偶看新闻刘长银的儿女:高校学生事务管理信息化浅析——以吉林大学为例 - 学生工作研究
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高校学生事务管理信息化浅析——以吉林大学为例
2009-11-27 9:16:44 来源: 原创 作者:马景惠 录入：xsgzyj 访问：点击：282 次 次 被顶：2 次 字号：【大 中 小】
核心提示：高校学生事务管理信息化浅析——以吉林大学为例马景惠行政学院【摘 要】随着社会经济的发展，我国很多高校提出了数字校园的建设构想，学生事务管理信息化是其中的重要内容。笔者以吉林大学为例试图说明学生事务管理信息化的基本模式，然后着重阐释在信息技术...
高校学生事务管理信息化浅析
——以吉林大学为例
马景惠
行政学院
【摘 要】随着社会经济的发展，我国很多高校提出了数字校园的建设构想，学生事务管理信息化是其中的重要内容。笔者以吉林大学为例试图说明学生事务管理信息化的基本模式，然后着重阐释在信息技术基础上，学生事务管理进行的新突破以及在其改进完善过程中出现的新趋向。
【关键词】学生事务管理 信息技术 新突破 新趋向
高校学生事务，在当今的美国高等教育领域，学术事务(academic affairs)和学生事务(student affairs)是一组相对的概念。一般认为，学术事务通常涉及学生“学习”、“课程”、“教室”和“认知发展”等，而学生事务则涉及“课外”、“学生活动”、“住宿生活”、“感情或个人问题”等[1]。“学生事务管理(student affairs administration or practice)一般被理解为这一职业领域的总称”[2]。中国学者对此也有所研究。方巍认为:“学生事务，指的是学生非学术性活动或课外活动”，陈玉琨认为，“学生事务管理既指对学生的有组织的服务工作，也包括对这些学生的看法”。
借鉴其他学者观点与自身的实践，我们倾向于把学生事务理解为有关于对学生的管理与服务的工作。
信息化是指培养、发展以计算机为主的智能化工具为代表的新生产力，并使之造福于社会的历史过程。（智能化工具又称信息化的生产工具。它一般必须具备信息获取、信息传递、信息处理、信息再生、信息利用的功能。）与智能化工具相适应的生产力，称为信息化生产力。智能化生产工具与过去生产力中的生产工具不一样的是，它不是一件孤立分散的东西，而是一个具有庞大规模的、自上而下的、有组织的信息网络体系。这种网络性生产工具将改变人们的生产方式、工作方式、学习方式、交往方式、生活方式、思维方式等，将使人类社会发生极其深刻的变化。
高校信息化是指随着现代信息技术的发展，高等院校根据自身发展的需要，采用先进的信息技术来构建数字化校园，从而提高管理效率、强化教学质量、促进科研教研、提升服务水平。以高性能校园网为基础，实现教务管理、教学资源管理、科研管理、后勤与服务管理的全面整合，实现信息化增值服务。学生事务管理的信息化很大程度上与之相关。
学生事务管理(student affairs administration or practice)是高校学生工作的基础，高校学生工作信息化已经成为先进高校学生事务管理工作体系中不可或缺的一部分。
在此我们以吉林大学为例对学生事务管理信息化进行一定的阐述。
一、吉林大学事务管理的信息化
吉林大学校园网始建于1995年，经过10年多的建设，不断完善和发展。特别是2000年6月，吉林大学与原吉林工业大学、原白求恩医科大学、原长春科技大学、原长春邮电学院共五校合并成立新的吉林大学之后，吉林大学五个校区的计算机网络通过整合、互连、升级和建设，已经成为国内覆盖面积最大的校园计算机网络。
吉林大学校园网是多层次的树型结构。2001年在长春市内各个方位的前卫南区、前卫北区、南岭校区、新民校区、朝阳校区、南湖校区局域网络，通过光纤线路互连在一起，形成校园网主干。目前双千兆骨干网络覆盖了九大校区，连接了全部办公楼、绝大部分学生宿舍楼和教职工住宅。已入网楼宇合计499栋。其中，主要大楼千兆连接到校区主节点，其它楼宇百兆上连。六万名学生所在的宿舍楼和上万名教职工所在住宅楼，已经具备了入网的条件，为学生、教师的网上的学习、交流和研究活动提供了便利。
