高速公路限载吨位:公文写作规律初探

来源:百度文库 编辑:偶看新闻 时间:2024/03/29 18:34:21

杨洪庆

  

  近几年来,我国写作学研究工作者和实际工作者,对应用写作尤其是公文写作这个领域进行了许多开拓性的研究和探索,并取得了一些可喜的成果。然而,这些研究和探索大多是属于描述性的,其突出的一个弊病是缺乏较为深层的剖析,以揭示其规律。为了将应用写作特别是公文写作的研究引向深入,推上一个新台阶,笔者现对公文写作的规律做一点初步探讨,以求教同行。
  所谓规律,是指事物在发展过程中内部的本质联系和必然趋势。任何事物都有自己的发展规律。公文写作同其他任何事物一样,也有它自身的内在规律。我们只有认识、掌握并遵循公文写作的内在规律,才能写好公文,不断提高公文的写作质量,从而发挥它在国家管理中的重要作用。
  随着经济体制和政治体制改革的不断深入,科学技术的不断进步,公文写作也面临着一个改革的任务。因此,研究和揭示公文写作的规律,提高公文写作的效率,既是公文写作研究工作者和实际工作者的义不容辞的任务,也是写作学研究的一个重要课题。
  那末,公文写作的规律是什么呢?笔者以为,主要有以下几条:

一、主旨的单一性。

  写文章,都强调意。这个“意”,在文艺作品中称作主题,理论学术性文章称为论点,而在公文中则称为主旨。主旨者,主要目的和意图也,所谓公文主旨的单一性,即指一件公文必须也只能有一个主旨。任何一篇公文,都必须或阐明一个基本精神,或表达一个中心,或讲清一件事,或回答一个问题,等等。无论一、二十个字的简短“公告”,还是洋洋数万字的“决议”、“报告”:也无论是党和国家最高机关的重要公文,还是农村村民委员会或城市居民委员会的小小通知,概莫例外。
  那么,怎样把握公文主旨的单一性呢?
  一是坚持“一文一事”。请示问题应当一文一事。情况报告、经验总结、重要决议,无论它的内容多么重要,也无论它的篇幅多长,都应当毫无例外地坚持每篇公文只能有一个主旨。实践证明,如果一件请示包含数项不相关的事项,不仅无助于问题的解决,而且影响公文的处理;如以一篇公文有了两个或更多的主旨,势必造成公文内容庞杂、文字冗长、问题说不清的状况,从而影响公文应有作用的发挥。党的十一届六中全会通过的《关于建国以来党的若干历史问题的决议》在这方面为我们提供了光辉的范例。该《决议》包含着非常丰富的内容和许多重要的结论。这样一篇意义深远的历史文献,它的主旨是什么呢?从开始起草到党的十一届六中全会期间,邓小平同志曾先后九次就《决议》的起草和修改,反复地阐明《决议》最根本的核心问题是确立毛泽东同志的历史地位,坚持和发展毛泽东思想,这就是它的主旨。对于这个主旨,起草小组乃至全党上下不是一开始就很明确的,而是经过反复讨论后逐步明确的,并最后在《决议》中准确而充分地体现了这个主旨。我们认真学习《邓小平文选》中《对起草<关于建国以来党的若干历史问题的决议>的意见》一文,就能从中得到怎样提炼和确定公文主旨的深刻启示。
  二是精于思考,善于分析。篇公文(包括领导人的重要讲话)特别是全局性和指导性较强的公文,例如总结、报告、决定、决议等,它涉及的材料、观点或问题往往很多;时间跨度也一般短则一年半载,长则几年、十几年甚至几十年。要提炼和确定一个主旨,确实不那么容易。公文主旨能否提炼得恰当,必须对有关材料、观点进行整理和加工,做一番“去粗取精、去伪存真、由表及里、由此及彼”的分析。公文写作的实践经验告诉我们,主旨提炼的过程是领导集体和撰稿人员从感性认识到理性认识的过程,是运用马克思主义的立场、观点、方法对事物(或问题)认识不断深化的过程。大凡公文写作的“能手”,必须首先是善于思考的人。为此,公文撰写人员必须十分注意提高思维能力,自觉地养成遇事皆分析的习惯,努力达到分析问题能“入木三分”的境地。公文撰稿人员必须经常深入群众、深入基层,善于捕捉社会和群众脉博,纵观全局,只有这样,才能使公文的主旨充分反映群众的意愿,体现时代发展的方向。
  三是着力拟好标题,特别是“事由”部分。历来写文章都强调要“画龙点睛”,就公文而言,这个“睛”,一般是指公文的标题(主要是“事由”部分)。公文标题的拟定要做到准确、鲜明、简洁。具体说,要做到这么几点:第一,除一些指示性、知照性公文外,公文的标题要由发文单位、事由和文种三部分组成。第二,标题“事由”部分的概括要突出主旨,要让读者一看标题就能清楚地了解公文的基本精神或主要问题,从而使公文标题与公文主旨“名实相符”。第三,标题文字要简炼,具有概括性,最忌冗长。例如有这样一个公文标题:《×××军党委转发“×××同志在全区第一次政法会议上的总结发言”及区公安厅、检查院、法院党组“关于全区第一次政法会议情况的报告”和××同志“关于当前斗争情况和今后工作部署的报告”》。除了标点竟长达80个字,岂不叫人头脑发胀!还要十分注意避免由层层转发而造成的诸如“通知的通知的通知”之类传为“笑话”的标题。

