妈妈写给宝贝的一段话:《哈佛时间管理通则》在线全文四

3.使用“人事录”，以拓宽人际信息网
除了上述的名片档案、住址录之外，你还应自制所谓“人事录”的档案，时时加以活用。这也可以说是人事信息的“大全”。它不只记载对方上班处的资料，还囊括了对方的经历、家族成员，近况等私人信息，使人一目了然。关于这一点，要有更具体的说明：首先在用纸方面，必须使用比较厚的卡片。每一个人使用一张。上面记载“姓名”、“出生年月日”、“性别”、“第一次见面的日子”、“学历、“职业”、“籍贯”、“工作地点”、“现在的住处”以及“家庭”等等，尽量地把已知的信息都填上去。所谓的“籍贯”，并不一定指户籍所，而是指对方现住地址以外，更能够确实地联络到的地方。这一项记载遇到本人被派往国外时，最有帮助。又如，变更比较多的“上班地点”、“现在居处”，以及“家庭”栏，一开始就留下很大的空白，一旦有了变更，立刻更正。卡片的背面当成备考栏，用于记载对方的近况。例如对方在贺年卡上写着“今年二月起预定到美国留学”，或者“今秋将结婚”的话，那就把日期一块记下来。仔细地把近况报告都记录的话，最有助于人际信息的拓宽。有些人，每年都要寄出两千张以上的贺年卡，而且每张贺年卡都要写上一、两行字。遇到这种情形，你只要看看备考栏，就能够胸有成竹地写下去。即使是好几年不曾见面的朋友，只要这几年的信息，被做成记录保留下来的话，再见面时，就不愁没有话题。
4.人事录分别使用英文字母和职业索引，以加快寻找速度
使用英文字母和职业索引的人事录，将成为你的最得力的助手。不过，由于数目很多，取出信息时非快速不可。做法是：
首先，在卡片的右上方设置“英文字母索引栏”。原则上，在一个人的姓氏上，利用姓名中的头一个字母。
例如“林天冲”，则记为“L、T、C”。“陈”、“刘”等，同姓有好多个人的情况，则除了姓以外，连名字的头两个字母也记下。然后，并采取“A”行“B”行等的大致分法。如此处理，只要瞧瞧索引栏，就可以很快地找到必要的信息。除此之外，为了更有效地活用这种人事录，也可从职业等其它角度开始寻找。人事录的上端印有A到Z为止的英文字母。每一字母上都开一个小洞，每一个字母也表示对方的职业、经历，或者跟你的关系。 例如，对方是律师的话，使用英文LAWYER的“L”表示，注册会计师则是以OPA的“P”表示。
在这些字母中，把表示本人的字母洞上部分去掉归档。
例如，你需要金融关系的信息，而且已经把银行职员列入名单的话，你可以使用一根细棒，刺入银行的“B”洞，再把它挑起来，那么，只有“B”，也就是银行职员的卡片会存留于下面。或许有人认为这种信息，应该由电脑来管理更有效率。然而，用软件同时处理三千人的信息时，还是采用卡片的方式比较容易管理，同时也比较实用。5利用贺年卡上的“最新信息”更换人事信息
不管是住址录、人事录、人事信息，都是越新越好。但是，要使对方的近况，在丝毫不漏的情况下，反映在你的资料上，实在是一件非常困难的事。遇到对方搬家，或者调职时，如果对方通知了你，你就应该立刻修正住址录、人事录。如果不能获得这种信息的话，你所持有的信息，将跟现实有出入。为了修正这种信息的不适合处，只好活用贺年卡。每年都会收到两千张以上的贺年卡，这个数目占去人事录所登记的三分之二人数。由贺年卡取得对方的最新信息后，旧的信息就会焕然一新。贺年卡上面，有不少除了住址以外，还添写家族的私人之事。所以，它所包含的信息量比一般问候式的信件还要多。由此看来，贺年卡可称之为“人事信息的宝库”，你怎能不活用它呢?不过由于张数太多，除非采取某种程度的系统化作业，否则的话，将耗费大量的时间。以办公室来说，并非把当日收到的贺年卡，在当日内就处理完毕，而是等到差不多都收齐时，即过了阳历年以后，再把它们依据26个英文字母的顺序排列。如果贺年卡上写着新居落成、结婚、子女诞生，或者对新年的展望，那就把这些信息添写在人事录的备考栏。有不少人认为，既然想要拥有大量的信息，那就得到处收集。其实，你身边就有不少可以获取信息的材料。虽然只是一张贺年卡，只要好好地活用，仍然能收集到不少的信息。
□ 自管理者管理的方法
1.积极利用情绪良好的时段，以提高工作效率
想做某一件事情，但是懒得动手。这种所谓“缺少干劲”的状态，相信每一个人都曾经有这种经验。有一些人说，遇到这种“没劲”的场合，只要自己勉强干上三十分钟到一个小时，注意力就会慢慢的产生，效率也会逐渐的提高。不过采取这种做法，在到达“干劲十足”以前的三十分钟乃至一小时之间，工作效率很差。因为勉强工作，你在总精神方面免不了会感觉到痛苦。基于此，绝对不能称之为良策。以你来说，遇到“不起劲”时，就会立刻把手边的工作置于一旁，再从“非做不可的工作”之中，找出自己最喜欢的工作，立刻着手去做。因为是自己喜欢的工作，自然就会产生工作热情，效率自然也会提高。总而言之，一开始就制造“有劲”的状态，然后再着手于你感到“讨厌不想做的事情”。如此，你就不会感到它像先前一般，叫人做不下去。一旦培养出“干劲”想要有效率地进行工作并不难。
又如，好不容易迸发出干劲，却必须为会客或者参加会议而离开。遇到这时，你会保持原状，就这样的离开。使用的资料以及书本仍然打开着，圆珠笔也随便搁下来。假如离开办公室时，把桌子整理干净的话，当你再回来时，又得耗费一些时间准备，否则，根本就不能进行工作。更坏的是工作停止前，好不容易才产生的干劲，如今又消失了。如果桌子上面仍然维持原状的话，在短时间内就可以恢复“干劲十足”的状态。为了提高效率，你不妨试试看!
