妇科千金栓剂图片:机关归档文件材料收集整理归档的方法

来源:百度文库 编辑:偶看新闻 时间:2024/03/29 21:57:42

根据《归档文件整理规则》讲述的归档文件整理工作的基本环节,我们把归档文件整理方法分成下列十三步:

    收集文件—归档范围审查—文件分类—组件—文件修整装订—保管期限审查—排列—加盖填写归档章——编目—装盒—填写盒内备考表—填写档案盒封面、脊背—上档案柜。

1、收集文件。

    凡是本机关在工作活动中形成或使用的、办理完毕的,对以后工作有查考利用价值的公文、电报、各种记录、机关出版物以及各种图表、簿册、照片、录音录像等都应齐全完整地收集起来,这些材料来自四个方面,一是本机关形成的;二是上级机关颁发的;三是下级机关上报的;四是同级机关和不相隶属机关抄送的。在收集过程中要注意把好三关,一是齐全完整关,如正文与附件是否齐备,与纸质相配套的其他载体形式的资料是否齐备。二是文件签批关,看文件有没有签批单,签发手续是否完备。三是用笔用纸关,公文用纸要规格统一,尺寸一致。用笔要选用碳素墨水等符合存档要求的书写材料,不要用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料。重要的传真件需要存档的,要复印后将复印件与传真件一同存档。随着办公自动化的普及,许多文件都是用微机起草的,对无领导批示和签字的底稿可以不存档,只保存正本和文件签批单即可。

2、归档范围审查

    归档范围,就是归档文件整理的范围,一个机关在工作活动和使用的文件材料很多,在这些文件中,不是所有的文件都需要归档,而是要正确区分归档与不归档的文件材料的范围,各机关要根据国家档案局颁布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和《文件材料归档与不归档范围》,结合本单位实际,按照文件材料收集的四个来源制定本单位的《文件材料归档和不归档范围》,在实际工作中要注意,一是确保归档文件的齐全完整,又要防止“有文必档”。二是对不归档的文件材料在单位保存一二年后再按规定销毁,处理不归档文件时,要防止泄密。

3、归档文件分类

    按分类方案将归档文件分成大类,在大类下分二级类目,没有三级类目的单位在二级类目下细分大类,如党务类,下分二级类目:党委会议、党组织建设、党务干部任免、党员教育、党风廉政、精神文明建设、党员奖惩、出国政审、其他。如在二级类目下设三级类目,如在党组织建设下设三级类目:成立党组、党支部批复、党员纳新、转正批复等。

4、组件。

    件,即归档文件的整理单位,一般以每份文件为一件,在实际操作中,将收集来的文件按本级、上级、下级分开,上级、下级文件按收文的时间顺序排列,本级文件按有文号文件、无文号文件、会议文件的顺序排列,以下文件必须作为一件排列在一起;上级的批复与本级的请示、本级的批复与下级的请示、正文与附件、转发件与被转发件、正本与底稿、原件与复制件、多种文字形成的同一文件等等。排列时注意批复在前,请示在后;正文在前,附件在后;正本在前,定稿在后;重要规范性文件的历次修改稿依次排列在定稿之后;非诉讼案件材料的结论、决定、判决性文件材料在前,依据性材料在后。这里所说的“为一件”就是实体装订在一起,编目时也应视为一个条目,但不允许将同一事由的若干文件作为其中一份主要文件的附件装订在一起,这样容易引起检索混乱,难以查找。如会议文件,会议预备通知、通知、会议日程、领导讲话、典型经验、会议总结等多份文件,这些文件都归属于某一次会议这个事由,但不要装订在一起,应单份文件装订,按会议日程或时间先后顺序排列。

5、文件修整装订

    为保证档案能够长期保存和有效提供利用,在装订前后对不符合归档要求的文件材料进行修整,一是对纸张尺寸不合标准、磨损残缺文件进行修裱。二是对不符合归档要求的书写材料的文件进行复制、传真件要进行复印,为避免粘连,最好采用单面复印。三是超大纸张的折叠,折叠时要注意减少折叠次数,避开图表字迹,从上往下折叠,文件页数较多的,应单张折叠,以方便利用。

    文件装订,即用符合档案保护要求的装订材料,将归档文件以“件”为单位固定在一起。《归档文件整理规则》介绍了多种装订方法,我们推荐使用不锈钢钉装订,装订时一定要选择档案推荐使用的不锈钢钉,禁止使用不符合规范的订书钉。文件采用左上角装订方法,左边、下边要整齐,如果某份文件内容特别多、纸张厚,订书机无法装订,需要用细线装订,装订方法:采用三孔两线装订,细线要将文件左边捆扎起来,以防纸张损坏。

