考试教材》P284
从特点上来看，我国地方政府具有如下两个明显的结构功能特点；（1）组织结构相似。地方各级人民政府在规模和管理权限上有较大差异，但彼此的结构却基本相似，上下对口、左右看齐，即使存在羊差异也不是很大。┅┅（2）一身二任的功能，也可以称为“双重隶属性和双重执行性”。主要有如下两个方面的涵义：其一是指地方各级人民政府同地方各级国家权力机关的关系是从属关系，它同上一级政府乃至中央政府的关系也是这样，它必须执行它们的决议、命令，向其负责并汇报工作，接受其领导和监督；其二是指地方各级人民政府的各个工作部门同本级政府的关系也是从属关系，它们必须执行本级政府会议形成的决议、命令，受其监督和统一领导，向其负责并汇报工作，它们同上一级政府的乃至中央政府的各主管部门的关系也是这样，要受其归口管理（包括行政领导和业务指导），完成其下达的任务和计划，受其监督并向其汇报工作。——游国经、张尚仁主编《政府职能、结构与运作》，人民日报出版社1996年1月版，P114—115
党的上级纪委→下级党委、党组 （上级纪委受本级党委委托可批复来文请示的下级党委）
5．属地统管关系
当地政府行政管理体制范围以外的其他机关单位（如驻在地政府管辖区内的上级机关单位。）（A）与当地政府（B）之间，由于所属地区的统一社会活动（如户籍管理、征兵、计划生育、社会治安、环境卫生等工作及其他社会活动）等原因，形成这种关系。A除接受各自所属党政军群系统的直接上级领导外，某些事或社会活动要受B（当地政府）的统一安排与管理。如：
广州市东山区政府→省委办公厅
中央驻穗机构所在区政府→中央驻穗机构
湛江市霞山区政府→南海舰队
这种关系中B对A一般用“函”行文，有时也可用通知行文，如就户籍管理等有关事项向驻本地区的非隶属关系的机关单位行文，可用“通知。
6．综合管理与归口管理关系
我国党政机关的业务部门（或称职能部门）基本上可分为两类：综合性的和专业性的。综合性的如计委、办公厅、室；专业性的如教育局、财政局、粮食局等。
（1）综合管理关系：
省计划委员会→省直计划系统各厅、局，
党委办公室 / 政府办公室→（各科、局、直属单位等？）
（2）归口管理关系： 市委宣传部→市直宣传口各局。
★ 行政机关间的组织关系：
１．同一组织系统上下级间的隶属关系（a．块块领导（地方领导）关系，b．条条领导（垂直领导）关系，c．条块结合领导（双重领导）关系）
２．上级业务主管部门对下级业务部门的业务指导关系
３．同一组织系统平行协作关系
４．不同组织系统不相隶属关系 △ 属地统管关系
松世勤《文书学》p245：“全国各级国家机关，是按民主集中制建立的。上下级机关之间有领导与被领导关系，又叫隶属关系。同一系统的上下级机关的业务部门之间，有业务指导与被指导的关系。同系统的平级机关和非属同一系统的机关之间，是互相协作的关系。
张清明《文书学及实用公文》p94：“各级党政机关和单位，因在整个党和国家的组织系统中，各有一定的职权范围，各处于一个组织系统中， 因而构成了相互之间不同的组织关系：或领导与被领导关系，即上下级关系，其间又有隶属关系与非隶属关系之分，前者同属一个组织系统，后者不属同一个组织系统；或同等级别的关系，即平行关系。“
湖北省教委组编《现代秘书基础》P135：“机关之间的各种关系大体包括：（1）同一系统的机关，上级与下级之间的领导与被领导的关系；（2）上级与下级对口业务部门之间的业务指导关系：（3）非同一系统机关之间的不相隶属关系；（4）不同系统的同级机关之间与同一系统的同级机关之间的平行关系。以上四种关系之间，根据其工作需要往来公文，就构成了一定的行文关系。”
使用文种
A→B
A←B
领导（A）与被领导（B）的关系
各类下行文（含指挥性公文）
各类上行文（“议案”除外）
指导（A）与被指导（B）的关系
通知、通报、函
请示（用于较重要的问题）报告、
函（用于较具体事务性问题，一般性请求）
监督（A）与被监督（B）的关系
通知、决议、函
（一般不用“指示”的形式）
议案（限于政府用）、
报告（一般不用“请示”的形式）
综合管理与归口管理关系
通知、函
函
属地统管关系
函、通知
函
平行关系
函
函
机关单位的内部组织机构按其所担负的任务可分为3类：
1）中心机构
是领导的辅助机构。也称“办公部门”、“秘书部门”、“中枢秘书部门”、“中枢机构”、“综合职能部门”。它不同于业务机构，不必参与各项具体业务工作。“参与政务、管理事务、搞好服务”
中心机构的任务主要是负责协助机关领导人组织与协调机关各部门的工作，作为领导的参谋与助手，它在机关里处于中心枢纽地位。
中心机构在一个机关的最高层次只有一个，通常叫办公厅（室）或秘书厅（局、处、科、室），如国务院办公厅、省人民政府办公厅、县人民政府办公室等。大机关设置多层次机构的也可以在中间层次设置部门的中心机构（如中央某个部下面的各司、局办公室）
《国家行政机关公文处理办法》（国发[2000]23号，2000年8月24日）第十五条第二款：部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。
2）业务机构（也叫职能机构或业务部门）。一个机关单位可以根据自己的业务范围，设立若干业务机构，每个业务机构分工专管机关的一两项业务，担负机关执掌的一部分工作。如省人民政府设有各厅、局、处、室等。业务机构协助机关领导管理某项业务工作。
3）管理机构：机关的人事、财务、物资等方面的管理部门，主要协助机关领导管理组织后勤保障等一般工作。
按：此类也可归入第一类。《文书基础》同时指出，党政两个部门组织的内部机构，按它们担负的任务不同，可分为两类：一类是业务职能部门，协助领导管理某一方面的业务工作，另一类是综合职能机构，担负中枢秘书工作和事务性管理工作，同时又担负调查研究和反馈信息处理工作。（见《文书基础》P22）
（关于组织内部机构的分类，松世勤《文书学》只提前两类，详见该书第246—247页）
1．逐级行文 2．越级行文 3．多级行文 4．联合行文 5．通行行文 等等
《国家行政机关公文处理办法》（国发[2000]23号，2000年8月24日）：
第十四条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。
第十六条 同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。
１．看发文的具体目的与要求（公文内容） 请示／报告
２．看收发双方间的组织关系（行文关系） 请示／函
３．看发文单位的权限 命令、公告等
《国家行政机关公文处理办法》（国发[2000]23号，2000年8月24日）第十五条第一款：
政府各部门依据部门职权可以互相行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。
１． 简明
语言简明是应用文的鲜明特色，简要、明确是写应用文首先应明确的，如写一则电报稿，正文写成“已出发3日即到”就很令人费解，是出发已经走了3天，还是3号那天到？这就不够明确了。应用文语言多为叙述性，不需要描写议论（新闻类的消息偶尔会涉及一些）。
（1）简：简约
简的典范－－古代最短的状纸：“夫死，无嗣，翁鳏，叔壮”（刘知几《史通•叙事》：“盖作者言虽简略，理皆要害，故能疏而不遗，俭而无阙。”）
简约的反面是重复累赘。例如：“防止吃有毒食物中毒”（某卫生部门一招贴画的标题），
“用不文明的脏话待人很不应该”，“关于处理积压的牦牛绒和防止牦牛绒新积压问题的通知”
（2）明：明确。
简与明，“明”是根本，是“简”的前提。陈马癸《文则》：“且事以简为上，言以简为当。……言简而理周，斯得其简也。读之疑有阙焉，非简也，疏也。”明的反面是笼统、模糊、歧义、前后矛盾等。例如：“以上”、“以下”；“六个参观团的同志”；“砍伐碗口粗 的油松一株……”；《关于教师节游园活动的通知》中“为了庆祝第三个教师节，更好地促进师生间的友谊……。凡参加游园活动的必须是本校教职员工，其他人员不得参加”。
如何达到简约的要求呢?要着重注意以下几点：
Ａ．在组织材料方面（内容上）
a．与基本观点无直接关系的不说或少说，
b. 众所周知的特别是对方已知的情况或道理不说，如下面这则电文就有许多对方已知的内容：“你厂装配的海日牌18－20英寸彩色电视机是否有货，价格、数量多少?请速电告××省××公司”
c．对方无需知道的不说（主要是在批复文件中），
d．双方事先约定的或对方无异议的有时也可不说。
Ｂ．在遣词造句方面（语言上）
a．去枝蔓、削重复（例见前）
b．选择一些信息密度大的词语，可适当采用一些简称、文言词语、成语等。如：
彩色电视机－－彩电 现在决定在－－兹定于
经常看到某种现象却同没有看见一样－－熟视无睹
２．庄重
(1)使用规范的书面语，不用或少用口语（如一些歇后语），方言词语，更不用土俗俚语。如：说“领导”、“负责人”,不说“头头”、“头儿”
(2)单音节古汉语保留较多，如“可”、“否”、“兹”、悉
(3)常用文言词语 如“业已查明”
(4)常用一些文言句式，如“凡……者”
(5)大量使用介词结构充当定语、状语，“关于”一词使用频率最高。
(6)有一套行文习惯用语（即常用的事务性词语），多属文言词语。如：征询期复用语：“当否，请核批”；综述过渡用语：“为此”；收束用语：“此复”、“特此通知”。
１．发文程序
第二十四条发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
（１）成文阶段：拟稿－审核－签发(会签)－缮印－校对－用印
第二十七条公文送负责人签发前，应当由办公厅（室）进行审核。审核的重点是：是否需要行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。
第二十八条 以本机关的名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。
第二十九条 公文正式印制前，文秘部门应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。 （新《办法》第五章 发文办理）
（２）发文阶段：登记、分发、归档、销毁
２．收文程序：签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁
第三十条 收文办理指对收到的公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
第三十一条 收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。审核的重点是：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。
第三十二条 经审核，对符合本办法规定的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。对不符合本办法规定的公文，经办公厅（室）负责人批准后，可以退呈报单位并说明理由。
第三十三条 承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回交办的文秘部门并说明理由。
第三十四条 收到上级机关下发或交办的公文，由文秘部门提出拟办意见，送负责人批示后办理。
第三十五条 公文办理过程中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请上级机关协调或裁定。
第三十六条 审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。
第三十七条 送负责人批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。 （新《办法》第六章收文办理）
第二节～第十三节
（主要讲考试重点）
１．依照有关法律规定发布行政法规和规章。（公布令）
《中华人民共和国国务院令》第224号发布《中华人民共和国契税暂行条例》（落款：总理 李鹏 时间：1997年7月7日）
国务院办公厅1987年2月18日发布的《国家行政机关公文处理办法》中规定“命令”可用于“发布重要行政法规和规章”，而“通知”则用于“发布行政法规和规章”，该《国家行政机关公文处理办法》于1993年11月21日修订后，“命令”的该项职能改为“依照有关法律规定发布行政法规和规章”而“通知”则改为“发布规章”。而按照国务院2000年8月24日发布（国务院国发[2000]23号），2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》的最新规定，“命令”这一职能不变，而“通知”则不再用于“发布规章”。
行政法规：国务院制发的条例、规定、办法
行政规章：国务院各部委制发的规定、办法等。
地方法规：省、自治区、直辖市，省、自治区人民政府所在地的市以及国务院批准的较大的市的人大及常委会制发的条例、规定、办法等。
地方规章：省、自治区、直辖市，省、自治区人民政府所在地的市以及国务院批准的较大的市的人民政府制发的规定、办法、命令、决定等。
△ 国务院曾先后批准唐山、大连、大同、重庆等十三个市为较大的市。重庆现为直辖市。
２．宣布施行重大强制性行政措施（行政令）。
３．奖惩有关人员 （嘉奖令／惩戒令）
（1）表彰奖励有突出贡献人员 （嘉奖令）
多为高级行政机关及其首长签发。省级以下行政机关一般不用嘉奖令，而以表彰性通报代替。也有省发的嘉奖令，如：《广东省人民政府关于授予66名同志“见义勇为先进分子”称号的嘉奖令》（广东省政府1988年11月12日发文，主送“各市、县、自治县人民政府，省直属各单位”。结尾一段写道：“希望全省人民学习他们这种…精神，为…作出更大贡献”。）
也有用决定来表彰奖励有关人员的。如：《国务院关于授予潘星兰、追授杨大兰同志全国先进工作者称号的决定》（国发[1990]26号 主送“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委．各直属机构）
《广东省人民政府关于表彰袁汉辉同学和华师大附中等单位的决定》（袁汉辉在第34届国际数学奥林匹克竞赛中获金牌）广东省人民政府于1993年８月10日做出此决定。主送“各市、县、自治县人民政府，省府直属各单位”）。
（2）惩戒犯有重大错误、造成严重危害的单位或个人（惩戒令）
过去较少用，多用通报行文。（现已不用）
４．撤销下级机关不适当的决定。（撤捎令）（现已不用）
★ “惩戒令”、“撤捎令”现均已取消。该职能划归决定。“决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。”
1994年起
2001年起
适用于依照有关法律规定发布行政法规和规章，宣布施行重大强制性行政措施，奖惩有关人员，撤销下级机关不适当的决定。
适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。
-
*
* “命令”以前还可以用于任免国家行政机关首长（称为任免令）现将“任免干部”的功能划归通知。
“议案即提供审议、决策的文件”，“议案是向会议提出的供议决的草案”，这种解释不妥。“提供审议、决策的文件”、“供议决的草案”是“议事原案”。这种“议案”，是“提案人向国家权力机关和立法机关提出的议事原案”，“是各级人民代表大会及其常务委员会的议事原案”。（刘孟宇等《公务文书写作》）如教材例一《国务院关于提请审议＜中华人民共和国标准化法（草案）＞的议案》中的《中华人民共和国标准化法（草案）》。
而行政公文的“议案”实际上指各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会提请审议事项（即提交议事原案）时使用的公文，这种“议案”只有各级人民政府有权使用。
而议事原案除了人民政府可以制作外，一定数量的人大代表也可以提出。《中华人民共和国全国人民代表大会组织法》规定：“一个代表团或者三十名以上的代表，可以向全国人民代表大会提出属于全国人民代表大会职权范围内的议案”。《中华人民共和国地方各级人民代表大会和地方各级人民政府组织法》：“地方各级人民代表大会举行会议的时候，主席团、常务委员会、本级人民政府和代表（有三人以上附议），都可以提出议案”（如我市九届人大四次会议上，肖向坚等99名代表提出的《要求将小水电上网部分的电力建设费返还各县（市）的议案》）。显然，这里所说的“议案”都是指“议事原案”而非行政公文之一的“议案”。因此，有的教材说：议案，即议事原案“是不合适的。
教材中所说的“议案的特点”有两个：
１．涉及的问题重要、带普遍性，且有提交权力机构审议、决定的必要性。
a．重要 b．带普遍性 c．必须由权力机关审议、决定。
如法律、法规的审定、重要人事的任免、外交条约的缔结，国民经济和社会发展计划的确定、行政区域的变动（如设立海南省、重庆直辖市）、重大工程的建设（如三峡工程）等等。
２．解决问题的方案具有可操作性。
这其实也是指“议事原案”的特点。作为行政公文之一的议案，其特点我们认为有两个：
(1)主体身份的确定性。就是说作者与读者、发文者与收文者的身份是确定的。发文者为各级人民政府，收文者则为其同级的人大或人大常委会。
(2)功能的单一性。其功能就是报送议事原案提请审议。
按原《办法》，决定包括４个类型：１．决策型，２．部署工作型，３．处理个案型，４．知照型（详见教材Ｐ40）。而按新《办法》则不然。
1994年起
2001年起
适用于对重大事项或重大行动做出安排
适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
+
１．标题和日期
（1）标题：由发文机关名称、事由、文件三部分构成。
（2）日期：在标题下面用括号标出作决定的日期。“有的还标明由什么会议通过”。（按：所举例子都不属行政公文）。
按：所谓“在标题下面用括号标出作决定的日期”，并不一定。如《国务院关于授予潘星兰、追授杨大兰同志全国先进工作者称号的决定》（国发[1990]26号）就不是这样。
２．公布性的决定不写受文单位，不写公布日期，不落款，发文单位由标题体现。（按：例文多不属行政公文）
３．文字要准确、鲜明、简洁，以便于领会和执行。需要陈述理由，陈述要中肯、扼要、能便人信服。
△决定的写法：
１．决定是正式的、重要的公文，一般应采用“文件式”；
２．决定的正文通常包括决定原由和决定事项两部分内容，具体有以下几种写法：
①原由部分简略，事项部分具体
②原由部分详细、事项部分简略（多用于奖惩人员、恢复名誉的决定）
③原由部分省略，只写决定的事项或把原由与事项方面内容合在一起写
④在原由部分、决定事项两部分之后还提出希望与要求
“指示适用于对下级机关布置工作、阐明工作活动的指导原则”。按：“指示”现已取消。
１．指导的必要性
A．为布置工作、指导工作而写，有指导之必要；
B．是指导而非一般的建议，有一定的强制性。
２．指导的原则性
对工作的指导主要是从大处着眼，主要是指明工作方向，工作的原则，允许下级机关结合实际情况制定具体的实施办法。
△ 教材在指示的写法中提到“日期则在标题之下，用括号标出”，这种说法太绝对化。总的来说并非如此。如下例：
国 务 院 文 件
国发〔1988〕83号
国务院关于重视和加强有机肥料工作的指示
各省、自治区、直辖市人民政府，国务院有关部门：
（正文略）
中华人民共和国国务院
一九八八年十二月十二日
１．同：
（1）公开性。都是公开发布，无特定的受文单位，不采用文本形式印发，常采用报纸、电视、广播等媒体进行传播。
（2）知照性。
（3）重要性。公告和通告的内容都有一定的重要性。
2．异：
（1）对象范围有差别：公告面向国内外，对象无任何限制，对象范围极广泛；通告的对象则有一定范围，如国内、某一地区、某一系统、与某项事情有关的公众等。其对象范围较小。
（2）重要程度有差别。公告宣布的是在国内外都有重要影响的事项，而通告宣布的事情，其重要性可大可小，大的影响全国，小的只影响有关人员
（3）发文者的资格有差别。行政公告的制作权属国务院及其授权的机关，而通告的制作者没有级别的限制。
1994年起
2001年起
适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项
适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。
*
通告由标题、发文字号、正文、署名及日期、印章等项构成。
１．标题的写法有四种：
(1)发文单位＋事由＋文种 (2)发文单位＋文种 (3)事由＋文种 (4) 文种
２．正文：一般包括两个内容：(1)发通行的原因、目的、依据 (2)告知的事项或规定。
* 结尾处可用“特此通告”作结束语，也可不用。
３．署名、盖章：标题有发文机关名称时，可不署名，只加盖公章，标题无发文机关名称的，则应署机关名称并盖章。
根据通知的适用范围，通知可分为五类：
１．转发性通知－－批转或转发文件。注意：“批转”与“转发”的区别。
２．发布性通知－－发布规章制度。 *“发布规章”一项现已划归“命令”
３．部署性通知－－传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或共同执行的事项。
４．任免性通知－－一般用于机关或系统内部任免和聘用干部。用通知形式传达给有关部门和群众或告知本人。
５．日常事务性通知－－用于传达日常工作中带事务性的事项。这种通知的写法比较简便，一般不用发文字号，也可不写受文对象（受文对象已隐含在正文中）。常采用广播、电视、张贴等形式传达。
十多年来，通知的适用范围有较大的变化：
1981年起
1987年起
1994年
2001年
1
传达上级机关的指示
发布行政法规和规章
批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文
批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文
2
要求下级机关办理或需要知道的事项
转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文
发布规章
3
批转下级机关的公文或转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文
要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项
传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项
传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，
4
任免和聘用干部＊
任免人员。
＊《关于罗干同志任国家机构编制委员会主任的通知》（国发[1989]16号）
按：当时属传达需要周知的事项的通知，现在来看，属任免性通知。
八五规划中专通用教材《语文》第三册P199：“这是向下级机关单位发布行政法规、制度、办法、措施等文件而不宜用命令来行文时用的。在写法上，发布法规、制度、办法的，用、颁发、发布作谓语；印发一般材料的，用印发作谓语。”此说值得商榷。
一说：还有一种“印发公文的通知”。它印发的是各机关及下属单位拟订的有参考价值的文件。如《关于印发〈广东省公路管理体制改革方案〉的通知》（粤府[1989]133号）。这些文件不是法规和规章，或不是发文机关自己制发的规章（如《广东省人民政府关于印发〈广东省经济特区涉外公司条例〉的通知》，不适宜用发布通知，又不是上级和平级的文件，不能用批转通知，只好另作一类，以印发通知行文。又一说：“此外还有一种印发式通知，实际也是一种批转性通知。例如，《关于印发〈广东省公路管理体制改革方案〉的通知》”（――陈家驹、詹鹏万主编《新编应用文写作》P88）此说也值得商榷。如，国家税务总局《关于印发〈企业所得税减免税办法〉的通知》（国税发[1997]99号，1997年6月28日发）中所提及的《企业所得税减免税办法》便是由国家税务总局制定的，同时，它也属于法规、规章类。
属正式公文的通知，由标题、发文字号、主送机关、正文、署名、印章、日期等项构成。
１．标题：
（1）一般采用“发文单位名称＋事由＋文种”或“事由＋文种”两种形式。
（2）转发性的通知，其标题的写法：
发文单位名称＋“批转（转发）”＋被转发公文的标题＋“的通知”
（3）转发通知的标题，一般写作：
发文单位名称＋“转发”＋ 被转发的通知的标题
（4）发布规章的通知，其标题一般写作： （现已取消发布规章的通知）
发文单位名称＋“关于发布（颁布）”＋规章的标题（一般要加书名号）＋“的通知”
（5）日常事务性通知的标题可只写“通知”二字。
２．正文
不同类型的通知，正文写法有所不同。（详见教材Ｐ74-75）
△ 讨论：教材中的两处问题
1．“发文机关和发文日期已写在标题中，后面可以不再落款。”－－“发文日期写在标题中”?