2.为了提高效率，不妨在接近限期时，仍然做别的工作
很多人都认为，只要耗费时间工作总能够完成任务，实际上不见得完全如此。时间太充足的话，势必将在无关紧要之处多耗费时间，做起事来拖拖拉拉，缺乏一份紧张感。从你来说，除非接近限期，否则的话，都是先做别的工作。只有到了“不做将会来不及”时，才着手做本份的工作。
处于这种情况时，由于限期将至，自然地注意力就会增高，效率也会转好。由于不能为其它事分心，完成的工作不但能够紧抓要点，同时显得简洁有力，效率也得到提高。管理者称之为“期限届满的效果”。
参加会计师考试时，方才能感到那种效果。会计考试及格率只有百分之十几，这及格率看起来并不太困难。不过，到了第二次考试，只有前两次考试合格者才能参加。两次考试总算起来的话，及格率还不到百分之一，被称为最困难的考试，合格率也只有百分之一，可见会计师的第二次考试有多么的困难。那时，真正准备应考的时间，比别人慢了一年以上。想不到，凭这种“时间不足”的情况，产生了爆发力，只经过短时间的准备，就通过了第二次的考试。从此以后，在日常生活里，也可时常活用“限期将届”的效果。至于所谓到期日还很长，不宜着手做事的方法，还有一个有利点。那就是能够缩短收集资料以及构想的时间。
人类是很奇怪的动物。一旦脑海里惦念东西时，就能够很敏感的引起反应。不管你是为别的事情找资料，或者是观看车厢里的广告，只要碰到有关的记载，就会感到眼前一亮。关于构想方面，只要内心有问题意识，碰到有关的事情，立刻就会产生很好的构想。如果很早就开始工作的话，为了寻找资料，树立构想，必须耗费很多的时间，东找找，西看看，很难拿定主意。例如实际开展工作时，才发现了新的情况，甚至再产生更好构想的话，反而令人内心感到混乱，而不知何去何从。开始工作后，虽然已经产生了问题意识，但是，仍然没有真正着手进行，反而处理其它的工作，这也正是所谓的“发酵时间”，能够使工作效率更为良好。欲有效率地进行构思还不确定的工作，这种方法最能发挥效用。
3.感到效率直线下降时，应该“积极的休息”
上午时间，脑力大都不差，但是到了下午，由于疲劳的累积，工作效率将逐渐下降。遇到这种情况，适度的休息是必要的。然而，遇到休息时，大多数的人都面对桌子，一副惘然若失的样子，好像有一种不愉快的念头，即休息就等于浪费时间。在你的观念里，工作效率一落千丈时，勉强打起精神工作，就是一种浪费。与其驱使浑浑沌沌的头脑“长期作战”，不如以适当的休息，使精神恢复清爽，如此才能提高工作效率。一旦感觉到效率明显降低时，就会立刻休息。遇到这种情况，通常休息三分钟也就足够了。或许有人会认为三分钟未免太短了吧?其实，这已经足够了。如果休息的时间比三分钟更长的话，再度开始工作，欲把头脑恢复到原来的状态，那就得耗费较长的时间，效率反而会降低。多数人认为，“休息”是指身体的静止状态。不过，管理者并不这样认为。遇到这时，管理者会积极地听自己喜欢的音乐，并且轻松地做体操。坐办公室而感到疲劳的最大原因，是长时间保持同样姿势造成的。遇到这种情况，只要使僵硬的肌肉恢复轻松，血液的循环就会转好，头脑也会感到清醒。不仅单纯使身体舒服，最好也使精神放松下来，以便再开始工作时能提高效率。称此为“积极的休息”。因为疲倦而不活动的话，身体固然可以达到休息的目的，但是头部并没有得到休息，如此对于提高工作效率是毫无帮助的。
4.发生麻烦时，先使精神轻松一下，然后再开始工作
管理者使精神转为轻松，不仅仅是对疲劳有效。例如在工作方面发生了麻烦，精神上受了打击，使用这种方法也非常有效。就像做错了事，被上司骂得狗血淋头，顾客抱怨发牢骚时，将有很长时间，叫你感到苦恼。心中感到苦恼时，即使勉强地工作，效率也不会提高。这时时，必须使自己轻松一下。不过，碰到麻烦时的轻松方法，不宜用消除疲劳的方法，使身体休息，或听听音乐，做一些轻松的运动，必须彻底的改变目标，使自己的精神“焕然一新”。遇到这种情况，最常使用的方式，就是跟人见面。一旦跟人见面时，不管你是否愿意，都得“改换一下头面”。如此一打开话匣子，不知不觉地的就会被对方的说词感染，以致在交谈完毕时，先前的焦虑不安，已消失殆尽了。另外一种方法是投入单纯的工作。
总之，使用头脑的工作，碰到心境不好时，非常难以全心地投入。最好以十分钟或二十分钟的时间，投入单纯的工作。如此，内心就会逐渐地风平浪静，新的干劲也会跟着产生了。像整理资料、整理杂记本都很不错。不过，在某些情况下，以上种种办法实在无法使自己保持轻松。为了应付这种情况，常常要针对各种麻烦，想出使自己保持轻松的方法。 例如，你不妨把麻烦分成A、B、C三级，遇到A级麻烦的话，让你自己保持半天的轻松，无牵无挂；若是B级的话，则保持两个小时，如果是C级，则保持三十分钟。经过如此决定以后，遇到有麻烦时，立刻就会萌出使自己轻松的念头。
5.利用六分钟为一单位的行动记录表，就可以发现“看不到的时间”
常常听到周围的人老是把“没有时间……”这一句话挂在嘴边。有些人为了争取更多的时间，甚至削减自己的睡眠时间。以长远的眼光来看，缩短睡眠时间，将在效率方面带来负面的作用。与其这样做，不如重估一下自己使用时间的方法，再仔细的思考，如何才能够把时间更为有效的使用。虽说重估一下时间的使用方法，然而，缺乏具体资料的话，实在很难以做客观的判断。奉劝管理，不妨书写一下自己的行动记录，即记下几点几分到几点几分做了些什么?以办公室来说，全体职员都使用“时间分析单”(以每六分钟为一单位，记录各人的工作。)提议以六分钟为单位，是因它为一小时的十分之一，即等于零点一小时，合计起来比较方便之故。实际地做这种记录的话，就可以获得种种的资料，对于提高工作效率，有效地活用时间，以及休息的计算方面，都非常有帮助。
