南昌巨恒衡器有限公司:国外及香港秘书职业简介 - 精品课程

国外及香港秘书职业简介
第一、美国的秘书职业
美国是当今世界经济最发达、科技最强盛的资本主义国家。在美国，秘书是一项兴盛    的职业，数百万秘书分布于各行各业，形成一个庞大的职业群，其职业化程度相当成熟，    专业化水平相当发达，为各国现代秘书职业的发展提供了可资借鉴的经验。
一、美国秘书的种类和职级
(一)美国秘书的分类
美国秘书按其所在行业、资历、作用等不同的标准，划分成不同的种类。美国劳工部    依照下述三个方面的标准对秘书进行了分类。
1.根据秘书所服务的管理人员的级别高低进行分类
管理人员级别的高低，一是根据其管理的组织的规模大小、人数多少等因素确定，二    是根据其在组织中所具有的地位确定。如果管理人员所管理的组织规模大、人数多，并且    担任正职主管，其级别相应的就高，为其服务的秘书的类别也相应的较高。按此标准，秘    书类别从低到高一共分为四类：LS-I级、LS-2级、LS-3级和LS-4级，简称“LS'’类。
1．根据秘书所担任的职责大小进行分类
按此标准，秘书一共分为两类，即LR—1级和LR-2级，简称“LR”类。LR-I级秘书是较低一级的秘书，其职责是根据管理人员的总的指示精神，独立完成按照程序安排的办公    室正常工作，即主要从事事务性服务工作。LR-2级秘书除了完成与LR—1级秘书类似的正常工作之外，还要根据自己的知识、经验技能和判断能力主动完成一些较为复杂、难度较大    的工作任务。
3．根据秘书职位所规定的职务性质进行分类
按此标准，美国秘书又分为行政秘书和专业秘书两大类。行政秘书是指在各类机关、    公司、企业中担任行政性职务的秘书，是美国行政管理协会划定的秘书种类之一，也称行    政助理、管理秘书，占美国秘书职位的大多数。行政秘书按照其职权可以分为两类：—类    是属于领导职位的秘书，如秘书长、公司秘书等，担任这类职位的人员已经不是一般意义    上的秘书，他们具有相当的权力，人数较少；另一类是——般行政秘书，其主要职责和任务    是记录上司或者经理的口述，接答电话并转达上司，接待来访人员并安排与上司的约会，打印信函和文件，处理各种邮件，为上司起草信函、讲话稿、报告、备忘录，为上司查阅有关资料，代上司阅读、签署、寄发某些信件，编辑核对文件，选购办公设备等。
专业秘书实际上是根据秘书所从事的专业工作这一标准进行分类后，对与从事行政事  务的行政秘书相对应，在各种具体的专业领域、专业部门、或者专业人员身边从事秘书工作的人员的一种总称，它是包含多种秘书职位在内的一类职位，简称OT类。
(二)美国的专业秘书
美国的专业秘书主要有以下几类。
1．法律秘书
指在美国司法机关、律师事务所、工商企业的法律部门作为法官或者律师个人助手的  秘书。这类秘书负责起草法律文件和相关的信函文件，如传票、诉状、向法院提交的申请等。所以，法律秘书应该懂得相关的法律，熟悉法律事务和相关的程序、名词术语，能够处理好法律文书，有的还要求具有公证人资格，以便能签署公证。
一般从事法律秘书的人员，开始多是做速记员，待具有5年以上该专业工作经历，加入  全国法律秘书协会，再申请参加该协会组织的法律专业秘书人员考试，考试合格可以获得  合格证书，被授子“法律秘书”称号。这种考试较为严格，考试内容主要有书写、通信技能与知识、人际关系、法律术语和程序、法律秘书技能等。
职业法律秘书的薪金在秘书界是最高的，许多法律秘书由此可升为律师。
2．医学秘书
指主要受聘于各类医院、医生个人、政府医疗保健部门、大公司的卫生部门、生活医药医疗用品的大公司、医学可(究机构和医药图书出版部门等处的秘书。这类秘书主要的职责和任务是：与病人预约就诊时间，办理病人的就诊手续，为医生指定的就诊病人联系会诊医院，打印病人的医疗记录并负责归档整理，记录医疗u述，向病人收取医疗费用并负责结算，递送医疗账单，订购医疗器械、药品和材料等。有的还负责为病人保管病历、测量体温等工作。
医学秘书要具备良好的医德、较多的医学知识、医疗常识和丁作程序，并掌握会计、保险方面的知识和技能。要当——名合格的医学秘书，可以到专门的培训学校学习。美国的医务助理协会没在芝加哥市，它通过考试发给合格人员合格证书。
3．教育秘书
指主要受聘于各类教育机构和教授个人的秘书。其职责根据服务的对象不同而有较大的差异。如一个大学教授的秘书，要负责接答电话、起草信函，安排约会和活动日程，收集相关的专业书信，整理各种学术会议上的文献，为教授准备讲义或者科研资料，制作图表、录音带、幻灯片等。一位大学教授往往得有两三名秘书，才能完成教学、科研任务。
服务于中小学校的教育秘书，主要负责起草信函、备忘录、公告等，还要接收处理用于学生午餐、学校设备、学生活动等的经费。而地方性学院办公室的秘书人员，任务以整理材料、管理和复制文件、安排有关会议、接待参观者及与学生、教师、家长进行联系等为主。
美国的全国教育秘书协会是教育秘书自己的组织，隶属于全国教育协会。该协会为改善教育秘书的工作条件、增加薪金、保证退休福利、维护教育秘书的合法权益等有关事项而努力。
4．通信秘书
指受聘于美国公司中专门担任文字处理事务的秘书。这类秘书在执行职务时所需要的设施和技术都是高度专业化的，需要熟练使用现代化文字处理装置并具有相当的语言文字水平。美国行政管理协会将通信秘书划分为首席文字处理员和文字处理员。