二、内容的准确性。

  内容的准确性是一篇公文的生命。公文的权威性,除赖以制发单位具有一定的权威性,主要是赖以公文内容的准确性。所谓准确性,是指公文所持的观点、所用的材料、所讲的道理、所提的问题,都必须符合党的路线方针政策,符合客观实际。怎样才能使所写的公文达到内容准确呢?
  第一,要明确发文目的。公文总是为解决或说明问题而制发的,无论是上行文,还是下行文或平行文,请示汇报什么问题或情况,解决答复什么问题,商洽什么事项,撰稿者必须做到“心中有数”。
  第二,要明确有关的方针政策、法律法令和上级的有关指示,并把握其精髓,努力做到“言必有据”,增强公文说服力和可行性例如有一篇商洽在新建宿舍时应包括必需的生活设施的函:”目前你们(指收文单位)在我区新建、扩建了许多职工宿舍,但没有考虑商业网点、学校、幼托和医疗设施。……要知道,我区与居民居住有关的生活服务设施已异常紧张,其中商业网点、学校、幼托和医疗设施的紧张程度更为突出。实在没有能力再接受新的负担。希望你们在新建、扩建职工宿舍时,务必把生活服务设施一起规划进去,否则一切后果自负”。此文用语虽然强硬,但不会达到应有效果。原因主要是没有以可靠的根据来说服收文单位,而国务院在此文的前一年,发出过处理这类问题的文件,其中规定:今后凡新建(包括统建和自建)、扩建宿舍,都应该把必要的生活服务设施包括进去,商业服务网点应占新建、扩建面积的7%左右。如果此文将国务院这一规定加以引述,’其效果是显而易见了。
  第三,要明确领导意图。人家知道,任何一个公文,都代表着一级机关、一个单位或一级组织,是机关或单位处理政务的一种手段。公文写作绝不是个人创作,而是道道地地的“遵命”之作,应该严格地“听将令”,忠实地按照领导的意图和集体讨论决定的意见撰写。当然,这里绝不排除撰写者在忠实领导意图的基础上进行创造性的劳动。
  第四,要依体撰文。不同文种的公文有着不同的写作要求,这也是保证公文内容准确的一个重要问题。不同文种公文的结构和写法,在长期的实践过程中形成了一定的模式,有的还逐渐形成了一定的习惯用语。如请示,多数先陈述有关情况,然后提出要解决的问题,结语用“以上请示,当否,请批复(或批示)”等专门用语。撰稿者要善于模索和掌握规律。当然,公文撰写不能墨守成规,它允许创新,特别是报告等,更应该写得活一点。但是,无论采用何种写法,都必须符合文种所规定的体式要求,符合制发单位的职责权限,不能求“活”而忽视“得体”。