最大的收获，不外乎是能发现时间如何的损失掉。或许，你自己以为分秒必争，很快地就能投入工作中。实际上，你却是拖拖拉拉的人。例如，必须耗费很长的时间，才能实际的投入工作中；或者集中一次就能做完的工作，却分成好多次，拖拖拉拉地做着。看了诸如这般“眼睛看不到的时间耗损”，这种时间分析单，就可以一目了然。同时，把这种记录累积以后，就可以从过去的资料中，推测出某种工作需耗费多少时间才能完成。即使有很多种方法，凭显示的数字，仍然可以找出最有效率的方法。正因如此，工作进度比较容易制订，进行的方式也会显得更有效率一些。在你想购进新的OA机器，或者某种文具时，也可以凭过去的资料，算出某人一年可以节约多少时间，再凭此数据决定购买与否。书写行动记录表的好处，可以说不胜枚举，至少，它可以把你日常不重视的“东西”，改变成具体的数值，使它变成视觉的东西。在平常，习惯于凭主观的记忆来考虑工作方法。然而，一旦把它变成客观的资料，就会察觉到实在太独断专行了。不过，一察觉到这件事以后，即可发现有效的使用时间方法，实在多得不胜枚举。因此，并不一定要耗费很长的时间，来书写行动记录表。其实，只要尝试一个星期，即可受到提高效率的各种启示。
6.对于感到厌恶的工作，可准备“成功报酬”给自己或家人，以激发干劲
人类对自己喜欢的工作，可以长久的集中精力。反之，如果是自己厌恶的工作，仅仅数分钟就会感到痛苦异常。有时实在提不起劲，真想半途放废呢!但是，工作岂能说不做就不做?大多数的人在责任感和紧迫感的驱使下，勉强的做下去。然而，在强迫之下做事，效率是绝对不可能提高的，只能应付的拖延下去而已。于是，管理者就挖空心思，想起这个问题“如何使苦差事在比较快乐的气氛下进行呢……”，但是，工作的内容往往很少能够改变，至于所谓的“快乐”，只好由自己来制造。想来又想去，管理者认为单纯而最有效的方法，莫过于准备一份“成功报酬”，告诉自己做完工作，就能立刻去“做某某事”。这里所谓的“某某事”，只要是任何对你有吸引力的东西都行。例如，写完了这份报告书，就可以跟女朋友去逛街上馆子，或者去看那部一直想看的电影。如果是短时间内就能完成的事，就告诉自己，做完这项工作，立刻去喝一杯香醇的咖啡。相信很多人都有这种经验，那就是在小学的时代，遇到考试前，父母对你说“这一次考试的成绩很好的话，管理者就买那件你想要的东西送给你。”为了得到梦寐以求的东西，对于自己厌恶的科目，只好狠下功夫。管理者所说的“成功报酬”，原理就跟这件事相同。
唯一不同之点，就是必须“自己奖励自己”。或许有人会认为那是哄骗孩子的勾当。不过，在请你如此想以前，先试试看。虽然是叫你感到厌烦的工作，一旦做完了，就可以享乐，想到这些，工作的“干劲”和效率会截然不同。如果想更进一步提高这种效果的话，那就把“成功报酬”扩大到家人身上，跟他们来一个良好的预约。管理者有时会对家人说：“待管理者完成了这个工作，管理者就带你们到海外度假。”甚至也决定了出发的日子，准备好机票以及住宿的饭店。如此把一切具体化之后，就很难以改变预定，也能够增强妻儿的信心，到了这种地步，自然就会产生无比的干劲，一心一意地把工作做完。对家人准备成功报酬的话，不仅能够提高你自己的干劲，甚至能使家人协助你。尤其是工作可能会拖长时，更具有神奇效果。不过，对于这种“成功报酬”，有一点必须特别注意，那就是达到“报酬”之路不能太长，纵然有很多乐趣可享，中途也很可能受到挫折。最好把“成功报酬”放置于伸手可及之处，如此才能够激发干劲。
因此，在从事困难的工作时，不仅是要准备一份“最后的成功报酬”，最好在实现中间目标时，也给自己准备一些报酬。
7.只要把日常的工作“格式化”，就可以防止工作的错误与疏忽
为了使工作有效率的进行，最好把各种“格式化”，即把来自经验的诀窍“格式化”。如此，不管在何时何地，任何人都可以采取最好的方法，在没有错误的情况下开始工作。对于这种工作的格式化，有些公司已经开始实施，不过对成为格式化对象者，几乎都 是高度或者复杂的工作。在日常生活里面，管理者认为可以大幅度的活用“格式化”。实际上，由于工作的诀窍不明了，而引起错误及疏忽者，不仅限于专业工作，就是日常的工作也不能例外。例如你在办公室时，委托别人替你听电话，并且抄录电话的内容。如果抄录的内容，还是不能使你弄清楚对方之意的话，你就得去请教抄录者。诸如此类，如果在一天里发生几次的话，时间的损失就很惊人了。遇到这种情形，就算责备抄录者也不能解决问题。如果事前就规定抄录电话的格式，那就不可能发生错误。在管理者的办公室里，从专业的审查书类的写法，到电话的应答，邮件的处理等日常业务，都规定处理的格式，而且全部的工作人员都懂得其中诀窍。每次有新职员进入公司，都必须弄懂所谓的“格式”。在决定“格式”之际，有一件事必须特别注意，那就是不能一开始就期待“完整”。不管期待如何的完整，仍然会发生意外的事情。因此必须在这种心理下规定“格式”，再经过实际运用后，不断地添加内容。
经过如此的过程，才能够完成“活的格式”。对于所谓的“格式”，不妨加入一些小小的信息。以书类的写法格式来说，不妨提出该书类必须走的路程、所需时间、受理窗口的号码、公休日和何时最不拥挤等。这些乍看之下，似乎不重要的信息是否被加入，其效果将有天壤之别。有些人由于忽略了这种小信息，而白跑了一趟，以致大幅度地浪费时间与精力。这种格式，恰如指示到达目的地的一幅地图。看到这幅地图的人，为了能够利用最短距离，走到目的地，必须加入适当的信息。
8.对于千篇一律的工作，只要怀疑以前的做法，就可以提高效率
很多人以抱怨的口吻说：“到公司上班，每次都做千篇一律的工作，实在叫人感到厌倦……。”的确，每天都依照上司的命令做事，很难以叫人产生干劲。不过，对于这种千篇一律的工作，只要不盲从以往的做法，自己想出一些点子的话，就能够使你感到趣味盎然。