在网络硬件环境逐步建设、发展的同时，越来越多的网络应用在实现。网络中心50多台服务器以及学校各部门20多台服务器共同提供形式多样的服务。包括www、文件下载、电子邮件、代理服务、虚拟主机、个人主页、bbs、论坛、视频点播、电视转播、证券行情、网络会议，以及教学管理系统、财务管理系统、图书馆书目查询系统、科技文献全文检索系统等等都相继投入使用。现在师生可以在校园网上通过教学管理系统选课、查询成绩；通过财务管理系统查询经费和工资情况；通过校内办公系统查询最新的文件和会议情况；通过网上数字化图书馆查询科技文献和馆藏书目；可以通过就业网帮助找工作，通过供求信息网寻找家教、购销等各种信息，通过个人主页宣传自己的特点和风采等等。其中特别说明的是，2千兆的校园网主干线路，以及主干设备和服务器的强大的数据处理能力，为向数千台计算机同时提供视频多媒体服务提供了硬件保证。
二、基于信息技术实现的新突破
依托信息技术这一平台，学生事务管理主要实现了以下五个方面的突破，从中可以看出学生事务管理信息化的重要作用与意义。
（一）学生事务管理与信息数字化，即将学生工作的信息以数字化形式加以整理、归纳、运用和共享。信息数字化包括信息采集，加工，传递与交流，使用和存储这几个步骤。
1.管理信息的收集。管理信息的采集、识别是信息化管理的基础。管理信息的来源主要有两个方面:一是来自管理环境，即获取本系统外部各种有用的管理信息。外部信息是反映学校外部环境变化的信息。二是来自管理系统自身，即收集本系统内部管理活动的信息资源。具体说，高校管理的信息来源主要有五类:
第一类是上级教育行政部门下发的文件指示等；
第二类是学校内部管理活动中产生的过程信息、状态信息；
第三类是国内外高校之间相互交流的信息；
第四类是根据管理工作需要，进行专题调查研究，有目的获取的信息；
第五类是档案管理信息。
2.管理信息的加工。由于来自各种渠道的管理信息复杂多样，只有把握其内在关联，区别轻重缓急，才能发挥信息在高校管理中的作用。管理信息的加工是信息化管理的核心内容。因此，要善于运用科学的方法对原始信息进行筛选、分类、排序、比较和综合分析，作出价值判断，使之系统化、条理化。
3.管理信息的传递与交流。其中，包括了全校性各层次之间的纵向沟通，如从校、系(处)、教研室(科)直到教职工和学生之间的沟通，以及各部门、各层次之间的横向沟通。为了保持学校内部信息渠道的畅通，尽量减少信息在传递、交流中的失真，应在保证信息准确的前提下，减少中间环节，加快信息的传递速度。各部门、单位的业务范围要划分清楚，职责要明确。信息沟通的形式要规范，包括媒体、表达方式、内容的详略、解释权归属等，以避免信息的杂乱、含糊不清、误导等。要健全信息传递交流的反馈机制，建立信息传递交流规程。
4.管理信息的使用。管理信息的使用是信息化管理的关键。管理信息的重要作用在于它的使用能转化为现实的管理成果和效益。首先，管理信息是为各级领导在管理过程中的决策服务的。科学的决策必须以全面反映客观过程的信息为依据。其次，管理信息为组织和控制管理过程提供依据和手段。整个管理过程在一定意义上就是信息从输入到输出，经过反馈再次重新输入的过程，这个循环过程的每个阶段都离不开信息的处理与反馈。第三，管理信息为沟通高校管理系统各方面联系充当脉络和纽带。无论什么样的管理系统，其各方面的关系都必须借助于管理信息这一“神经系统”来沟通，才能保证各层次、各单位的管理活动协调一致。
5.管理信息的储存。为了有利于管理信息的长期使用、反复使用、多用途使用和对信息的检验，对于暂时不用的管理信息应该把它们储存起来，建立信息资料库，这是信息管理中一项重要的基础工作。凡能建成电子档案的要按电子档案要求建档；凡可以公开的管理信息，要放到网上，便于使用时查询。
高校中最重要的信息应是管理对象的信息。关于学生信息收集的阶段主要集中在招生，新生入学，阶段性的评估等。收集了大量有效信息后的关键步骤是信息的整理归纳，这直接影响着信息的可利用度。整理归纳主要是对原始信息进行筛选、分类、排序、比较和综合分析，作出价值判断，使之系统化、条理化。要注重系统内各类信息系统内与系统外信息的结合交互，例如校际间的学生交流，就需要学生信息和其他学校信息的结合等。信息的交流和使用主要依靠校园网上的相关版块，这是信息向教师和学生公开和发布的重要途径。无论信息的归纳整理还是共享利用都需要管理者和技术人员的沟通，建立起合理的数据库。
（二）学生事务管理与流程网络化，即基于信息化管理平台的学生工作运行机制。
一个组织的活动总是在一定的目标指引下由诸多流程组成，学校管理活动离不开对流程进行设计。用流程再造理论改革学校管理，可以提高管理效益和师生的满意度，降低了管理成本，使得教学科研等核心工作运转更加流畅。从高校管理流程再造的角度，探讨提高高校管理水平的基本思路，是一个重要的视角。
