怎样治血栓:》第二部分第十七章(陈 楠老师主讲)

来源:百度文库 编辑:偶看新闻 时间:2024/03/29 09:46:55
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第十七章 内部信息传递

  本章所称内部信息传递,是指企业内部各管理层级之间通过内部报告形式传递生产经营管理信息的过程。
  企业内部信息传递至少应当关注下列风险:
  1.内部报告系统缺失、功能不健全、内容不完整,可能影响生产经营有序运行。
  2.内部信息传递不通畅、不及时,可能导致决策失误、相关政策措施难以落实。
  3.内部信息传递中泄露商业秘密,可能削弱企业核心竞争力。
  
  企业应当加强内部报告管理,全面梳理内部信息传递过程中的薄弱环节,建立科学的内部信息传递机制,明确内部信息传递的内容、保密要求及等级分类、传递方式、传递范围以及各管理层级的职责权限等,促进内部报告的有效利用,充分发挥内部报告的作用。
  
第一节 重要条款解读

  一、内部报告的形成
  (一)内部报告指标体系
  企业应当根据发展战略、风险控制和业绩考核要求,科学规范不同级次内部报告的指标体系,采用经营快报等多种形式,全面反映与企业生产经营管理相关的各种内外部信息。
  内部报告指标体系的设计应当与全面预算管理相结合,并随着环境和业务的变化不断进行修订和完善。
  内部报告应当简洁明了、通俗易懂、传递及时,便于企业各管理层级和全体员工掌握相关信息,正确履行职责。
  (二)内部报告流程
  企业应当制定严密的内部报告流程,充分利用信息技术,强化内部报告信息集成和共享,将内部报告纳入企业统一信息平台,构建科学的内部报告网络体系。
  企业内部各管理层级均应当指定专人负责内部报告工作,重要信息应及时上报,并可以直接报告高级管理人员。企业应当建立内部报告审核制度,确保内部报告信息质量。
  (三)其他注意事项
  企业在制定内部报告时,应当关注市场环境、政策变化等外部信息对企业生产经营管理的影响,广泛收集、分析、整理外部信息,并通过内部报告传递到企业内部相关管理层级,以便采取应对策略。
  企业应当拓宽内部报告渠道,通过落实奖励措施等多种有效方式,广泛收集合理化建议。
  企业应当重视和加强反舞弊机制建设,通过设立员工信箱、投诉热线等方式,鼓励员工及企业利益相关方举报和投诉企业内部的违法违规、舞弊和其他有损企业形象的行为。
  