首席文字处理员属于中高级通信秘书，职责是操作各种文字处理装置，从复杂的信息源中制作和修订难度很大的各种文件，检索以往输人的各种原文、数据，领导低级文字处理员等。所以，他们除必须具备相当的业务能力外，还需要有一定的组织领导能力。
文字处理员属于低级通信秘书，职责是按照规定的时间和质量输入、编辑、修改、转送中等难度的打印文件，核对、编辑自己的文字工作等，也有的承担一般性的秘书事务。
所以，他们除能操作文字处理设备外，还必须通晓本部门技术性术语和本公司经营情况。
5．技术秘书
指主要受聘于政府技术部门、科研机构和工程技术公司中作为高级科学研究人员助手的秘书，他们通常不是在办公室而是在实验室工作。技术秘书的职责主要是承担实验室事务性工作，具体工作任务除一般的秘书业务外，还包括从起草文稿到邮政事务的全部或者大部分对外联络工作，负责有关专业书籍的收藏、资料的收集、校对文稿、剪辑科技报告、准备工程报告等。技术秘书必须掌握专业需要的科学技术及数学、会计学、物理学等知识，熟悉工程技术术语，精通技术性口述的记录等。美国有专门的科学技术方面的秘书培训公司。
6．财经秘书
指主要受聘于各类企业或者企业领导人，协助其管理财务的秘书。这类秘书一般负责管理企业或者公司的资金，以及与企业或者公司有关的财务事项，有的还负责具雇主的私人财务。具体任务包括进行银行存款、开支票、调节银行结单、处理小额保证金、记录收入的资金等。财经秘书必须具备丰富的金融和银行工作程序等知识。
(三)美国秘书的职级
在美国，对秘书职级的划分非常细密，不同职级的秘书，其任职资格、职责范围和工作报酬都有明确的规定。美国秘书统称“一般管理、文书、事务”职业大类，下分41个细类，其职级纵向分为2～15共14个等级，由低到高，技术要求由简单到复杂，工作范围由单纯到综合，招聘条件和薪金待遇也不一样。
美国行政管理学会在借鉴和综合美国劳工部秘书分类标准的基础上，兼顾了美国劳工  部进行秘书分类时依据的管理人员级别、秘书职责大小及专业工作标准这三条分类标准，  又将一般的行政秘书分为三个级别，即“B级秘书”、“A级秘书”、  “经理秘书”，另外  还单设一类“法律秘书”。
1．B级秘书
B级秘书的服务对象的级别相当于LS-1级至LS-2级，即小公司的管理人员或者大公司中的低层管理人员，工作职责是“执行范围有限的秘书职务”，相当于LR-l级。工作任务大  致包括口授、安排约会和公务旅行、答复日常信函和保管文件档案等，内容以事务性事项为主，范围比较确定。
2．A级秘书
A级秘书的服务对象的级别近似于LS-3级，即中级管理人员，工作职责介于LR-1级至LR-2级之间，是“执行范围不定的秘书职务”。工作任务要负责较为复杂的工作，因此要求具有关于本公司的经营实践和组织结构等方面的知识，具有中级以上的秘书工作和行政  工作技能。
3．经理秘书
也称行政助理，其服务对象的级别相当于IS-4级，即高级行政首脑或者企事业单位中  的高层决策人员，工作职责近似于LR-2级，是“执行全部秘书和行政职务”的职位。工作任务要负责计划、方案的制定和调整，并负责使之按时完成，还要为经理办理各种行政方 面的具体事务等。因此要求具有关于本公司的经营实践和组织结构等方面的知识，并掌握秘书和行政工作的高级技能。
可以看出，B级秘书、A级秘书和经理秘书，实际上是分别为各类企业组织和社会团体  的基层、中层和高层领导人配备的三种秘书职位，其职级分别属于低级、中级和高级。至于另没的法律秘书则与OT类中的法律秘书相同，完全是从专业角度划分的。
二、美国秘书的职责和发展
(一)美国秘书的职责
美国秘书的职责范围比较广泛。按照美国《职称辞典》的解释，秘书是贯彻执行下列活动的人：
·全面处理机关的或者公司的行政工作，以减轻政府官员和公司负责人的较次要的行  政事务及办公室工作；
·能用速记记录口述；
·能用翻译机将u述或者复制的记录信息译成文字；
·处理上司约会并提醒其赴约；
·接见到办公室来访的客人；
·接电话和打电话；
·处理上司重要私人邮件，主动书写日常函件；
·对办公室其他工作人员进行工作监督；
·整理人事档案。
综合美国秘书职业活动的实际，秘书的工作范围可以大致归纳为三个方面：
一是指派性事务。即上司临时交办事务，包括誊写书信、草拟拍发电文、去银行存款取款、去图书馆查找资料、上司外出时为其订票等。
二是日常事务。即在没有指标或者监督情况下进行的工作，包括开启邮件、文件归档、接答电话、补充办公用品、管理保密材料、搜集有关资料等。
三是独创性工作。即发挥秘书的主动性，运用创造性的工作方法协助上司，如在上司询问之前完成某些工作，注意搜集信息以供上司决策时参考等。
上述三个方面中，秘书越能有效地完成指派性事务和日常事物，就越有充分的时间从  事独创性工作。这三个方面的工作范围，使美国秘书在工作中有较大自主性，在不违背上 司意图的情况下，可以充分发挥个人的积极性与主动性，并创造性地做些工作范围之外的事务。
(二)美国秘书的发展
在美国，秘书有着良好的发展机会，对那些工作勤奋、认真负责，具有开拓创新精神的秘书，发展前景十分广阔。大公司可以提供给秘书可观的薪金和丰厚的福利，以及公司内部的稳定的晋升机会。在小公司，虽然秘书的薪金和福利不如大公司，但公司往往为秘书提供多方面的的、广泛的实践机会，给秘书的长远发展奠定坚实的基础。
美国秘书的发展往往十分注重以下方面。
1.通过学习提高素质