高校流程的再造要从以往我们关注不够的成本、质量、服务和速度等方面入手，简化和集成管理流程，提高管理效率，降低管理成本。流程网络化则要求建立扁平化的组织结构，建立基于现代技术的网络化的协同管理平台，树立需求意识和服务意识，进行科学化管理，注重监督反馈，并通过一站式服务完善学生事务管理，其信息化将产生巨大作用与效果。
同时，信息化方便了学生的参与及发挥其作用。高校管理工作，一方面，为了提高办事效率，应简化流程。另一方面，为了强化民主管理和监督制约机制，完善流程，而流程网络化为这提供了条件，有助于更好地管理学生事务。流程保证了学生的监督与反馈，有利于学生事务管理的及时化和有效化。所以，学生事务管理信息化的相关流程网络化，它有重要的作用，它不仅完善了学校的管理流程，使之简化，方便管理，而且更好地有利于双向互动。
（三）学生事务管理与办公自动化，即依托信息技术实现学生工作的无纸（笔）化办公。
办公自动化（Office Automation，简称OA）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，是当前新技术革命中一个非常活跃和具有很强生命力的技术应用领域，是信息化社会的产物。
高校学生事务管理信息化通过办公自动化可以有很多功能，产生巨大的作用。其建立了内部的信息发布及通信平台建立信息发布的平台。在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如电子公告、电子论坛、电子刊物，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在学生之间得到广泛的传播，使其能够了解各种发展动态。建立内部的邮件系统，使通信和信息交流快捷通畅。同时，它实现文档管理的自动化。可使各类文档（包括各种文件、知识、信息）能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。办公自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享。有助于学生的管理工作。同时它又辅助了办公。其牵涉的内容比较多，如会议管理、图书管理等日常工作，不仅方便了学生，也方便了高校对同学的管理。另外，它实现分布式办公，分散了人流，使学生更好地得到服务，也有助于高校的办公。
可见，通过学生事务管理信息化的办公自动化，使学生工作的无纸（笔）化办公产生了重要作用，具有重大意义。
（四）学生事务管理与沟通交互化，即依托信息技术实现各主体之间的交互性沟通模式，增强沟通的实时性和有效度。
我们要改变我们的工作方式，从传统向现代化转变，建立一套行之有效的管理信息系统，把学生工作者从表面性、事物性、体力劳动的工作中解脱出来，把精力放在研究一些学生工作规律、学生工作经验教训、当代大学生的特点、思想动态等问题上来，以增强学生工作的预见性、系统性，提高学生工作效率。而信息技术则是实现这一转变的手段和关键。
在学生信息管理系统中，每个学生都以学号为独立的用户帐号，可在线获取通知，填报资料并能实现学生之间和学生与职能部门的沟通。各职能部门都有信息发布平台，可选择对象发布信息。
学生管理信息系统中沟通方式的创新，实现了教育的针对性和实效性，为学生的教育活动创造了一个空间和载体，使受教育者轻松的氛围中接受熏陶。同时，在虚拟的网络空间，也避免了某些面对面教育的尴尬，使学生有取舍地随心所欲地浏览需要的知识。通过与学生的交流，能够尽快掌握学生思想动态的第一手资料，从而有针对性地开展教育活动。
（五）学生事务管理与引导个性化，即依托信息技术实现对学生成长成才的个性化引导。
随着社会主义市场经济体制的完善和现代科技的迅速发展，学生的结构日益复杂，大学生的主体意识迅速觉醒，每个人都有自主全面发展的愿望。大学生在学习、生活中日益突出个性化，选择不同的学习、生活方式，表现出多层次的需求。因此，学生事务管理不能停留在人事管理阶段，而是要强化服务意识，以学生为本，仔细研究学生个体，对不同的学生提供不同形式的服务，在服务中实现引导，在满足学生需求的同时实现教育目标。
如基于网络建立的院系学生工作绩效考评系统，引入学生评价成分，发扬民主，使院系学生工作通过考评提高对学生个性化引导和管理服务的水平和效能。