2．对例文二的标题，教材说明：“本文标题因为省略了一个‘关于’所以连带着省略了一对书名号”。此说不妥。之所以省去书名号，是因为被批转的公文不是法规、规章，不能用书名号。见教材Ｐ491有关规定。
１．表彰先进型－－用于表彰先进（表彰通报）
２．批评错误型－－用于批评错误（批评通报）
３．传达事项型－－用于传达重要精神或情况。（情况通报）
（格式及写作上的注意点）
（一）通报的格式
１．通报由标题、发文字号、主送机关、正文、署名、印章、日期等项构成。
２．通报标题一般有２种写法：
（1）发文机关名称＋事由＋文种
（2）事由＋文种
３．正文的写法：
（1）表彰性通报：对先进事例的概述、分析－－作出表彰（关于表彰的决定，给予什么表彰）－－号召学习或提出希望。
（2）批评性通报：对错误事实的概述、分析－－作出批评处理（作出处理决定）－－提出希望要求。
（3）传达事项型通报：通报缘由－－需通报的有关情况－－希望要求－－结束语“特此通报”。
（二）通报的写作要点：
１．针对性要强－－要针对现实生活中重要的或有普遍意义的问题来写。
２．选例要典型、有代表性、有说服力。
３．要掌握好政策、注意分寸。
４．要处理好叙事与议论的关系。通报中对有关事实的叙述、介绍属于叙事，对事实的分析及对下级机关、人员提出的要求与希望属于议论（？）。叙事要简明扼要，主次分明，突出主干；议论要抓住关键，观点鲜明、要求明确、详略得当。可先叙后议或先议后叙或夹叙夹议。
１．重陈述－－无论是汇报工作、反映情况均以陈述事实为主。
２．有主见－－向上级汇报工作、反映情况不能只摆事实而看不见汇报者的意见。应见事实、明观点。
△ 按：这两点均是就汇报工作、反映情况的报告而言。
△ 报告的分类问题：
教材中分为两类，并指出这是“作为下级向上级汇报的报告，按内容的性质”来分的：
(1) 综合报告——“多数是常规报告，即按照制度，下级机关在工作一段时间后，必须自我总结，将情况向上级作一汇报。”
(2) 专项报告——“不是常规的综合工作汇报，而是就某件事或某个问题专门写的报告，多半是不定时的，根据实际情况的需要而撰写。例如汇报完成某项特殊工作或临时工作的情况，反映有关某个问题的情况，就某项工作提出意见或建议，答复上级机关的某些询问，等等，都属于专项报告”
按：这里所提到的报告似乎都只是局限于“汇报工作”的这一类汇报，即下述“工作报告”。
按照国务院办公厅1987年2月18日发布，1993年11月21日修订，1994年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》（下称原《办法》）中的规定，报告可分为以下几类：
1．工作报告－－报告工作、汇报工作进展情况、成绩、经验、存在问题及今后打算。
（1）综合工作报告－－对某一阶段内各方面工作做作总的汇报。
（2）专项工作报告－－对某一项工作的完成情况作汇报。
2．情况汇报－－对有关情况做出反映，汇报给上级机关。如：××医药公司《关于药品积压霉变情况的报告》。这类报告材料性强，主要给上级提供信息和第一手材料，以期及时采取措施，解决问题或供制定对策时参考。
3．建议报告－－多是业务主管部门向上级机关提出工作建议，或解决问题的措施办法，或处理某些事项的方案、意见，经上级批准后转发给下级执行。业务部门虽然熟悉各自业务范围内的事，但由于受职权范围和隶属关系的限制，无法直接行文给有关部门、单位，便提出建议由上级批转，经上级批准后，这些建议便成为上级的精神、指示，有关的单位便要遵照执行。也有的是仅向上级机关提出建议，供上级决策时参考，并不要求批转的有关单位执行的。
报告的这一功能是1987年以后才有的。现已取消。（见下表）报告的这一功能似已转入“意见”这一文种中。“意见——适用于对重要问题提出见解和处理办法”。
4．此外还有用于报送材料、答复上级机关询问等的报告。
国务院办公厅1987年2月18日发布的《国家行政机关公文处理办法》中没有提及报告的这一职能，而在实际生活中却经常使用。国务院办公厅于1993年11月21日对1987年2月18日发布的《国家行政机关公文处理办法》修订后已将“答复上级机关询问”正式列入报告。
1994年起
2001年起
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
-
政府的报告从内容上看，最常见的有政府工作报告、汇报工作报告、反映情况报告、答复询问报告、检讨报告等多种。
政府工作报告是指各级人民政府向同级人民代表大会定期报告工作的一种重要的法定形式，也是阐述政府上一阶段和下一阶段施政纲领的政治文件。政府工作报告有一年的工作报告和一届政府的工作报告两种。
当政府机关的某项工作进行到一定程度，或者某种情况需要上级了解时，用一定形式向上级机关汇报工作，就叫汇报工作报告。这类报告按其内容涉及的范围，又可分为综合报告和专题报告两种。综合报告比较全面、系统地向上级机关汇报和反映问题，使上级机关全面了解下级机关各方面的工作情况，便于掌握全面，指导工作。专题报告陈述汇报范围仅限于某项工作或某个问题，具有专一性的特点。
反映情况报告是下级机关在工作中发生了新情况、新问题或偶发事件，向上级如实反映情况的一种报告。要求写清楚出现某种情况和原因或某一偶发事件的性质、所造成的后果以及下级机关的分析、看法和处理意见，以作为上级机关处理问题的依据和参考。
答复询问报告是下级机关在上级机关询问有关情况时向上级机关的报告。
检讨报告是进行自我批评、工作反省的陈述，一般分为情况、原因、责任、处理结果及意见几个部分。
——游国经、张尚仁主编《政府职能、结构与运作》，人民日报出版社1996年1月版，P172—174
十三、报告的写作
（一）格式
1．报告的标题：一般由事由＋文种构成，不能仅用文种作标题。
2．报告要写明签发人姓名。
3．一定要有主送机关。
4．报告的正文，其结构一般包括三个部分：
（1）报告缘由－－说明报告的起因、目的等。（有人称之为报告的导语）
（2）陈述事项－－具体写出报告的内容。
（3）结束语
A．工作报告、情况报告等用“特此报告”或“以上报告如有不当，请指示”。
B．建议性报告用“以上报告如无不妥，请批转各单位（各地区／有关单位／各地和有关单位）执行”；如果仅仅是提出建议供上级决策、制定政策用，也可不用此结束语，可用“以上报告如有不当，请指示”。
* 随着这种报告的取消，报告的结束语可能普通得单纯些。
（二）写作要点：见教材Ｐ94-95
“请示，适用于向上级请求指示、批准。”
１．请准类－－请求批准办某件事。
２．请帮类－－请求给予思想上或物质上的帮助。
（1） 请求给予思想上的帮助，即请求指示。
（2） 请求物质上的帮助，包括资金等方面。
实际上还有一种请帮：即有些涉及到机关、单位、地区间的问题，需要上级机关出面协调、解决的。
△ 教材中称：“还有一种情况是，某些事光自己办还不行，还需要有关部门了解、支持或执行。在这种情况下，就不仅要请上级批准，还要请求上级把“请示”批转给有关部门，并要求有关部门了解、支持或执行。这类请求批准并转发的“请示”，其侧重点还是请求批准……”。这种说法还值得商榷。首先，“不仅要请上级批准，还要请求上级把“请示”“批转给有关部门，并要求有关部门了解、支持或执行”。显然违反了请示应当“一文一事”的原则。
一般说来，请示事项涉及其他部门或其他地方职权范围的要与有关部门或地方协商一致才行文。经协商仍不一致，需上级出面予以协调时，可就此向上级请示。如果属于要求批转有关部门执行的，按原《办法》规定，宜用建议报告行文，按新的规定则宜用“意见”行文。教材中例文一、例文二均属于向上级提出工作意见，提出建议，并请求批转各地贯彻执行。均应采用建议报告行文。从结束语的使用上也可以看出这一点。
注意：不是异同两方面，只是“异“的方面：
１．请示须在事前，报告一般在事后（汇报工作、反映情况的报告）。（这是从时间上看）
２．请示侧重说明理由与要求，报告侧重陈述情况与意见。（这是从内容上看）
３．请示要求上级给予答复，报告一般不要求答复。
（一）格式方面：
１．标题：一般用“事由＋文种”构成。
２．要有签发人姓名。
３．一写要有主送机关。
４．正文：请示的正文，其结构一般包括三个部分：
（1）请示理由
（2）请示事项
（3）结束语。常用的有：“以上请示，请予批准”；“请批示”；“妥否，请批复”；“当否，请核批”（一般只用于请求物质、资金上的帮助的请示）
* “请示“应当在附注处注明联系人的姓名和电话。(第三章 公文格式 第十条第九项)
（二）写作要点：
１．要遵守请示行文的规则
（1）应一文一事；
（2）一般只写一个主送机关
（3）一般不得越级请示
（4）受双重领导的机关向上级机关请示时，应写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。
２．理由要充分，要求要合理
３．语气要委婉、格式要正确。
１．针对性
批复是针对请示的答复，有请示才有批复，批复的针对性是针对特殊、针对个别，谁请示答复谁。批复的主要对象、直接对象是请示单位。
２．权威性
指下级机关必须按上级的批复执行，不能任意改变。
按：这里所说的“权威性”与前面关于“行政公文的特点”中的“权威性”含义不同。行政公文的特点之一的“权威性”是指：公文的权威性－－公文中的各种材料（事实、数字、意见、结论）不可任意更改、任意解释、任意否定。不能凭个人意志加以改变。
△ 关于用函答复请示的问题
《国家行政机关公文处理办法》中明文规定“函” “适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准”，而“批复”则“适用于答复下级机关请示事项”。据此，上级机关答复下级机关请示宜用批复而不宜用函。用批复还是用函，主要是根据行文关系而定，而不是根据请示事项的重要程度而定。省府对各市政府、省府直属单位重要请示事项的批复用函件式；对一般工作事项的请示的答复、批示则由省府办公厅出面，用省府办公厅函件。
十八、函的类别
１．商洽函－－商洽工作、讨论问题（主动行文，发函）
２．询问函－－提出询问，要求答复（主动行文，发函）
３．答复函－－回答询问（被动行文，复函）
４．请批函－－请求不相隶属的主管部门批准事项（主动行文，发函）
５．知照函－－将有关的情况告知对方，不要求答复。（主动行文，发函）
1994年起
2001年起
适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。
适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。
（一）格式：
函有正式公函与便函之分。便函常不编发文字号，用机关信笺缮写或打印。多用于联系一般事务。
正式公函的格式：
一般由标题、发文字号、主送机关、正文、发文机关、印章、日期等项构成。
１．标题：一般由事由＋文种构成。答复函的文种可写作“复函”
２．正文：一般包括原由、事项、结语三部分。
复函的原由部分开头一般有“×年×月×日来函收悉”或“××号文收悉”一类的话，以表明复函的针对性。
结语：商洽函、询问函、请批函常用“请复”一类的话；知照函用“特此函告”；
答复函用“特此函复”，下行的函也可用“此复”。
３．“此致敬礼”一般用于便函。正式公函一般不用。
（二）语言：
总的要求是语气要亲切自然，不要生硬刻板，更不可盛气凌人。
教材中分为两类：部署工作型和交流研讨型。
△有的教材从不同角度作如下分类：
1．按会议形式分：
（1） 办公会议纪要－－机关领导开会
（2） 工作会议纪要
（3） 座谈会纪要
（4） 联席会议纪要
（5） 协调会议纪要
2．从内容功用上分：
（6） 反映议定事项为主－－有较强的指导性与约束性
（7） 传达会议情况为主－－带有知照性与参考性
事务文书
１．预定性——(1)从计划制订时间看：事前；(2)从计划制订内容看：对未来要做的事情的安排
２．目标性
３．实践性－－付诸实施
４．科学性－－体现于四点（见教材Ｐ15）
二、计划的种类与计划的名称
１．种类
（1）按内容分：工作计划、生产计划、教学计划、学习计划、科研计划等；
（2）按适用期限分：长远计划、年度计划、季度计划、月计划、周计划等；
（3）按范围分：国家或地区计划、部门计划、单位计划、班组计划、个人计划等；
（4）按性质分：全面（综合）计划、专项计划；
（5）按形式分：条文式计划、表格式计划。
“计划”是一个统称。“规划”、“设想”等是根据计划适用期限、成熟程度等的不同采用的，是不同计划的专称、特称。
以下是计划的几个常用的特称：
（1）纲要：对较大范围同一工作作出的总体计划，作者有较高级别、内容较原则概括。
（2）规划：较全面、长远的发展计划，有时作为实施纲要的计划，适用期限在２年以上。
（3）方案：对某项工作的具体做法制定的法式，对某项工作从目的、任务到方式、到具体进度都作了详细安排的，可称方案。（有人说，决策某项任务过程中，从目的要求、方式方法到具体进度、步骤等提出来供讨论的计划，叫方案。－－见刘孟宇等（公务文书写作）Ｐ193-194）。
（4）安排：对短期内完成的工作的具体筹划，任务明确、内容较单一，措施较具体。
（5）要点：布置一定时期内要完成的主要任务，交代政策，提出原则性要求，用于上级对下级或本单位、本部门。
（6）设想（构想）：对某项工作未来发展作初步构想的计划／对工作任务作粗浅条式的、非正式的安排。
* 以前，“计划‘还有一个名称——“意见”（属于上级对下级交代政策，布置任务，提出要求，制定措施的指示性计划）。但现在“意见”已列入行政公文。党的公文中也早有“意见”一种，用于对重要问题提出见解和处理办法。
（一）计划制定方面
１．学习文件
２．分析现状：（1）主观现状－－计划者本身的；（2）客观现状－－社会环境、政策形势等
３．确定目标－－目标三要素，要明确具体。目标三要素：“做什么（任务）、做到什么程度、何时做完（要求）”
４．构想安排－－考虑怎么做（措施、办法、步骤），要周全、合理。
５．组织成文。
（二）计划的书面格式
计划由标题、正文、署名、日期等项构成。
１．标题：
一般由制订计划单位名称、适用期限、计划内容概要和计划名称或种类四项构成。如《××市轻工业学校1988年招生工作计划》。
２．正文
计划正文一般由前言、主体、结尾三部分构成。
1）前言：主要写制订计划的依据或阐明计划的指导思想，或交代基本情况和要达到的总的目标。
2）主体：写任务、要求，方法、步骤。
在反映任务要求（Ａ）与方法步骤（Ｂ）方面的内容时，就常采用以下两种结构方式：
（1）任务、措施分列式：Ａ1＋Ａ2＋Ａ3＋……/Ｂ1＋Ｂ2＋Ｂ3＋…… 它适用于各项任务较单纯且各项任务间又多有共同措施的计划。
（2）任务措施结合式：Ａ1＋Ｂ1/Ａ2＋Ｂ2/Ａ3＋Ｂ3/…… 它适用于工作任务较多而各项任务间又没什么共同措施的计划；
3）结尾：其他事项（包括应注意的问题、检查和修订计划的办法等）。
１． 回顾性
（1）从时间看：事后进行。
（2）从写作目的看：通过回顾，肯定成绩、找出差距、以利再战。
（3）从写作材料看：通过回顾所得，而非虚构。
２． 自身性：回顾的是自身的而非他人的实践活动。
３． 平实性
（1）态度平实：以平静心态、客观态度评价自我。
（2）文风平实：以简述为主要表达方式，语言朴实准确。
４．综合性：在对自身已往实践活动作回顾后，进行综合和条理化，概括出观点，要在观点的统帅下对往事进行综合性表达。通过分析、综合从回顾所得材料中得出规律性的东西。
（一）作总结的过程
１．回顾——根据总结的需要进行，主要有四方面（详见教材Ｐ172）
２．综合——综合是回顾的深化和提高,是形成理性认识的阶段。要做好四方面的综合（详见教材Ｐ173）
３．写作：即形成书面材料。
（二）总结的写法（详见教材Ｐ173－175）
总结一般由标题、正文、署名、日期等项构成。
１．标题
２．正文
调查报告是对社会上某一事件或问题作专门调查后,将调查的材料和结论写成书面报告的一种事务文。
１．调查性－－调查报告是调查与报告的结合体。
(1)从调查报告的形成过程看：没有调查就没有调查报告，调查是写作调查报告的前提。
(2)从调查报告的材料看：调查报告的材料一定是调查所得的材料，而且是开展专门的调查之后得到的材料（与总结的“回顾”、“检查”不同）。
２．社会性（“社会性”即普遍意义或能引起广泛关注。）
(1)从内容看：
调查报告反映的事情或问题是具有普遍意义和社会上正广泛注视的焦点问题。因此，它常常被作为新闻文体在报上刊登。
(2)从传播范围看：调查报告面向整个社会，所以多用第三人称写作。
３．材料性
调查报告的内容包括调查材料和调查者对材料的看法、思考（即调查结论）两项。
(1)从两者关系看：调查的结论、调查者的评论必须以调查材料为基础，不能离开调查材料发议论。
(2)从两者所占篇幅的比例看：陈述调查材料的篇幅占70-90％。即使是研究性质的调查报告，其议论多一些，但其中发议论的文字也不能超过50％。
４．平实性
(1)内容真实可信： A. 材料真实可靠 B.结论力求客观准确。
(2)语言表达上：以平实的语言陈述材料，不夸张、不片面追求文彩、不过分修饰（即雕饰。按：教材说“不修饰”，不妥。）、力求准确、明快、简洁。
(3)在结构上－－有相对稳定的结构。其结构不求变化和悬念，只求清晰和严谨，其结构基本上采用“前言”＋“主体”的写法。
综述是将有关信息、资料、情报、知识、情况等作综合概述的一种事务文书。（按：将综述作为事务文书似值得商榷：有的综述是新闻类，有的综述是学术类）
１．客观性－－对原材料作忠实的概括。准确理解和概括原文大意。忠于原意，客观，准确。
２．综合性－－对原材料进行宏观驾驭、浓缩、概括、综合归纳。
３．时效性－－及时传递出读者急需的信息、资料、情报、情况。时效性具体表现在“新”和“适用”两方面。
４．简短性－－篇幅短小、内容浓缩、语言简洁。
一般文摘的浓缩系数为10左右，文摘字数一般不超过原文的25％。世界文献工作技术委员制定的文摘“国际标准”规定，文摘字数不超过250个。为了简短，综述的正文常不写前言和结尾，只写主体部分，而主体部分又常省略过渡，形成各种断裂式结构。
－－与其他报刊比较
１．简单短小
（1）报——印刷、排版、编辑、发送等都显得较简单朴实，开支少而收益大。
（2）文
A．字数和篇幅简短。短的简报仅几十字，最长的简报也不超过几千字。（“千字文”）
B．内容简短明快。常用简讯形式，三言两语报道动态和信息。篇幅大的调查报告、经验总结、领导讲话稿等都需经压缩或综述改写后才载入简报。
C．语言简练，不讲空话套话、不卖弄词藻、不故作高深，要用平实、明快、简洁的语言表达，给人朴实明快之感。
２．内部交流（不同于公开发行的报刊）
(1)发行有内部性，无需申请办理刊号，不公开发行，只在内部交流。
(2)内容有明显的内部性。其内容主要是机关内部信息交流或与本机关、本单位有密切相关的外部信息。
(3)读者对象：主要是本机关、本单位、上级或明确的兄弟单位，读者群比较小。有的简报是专门给领导的。必要时还在报头注明“保密”字样。不少简报通常都注明“内部刊物”。
３．新闻性
(1)真实－－报道真实可靠。
(2)快捷－－力求迅速地传递出新的信息和新的动态。
(3)导向－－简报的内容总是紧紧围绕着本机关、本部门的中心工作，要求起健康的正确的导向作用。
(4)文体新闻化－－简报文章一般采用新闻体裁。简报无论是办成文件的形式、报纸的形式、杂志的形式，无论是一文一报，还是一报多文，其文体通常是动态消息、简讯、述评、综述、调查报告、通讯等新闻报道最常用的文体。
（一）简报的基本格式
一份简报一般分报头、正文（按：称 “内文” 为好。公文书面格式中就称“内文”部分）、报尾三大部分。
１．报头部分
(1)文件式简报的报头
由简报名称、期号、编报单位名称、编报时间和分隔线组成。必要时可加上“保密”、“内部刊物”、总期号等。占第一页1/3篇幅。
A．简报名称－－单位名称＋简报的名称（简报有多种名称，如“简报”、“信息”、“快讯”等）（有的省略单位名称）、用特大号红字排印。
B．期号－－一般是分年排号，用汉字写出“第×期”，用黑体字、黑色排印于简报名称的正下方。
C．编报单位名称－－黑色字排印于期号的左下方。
D．编报时间－－黑色阿拉伯字体排印在编报单位名称同一行的右边。
C．分隔线——稍粗红线，位于编报单位名称和编报时间的下方，将报头和内文部分明显隔开
D．“保密”、“份号”、“内部刊物”字样－－统一排在简报名称的左上方，不宜东一个西一个。
(2)杂志式简报的报头
A．必备项：简报名称、期号、编制单位名称、编制时间等。
B．附加项：刊头题字，主编、采编、顾问等人员的姓名，总期数，“内部刊物”等字样，分隔线等。
杂志式简报报头无固定统一的位置、颜色也随意使用，原则上追求美丽新颖有特色。由于杂志式简报的总篇幅有几页，故报头常占满首页位置。
(3)报纸式简报的报头
由简报名称、期号、编报单位名称、出版时间等项组成。
简报名称用红色大字、醒目标示报名。
报纸式简报报头常位于第一版左上方，与正规报纸的版位相似但小于正规报纸。
可见，简报的版头虽有多种样式，但均有以下必备项目：简报名称、期号、编报单位名称、出版时间等。
２．正文（实即内文部分）
主要有三种形式：
(1)一文一报式：常用于文件式简报。机关用以传达上级指示精神。
(2)编者按和转载文结合式。
编者按的内容包括对有关转载问题意义的认识，转载目的和要求。编者按属下行文，语言要庄重简洁。
(3)多文一报式――由多篇不同文体、不同内容的文章汇集成报。
３．报尾部分
由报送机关和发送机关名称、印数和脚线组成，全部用黑字黑线、位于末页下方。
文件式简报一般设报尾。杂志式简报有时不设报尾，“设报尾的，常以报尾作封底，内容有时是征文启事，有时是地址、邮编、电话号码、传真号码等。这与文件式简报报尾有很大区别。”（按：这是否报尾值得讨论）报纸式简报不设报尾。
（二）简报编辑的原则
１．配合中心工作——紧扣中心工作的需要确定主旨、筛选稿件、编制标题等。
２．认真把好稿件质量关——政治观点正确性，内容真实性和适用性，文件规范性，语言准确简练性。
３．版面设计美观庄重
版面布局要美观庄重：篇章安排既紧凑又有疏间，配合得体的题花、尾花（图案装饰），标题简洁醒目，字体字号选用恰当，颜色搭配和谐，等等。
１．原始性－－是有关会议的最原始的材料，是会议组织情况及会议内容的实录。
２．客观性－－指记录人必须如实记录，与会人“怎么说就怎么记”，不得夹杂、掺进记录人的意见、言论，不得歪曲说话人的意见、观点。
３．规范性：
(1)使用机关统一的记录专用笺
记录专用笺分页首和内页两种，页首印笺头标志和会议组织情况的项目，内页设笺头、装订线、脚线、页码等。
(2)按统一的记录格式记录
由会议标题（会议名称）、会议组织情况、会议进行情况和尾部四部分构成。
(3)使用规范的简体字和行书草字。
(4)使用规范的速记和紧缩记法。采用速记和紧缩记录的，会后应将译文写出来，译文与速记或紧缩记录一并存档。
(5)使用灌注有蓝黑墨水的钢笔或国家档案局鉴定可用于档案书写的圆珠笔作记录。
章程是一个组织、团体、企业等制定的关于组织规程或办事规则的一种规章文。
申请企业法人开业登记应提交的文件：组织章程
１．格式统一性－－统一使用条文式写法
章程不能用分段、分层分部分此类一般文章通用的书面形式（教材说“结构方式”）行文，“不能写成文章”。章程的内容全用条文表达。（教材说“统一使用章条款式写法”。不然。还有采用条款式的。章条款式也叫章断条连式，条款式也叫逐条贯通式。）
2．内容规定性
章程的内容，由有关的法律条文明文规定。（详见教材292）
企业法人开业登记应提交组织章程要写明：宗旨、名称和住所、经济性质、注册资金及其来源、经营范围和经营方式、组织机构及其职权、法定代表人产生和程序和职权范围、财务管理制度和利润分配形式、劳动用工制度、章程修改程序、终止程序、其它事项
３．程序合法性－－章程的写作和产生有一个严格的程序：
（1）成立起草小组，拟写章程草案（拟写草案）
（2）召开各层次会议，广泛征询意见（征询意见）
（3）由起草小组综合征询意见作修改（修改完善）
（4）提交代表大会、会员大会或董事会（理事会）等通过（提交审议通过）
拟写草案--à拟写草案--à修改完善--à提交审议通过
４．效力约束性－－有很强的约束效力,成员必须按章办事。
启事是机关单位、团体或个人向公众说明某事或求助（帮助、协助）时使用的一种文书。
１．告启性——面向大众告知事项，只有知照性而无强制性和约束力。
２．简明性－－要求写得简洁明了。
（一）启事的格式
启事通常由标题、正文、尾部三部分组成。
１．标题： 内容＋“启事”（其他见Ｐ307）
２．正文：正文的书面表现形式有一段式、分段式、标题式、条款式。
３．尾部：一般由随文（联系地址、电话、联系人姓名等）、落款、时间组成
（二）写作要求
１．内容要简而明
２．用语讲求礼貌
海报是主办单位向公众报道举行文化、娱乐、体育等活动的信息的一种应用文。
１．使用的限定性
（1）作者方面：只限于主办单位使用，个人一般不用。
（2）适用范围方面：只适用于报道举办文化、娱乐、体育活动的消息，其他内容不适用。
２．功用的广告性
海报有较明显的广告性质，不具有强制性和约束力。
３．形式的吸引性
海报在文面形式上讲求美观新颖，富有吸引力。常用色彩鲜艳的纸张书写，连文字有时也用彩色，还配上美术图案。