    需要说明的是:单位有专业要求的,可按规定装订。

6、保管期限审查

    各机关要根据事先制订的文书档案保管期限表,将已分好级别的文件划分为永久、定期两类。

    需要注意的是:一是注意文件之间的联系,防止孤立地划分其价值,如果只有请示没有批复,请示就没有意义,因此划分文件材料的保存价值时要注意文件之间的联系,将密不可分和有必然逻辑联系的放在一起来判定它的价值;二是考察文件的实际内容,防止从形式上看其价值,如果与本机关主要职能活动有密切联系、起凭证作用、效益长的价值就高,反之就低。不论是上级、下级还是本机关形成的文件,主要看文件内容的重要程度、作用大小;三是研究文件的各种作用,防止片面地看其价值。四是要从长远考虑文件的使用价值,也就是我们说的就高不就低。

7、排列归档文件。

    归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内,根据一定的方法确定归档文件的排列次序的过程,排列的原则即事由原则,也就是将同一事由的相关文件排列在一起。事由可以指一件事、一次活动。例如一次请示或报告,批复收到后,就要以视为事由办理完毕,一次会议或一项活动可以视为一个事由,按事由排列文件即反映了文件之间的联系,又可以存取方便,便于检索。

    具体的排列方法可分为二步,第一步先将同一事由的文件按一定的顺序排列起来,可按文件形成时间先后顺序或文件重要程度排列。第二步再将不同事由的文件排列起来,可按事由形成时间先后或重要程度排列,也可按作者或承办者的级别排列,会议文件等成套文件可集中排列。

    需要注意的问题:一是不宜按收发文字号排列归档文件,造成一个事由分散排列;二是实行“随办随归”的单位,应确保同一归档文件排列在一起;三是注意零散文件的处理,确保归档文件的齐全完整。

8、加盖填写归档章。

    我们统一要求归档章盖在每份归档文件的上方中间位置,编号项目分为必备项和选择项,必备项包括全宗号、年度、保管期限和件号,选择项主要是机构(问题)项。全宗号是指一个单位档案进馆后在档案馆内的代号,可暂不填写。年度是指归档文件的形成年度,采用公元纪年,用4位阿拉伯数字表示。如二○○一年表示为“2001”不能简化为“01”。保管期限分为永久、定期。件号分为室编件号和馆编件号两项,室编件号即机关档案室在归档文件分类排列后的顺序号,室编件号应在分类方案的最低一级类目内,按文件排列顺序从“1”开始编排。馆编件号是档案移交进馆后,按档案馆的有关规定填写的顺序号,可以不填。机构(问题)项,填写时应按分类方案,填写作为分类方案类目名称的机构或问题,如机构或问题名称太长,可使用机关内部规范的简称。

    需要注意的是,填写归档章时应选用符合档案保护要求的字迹材料,如碳素墨水、印泥等,禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久材料填写。

9、编目。

    《归档文件整理规则》所指编目是指编制档案文件目录,归档文件目录的项目包括件号、责任者、题名、日期、页数和备注。件号在最低一级类目中从“1”开始编写。责任者填写机关全称或规范的简称,不得填写“本局”、“本部”等不规范简称。联合发文,一般应填全,如果责任者太多,可适当省略,但立档单位是责任者的必须抄录。填写时要求照实抄录,发文代字、年度、顺序号不能省略。题名一般照实抄录,遇到题名含义不清或不能揭示文件内容的文件,应根据文件内容重新拟写标题,在新拟写标题加〔〕。日期填写用8位阿拉伯数字表示,如1999年1月17日,标注为19900117,也可用月、日回行填写,未注明日期的文件,应根据文件内容加以考证,考证的时间加〔〕。页数即一件文件的总页数,空白页不计算页数,多份文件作为一件时,按各文件页数相加在一起计算,如问题的请示和批复,分别为4页和1页,作为一件时,该件页数应为5页。备注,填写归档文件需要补充说明的情况如文件的缺损、修改、移出、销毁等,如内容太多可在备注栏内加注“*”字号,将具体情况填写在盒内备考表中。

10、装盒。

    应按不同类别的归档文件分别装盒,同一类别的可分装几盒,不同类别的不能混装一盒。

需要注意的两点:一是不同形成年度的归档文件不能放入同一盒内。二是不同保管期限的归档文件不能放入同一盒内。

11、填写盒内备考表。

    用于在盒内归档文件进行必要的说明。盒内文件情况说明,对盒内归档文件收集的齐全程度、文件本身的情况、整理情况等加以说明,整理人填写负责整理本盒归档文件的人员姓名,以明确责任。检查人填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。日期填写归档文件整理完毕的日期。