在学生信息管理系统中建有学生个性档案汇总子系统。该子系统主要为了适应教育产业化的要求，满足用人单位对毕业生查阅个性档案的需要，向外界有选择地提供学生的详尽信息，同时这也是引导学生发展的重要依据。
信息技术的运用不仅实现了管理者的个性化引导，学生自己也可以依据这一平台对自身进行有效的评估和引导。如在学生工作中设有心理健康板块，其中包含了心理测试与分析，经过学生自己测试就可以对自己作出一定的评估从而更好地了解发展自己。
三、学生事务管理的新趋向
从学生事务管理的改进完善中，我们也能看到信息技术进入校园为学生事务管理带来的几个新趋势新动向。
（一）人本化管理，即以人为本，以学生为本的管理。学生是学校的主体， 因而人性化服务、人本管理的理念应贯穿学生工作的始终，贯穿学校各职能部门。总体说来，“以学生为本”应包含以下三层基本涵义:它是对学生在接受高等教育过程中的主体作用与地位的肯定；它是一种价值取向，即强调尊重学生、解放学生、依靠学生、为了学生和塑造学生；它是一种思维方式，就是在分析、思考和解决问题时既要坚持运用历史的尺度，又要确立人的尺度，要关注学生的日常生活世界和精神世界，要关注学生的思想、生活、学习和发展，要关注学生的共性与个性、普遍性与特殊性，要养成学生的自主意识,包括自主的权利意识和自主的责任意识。
学生是事务管理的对象和目的，信息的收集加工利用是以学生为依据和目的收集的。网络的流程化和办公的自动化是从提高效率效益角度出发的，沟通交互化和引导个性化都是为了学生个体的良好发展。可以说这一切都是对学生地位的肯定，在管理中尊重学生，依靠学生和塑造学生，在普遍性和特殊性中取得最好的平衡。总之，“以学生为本”的高校学生事务管理理念，既是传统人本教育思想的升华，也是现代素质教育的核心。而信息技术则为人本化管理提供了良好平台。
（二）法治化管理，即对管理的规章制度的指定有学生参与，结果由学生知晓，执行由学生监督。高校学生管理制度要广泛吸纳学生，要拓展规章制度等高校内部自治规则制定过程中的学生参与渠道，特别是在高校广泛实施并与大学生切身利益密切相关的规定必须征求学生意见，在颁布生效前予以公示，让受其调整指引的大学生充分了解管理规章的内容和效力取向。要完善学生管理工作的法律监督机制，自觉主动地将学生管理规范性文件及学生管理职能部门的管理工作和活动置于监督之下。要实行学生管理工作公开，将涉及学生切身利益事务的办事规则程序及监督途径公布于众。做好行政复议工作，注重学生的申诉权利。学校对申诉程序的重视体现了学校维护学生权利以及希望得到最公正的结果这样一个理念。
信息技术增加了管理工作的透明度，实现了民主和公开。平等和公开是网络的固有特性，利用网络，为全体学生提供一个查询、参与、监督的平台。而这也是法制化管理的基本要求。
（三）对危机应对能力加强，即在危机预防，危机干预，危机修复的各阶段减少危机的影响，降低应对成本。
对危机的定义，学术界一直没有一个统一的结论，但从高校管理的角度理解高校危机，国内外学者有着较相似的认识，即都认为凡是发生在高校校园内或与高校成员有关的，在事先未预警的情况下突然爆发的，可能严重威胁到高校的正常教育秩序，并可能带来其他不良后果的事件，包括对高校成员造成不安与伤害、对高校的教学设施造成破坏以及形象声誉带来损害等，而以高校现有的人力与资源难以立即有效解决的,均称之为高校危机。
在整个危机应对过程中，对数字化信息的提炼分析，对危机信息进行预测公布，危机应对小组之间的沟通以及危机过后的信息总结存储都体现了信息化的重要性，也正因为高校学生事务管理的信息化使危机应对能力得以大大加强。
总之，随着计算机技术的发展，计算机网络已成为信息时代的命脉，高等院校的管理也应从传统的方式走出来，在学生事务管理中实现信息数字化，流程网络化，办公自动化，沟通交互化，引导个性化，并以此促进管理服务质量水平的提高，培养出高素质的大学生，贡献于社会。
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2009-11-27 9:16:44 来源: 原创 作者:马景惠 录入：xsgzyj 访问：点击：282 次 次 被顶：2 次 字号：【大 中 小】
核心提示：高校学生事务管理信息化浅析——以吉林大学为例马景惠行政学院【摘 要】随着社会经济的发展，我国很多高校提出了数字校园的建设构想，学生事务管理信息化是其中的重要内容。笔者以吉林大学为例试图说明学生事务管理信息化的基本模式，然后着重阐释在信息技术...