４．传播的单一性
海报一般用（教材说“只用”）招贴的形式传播。贴于街头或公共场所。一般不登报，不广播，不上电视，也不在刊物上发表。
海报主要由标题、正文、尾部三部分组成。
１．标题：以内容为标题，或：主办单位名称＋内容
２．正文：
(1)基本要素：活动的内容、时间、地点、参加办法等。
(2)行文形式：有一段式、项目排列式、附加标语式等。
３．尾部：一般写明主办单位、海报制作时间等。有的还加上一些吸引人的口号。也可不设尾部。
条据是日常生活和工作中经常使用的便条和字据。
１．凭证性
２．一文一事——字据要求内容单一，一文一事（即一纸一事）。
３．简洁明快——表达要明白简洁，各内容要素交代清楚明白，用语朴实。
（一）便条
１．请假条
(1)格式：由标题、称谓、正文、致敬语（教材说“祝颂语”，不妥）、署名、署时等；
(2)正文：写明请假原因、起止时间、请假人（如作者就是请假人，正文中就不必再写请假人）等。
２．留言条
一般由称谓、正文、署名、署时构成。无特定留言对象的可不写称谓，如贴在办公室门上给所有上门者的留言条。见Ｐ320
３．托事条
(1)一般由称谓、正文、署名、署时构成；
(2)正文：写明托办何事、有何要求、致谢语。
△便条的格式类似书信的格式。注意：请假条有标题，留言条有的不写称谓、致敬语。
（二）字据的写作
由标题、正文、结语、署名、署时构成。
１．标题－－标明字据类型，如“借据”、“收据”等，或以 “今借到”、“今收到”等为标题，正文前居中书写。
２．正文－－写明有关内容要素。
以“借据”、“收据”等为标题的，正文常用“兹”“今”“现”作起字。
以“今收到”、“今借到”为标题的，正文紧承标题用语行文（不是指书写位置）。
３．结语
* 教材说：“另起一行低两格写‘此据’二字”。按：不一定要另起一行写。
４．署名、署时。
* 启事、海报、条据属日用文体。
信函文书
信函文书概说
教材中所列信函文书除涉外书信外均属专用书信。
专用书信除求职信一般是个人写作外，其他专用书信的作者可以是个人，也可以是单位。
专用书信与日常书信比较，内容上具有单一性，一般要求一文一事。尤其是单位与单位、单位与个人之间写作的专用书信更是如此.。
专用书信与日常书信在形式上的区别，比较突出地表现在标题及祝颂致敬语等项的使用上。专用书信多有标题，日常书信一般无标题；不少专用书信不用祝颂、致敬语，日常书信则一般有祝颂、致敬语。
不同种类的专用书信形式上的区别主要有如下方面：
１．标题方面
（1）专用书信常以文种为标题；
（2）单位出具的专用书信一般有标题；
（3）求职信一般无标题，个人之间所用的专用书信如个人给个人的感谢信、邀请信、慰问信、建议书一般不用标题；
（4）倡议书、证明信一定有标题。
２．称谓方面
专用书信一般有称谓，但无特定收文对象的证明信不用称谓，对象极为广泛的倡议书可不用称谓（倡议书的收文对象不是个别人，带有公开信性质，其对象总是一定范围内的许多人或某类人）。
３．祝颂、致敬语方面
（1）证明信、倡议书、请柬不用祝颂、致敬语。
（2）慰问信多用祝颂语。
（3）给个人的感谢信可用祝颂语。
４．盖章方面——单位出具的介绍信、证明信一定要盖章。个人出具的证明信一般也要盖章。
常用信函文书的写作
（一） 格式：
１．书信式介绍信（多属临时开具）：
由标题、称谓、正文、致敬词、署名、时间等构成，单位出具的介绍信应盖章。
△按：教材在列举各结构项时，在“正文”后还有“结语”一项。“结语”实际上是正文的一个组成部分，不应与正文并列。下同。
(1)标题：首行居中写“介绍信”三字；
(2)正文：正文写明被介绍人（教材称“介绍人”，不妥）的姓名、性别、职务等有关情况以及随行人数、联系事情等。常用“兹”、“今”、“现” 三字之一开头。结尾处多写上“请接洽”、“请予方便”、“请予支持”等祈请语。
(3)致敬语：“敬礼”二字应顶格。
２．铅印式介绍信
按式填写有关项目后盖章。（铅印式介绍信一定是机关单位使用的）
（二）写作要求：
１．一封介绍信一般只写给一个单位。一般不要在称谓处写“各有关部门”或“××等单位”。
２．联系办理的事情要写清楚，写具体。
３. 要特别注意用语的礼貌得体。切不能用命令式语言如“务必办妥”等语。
３．书写要工整，不得涂改。
４．禁止用铅笔或红色墨水书写。
（教材中只是介绍了机关单位间使用的介绍信）
作者：单位或个人
功用：用于证明有关人员的身份、职务、经历以及有关事项的真实情况。
（一）格式：
由标题、称谓、正文、签署等项组成。
1.标题――主要用于标明文种。有几种写法：
（1）写“证明书”三字
（2）写“证明”二字
（3）标明内容及文种，如“学历证明”
２. 称谓 有两种写法：
(1)指定称谓：即写明收信单位名称，证明信一般不写个人称谓（此类证明由收信单位收存）
(2)泛指称谓：即不写收信单位名称。此类证明由持证明人自己保存。
３.正文：注意内容要素的完整。
* 证明信一般用“特此证明”作结语（常另起一行写）。注意：证明信不用祝颂致敬语或致谢语。
４．签署：单位出具的证明要盖公章
△ 关于双重证明：先以个人身份出具证明，然后以单位名义对出具证明的个人的身份等情况及其所反映情况的可靠程度等作出证明。（例见教材Ｐ330－331）
（二）写作要求：
1．实是求是，证明的材料须真实可靠。
2．用语要准确，简洁，忌含糊其辞，有歧义。
3．不用铅笔或红色笔水（教材说“红色笔”，有歧义。）书写。涂改处要加盖公章。
邀请信是邀请（教材说“通知”）客人参加某项活动的信函。
教材中说“邀请信只适用于较重要、较隆重的活动。一般性会议或活动只发通知。”按：此说不妥。通知用于要求成员参加某项活动，而邀请信常用于邀请非组织中成员参加某项活动。通知书属下行，邀请属平行或上行。
邀请信有两种：一种是请柬，一种是邀请函。请柬——内容简约，设计美观；邀请函——内容较详，无特别的设计，形似一般书信，与一般书信形式不同处是往往有标题。
有标题，称谓，正文，署名，署时等项
１． 标题——只写“请柬”或“请帖”二字，位于封面或第一行居中处。
２． 称谓（原则上应一人一柬。伉俪可两人合用一柬）
称谓的位置有两种：a.正文前顶格 b.正文后另起一行低两格写“此致”，再转行顶格写应邀者姓名称谓。
３.正文
写明活动内容，时间，地点等（要写得具体详明）。
常以敬辞作结束语，如“恭候光临”、“恭请光临”、“敬请莅临指导”等。（结婚宴请则不宜写“敬请莅临指导”）
正文后一般不用祝颂致敬语
４．署名署时－－发请柬的日期可写可不写。不少请柬无署时。
5．盖章问题：多数不盖章，以示亲切。也有盖公章的。
１． 标题
（1）有不同写法： a．只写“邀请函（信）”三字。 b．活动内容＋“邀请函”构成。
（2）不一定有标题。
２．称谓
３．正文－－可用分条列项式或分段式。
４．致敬语：一般有致敬语“此致敬礼”。
５．署名、署时、盖章。
* 回执表－－有的在文后附有报名回执表。
（一）作者：单位或个人
（二）格式：由标题、称谓、正文、致敬语、落款、署时等项组成。
１． 标题
（1）有几种写法：a．只写“感谢信”三字； b．“致×××的感谢信”（单位给个人可用）； c．写“×××致×××的感谢信”（常用于登报的，有公开信的性质）。
（2）个人给个人的感谢信，如非张贴式的一般不用标题。
２．正文 一般由三部分内容构成。
(1)陈述感谢的事由（事实性），表达感谢之情（感谢性）
陈述感谢的事由，即说明为何感谢，要详写、具体写出何时、何地、得到何帮助。
(2)评论性质、颂扬品德，扼要表达表扬之意（表扬性）
“评论性质”指的是评论对方行为的性质。
(3)表示决心－－写出对方行为给自己造成的影响，表示今后如何以实际行动向对方学习。 有的不写此项，而代之以“特此鸣谢”作结（这仅限于张贴、广播、登报等的感谢信）。
３．祝颂致敬语
* 写有“特此鸣谢”的似可不用写祝颂致敬语
慰问信多以上级机关和领导者个人的名义发出。也有普通个人写作的（一般用于安抚慰问）。
格式：有标题、称谓、正文、祝颂语、落款、署时等项。
１．标题
（1） 有几种写法
a．只写“慰问信”三字（即仅写明文种）；
b．慰问对象＋文种，如：“给…的慰问信”；
c．写明慰问者、慰问对象及文种，如“×××致×××的慰问信”（常用于登报的，有公开信的性质）。
（2）也有不用标题的。用邮寄方式给个人的、个人与个人之间的慰问信一般不用标题。
教材中例二《致邹韬奋夫人沈粹缜（zhen3）的慰问信》的标题应是原来没有，后来由编者另加上去的。
２．正文：不同的慰问信有不同的内容。
（1）表彰慰问 （向作出贡献的集体或个人表示慰问）
交代慰问的背景和原因； 陈述表彰事迹； 表示感谢和慰问；提出希望和鼓励。
（2）安抚慰问 （向受重大损失或遭受巨大困难者表示同情和安慰）
交代慰问的背景和原因； 安抚劝勉、表示同情；鼓励（鼓励被慰问者战胜困难或克服哀痛，加倍努力，改变现状等）。
（3）节日慰问 (向有关人员表示节日慰问。节日慰问往往也是表彰慰问，可说是在节日作出的表彰慰问)
交代慰问的背景和原因；回顾慰问对象过去所作的贡献，给予热情赞颂；展望未来、提出新的希望。
３．祝颂语——根据慰问内容有针对性地选用亲切性的祝颂语。
求职信与应聘信均是向用人单位自荐谋求职位的书信。但求职信是在不知道用人单位是否需要聘人的情况下自荐求职，而应聘信则是在获知用人单位公开招聘人员的情况下自荐求职。写法大致相同。应聘信一般还写明从何得知用人单位需聘任人员。
（一）作者：一般是个人。
（二）形式上与一般书信相似。常带有附件。
１．称谓：单位名称、一单位某部门名称、单位或部门负责人（写职务名称）。
２．正文：
包括问好（如“您好”。给单位的可不用）、表态求职（说明求职原因）、自我推介、提出希望或要求等项内容。
自我推介要不卑不亢、实事求是，又投其所需；
自我推介一般写要出学历、资历、专长等；
要根据用人单位的需要写出自己的长处、优势所在。
３．祝颂致敬语：一般用致敬语。
４．随文：交代通讯地址、邮编、电话号码等。
５．附件：履历表、有关证书（如毕业证、职称资格证、获奖证书、学术成果证书等）复印件。
个人或集体向组织表达愿望，向机关团体提出请求。（求职、应聘也可看作是申请）
（一）文章式申请书
由标题、称谓、正文、祝颂致敬语、落款、日期等项组成。
１．标题——几种写法：a．“申请书” （即只写明文种） b．内容＋文种 （如“入党申请书”） c．事由＋文种（公文标题式）如“关于……的申请书”
２．称谓
３．正文——交代申请事项、申请理由、申请态度三项。
（1） 交代申请事项要开宗明义；
（2） 申请理由要陈述具体、充分、有条理；
（3）不同的申请事项，其申请理由应有所区别
A．申请加入团体、组织的－－写明对团体、组织的认识；申请加入的动机；申请人已具备的条件等。
B．申请开业的－－写明经营业务的技术水平、营业资金、铺位空间等开业基本条件。
（4）申请态度－－指表示自己的申请被批准后的态度和决心。
（二）表格式申请书－－一般由审批单位统一制定，由申请人按式填写，如专利申请书、商标注册申请书等。
由标题、称谓、正文、落款、时间构成。
１．标题 几种写法：a．“倡议书” b．倡议的内容或提倡议单位＋文种
２．称谓：有时可省略（当对象极为广泛时）。
３．正文：一般由倡议目的和倡议事项构成。
（1）倡议目的－－包括倡议的原因、意义，这是倡议的理由，要说得充分。
（2）倡议事项要写得具体、可行。倡议事项简单的，可紧接倡议目的写；倡议事项多的，可分条列写。
建议书主要是直接交给领导者，一般不公开张贴或发表。
一般由标题、称谓、正文、致敬语、落款、时间构成。
１．标题 几种写法：a．“建议”或“建议书” b．事由＋文种
２．正文
（1） 建议原由－－陈述存在问题，作为提出改进的建议的背景，同时也作为提出建议的理由。
（2） 建议事项－－针对上面陈述的存在问题，提出有针对性的改进建议。
（3） 结束语－－用于表示谦恭。常用“以上建议恭请考虑”等等。
２． 呈交领导的建议书一般有致敬语。
（一）信瓢格式
一般由信头、信启、称谓、正文、署名等项构成。
１．信头－－首页信纸右上角所写发信人所在单位名称、通信地址和写信日期。
* 外国人看信不习惯保留信封，设信头方便回信。
* 在英文中，信头三项内容的顺序：
单位名称、地址：由小到大（部门名→单位名→省市名→国名）
时间：英：日→月→年 美：月→日→年
２．信启－－位于信头下左上方位置（称呼之上）书写收信人地址、单位名称、姓名、职衔或职务。
书写顺序：收信人姓名、职务、单位名称、地址（由小至大）。
△ 信头和信启位置，除右、左、上、下位置固定外，有时可通过空行或间隔线的方式将信头和信启明显间隔开来。
３．称谓 外国人的称谓习惯：
（1）在称谓前冠以“亲爱的”（Dear）
（2）只称姓不写名
（3）收信人性别、婚姻状况不同，称法也不同(详见教材Ｐ379)
４．正文
在正文的最后通常写上表示请对方复信的语句，有时可用表示祝愿的语句作结。（属“结束套语”）
正文的形式：“一段一事”，电脑打印的行款格式，按国际通例，凡提行处均顶格
5．署名
外国人署名习惯写上表示对对方敬意的客套语，如“你的忠诚的”等，
如用电脑打印姓名，应在客套语与姓名（或职务、职衔）之间留出手书签名的位置。
（二）信封
主要写清三项内容：
１．发信人姓名、地址，位于信封左上角
２．收信人姓名、地址，位于信封右下角
３．邮寄方式或类别（如AIR MAIL 航空）,位于邮票下方。
注意：地址写法也是由小至大。
经济文书
１．当事人至少有一方是法人。
法人：具有民事权利能力和民事行为能力，依法独立享有民事权利和承担民事义务的组织。它必须具备四个要件：(1)依法成立 (2)有必要的财产或经费 (3)有自己的名称、组织机构和场所 (4)能独立承担民事责任。
民事：与民法有关的。（《现代汉语词典》）民事关系包括财产关系和人身关系。
财产关系指人们在物质资料的生产、分配、交换和消费过程中形成的经济关系。财产关系的内容十分广泛，民法只调整其中的财产所有关系和交换关系。即民法中的所有权关系和债合同关系。人身关系指与民法主体不可分离而又不具有直接经济内容的社会关系，即民法主体因维护其主体资格及特殊身份而发生的社会关系。在民法上表现为姓名权、名誉权、著作权、发明权。——游国经、张尚仁主编《政府职能、结构与运作》，人民日报出版社1996年1月版，P203
关于经济合同主体的规定有三次变化：法人——有一方为法人——不要求一定要有法人
*《中华人民共和国经济合同法》（一九八一年十二月十三日第五届全国人民代表大会第四次会议通过，1982年7月1日起实施）：
第二条 经济合同是法人之间为实现一定的经济目的，明确相互权利义务关系的协议。
（《中华人民共和国经济合同法》 第十七条 购销合同——第二十六条科技协作合同）
*《中华人民共和国经济合同法》（一九八一年十二月十三日第五届全国人民代表大会第四次会议通过并于1982年7月1日起实施，1993年9月2日八届人大修改）：
第二条 本法适用于平等民事主体的法人、其他经济组织、个体工商户、农村承包经营户相互之间，为实现一定的经济目的，明确相互权利义务关系而订立的合同。
*《中华人民共和国合同法》（一九九九年三月十五日第九届全国人民代表大会第二次会议通过）：
第二条 本法所称合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。
第四百二十八条（即“附则） 本法自1999年10月1日起施行，《中华人民共和国经济合同法》、《中华人民共和国涉外经济合同法》、《中华人民共和国技术合同法》同时废止。
（《中华人民共和国合同法》分则部分包括：第九章 买卖合同——第二十三章居间合同）
２．条款有规定
《经济合同法》第十二条规定，经济合同应具备以下主要条款：（１）当事人的名称、处所，（２）标的，（３）数量和质量，（４）价款或酬金，（５）履行的期限、地点和方式，（６）违约责任，（７）依法律规定或按合同性质必须具备的条款，（８）当事人一方要求必须规定的条款（详见Ｐ388）
*《中华人民共和国经济合同法》（一九八一年十二月十三日第五届全国人民代表大会第四次会议通过）：
第十二条 经济合同应具备以下主要条款：一、标的，；二、数量和质量；三、价款或者酬金；四、履行的期限、地点和方式；五、违约责任。根据法律规定或按合同性质必须具备的条款，以及当事人一方要求必须规定的条款，也是经济合同的主要条款。
*《中华人民共和国合同法》（一九九九年三月十五日第九届全国人民代表大会第二次会议通过）：
第十二条 合同的内容由当事人约定，一般包括以下条款：（一）当事人的名称或者姓名和处所；（二）标的；（三）数量；（四）质量；（五）价款或者报酬；（六）履行的期限、地点和方式；（七）违约责任；（八）解决争议的方法。 当事人可以参照各类合同的示范文本订立合同。
* 质量指标的的型号、成分、效用、精度、纯度等。
* 以货物、工程为标的的称为价款，以劳务为标的的称为报酬。
３．平等互利、协商一致、等价有偿。（原则）
４．签订程序化
（1）程序：要约－－>承诺
（2）要约包括三项内容：a．表示希望与对方订立经济合同，b. 明确提出合同的主要条款，c. 指明要求答复的期限
５．格式逐步趋向统一化
各类经济合同有标准文书格式。（国家工商行政管理部门已陆续发布了一些统一的经济合同示范文本）
格式：标题、首部、正文、尾部。
１．标题：合同内容＋“合同”
２．首部：包括两项内容：
(1)立合同人名称及简称 （ a.所谓“简称”实际上是当事人的代称，b.每一方只用一个简称，例如在购销合同中对供应方可用“甲方”或“供方”作为简称，但不能既称“甲方”又称“供方”：c.正文中应使用简称代替当事人全称）
(2)合同编号、签订地点、时间 此三项分三行排列，位于与“立合同人”平行的右边位置。
按：教材提出经济合同首部包括三项内容。其中第三项为“开头套语”，写明签订合同的依据及“经协商一致,签订本合同以资共同恪守”等语。此项实际上属于正文中的前言部分
３．正文
（１）前言（即教材所谓“开头套语”）
写明签订合同的依据及“经协商一致，签订本合同以资共同遵守”等语。合同书中不一定有前言部分。
（２）主文（教材称“正文”）
写明经济合同主要条款，明确各方的权利义务。
经济合同主要条款的书面形式：一般用条文式或条文与表格结合式。可以当事人为单位分述各方权利义务（即按甲方/乙方安排）或以条款为单位分述。
（３）结尾
写明合同份数、由哪几方保存、何时生效、终止期限等项
４．尾部：包括以下部分或全部内容：
(1)署名、署时及盖章
A．各方当事人签名盖章（若当事人不是个人而是一个单位时，除盖公章外还要有代表人的签名盖章），日期（在首部已写明的，此处可不写）；
B．公证机关及公证员署名、署时及盖章（经公证处公证的合同）。
(2)其他：
A．各方当事人的地址、邮编及电话号码、电报挂号等；
B．银行帐号、开户银行（货款或酬金通过银行转帐、托收的经济合同）
经济预测报告－－运用经济预测手段，对某一经济活动的未来状况和趋势作出预测的书面报告。
１．预测性——以预测理由、预测结论、预测建议为主要内容。
２．或然性——经济形势千变万化，决定了市场预测准确性的有限性和相对性。
３．陈述性——不属论文体裁，不作抽象的推理论证。用于预测的根据，是陈述历史情况和现状，陈述数据和百分比等，以充分的事实作为预测推理的客观依据。
４．时效性——“预测”是在事实未发生前，事实发生后即不属预测。
“经济活动分析报告是对经济活动开展分析，作出客观评价，找出规律性，分析成败原因，提出建议措施，为科学指导和组织经济活动提供分析依据而写的书面报告”。
１．分析性
经济活动分析报告以分析经济活动（过去的或正在进行的）为写作目的和任务。对已然的经济活动作出及时的评价，可以不涉及预测意见。
经济预测报告着重于预测、展望，其中也有分析，但分析的最终目的是预测。
２．客观性
经济活动分析，是一种客观的统计分析、量性分析，它根据计划指标、会计核算、统计资料、业务结算或通过调查掌握第一手经济活动反馈资料等来反映经济活动分析，较少主观分析成分。
经济活动分析报告还十分注重准确真实，十分注重数据，注重统计，注重核算，注重指数及经济变化因素的客观分析。
指数：1．表示一个数自乘若干次的数字，记在数的右上角上。例如：32；2．某一经济现象在某时期内的数值和同一现象在另一个作为比较标准的时期内的数值的比数。指数表明经济现象变动的程度，如生产指数．物价指数、劳动生产率指数。此外，说明地区差异或计划完成情况的比数也叫指数。
１．使用的程序性 （Ｐ446-447）
２．格式的规范性——各种司法文书已基本格式化。如文种的使用：
仲裁申请书——经济合同当事人向有管辖权的仲裁机关提出解决经济实体的权利争议。
起诉状－－用于向法院提起诉讼，一审判决前用，可引起一审判决
上诉状－－向原审法院的上一级人民法院提起诉讼，对一审判决不服时使用（即一审判决后用）
申诉状——向原审法院或上级法院提出（二审判决后用）
３．内容的依据性
经济司法文书的内容，完全依据有关的经济法律条文议事处事，依据确凿真实的事实陈述道理。（以法律为根据，以事实为准绳）
起诉状－－用于向法院提起诉讼，一审判决前用，可引起一审判决
起诉状由标题、首部、正文、尾部四大部分构成。
１．标题：案件性质（民事、刑事、经济纠纷）＋“起诉状”
２．首部：
(1)原告人基本情况（自然人：姓名、性别、年龄、民族、籍贯、职业、住址共七项；法人或其他组织：单位或组织的名称、地址、法人代表的姓名及职务）原告有委托诉讼代理人的，应写出其姓名、职业、工作单位等。
(2)被告人基本情况（同上）
* 被告有委托诉讼代理人的，应写出其姓名、职业、工作单位等。
(3)案由－－指起诉争议的实质。高度概括诉讼的焦点，如“产权纠纷”、“商标纠纷”等。
３．正文：由两项内容构成
(1)请求事项－－请求人民法院依法解决的具体问题。
(2)事实和理由－－“事实”指案件事实； “理由”部分写出起诉的合理性、合法性 。
“事实和理由”部分关键要写好“事实、证据、理由、法律条文”四要素。“以事实为根据，以法律为准绳”。
４．尾部——包括“此致”（教材称为“致敬语”，不妥）、法院名称、署名、署时、附件标注。
(1)送达人民法院名称：正文后另起一行低两格写“此致”二字。再提行顶格写受理法院的名称。
注意：“对象要适宜”：如，起诉状要严格按法律程序规定呈送。原则上一审案件一般由基层人民法院管辖。对重大涉外案件和在本辖区有重大影响的案件，由中级人民法院管辖。 “原告就被告”原则（这是民事诉讼中“一般地域管辖”上适用的原则，即民事诉讼一般由被告所在地人民法院管辖）详见教材Ｐ457
(2)署名
(3)署时
(4)附件标注：在署时下行左方写明①起诉状副本的份数； ②物证件数和书证件数。
在诉讼中，被告人对原告人的起诉或被上诉人对上诉人的上诉的答复和辩解的司法文书叫答辩状。包括标题、首部、正文、尾部。
１．标题：由答辩性质、答辩程序＋“答辩状”。如：“民事答辩状”、“民事上诉答辩状”
２．首部：包括：
(1)答辩人基本情况
自然人：姓名、性别、年龄、民族、籍贯、职业、地址七项。
单 位：单位名称、地址，法定代表人姓名、职务。
* 有代理人的另行写出代理人姓名、工作单位、职务。
（不用写原告或上诉人的情况）
(2)案由－－写明何因答辩。有特定的语言表达模式 。一般写作：“因 ××××××一案，现提出答辩如下”或“贵法院×年×月×日第×号起诉副本通知书及起诉状副本收到。现答辩如下”或“上诉人因××××一案，不服××人民法院×年×月×日第×号判决(或裁定)而提出上诉,我作为被上诉人,现答辩如下”（见Ｐ455）
３．正文：包括
(1)答辩理由
多用于反驳原告或上诉人的诉讼或上诉请求。一般是分项写，逐项加以反驳。
(2)答辩请求－－提出对解决纠纷的意见和要求，还可以同时对此案提出反诉要求。
４．尾部：
(1)受理法院名称 正文后另起一行低两格写“此致”二字，再提行顶格写送达人民法院的名称
(2)署名
(3)署时
(4)附件标注：注明物证、书证件数。
１．科学性——真实、实事求是、恰如其分、不造假。
２．说明性——以说明为主要表达方式，不议论，不抒情。
３．简明性——语言浅显易懂，尽量少用或不用专业术语。简洁明快，简明扼要。
⊿ 简评例文一《鹿王羊绒衫系列制品消费说明书》
教材认为“从商品说明书的写作论，这是一篇写得好的商品说明书”、 “条理清晰”、“用语简洁准确、明白易懂”，其实不然：
A．标题方面——该说明书的标题拟得有些不伦不类。从内容看，属使用（包括保养）说明。
“消费——用物质资料满足人们生产和生活的需要。是社会再生产过程的一个环节。分为生产消费与非生产性消费。”（陈绂、聂鸿音主编《当代汉语词典》，北京师范大学出版社1993年12月第1版 P1170）。
“消费——为了生产和生活需要而消耗物质财富”（《现代汉语词典》P1250）
“消费——指使用物质资料以满足人们物质和文化生活需要。消费在广泛的意义上还包括属于生产本身的生产消费。”（《辞海》缩印本P938）
B．内容上
（A）重复累赘。例如：在“羊绒制品的保养”之二已指出“装袋后保存，不与其他衣类混装一袋”，而后面（第三条）又说“不使用时不要与其他类衣服混放，装袋保存”，后面这条虽是针对“羊绒大衣和羊绒毯”而言，但第二条是就羊绒制品而言，已包括“羊绒大衣和羊绒毯”在内。