越来越多的领导都在尽力寻找那些既有广泛的人文科学知识，又拥有良好技能的秘  书。许多公司制定助学金计划，鼓励秘书接受继续教育，公司内部也对在职秘书进行有针对性的培训。美国秘书要想成长迅速，必须通过学习提高白身的综合素质，这样才会受到欢迎。
2．通过实践提高技能
经理们十分强调秘书处理办公室事务的技能，要求秘书必须熟悉一切办公程序，熟练  地使用复杂的通信设备，并对打字、速记、文字处理、外语等方面提出f较高的要求。所以，秘书必须在实践中不断地提高自己的专业技能水平，才能够具有诸多的发展机会。
3．建立良好人际关系
人际关系是秘书发展的重要保障，秘书必须处理好与上司的关系、与同事的关系、与外界的关系。为得到多方面的支持与合作、为自己的迅速发展打下良好的基础，尤其重要的是处理好与上司的关系。这就要求秘书能够忠诚上司、，了解上司、尊重上司、服从上司、维护上司等。
4．全面熟悉所在企业
秘书所在的组织是其生存发展的具体组织环境，秘书必须全面了解它、熟悉它，并促进它的发展，在本组织的发展中实现自我发展。也只有对企业熟悉，秘书才能够在特殊情况下具有应对复杂问题的能力，同时增长才干，具有更多晋升的机会。
5．积极迎接全新挑战
科技的发展使传统的秘书事年减少，秘书面临办公现代化的挑战，如果秘书能不断学  习现代办公技术，用以取代旧的技能，就能获得很好的职业保障及更好的秘书职位。而企业也不断地发生着变化，这就要求秘书强化应变能力，留心本组织的运转状况，熟悉法律法规等。
(三)新信息时代成功秘书的素质
高科技的飞速发展，使世界进入了新信息时代。新信息时代为秘书创造了前所未有的机会，秘书不但可以在工作中提高自己的地位，而且最终在待遇上得到更多的实惠。玛丽·久德弗里斯在其《涉外秘书全书》(第七版)中提出了新信息时代成功秘书的素质。
1．基本素质
了解新机器、新系统的丁作情况，知道如何正确使用它们是一个成功秘书必须具备的  基本条件；另一个先决条件是更多地了解老板的生意和公司在全球经济中的地位。秘书很  少单独工作，他们必须学会如何在日常工作中与其他人相处，学会处理好办公室中好的和  坏的人际关系。
2，重要的个人素质
要想在这一个不断发展的职业取得成功，秘书们必须：
·既能作为小组成员有效地开展工作，也能独立地发动和管理工作计划；
·与人打交道时需善于合作、善解人意、处事圆滑；
·对自己和其他人的工作更加注重细节性、完整性和精确性；
·在工作中严守秘密、遵守道德；
·用有条不紊的工作作风和积极乐观的工作态度，树立良好的个人形象和公司形象；
·恪尽职守、诚恳待人、精干内行。
3．把自己想象成行家
二、美国的秘书教育和考试
(一)美国的秘书教育
1．美国从事秘书教育的学校
高等学校。高等学校中没置秘书专业或者秘书系。据美国全国教育统计中心公布，现有这类学校1300多所，主要为两年制的初级(走渎)大学、技术学院及商业学院，设置秘书专业四年制本科的高校也不少，仅1975年就有近2000名学牛获得秘书学学士学位，此后每年大致保持这个数目。
中学。开通高级中学内设置秘书知识、秘书技能课程，进行秘书职业训练。
成人学校。有的称秘书学校，有的在商业技术学校中设秘书系，其就读时间从两个月至两年不等，班次多样，有全日班、半日班、夜间班、周末班等，学员一般不限制年龄、学历，毕业后校方协助推荐、寻找职业。
美国的秘书通常以复合式教育培养而成，如医学秘书常由医学院毕业生经过秘书专业学习后任职。
2．美国秘书专业课程的设置
美国秘书专业的公共课程有打字、速记(包括机器速记)、阅读和写作、健康生活原则、办公室工作程序、计算机应用、秘书会计学、体育等。
根据将职业秘书划分为行政秘书、法律秘书、医学秘书等的现实，美国秘书专业还设有各类秘书的专业课程，如：
行政秘书专业课程：商业数学、企业法、簿记、演讲基础、社会科学、行政秘书听写和录音、行政秘书准则等。
法律秘书专业课程：美国政府及企业法、法律秘书的听写与录音、法律专门术语、法院及法律事务所程序、联邦及本州法院条例、法律秘书准则等。
医学秘书专业课程：牛物学、生理学、、人体解剖学、心理学、医药法、医学专门术语、医学秘书的听写与录音等。
(二)美国的秘书考试
1．特许职业秘书考试
美国最有影响的秘书资格考试之一，是由国际行政管理者协会举办的高级秘书资格考试，合格者获特许职业秘书资格证书(简称CPS)。
考试定于每年5月第1周的周五、周六两天在世界250个考试中心同时进行。考试报考条件非常严格，规定高中生秘书工作经历要满6年，大学生学习年限加秘书工作经历要满6午才允许报考，有学士学位的人须完成—年经过证明的工作经验亦能报考。
考试科目为企业法、企业行为科学、经济与管理、会计学、秘书技能、办公室工作程序等。考试连续进行12小时。
在美国，所有秘书都期望获此资格，以求个人有所发展。1980年曾有6000人报考，仅1000人合格。至1980年共有14080余人获得特许职业秘书征书。
2．美国合格的行政管理人员证书考试
美国最有影响的秘书资格考试之一，是由美国行政管理学会举办的为商业界谋求监督和管理人员地位的秘书职位资格考试，合格者获合格的行政管理人员证书(简称CAM)。
欲获取此证书者，必须先申请加入该学会，并达到如下标准：
·通过学会组织的人事管理、财务管理、调节和经济、行政机构、系统和信息管理、特殊疑难问题的管理技术等科目考核；
·须有两年的行政管理经验；