高校学生事务管理信息化浅析
——以吉林大学为例
马景惠
行政学院
【摘 要】随着社会经济的发展，我国很多高校提出了数字校园的建设构想，学生事务管理信息化是其中的重要内容。笔者以吉林大学为例试图说明学生事务管理信息化的基本模式，然后着重阐释在信息技术基础上，学生事务管理进行的新突破以及在其改进完善过程中出现的新趋向。
【关键词】学生事务管理 信息技术 新突破 新趋向
高校学生事务，在当今的美国高等教育领域，学术事务(academic affairs)和学生事务(student affairs)是一组相对的概念。一般认为，学术事务通常涉及学生“学习”、“课程”、“教室”和“认知发展”等，而学生事务则涉及“课外”、“学生活动”、“住宿生活”、“感情或个人问题”等[1]。“学生事务管理(student affairs administration or practice)一般被理解为这一职业领域的总称”[2]。中国学者对此也有所研究。方巍认为:“学生事务，指的是学生非学术性活动或课外活动”，陈玉琨认为，“学生事务管理既指对学生的有组织的服务工作，也包括对这些学生的看法”。
借鉴其他学者观点与自身的实践，我们倾向于把学生事务理解为有关于对学生的管理与服务的工作。
信息化是指培养、发展以计算机为主的智能化工具为代表的新生产力，并使之造福于社会的历史过程。（智能化工具又称信息化的生产工具。它一般必须具备信息获取、信息传递、信息处理、信息再生、信息利用的功能。）与智能化工具相适应的生产力，称为信息化生产力。智能化生产工具与过去生产力中的生产工具不一样的是，它不是一件孤立分散的东西，而是一个具有庞大规模的、自上而下的、有组织的信息网络体系。这种网络性生产工具将改变人们的生产方式、工作方式、学习方式、交往方式、生活方式、思维方式等，将使人类社会发生极其深刻的变化。
高校信息化是指随着现代信息技术的发展，高等院校根据自身发展的需要，采用先进的信息技术来构建数字化校园，从而提高管理效率、强化教学质量、促进科研教研、提升服务水平。以高性能校园网为基础，实现教务管理、教学资源管理、科研管理、后勤与服务管理的全面整合，实现信息化增值服务。学生事务管理的信息化很大程度上与之相关。
学生事务管理(student affairs administration or practice)是高校学生工作的基础，高校学生工作信息化已经成为先进高校学生事务管理工作体系中不可或缺的一部分。
在此我们以吉林大学为例对学生事务管理信息化进行一定的阐述。
一、吉林大学事务管理的信息化
吉林大学校园网始建于1995年，经过10年多的建设，不断完善和发展。特别是2000年6月，吉林大学与原吉林工业大学、原白求恩医科大学、原长春科技大学、原长春邮电学院共五校合并成立新的吉林大学之后，吉林大学五个校区的计算机网络通过整合、互连、升级和建设，已经成为国内覆盖面积最大的校园计算机网络。
吉林大学校园网是多层次的树型结构。2001年在长春市内各个方位的前卫南区、前卫北区、南岭校区、新民校区、朝阳校区、南湖校区局域网络，通过光纤线路互连在一起，形成校园网主干。目前双千兆骨干网络覆盖了九大校区，连接了全部办公楼、绝大部分学生宿舍楼和教职工住宅。已入网楼宇合计499栋。其中，主要大楼千兆连接到校区主节点，其它楼宇百兆上连。六万名学生所在的宿舍楼和上万名教职工所在住宅楼，已经具备了入网的条件，为学生、教师的网上的学习、交流和研究活动提供了便利。
在网络硬件环境逐步建设、发展的同时，越来越多的网络应用在实现。网络中心50多台服务器以及学校各部门20多台服务器共同提供形式多样的服务。包括www、文件下载、电子邮件、代理服务、虚拟主机、个人主页、bbs、论坛、视频点播、电视转播、证券行情、网络会议，以及教学管理系统、财务管理系统、图书馆书目查询系统、科技文献全文检索系统等等都相继投入使用。现在师生可以在校园网上通过教学管理系统选课、查询成绩；通过财务管理系统查询经费和工资情况；通过校内办公系统查询最新的文件和会议情况；通过网上数字化图书馆查询科技文献和馆藏书目；可以通过就业网帮助找工作，通过供求信息网寻找家教、购销等各种信息，通过个人主页宣传自己的特点和风采等等。其中特别说明的是，2千兆的校园网主干线路，以及主干设备和服务器的强大的数据处理能力，为向数千台计算机同时提供视频多媒体服务提供了硬件保证。