（B）前后缺乏照应。如：前面说的是“因而羊绒制品的穿着、洗涤和保养对于每一位羊绒衫拥有者来说是非常重要的”，而后面还提到羊绒大衣和羊绒毯的洗涤和保养。拥有羊绒衫并不等于也拥有羊绒大衣和羊绒毯。因此，“羊绒衫拥有者”应改为“羊绒制品拥有者”。
（C）材料归类不当（并非如教材所说的“条理清晰”），如：“羊绒大衣和羊绒毯则宜干洗”一项，本应放到“羊绒制品的洗涤”，却放到“羊绒制品的保养”方面去说。
（D）有些应说的没有说。例如，羊绒制品有哪些？又如，“羊绒衫穿着时注意间歇期，以防羊绒制品的疲劳和静电”——间歇期如何安排？没有说。
C．语言使用上的毛病：
（A）文句不通顺。如：
本羊绒系列产品，……曾获“中国市场抽验优质产品”（缺少宾语，应补上“称号”二字）、……“95-97免检产品企业”（“产品”获“企业”，主宾不合）
“羊绒制品的穿着”、“穿着羊绒制品时注意”——从文中所述来看，羊绒制品包括羊绒衫、羊绒大衣和羊绒毯。羊绒衫、羊绒大衣可以“穿着”，而羊绒毯则不宜“穿着”。
在“羊绒大衣和羊绒毯则宜干洗”的前面没有说其他羊绒制品可以不用干洗，读起来显得有些突然。因为“则”字有转折的意味。
（B）语言不简洁。例如：
“羊绒衫在不穿着时切忌悬挂”——穿着时不可能悬挂。可删去“在不穿着时”。
“不使用时不要与其他类衣服混放”——使用时不存在“与其他类衣服混放”的问题。可删去“不使用时”。
“将去完油污的羊绒衫放到温度（不超过300C）并加有适量毛织物专有洗涤的水中”— ——“温度”和括号都可以去掉。
一般由标题、正文、尾部（教材称“结尾”。按，结尾属正文的一部分）三部分构成。
１．标题 有几种写法：
①商品名称
②商品名称＋“介绍”
③商品名称＋角度（如“使用”、“安装”等）＋“说明书”
２．正文：
正文的书面表现形式（教材称“内容结构的方式”）有几种：
(1)一段式
(2)多段式
(3)项目式
(4)分条列项式
３．尾部：
可写明批准文号，生产单位及经销单位的名称、地址、邮编、电话、电报挂号等。
【说明】
本讲义在韶关市广播电视大学01级法律专科班，00级、01级计算机应用专科班用上使用（2003年3月25日~6月24日）。配套教材：诸孝正、陈妙云编著 《应用写作》（“广东省自学考试委员会组编本”广东高等教育出版社1998年4月出版）
第一章 绪论
应用文的概念和特点
“应用文是人类在社会生活中为处理日常公私事务而使用的文章（？）的总称。”
应用文是机关单位、团体或个人在工作、学习和日常生活中用于处理事务、沟通关系的具有一定惯用格式的书面材料的总称。
这里实际上是要说明，应用文并不都具有文章的面貌。不说“文章”而说“书面材料”，是因为应用文中有不成文者，如简单的电文、会议记录等（“会议记录，用流水账方法实录会议的进程和情况。它真实、全面、自然，但不成文，是有关会议情况的最原始材料”――陈子典等《应用写作教程》修订本 P90 ）
“章程不能写成文章，章程的内容全用条文表达”。（教材P292）
1．实用性
2．真实性——内容真实确凿，不是凭空想象，更不是凭空捏造的。不象小说的情节可以虚构。
3．规范性——写作有一定的格式。
应用文的规范性主要表现在两方面：
（1）文种的规范——办什么事用什么文种（文体的名称），有大体的规定，不能乱来。
（2）结构的规范——每一文种在写法上有大体的结构模式，不能随便变更。
应用文的规范性其实并不限于这些方面，例如行政公文就还有关于用纸、印装的格式规范。
应用文的这种规范性有的是由有关部门明文规定的，有的则是约定俗成的。
4．简明性——指内容上、语言上要尽量简单、明确。
应用文的写作及本教材体例
教材中没有明确概括“应用文的写作要求”，根据教材有关内容，现概括为以下几条：
1．讲求实用
2．内容要真实确凿
3．写作要合乎规范
4．内容、语言要简明
1．要有较高的政策水平
应对“政策”作广义理解：方针、政策、法律法规。
2．知识面要广中有深
3．要有较强的分析判断能力
4．写作基本功要扎实
（1）能正确、准确、流畅地表述自己的思想
（2）能把握全局，合理结构文章
（3）熟悉主要应用文种的写法
a．各行各业通用的公文——行政公文
b．与自己从事的行业有关的常用应用文。
（略，详见教材P8—9）
第二章 行政公文
行政公文概说
行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书。
这里要掌握几点：
１．行政公文的作者主要是行政机关。国家机关：权力机关 、行政机关 、司法机关、军事机关等
２．行政公文是在行政管理过程中所形成的
３．具有法定的效力
４．有规范体式
５．用于处理公务
１．权威性
此指公文的内容，公文中的各种材料（事实、数字、意见、结论等）不能凭个人意志加以改变，不能任意更改、解释、否定。
陈子典、李硕豪主编《应用写作教程》（修订本）对公文“权威性”的解释则为：“公文是制作者根据法定职权制作和发布的，代表了某一政党，或某一国家，或某一机关，或某一单位、团体的意志，在它所管辖的范围内，具有法定的权威性和行政约束力。
２．规范性
此指公文的撰写和处理，从起草到成文、发文、收文等整个办理程序有一套规范化的制度。
陈子典等《应用写作教程》（修订本）：“公文有统一规定的种类、格式和行文规则等，任何机关、单位或团体都不能标新立异、自搞一套”。
注意：第一章中“应用文基本特点”中所说的“规范性”，它只是就应用文写作而言，指应用文写作有一定的规格、范式。
３．工具性
指公文是行政机关在行政管理过程中最经常、最大量使用的一种重要工具。是行政机关用来传达党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章、施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验等的工具。
公文的工具性说明，公文作为一种文体形式，本身并不具备政治性、阶级性，掌握在谁手里，就可以为谁服务。
陈子典等《应用写作教程》（修订本）概括的公文的五大特点的第一点就是“政治性”（其它为“权威性”、“实用性”、“规范性”、“特定性”）：“公文是社会政治活动的产物，是发文者意志的表现，什么性质的政党与国家，就有什么样的公文。在我们国家，公文具有传达贯彻党和国家的方针、政策、处理机关公务的重要职能，它的内容与党和国家的政治、政策密切相关。党政机关制发和使用的公文，在政治上、政策上代表了国家和人民的根本利益，为巩固与发展社会主义事业服务。”
注意：所谓公文没有阶级性、政治性是从公文作为一种文体形式、一种工具来说的；而公文具有政治性则是从具体的公文篇章、从公文的内容方面来说的。其间并无矛盾。
１．指导作用 ２．沟通作用 ３．凭证作用
（一）公文的分类
各种机关有各自不同的职责范围，并依法形成了各自使用的公文种类。高级领导部门与基层单位，行政机关与业务机关，地方政府机关与军事、外交、经济、科技部门，它们所使用的公文除了共同种类之外，还各有不同的侧重种类，各式各样，差异很大，这就带来公文分类学的复杂性，即从不同角度，有不同的分类法。例如：
1．从文体的来源和使用范围分：发文（对外发文、内部文件）、来文。
2．从行文关系（传递方向？）上分：上行文、平行文、下行文。
3．从文件的机密性分：秘密文件（绝密、机密、秘密）、普通文件三种。
就公文阅读办理方面说，绝密文件仅限于被指定的某一级机关或负责人阅读，机密下发的范围与数量要大一些，秘密的范围则更大些，在一定的组织、机关内部阅办，不容对外公开。
4．从文件的传递速度上分：紧急公文（特急、急件）、常规公文。
5．从文件的使用范围（发文范围）分，可分为普发公文、限发公文。
6．从文件的性质、作用分，可分为指挥性公文(命令、决定、指示)、晓喻性公文（公告、通告、通知、通报）、报请性公文(议案、报告、请示)等（广东省人事厅1994年6月编《广东省国家公务员录用考试教材》将“批复、函、会议纪要”单列，未说明属前述哪一类。见该教材P348）
（二）行政公文的种类
12类13种行政公文是国务院办公厅1993年11月21日发布（1987年2月18日发布，1993年11月21日修订），1994年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》（下称原《办法》）中规定的。按国务院2000年8月24日发布（国务院国发[2000]23号），2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》（下称新《办法》）的最新规定则是13种（不分类）。
对照原《办法》有以下变化：
1．文种的增删方面：取消了“指示”，增加了“意见”（《公务员行为规范概论》P118“意见使用较灵活，作上行文使用应按请示处理。作下行文使用文中有明确要求的，下级应遵照执行；无明确要求的，下级应参照执行。作平行文使用，则供对方参考。”）
2．“议案”原居“命令”之下“决定”之上，现移居“报告”之上。
3．部分文种的职能发生变化。如“撤销下级不适当的决定”原属“命令”的职能之一，现划归“决定”；“报告”原用于“向上级汇报工作、反映情况、提出建议”，现划去“向上级提出建议”一项，而增加“答复上级机关的询问”一项。
4．“公告”、“通告”原列为同一类，现分列。即对13种公文不再进行归类。
△ 教材（诸孝正、陈妙云编著的《应用写作》，“广东省自学考试委员会组编本”，广东高等教育出版社1998年4月出版）的分类：上行文：议案、报告、请示；下行文：命令、决定、指示、公告、通告、通报、批复、会议纪要、通知；平行文：函。
按：通知“也可平行”的问题（通知：“主要是下行，也可平行的文种”）。通知的“平行”限于“属地统管”的情况下适用。不相隶属关系中有一种“属地统管关系”。指当地政府与当地政府行政管理体制范围以外的其他机关单位之间的关系。如广州市东山区政府与省委办公厅，如武江区政府与韶关市国土局。由于所属地区的统一社会活动（如户籍管理、征兵、计划生育、社会治安、环境卫生等工作及其他社会活动）等原因，形成这种关系。在这种情况下，当地政府机关可就属地统管的事务用“通知”向当地政府行政管理体制范围外的其他机关单位行文。如1998年7月23日武江区人民政府办公室的《关于武江区实行垃圾处理袋装化的通知》，其主送机关为“武江城区各单位、各市民”。
通知可用于“传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或共同执行的事项”。与发文者有属地统管关系的单位便属这里所说的“有关单位”。如果单独给这种单位发文，则宜采用函行文。
关于“函”“也可以上行与下行”的问题（函：“主要是平行，也可上行与下行的文种”）：上级机关给下级机关用函行文有两种情况：一是用于处理一般性的事务，如向下级机关询问有关问题。（“函是用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准等”，据此，如果上级机关是在使行政管理职能时，不宜以函行文）；二是属于处理非行政管理的事务。如上级机关向下级机关商借房屋、人员等。至于下级机关给上级机关，除了前面说的第二种情况，一般不宜以函行文。
* 批复有时可用于平行关系。如国家计委、财政部1999年4月19日《关于调整职业资格证书工本费标准的批复》（计价字[1999]406号）对劳动和社会保障部的复文：“你部《关于调整职业资格证书价格的函》（劳社部函 [1998] 143号）收悉。经研究，现批复如下：……以上规定自1999年4月20日起执行。”
《北京市实施〈国家行政机关公文处理办法〉的若干规定》（京政办发［1987］162号）第三章（正确使用公文种类）：第十一条 机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，以及向有关主管部门请求批准和有关主管部门向来函机关答复请求批准事项（如区、县、局向计划、规划、财政、税务、劳动、人事、机构编制、物价、外事、基建、科技、进出口贸易等主管部门请求批准有关事项以及上述主管部门对区、县、局的答复），用“函”。第十二条 上级机关对下级机关答复请示事项，用“批复”。第十一条中所述计划等主管部门向来函机关答复请求批准事项，也可用“批复”。
新《办法》）第五章（发文办理）第二十七条：公文送负责人签发前，应当由办公厅（室）进行审核。审核的重点是：是否需要行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。 第二十九条：公文正式印制前，文秘部门应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。
公文的格式指公文规范化的外部形式，包括三大方面：
1． 公文的介质（主要是纸介质）
“介质”（jiè zhì）：一种物质存在于另一种物质内部时，后者就是前者的介质；某些波状运动（如声波、光波等）借以传播的物质叫做这些波状运动的介质。——《现代汉语词典》
与公文纸介质相关的方面：公文各项数据的物质表现形式——油墨；公文纸介质产品形态——开本、规格、印刷、装订等。
1988年国家技术监督局遵照国务院办公厅批示发布了GB/T9704—1988《国家机关公文格式》，试行十年后，国家质量技术监督局于1999年12月正式批准发布了GB/T9704—1999《国家行政机关公文格式》国家标准（下简称“99”新国标）。对公文用纸纸型、幅面尺寸、公文用纸技术指标、装订要求、公文诸要素的字体字号、排布规则等方面作了具体规定。
1）公文用纸主要技术指标：公文用纸一般使用纸张定量为60—80g/m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85-90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%（按：如果透明度太高，正反两面所印的文字会出现相互洇透），PH值为7.5—9.5
2）公文用纸幅面及版面尺寸：“公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm”，“各裁边误差为±3mm”。
3）公文页边与版心尺寸：公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm, 订口（左白边）为28mm±1mm, 版心尺寸为156mm X 225mm（不含页码）。
4）排版规格与印制装订要求：
（1）排版规格：正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般每面排22行，每行排28个字。
* 公文中横向距离的长度单位为“字”。一个字指一个汉字所占空间。公文中纵向距离的长度单位为“行”。本标准以3号字高度加3号字高度7/8倍的距离为一基准行；公文标题以2号字高度加2号字高度7/8倍的距离为一基准行。
（2）制版要求
双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100%，红色油墨应达到色谱所标Y80%，M80%。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。
（3）装订要求——公文应左侧装订，不掉页。（其余略）
2.公文数据的表现形式——对文字、符号、数字、图表、图形等的书写排印的规定
* 公文中图文的颜色：未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。
* 公文中表格：公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。
* 公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四（可放分送，不放页码）应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。
* 文字从左至右横写、横排。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写、排版）。(第三章 公文格式 第十条第十四项)
* 公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。（第五章 发文办理 第二十五条 草拟公文应当做到 第九项）
3.公文的组成部分（简称“要素”）——由哪些要素组成、各要素的作用、各要素的排列顺序、所处位置及其标识等
（详见中国标准出版社2000年10月第二版 房庆等编著《GB/T9704—1999国家行政机关公文格式国家标准应用指南》P2—3 ）
有人将公文的格式概括为两方面：
1．文面结构（书面格式）：公文的组成部分和项目,排列的顺序和位置,书写或打印的要求。
2．用纸、印装的格式。
下面对照“99”新国标并结合教材Ｐ8—9公文纸样式来谈谈公文的书面格式（《标准》中称“公文中各要素标识规则”）。
《标准》将组成公文的各要素划分为眉首、主体和版记三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。
根据公文“眉首”部分（旧称“文头”部分）的不同，行政公文的格式可分为一般格式（文件式公文的格式）和特定格式（包括信函式、命令格式、会议纪要格式）两大类共四种。
中共中央办公厅1996年5月3日发布的《中国共产党机关公文处理条例》第十条“党的机关公文版头的主要形式及适用范围”提出四种形式（“版头的主要形式”在中共中央办公厅1989年4月25日发布的《中国共产党各级领导机关公文处理条例（试行）》第二十二条中自然数为“发布形式”，且只有三种）
公文的格式中属于排版印制方面的工作带有一定的专业性、技术性，一般由文印部门掌握。语文写作方面的格式（如公文要素的写作）则一般由撰稿人把握。
1．“眉首”部分
1）公文份数序号（文件序号）：位置、书写形式
《国家行政机关公文处理办法》第十条第一项： “涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，绝密、机密级公文还应当标明份数序号。”位于版心左上角顶格第1行（即天头下边缘距公文上页边37mm处下面 第1行），用阿拉伯数码。不少于2位数。
2）秘密等级和保密期限：位置、级别，字体字号
不标保密期限的：用３号黑体，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；要标保密期限的：用３号黑体，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限间用“★”隔开。
3）紧急程度：位置、级别，字体字号
紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。其中：不标秘密等级的：用３号黑体，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；要标注秘密等级的：用３号黑体，顶格标识在版心右上角第2行，两字之间空1字。
4）发文机关标识
（1）发文机关名称（全称或规范化简称）＋“文件”两字。（一些特定的公文如信函式公文可不加“文件”二字）
（2）平行或下行文：发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm，即留出25mm（约2行）的位置用于标识份数、密级和紧急程度。（发文机关标识位置距上页边为天头37mm+25mm=62mm）
（3）上行文：发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm，即留出80mm-25mm=55mm的空白供上级机关批示文件用。（发文机关标识距上页边为天头37mm+25mm+55mm=117mm）
（4）发文机关标识用小标宋体字，套红印刷；字号不超过22mm×15mm（高×宽）
（5）联合行文时，主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如果联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。
5）发文字号——构成、位置、字体字号、书写形式等
（1）由发文机关代字、年份和序号组成。
（2）在发文机关标识下空2行，用3号仿宋，一般居中排列（如需标识签发人，则发文字号居左空一字）。
（3）机关代字一般由两个层次组成：第一层是发文机关代字，第二层是发文机关主办文件的部门的代字。如“铁财”：“铁”代表铁道部，“财”代表财务部门。有的机关代字还包括其他的层次，如国务院发文的机关代字有“国发”、“国函”，“国”代表国务院，“发”与“函”则代表“文件式”公文和“信函式”公文这两种发文形式。一般说来，通过机关代字能显示出发文机关、主办部门或加上发文形式便可以了。
机关代字 = 发文机关代字 + 发文机关主办文件的部门的代字 + 发文形式
（4）年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“[ ]“括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。
6）签发人——位置、字体字号等
用于上行文，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空一字，签发人姓名居右空一字。“签发人”用3号仿宋，后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
如有多个签发人，主办单位签发人姓名轩于第一行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处于同一行并使红色反线与之相距4mm。
7）红色反线（分隔线） 在发文字号之下4mm处，与版心等宽，套红印刷。
2．主体部分（内文部分）
1）公文标题
公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
一般位于红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称、间距恰当。
标题所占行数不宜太多，在反线之下占4行（包括所空的2行）位置最好。
如果标题所占行数太多，会出现把正文挤出首页的情况时，可将标题上移，不必在反线之下空2行，可空1行甚至不空行。
2）主送机关
主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
（1）在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。
（2）如主送机关过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。如仅差1行就可以不挤出正文时，主送机关在标题下也可不空1行。
有多个主送机关的，要按系统和级别分列，在同一系统内的机关单位之间用顿号表示并列，在不同系统内的机关单位之间用逗号隔开。如“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：”
（3）标识主送机关时应标明主送机关的全称、规范化简称或同类型机关的统称（如“各省、自治区、直辖市人民政府”）
3）公文正文
在主送机关名称之下第1行起标注，每起一自然段均要左空2字。公文中的数字、年份（用阿拉伯数码标识的）不能回行。
4）附件
（1）公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号用阿拉伯数码（如附件：1．××××××），附件名称后不加标点符号（例如不用书名号）。
（2）附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号与名称前后标识应一致。
（3）如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）
5）成文日期
成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。
用汉字将年月日标全；“零”写为“0”。成文日期位置依印章的位置而定。
6）公文生效标识
公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或签署人姓名。
“公文除会议纪要和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章”。(第三章 公文格式 第十条第九项)
公文生效标识有以下两种情况：
（1）单一发文机关的：在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文日期，印章用红色。 当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。
（2）联合行文的：