·有高水平的个人品行以及一定的专业管理水平；
·近年来曾在一个自发组织内参与或者直接从事领导工作，并有可信的证据；
·以口头或者书面方式为制定有效管理方法、原则作出过贡献。
凡经过考核达到上述标准者，即发给此证书，并允许其可以在自己的署名后面写上C.A.M，以示具有了此种资格。
第二、英国的秘书职业
英国的秘书工作也很发达，而且发展比较稳定，对世界现代秘书工作的发展有着一定的影响。尤其是其秘书职业教育相当完善，秘书考试制度非常规范，被众多国家仿效，在国际秘书界颇具影响。
一、英国秘书的种类
英国秘书的种类主要有以下儿类。
(一)英国政府秘书
指在英国政府机关中供职的秘书。他们属于文宫中的事务官，是公务员，供职任期为终身制，不受内阁更替的影响。他们的任用、职权、责任、利益、晋升均有严格的规定，并划分为行政级、执行级、文书或者办事员级、助理文书级四级。
1．行政级秘书
他们是担任政府各部部长主要助手的高级秘书官，相当于秘书长或者办公厅主任。其职责为代部长草拟提交国会或者内阁会议讨论的政策方案，沟通与协调内部各部门关系，改进机关结构和工作方法，对机关内行政人员进行管理和考核、监督。他们必须具有丰富的学识，很强的组织、判断、创造能力，并规定不得参加任何政党活动以保持中立的非政府性地位。他们大多毕业于名牌大学，并受过良好的专业训练。
2．执行级秘书
他们是中级秘书官，相当于秘书科长、办公室主任。其职责为对法规范围外次要的、特定的案件作检讨性分析，对较重要的案件或者问题作主动观察与考察，对较小范围或者较少份量的事务进行直接领导。有的还负责机关内部的管理、考核，解决公务中的纠纷，支持较重要工作的进行等。他们—般毕业于文官学院或者其他大学。
3．文书或者办事员级秘书
他们是一般秘书人员。其职责为按一定的法规、指示处理特定事务，按规定格式准确  记录，回答问题及统计资料，作简单的文书草拟，收集、提供、保存资料，为上司决策提  供依据。他们一般为大专或者中专毕业生。
4．助理文书级秘书
他们为初级秘书。其职责为打字、速记、缮印、接打电话、接待来客等。他们大多为高中或者中专文化程度的女青年，年龄在1 8-20岁者为多。伦敦及各地均设有此类专门学校，培养这类人员。
(二)英国执行秘书
英国工商企业中受高级经理雇用的一种私人秘书。他们是雇主的得力助手和私人代  表，必须对雇主的活动和工作范围有详细的了解，为雇主分担许多具体事务，在一定范围内有决定权，并能代表雇主进行业务洽谈。
(三)英国公司秘书
英国公司中的高级行政职员。英国公司法规定，每个公司必须配备一名专职秘书，同时可配备助理秘书或者代理秘书，以备公司秘书缺席时代行职责。公司秘书的职责除从事一般性行政事务、保证公司业务活动符合公司法及公司规章外，还包括：
·新成立的股份有限公司正式营业前，他必须向公众作出法定宣告；
·签署年度损益表及其附件；
·如公司被法院下令解散，他必须向官方证实清算声明书；
··如公司解散后的清算人是由债权人任命，则必须向清算人提交经其证实的清算声明  书；
·股份有限公司转化为无限公司、无限公司转化为有限公司，他均应在申请书上签字。
公司法对公司秘书的违法处罚也有规定：届时未提交分配股息的报告书，未及时颁发股份或者债权证书，未在营业地以外的公开刊物上公布盖有公司大印的公司名称，不允许在册股东和债权人检查公司业务情况，不保存会议记录，不向有关人员寄送公司负债表、审计报告和董事会报告，则对公司秘书罚款处理。如有伪造公司簿记，篡改负债表等报告、文件，泄露公司秘密，利用职务之便私自从事股票和货物买卖以谋取不正当利益，则依法追究其刑事责任，可处以3年徒刑。
(四)英国私人秘书
他们是被雇主雇用、为雇主个人服务的秘书。在英国雇用私人秘书相当普遍，私人秘书不仅需要熟练掌握打字、速记技能，还必须有丰富的商业知识和秘书知识，要求颇高。
欲谋得私人秘书职位，必须经专门考试，持有合格证书方能应聘。英国还有不少私人秘书团体。
二、英国秘书的职责
英国秘书以政府和公司中的秘书为主体，下面分别举例介绍他们的职责。
(一)政府秘书的职责
一天的常规工作如下：
·上午9时开始工作，首先与上司对照各自的日程表，以免冲突、遗漏，随时适应变化；
·剪报，浏览清晨送来的报纸后，裁剪下有关本部门的文章，存人专用文件夹，必要时稍加注释或者说明，然后呈送上司阅渎；
·冲好咖啡，送给卜司及来客饮用；
·接受上司口授指示，将以厂司名义发的复函及所布置的工作任务速记下来，回办公室后马上执行、完成；
·复信，除由上司决定的重大事情外，一般信件都由秘书根据轻重缓急逐一处理、复信；
·接听电话；
·接待来访；
·使用办公设备；
·处理邮件；
·分发文件；
·及时请示，遇到突然出现的情况，秘书须沉着、老练，及时向上司请示、汇报；
·归档；
·保持办公室整洁、有序，随时能找到上司所需的文件。
(二)公司秘书的职责
具体职责主要表现为：
·速记上司的口述指示；
·打字，包括在打字机和电脑上写作文书信函；
·接待来客；
·文件归档；
·记账，即记录办公室的行政开支；
·烧煮咖啡或者茶；
·拆阅邮件；
·寄发邮件；
·记录来电；
·安排工作日程；
·复制文件；
·安排公务旅行事宜；
·筹办会议；
·订购文具；
·寻找资料。
三、英国的秘书考试
英国的秘书资格考试颇为兴盛，重要的考试名目有以下几种。
(一)英国秘书特许状考试