在日常生活里，对于那些已经变成习惯的方法，往往会萌出怀疑的念头。例如扣衣服纽扣时，大家都从上面扣起。事实上，从最下面看得清楚的地方往上扣，不是更方便、更快速吗?又例如绝大多数的人放下圆珠笔时，都是把笔尖朝上，其实将笔尖朝下，不是更能够快速的拿起笔吗?只要如此的想，对于这以前若无其事的动作，你当会感觉到非常的新鲜。在工作方面亦复如此。碰到你想书写的报告书，而不能顺利地进行时，不妨稍为改变一下想法，先从你能够写出的地方着手。如此，由于受到前后段关系的启示，本来做不出的项目，突然使你一泄千里的发挥出来。如果拘泥于文章必须从第一段开始写的话，即囿于传统的观念之中，则必然浪费很长的时间，等到首段出现了，才能继续地写下去。在这种情况，能不感觉到厌倦才怪呢!对于日常工作方面，不妨对“常规”表示怀疑。如此，对于你认为千篇一律的工作，可能会有新的发现。
9.知道自己能够集中精力的限度，即可把它利用于提高效率
不管干劲如何的充足，人们能够集中精力做一件事的时间，总是有限度的。如果无视于这一点，只一心一意地面对桌子坐着，仍然不能提高工作效率，反而会使它不断的降低。你最好弄清楚自己能够集中精力的时间，再配合工作，把工作分成几节进行，如此效果比较好。一般来说，一个人能集中精力做一件事的时间，大约为九十分钟。正因为如此，大学的教授，电影的放映时间都被设定于九十分钟前后。不过，电影的放映时间都被设定于九十分钟则后。不过，这并非铁则，仍然有个人差异。同时，根据工作的内容，能够集中精神的时间也不一样。不管是什么人，只要是自己感到兴趣的事情，集中精神两、三小时根本就不成问题。如果窗外有烦人的噪音，则能够集中精神的时间也会缩短。集中精神这一件事，往往会受到环境的左右。把这些现象联想起来，当可判断，能集中精神的时间的确有个限度。因此，最重要的一件事情，是从经验中，找出最适合于自己的集中精神时间。一旦获知并把握自己能集中精神的时间，那就能够找出提高工作效率的方法。如果你认为自己集中精神的限度为六十分钟，那就全力投入于六十分钟的工作。做满了六十分钟的工作，休息一会儿，使自己轻松一下，再集中精神另做六十分钟的工作。如此的话，工作效率也会在无形中提高。或者改变工作的内容也不错。譬如做好一段校对的工作之后，改成会客，如此，即可使精神为之一振。一提起工作，有些人以为必须整天面对着桌子进行。事实上并非如此，不时的管理自己，提高效率，这才是真正的工作。
10使用“进度表”把必须做的事“视觉化”，如此就能用眼睛体会到成就感
工作必须长期地延续下去，那就必须知道目前完成了多少?还剩下多少?如果不能确实地把握的话，将陷入不安之地，工作效率也无法提高。
因此，必须实现的目标越大，越能够客观的确认其进行状况。为了做到这一点，必须把它“视觉化”。对你来说，遇到报考大学，参加政府举办的考试时，都以自制“进度表”的方式，使目标的完成“视觉化”。在一张纸上画了细小的格子，格子的横面写着完成目标必须做的事情，每当完成一件事情，就使用红色的奇异笔把该格子涂掉。
这样做的话，就可以一目了然的看出，自己正处于起点与目标之间的那一点。对于下一步应该做什么?才能胸有成竹，不至于感到茫茫然。在这种情况下，工作自然能够很有效率地开展下去。而且，涂掉一个格子所产生的成就感，能够增强对下一步挑战的信心。除此之外，使用这种“进度表”的好处，那就是能看出目标与实绩之间的差距。
早晨在决定工作程序时，虽然列下了今日工作的范围，但是，有时却无法达到这个范围。到这时，如果有工作“进度表”的话，就能够一眼看出完成了目标的几个百分点。如果不会达到最后目标的话，又可以当成发现问题点的反省资料。目标只是驱使工作有效率进行的手段，并不一定非完全地完成不可。最重要的是——自己分析目标与实绩之间的差距。如果没有这个过程的话，无论到何时都不可能有进步。
11.只要意识到自己的时间浪费，工作的效率就会完全不同
一旦认为时间很充裕的话，往往就会毫不惋惜地使用它。工作方面亦是如此。如果认为今天做不完，明天再来，或者加班的话，效率就会一天比一天差。时间也有代价。如果不会在一定的时间内，赚得自己时间价值以上的东西的话，收入将会为负值。正因为如此，时常存有自己时间价值的意识判断。如此，想提高生产积极性的意识就会发生作用，自然就能够很有效率地进行工作。不仅吊儿郎当的德行会消失，而且又能够激发产生提高工作效率的构想。当大学毕业，进入国际性会计事务所上班时，才对时间的价值有了强烈的意识。这家会计事务所的主要业务有会计监查、税务，和财政问题等。几乎所有的经费都属于人的费用。因此，制订收费标准时，都以时间做为准则。因此，不会把时间有意义、有效率地使用的话，报酬可能少于花费。正因为看到企业界严酷的现实，因此才有了“时间并非免费”的意识。一直到今天，虽然已拥有自己的事务所，但是仍然活用这宝贵的经验，时时想着时间的价值。或许对于事务人员来说，欲利用有形之物，比较生产性与时间价值间的平衡，似乎有一点困难。然而，只要从工资、年薪、加班费等的金额，算出自己一个小时有多少“代价”时，你对时间的意识就会大幅度的改变。
12.完成一件工作之后，尽早地写下问题点诀窍
不管如何辛苦，一旦完成了一件工作，绝大多数人都会满足于结果，而很少去注意其过程。其实，这种态度是不对的，也可以说非常的可惜。越是重复出现错误的工作，越能得到新的窍门和反省问题。如果把这种贵重的“副产品”忽略掉，它就会被赶到意识的角落。遇到下次又得做同样的工作时，就得重头再来。
因此，在做完一件事以后，必定会以备忘录的方式，把跟下一次工作有关的新发现，反省的事项记录下来。如此，把眼睛能看到的“东西”记录下来，下次就不至于犯同样的错误，也不会在同一个地方浪费时间，就算是委托他人，也可以很有效率地进行。
“使用枪的人，拔起枪来很迅速”。枪一旦刺入敌人，不立刻拔开的话，将很难拔出来。因此，刺倒眼前的敌人以后，必须很快地进入下一个情况，因为一支枪，不能同时对付两个敌人。工作方面也是如此。完成一件工作的“结果”，等于刺倒一个敌人，如果满足于这一点，而忘掉“拔出”枪的话，将不可能使其余的工作继续有效率地进行。有道是“打铁要趁热”，重新评估刚完成的工作，应该趁着记忆深刻时马上进行，才会更有效率。四、下班到就寝时段促效法
□ 交际的方法
1. 夜晚的交际最好决定退席的时间