当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式（中套或下套），以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。两个机关联合行文的，在落款处一般不署发文机关名称。
当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可有简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文日期。
* 特殊情况说明：当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
7 ）附注
附注是对某些问题的说明。一般是对公文的发放范围（印发传达范围）、使用时需注意的事项（例如是否可以翻印、公开转载等等）加以说明，如“此件发至县团级”、“此件可见报”等，而不是对公文的内容作出解释或注释。对公文的注释或解释一般在公文正文中采取句内括号或句外括号的方式解决。
“请示“应当在附注处注明联系人的姓名和电话。(第三章 公文格式 第十条第九项)
公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。
3．版记（文尾部分 ）
1）主题词——用于揭示公文内容，便于计算机检索和管理公文所用的规范化词。公文
主题词的标注要注意几点：
A．选词：要从规定的公文主题词表中选择。如国务院办公厅秘书局曾专门制发《国务院公文主题词表》并规定“凡国务院办公厅印发的和各地区、各部门报送国务院办公厅的文件，均按该词表标引主题词”。公文主题词表分为三个层次：第一层是对主题词区域的分类如“综合经济”、“财政、金融”类等；第二层是类别词，即对主题词的具体分类，如“工交、能源、邮电”类中的“工业”、“交通”、“能源”和“邮电”等。第三层是类属词。第二层和第三层统称为主题词，用于文件的标引。（详见国务院办公厅秘书局于1994年4月23日《关于印发〈国务院公文主题词表〉的通知》）
B．组合方式：类别词+类属词（反映公文内容的类属词+反映文件形式的类属词）。（“反映文件形式的类属词”实即“文种”，分列在《国务院公文主题词表》“秘书、行政”类“文秘工作”中）。如《国务院关于加强水土保持工作的通知》的主题词“农业 水土保持 通知”。
C．数量：按国务院办公厅秘书局1994年4月4日修订的《国务院公文主题词表》中“标引方法”中规定“一份文件的标引，最多不超过5个主题词。”
D．书面形式：“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。
2）抄送机关
公文如有抄送机关，在主题词下1行；左右各空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。
3）印发机关和印发日期
位于抄送机关之下（无抄送机关时在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。
4）版记中的反线 版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。
5）版记的位置 版记应置于公文最后一面（封四），版记的最后一个要素置于最后一行。
* 页码：用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白和空白页以后的页不标识页码。
1．信函式
信函式公文格式是针对非普发性公文所采取的一种格式。“用于处理日常事务的平等文或下行文”，主要是用于答复、解释或说明某件具体事项。这种公文的效用与通常形式的公文并无两样。其发文字号的编号通常用“××函”的形式。
（1）发文机关标识：发文机关名称（应用全称）后无“文件”两字。套红印刷。
（2）发文机关名称上边缘距上页边为30mm。（在“文件式”中，平行文与下行文发文机关标识位置距上页边为天头37mm+25mm=62mm，上行文发文机关标识距上页边为天头37mm+25mm+55mm=117mm）
（3）发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一长文武线（上细下粗），两条线均长170mm，套红印刷。
（4）每行居中排28个字。首页不显示页码。
（5）发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识。发文字号下空1行标识公文标题。
（6）如需标识秘密等级或紧急程度，可置于武文线下1行版心左边缘顶格标识。
（7）其他各要素的标识方法均同“文件式”的公文格式。
2．命令格式
（1）命令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。命令以“××××××命令（令）”的形式出现，而不是以“××××××文件”的形式出现。
（2）命令标识上边缘距版心上边缘20mm，下边缘空2行居中标识令号；令号下空2行标识正文；正文下1行右空4字标识签发人签名章（红色），签名章左空2字标识签发人职务。
（3）命令（令）只有令号而不加公文字号，令号与正文间无红线反线，这与“文件式”公文不同。命令（令）不分主送、抄送，而用“分送”这一特定形式。
（3）联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称。
（4）在签发人签名章下空1行右空2字标识成文日期。
其他要素从本标准相关要素说明。
（上空20 mm）
××××××命令（令）
（空2行）
（令号）
（空2行）
（正文）
××××（空2格）×××× （右空4格）
年 月 日 （右空2格）
3．会议纪要格式
（1）会议纪要标识由“××××××会议纪要”组成。其标识位置同一般文件式中发文机关标识（即“××××××文件”）的位置（即距版心上边缘25mm），用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。
（2）会议纪要不加盖印章。其他要素从本标准相关要素说明。
（3）用作公文种类的会议纪要可用文件式或信函式公文形式来发，并在标题中显示。
★讨论：教材所谓“一般下行文加‘文件’二字，上行文和平行文只印发文机关名称”（见P23“公文样式”），此说不妥。如广东省人民政府文件就可用于“向国务院请示，报告工作”，广东省人民政府函件则可用于“对各市政府、省府直属单位重要请示的批复”。
１．要重视体现政策
２．要坚持实事求是
３．要力求单纯明确
４．要遵守写作规范（格式、结构层次序数的书写，数字的书写，标点符号的运用、书写等等。）
５．要注意行文关系（教材中讲了四条）。
《国家行政机关公文处理办法》（国发[2000]23号 国务院2000年8月24日发布）第十四条：“行文关系根据隶属关系和职权范围确定”
★ 补充讲授内容
1．按行政组织的功能和作用划分
（1）领导（决策）机关 （2）职能机关——专业职能部门
（3）辅助机关——综合职能部门 （4）咨询参谋机关 （5）派出机关
根据我国的具体情况，行政组织的主要类型有：
1．领导机关，即各级政府机关，在我国指国务院和各级人民政府（至县一级）。这类机关，从法律地位看，它是各级权力机关即人民代表大会选举产生；从职权范围看，其职能活动具有全面性和全局性，它在所辖行政区域内全面行使宪法和法律规定的行政职权，有权对除国家权力机关、审判机关和检察机关以外的其他各种国家机构和社会组织、公民个人的活动，依法进行管理。
2．业务机关。即各级政府领导下的分管专业行政事务的职能部门。在我国指国务院所属的各部委，地方政府机构中分管业务的厅、局、科等。这一类型的行政组织是各级人民政府的组成部分；其行政首长由各级人民政府行政首长提名后经由相应一级的人民代表大会决定后任命产生。为本级人民政府的组成人员，这类行政组织的职能活动具有专业性和局部性特点。
3．直属机构。也是各级政府领导下的职能部门。它与业务机关不同的是：其行政首长的任免由相应一级的人民政府和行政首长决定。同时，一般也不是该级政府的组成人员；从“级别”上看，这类行政组织略低于业务机关；但又高于业务机关下设的各部门部位。如我国国务院所属的国家国土局、国家工商行政管理局、海关总署、中国民用航空局、国务院宗教事务局等。
4．派出机构。为加强统一领导，一级人民政府在所辖行政区域内授权委派而设置的政府代表机构。其职责是代表该级政府对下级部门进行领导、检查和监督，起承上启下作用。如省人民政府下设的行政公署、县人民政府下设的区公所、城市中区人民政府下设的街道办事处等。
业务机关与直属机关均属教材所称职能机关。
5．办公机构[即《农业行政管理》（农业系统干部培训教材，中华人民共和国农业部人事劳动司编，中国农业出版社1997年8月版）所称辅助机构]。为协助行政首长进行领导工作而设置的办事机构。这类行政组织，根据某职责内容和活动方向，可划分为两个小类：
（1）为协助行政首长对本机关内各部门的活动加以综合和协调，并负责处理机关内部日常办公事务的机构。如国务院及各级政府下设的办公厅、室等。其职能活动，在方向上通常只指向该机关内部事务，且具有综合性、事务性的特点。从级别上看，它们与机关内部其他各部门相当。
（2）协助行政首长处理专门或特别事务的办公机构。如国务院侨务办公室、国务院港澳办公室、国务院特区办公室等。一般地，这类办公机构可根据行政首长的授权，就该机构的专门业务范围的各有关事项，单独或会同其他部门对外发布通知或下达指示等，其职权范围通常由行政首长确定。
——唐代望（广东省行政管理学会副会长）等《简明行政学》（中国人事出版社1991年版P102-103）
按照机构的工作性质、内容和作用的不同，可以把我国的各级政府机构划分为领导机关、职能部门、办事机构、派出机构和驻外机构。领导机关是政府的行政首脑机关（一般权限机构、决策机构，即各级人民政府）；职能部门是政府中分管某一方面行政事务的执行机构（专业权限机关）；办事机构是指为政府首长或职能部门实现行政目标而设置的辅助性机关，它们只承担本政府的综合性工作，或协助首长办理某些专门事项，并不承担某个方面的业务管理工作，对各职能部门也无直接指挥和监督的权力，诸如国务院办公厅、国务院的外事、侨务办公室、港澳办公室以及各级地方人民政府的类似机构等便属此类；派出机构是指一级政府根据政务管理的需要，在所辖区域内设立的代表政府行使某些职权的代表机构；驻外机构指的是我国政府外派到其他国家、代表我国行使某些对外职权的机构。
——游国经、张尚仁主编《政府职能、结构与动作》（人民日报出版社1996年1月第一版）P130
政府机构 名称是其管理范围、规格等级和工作性质等方面综合体的文字符号，要求表达明确，能反映出行政系统的整体性和层次性，一般由域名、矢名和标名（规格）三个单元组成。如“广东省人事局”，“广东省”为域名，“人事”为矢名，“局”为标名。
规格也就是机构的级别。政府机构主要分三部分：工作部门、直属机构、归口管理机构。工作部门统一称“委、厅、局”，省、市、县分别确定为正厅、处、科级；直属机构一律称“局”，省、市、县分别确定为副厅、处、科级；归口管理机构亦称“局”，级别为“处、科、股”级。
——唐代望（广东省行政管理学会副会长）等《简明行政学》（中国人事出版社1991年版P124）
2．按行使职权的区域范围分（有人称按管辖范围分）
（1）中央国家行政机关：国务院及其所属各部门。
（2）地方国家行政机关、包括：①省、直辖市、自治区人民政府及其所属各部门；②自治州、县、自治县、市、市辖区人民政府及其所属各部门（直辖市和较大的市分为区、县。自治州分为县、自治县、市）；③乡、民族乡、镇人民政府；④特别行政区的人民政府及其所属各部门。 （城市的居民委员会、农村的村民委员会属基层群众自治性组织）
3．依管理的业务性质分（详见应松年等编著《行政管理学》p55—58）：
（1）一般行政机关（普通行政机关）——包括在全国范围或地方范围对国家事务进行综合管理的机关.如国务院、地方各级人民政府。
（2）特殊行政机关（专业行政机关）——指各级人民政府领导下的业务机构。它们负责组织与管理某一专业部门的具体化事务。贯彻执行一般行政机关的决定或规定，直接领导该专业部门的行政工作。如国务院各部、委、各厅、局等，均属专业行政机关。
4．依设置的久暂分——常设行政机关、临时性行政机关
政府是行政组织，正人正事，提供公共产品，为人民群众造福。
企业是经济组织，提供物质产品，以最少的投入获得最大的利润，为社会创造物质财富。
事业单位是服务组织，提供精神产品，保障社会生产、生活正常进行，为社会造就高素质的人才、高品位的精神食粮。
社会组织属于群众组织，主要提供私人物品，沟通上下左右关系，上为政府献策，下为群众排扰解难。
政府应把能够营利的产品交给企业生产，能自立一事业单位让它独立发展，把群众能办的事给社会组织办。政府通过政策、法规、财政税收等手段，管理和调控企事业单位和社会组织而不能包办代替。
——唐代望《建立与国际接轨的行政管理体制》（《南方日报》2000年6月19日 B2）
企、事业单位属于社会组织范畴，行政组织则属于国家机构范畴。企、事业单位围绕着实现个别的或特殊的利益，即本单位的利益展开其功能活动，行政组织则谋求实现国家或整个社会的利益。因此，政府的职能不是直接从事经营活动及其它各种事业活动，而是对整个国家的经济活动和社会生活的其它方面，用法规、政策的方式实行宏观管理。企业单位强调经济效益，实行经济核算制，自负盈亏。主要靠自己的收入维持经费开支，扩大再生产，为国家创造财富，积累资本。┅┅事业单位主要是为国家创造或改善生产的外部条件，增进社会福利，满足人民对文化、教育、卫生等需要。┅┅按照经费来源事业单位分三类：一是经费自收自支的，享受企业的各项自主权，实行企业化管理；二是则国家实行定额补助的，政府在管理上要适当放活；三是国家全额拨款的，实行基金制，严格控制。今后政府对于各种事业单位的关系，主要是通过制定法规和政策的方式，引导、扶持和规范其发展。
——广东省人事厅1994年6月编《广东省国家公务员录用考试教材》P284
企业单位：从事商品生产、运输、贸易等经济活动或从事各种服务性活动的经济单位，实行独立的经济核算。
事业单位：不从事物质生产的部门或单位，他们在进行活动时所需经费大部分由国库或主管单位支出，如文化教育、科研、卫生等部门。
按生产资料所有制的性质来划分企事业单位，有国家经营或管理的企事业单位；有集体经营或管理的企事业单位；有国家和集体联合经营或管理的企事业单位；还有私营的企事业单位，中外合资的企事业单位。按管理隶属关系分，企事业单位有中央管理的和各级地方管理的企事业单位。地方领导和管理的企事业单位构成我国企事业组织的主体。
有两类事业单位：一、不具有行政职能的，如学校、医院、科研所以及企业化管理的事业单位；二、具有部分行政职能或受行政机关委托承担某些行政职能的事业单位，如各级政府部门所属的机关服务中心，学会、协会、研究会等社团组织，管理干部学院及其他培训机构，均不列入公务员系列。——游国经、张尚仁主编《政府职能、结构与运作》，人民日报出版社1996年1月版，P3
１．同一组织系统上下级间的隶属关系（领导与被领导的关系）
①块块领导（地方领导）关系 如：
党委→同级人大常委（政府、政协、群众团体）的党组 乡（镇）政府→财政所
②条条领导（垂直领导）关系 如：
县（区）工商局（税务局）→乡（镇）工商所（税务所）， 广州海关→韶关海关
③条块结合领导（双重领导）关系
党委+上级纪委→党委的同级纪委 县（区）公安局+乡（镇）政府→公安派出所
党委+上级工会（共青团、妇联）→党委的同级工会、共青团、妇联
按宪法规定，乡（镇）政府是一级政权，必须相应建立一级财政。┅┅乡（镇）财政机构是乡（镇）政府的职能机构，行政领导以乡（镇）人民政府为主，业务上接受县（市）财政局的指导和监督。┅┅（1）由中央或省直管的单位，如银行、邮电等，应以条条管理为主；税务所作为县税务局的派出机构以县税务局领导为主；工商所暂维持现状，待中央有正式通知再定。（2）县政法机关的派出单位如公安派出所、人民法庭，实行条条块块双重领导。中心人民法庭的党组织，由驻在地乡（镇）党委领导。（3）与乡（镇）关系密切的单位，如财政所、房管所等，应以块块管理为主，条条为辅。——1986。5。29中共广东省委、广东省人民政府《关于撤区建乡（镇）完善农村基层政权建设的通知》（粤发[1986]28号）
城市的税务分局应由市税务局直接领导，农村税务所应按经济区设置，作为县税务局的派出机构，干部由县（市）税务局统一管理。——1987。4。8《国务院关于严肃税收法纪加强税收工作的决定》（国发[1987]29号）
工商行政管理部门是综合性的经济行政执法部门，担负着对整个社会经济活动的监督、管理和协调的繁重任务。┅┅根据国办发[1988]21号文件精神，我省基层工商行政管理机构，必须是市、县工商行政管理局的派出单位。为此，各省辖市的区工商局，要改为设工商分局，人、财、物和业务工作统由市工商局直接领导；乡（镇）工商行政管理所属县工商局派出单位，人、财、物和业务工作等统由县工商局直接领导，不得将其下放给乡（镇）政府。——1988。6。3《广东省人民政府批转省工商关于工商行政管理工作改革意见的通知》（粤府[1988]91号）
地方各级审计机关，依照法律规定独立行使审计监督，对本级人民政府和上一级审计机关负责。——1982年《宪法》第109条。
地方各级行政监察机关受上级行政监察机关和所在人民政府双重领导。地方各级行政监察机关主要领导干部的任免必须征得上级行政监察机关的同意。——《韶关日报》1988。5。11第二版《国家行政监察机关的性质及领导体制》。
“工会、共青团、妇联是党领导的工人阶级、先进青年、各族各界妇女的群众组织”。“工会、共青团、妇联受同级党委和它们上级组织的双重领导，以同级党委领导为主”。—— 1989。12。21《中共中央关于加强和改善党对工会、共青团、妇联工作领导的通知》（摘要）。
韶关海关隶属于广州海关，受韶关市委、市府的监督指导。┅┅韶关外经委是韶关海关的联系单位。┅┅海关业务管辖的地区范围是不受行政区划的限制。——《进出“关”物件有何规定——韶关海关负责人答记者问》（《韶关日报》1988。5。11第一版）
五、省属交通运输、工业企业下放后，部分管理机构作相应调整 （一）省航运总公司和省航政局合并，成立省航务管理局（副厅级，对外暂保留省航政局名称）是省交通厅属下管理全省水路运输和水上安全监督的机构，原省航运总公司所属航运生活服务公司、门诊部、幼儿园、航运设计院（含航运科研所）为省航务管理避下属单位；珠江航运公司（港澳航运公司）、香港珠江船务有限公司、澳门粤通船务有限公司、航运物资供应公司、航运电信服务公司、航运开发公司行政上受省航务管理局管理，经济上独立核算，自负盈亏。┅┅（三）省属在各市（地）的航政分局（所）与当地的交通局（交委、交办、交通处）的水运管理部门合并为航务管理局（处），对外暂挂航政分局牌子，为市（地副局级单位，由省航务管理局与所在市（地）交通主管部门双重领导，以市（地）为主（北江航政分局归韶关市）。┅┅（七）省航道管理机构建制不变，但现属广州市航运总公司、深圳市航运总公司和珠海市交通局管理的广州、深圳、珠海航道所，分别与航运分开，其机构名称不变，党政关系归当地交通主管部门领导，业务和人、财、物由省航道局统一管理。——1987。10。7《广东省人民政府批转省交通厅关于省属交通企业下放方案的通知》（粤府[1987]119号）
２．上级业务主管部门对下级业务部门的业务指导关系（指导与被指导的关系）
也称“业务指导关系”。上级机关的业务部门与下级机关对口的业务部门之间的关系。就行政机关而言，某些行政部门由本级人民政府领导，上级人民政府的主管业务部门对其仅有业务上的指导而不是领导的，称业务指导关系。这种关系适用于业务上独立性较大，基本上按地方特点进行，不必直接组织与指挥的部门。可以地方领导为主，上级行政业务部门，仅在业务上作些指导。如：
县（市、区）财政局→乡（镇）财政所，国家体委→省级体委，国家科委→省级科委
其他系统也有这种关系。群众团体其上一级组织与下一级组织间也是这种关系。如：
省委组织部→市（地级市）委组织部，省人大常委（政协）→地级市人大常委（政协）
省工会（团委、妇联）→地级市工会（团委、妇联）
省、自治区、直辖市的人民政府的各工作部门受人民政府统一领导，并且依照法律或者行政法规的规定受国务院主管部门的业务指导或者领导。自治州、县、自治县、市、市辖区的人民政府的各工作部门受人民政府统一领导，并且依照法律或者行政法规的规定受上级人民政府主管部门的业务指导或者领导。——《中华人民共和国地方各级人民代表大会和地方各级人民政府组织法》（95年修正）第六十六条
乡（镇）财政机构，统称乡（镇）财政所，是乡（镇）人民政府的职能部门，行政属乡（镇）人民政府领导，业务上接受市、县财政局的指导和监督。——1986。12。25广东省人民政府《关于颁布〈广东省乡（镇）财政管理实施办法〉的通知》（粤府[1986]163号）
３．平行协作关系（同一组织系统间）或横向协作关系（不同组织系统间不相隶属关系）
（1）平行协作关系：省政府各厅局间，韶关市所属各县、市政府之间，市委各部委间
（2）横向协作关系：韶关市政府与和平县政府，县工商局与省财政厅，广东省委办公厅与广西北海市政府，广州军区与东莞市委
韶关口岸现设有商检局、动植物检疫所、海关等三个口岸监督检查检验单位，三个单位的工作互相支持，密切配合，但无隶属关系。┅┅韶关口岸办是口岸的协调单位。——《进出“关”物件有何规定——韶关海关负责人答记者问》（《韶关日报》1988。5。11第一版）
４．监督与被监督关系
各级人大及人大常委会→同级一府两院（人民政府、法院、检察院）[一府两院要定期或不定期向本级人大常委会汇报工作，政府日常工作形成的上报下发文件，一般应同时抄报本级人大常委会以便接受监督、咨询。行文接近于第一种形式，但又有不同。]
“从法律地位上讲，我国行政组织与国家权力机关之间的关系是从属关系；我国行政组织和国家司法机关之间的关系则是平行或并立关系。”——广东省人事厅1994年6月编《广东省国家公务员录用考试教材》P284
从特点上来看，我国地方政府具有如下两个明显的结构功能特点；（1）组织结构相似。地方各级人民政府在规模和管理权限上有较大差异，但彼此的结构却基本相似，上下对口、左右看齐，即使存在羊差异也不是很大。┅┅（2）一身二任的功能，也可以称为“双重隶属性和双重执行性”。主要有如下两个方面的涵义：其一是指地方各级人民政府同地方各级国家权力机关的关系是从属关系，它同上一级政府乃至中央政府的关系也是这样，它必须执行它们的决议、命令，向其负责并汇报工作，接受其领导和监督；其二是指地方各级人民政府的各个工作部门同本级政府的关系也是从属关系，它们必须执行本级政府会议形成的决议、命令，受其监督和统一领导，向其负责并汇报工作，它们同上一级政府的乃至中央政府的各主管部门的关系也是这样，要受其归口管理（包括行政领导和业务指导），完成其下达的任务和计划，受其监督并向其汇报工作。——游国经、张尚仁主编《政府职能、结构与运作》，人民日报出版社1996年1月版，P114—115
党的上级纪委→下级党委、党组 （上级纪委受本级党委委托可批复来文请示的下级党委）
5．属地统管关系
当地政府行政管理体制范围以外的其他机关单位（如驻在地政府管辖区内的上级机关单位。）（A）与当地政府（B）之间，由于所属地区的统一社会活动（如户籍管理、征兵、计划生育、社会治安、环境卫生等工作及其他社会活动）等原因，形成这种关系。A除接受各自所属党政军群系统的直接上级领导外，某些事或社会活动要受B（当地政府）的统一安排与管理。如：
广州市东山区政府→省委办公厅
中央驻穗机构所在区政府→中央驻穗机构
湛江市霞山区政府→南海舰队
这种关系中B对A一般用“函”行文，有时也可用通知行文，如就户籍管理等有关事项向驻本地区的非隶属关系的机关单位行文，可用“通知。
6．综合管理与归口管理关系
我国党政机关的业务部门（或称职能部门）基本上可分为两类：综合性的和专业性的。综合性的如计委、办公厅、室；专业性的如教育局、财政局、粮食局等。
（1）综合管理关系：
省计划委员会→省直计划系统各厅、局，
党委办公室 / 政府办公室→（各科、局、直属单位等？）
（2）归口管理关系： 市委宣传部→市直宣传口各局。
★ 行政机关间的组织关系：
１．同一组织系统上下级间的隶属关系（a．块块领导（地方领导）关系，b．条条领导（垂直领导）关系，c．条块结合领导（双重领导）关系）
２．上级业务主管部门对下级业务部门的业务指导关系
３．同一组织系统平行协作关系
４．不同组织系统不相隶属关系 △ 属地统管关系
松世勤《文书学》p245：“全国各级国家机关，是按民主集中制建立的。上下级机关之间有领导与被领导关系，又叫隶属关系。同一系统的上下级机关的业务部门之间，有业务指导与被指导的关系。同系统的平级机关和非属同一系统的机关之间，是互相协作的关系。
张清明《文书学及实用公文》p94：“各级党政机关和单位，因在整个党和国家的组织系统中，各有一定的职权范围，各处于一个组织系统中， 因而构成了相互之间不同的组织关系：或领导与被领导关系，即上下级关系，其间又有隶属关系与非隶属关系之分，前者同属一个组织系统，后者不属同一个组织系统；或同等级别的关系，即平行关系。“