英国特许秘书和行政人员工会统——组织的秘书专业资格考试，在英国及加拿大、澳大    利亚等英联邦国家及地区内举行，每年两次。考试合格颁给特许状，即专业资格证书，该    证书在英联邦国家和地区具有权威性。
考试课程为17门，分别为：
·基础课：经济学、定量研究学、法律入门、组织行为、办公室管理入门；
·专业基础课：会计入门、商业法、信息网络学、人事管理；
·专业课：共8门，其中必修课4门，即会议学、公司法、系统管理、、管理原理和技巧；选修课4门，可以选修与秘书工作密切相关的秘书业务、财务会计、税收学、商业财务    等，按所在公司或者机关的性质、任务不同而异。
(二)英国秘书学习证书
英国伦敦工商会颁发的私人秘书资格证书之一。欲获得此证书必须通过通信往来、商    业知识、办公室日常工作、速记—打字，或者听录音—打字(记录)等考试。合格者授予此证书，供谋求初级秘书和速记—打字员职务之用。
(三)英国私人秘书证书
英国伦敦工商会颁发的私人秘书资格证书之一。欲获得此证书须通过通信往来、办公  室组织机构和秘书规律程序、商业结构、速记、打字员职责、听录音—打字等科目考试，并  参加一次面试。合格者授予此证书，供应聘中级经理的私人秘书职位之用。
(四)英国私人和执行秘书毕业证书
英国伦敦工商会颁发的私人秘书资格证书之—。欲获得此证书必须通过通信往来、秘  书管理、对经理工作正确评价、会议程序、迷汜、打字员职责等科目考试，并参加一次面试。考官从考速记、打字技巧人手，再评价考生的常识、机智、沉着、经验及效率。合格者授予此证书，供应聘高级经理私人秘书职位之用。
(五)英国高级秘书证书
英国彼特门考试学院颁发的秘书资格证书。欲获得此证书必须通过通信往来、办公室  组织机构和秘书程序、商业知识、速记—打字员职责或者听录音—打字等科目考试，并接受  —次面试。合格者承认其具有全面秘书工作能力，授予此证书。
第三，  日本的秘书职业
日本的秘书工作汲取了欧美国家秘书工作的经验，又结合本国国情，自20世纪70年代    以来取得了长足的发展，既注重实务＼技能，又开展理论研究，秘书教育也很发达，成为    东方资本主义国家秘书工作的代表。
—、日本秘书的种类和职级
(一)日本秘书的种类
日本秘书大体可以划分为如下几种。
1．日本公务秘书
也称政治秘书，指在国会、政党、内阁供职，具有公务员性质的秘书。其中在国会、官厅、地方公共机构工作的秘书，除了要求了解国会、政党、内阁的结构外，还要求精通法律制订程序和有关机关详细工作程序，国会议员秘书还得将与自己所居之地联系的工作作为重要任务。
2．日本事务秘书
指在医师、律师等专业人员身边工作的秘书。他们除具有秘书工作知识和技能外，还必须具有相当程度的专业知识，如医师的秘书要配合医生接收病人，从事社会保险等与医疗事务有关的工作；律师的秘书要协助接待委托人，调查案件，与法院联系，代替律师与委托人预谈，整理材料等；会计师、税理师的秘书要掌握簿记、会计知识；大学教授、研究人员的秘书要善于搜集、剪贴资料开整理立卷等。
3．日本外事秘书
指擅长外语、在外资企业和各国驻日使馆供职的秘书。随着㈠本外资企业的增多，加上各国的大使馆，这类秘书数量日益增多。他们必须精通外语，能将上司的话当场速记下来并打印㈩来，还要求能以优美、准确的日本语进行翻译，能用日文准确无误地拟写文件书信，能为外国来客当向导，陪同观看歌舞等文娱表演，懂一些茶道、花道以及日本其他文化历史知识。
也称公司秘书，即董事长和经理的专职秘书，主要从事接待来客、接打电话、联络事务等工作，以女性居多。这类秘书特别需要有高度的服务精神，有愉快、和蔼、亲切、礼貌、爽快、幽默感等职业素质，以反映出企业的良好素质。
5．日本私人秘书
日本党政要员、议员、大企业家、有名望的学者、教授和影视、体育明星等社会名流都雇用私人秘书，少则一二名，多则几十名。这些私人秘书负责对外联络、接待，公关，安排雇主一天、一周或者一旬的工作门程。
另外，从专业化角度划分，日本秘书还有“日本型”秘书与“欧美型”秘书的区分：前者指在日本国内以传统方式从事秘书工作的秘书，未经过专业训练和技能考察，对秘书业务技能无明确规定，工资待遇不明确；后者指在口本国内具备欧美国家秘书一般特征秘书，以秘书工作为专门职业，对秘书业务技能要求明确而严格，工资待遇依据业务能力的强弱而定。近年来，“日本型”秘书与“欧美型”秘书的差距已经逐渐消失。
(二)日本秘书的职级
日本秘书学教授森胁迫子在专著《女性秘书入门》中，依据秘书业务水平而将秘书划分为初级秘书、中级秘书和高级秘书三个层次等级。
1．日本初级秘书
初级秘书—般能完成上司指定的工作，基本了解秘书职责和工作方法，已有2-3年的工  作经历，除能熟练地处理见习秘书的各项业务外，还能承担文书收发、信函起草、预订票据  等业务。其工作能力基本上得到上司和同事的认可，已具备作为上司个人秘书的候选资格。
2．日本中级秘书
中级秘书必须能主动分担上司杂务，减轻上司行政工作的负担，并能够独立进行工作，  一般已有4～5年的工作经验，以指导新秘书的业务。其主要工作是为上司安排日常活动日程，必要时也代表上司对外谈判。
3．日本高级秘书
高级秘书必须能够给上司以有力的协助，能够提供解决问题的有效方案，工作中能够发挥作用并取得相应成绩。他们是上司名副其实的助手，基本上不处理具体日常事务，主要负责秘书课(室)的领导工作。在公司召开董事会时，则是上司的高级参谋。