二、基于信息技术实现的新突破
依托信息技术这一平台，学生事务管理主要实现了以下五个方面的突破，从中可以看出学生事务管理信息化的重要作用与意义。
（一）学生事务管理与信息数字化，即将学生工作的信息以数字化形式加以整理、归纳、运用和共享。信息数字化包括信息采集，加工，传递与交流，使用和存储这几个步骤。
1.管理信息的收集。管理信息的采集、识别是信息化管理的基础。管理信息的来源主要有两个方面:一是来自管理环境，即获取本系统外部各种有用的管理信息。外部信息是反映学校外部环境变化的信息。二是来自管理系统自身，即收集本系统内部管理活动的信息资源。具体说，高校管理的信息来源主要有五类:
第一类是上级教育行政部门下发的文件指示等；
第二类是学校内部管理活动中产生的过程信息、状态信息；
第三类是国内外高校之间相互交流的信息；
第四类是根据管理工作需要，进行专题调查研究，有目的获取的信息；
第五类是档案管理信息。
2.管理信息的加工。由于来自各种渠道的管理信息复杂多样，只有把握其内在关联，区别轻重缓急，才能发挥信息在高校管理中的作用。管理信息的加工是信息化管理的核心内容。因此，要善于运用科学的方法对原始信息进行筛选、分类、排序、比较和综合分析，作出价值判断，使之系统化、条理化。
3.管理信息的传递与交流。其中，包括了全校性各层次之间的纵向沟通，如从校、系(处)、教研室(科)直到教职工和学生之间的沟通，以及各部门、各层次之间的横向沟通。为了保持学校内部信息渠道的畅通，尽量减少信息在传递、交流中的失真，应在保证信息准确的前提下，减少中间环节，加快信息的传递速度。各部门、单位的业务范围要划分清楚，职责要明确。信息沟通的形式要规范，包括媒体、表达方式、内容的详略、解释权归属等，以避免信息的杂乱、含糊不清、误导等。要健全信息传递交流的反馈机制，建立信息传递交流规程。
4.管理信息的使用。管理信息的使用是信息化管理的关键。管理信息的重要作用在于它的使用能转化为现实的管理成果和效益。首先，管理信息是为各级领导在管理过程中的决策服务的。科学的决策必须以全面反映客观过程的信息为依据。其次，管理信息为组织和控制管理过程提供依据和手段。整个管理过程在一定意义上就是信息从输入到输出，经过反馈再次重新输入的过程，这个循环过程的每个阶段都离不开信息的处理与反馈。第三，管理信息为沟通高校管理系统各方面联系充当脉络和纽带。无论什么样的管理系统，其各方面的关系都必须借助于管理信息这一“神经系统”来沟通，才能保证各层次、各单位的管理活动协调一致。
5.管理信息的储存。为了有利于管理信息的长期使用、反复使用、多用途使用和对信息的检验，对于暂时不用的管理信息应该把它们储存起来，建立信息资料库，这是信息管理中一项重要的基础工作。凡能建成电子档案的要按电子档案要求建档；凡可以公开的管理信息，要放到网上，便于使用时查询。
高校中最重要的信息应是管理对象的信息。关于学生信息收集的阶段主要集中在招生，新生入学，阶段性的评估等。收集了大量有效信息后的关键步骤是信息的整理归纳，这直接影响着信息的可利用度。整理归纳主要是对原始信息进行筛选、分类、排序、比较和综合分析，作出价值判断，使之系统化、条理化。要注重系统内各类信息系统内与系统外信息的结合交互，例如校际间的学生交流，就需要学生信息和其他学校信息的结合等。信息的交流和使用主要依靠校园网上的相关版块，这是信息向教师和学生公开和发布的重要途径。无论信息的归纳整理还是共享利用都需要管理者和技术人员的沟通，建立起合理的数据库。
（二）学生事务管理与流程网络化，即基于信息化管理平台的学生工作运行机制。
一个组织的活动总是在一定的目标指引下由诸多流程组成，学校管理活动离不开对流程进行设计。用流程再造理论改革学校管理，可以提高管理效益和师生的满意度，降低了管理成本，使得教学科研等核心工作运转更加流畅。从高校管理流程再造的角度，探讨提高高校管理水平的基本思路，是一个重要的视角。