  二、内部报告控制
  (一)内部报告控制五要求
  1.整体要求:表格化、数据化、条理化、规范化。
  2.内容要求:简明扼要、通俗易懂、统筹规划、避免重复。
  3.时效要求:及时、按时、主动、积极。
  4.方法要求:提问题、讲办法、讲时间、讲思路。
  5.责任要求:部门负责、个人负责。
  6.上报要求:逐级上报,特殊除外。
  (二)内部报告的方式
  内部报告方式通常包括:晨会报告、夕会报告、例行报告、实时报告、专题报告、综合报告等。
  (三)内部报告的形式
  1.书面报告因成本低,能提供正式的数字、文本和图表,易于复制、携带、传发等特点,成为最常见的内部报告形式,但它只能单向传递信息,在报告制髡吆褪褂谜咧淙狈Ρ匾慕涣?/U>;
  2.口头介绍通常是书面报告的补充形式,并常用于一些紧急状况下
  3.电视、电话会议由于需要贵重的设备和价格不菲的使用费,所以只在一些大型企业中使用;
  4.音像制品因只能单向传递信息,它一般只用于提供一般信息,如培训、指导等;
  5.计算机多媒体及信息中心,由于具有强大的数据处理功能,和快捷的服务方式。
  (四)内部报告的格式
  1.文本格式,就是以文字叙述的方式来传递信息,常用于说明一些不能量化信息的特点及相互间关系;
  2.图表格式,就是以图表的方式,通过书面、多媒体显示等方式传递信息,它具有强烈的视觉效果,但制作难度大,且每张图表反映的信息较少;
  3.数字格式,就是以数字的形式来描述一些量化的信息,它反映的信息较多,生成简便,且易被接受;
  4.综合格式,即以上几种格式的综合运用。
  (五)内部报告分类
  1.企业可以根据部门的性质进行分类,进行综合整理和设计,涉及数据的必须统一口径归集,以避免误导决策。根据部门的性质内部报告可分为:
  (1)工作总结和工作计划报告:每周、每月、每季、半年和年度由下级部门或下级员工向上级部门或员工上报。
  (2)销售报表:这些报表每天上报销售部负责人,每周或每月上报财务总监或企业负责人。
  (3)费用报表:各部门或有关个人要建立费用控制台账管理费用,不能盲目开支。
  (4)成本报表:生产部门应当建立成本控制台账,生产部门有关领导应当天天看、天天分析,并于每周或每月上报财务总监或企业负责人。
  (5)采购报表:这些报表每天上报采购部负责人,每周或每月上报财务总监或企业负责人。
  (6)资金报表:资金收支结构日报、借款明细表、贷款担保抵押表、贷款情况表、银行账户及印鉴管理表、银行对账单、资金盘点表、银行存款余额调节表、资金需求状况表。财务总监应该重点关注这些信息,并不定期检查。企业负责人应该关注资金需求状况等。
  (7)资产报表:行政部应当建立资产管理台账对企业资产进行全面跟踪管理,每月进行盘点核实。财务部应当定期与行政部核对资产。
  (8)人事报表:包括人事变动分析表和薪资变动分析表。
  (9)投资报表:每月对企业投资情况向企业负责人进行分析报告。
  (10)分析报表:在以上报表的基础上通过文字进行说明,详细分析前因后果,包括财务分析报告。
  2. 根据提交报告的时间,内部报告可分为定期报告和非定期报告两种。
  (1)定期报告的频数设计应与所需反映的信息有关,有些信息需要一两月报告一次(如获利情况),有些信息需每日报告一次(如商店的销售);
  (2)非定期报告一般是用在临时项目的信息传递上,对此类报告的频数,制度设计者应说明制度制定者对非定期报告的时间要求具有决定权力。
  3. 内部报告的内容。一般的根据所需信息可分下面两类报告:
  (1)完成计划情况的报告。包括综合类和单项经济指标报告。综合类报告的内容有:获利能力、收入、费用、应收账款、存货、现金流量等;单项经济指标报告的内容较多,如银行存款、产量、日销量等。
  (2)调查分析报告。一般是指专业人员根据管理层的要求,对管理政策执行过程中出现的异常进行调查、分析,给出的描述异常情况及原因等内容的报告。
  企业应当充分利用信息技术,采集、汇总、生成内部报告信息,构建科学的内部报告网络体系。企业内部各级次均应当指定专人负责内部报告工作,规定不同级次报告的时点,确保在同一时点上形成分级和汇总信息。
  
  三、内部报告的使用
  (一)管理和指导企业的生产经营活动
  企业各级管理人员应当充分利用内部报告管理和指导企业的生产经营活动,及时反映全面预算执行情况,协调企业内部相关部门和各单位的运营进度,严格绩效考核和责任追究,确保企业实现发展目标。
  (二)进行风险评估
  企业应当有效利用内部报告进行风险评估,准确识别和系统分析企业生产经营活动中的内外部风险,确定风险应对策略,实现对风险的有效控制。
  (三)内部报告保密制度
  企业应当制定严格的内部报告保密制度,明确保密内容、保密措施、密级程度和传递范围,防止泄露商业秘密。
  (四)内部报告的评估制度
  企业应当建立内部报告的评估制度,定期对内部报告的形成和使用进行全面评估,重点关注内部报告的及时性、安全性和有效性。
  一般的,企业在发生下面几种情况时,必须修正内部报告制度:
  1.企业经营策略发生变化;
  2.企业管理政策发生变化;
  3.企业内部机构发生变化;
  4.反馈意见表明内部报告制度中存在有较大缺陷。
  同时,需要注意以下几个问题:
  1.内部报告制度是企业进行内部控制的一种办法;
  2.内部报告制度的设计,并非一定要以一个单行文本的方式出现,它可以并存在其他的管理文件中;
  3.内部报告制度的设计者可以是财务人员,也可以是非财务人员;
  4.内部报告往往面向企业内部的所有人员。
  