另外，在实际工作中还有见习秘书。。见习秘书未受过专门的秘书教育，从事秘书工作不足一年，对整个秘书工作尚不熟悉。其主要职责为值班、接电话、接待来客等服务性工作。    二、日本秘书的业务和素质
(一)日本秘书的业务
根据相关规定，日本秘书的业务分为固定业务和非固定业务两类。此外，有些大公司还有所谓思考性业务。
1．固定业务
指秘书承担的日常事务性工作，一般包括：安排上司工作日程，接待来客，接打电话，筹办各种会议、茶会、宴会，安排上司出差事务，处理信息，收发邮件，处理文书，整理文什等。
2．非固定业务
指突然发生、有偶然性的事项，类似于我国秘书工作中的处理突发事件，往往处理难度较大。一般包括：发生失火、地震、台风、洪水和交通事故等天灾人祸时，秘书应该冷静地协助上司妥善应付、处理；上司了作时得急病，秘书要立即采取应急措施并将其送到医院；当蛮不讲理者、精神病患者或者游行人群强行冲人办公室时，秘书应该设法疏导、劝阻，避免发生暴力事件。
3．思考性业务
这是日本本田公司对办公室业务提出的高层次要求，即规划、判断，分析战略信息，建立模拟系统等工作。该公司将企业办公室工作分为两类性质的任务，一种是定型的例行业务，另一种是不定型的思考性业务，前者占总工作量的44％，后者占56％，以此鼓励秘书发挥主观能动性，积极思考，为企业的发展出谋划策，是促使企业高效率化的创举。
4．中间型秘书工作
在日本还存在着一种称为中间型秘书工作的方式，即秘书既要为指定服务的上司做好  秘书工作，又要分担所在秘书课(室)的秘书业务。也就是每一位秘书在各自承担一部分依工作内容分类的秘书业务时，还得为某一特定的上司承担部分秘书事务。它实际上是秘书工作范围的扩展，在日本工商企业、机关的秘书课(室)内较为普遍地被运用。
(二)日本秘书的素质
日本秘书界认为，秘书应当努力使自己成为领导的耳目和助手，但是不能代替领导的大脑。因此，日本刘各类秘书的基本素质提出了若干具体的要求，主要有：
·富有积极进取的精神；
·创造性地开展工作；
·严守秘密；
·对外接待热情诚实；
·与领导人融洽相处；
·能很好地配合同事工作；
·掌握交谈技巧；
·有比较强的写作能力；
·衣着打扮要注意分寸；
·能熟练地使用各种办公自动化设备；
·善于利用空闲时间，充实和提高自己：
·主动收集和保存所需资料，为领导决策提供服务。
另外，日本秘书协会列举了好秘书的5个条件：
·要有预见性；
·讲究办事效率；
·对上司要体谅、关心；
·要有健康的身体；
·要有良好的风度。
三、日本的秘书教育和考试
(一)日本的秘书教育
日本的秘书教育自20世纪70年代以来，发展很快。自1980年文部省规定了秘书科设置的标准，批准短期大学可设置秘书科后，日本的秘书教育机构迅速发展，形式多样。至今已有100多所大学和短期大学没有秘书专业，系统进行秘书教育；有180多所商业专科学校、打字学校等各类专门学校增加厂秘书实务课程；开设与秘书工作有关课程的高级中学有几十所。
为了提高秘书素质和业务水平，口本重视对在职秘书的培训。培训内容根据不同机关、企业的实际需要而定，如日本东京YWCA专科学校商务秘书培训的—…年制课程有秘书概论与实务、文书档案学、英文打字、英文速记、秘书英沿、英语会话、会计事务、心理学(人际关系)、经营管理、通讯、商业活动、劳动问题等。
秘书上是日本高校秘书专业的学位名称。凡加入日本全国短期大学秘书教育协会的短期大学，按照统一的教学计划，规定修满19学分者，即可获得此学位。
(二)日本的秘书考试
]．日本的秘书技能鉴定考试
这是山口本实务技能审定协会举行的秘书技能测试。该测试为日本文部省所承认，每年春、秋各举行一次，报考者不受学历、年龄、性别、实际经验的限制。该项考试规模大，影响广。
根据日本文部省通过的《秘书技能审查基准》，考试范围包括两方面：一是秘书理论：秘书素质、业务知识、  —般知识；二是秘书实务：接待、技能、仪表等。
考试分为三级，第三级为初级，第‘级为最高级，供考生根据自己的水平选考。考试均为笔试，第一级笔试合格还必须参加面试。考分60分以上为合格，发给资格证书，可在应聘、就职时通用。
2．日本的CBS考试
这是由日本秘书协会举办，审定秘书的英语、日语能力和业务知识、技术水平的资格考试。日本秘书协会鉴于日本国际化的现状对秘书提出的更高要求，于1979年开始此项考试，以懂日语和英语、有实际工作经验的年轻女秘书为对象，每年5月、7月组织两次考试。凡考试合格者授予CBS资格。
考试内容包括三方面：一是秘书所需要的日语、英语知识和应用能力，并必须经口语面试；二是秘书业务、技能；三是秘书适应环境、处理人际关系和经营管理的能力。
第四、香港的秘书职业
香港是国际金融中心、自由港和独立：关税地区，公司商行林立，任何大小公司的商行  都聘有秘书，作为重要而必不可少的辅助人员，社会对秘书的需求量很大，尤其商务秘书  为多。香港由于曾经长期处于英国殖民统治之下，秘书工作受英国影响较大。
一、香港秘书的构成
(一)香港秘书的两大群体
香港社会的秘书大致可以分为两大群体：
一是高层次群体。他们是上司的直接、重要的助丁—，其职责为全面辅助上司，如起草  文件、传达指令、收集信息、通信联络、管理文件和办公室事务等。其中层次最高、职权最大的是公司秘书和董事会秘书。
公司秘书有的也称为行政主管，是由董事会聘请、与总经理平级的高级管理人员，负责行政、人事、财务等工作。