湖北省教委组编《现代秘书基础》P135：“机关之间的各种关系大体包括：（1）同一系统的机关，上级与下级之间的领导与被领导的关系；（2）上级与下级对口业务部门之间的业务指导关系：（3）非同一系统机关之间的不相隶属关系；（4）不同系统的同级机关之间与同一系统的同级机关之间的平行关系。以上四种关系之间，根据其工作需要往来公文，就构成了一定的行文关系。”
使用文种
A→B
A←B
领导（A）与被领导（B）的关系
各类下行文（含指挥性公文）
各类上行文（“议案”除外）
指导（A）与被指导（B）的关系
通知、通报、函
请示（用于较重要的问题）报告、
函（用于较具体事务性问题，一般性请求）
监督（A）与被监督（B）的关系
通知、决议、函
（一般不用“指示”的形式）
议案（限于政府用）、
报告（一般不用“请示”的形式）
综合管理与归口管理关系
通知、函
函
属地统管关系
函、通知
函
平行关系
函
函
机关单位的内部组织机构按其所担负的任务可分为3类：
1）中心机构
是领导的辅助机构。也称“办公部门”、“秘书部门”、“中枢秘书部门”、“中枢机构”、“综合职能部门”。它不同于业务机构，不必参与各项具体业务工作。“参与政务、管理事务、搞好服务”
中心机构的任务主要是负责协助机关领导人组织与协调机关各部门的工作，作为领导的参谋与助手，它在机关里处于中心枢纽地位。
中心机构在一个机关的最高层次只有一个，通常叫办公厅（室）或秘书厅（局、处、科、室），如国务院办公厅、省人民政府办公厅、县人民政府办公室等。大机关设置多层次机构的也可以在中间层次设置部门的中心机构（如中央某个部下面的各司、局办公室）
《国家行政机关公文处理办法》（国发[2000]23号，2000年8月24日）第十五条第二款：部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。
2）业务机构（也叫职能机构或业务部门）。一个机关单位可以根据自己的业务范围，设立若干业务机构，每个业务机构分工专管机关的一两项业务，担负机关执掌的一部分工作。如省人民政府设有各厅、局、处、室等。业务机构协助机关领导管理某项业务工作。
3）管理机构：机关的人事、财务、物资等方面的管理部门，主要协助机关领导管理组织后勤保障等一般工作。
按：此类也可归入第一类。《文书基础》同时指出，党政两个部门组织的内部机构，按它们担负的任务不同，可分为两类：一类是业务职能部门，协助领导管理某一方面的业务工作，另一类是综合职能机构，担负中枢秘书工作和事务性管理工作，同时又担负调查研究和反馈信息处理工作。（见《文书基础》P22）
（关于组织内部机构的分类，松世勤《文书学》只提前两类，详见该书第246—247页）
1．逐级行文 2．越级行文 3．多级行文 4．联合行文 5．通行行文 等等
《国家行政机关公文处理办法》（国发[2000]23号，2000年8月24日）：
第十四条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。
第十六条 同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。
１．看发文的具体目的与要求（公文内容） 请示／报告
２．看收发双方间的组织关系（行文关系） 请示／函
３．看发文单位的权限 命令、公告等
《国家行政机关公文处理办法》（国发[2000]23号，2000年8月24日）第十五条第一款：
政府各部门依据部门职权可以互相行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。
１． 简明
语言简明是应用文的鲜明特色，简要、明确是写应用文首先应明确的，如写一则电报稿，正文写成“已出发3日即到”就很令人费解，是出发已经走了3天，还是3号那天到？这就不够明确了。应用文语言多为叙述性，不需要描写议论（新闻类的消息偶尔会涉及一些）。
（1）简：简约
简的典范－－古代最短的状纸：“夫死，无嗣，翁鳏，叔壮”（刘知几《史通•叙事》：“盖作者言虽简略，理皆要害，故能疏而不遗，俭而无阙。”）
简约的反面是重复累赘。例如：“防止吃有毒食物中毒”（某卫生部门一招贴画的标题），
“用不文明的脏话待人很不应该”，“关于处理积压的牦牛绒和防止牦牛绒新积压问题的通知”
（2）明：明确。
简与明，“明”是根本，是“简”的前提。陈马癸《文则》：“且事以简为上，言以简为当。……言简而理周，斯得其简也。读之疑有阙焉，非简也，疏也。”明的反面是笼统、模糊、歧义、前后矛盾等。例如：“以上”、“以下”；“六个参观团的同志”；“砍伐碗口粗 的油松一株……”；《关于教师节游园活动的通知》中“为了庆祝第三个教师节，更好地促进师生间的友谊……。凡参加游园活动的必须是本校教职员工，其他人员不得参加”。
如何达到简约的要求呢?要着重注意以下几点：
Ａ．在组织材料方面（内容上）
a．与基本观点无直接关系的不说或少说，
b. 众所周知的特别是对方已知的情况或道理不说，如下面这则电文就有许多对方已知的内容：“你厂装配的海日牌18－20英寸彩色电视机是否有货，价格、数量多少?请速电告××省××公司”
c．对方无需知道的不说（主要是在批复文件中），
d．双方事先约定的或对方无异议的有时也可不说。
Ｂ．在遣词造句方面（语言上）
a．去枝蔓、削重复（例见前）
b．选择一些信息密度大的词语，可适当采用一些简称、文言词语、成语等。如：
彩色电视机－－彩电 现在决定在－－兹定于
经常看到某种现象却同没有看见一样－－熟视无睹
２．庄重
(1)使用规范的书面语，不用或少用口语（如一些歇后语），方言词语，更不用土俗俚语。如：说“领导”、“负责人”,不说“头头”、“头儿”
(2)单音节古汉语保留较多，如“可”、“否”、“兹”、悉
(3)常用文言词语 如“业已查明”
(4)常用一些文言句式，如“凡……者”
(5)大量使用介词结构充当定语、状语，“关于”一词使用频率最高。
(6)有一套行文习惯用语（即常用的事务性词语），多属文言词语。如：征询期复用语：“当否，请核批”；综述过渡用语：“为此”；收束用语：“此复”、“特此通知”。
１．发文程序
第二十四条发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
（１）成文阶段：拟稿－审核－签发(会签)－缮印－校对－用印
第二十七条公文送负责人签发前，应当由办公厅（室）进行审核。审核的重点是：是否需要行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。
第二十八条 以本机关的名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。
第二十九条 公文正式印制前，文秘部门应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。 （新《办法》第五章 发文办理）
（２）发文阶段：登记、分发、归档、销毁
２．收文程序：签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁
第三十条 收文办理指对收到的公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
第三十一条 收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。审核的重点是：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。
第三十二条 经审核，对符合本办法规定的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。对不符合本办法规定的公文，经办公厅（室）负责人批准后，可以退呈报单位并说明理由。
第三十三条 承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回交办的文秘部门并说明理由。
第三十四条 收到上级机关下发或交办的公文，由文秘部门提出拟办意见，送负责人批示后办理。
第三十五条 公文办理过程中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请上级机关协调或裁定。
第三十六条 审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。
第三十七条 送负责人批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。 （新《办法》第六章收文办理）
第二节～第十三节
（主要讲考试重点）
１．依照有关法律规定发布行政法规和规章。（公布令）
《中华人民共和国国务院令》第224号发布《中华人民共和国契税暂行条例》（落款：总理 李鹏 时间：1997年7月7日）
国务院办公厅1987年2月18日发布的《国家行政机关公文处理办法》中规定“命令”可用于“发布重要行政法规和规章”，而“通知”则用于“发布行政法规和规章”，该《国家行政机关公文处理办法》于1993年11月21日修订后，“命令”的该项职能改为“依照有关法律规定发布行政法规和规章”而“通知”则改为“发布规章”。而按照国务院2000年8月24日发布（国务院国发[2000]23号），2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》的最新规定，“命令”这一职能不变，而“通知”则不再用于“发布规章”。
行政法规：国务院制发的条例、规定、办法
行政规章：国务院各部委制发的规定、办法等。
地方法规：省、自治区、直辖市，省、自治区人民政府所在地的市以及国务院批准的较大的市的人大及常委会制发的条例、规定、办法等。
地方规章：省、自治区、直辖市，省、自治区人民政府所在地的市以及国务院批准的较大的市的人民政府制发的规定、办法、命令、决定等。
△ 国务院曾先后批准唐山、大连、大同、重庆等十三个市为较大的市。重庆现为直辖市。
２．宣布施行重大强制性行政措施（行政令）。
３．奖惩有关人员 （嘉奖令／惩戒令）
（1）表彰奖励有突出贡献人员 （嘉奖令）
多为高级行政机关及其首长签发。省级以下行政机关一般不用嘉奖令，而以表彰性通报代替。也有省发的嘉奖令，如：《广东省人民政府关于授予66名同志“见义勇为先进分子”称号的嘉奖令》（广东省政府1988年11月12日发文，主送“各市、县、自治县人民政府，省直属各单位”。结尾一段写道：“希望全省人民学习他们这种…精神，为…作出更大贡献”。）
也有用决定来表彰奖励有关人员的。如：《国务院关于授予潘星兰、追授杨大兰同志全国先进工作者称号的决定》（国发[1990]26号 主送“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委．各直属机构）
《广东省人民政府关于表彰袁汉辉同学和华师大附中等单位的决定》（袁汉辉在第34届国际数学奥林匹克竞赛中获金牌）广东省人民政府于1993年８月10日做出此决定。主送“各市、县、自治县人民政府，省府直属各单位”）。
（2）惩戒犯有重大错误、造成严重危害的单位或个人（惩戒令）
过去较少用，多用通报行文。（现已不用）
４．撤销下级机关不适当的决定。（撤捎令）（现已不用）
★ “惩戒令”、“撤捎令”现均已取消。该职能划归决定。“决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。”
1994年起
2001年起
适用于依照有关法律规定发布行政法规和规章，宣布施行重大强制性行政措施，奖惩有关人员，撤销下级机关不适当的决定。
适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。
-
*
* “命令”以前还可以用于任免国家行政机关首长（称为任免令）现将“任免干部”的功能划归通知。
“议案即提供审议、决策的文件”，“议案是向会议提出的供议决的草案”，这种解释不妥。“提供审议、决策的文件”、“供议决的草案”是“议事原案”。这种“议案”，是“提案人向国家权力机关和立法机关提出的议事原案”，“是各级人民代表大会及其常务委员会的议事原案”。（刘孟宇等《公务文书写作》）如教材例一《国务院关于提请审议＜中华人民共和国标准化法（草案）＞的议案》中的《中华人民共和国标准化法（草案）》。
而行政公文的“议案”实际上指各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会提请审议事项（即提交议事原案）时使用的公文，这种“议案”只有各级人民政府有权使用。
而议事原案除了人民政府可以制作外，一定数量的人大代表也可以提出。《中华人民共和国全国人民代表大会组织法》规定：“一个代表团或者三十名以上的代表，可以向全国人民代表大会提出属于全国人民代表大会职权范围内的议案”。《中华人民共和国地方各级人民代表大会和地方各级人民政府组织法》：“地方各级人民代表大会举行会议的时候，主席团、常务委员会、本级人民政府和代表（有三人以上附议），都可以提出议案”（如我市九届人大四次会议上，肖向坚等99名代表提出的《要求将小水电上网部分的电力建设费返还各县（市）的议案》）。显然，这里所说的“议案”都是指“议事原案”而非行政公文之一的“议案”。因此，有的教材说：议案，即议事原案“是不合适的。
教材中所说的“议案的特点”有两个：
１．涉及的问题重要、带普遍性，且有提交权力机构审议、决定的必要性。
a．重要 b．带普遍性 c．必须由权力机关审议、决定。
如法律、法规的审定、重要人事的任免、外交条约的缔结，国民经济和社会发展计划的确定、行政区域的变动（如设立海南省、重庆直辖市）、重大工程的建设（如三峡工程）等等。
２．解决问题的方案具有可操作性。
这其实也是指“议事原案”的特点。作为行政公文之一的议案，其特点我们认为有两个：
(1)主体身份的确定性。就是说作者与读者、发文者与收文者的身份是确定的。发文者为各级人民政府，收文者则为其同级的人大或人大常委会。
(2)功能的单一性。其功能就是报送议事原案提请审议。
按原《办法》，决定包括４个类型：１．决策型，２．部署工作型，３．处理个案型，４．知照型（详见教材Ｐ40）。而按新《办法》则不然。
1994年起
2001年起
适用于对重大事项或重大行动做出安排
适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
+
１．标题和日期
（1）标题：由发文机关名称、事由、文件三部分构成。
（2）日期：在标题下面用括号标出作决定的日期。“有的还标明由什么会议通过”。（按：所举例子都不属行政公文）。
按：所谓“在标题下面用括号标出作决定的日期”，并不一定。如《国务院关于授予潘星兰、追授杨大兰同志全国先进工作者称号的决定》（国发[1990]26号）就不是这样。
２．公布性的决定不写受文单位，不写公布日期，不落款，发文单位由标题体现。（按：例文多不属行政公文）
３．文字要准确、鲜明、简洁，以便于领会和执行。需要陈述理由，陈述要中肯、扼要、能便人信服。
△决定的写法：
１．决定是正式的、重要的公文，一般应采用“文件式”；
２．决定的正文通常包括决定原由和决定事项两部分内容，具体有以下几种写法：
①原由部分简略，事项部分具体
②原由部分详细、事项部分简略（多用于奖惩人员、恢复名誉的决定）
③原由部分省略，只写决定的事项或把原由与事项方面内容合在一起写
④在原由部分、决定事项两部分之后还提出希望与要求
“指示适用于对下级机关布置工作、阐明工作活动的指导原则”。按：“指示”现已取消。
１．指导的必要性
A．为布置工作、指导工作而写，有指导之必要；
B．是指导而非一般的建议，有一定的强制性。
２．指导的原则性
对工作的指导主要是从大处着眼，主要是指明工作方向，工作的原则，允许下级机关结合实际情况制定具体的实施办法。
△ 教材在指示的写法中提到“日期则在标题之下，用括号标出”，这种说法太绝对化。总的来说并非如此。如下例：
国 务 院 文 件
国发〔1988〕83号
国务院关于重视和加强有机肥料工作的指示
各省、自治区、直辖市人民政府，国务院有关部门：
（正文略）
中华人民共和国国务院
一九八八年十二月十二日
１．同：
（1）公开性。都是公开发布，无特定的受文单位，不采用文本形式印发，常采用报纸、电视、广播等媒体进行传播。
（2）知照性。
（3）重要性。公告和通告的内容都有一定的重要性。
2．异：
（1）对象范围有差别：公告面向国内外，对象无任何限制，对象范围极广泛；通告的对象则有一定范围，如国内、某一地区、某一系统、与某项事情有关的公众等。其对象范围较小。
（2）重要程度有差别。公告宣布的是在国内外都有重要影响的事项，而通告宣布的事情，其重要性可大可小，大的影响全国，小的只影响有关人员
（3）发文者的资格有差别。行政公告的制作权属国务院及其授权的机关，而通告的制作者没有级别的限制。
1994年起
2001年起
适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项
适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。
*
通告由标题、发文字号、正文、署名及日期、印章等项构成。
１．标题的写法有四种：
(1)发文单位＋事由＋文种 (2)发文单位＋文种 (3)事由＋文种 (4) 文种
２．正文：一般包括两个内容：(1)发通行的原因、目的、依据 (2)告知的事项或规定。
* 结尾处可用“特此通告”作结束语，也可不用。
３．署名、盖章：标题有发文机关名称时，可不署名，只加盖公章，标题无发文机关名称的，则应署机关名称并盖章。
根据通知的适用范围，通知可分为五类：
１．转发性通知－－批转或转发文件。注意：“批转”与“转发”的区别。
２．发布性通知－－发布规章制度。 *“发布规章”一项现已划归“命令”
３．部署性通知－－传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或共同执行的事项。
４．任免性通知－－一般用于机关或系统内部任免和聘用干部。用通知形式传达给有关部门和群众或告知本人。
５．日常事务性通知－－用于传达日常工作中带事务性的事项。这种通知的写法比较简便，一般不用发文字号，也可不写受文对象（受文对象已隐含在正文中）。常采用广播、电视、张贴等形式传达。
十多年来，通知的适用范围有较大的变化：
1981年起
1987年起
1994年
2001年
1
传达上级机关的指示
发布行政法规和规章
批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文
批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文
2
要求下级机关办理或需要知道的事项
转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文
发布规章
3
批转下级机关的公文或转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文
要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项
传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项
传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，
4
任免和聘用干部＊
任免人员。
＊《关于罗干同志任国家机构编制委员会主任的通知》（国发[1989]16号）
按：当时属传达需要周知的事项的通知，现在来看，属任免性通知。
八五规划中专通用教材《语文》第三册P199：“这是向下级机关单位发布行政法规、制度、办法、措施等文件而不宜用命令来行文时用的。在写法上，发布法规、制度、办法的，用、颁发、发布作谓语；印发一般材料的，用印发作谓语。”此说值得商榷。
一说：还有一种“印发公文的通知”。它印发的是各机关及下属单位拟订的有参考价值的文件。如《关于印发〈广东省公路管理体制改革方案〉的通知》（粤府[1989]133号）。这些文件不是法规和规章，或不是发文机关自己制发的规章（如《广东省人民政府关于印发〈广东省经济特区涉外公司条例〉的通知》，不适宜用发布通知，又不是上级和平级的文件，不能用批转通知，只好另作一类，以印发通知行文。又一说：“此外还有一种印发式通知，实际也是一种批转性通知。例如，《关于印发〈广东省公路管理体制改革方案〉的通知》”（――陈家驹、詹鹏万主编《新编应用文写作》P88）此说也值得商榷。如，国家税务总局《关于印发〈企业所得税减免税办法〉的通知》（国税发[1997]99号，1997年6月28日发）中所提及的《企业所得税减免税办法》便是由国家税务总局制定的，同时，它也属于法规、规章类。
属正式公文的通知，由标题、发文字号、主送机关、正文、署名、印章、日期等项构成。
１．标题：
（1）一般采用“发文单位名称＋事由＋文种”或“事由＋文种”两种形式。
（2）转发性的通知，其标题的写法：
发文单位名称＋“批转（转发）”＋被转发公文的标题＋“的通知”
（3）转发通知的标题，一般写作：
发文单位名称＋“转发”＋ 被转发的通知的标题
（4）发布规章的通知，其标题一般写作： （现已取消发布规章的通知）
发文单位名称＋“关于发布（颁布）”＋规章的标题（一般要加书名号）＋“的通知”
（5）日常事务性通知的标题可只写“通知”二字。
２．正文
不同类型的通知，正文写法有所不同。（详见教材Ｐ74-75）
△ 讨论：教材中的两处问题
1．“发文机关和发文日期已写在标题中，后面可以不再落款。”－－“发文日期写在标题中”?
2．对例文二的标题，教材说明：“本文标题因为省略了一个‘关于’所以连带着省略了一对书名号”。此说不妥。之所以省去书名号，是因为被批转的公文不是法规、规章，不能用书名号。见教材Ｐ491有关规定。
１．表彰先进型－－用于表彰先进（表彰通报）
２．批评错误型－－用于批评错误（批评通报）
３．传达事项型－－用于传达重要精神或情况。（情况通报）
（格式及写作上的注意点）
（一）通报的格式
１．通报由标题、发文字号、主送机关、正文、署名、印章、日期等项构成。
２．通报标题一般有２种写法：
（1）发文机关名称＋事由＋文种
（2）事由＋文种
３．正文的写法：
（1）表彰性通报：对先进事例的概述、分析－－作出表彰（关于表彰的决定，给予什么表彰）－－号召学习或提出希望。
（2）批评性通报：对错误事实的概述、分析－－作出批评处理（作出处理决定）－－提出希望要求。
（3）传达事项型通报：通报缘由－－需通报的有关情况－－希望要求－－结束语“特此通报”。
（二）通报的写作要点：
１．针对性要强－－要针对现实生活中重要的或有普遍意义的问题来写。
２．选例要典型、有代表性、有说服力。
３．要掌握好政策、注意分寸。
４．要处理好叙事与议论的关系。通报中对有关事实的叙述、介绍属于叙事，对事实的分析及对下级机关、人员提出的要求与希望属于议论（？）。叙事要简明扼要，主次分明，突出主干；议论要抓住关键，观点鲜明、要求明确、详略得当。可先叙后议或先议后叙或夹叙夹议。
１．重陈述－－无论是汇报工作、反映情况均以陈述事实为主。
２．有主见－－向上级汇报工作、反映情况不能只摆事实而看不见汇报者的意见。应见事实、明观点。
△ 按：这两点均是就汇报工作、反映情况的报告而言。
△ 报告的分类问题：
教材中分为两类，并指出这是“作为下级向上级汇报的报告，按内容的性质”来分的：
(1) 综合报告——“多数是常规报告，即按照制度，下级机关在工作一段时间后，必须自我总结，将情况向上级作一汇报。”
(2) 专项报告——“不是常规的综合工作汇报，而是就某件事或某个问题专门写的报告，多半是不定时的，根据实际情况的需要而撰写。例如汇报完成某项特殊工作或临时工作的情况，反映有关某个问题的情况，就某项工作提出意见或建议，答复上级机关的某些询问，等等，都属于专项报告”
按：这里所提到的报告似乎都只是局限于“汇报工作”的这一类汇报，即下述“工作报告”。
按照国务院办公厅1987年2月18日发布，1993年11月21日修订，1994年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》（下称原《办法》）中的规定，报告可分为以下几类：
1．工作报告－－报告工作、汇报工作进展情况、成绩、经验、存在问题及今后打算。
（1）综合工作报告－－对某一阶段内各方面工作做作总的汇报。
（2）专项工作报告－－对某一项工作的完成情况作汇报。
2．情况汇报－－对有关情况做出反映，汇报给上级机关。如：××医药公司《关于药品积压霉变情况的报告》。这类报告材料性强，主要给上级提供信息和第一手材料，以期及时采取措施，解决问题或供制定对策时参考。
3．建议报告－－多是业务主管部门向上级机关提出工作建议，或解决问题的措施办法，或处理某些事项的方案、意见，经上级批准后转发给下级执行。业务部门虽然熟悉各自业务范围内的事，但由于受职权范围和隶属关系的限制，无法直接行文给有关部门、单位，便提出建议由上级批转，经上级批准后，这些建议便成为上级的精神、指示，有关的单位便要遵照执行。也有的是仅向上级机关提出建议，供上级决策时参考，并不要求批转的有关单位执行的。