第二节 实务案例讲解

  【案例2.17-2】内部信息传递不及时,让“乌鸦”来治病
  依照中国传统习俗而论,喜鹊是报喜鸟,乌鸦则是凶讯鸟。不少专家在分析中外“大企业病”时都指出内部信息传递不及时、不充分、不准确是症状之一。在这方面,其实CIO与IT部门有不少可作为的空间。
  如果一家企业经营得不错,拥有知名度和美誉度,总会得到社会认可,在这样的企业工作,员工会比较有荣誉感。然而一个企业的成功是多方面因素长期共同作用的结果,如果高层管理者将企业一时的成功主要归结于自身能力与水平,因而自我感觉甚好,再加上缺乏自知与自律,会在不知不觉中自大起来,久而久之,内部就会形成一种报喜不报忧的人文环境和工作氛围,难免导致领导者只愿意听、也只会听喜鹊报喜,不喜欢或听不到乌鸦比较刺耳的声音。在这种选择性接受信息的态度之下,如果企业又缺乏运作正常的内控体系、没有必要的监督和制衡的话,恐难规避出现大的风险、甚至危机。
  国内“毒奶”事件背后有着复杂的原因,不过,导致这个悲剧出现的主要原因在于相关乳品企业内部信息与沟通体系不健全、运作管理低下。危机当头,这些曾多次荣登各类排行榜的“著名”企业员工想必是别有滋味在心头,他们其实最终也是这种逾越社会公众价值观和职业道德底线、导致全行业出现信任危机的受害者。
  按照国内现行企业内部控制的标准和规范,企业内控体系包括内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督5大要素。其中内部环境和信息与沟通是其他要素的基础和条件。企业如果没有建立起有效的内外部信息收集、分析、处理、传递和反馈体系,确实很难保证信息及时准确沟通,进而也无法促进内部控制体系有效运行、防范并控制经营风险。从企业可持续发展的角度看,企业正视自身的合法合规经营问题、自觉接受必要的监管并建立决策制衡机制,同样也有利于降低非理性的人为因素所带来的经营风险,是企业经营管理成熟的表现。
  张瑞敏在回答“如果海尔没有张瑞敏是否还能继续辉煌”时,他一再强调一方面自己要不断提升决策能力、理解和分析水平;另一方面,他指出包括海尔在内的所有中国企业都需要加紧企业的流程化、信息化、制度化建设,尽早改变过于依赖“人治”的不安全局面。
  企业内控体系所涉及的“信息与沟通”,除了内部信息,还有外部信息。在互联网四处渗透的今天,如何快速应对网络上的负面信息可能给企业带来的危机,日渐成为企业需要高度重视的问题。互联网商业环境与传统商业环境差异甚大,它奉行的是双向透明的信息规则,好名声想传播开来不易,却能在极短时间内以近乎零的成本将负面消息放大无数倍传播出去,甚至会快速摧毁企业苦心经营多年树立的品牌形象。而这些外部“乌鸦”可能是喜欢凑热闹、爱起哄的普通公众,或者是心怀叵测的谣言惑众者,也有可能就是竞争对手雇佣的专业网络写手。对此,企业要尽快提高认知和重视度,建立其长期、常规的应对机制。CIO和IT部门可以协助企业公关部门采取诸如关键字订阅等情报监测手段,及时在企业外部门户上发布正面信息,并与专业网络公关或营销公司合作在互联网做出及时、快速应对,引导视听、消除或降低负面信息对企业品牌形象的伤害。
  一篇研究报告指出,多数优秀西方企业的领导层特别需要“内部局外人”,他们来自公司内部,同时又在一定程度上超然于公司传统、思维模式和惯常做法,能保持局外人的客观性。这样的“内部局外人”往往长着“乌鸦嘴”:其意见和观点有些像乌鸦叫,听起来不太顺耳。这种管理理念颇值得借鉴,企业想构建有效的信息与沟通体系,一定要从企业文化这个根本着手。由于人的自我保护本性会让任何一名员工即使在明显有利于企业的事上也保持沉默以求平安,而只有企业文化让员工真正意识到畅所欲言所付出的代价远远低于自己的实际收益时,企业内部信息与沟通体系才有真正的基础。当然,这还需要企业建立相应的考核、激励和奖惩等配套制度。
  众所周知,安逸的生活容易使人缺乏斗志,“温水煮青蛙”的故事人们早已耳熟能详。即使企业的经营状况还不错,高层管理者依然要经常听听“乌鸦”还在吗、“乌鸦”叫时是否能及时听见、是否存在允许“乌鸦嘴”的制度体系和文化。