董事会秘书由董事会或者董事长派出，与总经理保持联络，了解、监督公司业务，负责筹办董事会、股东大会，准备年度报告等重要文件材料，发布公司信息等工作。
拒仟公司秘书或者董事会秘书者，必须具有五年以上秘书工作经历，并通过英国特许  秘书和行政人员工会组织的秘书特许状考试、取得高级秘书证书：
二是一般事务性秘书。对这类秘书要求较为一般，但是人数众多。
香港大企业、大公司的高层领导，一般聘用经验丰富的中青年男子为秘书，作为自己的重要助手，而大量一般事务性的秘书工作却聘请年轻女性承担。所以，香港的秘书是女性为主体。
老板选择女秘书，着眼于对方接人待物是否落落大方，而并不过分注重年轻貌美。女秘书也力求与上司建立感情，相互信任，达到默契，但是不能过分亲昵，否则会引起公司内外的反感，不利于工作，为风气所不容。
(二)香港女秘书的职级
香港女秘书的等级大休分为见习秘书、初级秘书、中级秘书、高级秘书。
1．初级秘书
凡年龄30岁以下，中等文化程度，经过职业训练局的秘书职业训练，打字速度合格，具备一定的商务知识，懂电脑操作与会计知识，能熟练使用英语、普通话或者第三种语言者皆可录用。初级秘书一般从事日常的秘书事务，如接待、接打电话、打字、记录、抄写、统计、传达、文件的收发管理等。
2，中级秘书
初级秘书工作几年后，表现良好称职，—些人得到晋升成为中级秘书。中级秘书负责办公室管理及行政事务，有权参与董事会会议，有一定的职权。
3．高级秘书
从事秘书工作七八年后的秘书可成为“资深秘书”，通常会参与公司事务的讨论及制定工作，有些人甚至进入董事会参与决策，既是董事，又是亡司的大秘书。在对外方面，往往会以公司的发言人的身份代表公司发布信息，并参与公司的运作。高级秘书在香港女秘书群体中所占的比例甚小。
二、香港秘书的素质
(一)香港秘书的基本素质
香港社会对秘书的基本素质要求，可以归纳为：
·了解自己的职责范围，明白自己应该怎样尽职，并向何处努力；
·依据上司的丁作目标，制定自己为其服务的秘书工作目标，扑坚持不懈地为达到此目标而努力；
·洞察上司工作中的需要，主动提供各种辅助性服务，以节省上司的时间和精力；
·帮助上司工作摆脱琐碎杂务，为上司代劳，以使上司能从容处理其本职工作；
·经常留心观察，力求发现问题，并能分析后提出解决问题的对策；
·能对自己的工作质量、效率及时作出如实评价，并取长补短，子以改进，不断提高；
·具有自信心，善于发挥自己的潜力，去创造性地工作。
(二)香港秘书的职业观念
1．服从上司
香港秘书与上司的关系，是雇员与雇主的关系，雇员必须服从雇主，作为上司直接助手的秘书，更要绝对服从上司，否则就失去了担任秘书的前提。香港秘书界强调，秘书“必须依照所属上司的旨意，去更改秘书业务的内容”，即秘书在工作中必须无条件地服从上司的指令。
2．忠诚公司
香港社会要求秘书必须维护本公司或者本单位的利益，一切以公司利益为重，一切言行要对公司负责，自觉维护公司的权益、声誉和形象。秘书在任何场合都不得贬低公司，更不准泄露公司的机密，对公司要满怀忠诚。
3．广结良缘
香港的市场经济高度发达，  “和气生财”是社会的信条。上司强调秘书要学会处理好种种人际关系，除了要和上司关系融洽外，也要和同事和睦相处，更重要的是和外界人士搞好关系。所以，秘书要善于交际，善解人意，为公司结交尽可能多的朋友，以利于公司的发展。
4．重视事务
香港秘书以帮助上司处理事务为主要工作内容，即以办事为主，参谋作用不提倡、不强调，也不明显。如果有，也只是发现上司处理业务中有明显疏忽时予以提醒，或者提些建议、写个备忘录等，而旦．不宜过分强调自己的主张。
三、香港的秘书教育
因为社会对秘书的需求量大，香港的秘书教育和培训也很兴盛。由于香港的秘书主体为处理日常办公室事务的女秘书，要求较为—般，所以香港培养秘书人才主要依靠中专层次的学校，约有120所中专和补习学校在培养秘书。常日班培养求业的秘书，夜校大多培训在职秘书。
其课程设置，一年制班约开设16-17门，如簿记、速记、打字、商业通讯、报告和备忘录写作、进出口业务结算、经济学、文书处理、秘书实务、计算机操作和基础知识、电报传真、文字处理、语言训练、外语等。毕业后发给正式文凭，供应聘就业之用。
有些大学也设有秘书课程，主要讲授秘书的基本知识及秘书实务。香港的秘书教育普遍注重秘书实务，而不注重抽象理论，其实用性很受香港企业的欢迎。香港也举行英国特许秘书和行政人员公会组织的秘书特许状考试，通过考试获得此证书者，就业山路更宽，应聘的秘书职位的层次也较高。
第五、秘书组织与节日
在国外，伴随着秘书职业化的发展，各种秘书的行业组织纷纷成立，有些组织影响巨大，甚至成为国际性的行业组织，如国际职业秘书协会，它们为进一步推动秘书职业的发展乃至为推动社会的进步作出了重要的贡献。
一、国际职业秘书协会
国际职业秘书协会是世界2-_30多个国家和地区的秘书组织成员交流秘书工作经验的中心和汇集百通信息的阵地，是世界有名的跨国性的职业组织。其前身成立于1942年，原名美国伞国秘书协会，1981年改为国际职业秘书协会，总部没于美国密苏里州堪萨斯城。
国际职业秘书协会的会员除美国的在职秘书外，还来自欧、亚、拉美各洲30多个国家和地区。其宗旨是：作为秘书的代言机构，维护秘书的合法利益；通过连续教育，提高秘书人员的素质和水平；介绍最新技术，增强业务技能，提高秘书的职业地位。
国际职业秘书协会还有分支机构，人数最多的分支机构分设在美国、加拿大、拉美的维尔京群岛及波多黎各，此外还接纳自主分支协会。分支机构的宗旨与规模要与国际职业秘书协会所规定的一致。