报告的这一功能是1987年以后才有的。现已取消。（见下表）报告的这一功能似已转入“意见”这一文种中。“意见——适用于对重要问题提出见解和处理办法”。
4．此外还有用于报送材料、答复上级机关询问等的报告。
国务院办公厅1987年2月18日发布的《国家行政机关公文处理办法》中没有提及报告的这一职能，而在实际生活中却经常使用。国务院办公厅于1993年11月21日对1987年2月18日发布的《国家行政机关公文处理办法》修订后已将“答复上级机关询问”正式列入报告。
1994年起
2001年起
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
-
政府的报告从内容上看，最常见的有政府工作报告、汇报工作报告、反映情况报告、答复询问报告、检讨报告等多种。
政府工作报告是指各级人民政府向同级人民代表大会定期报告工作的一种重要的法定形式，也是阐述政府上一阶段和下一阶段施政纲领的政治文件。政府工作报告有一年的工作报告和一届政府的工作报告两种。
当政府机关的某项工作进行到一定程度，或者某种情况需要上级了解时，用一定形式向上级机关汇报工作，就叫汇报工作报告。这类报告按其内容涉及的范围，又可分为综合报告和专题报告两种。综合报告比较全面、系统地向上级机关汇报和反映问题，使上级机关全面了解下级机关各方面的工作情况，便于掌握全面，指导工作。专题报告陈述汇报范围仅限于某项工作或某个问题，具有专一性的特点。
反映情况报告是下级机关在工作中发生了新情况、新问题或偶发事件，向上级如实反映情况的一种报告。要求写清楚出现某种情况和原因或某一偶发事件的性质、所造成的后果以及下级机关的分析、看法和处理意见，以作为上级机关处理问题的依据和参考。
答复询问报告是下级机关在上级机关询问有关情况时向上级机关的报告。
检讨报告是进行自我批评、工作反省的陈述，一般分为情况、原因、责任、处理结果及意见几个部分。
——游国经、张尚仁主编《政府职能、结构与运作》，人民日报出版社1996年1月版，P172—174
十三、报告的写作
（一）格式
1．报告的标题：一般由事由＋文种构成，不能仅用文种作标题。
2．报告要写明签发人姓名。
3．一定要有主送机关。
4．报告的正文，其结构一般包括三个部分：
（1）报告缘由－－说明报告的起因、目的等。（有人称之为报告的导语）
（2）陈述事项－－具体写出报告的内容。
（3）结束语
A．工作报告、情况报告等用“特此报告”或“以上报告如有不当，请指示”。
B．建议性报告用“以上报告如无不妥，请批转各单位（各地区／有关单位／各地和有关单位）执行”；如果仅仅是提出建议供上级决策、制定政策用，也可不用此结束语，可用“以上报告如有不当，请指示”。
* 随着这种报告的取消，报告的结束语可能普通得单纯些。
（二）写作要点：见教材Ｐ94-95
“请示，适用于向上级请求指示、批准。”
１．请准类－－请求批准办某件事。
２．请帮类－－请求给予思想上或物质上的帮助。
（1） 请求给予思想上的帮助，即请求指示。
（2） 请求物质上的帮助，包括资金等方面。
实际上还有一种请帮：即有些涉及到机关、单位、地区间的问题，需要上级机关出面协调、解决的。
△ 教材中称：“还有一种情况是，某些事光自己办还不行，还需要有关部门了解、支持或执行。在这种情况下，就不仅要请上级批准，还要请求上级把“请示”批转给有关部门，并要求有关部门了解、支持或执行。这类请求批准并转发的“请示”，其侧重点还是请求批准……”。这种说法还值得商榷。首先，“不仅要请上级批准，还要请求上级把“请示”“批转给有关部门，并要求有关部门了解、支持或执行”。显然违反了请示应当“一文一事”的原则。
一般说来，请示事项涉及其他部门或其他地方职权范围的要与有关部门或地方协商一致才行文。经协商仍不一致，需上级出面予以协调时，可就此向上级请示。如果属于要求批转有关部门执行的，按原《办法》规定，宜用建议报告行文，按新的规定则宜用“意见”行文。教材中例文一、例文二均属于向上级提出工作意见，提出建议，并请求批转各地贯彻执行。均应采用建议报告行文。从结束语的使用上也可以看出这一点。
注意：不是异同两方面，只是“异“的方面：
１．请示须在事前，报告一般在事后（汇报工作、反映情况的报告）。（这是从时间上看）
２．请示侧重说明理由与要求，报告侧重陈述情况与意见。（这是从内容上看）
３．请示要求上级给予答复，报告一般不要求答复。
（一）格式方面：
１．标题：一般用“事由＋文种”构成。
２．要有签发人姓名。
３．一写要有主送机关。
４．正文：请示的正文，其结构一般包括三个部分：
（1）请示理由
（2）请示事项
（3）结束语。常用的有：“以上请示，请予批准”；“请批示”；“妥否，请批复”；“当否，请核批”（一般只用于请求物质、资金上的帮助的请示）
* “请示“应当在附注处注明联系人的姓名和电话。(第三章 公文格式 第十条第九项)
（二）写作要点：
１．要遵守请示行文的规则
（1）应一文一事；
（2）一般只写一个主送机关
（3）一般不得越级请示
（4）受双重领导的机关向上级机关请示时，应写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。
２．理由要充分，要求要合理
３．语气要委婉、格式要正确。
１．针对性
批复是针对请示的答复，有请示才有批复，批复的针对性是针对特殊、针对个别，谁请示答复谁。批复的主要对象、直接对象是请示单位。
２．权威性
指下级机关必须按上级的批复执行，不能任意改变。
按：这里所说的“权威性”与前面关于“行政公文的特点”中的“权威性”含义不同。行政公文的特点之一的“权威性”是指：公文的权威性－－公文中的各种材料（事实、数字、意见、结论）不可任意更改、任意解释、任意否定。不能凭个人意志加以改变。
△ 关于用函答复请示的问题
《国家行政机关公文处理办法》中明文规定“函” “适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准”，而“批复”则“适用于答复下级机关请示事项”。据此，上级机关答复下级机关请示宜用批复而不宜用函。用批复还是用函，主要是根据行文关系而定，而不是根据请示事项的重要程度而定。省府对各市政府、省府直属单位重要请示事项的批复用函件式；对一般工作事项的请示的答复、批示则由省府办公厅出面，用省府办公厅函件。
十八、函的类别
１．商洽函－－商洽工作、讨论问题（主动行文，发函）
２．询问函－－提出询问，要求答复（主动行文，发函）
３．答复函－－回答询问（被动行文，复函）
４．请批函－－请求不相隶属的主管部门批准事项（主动行文，发函）
５．知照函－－将有关的情况告知对方，不要求答复。（主动行文，发函）
1994年起
2001年起
适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。
适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。
（一）格式：
函有正式公函与便函之分。便函常不编发文字号，用机关信笺缮写或打印。多用于联系一般事务。
正式公函的格式：
一般由标题、发文字号、主送机关、正文、发文机关、印章、日期等项构成。
１．标题：一般由事由＋文种构成。答复函的文种可写作“复函”
２．正文：一般包括原由、事项、结语三部分。
复函的原由部分开头一般有“×年×月×日来函收悉”或“××号文收悉”一类的话，以表明复函的针对性。
结语：商洽函、询问函、请批函常用“请复”一类的话；知照函用“特此函告”；
答复函用“特此函复”，下行的函也可用“此复”。
３．“此致敬礼”一般用于便函。正式公函一般不用。
（二）语言：
总的要求是语气要亲切自然，不要生硬刻板，更不可盛气凌人。
教材中分为两类：部署工作型和交流研讨型。
△有的教材从不同角度作如下分类：
1．按会议形式分：
（1） 办公会议纪要－－机关领导开会
（2） 工作会议纪要
（3） 座谈会纪要
（4） 联席会议纪要
（5） 协调会议纪要
2．从内容功用上分：
（6） 反映议定事项为主－－有较强的指导性与约束性
（7） 传达会议情况为主－－带有知照性与参考性
事务文书
１．预定性——(1)从计划制订时间看：事前；(2)从计划制订内容看：对未来要做的事情的安排
２．目标性
３．实践性－－付诸实施
４．科学性－－体现于四点（见教材Ｐ15）
二、计划的种类与计划的名称
１．种类
（1）按内容分：工作计划、生产计划、教学计划、学习计划、科研计划等；
（2）按适用期限分：长远计划、年度计划、季度计划、月计划、周计划等；
（3）按范围分：国家或地区计划、部门计划、单位计划、班组计划、个人计划等；
（4）按性质分：全面（综合）计划、专项计划；
（5）按形式分：条文式计划、表格式计划。
“计划”是一个统称。“规划”、“设想”等是根据计划适用期限、成熟程度等的不同采用的，是不同计划的专称、特称。
以下是计划的几个常用的特称：
（1）纲要：对较大范围同一工作作出的总体计划，作者有较高级别、内容较原则概括。
（2）规划：较全面、长远的发展计划，有时作为实施纲要的计划，适用期限在２年以上。
（3）方案：对某项工作的具体做法制定的法式，对某项工作从目的、任务到方式、到具体进度都作了详细安排的，可称方案。（有人说，决策某项任务过程中，从目的要求、方式方法到具体进度、步骤等提出来供讨论的计划，叫方案。－－见刘孟宇等（公务文书写作）Ｐ193-194）。
（4）安排：对短期内完成的工作的具体筹划，任务明确、内容较单一，措施较具体。
（5）要点：布置一定时期内要完成的主要任务，交代政策，提出原则性要求，用于上级对下级或本单位、本部门。
（6）设想（构想）：对某项工作未来发展作初步构想的计划／对工作任务作粗浅条式的、非正式的安排。
* 以前，“计划‘还有一个名称——“意见”（属于上级对下级交代政策，布置任务，提出要求，制定措施的指示性计划）。但现在“意见”已列入行政公文。党的公文中也早有“意见”一种，用于对重要问题提出见解和处理办法。
（一）计划制定方面
１．学习文件
２．分析现状：（1）主观现状－－计划者本身的；（2）客观现状－－社会环境、政策形势等
３．确定目标－－目标三要素，要明确具体。目标三要素：“做什么（任务）、做到什么程度、何时做完（要求）”
４．构想安排－－考虑怎么做（措施、办法、步骤），要周全、合理。
５．组织成文。
（二）计划的书面格式
计划由标题、正文、署名、日期等项构成。
１．标题：
一般由制订计划单位名称、适用期限、计划内容概要和计划名称或种类四项构成。如《××市轻工业学校1988年招生工作计划》。
２．正文
计划正文一般由前言、主体、结尾三部分构成。
1）前言：主要写制订计划的依据或阐明计划的指导思想，或交代基本情况和要达到的总的目标。
2）主体：写任务、要求，方法、步骤。
在反映任务要求（Ａ）与方法步骤（Ｂ）方面的内容时，就常采用以下两种结构方式：
（1）任务、措施分列式：Ａ1＋Ａ2＋Ａ3＋……/Ｂ1＋Ｂ2＋Ｂ3＋…… 它适用于各项任务较单纯且各项任务间又多有共同措施的计划。
（2）任务措施结合式：Ａ1＋Ｂ1/Ａ2＋Ｂ2/Ａ3＋Ｂ3/…… 它适用于工作任务较多而各项任务间又没什么共同措施的计划；
3）结尾：其他事项（包括应注意的问题、检查和修订计划的办法等）。
１． 回顾性
（1）从时间看：事后进行。
（2）从写作目的看：通过回顾，肯定成绩、找出差距、以利再战。
（3）从写作材料看：通过回顾所得，而非虚构。
２． 自身性：回顾的是自身的而非他人的实践活动。
３． 平实性
（1）态度平实：以平静心态、客观态度评价自我。
（2）文风平实：以简述为主要表达方式，语言朴实准确。
４．综合性：在对自身已往实践活动作回顾后，进行综合和条理化，概括出观点，要在观点的统帅下对往事进行综合性表达。通过分析、综合从回顾所得材料中得出规律性的东西。
（一）作总结的过程
１．回顾——根据总结的需要进行，主要有四方面（详见教材Ｐ172）
２．综合——综合是回顾的深化和提高,是形成理性认识的阶段。要做好四方面的综合（详见教材Ｐ173）
３．写作：即形成书面材料。
（二）总结的写法（详见教材Ｐ173－175）
总结一般由标题、正文、署名、日期等项构成。
１．标题
２．正文
调查报告是对社会上某一事件或问题作专门调查后,将调查的材料和结论写成书面报告的一种事务文。
１．调查性－－调查报告是调查与报告的结合体。
(1)从调查报告的形成过程看：没有调查就没有调查报告，调查是写作调查报告的前提。
(2)从调查报告的材料看：调查报告的材料一定是调查所得的材料，而且是开展专门的调查之后得到的材料（与总结的“回顾”、“检查”不同）。
２．社会性（“社会性”即普遍意义或能引起广泛关注。）
(1)从内容看：
调查报告反映的事情或问题是具有普遍意义和社会上正广泛注视的焦点问题。因此，它常常被作为新闻文体在报上刊登。
(2)从传播范围看：调查报告面向整个社会，所以多用第三人称写作。
３．材料性
调查报告的内容包括调查材料和调查者对材料的看法、思考（即调查结论）两项。
(1)从两者关系看：调查的结论、调查者的评论必须以调查材料为基础，不能离开调查材料发议论。
(2)从两者所占篇幅的比例看：陈述调查材料的篇幅占70-90％。即使是研究性质的调查报告，其议论多一些，但其中发议论的文字也不能超过50％。
４．平实性
(1)内容真实可信： A. 材料真实可靠 B.结论力求客观准确。
(2)语言表达上：以平实的语言陈述材料，不夸张、不片面追求文彩、不过分修饰（即雕饰。按：教材说“不修饰”，不妥。）、力求准确、明快、简洁。
(3)在结构上－－有相对稳定的结构。其结构不求变化和悬念，只求清晰和严谨，其结构基本上采用“前言”＋“主体”的写法。
综述是将有关信息、资料、情报、知识、情况等作综合概述的一种事务文书。（按：将综述作为事务文书似值得商榷：有的综述是新闻类，有的综述是学术类）
１．客观性－－对原材料作忠实的概括。准确理解和概括原文大意。忠于原意，客观，准确。
２．综合性－－对原材料进行宏观驾驭、浓缩、概括、综合归纳。
３．时效性－－及时传递出读者急需的信息、资料、情报、情况。时效性具体表现在“新”和“适用”两方面。
４．简短性－－篇幅短小、内容浓缩、语言简洁。
一般文摘的浓缩系数为10左右，文摘字数一般不超过原文的25％。世界文献工作技术委员制定的文摘“国际标准”规定，文摘字数不超过250个。为了简短，综述的正文常不写前言和结尾，只写主体部分，而主体部分又常省略过渡，形成各种断裂式结构。
－－与其他报刊比较
１．简单短小
（1）报——印刷、排版、编辑、发送等都显得较简单朴实，开支少而收益大。
（2）文
A．字数和篇幅简短。短的简报仅几十字，最长的简报也不超过几千字。（“千字文”）
B．内容简短明快。常用简讯形式，三言两语报道动态和信息。篇幅大的调查报告、经验总结、领导讲话稿等都需经压缩或综述改写后才载入简报。
C．语言简练，不讲空话套话、不卖弄词藻、不故作高深，要用平实、明快、简洁的语言表达，给人朴实明快之感。
２．内部交流（不同于公开发行的报刊）
(1)发行有内部性，无需申请办理刊号，不公开发行，只在内部交流。
(2)内容有明显的内部性。其内容主要是机关内部信息交流或与本机关、本单位有密切相关的外部信息。
(3)读者对象：主要是本机关、本单位、上级或明确的兄弟单位，读者群比较小。有的简报是专门给领导的。必要时还在报头注明“保密”字样。不少简报通常都注明“内部刊物”。
３．新闻性
(1)真实－－报道真实可靠。
(2)快捷－－力求迅速地传递出新的信息和新的动态。
(3)导向－－简报的内容总是紧紧围绕着本机关、本部门的中心工作，要求起健康的正确的导向作用。
(4)文体新闻化－－简报文章一般采用新闻体裁。简报无论是办成文件的形式、报纸的形式、杂志的形式，无论是一文一报，还是一报多文，其文体通常是动态消息、简讯、述评、综述、调查报告、通讯等新闻报道最常用的文体。
（一）简报的基本格式
一份简报一般分报头、正文（按：称 “内文” 为好。公文书面格式中就称“内文”部分）、报尾三大部分。
１．报头部分
(1)文件式简报的报头
由简报名称、期号、编报单位名称、编报时间和分隔线组成。必要时可加上“保密”、“内部刊物”、总期号等。占第一页1/3篇幅。
A．简报名称－－单位名称＋简报的名称（简报有多种名称，如“简报”、“信息”、“快讯”等）（有的省略单位名称）、用特大号红字排印。
B．期号－－一般是分年排号，用汉字写出“第×期”，用黑体字、黑色排印于简报名称的正下方。
C．编报单位名称－－黑色字排印于期号的左下方。
D．编报时间－－黑色阿拉伯字体排印在编报单位名称同一行的右边。
C．分隔线——稍粗红线，位于编报单位名称和编报时间的下方，将报头和内文部分明显隔开
D．“保密”、“份号”、“内部刊物”字样－－统一排在简报名称的左上方，不宜东一个西一个。
(2)杂志式简报的报头
A．必备项：简报名称、期号、编制单位名称、编制时间等。
B．附加项：刊头题字，主编、采编、顾问等人员的姓名，总期数，“内部刊物”等字样，分隔线等。
杂志式简报报头无固定统一的位置、颜色也随意使用，原则上追求美丽新颖有特色。由于杂志式简报的总篇幅有几页，故报头常占满首页位置。
(3)报纸式简报的报头
由简报名称、期号、编报单位名称、出版时间等项组成。
简报名称用红色大字、醒目标示报名。
报纸式简报报头常位于第一版左上方，与正规报纸的版位相似但小于正规报纸。
可见，简报的版头虽有多种样式，但均有以下必备项目：简报名称、期号、编报单位名称、出版时间等。
２．正文（实即内文部分）
主要有三种形式：
(1)一文一报式：常用于文件式简报。机关用以传达上级指示精神。
(2)编者按和转载文结合式。
编者按的内容包括对有关转载问题意义的认识，转载目的和要求。编者按属下行文，语言要庄重简洁。
(3)多文一报式――由多篇不同文体、不同内容的文章汇集成报。
３．报尾部分
由报送机关和发送机关名称、印数和脚线组成，全部用黑字黑线、位于末页下方。
文件式简报一般设报尾。杂志式简报有时不设报尾，“设报尾的，常以报尾作封底，内容有时是征文启事，有时是地址、邮编、电话号码、传真号码等。这与文件式简报报尾有很大区别。”（按：这是否报尾值得讨论）报纸式简报不设报尾。
（二）简报编辑的原则
１．配合中心工作——紧扣中心工作的需要确定主旨、筛选稿件、编制标题等。
２．认真把好稿件质量关——政治观点正确性，内容真实性和适用性，文件规范性，语言准确简练性。
３．版面设计美观庄重
版面布局要美观庄重：篇章安排既紧凑又有疏间，配合得体的题花、尾花（图案装饰），标题简洁醒目，字体字号选用恰当，颜色搭配和谐，等等。
１．原始性－－是有关会议的最原始的材料，是会议组织情况及会议内容的实录。
２．客观性－－指记录人必须如实记录，与会人“怎么说就怎么记”，不得夹杂、掺进记录人的意见、言论，不得歪曲说话人的意见、观点。
３．规范性：
(1)使用机关统一的记录专用笺
记录专用笺分页首和内页两种，页首印笺头标志和会议组织情况的项目，内页设笺头、装订线、脚线、页码等。
(2)按统一的记录格式记录
由会议标题（会议名称）、会议组织情况、会议进行情况和尾部四部分构成。
(3)使用规范的简体字和行书草字。
(4)使用规范的速记和紧缩记法。采用速记和紧缩记录的，会后应将译文写出来，译文与速记或紧缩记录一并存档。
(5)使用灌注有蓝黑墨水的钢笔或国家档案局鉴定可用于档案书写的圆珠笔作记录。
章程是一个组织、团体、企业等制定的关于组织规程或办事规则的一种规章文。
申请企业法人开业登记应提交的文件：组织章程
１．格式统一性－－统一使用条文式写法
章程不能用分段、分层分部分此类一般文章通用的书面形式（教材说“结构方式”）行文，“不能写成文章”。章程的内容全用条文表达。（教材说“统一使用章条款式写法”。不然。还有采用条款式的。章条款式也叫章断条连式，条款式也叫逐条贯通式。）
2．内容规定性
章程的内容，由有关的法律条文明文规定。（详见教材292）
企业法人开业登记应提交组织章程要写明：宗旨、名称和住所、经济性质、注册资金及其来源、经营范围和经营方式、组织机构及其职权、法定代表人产生和程序和职权范围、财务管理制度和利润分配形式、劳动用工制度、章程修改程序、终止程序、其它事项
３．程序合法性－－章程的写作和产生有一个严格的程序：
（1）成立起草小组，拟写章程草案（拟写草案）
（2）召开各层次会议，广泛征询意见（征询意见）
（3）由起草小组综合征询意见作修改（修改完善）
（4）提交代表大会、会员大会或董事会（理事会）等通过（提交审议通过）
拟写草案--à拟写草案--à修改完善--à提交审议通过
４．效力约束性－－有很强的约束效力,成员必须按章办事。
启事是机关单位、团体或个人向公众说明某事或求助（帮助、协助）时使用的一种文书。
１．告启性——面向大众告知事项，只有知照性而无强制性和约束力。
２．简明性－－要求写得简洁明了。
（一）启事的格式
启事通常由标题、正文、尾部三部分组成。
１．标题： 内容＋“启事”（其他见Ｐ307）
２．正文：正文的书面表现形式有一段式、分段式、标题式、条款式。
３．尾部：一般由随文（联系地址、电话、联系人姓名等）、落款、时间组成
（二）写作要求
１．内容要简而明
２．用语讲求礼貌
海报是主办单位向公众报道举行文化、娱乐、体育等活动的信息的一种应用文。
１．使用的限定性
（1）作者方面：只限于主办单位使用，个人一般不用。
（2）适用范围方面：只适用于报道举办文化、娱乐、体育活动的消息，其他内容不适用。
２．功用的广告性
海报有较明显的广告性质，不具有强制性和约束力。
３．形式的吸引性
海报在文面形式上讲求美观新颖，富有吸引力。常用色彩鲜艳的纸张书写，连文字有时也用彩色，还配上美术图案。
４．传播的单一性
海报一般用（教材说“只用”）招贴的形式传播。贴于街头或公共场所。一般不登报，不广播，不上电视，也不在刊物上发表。
海报主要由标题、正文、尾部三部分组成。
１．标题：以内容为标题，或：主办单位名称＋内容
２．正文：
(1)基本要素：活动的内容、时间、地点、参加办法等。
(2)行文形式：有一段式、项目排列式、附加标语式等。
３．尾部：一般写明主办单位、海报制作时间等。有的还加上一些吸引人的口号。也可不设尾部。
条据是日常生活和工作中经常使用的便条和字据。
１．凭证性
２．一文一事——字据要求内容单一，一文一事（即一纸一事）。
３．简洁明快——表达要明白简洁，各内容要素交代清楚明白，用语朴实。
（一）便条
１．请假条
(1)格式：由标题、称谓、正文、致敬语（教材说“祝颂语”，不妥）、署名、署时等；
(2)正文：写明请假原因、起止时间、请假人（如作者就是请假人，正文中就不必再写请假人）等。
２．留言条
一般由称谓、正文、署名、署时构成。无特定留言对象的可不写称谓，如贴在办公室门上给所有上门者的留言条。见Ｐ320
３．托事条
(1)一般由称谓、正文、署名、署时构成；
(2)正文：写明托办何事、有何要求、致谢语。
△便条的格式类似书信的格式。注意：请假条有标题，留言条有的不写称谓、致敬语。
（二）字据的写作
由标题、正文、结语、署名、署时构成。
１．标题－－标明字据类型，如“借据”、“收据”等，或以 “今借到”、“今收到”等为标题，正文前居中书写。
２．正文－－写明有关内容要素。
以“借据”、“收据”等为标题的，正文常用“兹”“今”“现”作起字。
以“今收到”、“今借到”为标题的，正文紧承标题用语行文（不是指书写位置）。
３．结语
* 教材说：“另起一行低两格写‘此据’二字”。按：不一定要另起一行写。
４．署名、署时。
* 启事、海报、条据属日用文体。
信函文书
信函文书概说
教材中所列信函文书除涉外书信外均属专用书信。
专用书信除求职信一般是个人写作外，其他专用书信的作者可以是个人，也可以是单位。
专用书信与日常书信比较，内容上具有单一性，一般要求一文一事。尤其是单位与单位、单位与个人之间写作的专用书信更是如此.。
专用书信与日常书信在形式上的区别，比较突出地表现在标题及祝颂致敬语等项的使用上。专用书信多有标题，日常书信一般无标题；不少专用书信不用祝颂、致敬语，日常书信则一般有祝颂、致敬语。
不同种类的专用书信形式上的区别主要有如下方面：
１．标题方面
（1）专用书信常以文种为标题；
（2）单位出具的专用书信一般有标题；
（3）求职信一般无标题，个人之间所用的专用书信如个人给个人的感谢信、邀请信、慰问信、建议书一般不用标题；
（4）倡议书、证明信一定有标题。
２．称谓方面
专用书信一般有称谓，但无特定收文对象的证明信不用称谓，对象极为广泛的倡议书可不用称谓（倡议书的收文对象不是个别人，带有公开信性质，其对象总是一定范围内的许多人或某类人）。
３．祝颂、致敬语方面
（1）证明信、倡议书、请柬不用祝颂、致敬语。
（2）慰问信多用祝颂语。
（3）给个人的感谢信可用祝颂语。
４．盖章方面——单位出具的介绍信、证明信一定要盖章。个人出具的证明信一般也要盖章。
常用信函文书的写作
（一） 格式：
１．书信式介绍信（多属临时开具）：