12、填写档案盒封面、脊背。

    在横线上加盖全宗名称章,使用机关全称。

档案盒脊背、全宗号填写同级档案馆给定的全宗号,也可不填。年度填写盒内文件形成的年度如2000。机构(问题)填写分类方案中相应的机构(问题)的类目名,如按机构分类可填“办公室”、“业务处”等,按问题分类可填“行政类”、“业务类”等,不按机构“问题”分类的可不填。起止件号填写盒内归档文件排列最前的和最后的件号,件号间用“—”连接。如“1—25”。馆编件号待档案移交档案馆后填写,盒号可一年一断号,也可以以4位数为限,几年一断号。

13、上架。

    前几步工作完成后,就可以将档案移放档案室保管,上架排列时应注意不要将不同保管期限的归档文件排列在一起,每种保管期限排列后应留有一定空间,以方便上年度档案上架。

 

机关归档文件材料收集整理归档时

几个具体问题的处理

1、输入微机。

    由于文件不立卷,因此每一份文件都必须准确无误地将题名、责任者、文号、日期、页数、件号输入微机,以便日后查找利用。特别是文件题名必须一字不变地输入,如果文件标题不能概括文件内容,请在原标题后自拟或补充标题,并加“[]”加以区别,如“××市档案局关于转发×档[2005]180号文件的通知”,应重拟标题并抄录为“××市档案局关于转发[××省档案局关于加强汛期档案安全管理的几点意见]的通知”,又如“××市档案局通报”,应重拟标题并抄录为“××市档案局[关于市直机关达标升级情况的]通报”。有些归档文件的附件独立性强,如正文公布实施意见,附件则是具体的条文规定,或者附件是正文的重要补充和说明,在正件与附件作为一件时,如果目录中只抄录正文题名,不能反映出附件的内容,可能造成漏检,此时也可在正文题名后抄录附件题名,附件题名外加“()”,如“关于进一步加强我市精神文明建设的决定(附:市民公约)”。如果文件题名过长,超过软件所规定的120个字节(60个汉字),需进行简化,并在备注栏注明。如果是会议材料、报表、内部信息等成套文件,则每一份文件都要作一件输入。例如,××工作会议文件之一:×××同志在会议开幕式上的讲话;又如,情况反映第三期:×××贪污犯罪情况的内部通报。

2、装订。

    根据实践,建议各单位统一使用不锈钢订书钉装订,方便快捷,成本低。装订时一定要注意选择由档案局推荐使用的不锈钢订书钉。禁止使用不符合规范的订书钉,这将是今后每年归档文件整理检查的重点内容之一。文件采用左侧装订的方法,左边、下边要整齐。如果某份文件内容特别多,纸张厚,订书机无法装订,需要用细线装订。装订的方法:采用五孔装订,细线要将文件左边捆扎起来,以防纸张损坏。

3、文件的归档时间如何确定

    《规则》放弃了原有的按针对年度归档的做法,统一按文件签发日期(即落款日期)判别文件所属年度。例如,1995年形成的《1996—2000年工作规划》,应归入1995年度;1997年形成的《1996年机关工作总结》,应归入1997年;1998年制定,1999年生效的法律法规,应归入1998年。

    机关单位的某些具体职能活动,如召开会议、处理案件等等,可能会形成跨年度文件,这样的文件往往统一在办结年度归档。比如,跨1998年、1999年两个年度的会议形成的文件材料,统一在闭幕年即1999年整理归档;跨1998年、1999年两年度处理的案件形成的文件材料,统一在结案年,即1999年整理归档;下级单位1998年12月写的请示,上级单位1999年1月收到,则该请示应连同办理过程中形成的其他文件一起归入1999年。

    按照《规则》的规定,不只是单份文件可作为一件,正本与定稿、原件与复制件、来文与复文等可作为一件。这时判定“件”的日期,应以装订时排在前面的文件的时期为准。具体地说,正本与定稿为一件,以正本日期为准;正文与附件为一件,以正文日期为准;转发文与被转发文为一件,以转发文日期为准;复文与来文为一件以复文日期为准。

有些文件没有标注日期,应考证清楚,按考证日期归档。

4、订本式的文件材料如何装订

   报表、名册、图册等一般每册(本)内容都相对完整,具有独立的检索价值,因此应按照其原来的装订方式,一册(本)作为一件。去除原有的不符合要求的装订物,改用符合规范的不锈钢订书钉或细线装订。订本式的会议记录,要拆除原来不符合规范的装订物,重新装订。

5、装订时是否必须去除金属装订物

   是否需要去除金属装订物,可以视具体情况灵活掌握。一般来说,永久、30年保存的档案必须去除不符合规范的金属装订物,10年保存的档案可不去除金属装订物。此外,对于装订成册不便拆钉的刊物、书籍等,由于金属装订物已经严密封装在其中,拆钉会严重损害原貌,此时可不再拆钉重装。