“满以为今天可以早点回家，谁知傍晚时，意外来了一个吃请，以致不得不搭最后一班车回家!”具有这种经验的人，为数不少。对于这种夜间的吃请，管理者应尽量避免参加。
一般地，酒过三巡，就会拖拖拉拉地说一些毫无意义的话，无谓的浪费时间。
不过话说回来，有时总是难免会碰到推不掉的吃请。逢到这种场合，只好事先言明散席的时间。待时间一到，不妨在不伤及对方的情况下，说出理由，退出宴会或酒席。例如，你可以说：“明天，管理者必须一早就出差……”，或者预先告诉家人餐馆的电话号码，届时叮咛家人打电话来，声称“有急事……”。如此，早早的结束夜晚的酒席，并非上好之策。那么，什么才是上好之策呢?那就是把夜间的宴请，挪到中午休息时间。以白天来说，一般的会谈，一个小时就足够了。而且，由于中午的吃请，大致上均不喝酒，谈起话来比较中肯。应该利用午休时间会客。在这个被大家所忽略的时间里，一面进餐，一面跟友人重温旧情，与朋友们交换新信息，不但效率好，其乐也融融. 　2. 聚会后，如果想拥有自己的时间，那就不要多喝多吃 　　参加聚会是结交朋友的最好机会，有人邀请参加聚会时，只要时间上允许，管理者都会出席。想结交朋友，那就得腾出时间才行。如果一天会见一个人的话，一年里也只能会见364个人。如果是参加聚会的话，在两、三小时之内，就可以会见好几十个人。白白地坐失认识朋友和跟老朋友交换信息的机会，实在是很可惜的一件事情。聚会一向离不开酒水。有一些人从聚会开始到结束，手中始终离不开酒杯。然而，欲把聚会当成社交时间，有效地利用它的话，应该放弃酒水。好不容易碰到平时难得一见之人，如果把他当成灌黄汤的对象，那实在是太可惜了。有时在聚会以后，必须回到办公室做一些收拾的工作，回到家以后，可能要学习某种东西，因此，酒水不宜喝得太多。在聚会会场时，应少喝酒，而改为吃东西。在聚会会场填饱肚子，至少可以节省吃晚餐的时间。不喝酒，享受吃的滋味交谈的乐趣，即活用聚会的方式。
3. 出席聚会时，以单身最理想，如此才能扩大人际关系
对一般人来说，参加聚会的目的，是跟不认识的人交谈，以便获得新信息，并且扩大人际关系。不过，很多人参加聚会时喜欢带着伴侣，而且，一旦到了会场，就迫不急待地寻找老友，一味的跟老友交谈。
所谓的派对，是主办者根据自己的想法，邀请很多人参加的欢乐宴会。这里不可能像混杂的街市，有一些暴徒，或者精神异常者，以及来路不明者混杂其内。因此，就是有很多你不认识的人，也不必产生害怕的念头。既然来参加聚会，那就应该把自己放轻松一些，积极的招呼参加的人，如此才能有效地使用时间。
到聚会会场碰到朋友时，除了跟他寒暄以外，也请他介绍他的朋友。你虽然不善于跟人搭讪，仍然可以顺利地增加新朋友。而且又有熟人夹在中间，交谈自然能够进行得水乳交融。或者，你不妨事先请教主办者有关出席者的名单，再由主办者介绍跟对方认识。只要采取这种方式，你就可以在毫不费力的情况下，跟你有兴趣的人，或者你想接近的人认识，你甚至可以主动地跟参加的人打招呼，或者分发你的名片，如此都可以收到相当的效果。主办聚会时，应该请全部出席者佩带名片，只要经过如此的安排，就可以使交谈充满欢乐的气氛，也可获得好评。
□ 归途时间使用法
1.回家途中，把“工作脑筋”换成“学习脑筋”
利用回家途中这段时间，把“工作脑筋”换成“学习脑筋”。回到家里以后，就算有意学习工作以外的事情，但是，往往会显得心有余而力不足。因为想起了白天被上司奚落之事，而愤愤不平；再不然，就是想起明天的大宗交易事宜，而感到忐忑不安，以致无法集中精力。最理想的态度是，一旦踏出了公司的大门，就把公司的事情抛在脑后。不过，越是担任负责阶层的工作，越是无法做到这一点。正因为如此，欲把公司的“工作脑筋”，回到家后就改变为“学习脑筋”，就必须重视从公司到回家的这段时间。搭车回家时，不妨拿出回家后的学习时间表看看，会对昨天剩余的疑问，及回家后将收听的节目产生兴趣，自然会萌生出学习的欲望。如果再翻开跟今天学习有关的书本，或者听听语言教学的磁带，回到家时，你就可以很自然的溶入学习气氛中。或者，到书店翻翻书本杂志，以培养学习的兴趣。反正，以适合自己的方式，在回到家以前，能够把脑筋改变过来就行了。
2.英文报纸最好在归途中阅读
阅读英文报纸是学习英语的手段之一。你在学习英语时，利用回家的途中来阅读英语文报纸，并固定为每日必做的功课。英文报纸的好处，在于每天都能接触到鲜活的英文。外语的训练，必须每天坚持不懈地学习，才会有效果。英文报纸跟厚重的教科书不同，它携带方便，普遍的受到读者的喜爱。
英文报纸的另一个好处，是其内容对上班族来说，无异于贵重的信息，而且它的内容趣味十足，自然会让人爱不释手。同时，报纸每天都刊载新鲜消息，叫人百看不厌。
一般地，在学校学习英文，无论是从质还是从量方面上来说，都有过重之嫌。巴多兰·拉雪在评论上说，那种程度的英文，就算是对英、美两国的学生来说，也嫌深奥呢!为了兴趣十足地学英语，最好择其源题者上工夫，如此才能使学习的效率提高。从这个意义来说，面向一般大众的英文报纸，可说是最理想的教科书，它又包括猜谜、漫画等娱乐形式。即使是英文水平并不怎么好的人，也可以挑选自己喜欢的部分阅读。
通常，都是先“预习”早报的新闻内容，再阅读英文新闻的内容。如此，较一般的阅读方法，更能够深刻地把握内容，可成为高强度的训练。即使不阅读全部的报纸，只要阅读一个专栏，也能取得较高水平的训练。
□ 回家后的时间使用法
1.最好别把工作带回家
 时常听到一些作家到饭店或旅馆就变成“罐头”。以那种姿态撰写稿子的话，效率就会节节提高，或许，这是受了“限期将到”的影响，要不然就是注意力集中吧?
对于这些人来说，可能待在家里时，一会儿不是接电话，就是接待访客，还有家里的一些琐碎之事等等，使他们无法集中精力吧?固然由家人把这些琐碎之事处理好也未尝不可呢，然而，单是将家人集中于他的身旁，也不可能会受到一些心理影响。
在这种情形下，为了能够埋头工作，他们才选择饭店、旅馆作为工作场所吧!