由标题、称谓、正文、致敬词、署名、时间等构成，单位出具的介绍信应盖章。
△按：教材在列举各结构项时，在“正文”后还有“结语”一项。“结语”实际上是正文的一个组成部分，不应与正文并列。下同。
(1)标题：首行居中写“介绍信”三字；
(2)正文：正文写明被介绍人（教材称“介绍人”，不妥）的姓名、性别、职务等有关情况以及随行人数、联系事情等。常用“兹”、“今”、“现” 三字之一开头。结尾处多写上“请接洽”、“请予方便”、“请予支持”等祈请语。
(3)致敬语：“敬礼”二字应顶格。
２．铅印式介绍信
按式填写有关项目后盖章。（铅印式介绍信一定是机关单位使用的）
（二）写作要求：
１．一封介绍信一般只写给一个单位。一般不要在称谓处写“各有关部门”或“××等单位”。
２．联系办理的事情要写清楚，写具体。
３. 要特别注意用语的礼貌得体。切不能用命令式语言如“务必办妥”等语。
３．书写要工整，不得涂改。
４．禁止用铅笔或红色墨水书写。
（教材中只是介绍了机关单位间使用的介绍信）
作者：单位或个人
功用：用于证明有关人员的身份、职务、经历以及有关事项的真实情况。
（一）格式：
由标题、称谓、正文、签署等项组成。
1.标题――主要用于标明文种。有几种写法：
（1）写“证明书”三字
（2）写“证明”二字
（3）标明内容及文种，如“学历证明”
２. 称谓 有两种写法：
(1)指定称谓：即写明收信单位名称，证明信一般不写个人称谓（此类证明由收信单位收存）
(2)泛指称谓：即不写收信单位名称。此类证明由持证明人自己保存。
３.正文：注意内容要素的完整。
* 证明信一般用“特此证明”作结语（常另起一行写）。注意：证明信不用祝颂致敬语或致谢语。
４．签署：单位出具的证明要盖公章
△ 关于双重证明：先以个人身份出具证明，然后以单位名义对出具证明的个人的身份等情况及其所反映情况的可靠程度等作出证明。（例见教材Ｐ330－331）
（二）写作要求：
1．实是求是，证明的材料须真实可靠。
2．用语要准确，简洁，忌含糊其辞，有歧义。
3．不用铅笔或红色笔水（教材说“红色笔”，有歧义。）书写。涂改处要加盖公章。
邀请信是邀请（教材说“通知”）客人参加某项活动的信函。
教材中说“邀请信只适用于较重要、较隆重的活动。一般性会议或活动只发通知。”按：此说不妥。通知用于要求成员参加某项活动，而邀请信常用于邀请非组织中成员参加某项活动。通知书属下行，邀请属平行或上行。
邀请信有两种：一种是请柬，一种是邀请函。请柬——内容简约，设计美观；邀请函——内容较详，无特别的设计，形似一般书信，与一般书信形式不同处是往往有标题。
有标题，称谓，正文，署名，署时等项
１． 标题——只写“请柬”或“请帖”二字，位于封面或第一行居中处。
２． 称谓（原则上应一人一柬。伉俪可两人合用一柬）
称谓的位置有两种：a.正文前顶格 b.正文后另起一行低两格写“此致”，再转行顶格写应邀者姓名称谓。
３.正文
写明活动内容，时间，地点等（要写得具体详明）。
常以敬辞作结束语，如“恭候光临”、“恭请光临”、“敬请莅临指导”等。（结婚宴请则不宜写“敬请莅临指导”）
正文后一般不用祝颂致敬语
４．署名署时－－发请柬的日期可写可不写。不少请柬无署时。
5．盖章问题：多数不盖章，以示亲切。也有盖公章的。
１． 标题
（1）有不同写法： a．只写“邀请函（信）”三字。 b．活动内容＋“邀请函”构成。
（2）不一定有标题。
２．称谓
３．正文－－可用分条列项式或分段式。
４．致敬语：一般有致敬语“此致敬礼”。
５．署名、署时、盖章。
* 回执表－－有的在文后附有报名回执表。
（一）作者：单位或个人
（二）格式：由标题、称谓、正文、致敬语、落款、署时等项组成。
１． 标题
（1）有几种写法：a．只写“感谢信”三字； b．“致×××的感谢信”（单位给个人可用）； c．写“×××致×××的感谢信”（常用于登报的，有公开信的性质）。
（2）个人给个人的感谢信，如非张贴式的一般不用标题。
２．正文 一般由三部分内容构成。
(1)陈述感谢的事由（事实性），表达感谢之情（感谢性）
陈述感谢的事由，即说明为何感谢，要详写、具体写出何时、何地、得到何帮助。
(2)评论性质、颂扬品德，扼要表达表扬之意（表扬性）
“评论性质”指的是评论对方行为的性质。
(3)表示决心－－写出对方行为给自己造成的影响，表示今后如何以实际行动向对方学习。 有的不写此项，而代之以“特此鸣谢”作结（这仅限于张贴、广播、登报等的感谢信）。
３．祝颂致敬语
* 写有“特此鸣谢”的似可不用写祝颂致敬语
慰问信多以上级机关和领导者个人的名义发出。也有普通个人写作的（一般用于安抚慰问）。
格式：有标题、称谓、正文、祝颂语、落款、署时等项。
１．标题
（1） 有几种写法
a．只写“慰问信”三字（即仅写明文种）；
b．慰问对象＋文种，如：“给…的慰问信”；
c．写明慰问者、慰问对象及文种，如“×××致×××的慰问信”（常用于登报的，有公开信的性质）。
（2）也有不用标题的。用邮寄方式给个人的、个人与个人之间的慰问信一般不用标题。
教材中例二《致邹韬奋夫人沈粹缜（zhen3）的慰问信》的标题应是原来没有，后来由编者另加上去的。
２．正文：不同的慰问信有不同的内容。
（1）表彰慰问 （向作出贡献的集体或个人表示慰问）
交代慰问的背景和原因； 陈述表彰事迹； 表示感谢和慰问；提出希望和鼓励。
（2）安抚慰问 （向受重大损失或遭受巨大困难者表示同情和安慰）
交代慰问的背景和原因； 安抚劝勉、表示同情；鼓励（鼓励被慰问者战胜困难或克服哀痛，加倍努力，改变现状等）。
（3）节日慰问 (向有关人员表示节日慰问。节日慰问往往也是表彰慰问，可说是在节日作出的表彰慰问)
交代慰问的背景和原因；回顾慰问对象过去所作的贡献，给予热情赞颂；展望未来、提出新的希望。
３．祝颂语——根据慰问内容有针对性地选用亲切性的祝颂语。
求职信与应聘信均是向用人单位自荐谋求职位的书信。但求职信是在不知道用人单位是否需要聘人的情况下自荐求职，而应聘信则是在获知用人单位公开招聘人员的情况下自荐求职。写法大致相同。应聘信一般还写明从何得知用人单位需聘任人员。
（一）作者：一般是个人。
（二）形式上与一般书信相似。常带有附件。
１．称谓：单位名称、一单位某部门名称、单位或部门负责人（写职务名称）。
２．正文：
包括问好（如“您好”。给单位的可不用）、表态求职（说明求职原因）、自我推介、提出希望或要求等项内容。
自我推介要不卑不亢、实事求是，又投其所需；
自我推介一般写要出学历、资历、专长等；
要根据用人单位的需要写出自己的长处、优势所在。
３．祝颂致敬语：一般用致敬语。
４．随文：交代通讯地址、邮编、电话号码等。
５．附件：履历表、有关证书（如毕业证、职称资格证、获奖证书、学术成果证书等）复印件。
个人或集体向组织表达愿望，向机关团体提出请求。（求职、应聘也可看作是申请）
（一）文章式申请书
由标题、称谓、正文、祝颂致敬语、落款、日期等项组成。
１．标题——几种写法：a．“申请书” （即只写明文种） b．内容＋文种 （如“入党申请书”） c．事由＋文种（公文标题式）如“关于……的申请书”
２．称谓
３．正文——交代申请事项、申请理由、申请态度三项。
（1） 交代申请事项要开宗明义；
（2） 申请理由要陈述具体、充分、有条理；
（3）不同的申请事项，其申请理由应有所区别
A．申请加入团体、组织的－－写明对团体、组织的认识；申请加入的动机；申请人已具备的条件等。
B．申请开业的－－写明经营业务的技术水平、营业资金、铺位空间等开业基本条件。
（4）申请态度－－指表示自己的申请被批准后的态度和决心。
（二）表格式申请书－－一般由审批单位统一制定，由申请人按式填写，如专利申请书、商标注册申请书等。
由标题、称谓、正文、落款、时间构成。
１．标题 几种写法：a．“倡议书” b．倡议的内容或提倡议单位＋文种
２．称谓：有时可省略（当对象极为广泛时）。
３．正文：一般由倡议目的和倡议事项构成。
（1）倡议目的－－包括倡议的原因、意义，这是倡议的理由，要说得充分。
（2）倡议事项要写得具体、可行。倡议事项简单的，可紧接倡议目的写；倡议事项多的，可分条列写。
建议书主要是直接交给领导者，一般不公开张贴或发表。
一般由标题、称谓、正文、致敬语、落款、时间构成。
１．标题 几种写法：a．“建议”或“建议书” b．事由＋文种
２．正文
（1） 建议原由－－陈述存在问题，作为提出改进的建议的背景，同时也作为提出建议的理由。
（2） 建议事项－－针对上面陈述的存在问题，提出有针对性的改进建议。
（3） 结束语－－用于表示谦恭。常用“以上建议恭请考虑”等等。
２． 呈交领导的建议书一般有致敬语。
（一）信瓢格式
一般由信头、信启、称谓、正文、署名等项构成。
１．信头－－首页信纸右上角所写发信人所在单位名称、通信地址和写信日期。
* 外国人看信不习惯保留信封，设信头方便回信。
* 在英文中，信头三项内容的顺序：
单位名称、地址：由小到大（部门名→单位名→省市名→国名）
时间：英：日→月→年 美：月→日→年
２．信启－－位于信头下左上方位置（称呼之上）书写收信人地址、单位名称、姓名、职衔或职务。
书写顺序：收信人姓名、职务、单位名称、地址（由小至大）。
△ 信头和信启位置，除右、左、上、下位置固定外，有时可通过空行或间隔线的方式将信头和信启明显间隔开来。
３．称谓 外国人的称谓习惯：
（1）在称谓前冠以“亲爱的”（Dear）
（2）只称姓不写名
（3）收信人性别、婚姻状况不同，称法也不同(详见教材Ｐ379)
４．正文
在正文的最后通常写上表示请对方复信的语句，有时可用表示祝愿的语句作结。（属“结束套语”）
正文的形式：“一段一事”，电脑打印的行款格式，按国际通例，凡提行处均顶格
5．署名
外国人署名习惯写上表示对对方敬意的客套语，如“你的忠诚的”等，
如用电脑打印姓名，应在客套语与姓名（或职务、职衔）之间留出手书签名的位置。
（二）信封
主要写清三项内容：
１．发信人姓名、地址，位于信封左上角
２．收信人姓名、地址，位于信封右下角
３．邮寄方式或类别（如AIR MAIL 航空）,位于邮票下方。
注意：地址写法也是由小至大。
经济文书
１．当事人至少有一方是法人。
法人：具有民事权利能力和民事行为能力，依法独立享有民事权利和承担民事义务的组织。它必须具备四个要件：(1)依法成立 (2)有必要的财产或经费 (3)有自己的名称、组织机构和场所 (4)能独立承担民事责任。
民事：与民法有关的。（《现代汉语词典》）民事关系包括财产关系和人身关系。
财产关系指人们在物质资料的生产、分配、交换和消费过程中形成的经济关系。财产关系的内容十分广泛，民法只调整其中的财产所有关系和交换关系。即民法中的所有权关系和债合同关系。人身关系指与民法主体不可分离而又不具有直接经济内容的社会关系，即民法主体因维护其主体资格及特殊身份而发生的社会关系。在民法上表现为姓名权、名誉权、著作权、发明权。——游国经、张尚仁主编《政府职能、结构与运作》，人民日报出版社1996年1月版，P203
关于经济合同主体的规定有三次变化：法人——有一方为法人——不要求一定要有法人
*《中华人民共和国经济合同法》（一九八一年十二月十三日第五届全国人民代表大会第四次会议通过，1982年7月1日起实施）：
第二条 经济合同是法人之间为实现一定的经济目的，明确相互权利义务关系的协议。
（《中华人民共和国经济合同法》 第十七条 购销合同——第二十六条科技协作合同）
*《中华人民共和国经济合同法》（一九八一年十二月十三日第五届全国人民代表大会第四次会议通过并于1982年7月1日起实施，1993年9月2日八届人大修改）：
第二条 本法适用于平等民事主体的法人、其他经济组织、个体工商户、农村承包经营户相互之间，为实现一定的经济目的，明确相互权利义务关系而订立的合同。
*《中华人民共和国合同法》（一九九九年三月十五日第九届全国人民代表大会第二次会议通过）：
第二条 本法所称合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。
第四百二十八条（即“附则） 本法自1999年10月1日起施行，《中华人民共和国经济合同法》、《中华人民共和国涉外经济合同法》、《中华人民共和国技术合同法》同时废止。
（《中华人民共和国合同法》分则部分包括：第九章 买卖合同——第二十三章居间合同）
２．条款有规定
《经济合同法》第十二条规定，经济合同应具备以下主要条款：（１）当事人的名称、处所，（２）标的，（３）数量和质量，（４）价款或酬金，（５）履行的期限、地点和方式，（６）违约责任，（７）依法律规定或按合同性质必须具备的条款，（８）当事人一方要求必须规定的条款（详见Ｐ388）
*《中华人民共和国经济合同法》（一九八一年十二月十三日第五届全国人民代表大会第四次会议通过）：
第十二条 经济合同应具备以下主要条款：一、标的，；二、数量和质量；三、价款或者酬金；四、履行的期限、地点和方式；五、违约责任。根据法律规定或按合同性质必须具备的条款，以及当事人一方要求必须规定的条款，也是经济合同的主要条款。
*《中华人民共和国合同法》（一九九九年三月十五日第九届全国人民代表大会第二次会议通过）：
第十二条 合同的内容由当事人约定，一般包括以下条款：（一）当事人的名称或者姓名和处所；（二）标的；（三）数量；（四）质量；（五）价款或者报酬；（六）履行的期限、地点和方式；（七）违约责任；（八）解决争议的方法。 当事人可以参照各类合同的示范文本订立合同。
* 质量指标的的型号、成分、效用、精度、纯度等。
* 以货物、工程为标的的称为价款，以劳务为标的的称为报酬。
３．平等互利、协商一致、等价有偿。（原则）
４．签订程序化
（1）程序：要约－－>承诺
（2）要约包括三项内容：a．表示希望与对方订立经济合同，b. 明确提出合同的主要条款，c. 指明要求答复的期限
５．格式逐步趋向统一化
各类经济合同有标准文书格式。（国家工商行政管理部门已陆续发布了一些统一的经济合同示范文本）
格式：标题、首部、正文、尾部。
１．标题：合同内容＋“合同”
２．首部：包括两项内容：
(1)立合同人名称及简称 （ a.所谓“简称”实际上是当事人的代称，b.每一方只用一个简称，例如在购销合同中对供应方可用“甲方”或“供方”作为简称，但不能既称“甲方”又称“供方”：c.正文中应使用简称代替当事人全称）
(2)合同编号、签订地点、时间 此三项分三行排列，位于与“立合同人”平行的右边位置。
按：教材提出经济合同首部包括三项内容。其中第三项为“开头套语”，写明签订合同的依据及“经协商一致,签订本合同以资共同恪守”等语。此项实际上属于正文中的前言部分
３．正文
（１）前言（即教材所谓“开头套语”）
写明签订合同的依据及“经协商一致，签订本合同以资共同遵守”等语。合同书中不一定有前言部分。
（２）主文（教材称“正文”）
写明经济合同主要条款，明确各方的权利义务。
经济合同主要条款的书面形式：一般用条文式或条文与表格结合式。可以当事人为单位分述各方权利义务（即按甲方/乙方安排）或以条款为单位分述。
（３）结尾
写明合同份数、由哪几方保存、何时生效、终止期限等项
４．尾部：包括以下部分或全部内容：
(1)署名、署时及盖章
A．各方当事人签名盖章（若当事人不是个人而是一个单位时，除盖公章外还要有代表人的签名盖章），日期（在首部已写明的，此处可不写）；
B．公证机关及公证员署名、署时及盖章（经公证处公证的合同）。
(2)其他：
A．各方当事人的地址、邮编及电话号码、电报挂号等；
B．银行帐号、开户银行（货款或酬金通过银行转帐、托收的经济合同）
经济预测报告－－运用经济预测手段，对某一经济活动的未来状况和趋势作出预测的书面报告。
１．预测性——以预测理由、预测结论、预测建议为主要内容。
２．或然性——经济形势千变万化，决定了市场预测准确性的有限性和相对性。
３．陈述性——不属论文体裁，不作抽象的推理论证。用于预测的根据，是陈述历史情况和现状，陈述数据和百分比等，以充分的事实作为预测推理的客观依据。
４．时效性——“预测”是在事实未发生前，事实发生后即不属预测。
“经济活动分析报告是对经济活动开展分析，作出客观评价，找出规律性，分析成败原因，提出建议措施，为科学指导和组织经济活动提供分析依据而写的书面报告”。
１．分析性
经济活动分析报告以分析经济活动（过去的或正在进行的）为写作目的和任务。对已然的经济活动作出及时的评价，可以不涉及预测意见。
经济预测报告着重于预测、展望，其中也有分析，但分析的最终目的是预测。
２．客观性
经济活动分析，是一种客观的统计分析、量性分析，它根据计划指标、会计核算、统计资料、业务结算或通过调查掌握第一手经济活动反馈资料等来反映经济活动分析，较少主观分析成分。
经济活动分析报告还十分注重准确真实，十分注重数据，注重统计，注重核算，注重指数及经济变化因素的客观分析。
指数：1．表示一个数自乘若干次的数字，记在数的右上角上。例如：32；2．某一经济现象在某时期内的数值和同一现象在另一个作为比较标准的时期内的数值的比数。指数表明经济现象变动的程度，如生产指数．物价指数、劳动生产率指数。此外，说明地区差异或计划完成情况的比数也叫指数。
１．使用的程序性 （Ｐ446-447）
２．格式的规范性——各种司法文书已基本格式化。如文种的使用：
仲裁申请书——经济合同当事人向有管辖权的仲裁机关提出解决经济实体的权利争议。
起诉状－－用于向法院提起诉讼，一审判决前用，可引起一审判决
上诉状－－向原审法院的上一级人民法院提起诉讼，对一审判决不服时使用（即一审判决后用）
申诉状——向原审法院或上级法院提出（二审判决后用）
３．内容的依据性
经济司法文书的内容，完全依据有关的经济法律条文议事处事，依据确凿真实的事实陈述道理。（以法律为根据，以事实为准绳）
起诉状－－用于向法院提起诉讼，一审判决前用，可引起一审判决
起诉状由标题、首部、正文、尾部四大部分构成。
１．标题：案件性质（民事、刑事、经济纠纷）＋“起诉状”
２．首部：
(1)原告人基本情况（自然人：姓名、性别、年龄、民族、籍贯、职业、住址共七项；法人或其他组织：单位或组织的名称、地址、法人代表的姓名及职务）原告有委托诉讼代理人的，应写出其姓名、职业、工作单位等。
(2)被告人基本情况（同上）
* 被告有委托诉讼代理人的，应写出其姓名、职业、工作单位等。
(3)案由－－指起诉争议的实质。高度概括诉讼的焦点，如“产权纠纷”、“商标纠纷”等。
３．正文：由两项内容构成
(1)请求事项－－请求人民法院依法解决的具体问题。
(2)事实和理由－－“事实”指案件事实； “理由”部分写出起诉的合理性、合法性 。
“事实和理由”部分关键要写好“事实、证据、理由、法律条文”四要素。“以事实为根据，以法律为准绳”。
４．尾部——包括“此致”（教材称为“致敬语”，不妥）、法院名称、署名、署时、附件标注。
(1)送达人民法院名称：正文后另起一行低两格写“此致”二字。再提行顶格写受理法院的名称。
注意：“对象要适宜”：如，起诉状要严格按法律程序规定呈送。原则上一审案件一般由基层人民法院管辖。对重大涉外案件和在本辖区有重大影响的案件，由中级人民法院管辖。 “原告就被告”原则（这是民事诉讼中“一般地域管辖”上适用的原则，即民事诉讼一般由被告所在地人民法院管辖）详见教材Ｐ457
(2)署名
(3)署时
(4)附件标注：在署时下行左方写明①起诉状副本的份数； ②物证件数和书证件数。
在诉讼中，被告人对原告人的起诉或被上诉人对上诉人的上诉的答复和辩解的司法文书叫答辩状。包括标题、首部、正文、尾部。
１．标题：由答辩性质、答辩程序＋“答辩状”。如：“民事答辩状”、“民事上诉答辩状”
２．首部：包括：
(1)答辩人基本情况
自然人：姓名、性别、年龄、民族、籍贯、职业、地址七项。
单 位：单位名称、地址，法定代表人姓名、职务。
* 有代理人的另行写出代理人姓名、工作单位、职务。
（不用写原告或上诉人的情况）
(2)案由－－写明何因答辩。有特定的语言表达模式 。一般写作：“因 ××××××一案，现提出答辩如下”或“贵法院×年×月×日第×号起诉副本通知书及起诉状副本收到。现答辩如下”或“上诉人因××××一案，不服××人民法院×年×月×日第×号判决(或裁定)而提出上诉,我作为被上诉人,现答辩如下”（见Ｐ455）
３．正文：包括
(1)答辩理由
多用于反驳原告或上诉人的诉讼或上诉请求。一般是分项写，逐项加以反驳。
(2)答辩请求－－提出对解决纠纷的意见和要求，还可以同时对此案提出反诉要求。
４．尾部：
(1)受理法院名称 正文后另起一行低两格写“此致”二字，再提行顶格写送达人民法院的名称
(2)署名
(3)署时
(4)附件标注：注明物证、书证件数。
１．科学性——真实、实事求是、恰如其分、不造假。
２．说明性——以说明为主要表达方式，不议论，不抒情。
３．简明性——语言浅显易懂，尽量少用或不用专业术语。简洁明快，简明扼要。
⊿ 简评例文一《鹿王羊绒衫系列制品消费说明书》
教材认为“从商品说明书的写作论，这是一篇写得好的商品说明书”、 “条理清晰”、“用语简洁准确、明白易懂”，其实不然：
A．标题方面——该说明书的标题拟得有些不伦不类。从内容看，属使用（包括保养）说明。
“消费——用物质资料满足人们生产和生活的需要。是社会再生产过程的一个环节。分为生产消费与非生产性消费。”（陈绂、聂鸿音主编《当代汉语词典》，北京师范大学出版社1993年12月第1版 P1170）。
“消费——为了生产和生活需要而消耗物质财富”（《现代汉语词典》P1250）
“消费——指使用物质资料以满足人们物质和文化生活需要。消费在广泛的意义上还包括属于生产本身的生产消费。”（《辞海》缩印本P938）
B．内容上
（A）重复累赘。例如：在“羊绒制品的保养”之二已指出“装袋后保存，不与其他衣类混装一袋”，而后面（第三条）又说“不使用时不要与其他类衣服混放，装袋保存”，后面这条虽是针对“羊绒大衣和羊绒毯”而言，但第二条是就羊绒制品而言，已包括“羊绒大衣和羊绒毯”在内。
（B）前后缺乏照应。如：前面说的是“因而羊绒制品的穿着、洗涤和保养对于每一位羊绒衫拥有者来说是非常重要的”，而后面还提到羊绒大衣和羊绒毯的洗涤和保养。拥有羊绒衫并不等于也拥有羊绒大衣和羊绒毯。因此，“羊绒衫拥有者”应改为“羊绒制品拥有者”。
（C）材料归类不当（并非如教材所说的“条理清晰”），如：“羊绒大衣和羊绒毯则宜干洗”一项，本应放到“羊绒制品的洗涤”，却放到“羊绒制品的保养”方面去说。
（D）有些应说的没有说。例如，羊绒制品有哪些？又如，“羊绒衫穿着时注意间歇期，以防羊绒制品的疲劳和静电”——间歇期如何安排？没有说。
C．语言使用上的毛病：
（A）文句不通顺。如：
本羊绒系列产品，……曾获“中国市场抽验优质产品”（缺少宾语，应补上“称号”二字）、……“95-97免检产品企业”（“产品”获“企业”，主宾不合）
“羊绒制品的穿着”、“穿着羊绒制品时注意”——从文中所述来看，羊绒制品包括羊绒衫、羊绒大衣和羊绒毯。羊绒衫、羊绒大衣可以“穿着”，而羊绒毯则不宜“穿着”。
在“羊绒大衣和羊绒毯则宜干洗”的前面没有说其他羊绒制品可以不用干洗，读起来显得有些突然。因为“则”字有转折的意味。
（B）语言不简洁。例如：
“羊绒衫在不穿着时切忌悬挂”——穿着时不可能悬挂。可删去“在不穿着时”。
“不使用时不要与其他类衣服混放”——使用时不存在“与其他类衣服混放”的问题。可删去“不使用时”。
“将去完油污的羊绒衫放到温度（不超过300C）并加有适量毛织物专有洗涤的水中”— ——“温度”和括号都可以去掉。
一般由标题、正文、尾部（教材称“结尾”。按，结尾属正文的一部分）三部分构成。
１．标题 有几种写法：
①商品名称
②商品名称＋“介绍”
③商品名称＋角度（如“使用”、“安装”等）＋“说明书”
２．正文：
正文的书面表现形式（教材称“内容结构的方式”）有几种：
(1)一段式
(2)多段式
(3)项目式
(4)分条列项式
３．尾部：
可写明批准文号，生产单位及经销单位的名称、地址、邮编、电话、电报挂号等。
【说明】
本讲义在韶关市广播电视大学01级法律专科班，00级、01级计算机应用专科班用上使用（2003年3月25日~6月24日）。配套教材：诸孝正、陈妙云编著 《应用写作》（“广东省自学考试委员会组编本”广东高等教育出版社1998年4月出版）
如何看待“应用写作”
电大行政管理《公文写作》没有作业吗?
各种应用文体的写作
古代有应用写作吗？
谁帮我学习电大数学应用（本科）数学分析和高等代数教材？
谁能找到“单片机原理与应用”的讲义
《应用写作教程》有何用处
bolg在写作教学中的应用
寻有关网络应用写作的资料
应用与写作是指什么啊
结合实际谈谈应用写作的重要性
应用写作的总结怎么写
2006新东方黄培辰写作的电子讲义在哪里能免费下到啊？
请问（内经讲义）在哪下载？
电大会计专科《统计学原理》《邓论》《经济应用文写作》考试复习资料
怎样才能提高英语写作水平，还有标点符号的应用呢？
应用写作与一般作文的语言有何不同？
急寻<应用写作>的资料!!
有没有<应用写作>的视频学习软件?
怎样才能将<应用写作>课程上得生动?
谁有商务应用写作试题？我想看哈题型
急！！！！谁知道修辞“通感”在写作中的应用？？谢谢！！
类比的写作手法在诗歌中有应用吗？
有谁知道什么地方有<应用写作>的视频资料吗?我想通过电脑学习应用写作.