三、语言的务实性。

  公文的一个显著特点,是它的实践性、可行性和指导性。这就决定了公文语言在准确性的前提下做到实在、朴实、最忌“大、套、空”。要做到公文语言务实,首先要注意语言的科学性。根据公文不同的内容和不同的对象选用恰当的词语。公文,从根本上说,也是各种工作、业务客观规律的反映。因此,公文写作要说“内行”话,要适合内容和对象的业务特点,尤其是专用词语和术语不能随便缩写,更不能误写。其次,要注意语言的政策性,反映时代的特点和要求。有些语言本身具有一定的政治性和政策性,使用不当或不慎,会造成严重错误。甚至带来不良的政治影响,比如过去对“资本家”的称呼,现在已改称为“原工商业者”;过去对“伪国民党反动军官”的称呼,现在已改为“原国民党军政人员”。这些称呼的改变体现了党的政策。倘若仍用“资本家”或“伪国民党反动军官”一词,就有悖党的政策,等等。因此,凡是使用带有政策性的语言,使用时要严格按照有关规定或以中央文件提法为准,做到用词一致,口径一致。第三,用词要准确周密,这就要弄清每一个词所表示的确切含义、范围大小、程度深浅、份量轻重、贬褒与否以及其他近义词的细微差别,务必做到一个词表达一种意思。同时,要注意讲究分寸。恰如其分,一是一,二是二。如果有些词句可能引起歧义,应做必要的说明。比如,我们通常说“一百以上”、“一百以下”,到底包括不包括“一百”?这就引起了歧义。对公文语言界限国的标定法,一般采用“法定标定”、“连贯标定”、“强调标定”、“注记标定”等方法。比如,《刑法》第88条规定:“本法所说的以上、以下、以内,都连本数在内。”这样就十分明确了。如果公文中需要使用一些不确切的事实或数据,应有所交代。如“据不完全统计”、“材料未经核实”等等,从而真正做到“一字入公文,九牛拔不出”。第四,要注意因公文对象的不同而使用不同的语言。但不论是下行文,还是上行文,其语言应当做到雅俗共赏,即文明语言。它具体表现为平易、和缓和礼貌,以增强公文的可接受性和提高语言表达的最佳效果。第五,朴实并不排斥语言的生动,公文语言在准确性的基础上,也要讲点文彩,给人以感染。如《国务院批转国家经委、国务院体制改革办公室关于实行工业生产经济责任制若干问题意见的通知》的批示中,就有这样一段生动的语言:“实行经济责任制,……要摸着石头过河,水深水浅还不很清楚,要走一步看一步。两只脚搞得平衡一点,走错了收回来重走,不要掉到河里去。”这样写,给人的印象就深刻得多了那末,怎样才能做到公文语言的准确、务实,树立好的文风呢?作为一个公文撰写者,应当从这样几方面努力:(1)认真学习、领会党的方针政策,仔细琢磨中央文件的遣字造句的巧妙,吸取其养料,从中得到启迪。(2)要勤于写作,谦于修改,精益求精。(3)要加强调查研究,坚持向实践和群众学习,注意吸取和储存富有生命力的群众语汇。(4)要博览群书,扩大知识面,对从事公文撰写的同志来说,尤其要注意学一点古代优秀散文和现当代文学巨匠的名著,努力攀登“千秋笔墨惊天地、万里云上入画图”的高峰。