高校流程的再造要从以往我们关注不够的成本、质量、服务和速度等方面入手，简化和集成管理流程，提高管理效率，降低管理成本。流程网络化则要求建立扁平化的组织结构，建立基于现代技术的网络化的协同管理平台，树立需求意识和服务意识，进行科学化管理，注重监督反馈，并通过一站式服务完善学生事务管理，其信息化将产生巨大作用与效果。
同时，信息化方便了学生的参与及发挥其作用。高校管理工作，一方面，为了提高办事效率，应简化流程。另一方面，为了强化民主管理和监督制约机制，完善流程，而流程网络化为这提供了条件，有助于更好地管理学生事务。流程保证了学生的监督与反馈，有利于学生事务管理的及时化和有效化。所以，学生事务管理信息化的相关流程网络化，它有重要的作用，它不仅完善了学校的管理流程，使之简化，方便管理，而且更好地有利于双向互动。
（三）学生事务管理与办公自动化，即依托信息技术实现学生工作的无纸（笔）化办公。
办公自动化（Office Automation，简称OA）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，是当前新技术革命中一个非常活跃和具有很强生命力的技术应用领域，是信息化社会的产物。
高校学生事务管理信息化通过办公自动化可以有很多功能，产生巨大的作用。其建立了内部的信息发布及通信平台建立信息发布的平台。在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如电子公告、电子论坛、电子刊物，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在学生之间得到广泛的传播，使其能够了解各种发展动态。建立内部的邮件系统，使通信和信息交流快捷通畅。同时，它实现文档管理的自动化。可使各类文档（包括各种文件、知识、信息）能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。办公自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享。有助于学生的管理工作。同时它又辅助了办公。其牵涉的内容比较多，如会议管理、图书管理等日常工作，不仅方便了学生，也方便了高校对同学的管理。另外，它实现分布式办公，分散了人流，使学生更好地得到服务，也有助于高校的办公。
可见，通过学生事务管理信息化的办公自动化，使学生工作的无纸（笔）化办公产生了重要作用，具有重大意义。
（四）学生事务管理与沟通交互化，即依托信息技术实现各主体之间的交互性沟通模式，增强沟通的实时性和有效度。
我们要改变我们的工作方式，从传统向现代化转变，建立一套行之有效的管理信息系统，把学生工作者从表面性、事物性、体力劳动的工作中解脱出来，把精力放在研究一些学生工作规律、学生工作经验教训、当代大学生的特点、思想动态等问题上来，以增强学生工作的预见性、系统性，提高学生工作效率。而信息技术则是实现这一转变的手段和关键。
在学生信息管理系统中，每个学生都以学号为独立的用户帐号，可在线获取通知，填报资料并能实现学生之间和学生与职能部门的沟通。各职能部门都有信息发布平台，可选择对象发布信息。
学生管理信息系统中沟通方式的创新，实现了教育的针对性和实效性，为学生的教育活动创造了一个空间和载体，使受教育者轻松的氛围中接受熏陶。同时，在虚拟的网络空间，也避免了某些面对面教育的尴尬，使学生有取舍地随心所欲地浏览需要的知识。通过与学生的交流，能够尽快掌握学生思想动态的第一手资料，从而有针对性地开展教育活动。
（五）学生事务管理与引导个性化，即依托信息技术实现对学生成长成才的个性化引导。
随着社会主义市场经济体制的完善和现代科技的迅速发展，学生的结构日益复杂，大学生的主体意识迅速觉醒，每个人都有自主全面发展的愿望。大学生在学习、生活中日益突出个性化，选择不同的学习、生活方式，表现出多层次的需求。因此，学生事务管理不能停留在人事管理阶段，而是要强化服务意识，以学生为本，仔细研究学生个体，对不同的学生提供不同形式的服务，在服务中实现引导，在满足学生需求的同时实现教育目标。