一提起在饭店工作，一般人总认为跟他风马牛不相及，但是把它改成“在能够集中精力的地方工作”时，那就不是跟你完全无关的事情了。原则上，你不把工作带回家做。
还有一个原因，那就是资料、书籍、事务机器和事物用品的问题。以作家来说，只要有稿纸、笔就能够进行工作。可是，每当要做事的时候，就必须使用这些工具。因此，为了埋头进行有效率的工作，必须待在自己的办公室里。
不过话又说回来了，不管在办公室工作的效率有多高，如果一直待在办公室里势必会感到厌倦，甚至会想家呢!遇到这种情况，都会打电话回家，以便提提精神。通过电话跟孩子说：“你洗澡了没有?”、“吃过晚饭了吗?”，虽然是一些无关紧要的家常话，但是可以提提精神，也可以产生快点完成工作、回家跟亲人团聚的念头。虽然不在家里工作，但是，时常把最低限度的“工作道具”放入皮包里带回家，这是准备应付万一的情况。例如，由于某种原因，预定突然改变，明天早晨必须出差等等。遇到这种情况，只要道具带齐就可以放心。在移动途中只要看看资料，就可以立刻跟某一个人洽谈，好可以在回家的车厢里，完成还没有做完的事情。带“工作道具”回家，反而成为不在家里工作的原因。
2.有噪音的话，就使用“声音的远近”去处理
回到家里稍为休息，准备读书时突然响起了工地电钻的声音。这时，翻书页的手往往会突然停下来。这种噪音，将降低注意力，往往会干扰读书和学习的情绪。虽然不是很大的噪音，但是附近的谈话声，响起的钢琴声以及音响等，有时也会叫人感到心烦。在对周围的噪音感到心烦时，就应该使用“声音的远近法”，以保持自己的注意力集中。
即使用身旁的小声音来盖过远处大声音的方式，以对抗噪音。使用身旁的小声音，并非指打开音响，而是通过耳机听取自己感到愉快的声音。经过如此的处理，差不多可以完全隔绝噪音。
以这种情况来说，最成为问题的，是应该选择哪一种声音。针对这个问题，首先，使用一般的“音乐”，但是效果不佳，尤其是流行歌曲，往往会使人倾听歌词，反而干扰到读书；接着，再使用古典音乐试试，但是由于声量的起伏很激烈，也使人分心。最有效果的是所谓的“环境音乐”。尤其是听到在高原收录的小鸟啼叫声，以及风吹草动的声音，更能使我的情绪保持安静，自然能够很从容地读书和学习。于是，把这些声音录下来，遇到周围有噪音时，就戴耳机听这种“环境音乐”读书。如此一来，神经也不会绷得紧紧的，可以在很安祥的气氛下读书、学习。一直被噪音困扰的人，你不妨试一试。
3.只要在愉快时“储蓄”时间回家后的学习就能很容易地继续下去
人类跟机器人最大的差别，不外是能力的大小。
通常只要无故障，机器人可以发挥百分之百的能力去工作。至于人类则很容易受到感情以及身体状况的影响，有时只能发挥50%的能力，有时却能够发挥出两倍的惊人能力。回家后想学习某种东西时，最好每天以相同的步调进行。但是，有时因工作的关系回家较晚，或者由于疲劳、烦躁，以致无法集中精神学习。像这种情形持续一段时间后，就会叫人陷入近乎瘫痪的状态，学习进度也会停下来。到头来，会叫人感到更为麻烦，以致完全放弃目标。遇到这种情况，时间的“储蓄效果”最为有效。每一个人都有情绪低落而缺乏干劲的时候，反过来说，也有情绪高昂干劲十足的时候。遇到这种时候，不妨尽量地多做一些，把这一天做好的大量工作，充作“时间储蓄”。经过这样的安排，就算不久以后再陷入瘫痪的状态，你也不会因为“没有成果”而感到烦恼。这是你可以使用那时的“储蓄”之故。一般地，陷入瘫痪状态时，最好顺乎自然，切勿勉强。因为越勉强，越会陷得更深。这段时间，不妨离开工作或者学习，跟孩子玩乐，以恢复常态。早些休息，反而会提高日后工作的效率。及早地挣脱出“瘫痪状态”，更能够使“储蓄”的机会增加。只要能够如此地思考，就能够使你在不倦怠之下继续做任何的事情。
□ 电视、收音机的使用法
1.想看的电视节目，不妨录下来再看
“先生你整天那么忙碌，想必没有时间看电视吧?”很多人如此询问。但是，答案是“否”。在家时也看电视，也照常睡眠。一旦回答“管理者喜欢电视播放的影片”时，对方会更感到惊讶、因为他们不知道哪儿来那么多的时间。其实，这并没有什么秘诀，可说是很简单的一件事。对于想看的电视节目，都会利用录像录下，对于不必要的部分，都飞快地跳过去。在看录像带时，一只手拿着遥控器，把那些广告以及多余的部分删除。经过如此整理以后，在电视上播放两个小时的长片，只剩一个小时左右了。纵然是没有广告的BBC节目，对于管理者认为不重要的部分，管理者还是会毫不吝啬地把它们删除。这么一处理，本来一个小时的节目，只能剩下二十分钟左右了。就算是很高级的节目，真正重要的部分并不多，如此地把焦点缩小的话，在少许的时间内，就可以获得很多有效的信息。反之，一直打开电视，将使人产生一种继续看下去的念头而浪费时间。在这种情况下稍为疏忽，就会浪费掉大半的时间。为了防止养成这种习惯最好把电视关起来，或者只看录像的节目。一旦把电视关掉，你就会想起自己长久以来一直想读的那本书。同时，客厅里没有了电视的声音，你就能够很自然地跟家人交谈起来。总之，你最好在掌握主动权下看电视，不要被电视“牵着”鼻子走。
2.FEN的新闻节目，对短时间的英语学习有效
当被问及“你在工作以外，想学什么东西”时，绝大多数人会答以“语言”。最近，学习汉语和韩语的美国人，还真不少。不过，仍然以学习英语的人最多。你在学生时代就已经有学过英语，但是想实际把它派上用场还很不容易呢!有很多人看英文能够理解，但是听不懂老外讲的英语。为了训练听力，最好是听BBC的新闻节目。BBC时常插入最新畅销曲子，因此，喜欢收听的人相当多。如果你想提高自己的语言素质听力的话，那就收听短时间的英语新闻吧!
时常收听的新闻节目是“EVERY HOUR ON THE HOUR”。这个新闻节目，首先播报美国发生的大事，有时也采取现场的新闻报道。到了深夜，则播报AP和UPI等的国际新闻节目。若想接触实用的英语，收听这个节目最为理想。刚一开始，只要能够懂一些简单会话就不错了。听过几次以后，耳朵就会逐渐的习惯。你可以把它录下来，以后再慢慢地听。其实录音最为理想，因为它就可以重复的听好几遍，学习效果也会跟着提高。把这一类英语新闻录下来，每逢闲暇时，就放出来听听。
3.同时收听两种语言，也是良好的语言训练
在学生时代，为了训练自己的语言能力，上电影院看字幕影片的人，相信为数不少。时至今日，别说是电视机，就连录像机VCD也非常普及，不必进入电影院也可以看到外国电影。你不妨利用这个机会好好的训练自己的外语能力。最好时常同时收听两种不同的语言。例如，利用耳机听英语，而利用扩音机收听日语。两种语言播出来的节目里和有新闻以及外国影片，尤其是每逢到新闻节目，凡是涉及各国的主要人物，发生事件的都市，以及国家的名称时，即可知道它们正确的英文名称，以及正确的发音。如逢到中文的人名以及地名出现时，日本人总会采取日本语式的阅读方法，但是以英语的读法来说，更接近当地的发音，所以，很值得一听。