四、制作的多工序性。

  公文的特点与作用决定了公文制作的多工序性。一件公文的形成,是集体劳动的成果,它需要许多人付出心血。所以,公文不是个人创作,而是集体创作,公文从领导交拟到成文。象一个产品从原料到成品一样,需要经过若干道工序。一件公文特别是重要公文,一般要经过领导交拟、构思、草拟、修改、审核、签发、缮印、盖章等工序。每道工序都有特定的要求。这里专就公文制作的关键工序--构思,作一些说明分析。
  撰稿者接受领导者交拟公文撰写任务之后,有一个精心构思的过程。构思的过程是撰稿者对领导交拟要旨的创造性吸收、消化的过程,也是撰稿者整理思路以至清晰的过程。公文写作的实践经验表明,构思越细致、越深刻、越具体,动笔写的时候就越顺利,从而收到事半功倍的效果。那末,构思什么和怎么构思呢?
  (一)构思的内容——定主旨、搭架子、选材料。
  定主旨。公文的主旨是公文的灵魂。确定公文主旨时,要注意几点:一是准确性。例如要撰写一篇有关搞活经济的调查报告,不管用什么题目,其主旨都要准确地把握中央关于经济体制改革的方针政策,违背了就会偏离方向。二是针对性。任何一篇公文特别是重要公文,总是要回答人们最关心的问题。如果一篇公文不回答或不解决某个问题,只是不痛不痒地空泛议论一通,充其量不过是一纸文牍主义的“官样文章”而已。三是时代感。某一时代或某一时期的公文,都具有那个时代或那个时期的特色,所以,在确定主旨时,必须体现时代精神,“去陈言,立新意”。公文的主旨要给人以新鲜感,为此,撰稿者要不断研究新情况,提出新问题,总结新经验,制订新措施,走出新路子。
  搭架子。主旨确定之后,就要按照事物的内部联系发展规律,对公文的内容和形式作合理的安排,也就是进行公文内部结构的设计。并列出一个结构完整、条理分明、思路畅通、合乎逻辑的写作提纲。
  选材料。公文写作,要紧紧围绕其主旨积累材料,并严于选材。要严于选材就首先要充分占有材料。一个善于撰写公文的“快手”,必定也是善于积累资料的“能手”。对材料的选择,要注意几点:一是材料要真实。为此,一定防止并杜绝为了追求叙述的生动,在选用材料时添枝加叶、张冠李戴、移花接木、任意拔高甚至无中生有的错误作法。革命导师马克思在写作中对选材的严格慎重,极端负责的精神,是值得每一个撰稿者好好学习的。据法拉格回忆说,马克思“引证的任何一件事实或任何一个数字,都是得到最有威信的权威人士的证实的。他从不满足于间接得来的材料,总要找原著寻根究底,不管这样做有多麻烦,即令是为了一个不重要的事实,他也要特意到大英博物馆去一趟”(法拉格:《回忆马克思恩格斯》第11页)。二是材料要典型。就是要选取最有代表性、最能概括和体现事物本质的材料。一个典型材料的引用精当,往往能印证一个观点,说明一个深刻的道理,增加公文的生动性和说服力。三是材料要新鲜。历史在前进,时代在发展,新生事物层出不穷,作为现实性很强的公文,在选材上,要注意搜集和选择那些在改革、开放、搞活的伟大实践中体现时代前进方向的新的创造、新的观念、新的经验、新的语言、新人新事新风尚。
  总之,选材要突出一个“新”字,给人以新鲜感。
  (二)构思的方法——打腹稿、列提纲。
  构思的方法:一是无形的,即在脑子里反复思考,理顺思路,也叫打腹稿。其要求是想成熟。
  是有形的,即把脑子里思考的纲目,用文字写在纸上,反复推敲,这就是列提纲。大凡论述性较强、篇幅较长的公文(或领导同志的重要讲话稿),一般都要拟写一个详细、具体的写作提纲。其要求是条理清楚。这样做,便于领导讨论,便于修改。