6、几种特殊类型文件“件”的确定

(1)重要文件(如法律法规等)除正本外,在撰写、印刷过程中形成的不同稿本(包括历次修改稿)需要归档保存,如过厚不易装订,其正本与历次修改稿(包括定稿)各为一件。

(2)一般来说,正文与附件为一件,如果附件数量较多或者太厚不易装订时,也可各为一件。

(3)文件在运转过程中一般都附有文件阅办单。有的阅办单有领导的重要批示(或签批条),它真实地记录了文件的形成、办理过程,是归档文件不可分割的重要组成部分,应与文件作为一件,归档章应加盖在阅办单上,编页号也要从阅办单(或签批条)开始。

(4)会议材料一份文件为一件;活页纸会议记录,每一次会议为一件,订本式的一本为一件;整本的介绍信存根为一件;刊物正本为一件,底稿为一件,如果底稿太厚可视情况分为若干件;不同类型的报表各为一件;未装订的式样同一的表格可装订为一件;成套文件中的每一份文件各为一件,这样才有利于日后的查找。

7、传真件如何归档

  传真件字迹耐久性差,须复制后才能归档。尽管复制件本身在耐久性方面也存在问题,但强于传真件字迹的耐久性。复印件应单面复印,以防粘连。

8、超大纸张如何归档

  实际工作中,某些特殊形式的文件,如报表、图样等,纸张幅面大于A4或16开两种规格。由于档案盒是按照A4规格设计的,因此,超大纸张必须加以折叠。拆叠时应尽量减少拆叠次数,同时拆叠缝应尽量放在字迹外,从上向下折叠。

9、同一事由的归档文件排放在一起是否必须体现先后顺序

  同一事由的归档文件只有经过进一步的系统排列,才能更好地反映归档文件之间的历史联系,体现事情的前因后果,从而满足利用者的利用需求。如果一项活动所形成的若干份文件材料,既不按事情办理过程(时间)顺序排列,也不按归档文件的重要程度排列,只进行一种非常随意的放置,那么就看不到事情的办理过程,不利于档案管理和提供利用等工作。因此,同一事由的文件排列在一起时,最好体现出时间或重要程度等顺序。如开一次会议,形成了会议记录,会后又形成了会议纪要,这两份文件就属于同一事由,应排列在一起,会议记录在前,会议纪要在后。再如档案局举办档案法宣传周活动,形成若干份文件,这些文件应按照活动过程或文件的重要程度排列顺序。

10、在实行“随办随归”制度的机关,如何确保同一事由的归档文件排列在一起

   一般情况下,同一事由的归档文件应该在事由办理完毕后收集齐全,再归档保存,以保证排列、编号后同一事由的文件排在一起。但实行“随办随归”时,如在某次会议结束之后,将需归档的文件按随办随归的要求,进行了排列、编号、编目等工作,从而确定了文件的排列顺序和位置,并移交档案部门。会议结束后间隔一段时间又形成了会议纪要,此时文件归档的补救办法是按自然顺序排序进行编号,并在归档文件目录中该文件条目的备注栏中标注与前述文件的联系。

11、如何将零散文件排入已整理完毕的归档文件中

   在归档文件整理工作中,文书和档案人员应该以负责的态度,尽可能保证收集齐全完整,杜绝零散文件归档现象。在难以避免的情况下,将零散文件排列在同一年度相应保管期限归档文件的最后,并在该文与前面相关文件备注栏中注明,以便相互参见。

12、机关档案室要不要编盒号

  各单位目前不需要以盒为单位编流水盒号。如要编号的,可用铅笔临时编号。

13、归档文件目录如何装订

    归档文件目录和目录封面统一采用A4纸竖式打印,并装订成册。归档文件目录可一年装订成一本,亦可每年区分保管期限装订成三本。归档文件目录除集中装订外,无需分别在档案盒中放置。

14、为什么每个档案盒都必须放置备考表

    备考表是用以对盒内归档文件的缺损、修改、补充、移出、销毁等情况进行必要的注释说明的,无论在归档文件整理阶段,还是在档案保管阶段,都需要有备考表来填写这些内容。此外,备考表还设有整理人、检查人和日期等项目,这些项目起到了明确整理工作责任,强化监督的作用,对每盒归档文件来说都必不可少。

15、文件页号的编写有何规定

    文件本身的页码能反映文件页数的,不必重新编写页号,否则均应重新编写页号。编写页号同样是在文件正面的右上角和有文字反面的左上角。如有文件阅办单或领导签批条,也要编写页号。页号可用号码机、铅笔、钢笔编写。

16、归档文件管理软件

    计算机辅助整理归档文件,应统一使用由省档案局推荐的,科怡软件公司开发的科怡档案管理软件。各单位在每年的归档工作完成后,应将档案管理数据库备份两份。