国际职业秘书协会设有国际董事会，有主席、副主席、秘书及司库等职务。选出的董事会成员不拿薪金，总部的行政领导管理拿薪金的全体职员，贯彻履行董事会所提出的方针政策。总部没有会员接纳部门，其任务是全球性发展与扩大国际职业秘书，欢迎合格的人员人会为会员。其接纳会员的条件，不决定于官衔和职称，而决定于其工作实质。申请人会者多为文秘专职或者部分时间从事秘书工作人员、文秘研究人员、有证明书的职业秘书及积极从事秘书教育的教师。加入该组织后，会员可以分享世界秘书经验并能获得协会文献及各种当代职业信息、办公室工作发展方向等各方面的知识。
国际职业秘书协会提供给会员的刊物有三种：一是《秘书》，为国际秘书领域主要刊物，交流介绍秘书工作方面的新思想、新观念、新动态、新技术；二是《秘书工作范例》，为协会同各分支机构中企业经理代表人物合作创办的—种多方面综合论述刊物，适用于各种办公室环境，反映秘书职责的共同特性；三是《职业秘书道德准则》，建立和传播职业行为标准，体现秘书的职业道德观念。
国际职业秘书协会还领导有一个未来秘书协会，会员已经超过一万人，都是正在大学秘书系学习的“未来秘书”。国际职业秘书协会经常组织有经验的秘书对这些未来的秘书进行辅导，并为他们设有奖学金，发给成绩优秀的学生，鼓励他们成长。
国际职业秘书协会于每年7月举行国际秘书会议，世界各地会员随意参加。会议内容丰富，有名人演讲、专题报告、专题讨论、专家讨论以及与办公室贡献成果相结合的非正式讨论会等。国际职业秘书协会还将每年4月最后一个工作周定为秘书周，该周的星期三定为秘书节，举行相应的庆祝活动，对秘书给予很大鼓舞，使秘书工作受到支持和重视。另外，国际职业秘书协会每年举办特许职业秘书考试。
1998年，国际职业秘书协会改为国际行政管理者协会。
二、欧洲专业秘书协会
1974年，法国的桑尼亚·威纽娜女士发起创立欧洲专业秘书协会，总部位于巴黎，会员国包括绝大多数欧洲国家。
欧洲专业秘书协会的宗旨是：一是成为全欧洲秘书的代言人；二是通过下列方式确立  秘书在管理层的主要形象：①提升秘书的地位；②促使秘书接受专业训练；③让秘书成为 一种职业；三是激发秘书发挥潜能；四是形成欧洲秘书的核心组织以加速促进秘书工作，五是提供全欧洲相关业务的网络联系；六是通过下列方式促进全欧洲秘书行业的相互了解与合作：①为秘书提供交流与分享的平台；②协助会员前往其他欧洲国家担任秘书工作； ③举办商务及文化性的国际级会议。
欧洲专业秘书协会定期出版刊物《欧洲秘书的今日》，对各国会员发行，使各国会员借此相互了解和沟通。欧洲专业秘书协会会员分为见习会员、会员及荣誉会员三种。
三、亚洲秘书协会
1974年，非律宾秘书协会向亚洲渚国秘书协会呼吁筹建亚洲秘书协会，首倡者是菲律  宾秘书协会会长琴·阿比尼亚女士，并在马尼拉召开了首届大会。1976年，亚洲秘书协会正式成立，第二届亚洲秘书大会召开，决定首任会长琴·阿比尼亚女士为亚洲秘书协会的创会会长，菲律宾秘书协会为亚洲秘书协会的秘书处。亚洲秘书协会的宗旨是交流情报，报告各国的活动，提高秘书知识技能等，致力推动亚洲秘书向前迈进。亚洲秘书协会有年会、月例会和自己的刊物。1998年，亚洲秘书协会改名为亚太行政专业协会。
四、国际秘书节
为了肯定秘书的贡献，1952年春天，两位美国资深秘书共同向美国政府提出创立秘书  节的建议，借此肯定秘书的专业才能、忠诚及工作效率等给予政府及企业的作用与贡献，并通过有效宣传，引起社会各界对秘书的重视，进而提升秘书的整体社会地位及价值。美国商业部长随后接受这个建议并且郑重宣布，1952年的6月1日至7日为全美第一个秘书周，6月4日为秘书日。
1955年美国全国秘书协会(即后来的国际职业秘书协会，今天的国际行政管理者协会)正式将秘书周定在每年4月份的最后一个完整的星期，该周的星期三作为秘书日，沿用至今。由于美国全国秘书协会的影响力覆盖全球，因而世界各国的秘书界先后认同并接受了美国的版本，将这一周和这一天确定为各自国家的秘书周和秘书口。每年年终，该协会都要向全世界宣布次年国际秘书周的共同主题，以便各国秘书界有所依循。
时至今日，世界各地都会在4月份庆祝专属于秘书和行政工作人员的节日。在秘书节这一天，许多国家的秘书都有假期，而且还会收到上司送的鲜花和贺卡，以表达上司对秘书辛勤工作的感激之情。
各国政府历来对秘书节非常关注。1989年的秘书节，美国总统布什在其贺信中称：4月26日，值此职业秘书节日之际，对于职业秘书们的技能、贡献和艰苦工作，我极力主张要获得全体美国人民的一致承认。本年庆祝的主题“任务变化中的预见”，明确表示秘书职业的进化形象。我们深深注意到了职业秘书的惊人潜力。秘书们的确值得我们尊敬与祝贺。加拿大总理在其贺信中也有这样的贺词：通过“任务变化中的预见’’这一本年主题，大家一致公认秘书业中正在发生变化。工业技术发展引起的变化，使秘书的许多职责正在呈现崭新的变化。当你们继续承担日益重要的任务和参与决策制定的过程中已经发出这样信号：你们这一行工作的成熟期快要来临。在迎接前面的一切挑战中，我祝各位一切成功。
2000年，国际行政管理者协会宣布将秘书周和秘书日改名为行政专员周和行政专员日，与当今不断变化的工作名称和职责增加保持一致。
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