五、格式的规范性、

  公文格式之所以要有统一的规范,是为了保证公文的统一性与科学性,便于公文处理,提高办事效率。公文格式“一般由标题、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度、主送机关、正文、附件、印章、发文时间、抄送机关、附注等部分组成”(国务院办公厅《国家行政机关公文处理办法》第三章第八条)。公文格式规范的依据一是党和国家秘书部门颁发的有关规定二是党和国家最高领导机关文件的具体样式。这里,仅就当前行文格式中常见的毛病,择要作一些“矫正”。
  1.“报告”、“请示”要严加区别,要坚决杜绝“请示报告”非法文种的出现。然而,遗憾的是,有的权威机关行文时使用“请示报告”的现象,也时有所见,足见习惯势力的顾问。
  2,公文标题一般应当包括发文机关、事由和文种三部分;引用公文应注明发文机关、时间、文号和标题,如:遵照国务院办公厅1988年2月18日颁布的“国办发〔1988〕9号国家行政机关公文处理办法》”的规定,……
  3,发文字号要写全。如“中发〔1981〕5号”,并置于文件头横线之上的正中而有的把发文字号往往写成“×发(88)第0×号,并置于文件头横线之上的右侧。
  4,主送机关一般只能写一个,特别是“请示”尤其应当恪守“主送机关写一个”的原则。
  5,联合行文的机关及其部门应当是同一层次的,一般也应当贯彻党政分开的原则行文。而那种以党、政、工、团联合行文就有悖此理,更应克服。
  6.文件头所标的机关(单位)与落款(发文机关),印相一致。如有的文件头明明是“××市文化局文件”字样,而落款(发文机关)却写成“××市文化局秘书科”,显然上下矛盾,也应当克服之。这种情况在一些基层单位尤为普遍。

六、修改的反复性。

  毛泽东同志早在40年代初谈到文章要注意修改时指出:“文章是客观事物的反映,而事物是曲折复杂的,必须反复研究,才能反映恰当:在这里粗心大意,就是不懂得做文章的起码知识。”一般文章要注意修改,作为具有一定权威性约束力的公文,则更应当注重修改。事实证明,公文写作的过程是反复修改的过程。完全可以说,公文特别是带有指导性的公文是改出来的。为此,作为一个撰稿人员,首先对修改要有正确的态度,注意克服在修改时那种“怕、怨、怒”非理智心理状态。要培养起“闻过则喜”和“改而不厌”的心理情绪,听得各种不同的意见包括讽刺、挖苦的话语,而且善于发现和抓住各种意见中的“闪光点”。
  在修改的步骤上,大凡重要的公文,首先从大处着眼,大刀阔斧,着重看立意、看思路、看布局,使之初具“轮廓模型”:其次从小处着手,精雕细刻,以使公文好上加好,锦上添花。
  在修改的具体方法上,视不同的公文,可采取:(1)请人改。这实际上是换一副脑子想一想,换一双眼睛看一看,这样较易发现问题,并能“舍得下手”。(2)放一放再改,即“冷处理”。公文修改“趁热打铁”往往不及“冷处理”效果来得好。(3)读改。可以自读自改,也可集体读改。通过读改,达到叶圣陶老人所讲的“心、嘴、耳三舒服”,即公文观点正确,语言通顺并具有可接受性。

七、发展的简约性。

  应当承认,我国的公文作日趋成熟,但笔者者认为,由于多种原因,我国公文写作存在着一个突出的弊病:长而空。随着经济体制改革的不断深化、政治体制改革的逐步展开,随着社会生活和工作节奏的加快,随着科学技术的进步和办公手段的现代化、电脑化,公文写作从内容到形式必将出现一个大的突破,必将向标准化、数学化、表格化发展。这种公文写作的简约性,已见端倪。简约化,是公文写作的发展总趋势。对此,是不容置疑的了。