如基于网络建立的院系学生工作绩效考评系统，引入学生评价成分，发扬民主，使院系学生工作通过考评提高对学生个性化引导和管理服务的水平和效能。
在学生信息管理系统中建有学生个性档案汇总子系统。该子系统主要为了适应教育产业化的要求，满足用人单位对毕业生查阅个性档案的需要，向外界有选择地提供学生的详尽信息，同时这也是引导学生发展的重要依据。
信息技术的运用不仅实现了管理者的个性化引导，学生自己也可以依据这一平台对自身进行有效的评估和引导。如在学生工作中设有心理健康板块，其中包含了心理测试与分析，经过学生自己测试就可以对自己作出一定的评估从而更好地了解发展自己。
三、学生事务管理的新趋向
从学生事务管理的改进完善中，我们也能看到信息技术进入校园为学生事务管理带来的几个新趋势新动向。
（一）人本化管理，即以人为本，以学生为本的管理。学生是学校的主体， 因而人性化服务、人本管理的理念应贯穿学生工作的始终，贯穿学校各职能部门。总体说来，“以学生为本”应包含以下三层基本涵义:它是对学生在接受高等教育过程中的主体作用与地位的肯定；它是一种价值取向，即强调尊重学生、解放学生、依靠学生、为了学生和塑造学生；它是一种思维方式，就是在分析、思考和解决问题时既要坚持运用历史的尺度，又要确立人的尺度，要关注学生的日常生活世界和精神世界，要关注学生的思想、生活、学习和发展，要关注学生的共性与个性、普遍性与特殊性，要养成学生的自主意识,包括自主的权利意识和自主的责任意识。
学生是事务管理的对象和目的，信息的收集加工利用是以学生为依据和目的收集的。网络的流程化和办公的自动化是从提高效率效益角度出发的，沟通交互化和引导个性化都是为了学生个体的良好发展。可以说这一切都是对学生地位的肯定，在管理中尊重学生，依靠学生和塑造学生，在普遍性和特殊性中取得最好的平衡。总之，“以学生为本”的高校学生事务管理理念，既是传统人本教育思想的升华，也是现代素质教育的核心。而信息技术则为人本化管理提供了良好平台。
（二）法治化管理，即对管理的规章制度的指定有学生参与，结果由学生知晓，执行由学生监督。高校学生管理制度要广泛吸纳学生，要拓展规章制度等高校内部自治规则制定过程中的学生参与渠道，特别是在高校广泛实施并与大学生切身利益密切相关的规定必须征求学生意见，在颁布生效前予以公示，让受其调整指引的大学生充分了解管理规章的内容和效力取向。要完善学生管理工作的法律监督机制，自觉主动地将学生管理规范性文件及学生管理职能部门的管理工作和活动置于监督之下。要实行学生管理工作公开，将涉及学生切身利益事务的办事规则程序及监督途径公布于众。做好行政复议工作，注重学生的申诉权利。学校对申诉程序的重视体现了学校维护学生权利以及希望得到最公正的结果这样一个理念。
信息技术增加了管理工作的透明度，实现了民主和公开。平等和公开是网络的固有特性，利用网络，为全体学生提供一个查询、参与、监督的平台。而这也是法制化管理的基本要求。
（三）对危机应对能力加强，即在危机预防，危机干预，危机修复的各阶段减少危机的影响，降低应对成本。
对危机的定义，学术界一直没有一个统一的结论，但从高校管理的角度理解高校危机，国内外学者有着较相似的认识，即都认为凡是发生在高校校园内或与高校成员有关的，在事先未预警的情况下突然爆发的，可能严重威胁到高校的正常教育秩序，并可能带来其他不良后果的事件，包括对高校成员造成不安与伤害、对高校的教学设施造成破坏以及形象声誉带来损害等，而以高校现有的人力与资源难以立即有效解决的,均称之为高校危机。
在整个危机应对过程中，对数字化信息的提炼分析，对危机信息进行预测公布，危机应对小组之间的沟通以及危机过后的信息总结存储都体现了信息化的重要性，也正因为高校学生事务管理的信息化使危机应对能力得以大大加强。
总之，随着计算机技术的发展，计算机网络已成为信息时代的命脉，高等院校的管理也应从传统的方式走出来，在学生事务管理中实现信息数字化，流程网络化，办公自动化，沟通交互化，引导个性化，并以此促进管理服务质量水平的提高，培养出高素质的大学生，贡献于社会。
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