管理者的兴趣之一就是看电影，因此，顾及兴趣与实际的利益，时常观看两种语言发音的外国电影。观赏电影不仅能够陶醉于有趣的故事，更能够发现外国与本国文化，以及思想方面的差距，实在是有趣的事。
就以美国人跟日本人对律师及审判的不同看法，和对家庭与公司认识的不同，也叫人感到趣味十足。有时，疲备万分地回家以后，实在提不起兴趣学习语言。遇到这种情形，你不妨以这种方式，一面满足自己的兴趣，一面学语言，如此也不失为一个好方法。
4.想学自己感到束手之事，不妨利用电视讲座
由于工作方面的必要，必须学习自己没有兴趣，或者不擅长的事物时，每一个人都会感到头疼。例如，本来就机器操作不擅长的人，叫他去学习电子计算机之类的东西，使他感到十分畏缩。碰到这种情形，不妨暂时离开面对的问题，先培养自己对那件事的兴趣。例如——不妨利用电视和广播。
电视有各种讲座的节目。大学教授就各种学科，讲授专门知识。为了使一般初学者也能理解，通常都选择比较浅显的题材解说。由于电视的媒体，能够显示影像，使收看者能够较具体的理解；而且，电视讲座也懂得迎合观众的心理，因此使他们能够在轻松愉快的气氛下溶入学习中。关于这一类的视觉媒体，只要巧妙地利用，即可在不知不觉中，对该事物产生兴趣，当然学习起来，也可达到事半功倍的效果。欲深刻且详细地理解某一种学问，非依赖专业性的书籍不可。至于在那些必须在短时间内掌握重点，理解基本原理以及操作方法的场合，则利用视觉媒体学习就足够了。千万别以为面对着桌子开卷，才能够达到学习的目的。有时，不妨把自己放轻松一些，从不同的媒体接受信息，以达到事半功倍的效果。
□ 效率读书的方法
1.抛弃“书本只要精读一册”的观念
一般人所谓的读书目的，就是指从书本、杂志等文字媒体，学习到自己所必要的信息资料。所谓的必要信息，则因人而异，但迅速的引用信息，也就是提高效率的读书法，这一点是大家所公认的。“一天只有二十四小时，又要工作，又得睡眠，又非吃三餐不可，实在很难以腾出读书的时间。”有一些人这样说。关于这种说法，绝对不能苟同。读书并不一定限制在这些时间内进行。例如上下班的时间，中午休息的时间，就寝以前，等待客人的时间等等，无一不能利用于读书方面。
为了有效率的读书，首先必须抛弃“书本只要精读一册”的观念。只要阅读自己所需信息的那几页，阅读书本的目的即已算达到了。例如，有一个问题你无法理解，当你拿到能获得解答的参考书时，根本就不必从最初的一页开始阅读，你一定会翻到解答的那一页，且只阅读这一页。一旦获得了必要的信息，再阅读这以外的部分，将构成时间的浪费。当然啦，如果整册都刊载着你需要的信息，那就另当别论。不过，这种情形很少。如果自己都无法明确的了解自己读书的目的是什么的话，那就不能开展重点式阅读法。假如，你想阅读一本有关税金方面的书籍，那你就得考虑一下，你真正感兴趣的是那一部分。例如你想在生前就把财产赠予妻子，或者想知道继承税的申告期限，那就去购买这方面的书籍阅读吧!如果在漠然的态度下，认为某一本书现在很流行，或者他人介绍你阅读某一本书，你就去购买阅读的话，由于你在无心之下阅读，所以可能会在毫无目的中浪费时间。就象食物有季节性一般，信息这种玩意儿，也是在你最需要它的时候，最能够使你记牢。因此，以“忙!忙!忙!”做为借口，大叹没时间读书的人，不妨使自己的目的明确化，再开展有效率的读书方式。
2.最好并读几册书，吸收信息的效果更好
读书的时间因人而异，对某些人来说，他一向都利用上下班的时间，工作的间隙，回家以后的时间读书。在车里阅读书报，在办公室、卧房，以及配合TPO(即时间TIME、地点PLACE、场合OCCASION)阅读的书籍都不同。换句话说，你在同时阅读好几本书。
一般地，很多人不喜欢在未读完一本书以前，再阅读另一本书。理由是并读是没有效果的读法，根本就无法同时理解两本书的内容。但是整天捧着一本书，一心一意地阅读它，也不见得是很好的阅读法。例如，在客满的车内，想翻看一本巨大的百科辞典，或者厚重的法律书籍，实在很困难。同时，你自己所需要的信息，不可能全部存在于一本书里面。因此，最好应用读书的TPO，来选择内容适当的书本，同时进行阅读最有效果。例如，在早晨上班的车厢里，可阅读从早报“撕下来”的消息，到了工作场所，可阅读涉及本身工作的各种资料书本与外国的社会法等，回家后则阅读一些轻松性的小品，或者涉及象棋、围棋之类的书本……。因为，这些书都属消遣性质，阅读速度相当地快。只要能够从书籍吸取信息，就不难拓宽信息收集的范围，对工作也有很大的帮助。
3.先看目录的话，很容易理解书的内容
有些人在阅读一本书时，未看目录，就直接阅读本文。
如果是小说、小品之类的趣味文章，目的只是用来消遣的话，那就无可厚非。假如是为了工作方面的需要，或者想学习一些东西的话，如此的阅读将会产生弊端。因为对一本书来说，目录好比是一幅地图，或者是一个罗盘针。欲航海时，没有人会胡乱开船。他们必须事先研究航线，为了抵达目的地，应该朝哪一个方向行进，以及应该停泊在什么港口。阅读一本书也是如此。必须先看所谓目录的“地图”，以便捕捉到目的地的全部过程，再检查如何去阅读哪一部分。对于不必要的地方可以避开，重要的部分则多耗费一些时间阅读。
广场能带来良好的效率，一开始就要想到这一点。等到决定某章某节应该阅读，以及哪些不必阅读以后，就可以进入本文。在这个时候，你不必拘泥于书本的章节，可以从刊登你需要信息的那章阅读就行了。有时甚至可以从最后一章阅读。
实际上，在阅读各种企业方面的书籍时，往往从最后一章开始阅读。因为有一些作者在前面说了一大堆不怎么重要的话，到了最后才确切的揭示出秘诀。读书的人急于知道具体的秘诀，实在没有耐心看一大堆不重要的文章。利用目录抓住书的纲要，再选择你自己想要阅读的章节，只要熟读那些章节也就够了。例如，时常阅读的法律方面书籍，虽然非常的厚重，但是，必须阅读的部分并不多，因此，能够非常有效率地阅读。
4.重要之处，可以多读十分钟或二十分钟
一年平均要阅读三百本书。这些书籍，包括纯消遣的，涉及工作方面的，以及为了研究而阅读的书籍。因为工作很繁重，不可能有那么充裕的时间，从头到尾阅读每一本书，所以耗费于一本书的阅读时间，平均只有二十至三十分钟即够。“咦?那么短的时间能读什么书呢?”，或许有人会表示疑问。事实上，一本书所刊载关于个人所需的信息，充其量，只有那么几页罢了。不过，在阅读重要的地方时，一页往往要耗费十到二十分钟。只要把握住自己所需要的信息，其他的页数不看，也算是达到了目的。最重要的事情，并非在短时间之内“读完”一本书，而是在短时间内获得自己所需要的“信息”。仅利用短时间阅读，而想有效率地获得信息，就必须满足一个条件，那就是要明确地知道，你想知道一些什么?不仔细地阅读目录，如果不知道自己想知道的事情，那就找不出应该熟读的地方。如果在不知自己的需求之下，从头到尾读完一本书，那还不如花十分钟只熟读必要的地方，效果要来得好些。对读书来说，最重要的并非阅读的时间，而是一种敏锐的判断力，知道应该熟读哪一部分，应该放弃哪一部分。在跳读时，都是适应需要而选择页数，有时只精读刚开始的十页。那是因为有某些书在开头部分，叙述全部的核心之故。如果，你的需要并非十分具体的话，那就不妨精读开头的部分，或者结论的部分。
5.只要弄懂一本书的“关键字”，即可迅速地理解内容
因为你身兼律师、合计师数职，必须时常阅读法律、税务，和经济方面的书籍，然而，不管从事法律、会计工作多少年，阅读了这些书籍以后，并非一下子就能融会贯通，有时必须重复阅读好多遍，再把“关键字”打上记号。
所谓的“关键字”是在一本书里面，以比较高的频率被使用的重要用语。也是它出现的部分，必须做为重点阅读。如果一开始就打上记号的话，再次阅读时的效率就会变得更好。汉语成语往往会变成所谓的关键字。日本的语文呈合式。它使用汉字，日本的片假名、平假名，阅读起来效果很不错。因为成为文章的关键，即重要的概念都以汉字表现的缘故。阅读的人只要用眼睛盯着汉字看，即可理解内容的七成。因此，所谓的“关键字”，只要从“汉语成语”挑出就可以了。另外，必须注意专业术语。这些用语也往往使用汉字，到了最近，也有人使用片假名表示出来。尤其是在理工、经济方面，几乎都全部使用外来语。汉语成语加上专业术语，只要从中找出关键字，就算是艰涩的专业书籍，也可以在很有效率的阅读下融会贯穿通。
6.遇到难解的文章时，不妨在“然后”、“因为”等的连接词加上记号及编号有道是良药苦口。
有时只阅读一、两页，就会叫人感到头疼，而想放弃不阅读；一旦搞懂了以后，它就会有如良药一般，对你非常有帮助。不过，不管是多么好的良药，如果不喝下去的话，根本就不会奏效。同样的，不管是一本对管理者如何有益的书，假如不能理解它的含义，那么，它就等于没有用的东西。因此，恰有如管理者服用苦药时，使用糯米纸包起来服用一般。阅读难解的书籍时，也应该想想办法。一般地，难阅读的书籍有两种：一种是文中所使用的语句异常地难懂。例如，动辄就使用专业术语和外来语，或者作者故意卖弄玄虚，绕着圈子说话，叫人似懂非懂。关于那些专业术语以及外来语，只要查查辞典之类就不难明白。至于作者故意卖弄玄虚，兜着圈子所说的话，只要把它们改成浅显易懂的言语，就不难解决。另一种难读的书籍是文章的结构很繁杂，使人难以抓住前后的关系。象学术性的专业书，充满实用知识的读物，都有这种缺点。如果碰到又繁又长的句子，不叫人感到疲惫才怪。遇到这种情况，要把文章分割成几段阅读。同时，也把连接词“然后”、“因为”、“这样”等记号化，如果确实太多的话，就使用号码。如此，由于各文章的关系被记号化，因此可以一目了然。又如，对于罗列的内容管理者也使用号码，并且在头脑里整理一番，经过如此的处理，将比最初的状态，更容易使人吸收。如果有几种解释和学说被并行叙述的话，为了不使它们混淆起见，管理者都会加上A、B、C的记号，经过如此处置，一眼就可以把它们比较出来，因此，信息收集的效率，自然也就会随着提高。如果，你有一本准备抛弃不看的书，那就不妨使用这个方法，然后再决定是否真的无法阅读。
7.书内附上书签的话，就能够有效率地读书
对忙碌的上班族来说，想抽出一些固定的时间读书，可以说相当困难。所以，只好使用上下班时间、休息时间、以及就寝前的时间。在坐车的时间内，或者等人时，即使只有三、五分钟，也利用它们来读书。
利用这种零碎时间读书时，最叫人感到浪费时间的是必须寻找好几遍，才能找到你想要阅读的部分。象小说一般，从头到尾阅读下去，或许不成问题。不过，欲从实用的书籍找出自己想要阅读的部分的话，那就得耗费时间翻看页码了。在这种情况下，就使用自制的“绳子书签”。这种绳子书签被缝在书背，不会掉下来。同时，既然夹着它，也不会妨碍你翻查别页，如果你想参考很多地方的话，使用这种绳子书签最方便。正因为有这些益处，才说它比纸制的书签好用。关于制造绳子书签的材料，试过很多的材料，结果还是刺绣用的丝线最好。制作方法很简单，只要把刺绣用的丝线穿过刺针、在刺入书背外侧再打一个结就行了。绣线一般手工艺材料行或文具店均有出售，颜色有数十种之多。
如果你嫌这样太麻烦的话，那就不要使用刺绣针。以玻璃纸把绣线贴在书背表皮就行了。使用这种方式，只要三十秒钟就足够了。购买六种不同颜色的刺绣用丝线，使每一种颜色代表不同的意思。例如——茶色是需要参阅很多次的部分，黑色表示最重要的信息，绿色表示正在阅读的部分。如此分开使用，立刻就会知道自己现在想打开的页数，且读书的效率也会跟着提高。
8.去掉书本书套，对封皮和宣传带子，再阅读
同样是文字媒体，但是多数的人把书本过于神圣化，而忽略了杂志和报纸。的确，比起报纸跟杂志，书本所使用的纸张比较好，且售价也比较昂贵。但是，以找出信息的观点来看，书本跟报纸，杂志并没有什么两样。管理者个人并不把书本神圣化，而且把它当成报纸来使用。想阅读时，躺在床上也捧着书本，就是在看电视时，心血来潮时也会拿出书本瞧瞧。遇到必要时，甚至把书本解体，取其中的一部分阅读。如要有效率地吸收的话，如此的加工是不可缺少的。有很多人在阅读时，舍不得拿下书套、外皮以及有些书商在封面加强宣传的书带子。书本受到了营销竞争的影响，大多数附有印刷精美的外套，以及醒目的书带子。其实，这些东西只是装饰罢了，或许为了招徕读者，又或者是把书本当成装饰品，这种做法或许有些功效。不过，对于想活用书本的人来说，那些装饰只会碍手碍脚而已。管理者时常在车厢里面，看着一些人一面把快掉下来的书皮对好，一面阅读。如此这般，注意装饰品，势必将不能全心全意的阅读，真是何苦?或许有人会说，带上书皮，书本才不会污损。然而，书本是一种获得信息的道具，在防止污损阅读书本，这未免太“本末倒置”了。刚买回来的书本，只是半成品，在必须加工成容易阅读的书本以后，才可以说是成品了。这种加工的第一步，就是刚才所说的取掉书套、书带子以及书皮等装饰品。再取掉书本里面夹的纸制书签、广告以及回函卡之类。在这种形态下的书本最容易阅读，也最为实用。按下来，把一直到目录为止的书皮，也就是翻开书本时，手指会碰到的地方，剪成半圆形。如此一来，立刻就可以打开目录，并缩短你寻找需要信息的时间。如果你是必须利用短时间阅读的上班族，则这种加工将影响到你读书的效率。